Digitaler Lohnnachweis

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1 Digitaler Lohnnachweis Bereich: LOHN - Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2 2. Voraussetzungen 2 3. Vorgehensweisen Stammdatenabfrage Import der UV-Stammdaten Erstellung des Lohnnachweises Details Meldegründe Fehlerrückmeldungen im Datenaustausch Fehlerhafte BG-Mitgliedsnummer bzw. PIN Landwirtschaftliche Berufsgenossenschaften Stornierung der Stammdatenabfrage Stornierung des Lohnnachweises BG-Mitgliedsnummer wird über mehrere Mandantennummern abgerechnet Unterjährige Mandatsübernahme Erstellung Stammdatenabfrage/Lohnnachweis ohne SV-pflichtige Arbeitnehmer Erstellung Lohnnachweis ohne aktive Arbeitnehmer Stammdatenabfrage bei Neuanlage eines Mandanten Vorläufiger Gefahrentarif Allgemeiner Hinweis zur Kommunikation mit den Berufsgenossenschaften Wichtige Informationen 26

2 Seite 2 1. Ziel Im Info erfahren Sie, wie Sie das Meldeverfahren zur Erstellung des digitalen Lohnnachweises an die Berufsgenossenschaft in Agenda LOHN einrichten und durchführen. 2. Voraussetzungen Allgemein Mit dem Meldejahr 2018 wird der digitale Lohnnachweis ausschließlich im elektronischen Meldeverfahren an die gesetzliche Unfallversicherung übermittelt. Datenannahmestelle ist die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV). Die Abgabe eines Lohnnachweises in Papierform entfällt. Das Meldeverfahren läuft in drei Schritten ab: 1. Abfrage der Stammdaten. 2. Elektronische Rückübermittlung der Stammdaten und Verarbeitung in LOHN. 3. Erstellung und Übermittlung des digitalen Lohnnachweises. Meldefristen Der digitale Lohnnachweis für das aktuelle Meldejahr muss bis zum 16. Februar des Folgejahres übermittelt werden. Stammdatendienst der DGUV Bevor ein Unternehmen die Lohnnachweise für ein Meldejahr elektronisch übermitteln kann, muss ein automatisierter Abgleich der Stammdaten mit der zentralen Stammdatendatei der DGUV erfolgen. Der Spitzenverband der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) hat für den Abgleich einen Stammdatendienst eingerichtet. Die Berufsgenossenschaften müssen die dafür notwendigen Daten an die DGUV melden (Mitgliedsnummer, Gefahrtarifstellen usw.). Die Arbeitgeber erhalten von der DGUV für den automatischen Stammdatenabgleich folgende Zugangsdaten: Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers Mitgliedsnummer des Arbeitgebers PIN Hinweis Wird die Lohnabrechnung bei einem externen Dienstleister wie z. B. Steuerkanzlei oder Lohnbuchhaltungsbüro erstellt, müssen die Zugangsdaten an den Dienstleister weitergegeben werden. Die Stammdaten können Sie in LOHN frühestens ab dem ersten Dezember eines Jahres für das Folgejahr abfragen.

3 Seite 3 Erstellung Lohnnachweis Der jährliche und unterjährige Lohnnachweis wird nur erstellt, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind: 1. Die Stammdaten müssen von der zuständigen Unfallversicherung für das jeweilige Meldejahr rückgemeldet worden sein. 2. Rückmeldung der Stammdaten mit einem der nachfolgend aufgeführten Beitragsmaßstäbe: Entgelt Arbeitsstunden Anzahl der Versicherten»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: BG«: Aktuellen Datensatz öffnen. Berechnungsgrundlage ist der von der Berufsgenossenschaft zurückgemeldete Beitragsmaßstab: Beitragsmaßstab Ermittlung BG-Stunden Entgelt oder Versicherte Arbeitsstunden Tatsächlich geleistete Stunden mit Überstunden Bezahlte nicht geleistete Stunden* Sollstunden ohne Überstunden Bezahlte nicht geleistete Stunden* * Lohnfortzahlung, Urlaub usw. Hinweise Die BG-Stunden werden jährlich mit dem digitalen Lohnnachweis gemeldet. Der Datensatz zur UV-Jahresmeldung mit Grund 92 enthält keine BG-Stunden. Die geleisteten Stunden werden in der Auswertung»Berufsgenossenschaftsliste«monatlich zu rein informativen Zwecken aufgeführt.

