KREDITOREN OP-ABGLEICH

A B A C U S D o k u m e n t a t i o n e n KREDITOREN OP-ABGLEICH Ab Version 2001 Februar 2006/ma Diese Unterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, auch die der Übersetzung, des Nachdrucks und der Vervielfältigung der Unterlagen, oder Teilen daraus, vorbehalten. Kein Teil der Unterlagen darf ohne schriftliche Genehmigung der ABACUS Research AG in irgend einer Form (Fotokopie oder ein anderes Verfahren), auch nicht für Zwecke der Unterrichtsgestaltung, reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Copyright 2006 by ABACUS Research AG, St. Gallen.

Inhaltsverzeichnis 1 Vorwort...1 2 OP Abgleich...2 2.1 Vorgehen...2 2.2 Grundsätzliches...3 2.3 Verbuchung...5 2.4 Differenzen bereinigen...7 2.5 Besonderes / Stolpersteine... 11 2.6 Allgemein / Schlusswort... 13 2.7 Checkliste... 14 OP Kreditoren-Fibu Seite 1

Vorwort 1 1 Vorwort Dieses Dokument soll bei der Offen-Posten-Abstimmung zwischen Finanz- und Kreditorenbuchhaltung behilflich sein. Es sind nur die wichtigsten Einstellungen und Kontrollpunkte aufgeführt. Es können durchaus noch weitere "Stolpersteine" vorhanden sein. Dieses Dokument wurde aus den Kursunterlagen "Kreditoren Master" erstellt. OP Kreditoren-Fibu Seite 1

2 OP Abgleich OP Abgleich 2 2.1 Vorgehen (Beschreibung gültig ab Versionen FIBU/KREDI 2001 ) Die Abstimmung zwischen den Hilfsbüchern und der Finanzbuchhaltung ist sehr wichtig. Wir empfehlen Ihnen deshalb, diese min. 1x pro Monat vorzunehmen. Unerlässlich ist die Abstimmung vor jedem Jahres- oder Zwischenabschluss. OP Kreditoren-Fibu Seite 2

2.2 Grundsätzliches Die Finanz- und die Kreditorenbuchhaltung sind nicht online verbunden. Sämtliche Fakturen und Zahlungen werden mit Batch-Läufen in die Finanzbuchhaltung übertragen. In den Kreditorenprogrammen 19 "Fakturen in die FIBU verbuchen" und 29 "Überweisungen in die FIBU verbuchen" werden diese Verbuchungen vorgenommen. 2.2.1 Ideale Stammdateneinstellungen Falls mit Fremdwährungen gearbeitet wird, ist für jede Währung ein separates Kreditorensammelkonto zu führen. Im Kreditoren-Programm 421 "Kontovorschläge definieren" werden die Kontierungen pro ISO-Code eingegeben. Auf dem ISO-Code kann mit <PageUp> und <PageDn> geblättert werden. Prüfen Sie, ob für jede aktive Währung eine Kontierung erfasst wurde. Wir empfehlen Ihnen aber, nur ein Sammelkonto pro Währung zu verwenden. Wenn Sie weitere Unterteilungen pro Währung benötigen, könnte dies z.b. mit der Lieferantengruppierung gelöst werden. Sämtliche Kreditorenlisten können nach diesem Kriterium ausgedruckt werden. Vorauszahlungen müssen über ein separates Vorauszahlungskonto gebucht werden. Wenn Vorauszahlungen ebenfalls auf das Kreditorensammelkonto gebucht werden, erschwert dies den Abgleich unnötig. Wichtig ist auch hier, dass pro Währung ein Vorauszahlungskonto geführt wird. Mehrere Vorauszahlungskonten pro Währung sind schwieriger zu kontrollieren. Im Firmenstamm (Programm 411) sollte die Fibuverbuchung immer auf "direkt (Batch-Lauf)" gestellt sein. Die komplette Verbuchung in die Finanzbuchhaltung ist andernfalls nicht gewährleistet. Ebenfalls empfehlen wir, ohne Hilfskonti zu verbuchen. Die Zugriffsberechtigung wird mit Vorteil so vergeben, dass nur der Hauptverantwortliche der Kreditorenbuchhaltung das Recht besitzt, die Firmenstammdaten zu ändern. Im Kreditoren-Programm 422 (Standard- und Hilfskonten) werden die verschiedenen Hilfskonti definiert. Von einer Umkontierung raten wir ab. Alle Konten müssen in Leitwährung geführt werden (Ausnahmen nur mit Rücksprache des ABACUS-Vertriebspartner). 2.2.2 FIBU-Hilfskonto Grundsätzlich empfehlen wir, ohne FIBU-Hilfskonto zu verbuchen. Ab der Version 2001 kann die MWST in Fremdwährung verbucht werden, ohne Hilfskonten zu verwenden. Konten, die nur von der Kreditorenbuchhaltung bebucht werden dürfen, müssen in der Finanzbuchhaltung Programm 21 "Konten/Kostenarten" (im Register 'Zusatzdefinitionen') für die FIBU inaktiviert werden. Somit können manuelle Fibu-Buchungen auf diesen Konten vermieden werden. Diese Einstellung kann jederzeit geändert werden. Folgende Konten sollten für die FIBU inaktiv gesetzt werden: Kreditorensammelkonten Vorauszahlungskonten Alle Hilfskonten OP Kreditoren-Fibu Seite 3

Verrechnungskonten Debitoren 2.2.3 Neueröffnungen von Mandanten Bei neu eröffneten Mandanten in der Kreditorenbuchhaltung besteht die Möglichkeit, den Saldovortrag mit einer speziellen Belegart "Vortrag" zu erfassen. Diese Belege werden in der Kreditorenbuchhaltung wie normale Fakturen (Belegart "F") behandelt. Bei der Verbuchung in die Finanzbuchhaltung werden diese Belege jedoch nicht berücksichtigt. Überweisungen mit der Zahlungsart "V" können ebenfalls erfasst werden. Alle erfassten Vortragsbelege und zahlungen müssen mit den Saldovorträgen in der FIBU übereinstimmen. 2.2.4 Saldovorträge in der Fibu übernehmen Falls zum Zeitpunkt der Abstimmung mehrere Jahre offen sind (z.b. vor Jahresabschluss), empfehlen wir Ihnen den Saldovortrag vor der Abstimmung nochmals zu übertragen. Nach jeder Buchung im Vorjahr sind die Saldovorträge im aktuellen Jahr nicht mehr richtig. Dieser Vorgang kann beliebig oft durchgeführt werden. Im FIBU-Programm 56 (Jahresendprogramme) starten Sie die Funktion "Saldi aus dem Vorjahr übernehmen". 2.2.5 Auswertungen Folgende Programme werden für die Abstimmung zwischen der Kreditoren- und der Finanzbuchhaltung benötigt: Finanzbuchhaltung Programm 151 Detail nach Buchungsnummer Detail nach Datum Finanzbuchhaltung Programm 22 Kontoauszüge Kreditorenbuchhaltung Programm 14 Offene Posten-Listen Kreditorenbuchhaltung Programm 16 Fakturen-Journale Kreditorenbuchhaltung Programm 19 Fakturen in Fibu verbuchen Kreditorenbuchhaltung Programm 26 Überweisungs-Listen Kreditorenbuchhaltung Programm 29 Überweisungen in Fibu verbuchen HINWEIS Vorgaben können die Auswertungen verfälschen. Die Einstellungen der Vorgabe 0- Standard wird automatisch geladen. ACHTUNG Bitte beachten Sie, dass Sie alle Auswertungen in der Kreditorenbuchhaltung mit dem Fibu- Belegdatum vornehmen. OP Kreditoren-Fibu Seite 4

2.3 Verbuchung Nach welchem Datum werden Fakturen und Überweisungen in die Finanzbuchhaltung verbucht? 2.3.1 Fakturen Mittels Programm 19 "Überweisungen in Fibu verbuchen" können Sie in der Kreditorenbuchhaltung Fakturen in die Finanzbuchhaltung übertragen. Im Programm 19 können Sie das FIBU- Beleg-Datum vom... und das FIBU Belegdatum bis... eingeben. Wenn Sie z.b. das FIBU- Beleg-Datum von 01.01.200x bis 31.01.200x einschränken, werden alle Fakturen verbucht, die mit dem FIBU-Beleg-Datum Januar 200x erfasst wurden. Im Register 'Fibuverbuchung' im Programm 411 "Firmenstammdaten" wird die Verdichtung eingestellt. Die Einschränkung "von / bis" ist maximal für ein Kalenderjahr möglich (z.b. 01.01.200x - 31.12.200x). Wenn Sie das Datum über mehrere Monate wählen, werden die Fakturen trotzdem nach den Verdichtungsangaben im Programm 411 verbucht.. Beispiel: Verbuchungslauf mit Datumseinschränkung von 01.01.200x bis 31.03.200x Verdichtung monatlich Faktura-Erfassung FIBU-Beleg-Datum 03.01.200x 20.01.200x 31.01.200x 01.02.200x 20.03.200x Verbuchtes Datum in Finanzbuchhaltung 31.01.200x 31.01.200x 31.01.200x 28.02.200x 31.03.200x Verdichtung täglich Faktura-Erfassung FIBU-Beleg-Datum 03.01.200x 20.01.200x 31.01.200x 01.02.200x 20.03.200x Verbuchtes Datum in Finanzbuchhaltung 03.01.200x 20.01.200x 31.01.200x 01.02.200x 20.03.200x Bei "unverdichtet", werden alle Belegpositionen als eigene Buchungen in die Finanzbuchhaltung übertragen. HINWEIS Wir empfehlen eine monatliche Verdichtung. OP Kreditoren-Fibu Seite 5

2.3.2 Überweisungen Das Verbuchen der Überweisungen funktioniert nach dem gleichen Prinzip wie das Verbuchen der Fakturen. Das Zahlungsdatum der Überweisungen entspricht dem FIBU-Beleg-Datum der Faktura. HINWEIS Wir empfehlen eine tägliche Verdichtung, damit Bankkonten besser kontrolliert werden können. 2.3.3 Allgemeines zur Verbuchung Im FIBU-Programm 22 "Kontoauszüge" haben Sie die Möglichkeit, ein Konto detailliert auszuwerten, obwohl die Bewegungen verdichtet wurden. Unter <F6> 'Gestaltung' können Sie die verbuchten und unverbuchten Kreditorendetails abfragen. In den Detailinformationen finden Sie die Lieferantennummer, den Lieferantenkurznamen, die Fakturanummer, den Positionsoder Überweisungstext, den Positions- oder Überweisungsbetrag und das Kreditorenbeleg oder das Überweisungsdatum. Diese Auswertung ist solange möglich, bis die Belege in der Kreditorenbuchhaltung gelöscht werden. Das Löschen der erledigten Belege ist fakultativ. OP Kreditoren-Fibu Seite 6

2.4 Differenzen bereinigen 2.4.1 Unverbuchte Fakturen und Zahlungen Es ist wichtig, dass alle Fakturen und Zahlungen in die Finanzbuchhaltung verbucht sind. Unverbuchte Positionen komplizieren den Vorgang unnötig. Die Verbuchung können Sie in den Kreditoren im Programm 19 "Fakturen in FIBU verbuchen" und im Programm 29 "Überweisungen in FIBU verbuchen" durchführen, respektive kontrollieren, ob tatsächlich alles verbucht ist. 2.4.2 Unverbuchte Fakturen Drücken Sie im Programm 19 die Funktionstaste <F8> 'Verbuchung'. Aktivieren Sie anschliessend mit der "Leertaste" die Möglichkeit "Unverbuchte Positionen". Grenzen Sie das Datum ein von 01.01.1900 bis 31.12.200x. Starten Sie nun einen Probelauf eines aktiven Monats. Es wird nun ein Protokoll ausgedruckt, auf dem alle unverbuchten Fakturen aufgelistet werden. Verbuchen Sie die ausgedruckten Fakturen definitiv. Wenn Sie alle Fakturen verbucht haben, drucken Sie noch einmal die Liste aller unverbuchten Positionen aus und kontrollieren Sie, ob keine Fakturen mehr auf dieser Liste vorhanden sind. Wenn Sie eine definitive Verbuchung von Fakturen vornehmen, darf der Switch "Unverbuchte Position drucken" nicht aktiv sein. Andernfalls werden die Fakturen nicht verbucht. Falls Sie mit der Option "Visums-Kontrolle" arbeiten, ist zu beachten, dass provisorisch erfasste und gesperrte Beleg nicht in die FIBU verbucht werden können. Wenn Sie alle Belege verbucht haben möchten, visieren Sie die Belege. Anschliessend können Sie die Verbuchung durchführen. Falls Sie die provisorischen Belege nicht verbuchen, sind diese bei der Abstimmung zu berücksichtigen. Die Liste aller provisorischen und gesperrten Belege können Sie im Programm 16 "Fakturen-Journale" ausdrucken. Aktivieren Sie die Möglichkeit "Belegstatus" und anschliessend "Provisorische Belege". Mit dieser Einstellung werden alle provisorischen und gesperrten Belege aufgelistet. 2.4.3 Unverbuchte Zahlungen Derselbe Vorgang ist für das Programm 29 "Überweisungen in FIBU verbuchen" durchzuführen. Sammelzahlungen Beim Ausdruck der unverbuchten Positionen enthalten bei den Überweisungen nicht alle Positionen Belegnummern. Positionen ohne Belegnummern sind Sammelzahlungen. Es besteht die Möglichkeit, dass eine solche Sammelzahlung trotz richtiger Datumseingrenzung nicht in die FIBU verbucht werden kann. In diesem Fall handelt es sich um eine nicht ausgeglichene Sammelzahlung, die entstehen kann, wenn z.b. von einem Lieferanten eine Faktura von Fr. 100.-- und eine zweite Faktura von Fr. 200.-- haben, können Sie eine Sammelzahlung von Fr. 300.-- erstellen. Falls nun das Total der einzelnen Fakturen (Fr. 100.-- + Fr. 200.--) nicht OP Kreditoren-Fibu Seite 7

