Kommunale Personalpolitik im demografischen Wandel

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1 Vorstellung der Studie für die Robert Bosch Stiftung GmbH Kommunale Personalpolitik im demografischen Wandel Dr. Axel Seidel Altenholz,

2 Agenda Hintergrund der Studie Altersstrukturanalyse: Nachwuchskrise für Vater Staat Determinanten: Das Personal der Zukunft ist knapp Handlungsfelder eines modernen Personalmanagements Agenda 2

3 Prognos AG Wir geben Orientierung. Die Prognos AG berät seit 1959 Entscheidungsträger in Politik, Wirtschaft und Verwaltung in Zukunftsfragen. Rund 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an Standorten in Basel, Berlin, Brüssel, Düsseldorf, Stuttgart, München und Bremen arbeiten in den Themen: Wirtschaft und Demografie Strukturpolitik und Regionalentwicklung Innovation, Technologie und Bildung Infrastruktur und Dialogverfahren Energie und Klimaschutz Gesundheit, Soziales und Familie Public Management Unabhängig Interdisziplinär Umsetzungsorientiert 3

4 Aktuelle Studien zum Thema Personal. Prognos Arbeitslandschaften 2030 (VBW) Arbeitsangebot und Arbeitsnachfrage in den nächsten 20 Jahren Die Nachfrage nach Fertigkeiten und Qualifikationen heute und in Zukunft Lösungsvorschläge zur Behebung des Arbeitskräftemangels Prognos Zukunftsreport Moderner Staat 2008 (Reed Exibitions) Delphi-Befragung von 27 Experten zur Verwaltung 2020 Herausforderungen und Chancen für die Verwaltung der Zukunft Prognos Erfahrung rechnet sich (BMFSFJ) Stärken und Vorteile älterer Arbeitnehmer in Unternehmen Instrumente des Personalmanagements für ältere Mitarbeiter Strategisches Personalmanagement im Rahmen einer BSC Prognos Demographieorientierte Personalpolitik in der öffentlichen Verwaltung (Robert Bosch Stiftung) Altersstrukturanalyse des öffentlichen Sektors Personalmanagementstrategie für öffentliche Arbeitgeber Best-practices von Verwaltungen in Deutschland 4

5 Altersstrukturanalyse auf den Ebenen Bund, Land und Kommunen. Untersuchungsschwerpunkt: Unmittelbarer öffentlicher Dienst - rd. 3,8 Mio. Beschäftigte Bundesebene: Ministerialverwaltungen Landesebene: Ministerialverwaltungen und Aufgabenbereiche Polizei & Schule Kommunale Gebietskörperschaften: Allgemeine Verwaltung Hintergrund 5

6 Agenda Hintergrund der Studie Altersstrukturanalyse: Nachwuchskrise für Vater Staat Determinanten: Das Personal der Zukunft ist knapp Handlungsfelder eines modernen Personalmanagements Agenda 6

7 Öffentlicher Dienst in Deutschland: Eine deutliche Alterung in den letzten 20 Jahren. Anteil an allen Mitarbeitern 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Anteil sank Bund, seit 1986 Länder und Gemeinden/Gv um 55% unter und mehr im Alter von... bis unter... Jahren Anteil stieg seit 1986 um 62% Quelle: destatis; Prognos AG 2008 Altersstrukturanalyse 7

8 Rund ein Drittel der Mitarbeiter der Gebietskörperschaften sind auf kommunaler Ebene beschäftigt (1,26 Mio. Personen). Angestellten-Lastigkeit auf kommunaler Ebene: Beamtenanteil liegt bei 14 % Mitarbeiter arbeiten im Bereich der Allgemeinen Dienste (30 %) und im Bereich der sozialen Sicherung (22 %) ansonsten gleichmäßig in den Bereichen Gesundheit, Umwelt, Sport und Erholung, Bildungswesen, Wissenschaft, Forschung und kulturelle Angelegenheiten und Wohnungswesen, Städtebau, Raumordnung und kommunale Gemeinschaftsdienste Personalstruktur 8

9 Gemeinden: Ein Fünftel des Personals in ostdeutschen Kommunen (Westdeutschland 16%) ist älter als 55 Jahre. Altersstrukturanalyse 9

10 Die kreisfreien Städte werden in den kommenden 16 Jahren % ihres Personals infolge von Ruhestandseintritt verlieren Dies wird deutlich mehr Personal sein, als demografie- und effizienzbedingt langfristig in den ostdeutschen Städten eingespart werden muss 75 % des Personals in Führungspositionen ist 45 Jahre und älter (Gesamtdeutschland) Personalstruktur 1 0

