Regulatory and Risk Management

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1 Regulatory and Risk Management Richtlinienmanagement 2.0

2 Inhalt Richtlinienmanagement Gesetzliche Implikation für ein effizientes Richtlinienmanagement Haftung für Leitungsorgane und Unternehmen Richtlinien im Überblick und unternehmensseitige Anforderungen Gründe für ein effizientes Richtlinienmanagement Richtlinienmanagement eine komplexe Herausforderung Lebenszyklus und Lebenszyklusphasen einer Richtlinie Compliance im Wandel Q_PERIOR System Richtlinienmanagement 2.0 Implikation für ein effizientes Richtlinienmanagement Basis für das IT-Tool ist ein Prozess zur Unterstützung der Richtlinien-Verwaltung Implementierung und Vorteile von Richtlinienmanagement 2.0 für die Unternehmung Seite 2

3 Gesetzliche Implikation für ein effizientes Richtlinienmanagement Die stetig zunehmende Flut von Regelunge und Richtlinien ist zu bewältigen Wirtschaft HGB/AktG/GoB/GoBS/Basel III/CRD IV/CRR/Solvency II MaRisk/MaComp/BetrVG/AO/UStG/GDPdU/IFRS Kartellrecht/Preisabsprachen/Unlauterer Wettbewerb Bestechung/Vorteilsnahme/Kreditabsprachen Dodd Frank Act/US-GAAP/UK Bribery Act/Kursmanipulationen Lebensmittelhygiene/Rückrufaktionen/Energievorgaben BMUB Problem Mögliche Konsequenzen für das Unternehmen und beteiligte Personen Imageschaden evtl. irreparabel/reputationsverlust Lizenzentzug Unternehmensschliessung Strafzahlungen in Millionenhöhe/Gewinnabschöpfung Austritte/Mitgliederschwund/Schliessung Arbeitsverlust/Verlust der Leitungsfunktion Zusammenbruch geschäftlicher Beziehungen Gemeinnützige / Öffentliche Bereiche Korruption/Vorteilsnahme/Manipulation Transplantationsskandal Neue Standards/MDK-Vorgaben Sicherheitsrichtlinien/Brandschutzrichtlinien Pflegeleitfaden/Pflegestandards Richtlinienmanagement 2.0 auf Basis von MS-SharePoint Lösung Seite 3

4 Haftung für Leitungsorgane und Unternehmen Beispiel Gesetzliche Aspekte Lösungsansätze Das Landesgericht München verurteilt Vorstandsmitglied auf Schadensersatz in Höhe von 15 Mio. Euro. Begründung: Zu den Leitungsaufgaben des Vorstandes einer AG (analog GmbH) gehört es, nach besten Kräften dafür zu sorgen, dass das Unternehmen und seine Mitarbeiter sämtliche Vorschriften einhalten, die das Unternehmen als Rechtssubjekt trifft Zivilrechtliche Haftung aus den Haftungsansprüchen des Unternehmens Strafrechtliche Verantwortung 130 OWIG Geldstrafe i. H. v. 1 Mio. Euro und Gefängnisstrafe Ein Compliance Officer kann für sämtliche Verstösse verantwortlich gemacht werden, die aus dem Unternehmen heraus resultieren. (BGH) Zuständigkeiten delegieren Verantwortung verbleibt bei Leitungsorgan Kontrollprozess etablieren Fachwissen sichern Einhaltung der Compliance durch effizientes Richtlinienmanagement Compliance-Zuständigkeit vom operativen Geschäft abkoppeln Richtlinienpublikation Sicherstellung Zugänglichkeit Sicherstellung Info. an MA Das Organisationsverschulden des Leitungsorgans wird nur mit einem effizienten Richtlinienmanagement minimiert Seite 4

