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1 Outsourcing der Performance- Analyse: Untersuchung aus Sicht einer KAG Copyright: Computerwoche Michaela Krahwinkel Frankfurt am Main 12. März 2013

2 Übersicht 1 Motivation 3 2 Verfahrensbeschreibung Outsourcing 6 3 Fazit 18

3 1 Motivation 2 Verfahrensbeschreibung Outsourcing 3 Fazit

4 Michaela Krahwinkel Wie bleiben wir für Anleger und Gesellschafter profitabel? Bestmögliche Preis- und Leistungskombination bei gleichzeitiger Erfüllung der notwendigen Leistungsund Qualitätsanforderung

5 Welche Möglichkeiten gibt es, um dem Kosten- und Veränderungsdruck standzuhalten? Eigenbetrieb optimieren Managed Services auf Basis von Service Level Agreements, die Leistungsbreite und tiefe steuern Shared Services, Konsolidierung und Zentralisierung von Dienstleistungsprozessen innerhalb des Unternehmens Kosten Michaela Krahwinkel Gewinn Outsourcing an externen Dienstleister?

6 1 Motivation 2 Verfahrensbeschreibung Outsourcing 3 Fazit

7 Michaela Krahwinkel Vor dem potentiellen Outsourcing sind übergeordnete Fragen zu beantworten Gibt es Implikationen durch Outsourcing auf die Rolle der Performance-Analyse strategische Positionierung des Unternehmens Wettbewerbsfähigkeit und Zukunftssicherung vor- und nachgelagerten Wertschöpfungsstufen Welche Chancen oder Risiken entstehen bei Unterlassen bei Rückführung durch die Delegation von Prozessen an Externe Was ist Best Practice am Markt Wie passt ein möglicher Sourcingpartner zum Unternehmen strategisch durch sein Geschäftsmodell

8 Michaela Krahwinkel Outsourcing hat Vor- und Nachteile Nachteile Verlust an Unabhängigkeit, Abhängigkeit von Dritten Vertragsbindung Gefahr der Lieferverzögerung Datenschutzprobleme Verlust Know How Verminderte Flexibilität und Individualität hinsichtlich Inhalt und zeitlicher Verfügbarkeit Koordinationskosten für Überwachung und Anforderungsmanagement Outsourcing Vorteile Kostenreduktion anforderungsabhängige versus fixe Kosten Qualitätssteigerung Fokussierung auf Kernkompetenzen Geringere Innovationskosten Auslagerung von Produktionsrisiken Wegfall von Soft- und Hardware Transparenz der IT-Kosten

9 Der Ausschreibungsumfang wird unternehmensindividuell festgelegt Beispiel in scope Performance-Messung Return-Attributionsanalyse Fixed Income Attributionsanalyse GIPS Composites Michaela Krahwinkel out of scope Controlling Portfolioanalyse Kommentierung und Kommunikation der Ergebnisse GIPS Struktur, Regelwerk Peergroupanalyse Steuerung Outsourcer

10 Michaela Krahwinkel Straffe und verbindliche Zeitplanung ist unabdingbar Beispiel

11 Michaela Krahwinkel Nach Festlegung des Ausschreibungsumfangs wird der Ausschreibungsprozess festgelegt Marktanalyse 1.Phase Qualität entscheidend Long-List Versand RfP Teilnehmer 2. Phase Preis entscheidend Short-List Due Diligence* Entscheidung Weiterverfolgung Outsourcing ja/nein Teilnehmer 1 * Überprüfung aller Annahmen und Voraussetzungen und Identifikation aller relevanten Risiken

12 Phase 1 Michaela Krahwinkel Denkbares Szenario Marktanalyse Request for Proposal Bewertungsverfahren Businesscase Workshops Rahmenbedingungen festlegen Ausschreibungsumfang Marktanalyse Anbieterauswahl Leistungsbeschreibung nach Themen Haupt- und Unter- Kategorien Struktur erstellen Inhalte RfP übernehmen Gewichte festlegen Bewertungsmaßstäbe definieren Erhebung IST-Kosten Vergleich mit Angeboten der Anbieter Angebotspräsentation Detailfragen Bewertung Angebote

