Change² Vorhabenzeitplan. Stand: 8. Mai 2012

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1 Change² Vorhabenzeitplan Stand: 8. Mai 2012

2 Masterplan aktualisiert - Stand Mai 2012 Übersicht Zeitplanung Vorhaben (Stand ) Vorhaben komplett komplett I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV Umsetzungsmodus gem. GR-Vorlage 675/2007 Laufende Projekte Projektgruppe Linienprojekt strat. Projekt Nr. 1 f) Aufbau Management Information System x x Nr. 5 Kulturhauptstadt x Nr. 9 Stärkung der bürgerschaftl. Beteiligung und des bürgersch. Engagements x Nr. 10 Personalentw icklung und -beschaffung 11 / 17 Nr. 12 Diversity-Management Nr. 13 Qualitätsmanagement x Nr. 26 Forderungsmanagement x Nr. 28 Betriebsmodell 68/Synergien mit 75 x Nr. 29 Bürgerdienste: Produkte, Struktur, Optimierung des Serviceangebotes x Nr. 34 Allg. Dienst-u.Geschäftsanw eisung (AGA) 11 Projekte in der Implementierung Nr. 1 a) d) e) Konzept Strategische Steuerung Strat. St. x Nr. 1 c) strat. Beteiligungsmanagement x Nr. 8 Stadtteilorientierung der Verw altung x Nr. 16 Weiterentw icklung Vergabew esen x Nr. 17 NKHR x x Nr. 19 Immobilienmanagement x Nr. 24 Zukunftsfähige Informationstechnologie x Nr. 31 Strat. Anforderungsprofil für Führungskräfte 17 Nr. 32 Führung und Kommunikation 17 Nr. 33 Talentstrategie/Stadtmarketingstrategie x x Nr. 35 Betriebliches Gesundheitsmanagement x Abgeschlossene Projekte Nr. 1 b) Gesamtstrategie Stadtverw altung x x Nr. 4 Neue w irtschaftspolitische Strategie x x Nr. 6 Reform Gemeinderatsarbeit x Nr. 7 Reform Bezirksbeiratsarbeit Teil I x Nr. 11 Integrationskonzept x Nr. 14 EU-Dienstleistungsrichtlinie x Nr. 18 Aufbau Beteiligungscontrolling x Nr. 19 b) Baukompetenzzentrum x Nr. 20 Öffentlichkeitsarbeit x Nr. 21 Neugestaltung Org. Kinder, Jugend, Schule x Nr. 22 Schnittstellenoptimierung im Sozialbereich x Nr. 23 Wohnen/Stadterneuerung x Nr. 25 Rechnungsstellen x Nr. 30 Personal-Organisation 11 Nr. 36 Internationalisierung x Noch zu startende Projekte * Nr. 2 Leitbild Stadtverw altung x Nr. 3 Leitbild Stadt Mannheim x Nr. 15 Zusammenarbeit in der Metropolregion Nr. 27 Neuorganisation der Finanzverw altung Vorhabenzeitplan Konzept- Change² und Projektphase Stand Implementierung Qualitätssicherung * Wenn Umsetzungsmodus offen, dann noch Entscheidung entsprechend GR 675/2007 (S. 15) 2

3 Masterplan aktualisiert - Mit wichtigsten Änderungen Übersicht Zeitplanung Vorhaben (Stand ) Vorhaben komplett komplett I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV Umsetzungsmodus gem. GR-Vorlage 675/2007 Laufende Projekte Projektgruppe Linienprojekt strat. Projekt Nr. 1 f) Aufbau Management Information System x x Nr. 5 Kulturhauptstadt x Nr. 9 Stärkung der bürgerschaftl. Beteiligung und des bürgersch. Engagements x Nr. 10 Personalentw icklung und -beschaffung 11 / 17 Nr. 12 Diversity-Management 2 Nr. 13 Qualitätsmanagement x Nr. 26 Forderungsmanagement x Nr. 28 Betriebsmodell 68/Synergien mit 75 x Nr. 29 Bürgerdienste: Produkte, Struktur, Optimierung des Serviceangebotes x Nr. 34 Allg. Dienst-u.Geschäftsanw eisung (AGA) 11 Projekte in der Implementierung Nr. 1 a) d) e) Konzept Strategische Steuerung Strat. St. x Nr. 1 c) strat. Beteiligungsmanagement x Nr. 8 Stadtteilorientierung der Verw altung x Nr. 16 Weiterentw icklung Vergabew esen x Nr. 17 NKHR x x Nr. 19 Immobilienmanagement x Nr. 24 Zukunftsfähige Informationstechnologie 4 x Nr. 31 Strat. Anforderungsprofil für Führungskräfte 17 Nr. 32 Führung und Kommunikation 17 Nr. 33 Talentstrategie/Stadtmarketingstrategie x x Nr. 35 Betriebliches Gesundheitsmanagement x Abgeschlossene Projekte Nr. 1 b) Gesamtstrategie Stadtverw altung x x Nr. 4 Neue w irtschaftspolitische Strategie x x Nr. 6 Reform Gemeinderatsarbeit x Nr. 7 Reform Bezirksbeiratsarbeit Teil I x Nr. 11 Integrationskonzept x Nr. 14 EU-Dienstleistungsrichtlinie x Nr. 18 Aufbau Beteiligungscontrolling x Nr. 19 b) Baukompetenzzentrum 6 x Nr. 20 Öffentlichkeitsarbeit x Nr. 21 Neugestaltung Org. Kinder, Jugend, Schule x Nr. 22 Schnittstellenoptimierung im Sozialbereich x Nr. 23 Wohnen/Stadterneuerung 7 x Nr. 25 Rechnungsstellen x Nr. 30 Personal-Organisation 11 Nr. 36 Internationalisierung x Noch zu startende Projekte * Nr. 2 Leitbild Stadtverw altung x Nr. 3 Leitbild Stadt Mannheim x Nr. 15 Zusammenarbeit in der Metropolregion Nr. 27 Neuorganisation der Finanzverw altung Vorhabenzeitplan Konzept- Change² und Projektphase Stand Implementierung Qualitätssicherung * Wenn Umsetzungsmodus offen, dann noch Entscheidung entsprechend GR 675/2007 (S. 15) 3

