Innovationsring NKR-SH Dokumentation der Projektgruppe Fort- und Ausbildung - Inhaltsverzeichnis

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2 Version.0, Stand Inhaltsverzeichnis Seite. Einleitung Projektarbeit und Beteiligte Empfehlung für die unterschiedlichen Zielgruppen 3. Grundsätzliches Die Module Mitglieder von Projektgruppen zur Einführung des neuen Rechnungswesens Führungskräfte aus dem Finanzbereich Anwender in der Finanzverwaltung und der Zahlungsabwicklung Führungskräfte außerhalb des Finanzbereichs Anwender außerhalb des Finanzbereichs Rechnungsprüfer Kommunalpolitiker Empfehlung für die Ausbildung der Verwaltungsmitarbeiter Empfehlung an den Innovationsring NKR-SH zum Aufbau einer Datenbank der Fortbildungsanbieter Empfehlung an den Innovationsring NKR-SH zum Aufbau einer Datenbank der potenziellen Referenten für Fortbildungsveranstaltungen Empfehlung zur Einbindung von e-learning/blended-learning Schlussbetrachtung und Ausblick...3 Anhang Seite Anlage : Kalkulation für Musterstadt mit über Mitarbeitern...5 Anlage 2: Kalkulation für Musterkreis mit ca. 650 Mitarbeitern...5 Anlage 3: Kalkulation für Musterstadt mit ca. 50 Mitarbeitern...5 Anlage 4: Anschreiben an die Fortbildungsbeauftragen und Erhebungsbogen...6 Anlage 5: Fragebogen Referentendatenbank...8 Links...9 Innovationsring NKR-SH und Kommunale Landesverbände Schleswig-Holsteins

3 . Einleitung Innovationsring NKR-SH Die Umstellung des kommunalen Rechnungswesens auf die kommunale Doppik oder ein System der erweiterten Kameralistik wird eine Vielzahl von Mitarbeiterinnen in unterschiedlichsten Funktionen und Hierarchieebenen mit neuen Anforderungen konfrontieren. Ein wesentliches Element, um diese neuen Anforderungen nicht zu schwer beherrschbaren Problemen werden zu lassen, ist die Vorbereitung der Betroffenen durch zielgerichtete Fortbildungsveranstaltungen. Die vorliegende Handlungsempfehlung wurde von einer Projektgruppe des Innovationsrings NKR-SH erarbeitet, die sich aus Praktikern der umstellenden Verwaltungen wie Vertretern der Verwaltungsakademie Bordesholm und der Fachhochschule für Verwaltung und Dienstleistung in Altenholz als den zentralen Trägern kommunaler Fortbildungsveranstaltungen zusammensetzte. Die vorliegende Handlungsempfehlung soll in knapper Form Antworten auf die Fragen Wer muss wann in welchen Inhalten in welcher Intensität fortgebildet werden? geben. Dazu wurden verschiedene Zielgruppen identifiziert, bei denen deutlicher Qualifizierungsbedarf vorliegt. Für jede dieser Zielgruppen wurde eine Empfehlung erarbeitet, die den aus Sicht der Projektgruppenmitglieder im Normalfall minimalen Fortbildungsbedarf umfasst. Je nach Größenordnung können sich in der Praxis andere Erfordernisse ergeben. Dabei blieb die Ermittlung des Bedarfs an speziellen Softwareschulungen unberücksichtigt (Hinweise finden sich in der bereits veröffentlichten Handlungsempfehlung für Software-Einsatz/Implementierung). Den Empfehlungen liegt die Annahme zu Grunde, dass die Verwaltungen die Umstellung mit vorhandenem Personal ohne Einstellung betriebswirtschaftlicher Fachleute (z. B. Bilanzbuchhalter) bewerkstelligen. Die Frage, inwieweit methodisch der Fortbildungsbedarf durch e-learning bzw. blended-learning gedeckt werden kann, wurde diskutiert. Da zum Zeitpunkt der Berichterstellung keine Hinweise auf eine anwendungsreife Softwarelösung vorlagen, wurde auf eine Empfehlung hierzu verzichtet. Da es sich bei der Umstellung des Rechnungswesens hinsichtlich des personellen und finanziellen Ressourcenbedarfs um ein Projekt von erheblicher Bedeutung handelt, das in seinen Auswirkungen eine Vielzahl von Mitarbeiterinnen betreffen wird, ist neben den empfohlenen Qualifizierungsmaßnahmen eine rechtzeitige und umfassende Information aller Mitarbeiterinnen einer Verwaltung wichtig. gilt für die männliche Form entsprechend Innovationsring NKR-SH und Kommunale Landesverbände Schleswig-Holsteins 2

4 Neben den Handlungsempfehlungen, die sich an die umstellenden Kommunen richten, wurden auch Aspekte behandelt, die zu Empfehlungen an den Innovationsring NKR-SH selbst oder an die mit der Ausbildung der Verwaltungsmitarbeiterinnen betrauten Bildungseinrichtungen richten. 2. Projektarbeit und Beteiligte Projektleiter war Thomas Elsenbroich von der Fachhochschule für Verwaltung und Dienstleistung aus Altenholz (FHVD). Die stellvertretende Projektleitung wurde von Frau Kornelia Karp (Verwaltungsakademie Bordesholm) wahrgenommen. Folgende Projektmitarbeiter/-innen waren an dem Projekt und der Erstellung der Handlungsempfehlung beteiligt: Brigitte Becker Barbarello, Stadt Neustadt i.h. Regine Berger, Inform FHVD Altenholz Thomas Elsenbroich, FHVD Altenholz Peter Heydgen, Kreis Segeberg Kornelia Karp, Verwaltungsakademie Bordesholm Sabine Krüger, Hansestadt Lübeck Frauke Theiss, Kreis Schleswig-Flensburg - frauke.theis@schleswig-flensburg.de Barbara Tscheuschner, Verwaltungsakademie Bordesholm tscheuschner@vab.de Begleitet wird die Projektgruppe durch den Hauptkoordinator des Innovationsrings NKR-SH Herrn Frank Dieckmann und im Projektbüro durch Frau Marion Sommer. Allen Beteiligten gilt der besondere Dank der kommunalen Landesverbände für die Einsatzbereitschaft, sich über ihre eigene Arbeit hinaus im Innovationsring NKR-SH zu engagieren. Die Projektgruppe trifft sich künftig bei Bedarf in unregelmäßigen Abständen weiter. Sofern sachliche Gründe (ggf. über das Projektteam des Innovationsrings) eine Weiterentwicklung des zugrunde liegenden Leitfadens rechtfertigen, wird sich die Projektgruppe dieser annehmen und die Handlungsempfehlung fortentwickeln. Innovationsring NKR-SH und Kommunale Landesverbände Schleswig-Holsteins 3