4 Seite 4 3. Vorgehensweisen 3.1. Stammdatenabfrage Automatische Stammdatenabfrage Wenn die Lohnabrechnung in der Abrechnungsperiode Dezember steht und das aktuelle Tagesdatum den Monat Dezember erreicht hat, erstellt LOHN die Stammdatenabfrage für das kommende Jahr automatisch. Agenda LOHN Beim Öffnen eines Mandanten erscheint folgende Meldung: Gehen Sie wie folgt vor: 1.»Möchten Sie mit diesen Daten die Stammdatenabfrage für XXXX erstellen?«mit <Ja> und <Weiter>. 2. Es erscheint folgender Hinweis: 3. <OK> und Daten wie gewohnt über das Agenda-Rechenzentrum versenden.

5 Seite 5 4. Die Protokolle der gemeldeten Daten finden Sie unter:»auswertungen Allgemeine Auswertungen Jahresordner Lohnnachweis«. Status Lohnnachweisverfahren Nach erfolgreichem Versand der Abfrage sehen Sie den aktuellen Status:»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: BG«Berufsgenossenschaften mit einmaliger Stammdatenabfrage Für Berufsgenossenschaften mit folgenden Beitragsmaßstäben erfolgt einmalig eine Abfrage der Stammdaten: Einwohnerzahlen Privathaushalte Sonstige Unternehmen Wenn die BG einen der vorgenannten Beitragsmaßstäbe zurückmeldet, erstellt LOHN keinen digitalen Lohnnachweis. Die Beiträge werden unabhängig von der Berechnung in LOHN ermittelt.

6 Seite Rückübermittlung DEÜV-Verarbeitungsergebnisse abrufen»transfer DEÜV-Verarbeitungsergebnisse abrufen«. Sie können die Verarbeitungsergebnisse zur Stammdatenabfrage für gewöhnlich nach ca. 4 Stunden bzw. spätestens einem Tag abholen. Automatischer Import Beim Öffnen des Mandanten werden die Verarbeitungsergebnisse in die Mandanten-Programmdaten übernommen. Die Rückmeldung zum Abgleich der Stammdaten enthält folgende Informationen: Gültigkeit der Mitgliedsnummer Arbeitgeber Beitragsmaßstab o Entgelt o Arbeitsstunden o Versicherte o Einwohnerzahlen o Privathaushalte o Sonstige Unternehmen Gültige Gefahrentarifstellen Der Beitragsmaßstab wird anhand der Arbeitgeberdaten von den Berufsgenossenschaften festgelegt. Status Lohnnachweisverfahren»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: BG«. Aktuellen BG-Satz mit Doppelklick öffnen:

7 Seite Import der UV-Stammdaten Personaldaten Meldung nach Import der UV-Stammdaten in die Mandanten-Programmdaten Nach erfolgreichem Import der UV-Stammdaten erscheint folgende Hinweismeldung: Klick auf <OK>. Import der UV-Stammdaten in die Personaldaten Hinweis Durch Importieren der UV-Stammdaten wird eine bereits durchgeführte Monatsberechnung zurückgesetzt. Wenn Sie die UV-Stammdaten zu einem späteren Zeitpunkt importieren, erfolgt der Import beim Monatsabschluss automatisch.

8 Seite 8 Protokoll der importierten Personaldaten <Ja> und <Weiter> Protokoll wird per Bildschirmausgabe angezeigt. <Nein> und <Weiter>»Transfer Rückmeldungen SV-Daten Druck Importprotokoll Rückmeldungen«. Doppelklick auf den Datensatz. Protokoll der importierten UV-Stammdaten Durch den Import in die Personaldaten werden fehlerhafte Gefahrentarifstellen überschrieben und mit der korrekten Gefahrentarifstelle befüllt.

9 Seite Gefahrentarife Rückübermittelte Gefahrentarife»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: BG«. Das Protokoll in den»allgemeinen Auswertungen«ist um die importierten Abfrageergebnisse ergänzt:»auswertungen Allgemeine Auswertungen Jahresordner Lohnnachweis«.

10 Seite 10 BG bestimmt verwendbare Gefahrentarife Für die Erstellung des Lohnnachweises dürfen nur Gefahrentarife verwendet werden, die von der Berufsgenossenschaft rückübermittelt wurden. LOHN führt einen automatischen Abgleich durch. Je nach Anzahl der rückübermittelten Gefahrentarife erfolgt die Übernahme in die Personaldaten in LOHN.»Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: BG«. Es wurde ein Gefahrentarif rückübermittelt LOHN übernimmt den Gefahrentarif automatisch in die Personaldaten aller beschäftigten Arbeitnehmer in die 1. Gefahrentarifstelle. LOHN löscht automatisch folgende Daten: Bisheriger anderslautender Gefahrentarif in der 1. Gefahrentarifstelle Eingetragene Gefahrentarife in der 2. Gefahrentarifstelle Es wurde mehr als ein Gefahrentarif rückübermittelt LOHN löscht alle nicht in der Rückübermittlung enthaltenen Gefahrentarife aus den Personaldaten. Der Arbeitnehmer erhält ein Fehlerkennzeichen. 1.»Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: BG Feld: Gefahrentarifstelle 1 bzw. 2«: 2. Wählen Sie manuell den Gefahrentarif aus den rückübermittelten Gefahrentarifen aus.