4 Zum Vergleich - Stand

5 Wichtigste Aktualisierungen im Vergleich zum LA am (Stand: ) Nr. Aktualisierungen 1 2 Datum aktualisiert, Stand 08. Mai Die Vorstellung der Vorgehensweise erfolgte in LA am 15. Februar Umbenennung in Vielfaltsmanagement wurde beschlossen. Das Vorhaben startete mit der Kick-off Sitzung am 20, März Das Vorhaben wird in der Linie von 11.4 bearbeitet. Schriftliche Information hierzu in LA am 15. Februar 2012 erfolgt. Potentiale werden derzeit ermittelt und bewertet. Der Abschlussbericht ist unterschrieben. Die Implementierungsphase verschiebt sich aufgrund nachträglichem Auftrag aus dem LA am 15. Februar 2012 zur Abgrenzung der Themenbereiche IT-Sicherheit und Datenschutz auf Ende Momentan wird gerade eine GA Datenschutz erarbeitet. Nächster Zwischenbericht an LA Ende Die Dienstvereinbarungen Betriebliches Gesundheitsmanagement sowie die zur Datenverarbeitung im Bereich der Gesundheitsförderung wurden am 25. April unterzeichnet. Das Projektergebnis wird am 14. Mai im LA vorgestellt. Für das Teilprojekt ist in Q III/2012 eine Qualitätssicherungsphase vorgesehen. 7 Die QS-Phase verlängert sich aufgrund Auslastung FVA durch die Dezernatsneuordnung auf Q II/

6 Information: Grundlagen für Arbeit des Lenkungsausschusses (= Projektlenkungsgruppe gem. GR-Vorlage 675/2007) Anlage 1: Masterplan (GR Vorlage 675/2007) vom Anlage 2: Org. Verfügung Gesamtprojektorganisation vom Aktualisierung vom Anlage 3: Dienstvereinbarung OB-GPR vom Anlage 4: Sammlung der neuen und veränderten Steckbriefe Hinweis: Anlagen einsehbar in Internet/Intranet/Informationslaufwerk Sharepoint 6

7 Information: Bearbeitungsmethoden von Vorhaben gem. GR-Vorlage 675/2007 (S. 15) Die Vorhaben des Masterplans können auf unterschiedliche Weise bearbeitet werden. Über die Art und Weise der Umsetzung befindet der Oberbürgermeister. Als Methoden der Umsetzung werden definiert: Bearbeitung in einer Projektorganisation (= Spalte Projektgruppe im Masterplan) Umsetzung im Rahmen einer Organisationsverfügung (= Spalte Linienprojekt im Masterplan) Umsetzung im Rahmen des Tagesgeschäfts der jeweiligen Organisationseinheit (= Spalte Linienprojekt in Masterplan) Als strategische Projekte definiert der Masterplan (S. 9) Vorhaben, die hauptsächlich mit der Entwicklung und der Umsetzung von Strategien auf allen Ebenen befasst sind. 7