5 3. Empfehlung für die unterschiedlichen Zielgruppen 3.. Grundsätzliches Die Umstellung von der Kameralistik auf das NKR verursacht einen großen Aus- und Fortbildungsbedarf. Dieser ist jedoch stark abhängig von der bisherigen sowie zukünftigen Organisation des Rechnungswesens (zentrale/dezentrale Buchführung, klassischer kameraler Haushalt/Budgethaushalt/Produkthaushalt) und gegebenenfalls auch von der Größe der jeweiligen Kommune. Um den umstellenden Kommunen eine Orientierungshilfe zu geben, hat die Projektgruppe auf der Grundlage von Veröffentlichungen der KGST bzw. Kommunen aus anderen Bundesländern sowie eigenen Erfahrungen sieben Zielgruppen von Fortbildungsmaßnahmen und sieben Module von Fortbildungsinhalten klassifiziert. Für jede Zielgruppe wurde ein Vorschlag entwickelt, wie viele Tage der Fortbildungsbedarf im jeweiligen Modul umfasst. Die Anzahl der im Folgenden für die Einführungsphase empfohlenen Schulungstage ist aus Sicht der Projektgruppe eine Mindestangabe, unter der Annahme, dass die Mitarbeiterinnen über die in den einschlägigen Verwaltungsausbildungen vermittelten Grundkenntnisse hinaus keine speziellen Kenntnisse haben. In diesem Zusammenhang dürfte es sinnvoll sein, in der eigenen Verwaltung nach Mitarbeiterinnen mit entsprechender Vorbildung zu suchen. Auf Hinweise auf den Fortbildungsbedarf im Dauerbetrieb wurde weitgehend verzichtet, da dieser vom Umfang her dem im heutigen System der Kameralistik entsprechen dürfte. Falls eine Kommune statt der Doppik die erweiterte Kameralistik einführen sollte, wäre der Schulungsbedarf in den Modulen Technik des Rechnungswesens und Haushaltsplanung und ausführung deutlich geringer bzw. entfiele ganz. Zur Abschätzung der Fortbildungskosten sind die nachfolgenden Zielgruppen der Fortbildung hinsichtlich der Intensität in Tagen, die zu schulenden Mitarbeiter und der benötigten Anzahl der Veranstaltungen zu berücksichtigen. In der Anlage finden Sie dazu Musterrechnungen für Kommunen unterschiedlicher Größenordnungen sowie eine Musterrechnung, die Sie für die eigene Kosteneinschätzung und zur Verhandlung mit Schulungsanbietern nutzen können (siehe auch Anlage bis 3 und Excel-Matrix im Downloadbereich unter Aufgrund der personellen Überschneidungen von Projektgruppenmitgliedern und anderen Zielgruppen sind erstere in den Beispielkalkulationen nicht aufgeführt. Die Kosten für einen Inhouse-Seminartag von externen Fortbildungsanbietern werden mit ca..00 Euro (+/- 0%), die Teilnahme an frei ausgeschriebenen Fortbildungsveranstaltungen werden mit ca. 00 Euro pro Teilnehmertag zuzüglich Tagungspauschalen veranschlagt, wobei auch hier Preisunterschiede möglich sind. Diese von der VAB Bordesholm und Inform an der FHVD in Altenholz kalkulierten Beträge um- Innovationsring NKR-SH und Kommunale Landesverbände Schleswig-Holsteins 4

6 fassen die Referentenhonorare einschließlich Nebenkosten und die Kosten für Planung und Organisation der Veranstaltungen. 3.2 Die Module Mit den Fortbildungsmodulen Projektmanagement Einführung in das NKR Vermögenserfassung und bewertung Technik des Rechungswesens Jahresabschluss und Jahresabschlussanalyse Haushaltsplanung und ausführung und Kosten- und Leistungsrechnung wurden abgrenzbare Themenkomplexe identifiziert und anhand von Stichworten für jede Zielgruppe konkretisiert. Dadurch dürfte die Ausarbeitung von Lehrgangskonzepten erleichtert werden. Bei der Planung von Veranstaltungen ergeben sich hieraus auch Hinweise darauf, bei welchen Themenkomplexen gegebenenfalls zielgruppenübergreifende Veranstaltungen angeboten werden können. 3.3 Mitglieder von Projektgruppen zur Einführung des neuen Rechnungswesens Eine zentrale Bedeutung kommt den Projektgruppen zur Einführung des NKR zu. Von ihnen sind die entscheidenden Schritte vorzubereiten und umzusetzen. Wie z.b. Zeitpläne Entscheidung für erweiterte Kameralistik oder Doppik Grundlagen der Vermögenserfassung Festlegung des Bewertungsverfahrens Erarbeitung einer Inventar- und Inventurordnung Organisation des Rechnungswesens Zielgruppe: Mitglieder von Projektgruppen zur Einführung des neuen Rechnungswesens Qualifikationsprofil: Projekte zielorientiert planen und steuern können den neuen Rechnungsstil anwenden können, auch bei schwierigen Fragen und nicht alltäglichen Problemen gesetzliche Wahlrechte durch örtliche Entscheidungen und Gestaltungen ausfüllen können Besonderheiten: Die Einführung des NKR setzt eine Vielzahl von Änderungen voraus, die von der Projektgruppen individuell für jede Kommune festgelegt und gesteuert werden müs- Innovationsring NKR-SH und Kommunale Landesverbände Schleswig-Holsteins 5