5 Richtlinien im Überblick und unternehmensseitige Anforderungen Richtlinien sind... klare Managementvorgaben stellen einen formalen Weg dar unabhängig von Produkten und Dienstleistung verpflichtend Standards und Prozeduren Typische Richtlinien im Unternehmen Verhaltenskodex Ethikkodex Finanzangelegenheiten IT-Richtlinien Compliance Richtlinien Projektrichtlinien Richtlinien Umweltschutz Richtlinien Gesundheitsmanagement Vergütungsrichtlinien Unternehmensanforderungen an Richtlinien einheitlicher Aufbau präzise definierte Begrifflichkeiten anwenderfreundlich elektronische Lösung nachhaltig/ganzheitlich sicher/it-sicherheit 100 % Verfügbarkeit für MA Warum Richtlinienmanagement? Sicherstellung der Compliance Umsetzung betrieblicher u. gesetzlicher Vorgaben Reduktion des Haftungsrisikos Nur schriftlich fixierte Richtlinien sind verbindlich Nur dem MA bekannte u. zugängliche Richtlinien sind verbindlich Personalressourcen schonender Erstellungs- u. Freigabeprozess Seite 5

6 Gründe für ein effizientes Richtlinienmanagement Regelungsinhalte Mindestvorgaben Fazit Länderspezifisch Geltungsdauer Hohe Komplexität der Regelungen Branchenspezifisch Unternehmensspezifisch Funktionsspezifisch Wertschöpfungskettenspezifisch Geltungsreichweite Version Verantwortlicher Ansprechpartner Klarheit des Inhalts Hohes Risiko für Unternehmen, Leistungsorgane und MA Stark intransparente Strukturen Erschwerte Richtliniendifferenzierung Ineffiziente und inkonsequente Umsetzung Ein effizienter Erstellungs-, Freigabe-, und Verwaltungsprozess von Richtlinien wird immer stärker zum Strategischen Erfolgsfaktor! Seite 6

7 Richtlinienmanagement eine komplexe Herausforderung Richtlinienhierarchie zur Verknüpfung der Meta- mit der Prozessebene Detaillierungsgrad der Richtlinie nimmt zu! L1 L2 Unternehmenswerte aus Unternehmensleitbild abgeleitet Verhaltensrichtlinien (Code of Ethic) gilt ausnahmslos für alle Beschäftigten L3 Konzernrahmenrichtlinie beschreibt Anforderungen, Aufgaben, Verantwortungen im RM L4 Konzernrichtlinie (Richtlinie des Mutterunternehmens) L5 Gesellschaftsrichtlinie (Richtlinie der Tochterunternehmen) L6 Lokale Anweisungen (Richtlinie des Fachbereiches) Seite 7

8 Lebenszyklus einer Richtlinie Richtlinien unterliegen einem Life-Cycle der jederzeit darstellbar sein muss. Auditoren / Revisoren müssen einfach und verlässlich bestimmen können, welche Richtlinie zu welchem Zeitpunkt in welcher Version für wen gültig war. 5 Phasen des Lebenszyklus: Erstellung Freigabe und Inkraftsetzung Veröffentlichung und Kommunikation Kontrolle der Umsetzung Änderung und Aktualisierung Seite 8

9 Phasen des Lebenszyklus einer Richtlinie Erstellung Richtlinienkompetenz zur Erstellung Abstimmung über Notwendigkeit der Richtlinie Prüfung vor Erstellung Sind identische Richtlinien vorhanden? Sind Rechte und Pflichten der MA durch Richtlinie tangiert? Sind Rechte der Arbeitnehmervertreter tangiert? Wer muss eingebunden werden (Compliance, Recht, Finanzbereich, Datenschutz)? Richtlinie erstellen Vorlage verwenden Entwurf mit involvierten Bereichen abstimmen Seite 9

10 Phasen des Lebenszyklus einer Richtlinie Freigabe und Inkraftsetzung Richtlinien werden per Unterzeichnung durch den jeweiligen Vorstand oder Abteilungsleiter freigegeben Inkraftsetzung = Gültig-/Verbindlichmachung erfolgt erst mit der Veröffentlichung und damit einer möglichen Kenntnisnahme Veröffentlichung und Kommunikation Veröffentlichung über geregelte und geeignete Plattform (z. B. Intranet, Dokumentenbibliothek, Organisationshandbuch) Kommunikation über Führungskräftekreis, der verantwortlich für Informationsweitergabe an Mitarbeiter ist Ggf. erfolgt eine Kontrolle und Dokumentation der Rückläufe bei erforderlicher Kenntnisnahme Seite 10

11 Phasen des Lebenszyklus einer Richtlinie Kontrolle und Aktualisierung Ordnungsgemässe Umsetzung liegt im Verantwortungsbereich des Freigebenden Die Interne Revision bildet die ordnungsgemässe Umsetzung von Richtlinien in ihre Prüfung ein Kritische Erfolgsfaktoren Die Aktualität der Richtlinie hat der Richtlinienersteller sicherzustellen (z. B. Bezeichnungen, Namen) Der Turnus der Aktualisierung ist individuell zu definieren und im Rahmen der Richtlinie zu dokumentieren Seite 11

12 Compliance im Wandel Anforderungen an ein Compliance Management System/IDW PS 980 Compliance Kultur Compliance Ziele Compliance Organisation Compliance Risiken Geprägt durch die Grundeinstellungen und Verhaltensweisen des Managements sowie durch die Rolle des Aufsichtsorgans Festlegung relevanter Teilbereiche und einzuhaltender Regeln/Grundlagen für die Beurteilung von Compliance Risiken CMS als integraler Bestandteil der Unternehmensorganisation/Bereitstellung notwendiger Ressourcen Einführung eines Systems zur frühzeitigen Risikoerkennung und Berichterstattung und Analyse der festgestellten Risiken Compliance Programm Einführung von Grundsätzen und Massnahmen zur Begrenzung von Compliance Risiken Compliance Kommunikation Überwachung und Verbesserung Zielgerichtete Informationen an Mitarbeiter und ggf. Dritte/Kommunikationswege im Falle von Verstössen und Risiken Überwachung der Angemessenheit und Wirksamkeit von CMS Seite 12

13 Richtlinienmanagement 2.0 Implikation für ein effizientes Richtlinienmanagement Ist-Situation Richtlinienmanagement 2.0 Ziel/Benefit Richtlinienintransparenz Zugriffs- und Kommunikationsproblematik Haftungsrisiko der Unternehmensführung Zuständigkeitsproblematik Regulatorische Dynamik Richtlinienbestand ermitteln Standards für Richtlinien schaffen Zielstruktur abstimmen/definieren Zielstruktur implementieren IT-Lösung aufbauen/initial befüllen Stetige Umsetzung verankern Reduktion unnötiger Richtlinien Transparenz/Controllingfunktion Regelungen zentral abrufbar Haftungsrisiken minimieren Standards schaffen Klare Zuständigkeiten Umfassende Info. aller MA Autorisierte Zugriffsfähigkeit MA Konsequentes Reporting Archivierung/Dokumentation Anpassungsfähigkeit Basis für Organisationshandbuch Richtlinien harmonisieren, vereinfachen, publizieren sowie für dauerhafte Nutzung und Pflege sorgen Seite 13

14 Richtlinienmanagement 2.0 Basis für das IT-Tool ist ein Prozess zur Unterstützung der Richtlinien Verwaltung Erstellung Freigabe Bekanntmachung Validierungsantrag Frühzeitig Standardisiertes Formular Erstellung oder Änderung Klare inhaltliche Vorgaben E Standardisierte Formatvorlage Abstimmung Betroffene Gesellschaften Schnittstellenbereiche Betriebsrat Audit Prüfung Nach definierten Regelungen Rückmeldung Inkraftsetzungsbeschluss Englisch/Deutsch Gesamtvorstand Ausserkraftsetzung überholter Richtlinien Dokumentation Inkraftsetzung Mindestzeitraum Übersicht Evtl. weitere Sprachen Veröffentlichung Policy Management Team Automatisierte Adressierung der relevanten Zielgruppe Bekanntmachung Leistungsorgane Richtlinienverantwortliche Begleitende Massnahmen Tool-Unterstützung Seite 14