8 Information: Nach Verabschiedung des Masterplans zwischen 2008 und 2012 neu hinzugekommene Vorhaben ( Anlage 4) Nr. Vorhaben Einführung / Status 1f) Aufbau Management Informationssystem Steckbrief wurde in LA am 10. Februar 2011 abgenommen. 9 Stärkung der bürgerschaftlichen Beteiligung und des bürgerschaftlichen Engagements 31 Strategisches Anforderungsprofil für Führungskräfte 32 Führung und Kommunikation 33 Talentstrategie/Stadtmarketingstrategie 34 Allgem. Dienst- u. Geschäftsanweisung (AGA) 35 Betriebliches Gesundheitsmanagement 36 Internationalisierung Steckbrief wurde nach LA am 9. Juni 2010 im Wege des Schriftverfahrens beschlossen. Steckbrief wurde in LA am 9. Juli 2008 erstmals vorgestellt und abgenommen. Steckbrief wurde in Unterlenkungsausschuss des LA am abgenommen. Projekt wurde in Unterlenkungsausschuss des LA am erstmals vorgestellt. Steckbrief wurde in Unterlenkungsausschuss des LA am abgenommen. Steckbrief wurde in Unterlenkungsausschuss des LA am abgenommen. Grundzüge des Projektes in LA am vorgestellt. Steckbrief als Anlage mit Schreiben vom verschickt und im Schriftverfahren beschlossen. Teilnehmer Unterlenkungsausschuss : OB Dr. Kurz, EBM Specht, BM Grötsch, Hr. Dr. Fulst Blei (SPD), Fr. Dr. Weiss, Hr. Sandel (CDU), Hr. Raufelder, Hr. Müller (Grüne) Teilnehmer Unterlenkungsausschuss : OB Dr. Kurz, EBM Specht, Hr. Dr. Fulst-Blei, Hr. Lupke (SPD), Hr. Südmersen (CDU), Hr. Raufelder (Grüne), Fr. Süß-Slania ( GPR), Hr. Radak (GSV) 8

9 ANHANG: Status aller Vorhaben 9

10 Laufende Projekte (1/2) Nr. Projekte Status Nr. 1 f) Aufbau Management Information System (MIS) Intensive Fachgespräche mit datenführenden Dienststellen. Unterstützung durch externen Berater in Fragen der Erhebung und technischen Analyse der vorhandenen MIS-Ansätze in der Verwaltung sowie der Definition der Anforderung an einen MIS Betrieb und die Prozessgestaltung. Die Pilotphase wird zum 1. Juni starten. Nr. 5 Kulturhauptstadt 2020 Airan Berg ist seit dem als Geschäftsführer Projektmanagement beim Büro 2020 angestellt. Erste Sitzung Advisory Board am erfolgt. Nr. 9 Nr. 10 Nr. 12 Nr. 13 Stärkung der bürgerschaftlichen Beteiligung und des bürgerschaftlichen Engagements Personalentwicklung und -beschaffung Diversity-Management Qualitätsmanagement Bildung einer Untergruppe Bürgerschaftliches Engagement für Projektbaustein 3 bürgerschaftliches Engagement. Außerdem Fertigung einer Handreiche für Best Practice Bürgerbeteiligung. Das Projekt beinhaltet die Rekrutierung von qualifiziertem Personal und Talenten. Hierzu wurde unter anderem die Entwicklung einer einprägsamen Arbeitgebermarke Stadt Mannheim (Employer Branding) ins Leben gerufen. Vorstellung Vorgehensweise erfolgte in LA am 15. Februar Umbenennung in Vielfaltsmanagement wurde beschlossen. Das Vorhaben startete mit der Kick-off Sitzung am 20. März Beginn Pilot I Gesamtstadt ab 22. Mai 2012 mit Schulung der Beteiligten. Pilot II Fachbereich/Amt X beginnt im Herbst. 10

11 Laufende Projekte (2/2) Nr. Projekt Status Nr. 26 Forderungsmanagement Informationen zum Stand des Projektes können Sie dem Projektstatusbericht entnehmen, der im LA am verteilt wird. Der Projektabschluss wir am 14. Mai im LA vorgestellt. Nr. 28 Betriebsmodell 68/Synergien mit 75 Weitere Prüfung von Synergien zwischen EB 75 und FB 68. Vorstellung des von FB 68 in Auftrag gegebene Gutachtens zum Grünflächenmanagement am 1. Februar bei Dez. IV erfolgt. Momentan Auswertung von Best Practice Beispielen. Nr. 29 Bürgerdienste: Produkte, Struktur, Optimierung des Serviceangebotes Fokus liegt auf Serviceverbesserungen für den Bürger und Rollenklärung der Bürgerdienstleitung. Nr. 34 Allgemeine Dienst- und Geschäftsanweisung (AGA) Das Vorhaben wird in der Linie von 11.4 bearbeitet. Schriftliche Information hierzu in LA am 15. Februar 2012 erfolgt. Potentiale werden derzeit ermittelt und bewertet. 11

12 Projekte in der Implementierung (1/2) Nr. Projekt Status Nr. 1 a) d) e) Nr. 1 c) Nr. 8 Nr. 16 Nr. 17 Nr. 19 Konzept Strategische Steuerung Strategisches Beteiligungsmanagement Stadtteilorientierung der Verwaltung Weiterentwicklung Vergabewesen NKHR Immobilienmanagement Ein Zielsystem wurde aufgestellt und im Hauptausschuss vorgestellt. Prozess zur Validierung und Anpassung von Zielen wurde im Rahmen der Haushaltsberatungen mit dem Gemeinderat vereinbart. