Überprüfungsausschuss

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1 Überprüfungsausschuss Verfasser: Hauser Thomas Hauser Thomas Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner 2013

2 VORTRAGSABLAUF ÜBERPRÜFUNGSAUSSCHUSS AUFGABEN, ZUSAMMENSETZUNG, PRÜFUNGSGEBIETE KAMERALISTIK AUFBAU, VERBUCHUNG, HAUSHALTSSTELLE, KONTEN siehe auch KUFGEM KASSENPRÜFUNG siehe auch KUFGEM EDV AUSWERTUNGEN siehe auch KUFGEM RECHNUNGSABSCHLUSS siehe auch KUFGEM AUFBAU, ABSCHLÜSSE, BEILAGEN Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

3 KONTROLLE IN DER ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG VERTRAUEN IST GUT KONTROLLE IST BESSER NOTWENDIGKEIT DER KONTROLLE GESETZLICHE REGELUNGEN, VOLKS- UND BETRIEBSWIRTSCHAFTLICHE DENKANSÄTZE INSTITUTIONEN DER KONTROLLE (LANDES-)RECHNUNGSHOF AUFSICHTSBEHÖRDE ÜBERPRÜFUNGSAUSSCHUSS Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

4 ÜBERPRÜFUNGSAUSSCHUSS GESETZLICHE REGELUNGEN 109 BIS 112 TGO UND 23 GHV TGO 2001 (GEMEINDEVERBÄNDE) Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

5 ZUSAMMENSETZUNG DES ÜBERPRÜFUNGSAUSSCHUSSES KOLLEGIALORGAN ANZAHL DER MITGLIEDER BESTIMMT DER GEMEINDERAT OBMANN, OBMANN-STELLVERTRETER ERSATZMITGLIEDER SACHVERSTÄNDIGE MIT BERATENDER STIMME Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

6 AUSSCHLIESSUNGSGRÜNDE BÜRGERMEISTER BÜRGERMEISTER-STELLVERTRETER ANORDNUNGSBEVOLLMÄCHTIGTE AMTSLEITER, FINANZVERWALTER, KASSENBEDIENSTETE Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

7 110 KASSENPRÜFUNG 110 ABS. 1 TGO MINDESTENS IN JEDEM 3. MONAT BEI WECHSEL DES BÜRGERMEISTERS, BÜRGERMEISTERSTELLVERTRETERS ODER FINANZVERWALTERS HAUPTKASSE, NEBENKASSEN, SONDERKASSEN Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

8 UMFANG DER KASSENPRÜFUNGEN 110 ABS. 2 TGO PRÜFUNG DER KASSENBESTÄNDE PRÜFUNG DER BUCHUNGEN UND BELEGE PRÜFUNG DER ORDNUNGSGEMÄßEN FÜHRUNG (NACHVOLLZIEHBARE AUFZEICHNUNGEN) PRÜFUNG DER EINHALTUNG DER ANSÄTZE DES VORANSCHLAGES (ÜBERSCHREITUNGSBEWILLIGUNGEN) Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

9 PRÜFUNGSUMFANG KASSENFÜHRUNG, GEBARUNG DER GEMEINDE GEBARUNG DER WIRTSCHAFTL. UNTERNEHMEN GESETZMÄSSIGKEIT, SPARSAMKEIT, WIRTSCHAFTLICHKEIT, ZWECKMÄSSIGKEIT AUSKUNFTSPFLICHT, UNTERLAGEN ZUR VERFÜGUNG STELLEN NICHT: ÜBERTRAGENER WIRKUNGSBEREICH, GESELLSCHAFTEN wie z.b. GMBH, KG Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

10 112 BERICHTE AN DEN GEMEINDERAT NIEDERSCHRIFT ÜBER DIE KASSENPRÜFUNG NIEDERSCHRIFT ÜBER DIE VORPRÜFUNG DER JAHRESRECHNUNG ÜBERMITTLUNG DER NIEDERSCHRIFTEN DEM BÜRGERMEISTER ZUR ALLFÄLLIGEN STELLUNGNAHME VORLAGE AN DEN GEMEINDERAT ANORDNUNGEN ZUR MÄNGELBEHEBUNG Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

11 WEITERE PRÜFUNGSGEBIETE EINHEBUNG DER ABGABEN UND GEBÜHREN, MAHNWESEN DURCHLAUFERGEBARUNG VERGABE- UND BESTELLWESEN FINANZLAGE, SCHULDEN, RÜCKLAGEN PERSONALWIRTSCHAFT PLANUNG UND ABWICKLUNG VON BAUVORHABEN MITTELFRISTIGE FINANZPLANUNG Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

12 WEITERE PRÜFUNGSGEBIETE ORGANISATION DER VERWALTUNG VERSICHERUNGEN, VERTRÄGE (MIETEN) PRÜFUNG VON GEMEINDEEINRICHTUNGEN WIRTSCHAFTSHOF GEBÜHRENKALKULATIONEN, KOSTENDECKUNGSGRAD SINNVOLLE UM- ODER AUSGLIEDERUNGEN Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

13 PRÜFUNG DER ABGABEN UND GEBÜHREN VORAUSSETZUNGEN FÜR ABGABENAUSSCHREIBUNG (VERORDNUNG) AKTENFÜHRUNG, ABGABENBUCHHALTUNG ERFASSUNG DER ABGABEPFLICHTIGEN NACHWEISE (HEBELISTEN, BAUAKTENTAGEBUCH, PERSONENKONTEN) UNTERLAGEN IN ABGABEAKTEN ABGABENBUCHHALTUNG HAUSHALTSBUCHHALTUNG SOLLSTELLUNGEN BEI FÄLLIGKEIT über Steuerprogramm Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

14 PRÜFUNG DER ABGABEN UND GEBÜHREN EINGANG UND VOLLSTÄNDIGKEIT VON ABGABENERKLÄRUNGEN BEFREIUNGSTATBESTÄNDE ÜBERWACHUNG DER ZAHLUNGSEINGÄNGE HANDHABUNG DES MAHNVERFAHRENS VERSPÄTUNGS-, SÄUMNISZUSCHLÄGE ZAHLUNGSERLEICHTERUNGEN, RATENZAHLUNGEN ABSCHREIBUNG UNEINBRINGLICHER ABGABEN Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

15 PRÜFUNG EINES BAUVORHABENS UNTERLAGEN BESORGEN (PROTOKOLLE, FINANZIERUNGSPLÄNE, AUSSCHREIBUNGEN, AUFTRAGSVERGABEN) PRÜFUNG DER AUSSCHREIBUNGSVERFAHREN PRÜFUNG DER SCHLUSSBRIEFE PRÜFUNG DER RECHNUNGEN UND BELEGE BAUZEITPLAN, ENDABRECHNUNG AUSSCHÖPFUNG VON FÖRDERUNGEN EINHALTUNG DER KOSTEN, FINANZIERUNG Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

16 PRÜFUNG DES PERSONALWESENS PERSONALSTAND, DIENSTPOSTEN- u. STELLENPLAN BESTEHEN FÜR ALLE DIENSTVERTRÄGE ZUGRUNDELIEGENDE GEMEINDERATSBESCHLÜSSE EINSTUFUNGEN ZULAGEN, NEBENGEBÜHREN, REISEKOSTEN ANORDNUNG VON ÜBERSTUNDEN FÜHRUNG VON PERSONALAKTEN, URLAUBSAUFZEICHNUNGEN Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

17 PRÜFUNG VON GEMEINDEEINRICHTUNGEN WIE IST DIE EINRICHTUNG ORGANISIERT? WELCHE EINNAHMEN STEHEN DEN AUSGABEN GEGENÜBER? WIE IST DER KOSTENDECKUNGSGRAD? WIE IST DIE PERSONALKOSTENENTWICKLUNG? WIE IST DIE BETRIEBSKOSTENENTWICKLUNG? WIE IST DAS BESCHAFFUNGSWESEN ORGANISIERT? WO GIBT ES EINSPARUNGSMÖGLICHKEITEN? GIBT ES MÖGLICHKEITEN ZU KOOPERATIONEN? Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

18 VERWALTUNGSBUCHFÜHRUNG KAMERALISTIK Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

19 VERWALTUNGSBUCHFÜHRUNG KAMERALISTIK Das Rechnungswesen der Gemeinden ist im Allgemeinen nach den Grundsätzen der Verwaltungsbuchführung (KAMERALISTIK) eingerichtet. Sie wird als Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in Form einer Soll-Rechnung (VORSCHREIBUNG) und einer Ist-Rechnung (ABSTATTUNG) geführt Im Gegensatz zur Doppik, wo die Ermittlung des erfolgswirtschaftlichen Ergebnisses im Mittelpunkt steht (Gewinn bzw. Verlust), steht für die kamerale Verrechnung die Frage des Deckungserfolges im Vordergrund (inwieweit gelingt es, die Ausgaben durch Einnahmen zu decken). DIE WICHTIGSTEN MERKMALE DER VERWALTUNGSBUCHFÜHRUNG SIND: EIGENER KONTENPLAN VORSCHREIBUNGSPRINZIP BRUTTOVERRECHNUNG TRENNUNG IN ANORDNUNG UND VOLLZUG Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

20 AUFBAU DES KAMERALEN RECHNUNGSWESENS Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

21 JAHRESWIRTSCHAFT DER GEMEINDE ORDENTLICHER HAUSHALT AUSSERORDENTLICHER HAUSHALT FORTDAUERNDE GEBARUNG laufende Einnahmen z. B. Steuern, Ertragsanteile, Mieteinnahmen, Gebühren etc. laufende Ausgaben z. B. Gehälter, Schuldendienst, Betriebsaufwand etc. EINMALIGE GEBARUNG Alle dem Grunde oder der Höhe nach einmaligen Ausgaben und Einnahmen. z. B. größere Sanierungen und Anschaffungen Grundstücksankäufe Grundstückserlöse Bedarfszuweisungen etc. Darin sind nur jene Vorhaben zu führen, wenn die dafür anfallenden Ausgaben ganz oder teilweise aus außerordentlichen Einnahmen bestritten werden sollen. Als ao. Einnahmen gelten: Entnahme aus Sonderrücklagen Erlöse aus der Veräußerung von Anlagevermögen, soweit sie nicht zum Erwerb gleichartigen Vermögens verwendet werden Überschüsse aus den im ao. Haushalt abgeschlossenen Vorhaben Darlehensaufnahmen ES IST DIE ART DER BEDECKUNG MASSGEBEND DAFÜR, OB EINE AUSGABE/EINNAHME ALS ORDENTLICHE ODER AUSSERORDENTLICHE ZU BEZEICHNEN IST! Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