15 Richtlinienmanagement 2.0 Vorgehen: Richtlinienbestand ermitteln Standards für Richtlinien schaffen Zielstruktur abstimmen u. definieren Zielstruktur implementieren IT Lösung aufbauen u. initial befüllen Stetige Umsetzung verankern Einführung von Prozessen Vollabdeckung versus Risikoorientierung Definition des Life Cycle & Verantwortlichkeiten Etablierung der Richtlinien Integration in interne Unternehmenskommunikation Anbindung an E-Learning Systeme Identifikation der Richtlinien Anbindung von (E)GRC Werkzeugen Abbildung von Abstimmungsprozessen Reporting & Controlling Reporting für Audit & Wirtschaftsprüfer Schnittstelle ins Management Reporting Seite 15

16 Richtlinienmanagement 2.0 Modernes Richtlinienmanagement auf Basis von MS-SharePoint Information/ Suchen und Finden Jeder MA kann sich über gültige Richtliniendokumente informieren und diese einsehen Archivierung der Daten nach rechtlichen Voraussetzungen (Revisionssicherheit) Archivierung Auf Basis von Usability Richtlinienmanagement 2.0 Reporting Darstellung des Richtlinienmanagements und der zugehörigen Veränderungen Definition der Arbeitsbereiche und Workflows zur Erfüllung eines konzernweiten Richtlinienmanagements Administration. Richtlinienmanagement 2.0 optimiert ihr Richtlinienmanagement IT-seitig Regelungsrelevante Dokumente stehen berechtigten Interessenten in angemessener Zeit und Form zur Verfügung Möglichkeit, Richtliniendokumente elektronisch zu bearbeiten, zu speichern, zu verwalten und verfügbar machen zu können Workflows steuern Arbeitsprozesse automatisch und nachvollziehbar Effiziente Aktualisierung von Richtlinien Seite 16

17 Richtlinienmanagement 2.0 Welche Funktionen bringt das Richtlinienmanagement 2.0 mit Unterschiedliche Bereiche für unterschiedliche Aufgaben Gültige Richtlinien werden in einem öffentlichen Bereich zur Verfügung gestellt Das Richtlinienmanagement findet in einem separaten Bereich statt Ungültige Richtlinien werden in einem Archiv verwaltet Benutzer können auf diese Bereiche individuell berechtigt werden Rollenkonzept Anwendung hat ein Rollenkonzept, das in gewissem Rahmen anpassbar ist Nicht alle Rollen müssen genutzt werden (mind.: Richtlinienkoordinator) Grundstruktur fix, konkrete Umsetzung flexibel Grundsätzlich unterstützt das Richtlinienmanagement 2.0 einen definierten Prozess zur Verwaltung von Richtlinien (Abweichungen von diesem Prozess lassen sich nur begrenzt realisieren) Es gibt verschiedene Arten von Richtlinien (Anzahl und Aufbau der Richtlinien ist beliebig, Hierarchie kann angepasst werden) Richtlinien bestehen aus einem Hauptdokument und verschiedenen Zusatzdokumenten (Anzahl, Art und Aufbau der Zusatzdokumente ist beliebig) Basissettings out of the Box Die Prozesse für Inkraftsetzung und Ausserkraftsetzung sind in je zwei möglichen Varianten vorhanden Eine individuelle Anpassung/Erweiterung der Prozesse ist in der Architektur ausdrücklich vorgesehen Flexible Abbildung von Organisations- Strukturen Organisationsstrukturen mit bis zu drei Hierarchieebenen flexibel abbildbar. Import über XML möglich. Einfache Verwaltung funktionaler Benutzergruppen, Rollen und Rechte mit Importmöglichkeit Individuelle Metadaten und Prozesse werden als eigenständiges Modul in die Anwendung eingehängt Seite 17