11 Insbesondere im höheren Dienst ist in den Kommunen (aber auch den Landkreisen) der Anteil älterer Mitarbeiter ausgesprochen hoch. Altersstrukturanalyse 11

12 Die Privatwirtschaft ist im Vergleich deutlich jünger. Der Vergleich zur Bevölkerung zeigt nur geringe Unterschiede. Im öffentlichen Dienst zeigt sich eine kritische Altersstruktur. Jedoch ist der Vergleich zur Privatwirtschaft problematisch, da diese sich zu Lasten der Sozialsysteme verjüngt: Frühverrentung. Ein Vergleich mit der Gesamtbevölkerung im erwerbsfähigen Alter zeigt, dass nicht von Überalterung gesprochen werden sollte. Altersstrukturanalyse 1 2

13 Agenda Hintergrund der Studie Altersstrukturanalyse: Nachwuchskrise für Vater Staat Determinanten: Das Personal der Zukunft ist knapp Handlungsfelder eines modernen Personalmanagements Agenda 1 3

14 Bei steigender Nachfrage am Arbeitsmarkt schrumpft und altert das Personalangebot in den kommenden Jahren. Das Personal der Zukunft ist knapp Entwicklung des Erwerbspersonenpotenzials bis

15 Arbeitslandschaft 2030: Bereits in 10 Jahren fehlen rund 4 Mio. Erwerbspersonen am Arbeitsmarkt. 5,5 Mio 4,9 Mio 4,0 Mio 2,8 Mio Das Personal der Zukunft ist knapp 1 5

16 Die Konsequenz des externen demografischen Wandels ist Fachkräftemangel aber die versteckten Reserven sind enorm. Status Quo Reserven - Demografie - War for Talents - Defizite des Bildungssystems - Falsche Anreize Woher kommen die Fachkräfte für die zukünftige öffentliche Verwaltung? + Erwerbsquote plus 10% + Erwerbsquote Migranten + 10% + Erwerbsquote Älterer + 20% + Erwerbsquote Frauen + 10% + Verkürzung Ausbildungszeit Das Personal der Zukunft ist knapp 1 6

17 Das Personalmanagement der öffentlichen Arbeitgeber muss sich den neuen Herausforderungen stellen. Öffentliche Arbeitgeber müssen mit einer alters- und alternsgerechten Personalpolitik ihre Mitarbeiter motivieren und leistungsfähig halten. Die öffentliche Verwaltung muss in Zukunft aktiv Personal rekrutieren! Die öffentliche Verwaltung muss ihre Attraktivität steigern um für das knapper werdende Personal interessant zu werden und zu bleiben! Öffentliche Arbeitgeber müssen ihre Rekrutierungsbasis erweitern um bestehende Reserven nutzen zu können! Von der klassischen Personalverwaltung hin zu einem strategischen Management der Ressource Personal! Das Personal der Zukunft ist knapp 1 7

18 Agenda Hintergrund der Studie Altersstrukturanalyse: Nachwuchskrise für Vater Staat Determinanten: Das Personal der Zukunft ist knapp Handlungsfelder eines modernen Personalmanagements Agenda 1 8

19 Die Handlungsfelder des Personalmanagements in der öffentlichen Verwaltung Personalbedarfsplanung Strategisches Personalmanagement Personalgewinnung Dienstrecht & Vergütung Personalmarketing Arbeitsorganisation Gesundheitsmanagement Personalentwicklung Personaleinsatz und -erhaltung Personalführung Organisationskultur Personalfreistellung Ehemaligen Management indirekte, systemische Personalfunktion Direkte, interaktionelle Personalfunktion Handlungsfelder des Personalmanagements 1 9

20 Strategisches Personalmanagement: Die Grundlage für eine zukunftsfähige Personalpolitik. Personalpolitik als Top-Management Aufgabe verankern Zukunftsworkshops Leistungsund Tätigkeitsanalyse Leitbildentwicklung und Zieldefinition Aufgabenanalyse und Aufgabenkritik Personalbedarfsplanung Altersstrukturanalyse Handlungsfelder des Personalmanagements 2 0

21 Strategisches Personalmanagement: Beispiel: Personalbedarfsplanung der Stadt Hamburg Behördenübergreifende strategische Personalbedarfsplanung für 8 Jahre im voraus für 12 Berufsgruppen = rd Vollkräfte = rd. 80% aller Vollzeitstellen Unter Berücksichtigung von Veränderungen der Aufgabenentwicklung möglicher Rationalisierungseffekte zentralen Prognosen zur Entwicklung strategischen Rahmenbedingungen der Stadt Vorgehen Fortschreibung altersbedingter Abgänge & Schätzung nicht altersbedingter Abgänge Planzahlen für die Übernahme von Auszubildenden Planzahlen für die interne Rekrutierung Saldo externe Rekrutierung Frühzeitige Information über benötigte Qualifikationen Konsolidierung der dezentralen Planungen Handlungsfelder des Personalmanagements 2 1

