Anschrift Arbeitgeber/in Anschrift Arbeitnehmer/in Entgeltbescheinigungsverordnung; Hinweise zu den Änderungen in der Darstellung der Gehaltsabrechnung Sehr geehrte Damen und Herren, die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV), die am 01.07.2013 in Kraft trat, regelt die Mindestangaben und den Aufbau einer Entgeltbescheinigung. Dadurch sind Formularänderungen in der Gehaltsabrechnung erforderlich. Die neue Gehaltsabrechnung kommt ab der Oktoberabrechnung 2013 zum Einsatz. Nachfolgend möchten wir Ihnen die wesentlichen Neuerungen im Detail vorstellen: - Gem. 1 Abs. 1 Nr. 2 muss zwingend die Anschrift des Arbeitnehmers ersichtlich sein. Ggf. wird im Adressfenster zusätzlich die interne Anschrift mit ausgegeben. - Die Gehaltsabrechnung ist als Bescheinigung nach 108 Abs. 3 Satz 1 GewO zu kennzeichnen. - Um einen lückenlosen Nachweis sicherzustellen, wird die Gehaltsabrechnung zukünftig mit einer laufenden Nummer sowie mit dem Hinweis, ob eine Rückrechnung enthalten ist, versehen. - Die verpflichtenden allgemeinen Angaben zum Arbeitnehmer/zur Arbeitnehmerin werden im rechten oberen Block ausgegeben. Hierbei handelt es sich um das Geburtsdatum, das Eintritts- und ggf. Austrittsdatum und um die Steuerangaben (Steuer-ID, Steuerklasse, Steuerfaktor, Freibeträge und Angaben zur Konfession des Arbeitnehmers und ggf. dessen Ehegatten). Neben dem Namen der Krankenkasse, an welche die Beiträge abgeführt werden, werden nun auch der vierstellige Beitragsgruppenschlüssel sowie die SV-Nummer, SV- und Steuertage angegeben. Ferner ist anzugeben, ob ein Beitragszuschlag für Kinderlose nach 55 Abs. 3 SGB XI erhoben wird (siehe Feld PV-kinderlos) und ob es sich um ein Beschäftigungsverhältnis in der Gleitzone oder/und um eine Mehrfachbeschäftigung handelt. - Die Entgeltbestandteile sind zukünftig dahingehend zu kennzeichnen, ob es sich um laufende oder einmalige Be- bzw. Abzüge handelt (siehe Spalte E/L). - Einheitlich geregelt ist nunmehr, wie sich das Gesamtbruttoentgelt und das Nettoentgelt zusammensetzen. Einige Entgeltbestandteile wirken sich erhöhend aus (z. B. geldwerte Vorteile), andere mindernd (z. B. auf den Arbeitnehmer abgewälzte Pauschalsteuer) und andere neutral. Dadurch kann es zu Abweichungen gegenüber den bisherigen Brutto- und Nettowerten kommen. Um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten wurde für die Bruttowerte und Abzüge nach EBV eine neue Spalte eingefügt. Die Spalte Betrag entspricht der bisherigen Darstellung. - Das SV-Brutto wird zukünftig für jeden Zweig separat unterteilt in laufende und einmalige Bezüge dargestellt. Auch die steuerlichen Abzüge (Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag) werden in laufend und einmalig unterteilt.
Nach dem Willen des Gesetzgebers soll die Entgeltbescheinigung zukünftig zur Vorlage bei Behörden dienen und das Erstellen von bestimmten Arbeitgeberbescheinigungen überflüssig machen. Falls Sie Ihre Gehaltsabrechnung bei Behörden vorlegen, haben Sie die Möglichkeit, die nicht unter die Vorgaben der Entgeltbescheinigungsverordnung fallenden Angaben unkenntlich zu machen, also zu schwärzen. Dies sind insbesondere folgende Angaben: Personalnummer Tarif- und Arbeitszeitmerkmale Berufsständische Versorgung ZVK-Nummer Versorgungsbezug Pfändungsempfänger (nicht Pfändungsbetrag, da Auswirkung auf Auszahlungsbetrag) Bankverbindungen Nachrichtliche Hinweise, die nicht im unmittelbaren Zusammenhang mit der Abrechnung stehen Gem. 2 Abs. 2 der EBV dürfen auch die Kirchensteuermerkmale geschwärzt werden. Nachfolgend ist ein Muster der neuen Gehaltsabrechnung, das uns von der AKDB zur Verfügung gestellt wurde, abgedruckt. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Ihre Personalabteilung Muster der neuen Gehaltsabrechnung:
Erläuterungen zur Gehaltsabrechnung, entsprechend der ab 01.07.2013 geltenden Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) 1 3 2 4 5 6 8 7 9 10