11 Seite Abweichende Gefahrtarife Gefahrentarif anderer BG zugeordnet Weicht die Betriebsnummer der Berufsgenossenschaft von der Betriebsnummer im rückgemeldeten Gefahrentarif ab, müssen Sie die Option <Abweichender Gefahrentarif> in den Personaldaten aktivieren und den entsprechenden Gefahrentarif auswählen.»stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: BGStammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: BG«Nr Meldeverfahren an die Berufsgenossenschaft Personaldaten

12 Seite Erstellung des Lohnnachweises Achtung LOHN erzeugt den Lohnnachweis nur nach erfolgreich durchgeführter und fehlerfrei zurückgemeldeter Stammdatenabfrage. Fehlerrückmeldungen im Datenaustausch Jährlicher Lohnnachweis Monatsberechnung Januar LOHN erzeugt den jährlichen Lohnnachweis mit Meldegrund»UV01 Umlagelohnnachweis«automatisch mit der Monatsberechnung Januar für das vorherige Meldejahr. Das Protokoll der»beitragsabrechnung Lohnnachweis«finden Sie unter:»auswertungen Allgemeine Auswertungen Jahresordner Lohnnachweis«.

13 Seite 13 Beitragsabrechnung Lohnnachweis Die Werte in den Spalten»BG-Brutto tatsächlich«und»bg-stunden tatsächlich» enthalten die ungekürzten Werte. Sie entsprechen der Berufsgenossenschaftsliste und dem Jahreslohnkonto. Die Werte in den Spalten»BG-Brutto Höchst-JAE«und»BG-Stunden Voll-ARW«sind auf die Höchstwerte der Berufsgenossenschaft gekürzt. Status Lohnnachweisverfahren»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: BG«Nach Erstellen des digitalen Lohnnachweises wird der»status Lohnnachweisverfahren«automatisch auf»lohnnachweis erstellt«gesetzt.

14 Seite Unterjähriger Lohnnachweis Der unterjährige Lohnnachweis wird für folgende Meldetatbestände mit der Monatsberechnung erstellt: Meldetatbestand Erfassung in LOHN Betriebsaufgabe»Stammdaten Betriebsstätte Betriebsstätte öffnen«: <Betriebsaufgabe> aktivieren. Systemwechsel»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Meldewesen«: <Abmeldung Systemwechsel zum Letzten des aktuellen Monats> aktivieren. Unternehmerwechsel - Änderung der AG-Betriebsnummer Neuanlage des Mandanten zwingend erforderlich Zuständigkeitswechsel der Berufsgenossenschaft - andere BG»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: BG«: Anlage einer neuen Berufsgenossenschaft mit neuer BG-Nummer. Änderung der Mitgliedsnummer - neue Mitgliedsnummer»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: BG«: Anlage einer neuen Berufsgenossenschaft mit neuer Mitgliedsnummer: Beendigung aller Beschäftigungsverhältnisse bei Fortführung des Unternehmens Insolvenz Automatische Ermittlung durch LOHN»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Insolvenz«

15 Seite 15 Betriebsaufgabe 1.»Stammdaten Betriebsstätten«. 2. <Betriebsaufgabe> aktivieren und <Speichern>. 3.»Bearbeitung Monatsberechnung«.

16 Seite 16 Systemwechsel 1.»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Meldewesen«. 2. <Abmeldung Systemwechsel zum Letzten des aktuellen Monats> aktivieren und <Speichern>. 3.»Bearbeitung Monatsberechnung«. Hinweis Erstellt der nachfolgende Berater die Lohnabrechnung mit Agenda LOHN, handelt es sich bei der Übernahme nicht um einen Systemwechsel. Nr Agenda LOHN: Neues Mandat per Agenda-Sicherung anlegen Auswertung Das Protokoll der»beitragsabrechnung Lohnnachweis«finden Sie unter:»auswertungen Allgemeine Auswertungen Jahresordner Lohnnachweis«.