dem Sammelzahlungstotal (Fr. 300.--) entspricht, handelt es sich um eine nicht ausgeglichene Sammelzahlung. HINWEIS Dieser Fehler kann nur vorkommen, wenn Sammelzahlungen manuell im Programm 211 nicht korrekt erfasst wurden. Falls Sie eine solche Position finden, notieren Sie sich die Lieferantennummer der aufgelisteten Position. Im Programm 211 (Zahlungen erfassen) können Sie nun diese Sammelzahlung suchen. Drücken Sie die Funktionstaste F8 für Sammelzahlung und wählen Sie anschliessend den entsprechenden Lieferanten aus. Mit der Tastenkombination "Shift F4" können Sie nun alle nicht ausgeglichenen Sammelzahlung dieses Lieferanten auflisten. Korrekturen sind dementsprechend vorzunehmen. HINWEIS Sammelzahlungen sollten Sie nur noch im Programm 212 "Sammel-Überweisungen erfassen" erstellen. Somit können keine unausgeglichene Sammelzahlungen entstehen. 2.4.4 Abstimmung Saldovortrag Folgendes Schema zeigt den Zusammenhang des OP-Saldos in der Kreditorenbuchhaltung und dem Saldo des Kreditoren-Sammelkontos auf: Kreditorenbuchhaltung Finanzbuchhaltung Saldovortrag + Fakturen der Periode = Saldovortrag + Bewegungen der Periode - Zahlungen der Periode = Saldo Buchungsjahr = Saldo Buchungsjahr Der Saldovortrag der Finanzbuchhaltung muss mit dem OP-Betrag der Kreditoren rückwirkend per 31.12. des Vorjahres übereinstimmen. Wurde mit der Buchhaltung neu begonnen, muss der Saldovortrag der Finanzbuchhaltung mit den Vortragsbelegen und -zahlungen der Kreditorenbuchhaltung übereinstimmen. Diese Belege können Sie am einfachsten im Programm 16 "Fakturen-Journale" und Programm 26 "Überweisungs-Listen" auswerten. Selektieren Sie die Rekapitulation nach Konti (<F6> 'Gestaltung'). Die Differenz zwischen den beiden Listen ergibt den Saldovortrag der Finanzbuchhaltung. HINWEIS Rückwirkende OP-Listen auf ein Datum vor dem Sperrdatum der Kreditorenbuchhaltung können falsch sein, wenn die erledigten Belege gelöscht wurden. Falls eine Differenz besteht, korrigieren Sie den Saldovortrag der Finanzbuchhaltung im Programm 52 "Saldovorträge" entsprechend. Vergleichen Sie diese Zahlen ebenfalls mit den Ausdrucken vor dem letzten Zwischen- oder Jahresabschluss. Das Übereinstimmen des Saldovortrages ist der Grundstein für die weiteren Überprüfungen. OP Kreditoren-Fibu Seite 8