22 LAUFENDE UND EINMALIGE GEBARUNG Mit dieser Bestimmung werden die Gemeinden angewiesen, die Gebarung des ordentlichen Haushaltes in eine FORTDAUERNDE und EINMALIGE zu trennen und zu verrechnen. Unterscheidungsmerkmal: FORTDAUERNDE Gebarung = regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

23 LAUFENDE GEBARUNG Beispiele laufende Einnahmen Beispiele laufende Ausgaben Verkaufs- und Leistungserlöse Bezüge der Organe Sonst. Einn. aus wirtschaftlicher Tätigkeit Personalaufwand Bezugsvorschüsse (Rückzlg. gewährter Darlehen) Pensionen und sonst. Ruhegenüsse Eigene Steuern Bezugsvorschüsse (Gewährung von Darlehen) Abgabenertragsanteile Gebrauchs- u. Verbrauchsgüter, Handelswaren Benützungsgebühren n. d. FAG Sonst. Verwaltungs- und Betriebsaufwand Lfd. Transferzahlungen (Zuschüsse, Beiträge) Lfd. Transferzahlungen (Zuschüsse, Beiträge) Gewinnentnahmen v. Unternehmen u. mbb. Gewinnentnahme v. Unternehmen u. mbb. Abgaben n. d. TBO Lfd. Zuführung an Rücklagen Sonstige fortdauernde Einnahmen Schuldzinsen Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

24 EINMALIGE GEBARUNG einmalige Gebarung = nach Art und Höhe zeitlich vereinzelte Leistungen Beispiele einmalige Einnahmen Beispiele einmalige Ausgaben Rechnungsüberschuss Vorjahr Rechnungsabgang Vorjahr Veräußerung unbewegliches Vermögen Erwerb unbewegliches Vermögen Veräußerung bewegliches Vermögen Erwerb bewegliches Vermögen Veräußerung immaterieller Güter Erwerb immaterieller Güter Rückzahlung gewährter Darlehen (einmalig) Darlehensgewährung (einmalig) Darlehensaufnahmen Schuldentilgung (einmalig) Entnahme aus Rücklagen Zuführung an Rücklagen (einmalig) Kapitaltransferzahlungen Kapitaltransferzahlung ITZ zw. Unternehmen und mbb. der Gemeinde ITZ zw. Unternehmen und mbb. der Gemeinde Sonstige einm. und ao. Einnahmen Sonstige einm. und ao. Ausgaben Zuführung aus dem oh. u. Rückf. aus dem aoh. Zuführung an den aoh. u. Rückf. an den oh. DIE GEWISSENHAFTE TRENNUNG IN FORTDAUERNDE UND EINMALIGE GEBARUNG IST INSBESONDERE IN HINBLICK AUF DIE BEURTEILUNG DER FINANZLAGE DER GEMEINDE UND IHREN VERSCHULDUNGSGRAD VON GROßER BEDEUTUNG. Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

25 VERBUCHUNG HAUSHALTSSTELLE siehe auch KUFGEM Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

26 HAUSHALTSSTELLE Einnahmen und Ausgaben sind nach der VRV wie folgt zu gliedern: nach haushaltswirtschaftlichen Gesichtspunkten (HAUSHALTSHINWEIS) 1/ Ausgabe ordentlicher Haushalt 2/ Einnahme ordentlicher Haushalt 5/ Ausgabe außerordentlicher Haushalt 6/ Einnahme außerordentlicher Haushalt 9/ Ausgaben Durchlaufergebarung 0/ Einnahmen Durchlaufergebarung nach funktionellen Gesichtspunkten (ANSATZ) und nach ökonomischen Gesichtspunkten (POST). Um eine Einnahme oder Ausgabe genau zuordnen zu können, bedarf es somit einer nach drei Gesichtspunkten erstellten Gliederung: Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

27 HAUSHALTSSTELLE HAUSHALTS-(VORANSCHLAGS-)STELLE Beispiel: 1/612000/ Gemeindestraßen, Instandhaltung Dorfbichl einmalig VA Dekade Bezeichnung Hhst. Erläuterung H H H A N S A T Z P O S T 1 ordentliche Ausgabe 1 Ausgabe im ordentlichen Haushalt 1 Gruppe 6 Straßen- u. Wasserbau, Verkehr 2 Abschnitt 1 Straßenbau 3 Unterabschnitt 2 Gemeindestraßen 4 Teilabschnitt 0 Gemeindestraßen 5 Teilabschnitt 0 6 Teilabschnitt 0 1 Postenklasse 6 Sonst. Verwaltungs- u. Betriebsaufwand 2 Postenunterklasse 1 Instandhaltung 3 Postengruppe 1 Instandhaltung Straßenbauten 4 Postenstelle 9 einmalige Instandhaltung Straßenbauten 5 Postenstelle 0 6 Postenstelle 1 Bei der Voranschlagsstelle 1/ erfolgt also die einmalige Instandhaltung der Gemeindestraße "Dorfbichl". Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

28 KASSENPRÜFUNG durch ÜBERPRÜFUNGSAUSSCHUSS gemäß 22 und 23 GHV 2012 siehe auch KUFGEM Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