7 sen. Die Schulung der Projektgruppenmitglieder sollte daher besonders gründlich sein. Einmal um eine reibungslosen Übergang zu ermöglichen und zum anderen sollten die Projektgruppenmitglieder im weiteren Verlauf der Umstellung als Multiplikatoren für die Gesamtverwaltung einsetzbar sein. Dies reduziert die Kosten der Umstellung. Einführungsphase: Inhalte: Intensität in Tagen Projektmanagement2 Projektzieldefinition Budgetierung Netzplan Projektcontrolling Einführung in das NKR Ziele des NKR gesetzliche Grundlagen Drei-Komponenten-Rechnung Vermögenserfassung und bewertung Vermögensbegriff Bewertungsmethoden Anlagevermögen Inventar/Inventur Bewertungsmethoden für Umlaufvermögen Technik des Rechnungswesens (Buchführung) ordnungsgemäßen Buchführung Organisation des neuen Rechnungswesens Anlagenbuchhaltung Bilanzbuchhaltung Bebuchung der Ertrags- und Aufwandskonten Kreditoren-/Debitorenbuchhaltung Überleitung der kameralen auf doppische Konten Jahresabschluss und Jahresabschlussanalyse Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung formale Gestaltung des Jahresabschlusses Bilanzierung Auswertung der Abschlusszahlen spezielle Ansatz- und Bewertungsprobleme Haushaltsplanung und ausführung rechtliche Grundlagen Budgetierung, Produkte interne Leistungsverrechnung Kosten- und Leistungsrechnung Stellung der KLR im NKR Einsatzbereiche und Möglichkeiten Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung, Kostenträgerrechnung Plankostenrechnung Dauerbetrieb: Mit dem Einstieg in den Dauerbetrieb dürfte sich die Arbeit der Projektgruppe nach einer gewissen Übergangsfrist spätestens jedoch nach dem. Jahresabschluss erledigt haben. Weiterer Aus- und Fortbildungsbedarf besteht daher nicht Beim Modul Projektmanagement sollte vor Ort entschieden werden, ob eine Schulung für das gesamte Projektteam oder eine Schulung ausschließlich für Projektleiterinnen und stellvertretende Projektleiterinnen erforderlich ist. Innovationsring NKR-SH und Kommunale Landesverbände Schleswig-Holsteins 6

8 3.4 Führungskräfte aus dem Finanzbereich Zielgruppe: Führungskräfte aus dem Finanzbereich, die steuernde und kontrollierende Tätigkeiten im Finanz- und Rechnungswesen der Gesamtverwaltung ausüben, die Politik bei der Haushaltsplanung beraten, Abschlüsse und Bilanzen erstellen. Berufsbild im privaten Rechnungswesen: Bilanzbuchhalter/Leitung der Finanzbuchhaltung Qualifikationsprofil: den neuen Rechnungsstil anwenden können, auch bei schwierigen Fragen und nicht alltäglichen Problemen die Einführungsphase des NKR gestalten können gesetzliche Wahlrechte durch örtliche Entscheidungen und Gestaltungen ausfüllen können Besonderheiten: Die Schulung erfolgt beim Projektstart. Soweit diese Kräfte als Multiplikatoren im eigenen Haus eingesetzt werden sollen, kann mit der Schulung auch schon früher begonnen werden. Einführungsphase: Inhalte: Einführung in das NKR gesetzliche Grundlagen Drei-Komponenten-Rechnung Ergebnis und Finanzrechnung Vermögenserfassung und bewertung Vermögensbegriff Bewertungsmethoden Anlagevermögen Inventar/Inventur Bewertungsmethoden für Umlaufvermögen Technik des Rechnungswesens (Buchführung) ordnungsgemäßen Buchführung Organisation des neuen Rechnungswesens Anlagenbuchhaltung Bilanzbuchhaltung Bebuchung der Ertrags- und Aufwandskonten Kreditoren-/Debitorenbuchhaltung Überleitung der kameralen auf doppische Konten Jahresabschluss und Jahresabschlussanalyse Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung formale Gestaltung des Jahresabschlusses Bilanzierung Auswertung der Abschlusszahlen spezielle Ansatz- und Bewertungsprobleme Haushaltsplanung und ausführung rechtliche Grundlagen Budgetierung, Produkte interne Leistungsverrechnung Kosten- und Leistungsrechnung Stellung der KLR im NKR Einsatzbereiche und Möglichkeiten Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung, Kostenträgerrechnung Plankostenrechnung Intensität in Tagen Innovationsring NKR-SH und Kommunale Landesverbände Schleswig-Holsteins 7

