SEPA-Überweisung und SEPA-Lastschrift: Was Unternehmen beachten müssen Info-Veranstaltung der ebusiness-lotsen Osnabrück am

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1 Finanzgruppe Deutscher n- und Giroverband SEPA-Überweisung und SEPA-Lastschrift: Was Unternehmen beachten müssen Info-Veranstaltung der ebusiness-lotsen am

2 Deutsche Bundesbank am : Jetzt ist ein echter Endspurt fällig! 2

3 Die Welt, : Deutsche Firmen riskieren gigantisches Konten-Chaos Seite 3

4 SEPA = Single European Payments Area Einheitliche Basisverfahren im EU-Zahlungsverkehr Europaweit einheitliche Formate auf XML-Basis Einheitlicher Rechtsrahmen* für EU-Zahlverfahren 1. Schritt SEPA-Überweisung (SEPA Credit Transfer SCT) am eingeführt 2. Schritt SEPA-Lastschrift (SEPA Direct Debit SDD) am in der n-finanzgruppe eingeführt 3. Schritt Nationale Zahlverfahren in Euro werden am abgeschaltet und durch die SEPA-Zahlverfahren ersetzt * EU-Zahlungsdiensterichtlinie (Payment Services Directive PSD, 2007/64/EG), EU-Preisverordnung (924/ 2009), EU-SEPA-Migrationsverordnung (260/2012) etc. Seite 4

5 IBAN und BIC Die neue Kontokennung IBAN International Bank Account Number/ Internationale Bankkontonummer Besteht in Deutschland aus dem Länderkennzeichen, der Prüfziffer, der Bankleitzahl sowie der Kontonummer und hat 22 Stellen Beispiel: BIC Business Identifier Code/Internationale Bankleitzahl Besteht aus 8 oder 11 Stellen. Enthält in Kurzform den Institutsnamen, das Land, den Ort und ggf. die Filiale/ das angeschlossene Institut (z. B. NOLADE22 (Empfehlung) oder NOLADE22XXX für ) Länderkennzeichen Prüfziffer 2-stellig Bankleitzahl 8-stelllig Kontonummer des Kunden 10-stelllig (ggf. mit Vornullen) DE ! IBAN und BIC sind auf Ihren Kontoauszügen, im Online-Banking und zukünftig auch auf ncards (ab 06/12) zu finden Seite 5

6 Der EU-Gesetzgeber schreibt Abschaltung nationaler Euro-Zahlverfahren zum vor bis Migrationszeitraum - nationaler und SEPA-Zahlungsverkehr sind parallel möglich - IBAN und BIC sind noch Pflicht Die nationalen Euro- Zahlverfahren für Überweisungen und Lastschriften werden abgeschaltet und durch die SEPA-Zahlverfahren ersetzt IBAN-only: Für inländische SEPA-Zahlungen ist die Angabe der IBAN ausreichend Sonderregelung für automatisierte Umwandlung Kontonummer/BLZ für Privatkunden entfällt Ausnahmeregelung für karteninitiierte Lastschriften im DTAUS- Format (ELV) läuft aus IBAN-only: Auch für grenzüberschreitende SEPA- Zahlungen ist die Angabe der IBAN grundsätzlich ausreichend Seite 6

7 Die SEPA-Überweisung Seite 7

8 Die SEPA-Überweisung Online oder per Formular in Euro überweisen 1 2 Für inländische und grenzüberschreitende europäische Zahlungen. Angabe von IBAN und ggf. BIC verpflichtend. HOTEL DE PARIS BE BANKBEBB Europaweite Gutschrift auf dem Empfängerkonto innerhalb eines Geschäftstages. XML-basiertes SEPA- Datenformat ersetzt nationales DTAUS-Format Verwendungszweckzeilen: beleghaft: 2 x 35 Zeichen beleglos: 4 x 35 Zeichen MAX MUSTERMANN beleghafte Sammelüberweisungen sind nicht mehr vorgesehen - bei vielen Kreditinstituten auch keine Datenträger (Diskette, USB-Stick) mehr Seite 8

9 Überweisungen - Zahlungseingang Umsetzungshinweise Eigene IBAN und BIC auf Geschäftsunterlagen verwenden - Briefpapier, Formulare, Mitgliedsanträge / Lastschriftvereinbarung (Mandat), Zahlscheine/Beileger, - für Übergangsphase IBAN/BIC zusätzlich zu Kontonr./BLZ angeben Unsere Bankverbindung: BLZ Kto BIC NOLADE22 IBAN DE IBAN und BIC sind zu finden: - n/bankunterlagen (Kontoauszüge, aktuelle Karten, InternetFiliale /Online-Banking) - Rechner auf n-internetseite für alle deutschen Bankverbindungen: auch in vielen Online-Banking- Programmen Seite 9