13 Michaela Krahwinkel Marktanalyse - Kriterien zur Anbieterauswahl Unternehmen Leistung Infrastruktur Kosten Strategie (Hauptsitz, Gesellschafterstruktur, Strategie in Deutschland, Kernkompetenz, Zielkonflikte) Positionierung (Kunden, Marktabdeckung, Arten Zusammenarbeit) Finanzen (Stabilität, Ertragsquellen) Leistungsbreite (Performanceanalyse, GIPS, Risikoanalyse, Reporting) Leistungstiefe (Methoden-Vielfalt und -flexibilität, Innovationskraft, Individualisierung) Service (Ansprechpartner, Lieferzeiten, Ort der Leistungserstellung, Sprache, Internationalität) Mitarbeiter (MA-Kapazitäten, -Kontinuität, -Knowhow, kultureller Fit) Prozesse (Systeme, Datenquellen, Prozesse, Qualitätssicherung, Schnittstellenmanagement, Einflussmöglichkeit, Individualisierung, Geheimhaltung) Kosten (für Standard, für Individualisierung, Preisstabilität) Implementierung (Kosten Gesellschaft, Projektdauer, Ressourcenintensität)

14 Request for Proposal: Leistungsbeschreibung am Beispiel Returnattribution Aktien und Renten Steuerung Aufträge Bedarfserhebung Auftragserteilung Auswahl Analysemodell Change Requests Auftraggeber Sourcingpartner Pflege Auftragsdatenbank Datenmanagement, -akquisition Lieferung Fondsdaten Optional: Lieferung Marktdaten Datenkontrolle / Kohärenzchecks Datenimport Datenkontrolle Datenkonsistenz Korrekturen Produktion / Kalkulation Parametrisierung Analysen Kalkulation der Analysen Erläuterung Analysen Reporting / Distribution Standard Reporting Ergebnis Schnittstelle Sonderreporting Ad-Hoc- Reporting Distribution Michaela Krahwinkel Verantwortlichkeiten von Auftraggeber und Sourcingpartner Portfolioanalyse Portfolioanalyse Kommentierung Kommunikation Individuelle Auswertungen Steuerung Outsourcer

15 Zur Beurteilung der Anbieter ist ein Bewertungsverfahren notwendig Das Bewertungsverfahren wird vor der Ausschreibung festgelegt berücksichtigt KO-Kriterien und Bewertungsmaßstäbe (nicht erfüllt; ansatzweise; weitgehend; voll erfüllt) und erfolgt systematisch und ist dokumentiert Die Bewertung erfolgt in zwei Phasen Phase 1 Leistung/Qualität 60% Recht/Organisation/ Infrastruktur 20% Preis 10% Risiko 10% Bewertungsmodell Phase 2 Michaela Krahwinkel Leistung/Qualität 15% Recht/Organisation/ Infrastruktur 15% Preis 50% Risiko 20%

16 Phase 2: Due Diligence Michaela Krahwinkel Anbieter- und Referenzkundenbesuche 1. Bereitstellen Vertragsentwürfe gem. RfP und Verhandlung Prozess- /Schnittstellen- Workshops 2. Due Diligence 5. Dokumentensichtung 4. Workshop Lizenz- Thematik Proof of Concept: Analysen 3.

17 Michaela Krahwinkel Ein Ausschreibungsvorgehen mit Vertragsverhandlungen ist aufwändig, hat sich aber inhaltlich bewährt Das Vertragsteam besteht aus Verhandlungsführer und Mitarbeitern der beteiligten Fachabteilungen* Rahmenvertrag Projektvertrag Leistungsschein, inkl. Preisverhandlung und bei Personalübergang ein Betriebsüberleitungsvertrag Das Ergebnis der Verhandlungen sind unterschriftsreife Verträge * Performance-Analyse, Personal, Recht und Finanzcontrolling

18 1 Motivation 2 Verfahrensbeschreibung Outsourcing 3 Fazit

19 Michaela Krahwinkel Fazit: Die Untersuchung ist für Unternehmen und Sourcingpartner kostenintensiv und muss daher sehr gut geplant und bewertet werden Die Untersuchung verunsichert Mitarbeiter - ein Kommunikationskonzept ist erforderlich Eine Entscheidung wird auf Basis des Business Case getroffen, sie ist unternehmensindividuell Union Investment hat durch die Untersuchung folgende Erkenntnisse: Die individuelle, sehr spezialisierte Leistung ist am Markt verfügbar Es gibt Spezial- und Universalanbieter für die In-scope-Prozesse Die eigene Leistung konnte mit der Leistung der Anbieter verglichen werden, dies gilt auch für den Preis

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