9 3.5 Anwender in der Finanzverwaltung und der Zahlungsabwicklung Zielgruppe: Anwender I Finanzverwaltung/Zahlungsabwicklung (Gemeindekasse) Qualifikationsprofil: den neuen Rechnungsstil anwenden können, auch bei schwierigen Fragen und nicht alltäglichen Problemen gegebenenfalls gesetzliche Wahlrechte durch örtliche Entscheidungen und Gestaltungen ausfüllen können Besonderheiten: Die Schulungen sollten kurz vor Echtbetrieb erfolgen. Evtl. sind vertiefende Schulungen für einige Mitarbeiterinnen notwendig z.b. Bilanzbuchhalter, Anlagenbuchhalter. Auch wenn die Anlagebuchhaltung zentral durchgeführt werden sollte, ist es notwendig, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Buchungen tätigen, umfassend über den Begriff Vermögen und die Bewertung informiert sind. Die Anlagenbuchhaltung ist zwingend auf die Information durch die Sachbearbeiter/innen angewiesen. Die Zahl der zu qualifizierenden Mitarbeiterinnen hängt im Wesentlichen von der gewählten Organisationsform (zentral/dezentral) des Rechnungswesens ab, deren Auswirkungen von der Projektgruppe besonders schwer einschätzbar waren. Es wird in diesem Zusammenhang auch auf die Handlungsempfehlung Organisation des Rechnungswesens verwiesen. Einführungsphase: Während bzw. zum Abschluss der Einführungsphase Inhalte: Intensität in Tagen FV Einführung in das NKR Vermögenserfassung und bewertung Vermögenserfassung im laufenden Buchungsgeschäft Zu- bzw. Abschreibung bei bestehenden Vermögensgegenständen Bildung von Sachgemeinschaften Einzelbewertung/Sammelbewertung Bewertungsverfahren für das Umlaufvermögen Inventur/Inventar 3 Technik des Rechnungswesens (Buchführung) 3 Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung Unterschiede zwischen Kameralistik/erweiterter Kameralistik bzw. Doppik herausstellen Organisation des Rechnungswesens (Kontenrahmen: aktive und passive Bilanzkonten, Ertrags- und Aufwandskonten) Buchung der Geschäftsvorfälle Jahresabschluss und Jahresabschlussanalyse Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Formale Gestaltung des Jahresabschlusses Bilanzierung Auswertung der Abschlusszahlen spezielle Ansatz- und Bewertungsprobleme Haushaltsplanung und -ausführung rechtliche Grundlagen Budgetierung, Produkte interne Leistungsverrechnung Zahlungsabwicklung 3 Hinweis: abhängig von der Organisation des Rechnungswesens (besonders schwierig einzuschätzen), z.b. Jahresabschluss im Bereich der Finanzverwaltung oder Zahlungsabwicklung? Innovationsring NKR-SH und Kommunale Landesverbände Schleswig-Holsteins 8

10 Kosten- und Leistungsrechnung Stellung der KLR im NKR Einsatzbereiche und Möglichkeiten Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung, Kostenträgerrechnung Plankostenrechnung Führungskräfte außerhalb des Finanzbereichs Zielgruppe: Führungskräfte, die für Produktbereiche verantwortlich sind und Haushaltsplanung und Abwicklung für diesen Bereich durchzuführen haben. Die Zuordnung eines Berufsbildes aus dem privaten Rechnungswesen ist nicht möglich, da es davon abhängt, wie zentral oder dezentral die Finanzbuchhaltung in der jeweiligen Verwaltung installiert wird. Qualifikationsprofil: Projekte begleiten und im jeweiligen Arbeitsbereich umsetzen können den neuen Rechnungsstil anwenden können, auch bei schwierigen Fragen und nicht alltäglichen Problemen Besonderheiten: Schulung nach Projektstart Einführungsphase: Inhalte: Intensität in Tagen Einführung in das NKR Rechtliche und inhaltliche Grundlagen Vermögenserfassung und bewertung Technik des Rechnungswesens (Buchführung) 0,5 Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung Unterschiede zwischen Kameralistik/erweiterter Kameralistik bzw. Doppik herausstellen Jahresabschluss und Jahresabschlussanalyse 0,5 Grundlagen des Jahresabschlusses und Auswertung Haushaltsplanung und -ausführung 0,5 rechtliche Grundlagen Budgetierung, Produkte interne Leistungsverrechnung Kosten- und Leistungsrechnung 0,5 Stellung der KLR im NKR Einsatzbereiche und Möglichkeiten Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung, Kostenträgerrechnung Plankostenrechnung 3.7 Anwender außerhalb des Finanzbereichs Zielgruppe: Anwender II Sachbearbeiterinnen/Budgetverwalterinnen Qualifikationsprofil: den neuen Rechnungsstil anwenden können Besonderheiten: Auch wenn die Anlagebuchhaltung zentral durchgeführt werden sollte, ist es notwendig, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Buchungen tätigen, umfassend über den Begriff Vermögen und die Bewertung informiert sind. Die Anlagenbuchhaltung ist zwingend auf die Information durch die Sachbearbeiter/innen angewiesen. Die Schulungen sollten kurz vor Echtbetrieb und abhängig von der Organisation des Rechnungswesens erfolgen. Einführungsphase: Innovationsring NKR-SH und Kommunale Landesverbände Schleswig-Holsteins 9

11 Inhalte: Intensität in Tagen Einführung in das NKR Vermögenserfassung und bewertung Vermögenserfassung im laufenden Buchungsgeschäft (Trennung in Anlage- und Umlaufvermögen) Technik des Rechnungswesens 4 (Buchführung) Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung Buchung der Geschäftsvorfälle Haushaltsplanung und -ausführung Produktorientierte Ressourcenplanung/Mittelanmeldung 3.8 Rechnungsprüfer Zielgruppe: Mitarbeiterinnen Rechnungs- und Gemeindeprüfung Qualifikationsprofil: gründliche doppische Fachkenntnisse gründliche Fachkenntnisse in der Vermögensbewertung Eröffnungsbilanz prüfen können gründliche Fachkenntnisse zur Prüfung und Analyse von Jahresabschlüssen/Bilanzen Besonderheiten: Einführungsphase: Inhalte: Einführung in das NKR gesetzliche Grundlagen Drei-Komponenten-Rechnung Ergebnis und Finanzrechnung Vermögenserfassung und bewertung Vermögensbegriff Bewertungsmethoden Anlagevermögen Inventar/Inventur Bewertungsmethoden für Umlaufvermögen Technik des Rechnungswesens (Buchführung) ordnungsgemäßen Buchführung Organisation des neuen Rechnungswesens Anlagenbuchhaltung Bilanzbuchhaltung Bebuchung der Ertrags- und Aufwandskonten Kreditoren-/Debitorenbuchhaltung Überleitung der kameralen auf doppische Konten Jahresabschluss und Jahresabschlussanalyse Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung formale Gestaltung des Jahresabschlusses Bilanzierung Auswertung der Abschlusszahlen spezielle Ansatz- und Bewertungsprobleme Intensität in Tagen Tage nur für Mitarbeiter, die Buchungen veranlassen Innovationsring NKR-SH und Kommunale Landesverbände Schleswig-Holsteins 0