29 KASSENPRÜFUNG durch den ÜBERPRÜFUNGSAUSSCHUSS 22 GHV 2012 Aufnahme des IST-BESTANDES (=TATSÄCHLICHER KASSENBESTAND) Bargeldaufnahme (sofern Barhauptkasse) Kassier zählt Bargeld vor! Stand lt. Kontoauszug vom SUMME des IST-BESTANDES Aufnahme des SOLL-BESTANDES (=BUCHMÄSSIGER KASSENBESTAND) lt. TAGESABSCHLUSS vom... Summe der gebuchten Einnahmenabstattung 201. :. - Summe der gebuchten Ausgabenabstattung 201. :. SUMME des SOLL-BESTANDES Der Vergleich des KASSEN-IST mit dem SOLL-BESTAND ergibt daher... Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

30 KASSENPRÜFUNG durch den ÜBERPRÜFUNGSAUSSCHUSS 22 GHV 2012 FEHLBETRÄGE sind zu ersetzen KASSENÜBERSCHÜSSE sind bis zur Klärung als Verwahrgelder zu behandeln AUFNAHME der GELDVERWALTUNGS- STELLEN und NEBENKASSEN sowie SONDERKASSEN AUFNAHME weiterer GELDWERTBESTÄNDE z.b. RÜCKLAGEN, WERTPAPIERE Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

31 KASSENPRÜFUNG durch den ÜBERPRÜFUNGSAUSSCHUSS 22 GHV 2012 Die Prüforgane, der Kassier und allfällige sonst an der Kassenprüfung beteiligte Personen haben den Kassenbestandsausweis zu unterfertigen. Die Bediensteten der Finanzverwaltung haben weiters die Erklärung zu unterfertigen, dass a) die zur Kassenprüfung vorgelegten Buchhaltungsunterlagen die gesamte Finanzverwaltung umfassen, b) alle Ein- und Auszahlungen in die Bücher und Aufzeichnungen eingetragen sind, c) alle kasseneigenen Gelder im Kassenbestandsausweis enthalten sind und d) sich im Kassenbestand keine fremden Gelder befinden. Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

32 Prüfung der Buchungen und Belege durch den ÜBERPRÜFUNGSAUSSCHUSS 23 GHV GHV 2012 Die Prüforgane haben im Anschluss an die Kassenbestandsaufnahme die Buchungen und Belege und die ordnungsgemäße Führung der Kassen zu prüfen. Dabei ist insbesondere auf die Höhe der Einnahmenrückstände und auf ausständige Vorschreibungen von Steuern und Gebühren zu achten. Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

33 Prüfung der Buchungen und Belege durch den ÜBERPRÜFUNGSAUSSCHUSS 23 GHV 2012 ÜBERPRÜFUNG ÜBEREINSTIMMUNG ZWISCHEN BUCHUNGEN UND BELEGEN KEINE ZAHLUNG UND BUCHUNG OHNE BELEG RECHTSTITEL, GESETZLICHE GRUNDLAGE, BESCHLUSS SACHLICHE UND RECHNERISCHE RICHTIGKEIT HAUSHALTSMÄSSIGE BEDECKUNG ZAHLUNGSVOLLZUG KOLLEKTIVZEICHNUNG ABZUG VON SKONTI UND RABATTEN VORSTEUERABZUG Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

34 EDV AUSWERTUNGEN siehe KUFGEM Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

35 RECHNUNGSABSCHLUSS JAHRESRECHNUNG siehe auch KUFGEM Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

36 RECHNUNGSABSCHLUSS RECHNUNGSJAHR KASSENABSCHLUSS (muss mit Kontoauszügen übereinstimmen) AUSLAUFMONAT BESCHLUSSFASSUNG BIS HAUSHALTSÜBERWACHUNG ÜBERSCHREITUNGSBEWILLIGUNGEN BESCHLÜSSE FÜR ERMESSENSAUSGABEN (ZUSCHÜSSE, SUBVENTIONEN) NACHWEISE (BEILAGEN) Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

37 111 PRÜFUNG DES RECHNUNGSABSCHLUSSES KONTROLLE DER EINHALTUNG DES VORANSCHLAGES AUFKLÄRUNG ERHEBLICHER ABWEICHUNGEN SACHLICHE UND RECHNERISCHE RICHTIGKEIT GESETZMÄßIGKEIT UND WIRTSCHAFTLICHKEIT RECHNUNGSERGEBNIS, KASSENERGEBNIS, DURCHLAUFERGEBARUNG, TRANSFER- ZAHLUNGEN, EINNAHMENRÜCKSTÄNDE, AO. VORHABEN Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

38 GLIEDERUNG DES RECHNUNGSABSCHLUSSES KASSEN(IST-)ABSCHLUSS ABSCHLUSS ORDENTL. HAUSHALT (9 GRUPPEN) ABSCHLUSS AO. HAUSHALT RECHNUNGS(SOLL-)ABSCHLUSS QUERSCHNITT TGO QUERSCHNITT VRV Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