10 Überweisungen - technische Anforderungen Umsetzungshinweise Ist Ihre Zahlungsverkehrssoftware SEPA-Ready? Erstellung von Zahlungen: - Finanzbuchhaltungssoftware - Lohn/Gehalt/VL (Achtung: neue Textschlüssel!) - Sonderanwendungen - Online-Banking-Software Online-Übertragung von Zahlungen - Online-Banking-Software - Sonderanwendungen Handlungsempfehlungen: 1. Legen Sie ggf. SEPA-Verantwortlichkeit in Ihrem Hause fest. 2. Sprechen Sie frühzeitig mit Ihrem Softwareanbieter. 3. Klären Sie die Möglichkeiten der automatischen Wandlung / Ergänzung von Kontonummer / BLZ in IBAN / BIC für Stammdaten und Zahlungsbestände. 4. Planen Sie einen Termin, ab dem Sie nur noch SEPA-Zahlungen tätigen. Seite 10

11 Umsetzungshinweise elektronische Kontoauszüge Kontoauszüge Kontoauszüge werden weiterhin auch über den hinaus im sogenannten MT940 -Format elektronisch bereitgestellt. - per HBCI/PIN-TAN - per ELKO/EBICS Eine Umstellung auf das neue XML- Format CAMT sollte im Vorfeld genau betrachtet werden. Wichtige Punkte zur elektronischen Weiterverarbeitung von Kontoauszügen: 1. Veränderungen von Buchungstextschlüsseln und neue Geschäftsvorfallcodes bei Nutzung des Mehrzweckfeldes 86 des MT940-Satzformates beachten. 2. Chance zum besseren Abgleich durch neues End-to-End -Referenzfeld 3. Achtung: Kennzeichung von Rücklastschriften und Rücküberweisungen muss über o.g. Referenz erfolgen, da nicht mehr über Verwendungszweck-Text geliefert. Seite 11

12 Die SEPA-Lastschrift Seite 12

13 SEPA-Basis-Lastschriftverfahren löst das nationale Einzugsermächtigungsverfahren ab Die SEPA-Lastschriftverfahren ermöglichen inländische und grenzüberschreitende Lastschrifteinzüge in Euro. Der Zahlungsempfänger benötigt vom Zahlungspflichtigen ein SEPA-Lastschriftmandat. Ein exaktes Fälligkeitsdatum zur Einlösung der Lastschrift muss angegeben werden. Festgelegte Vorlagefristen bei der Einreichung von Lastschriften (6 Geschäftstage bei Erst-/Einmal- und 3 Geschäftstage bei Folgelastschriften/ NEU: COR 1/ SEPA-Express-Lastschrift 2/2 Geschäftstage). Ein Erstattungsrecht des Zahlungspflichtigen ohne Angabe von Gründen besteht innerhalb von 8 Wochen nach Belastung. eine schriftliche Vorabinformation (Pre- Notification) des Zahlungsempfängers an den Zahlungspflichtigen ist erforderlich (grundsätzlich wie bisher auch). Seite 13

14 Bei der SEPA-Lastschrift müssen alle relevanten Fristen eingehalten werden (SEPA-Basis-Lastschrift) Vorlagefristen der Zahlstelle Zu beachten von Einreicher (ZE) und seiner Bank Rückgabefristen Zu beachten vom Zahlungspflichtigen und seiner Bank D-6 (D-2 COR1) Arbeitstage Einreichung bei / Kreditinstitut D-14 Kalendertage Absendung Vorabinformation (Pre-Notification) über Betrag und Datum des Lastschrifteinzugs durch den ZE an den ZP (andere Frist kann vertraglich zwischen Zahler und Zahlungsempfänger vereinbart werden) D-5 Arbeitstage (TARGET) Spätester Vorlagezeitpunkt von Erst- und Einmallastschriften bei Zahlstelle D-3 (D-2 COR1) Arbeitstage Einreichung bei / Kreditinstitut D-2 (D-1 COR 1) Arbeitstage (TARGET) Spätester Vorlagetermin von Folgelastschriften bei Zahlstelle D = Fälligkeitsdatum = Buchungsdatum beim Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtigem D+5 Arbeitstage (TARGET) Rückgabefrist durch die Zahlstelle D+8 Wochen Erstattungsanspruch des ZP D+13 Monate Erstattungsanspruch des ZP für unautorisierte Transaktionen (SONDERFALL), bei dem kein gültiges Mandat vorlag * Die COR1 / SEPA-Express-Lastschrift ist durch ein seit dem in Kraft getretenes Abkommen der Deutschen Kreditwirtschaft nutzbar. Voraussetzungen: Software unterstützt aktuellste SEPA Version 2.7, Kreditinstitut nimmt nationale COR 1 Lastschriften entgegen Seite 14