2.4.5 FIBU-Buchungen auf Kreditorenkonto Buchungen auf das Kreditorensammelkonto sollten grundsätzlich nur aus der Kreditorenapplikation vorgenommen werden. Falls das Kreditorensammelkonto von einer anderen Applikation bebucht wurde, entstehen automatisch Differenzen zwischen der Finanzbuchhaltung und der Kreditorenbuchhaltung. Im FIBU-Programm 22 "Kontoauszüge" können Sie kontrollieren, ob solche Buchungen vorhanden sind. Diese Kontrolle ist für jede offene Buchungsperiode separat vorzunehmen. Wenn also mehrere Jahre offen sind, prüfen Sie die nachstehenden Vorgänge für alle offen Jahre. Drücken Sie die Funktionstaste F7 'Kriterien'. Im Register 'Erweitert' selektieren Sie die Buchungen aller Applikationen ausser "Überweisungen" und "Fakturen". Drucken Sie nun die eingeschränkte Liste am Bildschirm aus. Diese Selektion zeigt nun alle Buchungen auf dem Kreditorenkonto, welche nicht von der Kreditorenapplikation übernommen wurden. Es dürfen keine Buchungen erscheinen. Wenn trotzdem Buchungen erscheinen, müssen Sie diese auf ihre Richtigkeit prüfen. HINWEIS Manuelle Buchungen sind im Saldovortrag des nächsten Jahres enthalten. 2.4.6 Kontrolle von Hilfskonten Grundsätzlich empfehlen wir, ohne Hilfskonten zu verbuchen (siehe S. 3 "FIBU-Hilfskonto"). Wird trotzdem mit Hilfskonten gearbeitet, sollten nach jedem Verbuchungslauf (Programm 19/29) alle Hilfskonten kontrolliert werden. Diese müssen im Saldo immer null ergeben. Falls der Saldo dieser Konten nicht null ist, sind die Differenzen zu suchen. Im FIBU-Programm 24 (Konten-/Budgetsaldi) kann die Differenz auf Monatsebene eingeschränkt werden. Wechseln Sie ins Programm 24 und springen Sie mit dem Cursor auf das FIBU-Hilfskonto (<F3> 'Suchen') und drücken Sie <F4> 'Monatszahlen' (bei Vorjahreszahlen zuerst Periode wechseln). Sie erhalten eine Liste mit dem Total der Sollbuchungen und dem Total der Habenbuchungen auf Kontoebene pro Monat. Falls in einem Monat das Total Soll nicht dem Total Haben entspricht, kehren Sie wieder ins Programm 22 "Kontoauszüge" zurück. Drucken Sie den Kontoauszug des FIBU-Hilfskontos, eingeschränkt auf den entsprechenden Monat, aus. Die Buchungen sind nun von Hand gemäss obigem Beispiel zu überprüfen. Wenn Sie die entsprechende Buchung gefunden haben, kann die Differenz, respektive die korrekte Gegenbuchung dazu, manuell im Programm 11 "Buchen" erfasst werden. Klären Sie ab, warum diese Differenz entstanden ist. 2.4.7 Verbuchte Fakturen kontrollieren Im Programm 16 "Fakturen-Journale" der Kreditoren wählen Sie zuerst die Reihenfolge 'Fibu- Belegdatum'. Selektieren Sie den gewünschten Zeitraum (unser Beispiel vom 01.04.200x bis 31.12.200x). Für diese Auswertungen werden die Belegarten 'Fakturen', 'Gutschriften', Akonto' und 'Schlussabrechnungen' benötigt. In der Gestaltung <F6> aktivieren Sie die Rekapitulationen 'Gesamt-Rekapitulation' und 'Rekapitulation nach Konti'. Selbstverständlich kann auch der Switch 'Nur-Gesamt-Rekapitulation' aktiviert werden. OP Kreditoren-Fibu Seite 9