18 Richtlinienmanagement 2.0 Microsoft SharePoint als Basis Das Regelungsportal ist als Ergänzung einer bestehenden SharePoint Farm konzipiert Basis ist eine SharePoint Standard Lizenz Architektur ist modular aufgebaut SharePoint Läuft als eigenständige Web Application Kann sich in bestehende Anpassungen, z. B. CI- Designs, integrieren Benötigt eine Reihe von SharePoint Standard Diensten, z. B. User Profile Store Keine zusätzlichen 3rd Party Produkte nötig Fachliche Funktionalitäten sind auf einzelne aktvierbare Module verteilt Fachliche Prozesse können konfigurativ angepasst werden Für Erweiterungen existieren interne Schnittstellen Seite 18

19 SharePoint Basis In-und Ausserkraftsetzung Funktionalitäten Wiedervorlage Veröffentlichung Regelung Regelungshierarchie Rollen-/Rechtemodell Organisationshierarchie Fachliche Relevanz Regelungsbezogen Mehrsprachigkeit Organisationshierarchie Profilinformationen Erweiterung Richtlinienmanagement 2.0 Richtlinienmanagement 2.0 Erweiterte Funktionalität gegenüber SharePoint im Standard Fachlich optimierte Oberflächen Prozessvorlagen Objektmodell Suche Schnittstellen KF KF KF Anbindung IKS Systeme * * (konzeptuell vorbereitet) Dokumentenmappen Metadaten Benutzerprofildienst Webseiten Bibliotheken Suche Infrastrukturdienste von SharePoint Seite 19

20 Richtlinienmanagement 2.0 Erweiterte Funktionalität gegenüber SharePoint SharePoint Basic Regelungen können mit Metadaten angereichert werden Dokumentenmappen erlauben das Zusammenführen von verbundenen Dokumenten Einfache Prozesse für Wiedervorlage oder Veröffentlichung sind mit SharePoint Workflows umzusetzen Volltextsuche und Metadaten unterstützen beim Auffinden passender Dokumente Zentrale Bereitstellung eines SharePoint Portals erhöht die Reichweite und Verbreitung der Regelungen. Gute Verwaltung von Dokumenten die Regelungen enthalten Dokumentenmanagement mit wenig bis kaum Fachlichkeit Erweiterung Konfigurierbare Organisations- und Regelungshierarchien Vorlagen für fachlich relevante Prozesse, spezifische Erweiterungen/Anpassungen sind möglich Funktionen zur Vereinfachung der Arbeit mit Regelungen, wie z. B. das Reporting über Regelungsbestände und vieles mehr Suche liefert Regelungen entsprechend ihrer fachlichen Relevanz Strukturierte mehrsprachige Regelungsbeständen. Berücksichtigung der Mehrsprachigkeit bei der Suche Dokumenten und Zusatzinformationen werden zu strukturierten Regelungen verbunden Regelungsmanagement das eine juristische Enthaftung der Leitungsorgane ermöglicht Seite 20

21 Richtlinienmanagement 2.0 Fachlicher Mehrwert Richtlinienmanagement 2.0 gegenüber SharePoint SharePoint Suche liefert Dokumente und keine Richtlinien Das Richtlinienmanagement 2.0 konsolidiert die SharePoint Treffer zu echten Richtlinien Suchbegriff Suchbegriff Beispiel aus der Praxis im Richtlinienbestand eines Kunden: Bei der Abfrage nach einem Schlagwort liefert SharePoint 2177 Treffer im Richtlinienbestand. Durch das Richtlinienmanagement 2.0 System reduziert sich die Anzahl auf 49 Richtlinien. Seite 21

22 Wir sind für Sie da Christof Merz Dipl. Kaufmann, CIA, CISA, CFE Partner Jan-Hendrik Uhlenberg MBA, Dipl.-Wirt.-Inform., PMP Manager Q_PERIOR Buchenweg Ellerau (Hamburg) Deutschland Telefon: +49 (4106) Mobil: Internet: HAMBURG (ELLERAU) FRANKFURT l MÜNCHEN ROSENHEIM BERN l ZÜRICH WIEN l BRATISLAVA PRINCETON l TORONTO Seite 22

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