15 Das SEPA-Lastschriftmandat: Einheitlicher Aufbau ist vorgeschrieben Das SEPA-Lastschriftmandat besteht aus einem einheitlichen Autorisierungstext und bestimmten Angaben vom Zahlungsempfänger: Name und Adresse Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsreferenz (individuell vom Zahlungsempfänger für jedes SEPA-Mandat festzulegen, zb Kundennummer) Kennzeichnung für wiederkehrende/ einmalige Zahlungen vom Zahlungspflichtigen: Name und Anschrift des Kontoinhabers IBAN und ggf. BIC Unterschrift und Unterschriftsdatum Abbildung: SEPA-Basis-Lastschriftmandat Seite 15

16 Bereits bestehende Einzugsermächtigungen können als SEPA-Basis-Lastschriftmandate weitergenutzt werden Mit der Änderung der Bedingungen für die Zahlungen mittels Lastschrift im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren zum ist der Grundstein für die Weiternutzung von bereits erteilten deutschen Einzugsermächtigungen als SEPA-Lastschrift-Mandat gelegt. Bei bestehenden Einzugsermächtigungen müssen Sie als Lastschrifteinreicher nur noch folgende ergänzende Aktivitäten durchführen: Eine Inkassovereinbarung für die Nutzung von SEPA-Basis-Lastschriften mit Ihrer Bank/. Eine Mandatsreferenz für jedes Lastschriftmandat vergeben und in die Kundenstammdaten einpflegen. Den Zahlungspflichtigen vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug über die Gläubiger-ID, die Mandatsreferenz und den SEPA-Umstellungstermin informieren. Die Information kann z.b. auch über den letzten nationalen Lastschrifteinzug erfolgen. Seite 16

17 SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren löst den nationalen Abbuchungsauftrag ab Die SEPA-Firmen-Lastschrift hat folgende Besonderheiten: Der Zahlungspflichtige verzichtet auf seinen Erstattungsanspruch. Verbraucher sind als Zahlungspflichtige nicht zugelassen. Die Vorlagefrist bei der Zahlstelle beträgt einheitlich einen Tag. Der Zahlungspflichtige muss vor der ersten Einlösung das Mandat bei seinem Kreditinstitut bestätigen (Mitteilung relevanter Mandatsdaten bzw. Kopie des Mandats). Seite 17

18 Für bereits bestehende Abbuchungsaufträge werden neue Mandate benötigt Bisherige Abbuchungsaufträge können nicht für den Einzug von SEPA-Lastschriften weitergenutzt werden. Wenn der Zahlungsempfänger weiterhin Lastschriften ohne Erstattungsrecht des Zahlungspflichtigen einziehen will, muss der Zahlungsempfänger ein neues SEPA-Firmenlastschrift-Mandat vom Zahlungspflichtigen einholen der Zahlungspflichtige die Erteilung dieses SEPA-Firmen-Lastschriftmandats vor dem ersten Einzug bei seinem Institut bestätigen (Vorlage beim einlösenden Institut)! SEPA-Firmen-Lastschriften sind für Verbraucher als Zahlungspflichtige nicht zugelassen, da sie kein Erstattungsrecht beinhalten. Mit Verbrauchern können nur SEPA-Basis-Lastschriften vereinbart werden Seite 18

19 Umsetzungshinweise Lastschriften: besondere Erfordernisse Gläubiger-ID bei der Bundesbank beantragen ( SEPA-Inkassovereinbarung mit eigenem Kreditinstitut abschließen ( Klärung herbeiführen, wie bzw. in welcher Software die Lastschriften künftig verwaltet werden und wie die neuen Abläufe dort unterstützt werden - Verwaltung der zusätzlichen Datenfelder: Mandatsreferenz, Gläubiger-ID, Erst-/Folgelastschrift, Mandatsdatum - Information der Bestandskunden mit Einzugsermächtigung unterstützt? - Handling der neuen Fälligkeitstermine Seite 19