22 Organisationskultur und Personalführung: Mit weichen Faktoren harte Wettbewerbsvorteile sichern Diversity Management Führungskräftesensibilisierung Expertengruppen Altersorientierte Führung Leitbild Leitlinien Age-Management Führungsgrundsätze Offene Kommunikation Führungskräfteentwicklung Handlungsfelder des Personalmanagements 2 2

23 Organisationskultur und Personalführung: Beispiel: Die Führungsgrundsätze der Arbeitsagentur Orientierung geben sich der Vision verpflichten die geschäftspolitische Richtung vermitteln Veränderungsprozesse gestalten Konsequent anspruchsvolle und erreichbare Ziele verfolgen Prioritäten setzen Handlungsspielräume schaffen Kompetenz und Verantwortung übertragen Freiräume zur Gestaltung lassen das Lernen aus Fehlern akzeptieren an Entscheidungsprozessen teilhaben lassen konstruktive Kritik fördern und Veränderung unterstützen Gute Führung bedeutet für uns Rahmen setzen Standards für eine effektive und effiziente Aufgabenerledigung setzen den eigenen Gestaltungswillen zum Ausdruck bringen den Mitarbeitern Leistungserwartungen transparent machen Spielregeln und Kommunikationsstrukturen festlegen Unterstützung leisten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei ihrer Aufgabenerledigung Hilfestellung bieten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterstützen, sich Veränderungen anzupassen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch Fördern und Fordern entwickeln Chancengleichheit umsetzen und Benachteiligung aktiv entgegen wirken Handlungsfelder des Personalmanagements 2 3

24 Arbeitsorganisation, Dienstrecht und Vergütung: Rahmenbedingungen für Arbeitszufriedenheit und Motivation. Zielvereinbarungen Leistungsorientierte Vergütung Personaleinsatzmatrix Verantwortungsstruktur Altersgemischte Teams Dienstrechtsreform Berücksichtigung des Leistungswandels im Erwerbsverlauf Arbeitszeitkonten Arbeitszeitflexibilisierung Work-Life-Balance & Familienfreundlichkeit Arbeitszeitformen für Ältere Handlungsfelder des Personalmanagements 2 4

25 Dienstrecht und Vergütung: Beispiel: Leistungsorientierte Vergütung der Stadt Erlangen Eckdaten Keine Verteilung mit der Gießkanne Individuelle Konzepte zur Leistungsbewertung in jeder Behörde Umfassende Schulung zu Leistungsbewertung und Mitarbeiterbeurteilung Erfahrungen Finanzielle Effekte eher sekundär Neue Dynamik der Führungskultur Leistungsträger sehen sich wahrgenommen Image als Arbeitgeber verbessert Ausblick: Freiwillige Aufstockung des variablen Anteils der Lohnsumme geplant Handlungsfelder des Personalmanagements 2 5

26 Gesundheitsmanagement : Arbeitsverdichtung mit älteren Mitarbeitern meistern. Kooperative Arbeitsplatz-/ Gefährdungsbeurteilung Stress- Management Wiedereingliederungscoaching Work Ability Index (WAI) Gesundheitscheck Planung gesunder Erwerbsverläufe Betriebliche Gesundheitsleistungen Gesundheits -coaching Betriebssport Handlungsfelder des Personalmanagements 2 6

27 Personalentwicklung: Lebenslanges Lernen institutionalisieren. Zielvereinbarungs-/ Personalentwicklungsgespräch Mentoring Altershomogene Lerngruppen Wissenstransfermanagement Übergreifende Laufbahnkonzepte Qualitätszirkel / Lernstätten Job Rotation Fachkarrieren / horizontale Karrieren Dezentrale Führungsnachwuchskräfteförderung Handlungsfelder des Personalmanagements 2 7

28 Personalentwicklung: Beispiel: Führungskräftenachwuchsförderung im LK Osnabrück Eckdaten Ein absolviertes Grundtraining ist Voraussetzung für Bewerbung Bewerber durchlaufen ein Potenzialentwicklungs-Assessment-Center Bestehen eröffnet Teilnahme an 15-monatiger Weiterbildungsphase Mehrtägige Seminare (z.b. zu Rollenverständnis, Kommunikation, Coaching, etc.) Erfahrungen Vorteile für beide Seiten Transparenter Prozess, Klarheit über Fähigkeiten und Entwicklungschancen Systematische Identifikation des Nachwuchspools Risiko von Fehlbesetzungen sinkt Handlungsfelder des Personalmanagements 2 8