39 BEILAGEN ZUM RECHNUNGSABSCHLUSS ERMITTLUNG DER FINANZLAGE (3-JAHRESVERGLEICH) PERSONALAUFWAND DIENSTPOSTENNACHWEIS ZUWEISUNGEN, ZUSCHÜSSE, BEITRÄGE VERGÜTUNGEN ZW. VERWALTUNGSZWEIGEN GEWÄHRTE DARLEHEN UND VERWALTUNGSFORDERUNGEN RÜCKLAGEN, WERTPAPIERE, BETEILIGUNGEN HAFTUNGEN LEASINGVERPFLICHTUNGEN Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

40 BEILAGEN ZUM RECHNUNGSABSCHLUSS SCHULDENSTAND UND SCHULDENDIENST NACH BEDECKUNG UND GLÄUBIGERN VORANSCHLAGSUNWIRKSAME GEBARUNG ORDENTLICHER HAUSHALT NACH GRUPPEN AO. HAUSHALT NACH GRUPPEN ANLAGEVERMÖGEN VERMÖGENS- UND SCHULDENRECHNUNG FÜR MARKTBESTIMMTE BETRIEBE Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

41 BESCHLUSS ÜBER DEN RECHNUNGSABSCHLUSS 108 ABS. 2 VIZEBÜRGERMEISTER ÜBERNIMMT DEN VORSITZ BÜRGERMEISTER WIRD VERTRETEN GESAMTSUMMEN DER VORSCHREIBUNGEN UND ABSTATTUNGEN RECHNUNGSERGEBNIS DES ORDENTL. UND DES AO. HAUSHALTS KASSENBESTAND ZUM ENDE DES KALENDERJAHRES Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

42 Danke für Ihre Aufmerksamkeit! Danke der Firma KUFGEM für die Auswertungen und Ausdrucke! Bezirkshauptmannschaft Innsbruck Gemeindeaufsicht Stand: Jänner

43 Beschreibung KIM Auswertungsmöglichkeiten Inhaltsangabe 1 Auswertungen Tagesabschlüsse Buchungsarten Haushaltskonten Lieferantenkonten Steuerkonten Haushaltsüberwachungsliste Lieferanten offene Rechnungsliste Steuern offene Postenliste Kommunalsteuerliste Jahresrechnung Kassen-Ist-Abschluss Übersicht OH Einnahmen und Ausgaben inkl. Ergebnis Soll Übersicht AOH Einnahmen und Ausgaben inkl. Ergebnis Gesamt Haushaltsquerschnitt = Kennzahlenauswertung Vergleich Vorjahre incl. Verschuldungsgrad Rücklagennachweis - Vergleich mit Sparbüchern Haftungsnachweis Nachweis Wertpapiere und Beteiligungen Schuldennachweis nach Gläubigerart Durchläufergebarung Darstellung Haushaltsstellen ordentlicher Haushalt Darstellung Haushaltsstellen außerordentlicher Haushalt Versionsdatum: Armin Larcher Seite 1 von 22

44 KIM-Auswertungen 1 Auswertungen 1.1 Tagesabschlüsse Abgesehen vom Buchungsjournal werden zwei wichtige Auswertungen beim Tagesabschluss gedruckt welche viel Information über den finanziellen Stand der Gemeinde geben: Buchungsjournal Rechnungswesen: Im Journal Rechnungswesen werden die reinen Haushaltsbuchungen, aber auch Lieferantenbuchungen, Schuldenbuchungen und Vermögensbuchungen gedruckt. Die Belegnummer muss mit den Belegnummern auf den einzelnen Belegen übereinstimmen die Journalnummer ist eine interne Nummer, die vom Programm automatisch vergeben wird die Journalnummer muss lückenlos vorhanden sein und darf jeweils nur einmal vergeben sein. Buchungsjournal Steuern und Abgaben: Im Journal für den Steuernbereich werden alle Buchungen, die auf die Steuerpflichtigen durchgeführt wurden, gedruckt. Am Ende des Journals werden die Summen pro Haushaltsstelle, pro Zahlweg und pro Ust-Art dargestellt, diese werden in der Folge in den Haushaltsbereich übernommen. Versionsdatum: Armin Larcher Seite 2 von 22

45 KIM-Auswertungen Gebarungsartensummen: Für den Druck des Tagesabschlusses kann hier ein Text erfasst werden, der dann unter den Gebarungsartensummen angedruckt wird. Abwicklung Vorjahr OH (Differenz muss 0 sein!) Soll-Ergebnis OH Ist-Ergebnis OH = Geldbestand OH schließliche Reste Einnahmen: Ertragsanteile, offene Steuern Ausgaben: Landesumlage, Lieferantenrechnungen Für die Zeilen Hinweis (HW) 6 und 5 gilt dasselbe wie für den OH. Anschließend werden die Summen für die Durchläufergebarung gedruckt: Soll-Ergebnis Durchläufer muss immer 0 sein!! schließliche Reste Einnahmen: z. B. Vorsteuer vom Finanzamt Ausgaben: z. B. Mehrwertsteuer ans Finanzamt, Lohnsteuer, Krankenkassenbeiträge usw. Versionsdatum: Armin Larcher Seite 3 von 22