17 Seite Versand Meldesatz»UV-DAVTransfer DEÜV-Dateien senden«mit Klick auf Inhalte anzeigen erhalten Sie eine detaillierte Übersicht der Sendedaten. Mit Klick auf <Senden> wird der Lohnnachweis über das Agenda Rechenzentrum versendet. Status Lohnnachweisverfahren»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: BG«Nach dem Versand wird der Status automatisch auf»lohnnachweis versendet«gesetzt. DEÜV-Protokoll»Transfer DEÜV-Protokoll«Im DEÜV-Protokoll ist der digitale Lohnnachweis mit dem Betrag 0,00 dargestellt. Die übermittelten Werte finden Sie unter:»auswertungen Allgemeine Auswertungen Jahresordner Lohnnachweis«.

18 Seite Details 4.1. Meldegründe Meldegrund Beschreibung UV01»Umlagelohnnachweis«Standardmeldung (Jahresmeldung) UV05»Lohnnachweis bei Einstellung Unternehmen/Wechsel UVTräger/Änderung der Mitgliedsnummer«Einstellung oder Beendigung des Betriebes Wechsel des UV-Trägers unterjährige Änderung der Mitgliedsnummer UV06»Lohnnachweis bei Beendigung einer meldenden Stelle/ Beendigung aller SV-pflichtigen Beschäftigungsverhältnisse«Unterjähriger Lohnnachweis bei Änderung der formellen Zuständigkeit wegen z. B. Systemwechsel im jeweiligen Abrechnungsmonat oder Austritt des letzten SV-pflichtigen Beschäftigten UV08»Lohnnachweis bei Insolvenzverfahren«Meldung wird im Monat des Insolvenzereignisses erstellt.»transfer DEÜV-Dateien senden Spalte: Inhalte«. Umlagelohnnachweis Betriebsaufgabe Systemwechsel Kein Systemwechsel bei Mandatsübergabe innerhalb der Agenda Software. Nr Agenda LOHN: Neues Mandat per Agenda-Sicherung anlegen.

19 Seite Fehlerrückmeldungen im Datenaustausch Fehlersuche Wenn kein Lohnnachweis erstellt wurde, überprüfen Sie die BG-Daten des Mandanten auf Eintrag einer Fehlerrückmeldung: 1.»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register BG«. 2. Öffnen Sie den fehlerhaften Datensatz mit Doppelklick. Fehlerkorrektur 1. Öffnen Sie das Info für Anwender Nr. Nr Kernprüfungsfehler im Digitalen Lohnnachweis. 2. Geben Sie den Fehlertext als Suchbegriff über die Tastenkombination <Strg + F> ein. 3. Korrigieren Sie den Fehler wie im Info beschrieben.

20 Seite Fehlerhafte BG-Mitgliedsnummer bzw. PIN Mandanten-Programmdaten Wenn die BG-Betriebsnummer gleich bleibt, aber eine falsche BG-Mitgliedsnummer bzw. PIN erfasst wurde, werden die Stammdaten mit einem Fehler rückgemeldet oder durchlaufen die Online-Prüfung bei Neuanlage des Mandanten mit Fehler. 1.»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: BG«. 2. Ändern Sie BG-Mitgliedsnummer bzw. PIN. 3. Versenden Sie die Stammdatenabfrage über das Dialogfenster erneut. Nr Kernprüfungsfehler im Digitalen Lohnnachweis 4.4. Landwirtschaftliche Berufsgenossenschaften Die landwirtschaftlichen Berufsgenossenschaften (SVLFG) nehmen nicht am Verfahren teil. Die Ausnahme gilt aktuell für die landwirtschaftlichen Haupt- und auch für die gewerblichen Nebenbetriebe. Sie erhalten in LOHN keine Aufforderung zur PIN-Eingabe. Es wird weder eine Abfrage der Stammdaten noch der digitale Lohnnachweis erstellt. Die Beitragsberechnung und -erhebung erfolgt wie bisher.

21 Seite Stornierung der Stammdatenabfrage Achtung Durch Stornierung einer bereits versendeten Stammdatenabfrage melden Sie sich bei der Berufsgenossenschaft von der Teilnahme am elektronischen Lohnnachweisverfahren ab. Sie müssen die Berufsgenossenschaft in den Mandanten-Programmdaten neu anlegen und bei den Arbeitnehmern mit der zugehörigen Gefahrentarifstelle hinterlegen. Anschließend führen Sie eine Stammdatenabfrage durch. Vorgehensweise 1.»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register BG«2. BG mit Doppelklick öffnen. 3. Option <Abfrage Stammdaten stornieren> aktivieren. 4. Beim Abspeichern des Dialogs erscheint der Hinweis: 5. Versenden Sie die Daten wie gewohnt über das Agenda Rechenzentrum. Die Protokolle der gemeldeten Daten finden Sie unter Jahresordner Lohnnachweis«.»Auswertungen Allgemeine Auswertungen

22 Seite Stornierung des Lohnnachweises LOHN storniert automatisch den versendeten Lohnnachweis, wenn sich Nachberechnungen des UVpflichtigen Entgelts oder Änderungen bezüglich der Berufsgenossenschaft ergeben. Wenn Sie die Anzahl der Arbeitsstunden ändern, wird eine Stornierung nur bei Verwendung des Beitragsmaßstabs»Arbeitsstunden«erstellt.

