Klaus Seifert Prozeßmanagement für die öffentliche Verwaltung Mit Geleitworten von Prof. Dr. Jürgen Weber und Prof. Dr. Ing. habil. Dieter Specht DeutscherUniversitäts Verlag
Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis XVII 1 Einleitung 1 2 Definitorische Grundlagen 5 2.1 Der Verwaltungsbegriff 5 2.2 Der Verwaltungsbetrieb 6 2.2.1 Abgrenzung des Verwaltungsbetriebs 7 2.2.2 Gliederung der Verwaltungsbetriebe 10 2.2.3 Leistungen der Verwaltungsbetriebe 13 2.3 Das System" Verwaltungsbetrieb 15 2.3.1 Der Systemansatz 16 2.3.2 Die Subsysteme des Verwaltungsbetriebs 17 2.3.3 Das Führungssystem 20 2.3.3.1 Das Zielsystem 22 2.3.3.2 Das Planungssystem 28 2.3.3.3 Das Kontrollsystem 31 2.3.3.4 Das Informationsversorgungssystem 33 2.3.3.5 Das Controllingsystem 35 3 Funktionen der Kostenrechnung in Verwaltungsbetrieben 41 3.1 Klärung grundsätzlicher Begriffe 41 3.1.1 Der Begriff Wirtschaftlichkeit" 41 3.1.2 Der Begriff Kosten" 45 3.2 Die Kostenmanagementfunktionen 47 3.2.1 Die Planungsfunktion 47 3.2.2 Die Steuerungsfunktion 48 3.2.3 Die Kontrollfunktion 50 3.3 Die Kalkulationsfunktion 51
XII Inhaltsverzeichnis 4 Kostenmanagement in Verwaltungsbetrieben 55 4.1 Die kamerale Haushaltsrechnung 56 4.1.1 Das kamerale Rechnungswesen 56 4.1.2 Die Verwaltungskameralistik 58 4.1.2.1 Der Haushaltsplan 58 4.1.2.2 Die kameralistische Buchführung 62 4.1.2.3 Die kamerale Rechnungslegung 64 4.1.3 Abgrenzung zur Doppik 65 4.1.4 67 4.1.4 Kritische Würdigung der Verwaltungskameralistik 67 4.2 Kostenrechnungssysteme 68 4.2.1 Die Erweiterte Kameralistik 68 4.2.1.1 Entwicklung und Einsatzbereich 68 4.2.1.2 Rechnungsziele 69 4.2.1.3 Kostenartenrechnung 70 4.2.1.4 Kostenstellenrechnung 73 4.2.1.5 Kostenträgerrechnung 74 4.2.2 Weitere Verfahren 76 4.2.2.1 Die Betriebskameralistik 76 4.2.2.2 Traditionelle Kostenrechnungssysteme erwerbswirtschaftlicher Betriebe 77 4.3 Verfahren zur Kostenreduktion 82 4.3.1 Planning Programming Budgeting System 83 4.3.2 Zero-Base Budgeting 85 4.3.3 Gemeinkostenwertanalyse 87 4.3.4 Weitere Verfahren 89 5 Anforderungen an das Kostenmanagement kommunaler Verwaltungsbetriebe 93 5.1 Übergang zu einer neuen Steuerung in der Kommunalverwaltung 93 5.2 Das Neue Steuerungsmodell 96 5.2.1 Kontraktmanagement 96 5.2.2 Dezentralisierung der Ressourcenverantwortung 98 5.2.3 Outputsteuerung 99 5.2.4 Aktivierung des Wettbewerbs 101 5.2.5 Steuerungs- und Controllingbereich 102
Inhaltsverzeichnis 5.3 Auswirkungen auf das Kostenmanagement 104 5.3.1 Anforderungen der Planung 104 5.3.2 Anforderungen der Steuerung 109 5.3.3 Anforderungen der Kontrolle 112 5.4 Leistungsfähigkeit traditioneller Verfahren und Instrumente 114 5.4.1 Kritische Würdigung der Erweiterten Kameralistik 114 5.4.2 Kritische Würdigung der traditionellen Kostenrechnung 117 5.4.3 Kritische Würdigung der Verfahren zur Kostenreduktion 122 6 Empirische Untersuchung zum Stand des Kostenmanagements in der Kommunal Verwaltung 125 6.1 Konzept 126 6.1.1 Aufbau der Untersuchung 126 6.1.2 Ausgestaltung des Fragebogens 127 6.2 Durchführung 129 6.3 Auswertung der Ergebnisse 130 6.3.1 Gesamtauswertung 130 6.3.1.1 Eingesetzte Systeme der Finanzbuchhaltung 130 6.3.1.2 Einsatz von Kostenrechnungssystemen 130 6.3.1.3 Eingesetzte Kostenrechnungssysteme 131 6.3.1.4 Funktionen eingesetzter Kostenrechnungssysteme 132 6.3.1.5 Neues Steuerungsmodell 133 6.3.1.6 Realisierung des Neuen Steuerungsmodells; Status quo Prozeßmanagement... 