46 KIM-Auswertungen Bei den Gesamtsummen ist das derzeitige Gesamt-Soll-Ergebnis und das Gesamt-Ist-Ergebnis ersichtlich: Im folgenden Abschnitt sind die Summen der Zweitkonten angeführt: * Vermögen (Rücklagen, Anlagevermögen, Wertpapiere) * Darlehen, Haftungen bzw. Leasingverpflichtungen Zahlungswege: Die Endstände müssen mit den Kontoauszügen bzw. dem Stand der Barkasse ident sein. Achtung, wenn zwei Buchhaltungsjahre offen sind, dann müssen die Salden der zwei offenen Jahre zusammengezählt werden! Die Verrechnungs- und Umbuchungszahlwege (im Beispiel 1 und 2) müssen als Saldo immer 0 aufweisen. Ist dies nicht der Fall, dann ist diese Differenz aufzuklären! In der Zeile Differenz: werden die Zahlungswegsalden mit den gebuchten Beträgen auf den Haushaltsstellen verglichen eine allfällige Differenz muss ehestens mit der KufGem geklärt werden! Häufigster Grund für einen Fehler ist hier, dass im Steuern/Abgabenprogramm gebucht wurde und im Zuge des Tagesabschlusses die Übernahme der Steuerbuchungen in den Haushalt vergessen wurde. Versionsdatum: Armin Larcher Seite 4 von 22

47 KIM-Auswertungen 1.2 Buchungsarten Im Endeffekt werden alle Buchungen auf Haushaltsstellen durchgeführt, egal über welchen Bereich die Buchung erfolgt. Folgende Arten von Buchungen gibt es: Direkte Haushaltsbuchungen auf die Haushaltsstellen. Lieferantenbuchungen Im Zuge der Buchung wird eine oder mehrere Haushaltsstellen eingetragen, auf die dann die Buchung übertragen wird. Haushaltsstelle Steuerbuchungen Auf der Abgabenart ist hinterlegt auf welche Haushaltsstelle die Buchung dann summiert pro Tagesabschluss übernommen wird. Versionsdatum: Armin Larcher Seite 5 von 22

48 KIM-Auswertungen 1.3 Haushaltskonten Bei den Vorlaufeingaben können eine Vielzahl von Variablen festgelegt werden, hier wird entschieden welche Daten in welcher Form gedruckt werden: Der Ausdruck sieht wie folgt aus, die Ausgabe kann auf einen Drucker oder in ein PDF-File gemacht werden, wenn ein PDF-Drucker installiert ist! Bei manchen Auswertungen kann auch ein Export gemacht werden, dabei wird eine Textdatei erstellt, die in weiterer Folge ins Excel übernommen werden kann. Versionsdatum: Armin Larcher Seite 6 von 22

49 KIM-Auswertungen 1.4 Lieferantenkonten Auch hier gibt es wieder sehr viele Vorlaufeingaben, die entsprechend eingestellt werden müssen/können. Der Aufruf vom Lieferantenkonto ist auch hier möglich. Am Ausdruck wird standardmäßig auch die bebuchte Haushaltsstelle angezeigt, dies kann aber über die Vorlaufeingabe Nummer 7 geändert werden! Versionsdatum: Armin Larcher Seite 7 von 22

50 KIM-Auswertungen 1.5 Steuerkonten Für die Steuerpflichtigen kann ein Kontoauszug gedruckt werden: Auch hier gibt es wieder eine Vielzahl von Möglichkeiten, die festgelegt werden können. Z.B. Abgabensummen drucken, Monatssummen drucken, Belegsummen drucken usw. Versionsdatum: Armin Larcher Seite 8 von 22

51 KIM-Auswertungen 1.6 Haushaltsüberwachungsliste Diese Liste dient zur Überwachung der Einhaltung des Voranschlages, es gibt die Möglichkeit nur Überschreitungen, Unterschreitungen oder alle Konten zu drucken sehr wichtig ist hier die Vorlaufeingabe Nr. 11, mit welcher diese Auswahl getroffen werden kann. Ausgaben: Verglichen wird der genehmigte Voranschlagsbetrag mit den gebuchten Sollstellungen, Bestellungen und eingelangten Rechnungen. Der Kreditrest im Plus bedeutet, dass der Voranschlag noch nicht verbraucht wurde (UNTER). Mit solchen Minderausgaben können Ausgabenüberschreitungen bedeckt werden. Ist der Kreditrest im Minus (ÜBER), dann ist der Voranschlag überschritten = Ausgabenüberschreitung eine Genehmigung ist erforderlich. Einnahmen: UNTER bedeutet, dass noch nicht alle Einnahmen vorhanden sind. ÜBER bedeutet, dass schon mehr als im Voranschlag vorgesehen eingenommen wurde. Mit solchen Mehreinnahmen können Ausgabenüberschreitungen bedeckt werden. Versionsdatum: Armin Larcher Seite 9 von 22

52 KIM-Auswertungen 1.7 Lieferanten offene Rechnungsliste Die aktuell offenen Rechnungen können mit der folgenden Liste gedruckt werden. Versionsdatum: Armin Larcher Seite 10 von 22

53 KIM-Auswertungen 1.8 Steuern offene Postenliste Versionsdatum: Armin Larcher Seite 11 von 22

54 KIM-Auswertungen 1.9 Kommunalsteuerliste Zu dieser Liste gibt es auch eine Summenseite: Versionsdatum: Armin Larcher Seite 12 von 22