23 Seite BG-Mitgliedsnummer wird über mehrere Mandantennummern abgerechnet Beim elektronischen Lohnnachweisverfahren ist es nicht vorgesehen, Meldungen von mehreren Mandanten bzw. Betrieben zusammenzufassen. Der digitale Lohnnachweis kann in LOHN nicht konsolidiert werden. Wenn Sie einen Mandanten/Betrieb über mehrere Mandantennummern in LOHN abrechnen, werden Teillohnnachweise je Mandant erstellt. Die Berufsgenossenschaften erkennen den Sachverhalt automatisch und führen die Daten zusammen Unterjährige Mandatsübernahme Erstellung Lohnnachweis Sie erstellen einen unterjährigen Lohnnachweis ab Zeitpunkt der Mandatsübernahme. Die Werte bis zur Mandatsübernahme wurden bereits mit einem unterjährigen Lohnnachweis vom Vorberater gemeldet. Bisherige Werte werden im digitalen Lohnnachweis für das restliche Jahr nicht berücksichtigt, aber für die Beitragsberechnung benötigt. Ansonsten kann LOHN keine korrekte Kürzung auf das Höchst-Jahresarbeitsentgelt (Höchst-JAE) und den Vollarbeiterrichtwert (Voll-ARW) vornehmen. Erfassung von BG-Vorträgen als Berechnungsgrundlage»Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: Festbezüge Schaltfläche: Lohnkontovorträge«Erfassen Sie bei allen Arbeitnehmern die BG-Vortragswerte.

24 Seite Erstellung Stammdatenabfrage/Lohnnachweis ohne SV-pflichtige Arbeitnehmer Wenn für den Meldezeitraum ausschließlich SV-freie Arbeitnehmer im Personalstamm des Mandanten angelegt und abgerechnet wurden, muss weder eine Stammdatenabfrage versendet, noch ein Lohnnachweis zur Berufsgenossenschaft erstellt werden Erstellung Lohnnachweis ohne aktive Arbeitnehmer Wenn im Meldezeitraum alle SV-pflichtigen Beschäftigten ausgetreten sind, wird automatisch im Abrechnungszeitraum mit Abmeldung des letzten SV-pflichtig Beschäftigten ein unterjähriger Teillohnnachweis mit Meldegrund UV06 erstellt Stammdatenabfrage bei Neuanlage eines Mandanten Bei Neuanlage eines Mandanten wird die Stammdatenabfrage zur Berufsgenossenschaft erst erstellt, wenn ein sozialversicherungspflichtiger Arbeitnehmer angelegt ist. LOHN prüft, ob SV-pflichtige Arbeitnehmer angelegt sind und erstellt die Stammdatenabfrage automatisch: Bei erneutem Öffnen des Mandanten. Bei erneutem Abspeichern des BG-Satzes. Versenden Sie die Daten wie gewohnt über das Agenda-Rechenzentrum.

25 Seite Vorläufiger Gefahrentarif Bei der Neuanlage von Personaldaten kann ein vorläufiger Gefahrentarif erfasst werden. Der hinterlegte Gefahrentarif wird in den Personaldaten in die»gefahrentarifstelle 1«übernommen.

26 Seite Allgemeiner Hinweis zur Kommunikation mit den Berufsgenossenschaften Bei Unklarheiten im Lohnnachweisverfahren (wie z. B. der Gültigkeit der Mitgliedsnummer, der rückübermittelten Gefahrentarife oder Ähnlichem) wenden Sie sich direkt an die Berufsgenossenschaft. Es wurde dazu von der DGUV ein Online-Kontaktformular eingeführt. Der Aufruf des Kontaktformulars ist in LOHN integriert:»stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: BG«. Befüllen Sie das Kontaktformular der DGUV mit den vollständigen Daten. 5. Wichtige Informationen Nr Meldeverfahren an die Berufsgenossenschaft Nr Kernprüfungsfehler im Digitalen Lohnnachweis