12 Haushaltsplanung und ausführung rechtliche Grundlagen Budgetierung, Produkte interne Leistungsverrechnung Kosten- und Leistungsrechnung Stellung der KLR im NKR Einsatzbereiche und Möglichkeiten Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung, Kostenträgerrechnung Plankostenrechnung 3.9 Kommunalpolitiker Zielgruppe: Politik Besonderheiten: Engpassfaktor Zeit für Aus- und Fortbildung, Maßgabe: kurz und knapp Vertreter der jeweiligen Gremien in die Projektorganisation einbinden; regelmäßige Kurzinfos an Gremien/Ausschüsse/Fraktionen. Aufgrund der zu unterschiedlichen Ausgangslagen vor Ort werden im Folgenden lediglich die besonders relevanten Themenbereiche genannt, auf eine Empfehlung zum zeitlichen Umfang von Schulungsmaßnahmen jedoch verzichtet. Einführungsphase: Inhalte: Intensität in Tagen Einführung in das NKR (Zusammenspiel d. Bausteine, Grundkenntnisse Doppik, Vergleich z. bisherigen HKR etc.) keine Angabe Vermögenserfassung und bewertung (Grundsätze) keine Angabe Jahresabschlussanalyse/Bilanzanalyse keine Angabe Haushaltsplanung (inkl. Budgetierung, Produkten, interner LV...) keine Angabe Kosten- und Leistungsrechnung keine Angabe Dauerbetrieb: Vertiefung der Themen nach spezifischem Bedarf 4. Empfehlung für die Ausbildung der Verwaltungsmitarbeiter Für die Ausbildung des Verwaltungsnachwuchses sowohl an der Fachhochschule für Verwaltung und Dienstleistung wie an der Verwaltungsakademie ergeben sich aus den geplanten Gesetzesänderungen entsprechende Veränderungen in den Lehrplänen. Sowohl in der FHVD als auch in der Verwaltungsakademie werden in den zuständigen Gremien neue Entwürfe vorgelegt und Zeitpläne diskutiert. Auf der Grundlage der bisherigen Gesetzesentwürfe wird es in Schleswig-Holstein ein Wahlrecht für die Kommunen geben. Damit müssten zwei unterschiedliche Ansätze Gegenstand der Ausbildung sein. Die Projektgruppe weist daraufhin, dass eine entsprechende Umsetzung zwangsläufig ein erhöhtes Stundenkontingent in den finanzwirtschaftlichen Fächern zur Folge haben müsste, wenn die gewohnte Qualität der haushaltsrechtlichen Kenntnisse der Absolventen weiterhin gewährleistet werden soll, da sowohl die Doppelte Buchführung als auch eine weiterentwickelte Kameralistik vermittelt werden müssten. Innovationsring NKR-SH und Kommunale Landesverbände Schleswig-Holsteins

13 5. Empfehlung an den Innovationsring NKR-SH zum Aufbau einer Datenbank der Fortbildungsanbieter Bereits zum Zeitpunkt der Berichtserstellung ist erkennbar, dass eine Vielzahl unterschiedlichster Bildungsanbieter auf dem Feld des Rechnungswesens aktiv ist und die Fortbildungsbeauftragten in den Kommunen entsprechend viele Angebote zur Durchführung von Fortbildungsveranstaltungen erhalten. Die Qualität dieser Angebote ist schwer überprüfbar. Um die Transparenz über die Qualität der unterschiedlichen Bildungsanbieter für die Kommunen zu verbessern, empfiehlt die Projektgruppe den Aufbau einer zentral zu pflegenden Datenbank, in der die Fortbildungsanbieter erfasst werden, die in Schleswig-Holstein für Kommunen Schulungen durchgeführt haben. Über in der Datenbank ebenfalls erfasste Ansprechpartner der auftraggebenden Kommune(n) können interessierte Kommunen eine Einschätzung der Qualität der erfassten Fortbildungsanbieter abfragen. Die Möglichkeit einer Evaluation der erfolgten Fortbildungsveranstaltungen und die Veröffentlichung der Evaluationsergebnisse in der Datenbank wurde von der Projektgruppe diskutiert, insbesondere aus Gründen der Schwierigkeit der Datenerhebung und möglichen datenschutzrechtlichen Problemen nicht empfohlen. Die Datenbank sollte beim Innovationsring NKR-SH geführt werden. Von dort aus würden halbjährlich Abfragen bei den Fortbildungsbeauftragten der Kommunen erfolgen, um die vorgehaltenen Informationen zu aktualisieren. In der Anlage sind ein Entwurf für ein Anschreiben an die Fortbildungsbeauftragten und ein Entwurf für den Erhebungsbogen beigefügt (siehe Anlage 4). 6. Empfehlung an den Innovationsring NKR-SH zum Aufbau einer Datenbank der potenziellen Referenten für Fortbildungsveranstaltungen Der Fortbildungsbedarf zum NKR Schleswig-Holstein dürfte in hoher Qualität und zu vertretbaren Kosten nur dann gedeckt werden können, wenn die Experten in den Verwaltungen im Land als Referenten zur Verfügung stehen. Daher wird der Aufbau einer Datenbank, beim Innovationsring-NKR geführt, empfohlen, in der potenzielle Referenten mit den von ihnen abgedeckten Themenbereichen erfasst werden. Die Zugriffsmöglichkeit auf diese Datenbank besteht zur Zeit für das Projektteam und damit für die dort vertretenen Träger der kommunalen Fortbildung. Die Bereitschaft der am Innovationsring NKR-SH beteiligten Mitarbeiterinnen wurde mit Hilfe eines Fragebogens (siehe Anlage 5) erhoben. Dabei wurde festgestellt, dass von wenigen Aussagen abgesehen, die bereits Befragten insbesondere wegen der aktuellen Umstellungsbelastung (Arbeitsauslastung) zur Zeit keine Möglichkeit sehen, als Referentinnen tätig zu sein. Als Hauptgrund wurde die fehlende Zeit in Folge der hohen Belastung am Arbeitsplatz angegeben. Innovationsring NKR-SH und Kommunale Landesverbände Schleswig-Holsteins 2