20 Umsetzungshinweise SEPA-Basis-Lastschriften: Umstellungstermin planen Lastschrift-Bestandskunden: Kundeninformation ist zu planen: - Gläubiger-ID, Mandatsreferenz, Umstellungstermin/-ereignis sind (formfrei) vor der ersten SEPA-Lastschrift mitzuteilen - eigenes Anschreiben oder - zusammen mit anderen Inhalten (Rechnung, Vertragsänderung) oder - denkbar auch im VWZ des letzten nationalen Einzuges - grundsätzliche Empfehlung: Umstellung zu bestimmtem Stichtag durchführen Lastschrift-Neukunden: - Anpassung der Formulare und Einsatz per Stichtag - mögliches Problem: Im Umlauf befindliche Formulare mit Einzugsermächtigungen -> ggf. Kombimandat einsetzen Seite 20

21 SEPA und Bezahlen an der Ladenkasse electronic cash / Lastschriftverfahren über große Anbieter z.b. Telecash, shändlerservice, laufen zunächst bis weiter wie bisher n/banken geben Zahlungen weiterhin automatisch frei eigene Kassensysteme mit kartenbasierten Zahlungen - kartenbasierte Zahlungen dürfen weiterhin im alten DTA-Format eingereicht werden - Schnittstellen per HBCI/PIN-TAN oder ELKO/EBICS sind aber ggf. in Absprache mit n/banken offen zu halten Ausblick bis : - neue, vereinheitlichte Verfahren sind in Vorbereitung - Zahlungsformat (SEPA) und Sicherheitsstandards sollen europäisch einheitlich werden - vorhandene Terminals wenn EMV-/chipfähig können voraussichtlich weiterhin genutzt werden Seite 21

22 SEPA-Basis-Lastschrift und Online-Bezahlverfahren Problemfelder: - höhere Vorlaufzeiten (Fälligkeitstermin statt Sichtlastschrift) - Risiko (ändert sich grundsätzlich aber nur wenig) - Aufwand für technische Umsetzung Lösungsmöglichkeiten: - Einsatz der COR1-Lastschrift mit kürzerer Vorlagefrist - Einsatz alternativer Online-Bezahlverfahren, z.b. - giropay (bestätigte Überweisung) - Kreditkarte - GiroCheckout () oder andere Anbieter - paypal - Seite 22

23 Umsetzungshinweise Electronic Banking Software / Internet typische neue SEPA-Funktionen (z.b. SFirm, StarMoney, Proficash, ): SEPA-Konvertierung alter Datenbestände (Empfänger Konto/BLZ auf IBAN/BIC) Im-/Export-Schnittstellen für SEPA-Aufträge oder -Mandate SEPA-Mandatsverwaltung SEPA-Lastschrift per ELKO/EBICS / HBCI-PIN/TAN / HBCI-Chipkarte / Internet-Browser (bankabhängig) versenden von SEPA-Zahlungsverkehrs-Dateien (Upload) einfache Mandatserfassung für Lastschriften Erfassung von Einzelaufträgen/Daueraufträgen noch mit Kontonr./BLZ! Nähere Informationen erhalten Sie bei Ihrem Electronic Banking-Experten. Seite 23

24 Umsetzungshinweise Unterstützungsleistungen der SEPA-Account-Converter Kundenstammdaten mit Konto/BLZ auf IBAN/BIC wandeln Für Einzelkonten und Dateien mit vielen Kontodatensätzen SEPA-File-Converter Umwandlung von DTAUS/DTAZV- Dateien in SEPA-XML-Format Einlesen von erforderlichen SEPA-Zusatzinformationen XML-Checker Prüfung SEPA-XML-(Fremd-)Dateien auf Fehler DTA SEPA Mapping Regeln Umwandlungsregeln für Überweisungsdaten! Nähere Informationen erhalten Sie bei Ihrem Electronic Banking-Experten. Seite 24

25 Umsetzungshinweise Wichtige Informationsquellen: deutscher SEPA-Rat: Informationen, IBAN-Rechner, Formate, Downloads, Seite 25

26 Fazit Durch den gesetzlich vorgeschriebenen Migrations-Endtermin zum stehen Unternehmen vor der Aufgabe, die SEPA- Umstellung erfolgreich und rechtzeitig zu meistern. n und Banken begleiten Sie gern als Partner bei Ihrer SEPA-Migration und halten zahlreiche Unterstützungsmöglichkeiten für Sie bereit. Seite 26