1.) Kennzeichnung als Bescheinigung nach 108 Gewerbeordnung. (vgl. 1 Abs. 4 EBV). Eine Bescheinigung, die alle Angaben nach EBV enthält, ist als Entgeltbescheinigung nach 108 Abs. 3 Gewerbeordnung zu kennzeichnen, damit für die Leistungsträger (Behörden) erkennbar ist, dass die Daten den Anforderungen der Verordnung entsprechen. 2.) Anschrift Es wird immer die Privatanschrift angedruckt, da es sich hierbei um eine Pflichtangabe handelt. Ggf. wird im oberen Teil des Adressfeldes zusätzlich die dienstliche Anschrift (Organisationseinheit bzw. Abteilung) angedruckt. 3.) Lfd. Nummer/Abrechnungsmonat/Rückrechnung Grundsätzlich ist für jeden Abrechnungszeitraum eine Entgeltbescheinigung zu erstellen. Diese Verpflichtung entfällt, wenn sich gegenüber dem letzten Abrechnungszeitraum keine Änderung ergeben hat. Bei Änderungen ist dann ggf. der Hinweis aufzunehmen, für welche Entgeltabrechnungszeiträume keine Bescheinigung ausgestellt wurde. Dies kann in Form einer fortlaufenden Nummerierung erfolgen. Auf jeder Gehaltsabrechnung werden deshalb zunächst die laufende Nummer und das Jahr angedruckt. Dann erfolgt der Andruck, für welchen Abrechnungsmonat sie erstellt wurde. Wenn Rückrechnungen erfolgt sind, erfolgt der Andruck, bis zu welchem Monat zurückgerechnet wurde. 4.) Allgemeine Angaben In 1 Abs. 1 der EBV ist geregelt, welche Mindestangaben zum Arbeitgeber und zum Arbeitnehmer enthalten sein müssen. Dies sind u.a. folgende neue Angaben: a) Versicherungsnummer ( 147 SGB VI) b) Beschäftigungsbeginn c) Beschäftigungsende in der Bescheinigung für den letzten Abrechnungszeitraum d) Anzahl der Steuertage e) Anzahl der SV-Tage f) Merkmale für den Kirchensteuerabzug, einschließlich Ehegatte g) Steuerfreibeträge oder Steuerhinzurechnungsbeträge nach Jahr und Monat h) Steuer-Identifikationsnummer i) Beitragsgruppenschlüssel KV/RV/AV/PV j) zuständige Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag k) PV-Beitragszuschlag für Kinderlose l) Kennzeichnung Beschäftigungsverhältnis in der Gleitzone m) Kennzeichnung Mehrfachbeschäftigung Die bisher im Bezüge- bzw. Abzügebereich angedruckten Angaben befinden sich nunmehr in diesem Block (z. B. Arbeitsstunden, Steuerklasse, etc.). Die Daten beziehen sich immer auf den maßgeblichen Abrechnungsmonat. 5.) Kennzeichnung laufende und einmalige Bezüge Die Be- bzw. Abzüge sind dahingehend zu kennzeichnen, ob es sich um laufende (Kennzeichen L) oder um einmalige (Kennzeichen E) Vergütungsbestandteile handelt. 6.) EBV-Brutto In der EBV ist geregelt, dass sich bestimmte Entgeltwerte erhöhend, mindernd bzw. neutral auf das Gesamtbrutto auswirken. Zur besseren Darstellung bzw. Nachvollziehbarkeit werden in dieser Spalte alle Bezügebestandteile ausgewiesen, die zur Ermittlung des Gesamtbrutto nach EBV ausschlaggebend sind.
Dadurch können sich Abweichungen gegenüber dem bisherigen Betrag ergeben. Nachfolgend werden die wichtigsten Abweichungen erläutert: a) Geldwerte Vorteile (z. B. Dienstfahrzeuge), Entgeltaufstockungen nach dem Altersteilzeitgesetz und Arbeitgeberzuschüsse zu Entgeltersatzleistungen fliesen in die Berechnung des Gesamtbrutto nach EBV ein, d. h. sie wirken erhöhend. b) Eine auf den Arbeitnehmer abgewälzte Pauschalsteuer, sowie die Einstellung von Wertguthaben (derzeit im AKDB-System noch nicht realisiert) bewirkt eine Verringerung des Gesamtbrutto nach EBV. Die abgewälzten Pauschalsteuern sind nunmehr im Bezügebereich mit anzugeben. Der Betrag ermittelt sich aus den im Bereich Gesetzliche Abzüge ausgewiesenen Beträgen für die pauschale Lohnsteuer, den pauschalen Solidaritätszuschlag und ggf. der pauschalen Kirchensteuer. c) Zahlungen zur Zukunftssicherung des Arbeitnehmers (z. B. ZV, VBL) werden nicht dem Gesamtbrutto zugerechnet, d. h. diese Leistungen wirken sich weder erhöhend noch mindernd aus. Die Darstellung entspricht dem bisherigen Standard, so dass sich hier keine Änderungen ergeben. 7.) Gesetzliche Abzüge Die gesetzlichen Abzüge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, sowie zur Lohn- und Kirchensteuer und zum Solidaritätszuschlag sind getrennt nach laufendem und einmaligem Bezug auszuweisen, d. h. jeweils zweizeilig. Besonderheit Kranken- und Pflegeversicherung: Da in diesem Block zukünftig die KV- und PV-Brutti ausgewiesen werden, erfolgt der Andruck von KV- und PV immer, auch wenn keine Beiträge abgeführt werden (z.b. privatversichert). Die Betragsspalten bleiben dann leer bzw. werden mit 0,00 ausgewiesen. 8.) Abzüge gem. EBV Die Werte entsprechen den Werten aus der Spalte Betrag mit folgender Ausnahme: >>> auf den Arbeitnehmer abgewälzte Pauschalsteuern (siehe Punkt 6 b). 9.) Nettoentgelte Zukünftig werden zwei Nettowerte ausgegeben: Nettoentgelt gem. EBV - der Wert wird in der vorletzten Spalte ausgegeben Berechnung: Summe EBV-Brutto minus Abzüge EBV. Nettoentgelt (wie bisher) der Wert wird in der letzten Spalte ausgegeben Berechnung: Summe Brutto minus gesetzliche Abzüge. 10.) Blöcke Erstattungen, Abzüge, Auszahlung, Überweisung Hier haben sich keine Veränderungen ergeben, lediglich die Überschriften mussten ggf. stellengerecht angepasst werden. Aufgrund der anstehenden Umstellung auf SEPA wurde bereits die Ausgaben von IBAN und BIC mit vorgesehen.