14 Die Projektgruppe empfiehlt, die aufgebaute Datenbank trotz der wenigen Meldungen potenzieller Referentinnen weiterhin vorzuhalten und auszubauen. Bei geeigneten Veranstaltungen sollte regelmäßig von den Mitgliedern des Innovationsrings NKR-SH auf die Möglichkeit hingewiesen werden, sich als Referentin erfassen zu lassen. Ergänzend sollte im Laufe des Jahres 2007 eine Wiederholung der Fragebogenabfrage bei den Mitarbeiterinnen erfolgen, die fehlende Zeit als Hinderungsgrund angegeben haben. 7. Empfehlung zur Einbindung von e-learning/blended-learning Da sich keine Hinweise auf wirklich anwendungsreife Schulungssoftware ergeben haben, wurde beschlossen, keine gesonderte Empfehlung zur Nutzung von e-learning/blended-learning zu erarbeiten. Bei Vorliegen leistungsfähiger Software und entsprechenden Rahmenbedingungen in der Kommune sollte der Einsatz von e-learning/blended-learning für bestimmte Themenbereiche (z. B. Buchführung, Jahresabschluss) in Erwägung gezogen werden. 8. Schlussbetrachtung und Ausblick Die vorliegende Veröffentlichung stellt die erste Veröffentlichung der Handlungsempfehlungen des Innovationsrings NKR-SH dar. Sie wird in vierteljährlichen Abständen durch die Projektgruppe überprüft. Sofern sich aus Sicht der Praxis neue Erkenntnisse ergeben sollten, werden diese in eine neue Version eingearbeitet und veröffentlicht. Diese Handlungsempfehlung trägt den zahlreichen Umstellungsbemühungen der schleswigholsteinischen Kommunen Rechnung und basiert auf den Festlegungen der Arbeitsgruppe Reform des Gemeindehaushaltsrechts. Für Hinweise zur Verbesserung ist die Projektgruppe sehr dankbar und greift diese gern in den weiteren Veröffentlichungen auf. Ansprechpartner: Ansprechpartner: Thomas Elsenbroich, Projektleiter dieser Projektgruppe Frank Dieckmann, Hauptkoordinator Fachhochschule für Verwaltung und Dienstleistung, Altenholz Innovationsring NKR-SH Rehmkamp 0 Reventlouallee Altenholz 2405 Kiel elsenbroich@fhvd.de frank.dieckmann@sh-landkreistag.de Tel.: 043/ Tel.: 043/ Im Internet: Fax: 043/ Im Internet: Innovationsring NKR-SH und Kommunale Landesverbände Schleswig-Holsteins 3

15 Bereits veröffentlichte Handlungsempfehlungen: Vermögenserfassung und -bewertung: im Dezember 2005 Softwareeinsatz und -implementierung: im Dezember 2005 Haushaltsplanung und Umstiegsszenarien: im März 2006 Produkte: im März 2006 Kosten- und Leistungsrechnung, Prozesse und Steuerung: im März 2006 Weitere Veröffentlichungen des Innovationsrings NKR-SH werden in Kürze erscheinen: Ergebnis-, Vermögens-, Finanzrechnung, Abschlüsse, Rückstellungen: im Juni 2006 (Fertigstellung im Mai 2006) Organisation des Rechnungswesens: im Juni 2006 (Fertigstellung im Mai 2006) Viel Erfolg bei der Umsetzung dieser Handlungsempfehlung zur Umstellung in Ihrer Verwaltung wünschen der Innovationsring NKR-SH und die kommunalen Landesverbände Schleswig- Holsteins. Kiel, 0. März 2006 Innovationsring NKR-SH und Kommunale Landesverbände Schleswig-Holsteins 4