29 Personalmarketing: Arbeitgeberattraktivität nach außen und innen kommunizieren. Qualitätslabel Arbeitgebermarke Praktika und Ausbildungsprogramme Alumninetzwerke Job- und Karrieremessen Mitarbeiterevents Attraktive Stellenanzeigen Recruiting Events Interne / Externe Werbekampagnen Handlungsfelder des Personalmanagements 2 9

30 Personalmarketing: Beispiel: Die Arbeitgebermarke der Landeshauptstadt München hyperlink: Handlungsfelder des Personalmanagements 3 0

31 Schritte zum Aufbau eines strategischen Personalmanagements Modul 1: Altersstrukturanalyse Erfassung der IST-Struktur Analyse nach Qualifikation WAI, Orga.einheit, Handlungsempfehlungen Modul 2: Aufgabenanalyse / Strategie Zukünftige Anforderungen der Organisation Zukünftiger quantitativer & qualitativer Personalbedarf Modul 3: Umfeldanalyse Gesamtwirtschaftliches & regionales Arbeitskräfteangebot & -nachfrage Analyse nach Tätigkeits-/ Jobprofilen Modul 4: Personalbedarfsplanung Definition von Jobfamilien / Tätigkeitsfamilien Ermittlung des Personalbedarfs Ableitung des Qualifizierungsbedarfs Ableitung des Personalentwicklungsbedarfs Ableitung des Neueinstellungsbedarfs Handlungsempfehlungen Modul 5: Entwicklung / Einführung von Personalmanagementinstrumenten Instrumente zur strateg. Personalentwicklung Instrumente für Wissensmgmt / Wissenstransfer Recruitingstrategie Führungskräftequalifizierung Age-Management Einstieg 3 1

32 Download der Studie: Kontakt: 3 2

33 Ansprechpartner Dr. Axel Seidel Geschäftsfeldleiter Public Management Schwanenmarkt Düsseldorf Tel.: Fax: Mobil: axel.seidel@prognos.com Marcel Hölterhoff Senior Projektleiter Goethestraße Berlin Telefon Telefax Mobil marcel.hoelterhoff@prognos.com Susanne Birk Beraterin Schwanenmarkt Düsseldorf Tel.: Fax: Mobil susanne.birk@prognos.com Sebastian John Berater Goethestraße Berlin Telefon Telefax Mobil sebastian.john@prognos.com 3 3

34 Insgesamt ist das Personal ostdeutscher Kommunen deutlich älter als in Westdeutschland. Auf der gesamten kommunalen Ebene gilt: Insbesondere das Führungspersonal ist überdurchschnittlich alt. Das männliche Personal ist vergleichsweise älter als das weibliche. Personalstruktur 3 4

35 Insgesamt: Kritische Personalstruktur in allen Gebietskörperschaften und Aufgabenbereichen der deutschen Verwaltung. Altersstrukturanalyse 3 5

36 Strategisches Personalmanagement: Elemente der Personalbedarfsplanung Verwaltungsstrategie Personalstrukturanalyse Work Ability Personalbedarf: zukünftige Personalanforderungen quantitativ & qualitativ Verfügbare Kompetenzen (Mitarbeiter & Nachwuchs) Personalmanagement und Personalentwicklung Arbeitskräfteangebot Handlungsfelder des Personalmanagements 3 6

37 Strategisches Personalmanagement Mit geeigneten Informationen und Analysen rechtzeitig handeln. Wettbewerbsvorteil + Nutzen Warum ist es geschehen? Was kann als BESTES geschehen? Was geschieht als nächstes? Was kann geschehen? Was genau ist das Problem? wieviel, wie oft, wo, wer? Was ist geschehen? Welche Aktionen/Reaktionen sind gefordert? Daten Information Wissen Intelligenz 3 7

38 Arbeitsorganisation: Beispiel Staatskanzlei Brandenburg: Abschaffung der Kernzeit Eckdaten Abschaffung der Kernzeiten Festlegung von Servicezeiten in der Dienstvereinbarung Verantwortung für die jeweiligen Servicezeiten übernimmt das Team Erfahrungen Flexible Regelungen werden ermöglicht Die Verantwortung für die Servicequalität wird deutlich Teamgeist wird gestärkt Handlungsfelder des Personalmanagements 3 8