55 KIM-Auswertungen 2 Jahresrechnung Der Druck der Jahresrechnung wird von der Gemeinde erstellt, es können die gesamte Jahresrechnung oder auch nur Teile davon gedruckt werden. Ein direkter Druck der Jahresrechnung in eine Datei (PDF-Format) ist nicht vorgesehen. Einige Gemeinden scannen die Jahresrechnung ein und haben sie so im Dateiformat zur Verfügung. Es gibt auch Gemeinden, die einen PDF-Drucker verwenden, wenn über diesen gedruckt wird, dann wird pro Nachweis eine Datei erstellt und diese Dateien müssen dann mit eigenen Programmen zusammengefügt werden. Da diese Methode sehr kompliziert ist, ist sie nicht sehr verbreitet. Im unserem neuen Programm (k5) welches ab 2014 bei den Gemeinden eingesetzt werden kann, ist natürlich eine Dateiausgabe für Voranschlag und Jahresrechnung schon vorgesehen und ohne komplizierten Aufwand jederzeit möglich. In den folgenden Abschnitten werden einige Teile der Jahresrechnung erläutert: 2.1 Kassen-Ist-Abschluss In diesem Nachweis werden die gebuchten Ist-Beträge mit den Bankbeständen verglichen hier ist ersichtlich welche Umsätze tatsächlich auf den verschiedenen Konten getätigt wurden Prüfung Im oberen Teil werden die anfänglichen Kassenbestände (1) dargestellt, diese müssen mit den schließlichen Kassenbeständen (2) in der Jahresrechnung des Vorjahres übereinstimmen! 2. Prüfung Die Summe bei den schließlichen Kassenbeständen (2) muss mit der Summe der Bar- und Bankbestände (3) übereinstimmen. 3. Prüfung Die Zahlwege (4) müssen mit den Kontoauszügen, Barkassenbeständen und Sparbuchständen zum des abzuschließenden Jahres übereinstimmen! Versionsdatum: Armin Larcher Seite 13 von 22

56 KIM-Auswertungen 2.2 Übersicht OH Einnahmen und Ausgaben inkl. Ergebnis Soll In dieser Auswertung werden die Umsätze des Jahres in die einzelnen Gruppen gegliedert, die schließlichen Reste angezeigt und ein Gesamtvergleich der Soll- Buchungen mit dem Voranschlag angezeigt. Im Gesamtabschluss des ordentlichen Haushaltes werden die gesamten Soll- Einnahmen den gesamten Soll-Ausgaben gegenüber gestellt. Die Differenz ist somit der Soll-Überschuss bzw. der Soll-Abgang. Dies wäre das Ergebnis wenn alle Einnahmenrückstände eingehoben und alle Ausgabenrückstände ausbezahlt worden wären! Die Differenz zwischen dem Ist-Ergebnis und dem Soll-Ergebnis ist einerseits durch die Soll-Verbuchung der Ertragsanteile und er Landesumlage im alten Jahr und die Abstattung im neuen Jahr zu erklären. Auf der anderen Seite sind hier auch die offenen Steuereinnahmen und die offenen Lieferantenrechnungen enthalten. Versionsdatum: Armin Larcher Seite 14 von 22

57 KIM-Auswertungen 2.3 Übersicht AOH Einnahmen und Ausgaben inkl. Ergebnis Gesamt Bei der Übersicht über den außerordentlichen Haushalt werden ebenfalls die Umsätze angezeigt und auf der Einnahmenseite zusätzlich das Soll-Ergebnis des AO. Auf der Ausgabenseite wird zusätzlich das Gesamt-Soll-Ergebnis OH + AOH angezeigt. 1 2 Hier muss geprüft werden, ob das Ergebnis Vorjahr (1) mit dem Jahresergebnis (2) der letztjährigen Jahresrechnung übereinstimmt. Die Gesamtübersicht AOH wird einmal nach Gruppen gegliedert und einmal gegliedert nach den einzelnen Vorhaben gedruckt. Bei der Ergebnisermittlung wird daher zweimal das gleiche Ergebnis aufscheinen. Versionsdatum: Armin Larcher Seite 15 von 22

58 KIM-Auswertungen 2.4 Haushaltsquerschnitt = Kennzahlenauswertung In Tirol wurden eigene Kennzahlen eingeführt, welche im Haushaltsquerschnitt dargestellt werden. Hier werden die Einnahmen und Ausgaben grundsätzlich in fortdauernde (laufende) und einmalige Gebarung unterschieden. Ein Vergleich der laufenden Einnahmen mit den laufenden Ausgaben ist sehr interessant und auch im Folgenden für die Ermittlung des Verschuldungsgrades notwendig (siehe Vergleich mit Vorjahre). Aber auch die einmaligen und außerordentlichen Einnahmen/Ausgaben sind natürlich sehr interessant und durch die Zusammenfassung in diesen Kennzahlen sehr aufschlussreich. Versionsdatum: Armin Larcher Seite 16 von 22

59 KIM-Auswertungen 2.5 Vergleich Vorjahre incl. Verschuldungsgrad Im Vergleich Vorjahre werden die fortdauernden Einnahmen und Ausgaben der letzten drei Jahre verglichen. Im Abschnitt Ermittlung der Finanzlage wird in der Zeile 13 bei den Ausgaben das fortdauernde Ergebnis der letzten drei Jahre ohne Schuldendienst dargestellt und in der Zeile 17 das Ergebnis unter Berücksichtigung des Schuldendienstes. Der Verschuldungsgrad ist der Anteil des Schuldendienstes am fortdauernden Überschuss. Ein Verschuldungsgrad von 100 % würde also bedeuten, dass der gesamte fortdauernde Überschuss für den Schuldendienst benötigt wird! Versionsdatum: Armin Larcher Seite 17 von 22