16 Anhang Anlage : Kalkulation der Fortbildungskosten für eine Großstadt mit Mitarbeitern Veranstaltungen Führungskräfte/Finanzverwaltung SachbearbeiterIn Finanzverwaltung SachbearbeiterIn Kasse Führungskräfte außerhalb des Finanzbereichs SachbearbeiterIn Budgetverwaltung RPA Summe Einführung NKR,0 Tage,0 Tage,0 Tage,0 Tage,0 Tage,0 Tage Vermögenserfassung u. -bewertung 2,0 Tage 3,0 Tage,0 Tage 0,0 Tage,0 Tage 2,0 Tage Technik des Rechnungswesens 3,0 Tage 3,0 Tage 4,0 Tage 0,5 Tage,0 Tage 3,0 Tage Jahresabschluss u. -analyse 2,0 Tage 3,0 Tage 3,0 Tage 0,5 Tage 0,0 Tage 3,0 Tage Haushaltsplanung u. -ausführung 2,0 Tage 2,0 Tage 0,0 Tage 0,5 Tage,0 Tage,0 Tage Kosten- und Leistungsrechnung,0 Tage,0 Tage 0,0 Tage 0,5 Tage 0,0 Tage,0 Tage Veranstaltungstage,0 Tage 3,0 Tage 9,0 Tage 3,0 Tage 4,0 Tage,0 Tage Anzahl MitarbeiterInnen 28 MitarbeiterInnen 5 MitarbeiterInnen 33 MitarbeiterInnen 40 MitarbeiterInnen 40 MitarbeiterInnen 5 MitarbeiterInnen 27 MitarbeiterInnen Anzahl der Veranstaltungen je 2 Veranstaltungen je Veranstaltungen je 2 Veranstaltungen je Veranstaltungen je 9 Veranstaltungen je Veranstaltungen Summe Veranstaltungstage 22,0 Tage 3,0 Tage 8,0 Tage 3,0 Tage 36,0 Tage,0 Tage 03,0 Tage durchschn. Tageshonorar.00,00.00,00.00,00.00,00.00,00.00,00 Summe , , , , , , ,00 Anlage 2: Kalkulation der Fortbildungskosten für einen Kreis mit 650 Mitarbeitern Veranstaltungen Führungskräfte/Finanzverwaltung SachbearbeiterIn Finanzverwaltung SachbearbeiterIn Kasse Führungskräfte außerhalb des Finanzbereichs SachbearbeiterIn Budgetverwaltung RPA Summe Einführung NKR,0 Tage,0 Tage,0 Tage,0 Tage,0 Tage,0 Tage Vermögenserfassung u. -bewertung 2,0 Tage 3,0 Tage,0 Tage 0,0 Tage,0 Tage 2,0 Tage Technik des Rechnungswesens 3,0 Tage 3,0 Tage 4,0 Tage 0,5 Tage,0 Tage 3,0 Tage Jahresabschluss u. -analyse 2,0 Tage 3,0 Tage 3,0 Tage 0,5 Tage 0,0 Tage 3,0 Tage Haushaltsplanung u. -ausführung 2,0 Tage 2,0 Tage 0,0 Tage 0,5 Tage,0 Tage,0 Tage Kosten- und Leistungsrechnung,0 Tage,0 Tage 0,0 Tage 0,5 Tage 0,0 Tage,0 Tage Veranstaltungstage,0 Tage 3,0 Tage 9,0 Tage 3,0 Tage 4,0 Tage,0 Tage Anzahl MitarbeiterInnen MitarbeiterInnen 7 MitarbeiterInnen 33 MitarbeiterInnen 38 MitarbeiterInnen 5 MitarbeiterInnen 3 MitarbeiterInnen 07 MitarbeiterInnen Anzahl der Veranstaltungen je Veranstaltungen je Veranstaltungen je 2 Veranstaltungen je 2 Veranstaltungen je Veranstaltungen je 0 Veranstaltungen Summe Veranstaltungstage,0 Tage 3,0 Tage 8,0 Tage 6,0 Tage 4,0 Tage 0,0 Tage 52,0 Tage durchschn. Tageshonorar.00,00.00,00.00,00.00,00.00,00.00,00 650,00 Summe 2.00, , , , , ,00 Anlage 3: Kalkulation der Fortbildungskosten für eine Kleinstadt mit 50 Mitarbeitern Veranstaltungen Führungskräfte/Finanzverwaltung SachbearbeiterIn Finanzverwaltung SachbearbeiterIn Kasse Führungskräfte außerhalb des Finanzbereichs SachbearbeiterIn Budgetverwaltung RPA Summe Einführung NKR,0 Tage,0 Tage,0 Tage,0 Tage,0 Tage 0,0 Tage Vermögenserfassung u. -bewertung 2,0 Tage 3,0 Tage,0 Tage 0,0 Tage,0 Tage 0,0 Tage Technik des Rechnungswesens 3,0 Tage 3,0 Tage 4,0 Tage 0,5 Tage,0 Tage 0,0 Tage Jahresabschluss u. -analyse 2,0 Tage 3,0 Tage 3,0 Tage 0,5 Tage 0,0 Tage 0,0 Tage Haushaltsplanung u. -ausführung 2,0 Tage 2,0 Tage 0,0 Tage 0,5 Tage,0 Tage 0,0 Tage Kosten- und Leistungsrechnung,0 Tage,0 Tage 0,0 Tage 0,5 Tage 0,0 Tage 0,0 Tage Veranstaltungstage,0 Tage 3,0 Tage 9,0 Tage 3,0 Tage 4,0 Tage 0,0 Tage Anzahl MitarbeiterInnen 2 MitarbeiterInnen 2 MitarbeiterInnen 4 MitarbeiterInnen 4 MitarbeiterInnen MitarbeiterInnen 0 MitarbeiterInnen 23 MitarbeiterInnen Summe Veranstaltungstage 22,0 Tage 26,0 Tage 36,0 Tage 2,0 Tage 44,0 Tage 0,0 Tage 40,0 Tage durchschn. Seminarpreis pro Tag 00,00 00,00 00,00 00,00 00,00 00,00 Summe 2.200, , ,00.200, , ,00 Ergänzende Informationen zur Kalkulation der Fortbildungskosten einer Kleinstadt mit 50 Mitarbeitern Die Fortbildungskosten im Bereich Sachbearbeiter/Budgetverantwortliche stellen darauf ab, dass die dezentrale Erfassung beibehalten wird. Die Fortbildungskosten im Bereich Führungskräfte außerhalb der Finanzverwaltung beinhalten die AmtsleiterInnen und die StellvertreterInnen. Durch Zusammenschluss mehrerer kleinerer Kommunen zu einer Fortbildungsgemeinschaft könnten hier ggfs. Kostenersparnisse durch Inhouse-Seminare realisiert werden.