133 6.3.2 Auswertung Gemeinden 134 6.3.2.1 Auswertung Größenklasse 1 135 6.3.2.2 Auswertung Größenklasse 2 138 6.3.2.3 Auswertung Größenklasse 3 141 6.3.2.4 Auswertung Größenklasse 4 145 6.3.3 Auswertung Landkreise 148 6.3.3.1 Auswertung Größenklasse 1 148 6.3.3.2 Auswertung Größenklasse 2.-...-. 151 6.4 Abschließende Würdigung 155
XTV Inhaltsverzeichnis 7 Prozeßmanagement - Ein Instrument zur Planung, Steuerung und Kontrolle der Leistungserstellung 157 7.1 Prozeßmanagement - Eine ganzheitliche Optimierungsphilosophie 158 7.2 Leitmotiv Kundenorientierung" versus Bürgerorientierung 160 7.3 Die Bausteine von Prozeßmanagement 163 7.4 Prozeßkostenmanagement 165 7.4.1 Entwicklung der Prozeßkostenrechnung 165 7.4.2 Ziele der Prozeßkostenrechnung 167 7.4.3 Einordnung und Aufbau der Prozeßkostenrechnung 170 7.4.4 Tätigkeitsanalyse und Aufbau einer Prozeßhierarchie 174 7.4.5 Bereichsorientierte Planungs- und Kontrollrechnung 177 7.4.5.1 Konzeptioneller Aufbau 177 7.4.5.2 Kostenplanung 179 7.4.5.3 Kostenkontrolle und Abweichungsanalyse 183 7.4.5.4 Kritische Würdigung 188 7.4.6 Produktorientierte Planungs- und Kontrollrechnung 190 7.4.6.1 Konzeptioneller Aufbau 191 7.4.6.2 Kritische Würdigung 194 7.4.7 Produktkalkulation 195 7.4.7.1 Konzeptioneller Aufbau 195 7.4.7.2 Kritische Würdigung 198 7.5 Prozeßqualitätsmanagement 200 7.5.1 Begriff des Qualitätsmanagements 200 7.5.2 Bedeutung eines Qualitätsmanagements für Verwaltungsbetriebe 202 7.5.3 Dimensionen der Qualität und Prozeßqualitätsmanagement 204 7.5.4 Der Regelkreis des Qualitätsmanagements 207 7.5.5 Messung der Prozeßqualität 210 7.5.5.1 Operationalisierung der Prozeßqualität 210 7.5.5.2 Prozeßschnittstellen als Meßpunkte 212 7.5.5.3 Instrumente zur Messung der Prozeßqualität 215 7.5.6 Aufbau der Planung und Kontrolle 218 7.6 Prozeßzeitmanagement 223 7.6.1 Begriff des Time-Based Managements 223 7.6.2 Die Durchlaufzeit im Kontext des Prozeßzeitmanagements 225
Inhaltsverzeichnis XV 7.6.3 Beschleunigung der Durchlaufzeit 227 7.6.4 Messung der Durchlaufzeit 230 7.6.4.1 Bedeutung der Prozeßschnittstellen 230 7.6.4.2 Genauigkeit der Kennzahlen 233 7.6.4.3 Verfahren zur Messung der Durchlaufzeit 234 7.6.5 Aufbau der Planung und Kontrolle 237 7.7 Prozeßoptimimierung 241 7.8 Instrumentelle Ausgestaltung von Prozeßmanagement zur Unterstützung des Reformansatzes Neues Steuerungsmodell 247 7.8.1 Gestaltungskriterien 247 7.8.2 Aufbauorganisation 250 7.8.3 Schematischer Aufbau des Konzeptes 253 7.8.4 Bereichsbezogene Instrumente 258 7.8.4.1 Planung und Kontrolle der Leistungserstellung 258 7.8.4.2 Generierung von Fachbereichsbudgets 266 7.8.4.3 Generierung von Dienstleisterbudgets 273 7.8.5 Produktbezogene Instrumente 278 7.8.5.1 Planung und Kontrolle der Leistungserstellung 278 7.8.5.2 Generierung von Produktbudgets 284 7.8.5.3 Produktkalkulation 289 7.8.5.4 Kundenzufriedenheits- und Produktanalysen 293 7.8.6 Informationsversorgung des Kontraktmanagements 296 7.8.7 Anbindung an das Rechnungswesen einer Kommunalverwaltung 301 8 Schlußbetrachtung 307 Literaturverzeichnis 311 Anlagen 331