60 KIM-Auswertungen 2.6 Rücklagennachweis - Vergleich mit Sparbüchern Im Rücklagennachweis werden die einzelnen Rücklagen gedruckt, die Stände am Ende des Jahres müssen mit den tatsächlichen Ständen übereinstimmen. 2.7 Haftungsnachweis Haftungen werden meist für Verbände (Abwasser, Altersheim) übernommen. Für eine solche Haftungsübernahme ist ein Gemeinderatsbeschluss und eine aufsichtsbehördliche Genehmigung notwendig. Durch die Tilgungen und Zinsen in der Regel werden diese durch Schuldendienstbeiträge an die Verbände bezahlt wird der Anteil der übernommenen Haftungen immer geringer, bis dann die entsprechenden Darlehen beim Verband getilgt wurden. 2.8 Nachweis Wertpapiere und Beteiligungen Entgegen anderslautenden Medienberichten sind die Stände der Wertpapiere und Beteiligungen sowie die Schuldenstände in der Jahresrechnung anzuführen. Natürlich müssen die Wertpapiere und Beteiligungen auch zum bewertet und entsprechend dargestellt werden. Versionsdatum: Armin Larcher Seite 18 von 22

61 KIM-Auswertungen 2.9 Schuldennachweis nach Gläubigerart Der Schuldennachweis setzt sich aus mehreren Teilen zusammen: 1. Einzelnachweis über die Darlehen Die Darlehensendstände sind mit den tatsächlichen Auszügen der Darlehensgeber abzustimmen. 2. Nachweis über die Schulden gegliedert nach der Bedeckung 3. Nachweis über die Schulden gegliedert nach der Gläubigerart Versionsdatum: Armin Larcher Seite 19 von 22

62 KIM-Auswertungen 2.10 Durchläufergebarung Bei der Durchläufergebarung handelt es sich um Gelder, die entweder von der Gemeinde eingehoben werden und in der Folge weitergeleitet werden müssen oder von der Gemeinde ausbezahlt und später wieder ersetzt werden. Zu beachten sind in diesem Bereich die schließlichen Reste, bestimmte werden sich nicht vermeiden lassen z. B. die Vorsteuer wird von der Gemeinde an den Lieferanten bezahlt und später durch das Finanzamt ersetzt. Da die Ust- Voranmeldung erst später gemacht wird, wird dieser Betrag in der Jahresrechnung als schließlicher Rest aufscheinen. Grundsätzlich muss jeder schließliche Rest erklärbar sein, besonders große Beträge sind genauestens zu überprüfen bzw. zu hinterfragen. Die Prüfung der Durchläufer sollte nicht nur bei der Jahresrechnung, sondern laufend erfolgen! Versionsdatum: Armin Larcher Seite 20 von 22

63 KIM-Auswertungen 2.11 Darstellung Haushaltsstellen ordentlicher Haushalt Die Jahresrechnung wird mit gegenübergestellten Einnahmen und Ausgaben gedruckt. D. h. in der Jahresrechnung werden die einzelnen Einnahmen- Haushaltsstellen auf der linken Seite und die Ausgaben-Haushaltsstellen auf der rechten Seite dargestellt. Die Sortierung erfolgt nach dem Ansatz. Dadurch ist eine gute Übersicht der Einnahmen und der Ausgaben der einzelnen Ansätze möglich. Hier ein Beispiel für den Ansatz Kindergarten: Versionsdatum: Armin Larcher Seite 21 von 22

64 KIM-Auswertungen 2.12 Darstellung Haushaltsstellen außerordentlicher Haushalt Bei den außerordentlichen Vorhaben werden pro Vorhaben zwei Seiten links die Einnahmen und rechts die Ausgaben gedruckt. Auf der linken Seite wird auch eine Gesamtübersicht für das Vorhaben über die gesamte Laufzeit angezeigt. Versionsdatum: Armin Larcher Seite 22 von 22

65 2013 Übersicht EDV - Auswertungen Gemeindeverband / EDV BKH Lienz Mag. Dipl. Ing. Gottfried Wieser Schulung ÜPA Lienz,

66 REST VORJ + VORSCHREIBUNG (SOLL) ABSTATTUNG (IST) = 1.570, , ,14 =

67 REL - %: in Relation zum Zeitintervall

68 ÜBERSCHREITUNG: wenn > UNTERSCHREITUNG: wenn <

69 ANF. REST + VORSCHREIBUNG (SOLL) ABSTATTUNG (IST) =

70 V V Beträge müssen übereinstimmen! Beträge müssen übereinstimmen!

71 Verwahrgelder V =0,00 V V V Diese Beträge müssen sein

72 cv V cv V V V Ausgleich der Marktbestimmten Betriebe oder - bzw.

73 Rechnungs- und Kassenergebnis des laufenden Jahres ist zu buchen

74 Übernahme / Eröffnungsbuchungen im nächsten Jahr a) b) - und

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76 Vorjahr

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82 Einnahmen / Ausgaben (Zinsen+Tilgung)

83 (ab , Beschluss vom )

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