Wählen Sie im FIBU-Programm 22 "Kontoauszüge" das Kreditoren-Sammelkonto aus und schränken Sie ebenfalls das Datum gemäss unserem Beispiel vom 01.04.200x bis 31.12.200x ein. Mit der Taste <F7> 'Kriterien' aktivieren Sie den Switch "Nur Buchungen der". Hier ist nur der Switch "Fakturen" aktiv zu setzen. Drucken Sie nun die Liste mit diesen Einstellungen aus. Sie erhalten alle Buchungen, welche während der gewählten Periode von der Kreditorenbuchhaltung (nur Fakturen) in die FIBU verbucht wurden. Im Totalisierungsteil dieses Auszuges erhalten Sie ein Total aller Sollbuchungen und ein Total aller Habenbuchungen pro FIBU-Konto. Vergleichen Sie nun diesen Kontoauszug mit der Liste des Belegjournals. Diese Zahlen müssen übereinstimmen. Wenn nicht, führen Sie den gleichen Vorgang monatsweise durch, bis Sie festgestellt haben, in welchem Monat die Differenz besteht. Danach können Sie im Programm 19 ' Belege in Fibu verbuchen' Kopien der entsprechenden Verbuchungsläufe dieses Monates ausdrucken. Suchen Sie die Fakturen, welche nicht in die Finanzbuchhaltung verbucht wurden und nehmen Sie anschliessend eine entsprechende Korrektur vor. Eine Korrektur ist am Einfachsten durch eine manuelle Buchung im FIBU-Programm 11 (Buchen) vorzunehmen. 2.4.8 Verbuchte Überweisungen kontrollieren Bitte übernehmen Sie die gleiche Vorgehensweise wie bei Punkt 2.4.7 'Verbuchte Fakturen kontrollieren' beschrieben. Bei den Auswertungen müssen Sie jedoch die Programme 26 'Überweisungs-Listen' und 29 'Überweisungen in Fibu verbuchen' verwenden. 2.4.9 Welche Positionen sind in welchem Lauf verbucht worden? Im Kreditoren Programm 16 "Fakturen-Journale" mit der Gestaltungsmöglichkeit Zusatz-Info- Zeile zeigen ist das Verbuchungsdatum und die Laufnummer ersichtlich. Im Zahlungsjournal (Programm 26) muss unter Gestaltung Zahlungsjournal ausführlich sichten angewählt werden und das Verbuchungsdatum und die Laufnummer ist auch ersichtlich. 2.4.10 Rekonstruktionen Wenn die Differenz immer noch nicht gefunden wurde, empfehlen wir eine Datenrekonstruktion durchzuführen. Im Kreditorenprogramm ist das Programm 59 "Rekonstruktion", <F9> Bewegungsrekonstruktion zu starten. Falls dieses Programm ohne Probleme durchläuft, sind die Daten in Ordnung. In der Finanzbuchhaltung ist ebenfalls die totale Rekonstruktion durchzuführen. Wählen Sie das Programm 59 (Rekonstruktionsprogramme) und aktivieren Sie den Switch "Daten Neuaufbau" Der Start erfolgt mit der Funktionstaste F2. Die Rekonstruktion in der FIBU ist für jede offene Periode zu starten. OP Kreditoren-Fibu Seite 10