17 Anlage 4: Anschreiben an die Fortbildungsbeauftragten Innovationsring NKR-SH PG Fort- und Ausbildung Reventlouallee Kiel Kiel, An alle Fortbildungsbeauftragten der Kreise, kreisfreien Städte, Städte, Gemeinden und Ämter des Landes Schleswig-Holstein Einführung des NKR Sehr geehrte Damen und Herren, im Zuge der Einführung des neuen kommunalen Rechnungswesens (NKR) wurde der Innovationsring NKR-SH gegründet, um die Kommunen bei der Umstellung zu unterstützen. Dazu wurden zu sieben Projektgruppen gebildet, die Handlungsempfehlungen für die umstellenden Kommunen ausgearbeitet haben. Diese Projektgruppe hat im Rahmen ihres Projektauftrages einen Leitfaden für die Fort- und Ausbildung entwickelt. Schwerpunktmäßig wurde dabei der Fortbildungsbedarf unterschiedlicher Zielgruppen (Fach- und Führungskräfte, Politiker u.a.) berücksichtigt. Die Ausbildung der Verwaltungskräfte in Schleswig-Holstein wird zentral von der Verwaltungsakademie Bordesholm für die Verwaltungsfachangestellten und Beamten des mittleren Dienstes sowie von der Fachhochschule für Verwaltung und Dienstleistung für Beamten des gehobenen Dienstes durchgeführt. Auf dem Fortbildungsmarkt gibt es z. Zt. sehr viele Anbieter, die den Kommunen Konzepte für den Einführungsprozess der Doppelten Buchführung bzw. erweiterten Kameralistik anbieten. Allerdings sind viele dieser Anbieter in Schleswig-Holstein bisher unbekannt. Daher hat sich die Projektgruppe entschlossen, auf der Internet-Seite des Innovationsrings NKR-SH eine Liste von Beratern bzw. Institutionen herauszugeben, die in schleswig-holsteinischen kommunalen Einrichtungen Seminare bzw. Fortbildungsveranstaltungen durchgeführt haben. Dies soll für Sie eine Orientierungshilfe sein. In diesem Zusammenhang möchten wir Sie bitten, Seminare oder Fortbildungsveranstaltungen, die zum Thema NKR in Ihrer Kommune von Dritten durchgeführt wurden, mit anliegendem Bogen zu benennen und jeweils zum bzw eines Jahres an den Innovationsring zu senden. Der Innovationsring wird diese Anbieterliste pflegen. Ziel ist es, den Kommunen einen Überblick über diesen Fortbildungsmarkt zu bieten. Optional kann auch nach jeder durchgeführten Veranstaltung eine Meldung erfolgen bzw. ist es möglich, die Angaben formlos an Frau Sommer (marion.sommer@sh-landkreistag.de) via E- mail zu senden. Die vor 2006 durchgeführten Inhouse-Schulungen führen Sie bitte bei der Meldung zum mit auf. Für Ihre Unterstützung möchten wir uns schon jetzt bei Ihnen bedanken. Mit freundlichen Grüßen Bitte ausgefüllt senden an: Innovationsring NKR-SH z. Hd. Frau Sommer Reventlouallee Kiel oder marion.sommer@sh-landkreistag.de

18 . Name der Verwaltung: Innovationsring NKR-SH Durchgeführte Fortbildungsmaßnahme/n. Halbjahr Halbjahr Ansprechpartner/in mit Telefonnummer bzw. -Adresse: Titel der durchgeführten Veranstaltung Name und Anschrift der Firma bzw. des Referenten a) b) c) Vielen Dank für Ihre Mitarbeit! Innovationsring NKR-SH und Kommunale Landesverbände Schleswig-Holsteins 7

19 Anlage 5: Fragebogen Referentendatenbank Bitte ausgefüllt senden an Innovationsring NKR-SH Per mail: Per Fax: 043/ (Name, Vorname) (Projektgruppe im Innovationsring). In folgenden Themenbereichen könnte ich prinzipiell (ab sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt) Fortbildungsveranstaltungen zum NKR als Referent durchführen (bitte ankreuzen) Projektmanagement Einführung in das NKR Vermögenserfassung und bewertung Technik des Rechnungswesens (Buchführung) Jahresabschluss und Jahresabschlussanalyse Haushaltsplanung und -ausführung (inkl. Budgetierung, Produkten, interner LV...) Kosten- und Leistungsrechnung Sonstiges: Sonstiges: 2. Ich bin bereit, bei entsprechender Nachfrage bereits in den Jahren 2006 oder 2007 Fortbildungen durchzuführen JA NEIN Falls Sie NEIN angekreuzt haben sollen, bitten wir Sie, die Gründe dafür anzugeben: Zu hohe Arbeitsbelastung im Hauptamt Voraussichtlich fehlende Genehmigung durch den Dienstherrn Fehlende Erfahrung bei der Durchführung von Fortbildungsveranstaltungen Innovationsring NKR-SH und Kommunale Landesverbände Schleswig-Holsteins 8

20 Links Die Nutzung der Handlungsempfehlungen des Innovationsrings NKR-SH ist grundsätzlich frei. Die Handlungsempfehlungen sind urheberrechtlich geschützt. Vervielfältigung, Änderung, Verbreitung, Nutzung oder öffentliche Wiedergabe der Informationen oder Daten, insbesondere von Texten, ist nur mit vorheriger Zustimmung des Innovationsrings NKR-SH oder der Kommunalen Landesverbände Schleswig-Holsteins gestattet. Innovationsring NKR-SH und Kommunale Landesverbände Schleswig-Holsteins 9