2.5 Besonderes / Stolpersteine Der Abgleich wurde gem. Beschreibung mit dem Programm 16 (Fakturen-Journale) und dem Programm 26 (Überweisungs-Listen) vorgenommen. Mit dieser Methode sollten Sie nie auf Probleme stossen, da der Abgleich auf Kontoebene stattfindet. Grundsätzlich wird aber die OP- Liste mit dem Sammelkonto der Finanzbuchhaltung abgeglichen und nicht mit dem Fakturaoder Zahlungsjournal. Beim oben beschriebenen Abgleich gingen wir stets nach folgendem Grundsatz vor: Fakturajournal Überweisungsjournal = Offener Posten 2.5.1 Die richtige Datums-Selektion Im Kreditoren-Programm 11 (Fakturen erfassen), können Sie pro Rechnung drei Datumseingaben vornehmen. Es handelt sich dabei um das Kredi-Beleg-, das Dispo- und um das FIBU- Beleg-Datum. Das Kredi-Beleg-Datum entspricht dem Datum auf der Rechnung des Lieferanten. Das Dispo-Datum ist das Eingangsdatum der Rechnung. Das Dispo-Datum inkl. Konditionen ergibt das Fälligkeitsdatum. Das FIBU-Beleg-Datum bestimmt, per wann die Faktura in die FIBU verbucht wird. Der Abgleich mit der Finanzbuchhaltung muss also immer mit dem FIBU- Beleg-Datum vorgenommen werden. 2.5.2 Zahlungen vor dem Fibu-Datum Zahlungen können vor dem Fibu-Belegdatum erfasst werden. Beispiel Die Versicherungspolice der Winterthur für das Jahr kommende ist eingetroffen. Wir erfassen diesen Beleg mit dem Fibudatum 01.01.200y. Als Dispositionsdatum verwenden wir das Datum des Einganges 29.11.200x. Diesen Beleg bezahlen wir per 21.12.200x Wenn wir eine OP-Liste per 31.12.200x auswerten, ist dieser Beleg nicht auf der OP-Liste ersichtlich. Die Zahlung jedoch verändert den Saldo des Kreditoren-Sammelkontos. Dies führt zu einer Differenz! Im Kreditorenprogramm 26 "Überweisungs-Listen" können Sie eine Liste aufbereiten, in welcher diese Belege angezeigt werden. Wählen Sie die Sortierung nach 'Zahlungs-Datum'. Schränken Sie das Zahlungsdatum gemäss unserem Beispiel 01.01.200x bis 31.12.200x ein. Unter <F7> 'Kriterien' müssen Sie den Switch "Faktura" aktiv setzen. Hier können Sie das FI- BU-Beleg-Datum der Faktura eingeben. Schränken Sie das Faktura-Fibu-Datum gemäss unserem Beispiel vom 01.01.200y bis 31.12.200y ein. Drucken Sie nun die Liste mit diesen Einstellungen aus. Auf der Liste erhalten Sie die Belege, die in der OP-Liste per 31.12.200x nicht vorhanden sind, aber in der Finanzbuchhaltung bereits eine Buchung (Zahlung) auf das Kreditorenkonto aufweisen. OP Kreditoren-Fibu Seite 11

2.5.3 Provisorische Belege / gesperrte Belege Falls Sie mit der Option "Visums-Kontrolle" arbeiten, ist zu beachten, dass provisorisch erfasste und die gesperrten Belege nicht in die Fibu verbucht werden. Diese Belege sind bei allen Abstimmungsvorgängen zu berücksichtigen. Das Fakturajournal und die OP-Liste können ohne provisorische Belege ausgewertet werden. Die Kontrollverbuchungen der Programme 19 und 29 können nicht ohne provisorische Belege durchgeführt werden. 2.5.4 Stornieren von Verbuchungsläufen Im Kreditorenprogramm 19 und 29 haben Sie die Möglichkeit, Verbuchungsläufe zu stornieren. Diese Möglichkeit kann beim Korrigieren von Differenzen nützlich sein. Falls Sie solche Stornoläufe durchführen, müssen Sie das Verbuchungsdatum und die Laufnummern der jeweiligen Verbuchung kennen. HINWEIS Beim Stornieren von Verbuchungsläufen entstehen neue Buchungen mit umgekehrtem Vorzeichen. OP Kreditoren-Fibu Seite 12

2.6 Allgemein / Schlusswort Um die Abgleichung zwischen der Kreditorenbuchhaltung mit der Finanzbuchhaltung so einfach wie möglich zu halten, empfehlen wir Ihnen folgendes: Die Stammdaten müssen korrekt und vollständig sein. Führen Sie regelmässig einen Kontrollvergleich zwischen dem OP-Betrag in der Kreditorenbuchhaltung und dem Saldo des Kreditoren-Sammelkontos in der Finanzbuchhaltung durch. Falls Differenzen auftreten sind diese datumsmässig bereits eingeschränkt. OP Kreditoren-Fibu Seite 13

2.7 Checkliste 1. Sind alle Belege und Zahlungen in die Finanzbuchhaltung übertragen worden? 2. Gibt es noch provisorische Belege? 3. Wurden Zahlungen vor dem FIBU-Datum erfasst? 4. Sind in der Finanzbuchhaltung auf dem Kreditoren-Sammelkonto Buchungen von anderen Applikationen? 5. Ist der Saldovortrag korrekt? 6. Wird bei Fremdwährungen die Fremdwährung verglichen (sofern Sammelkonto in FW)? 7. Verändern Vorgaben die Auswertung? 8. 9. OP Kreditoren-Fibu Seite 14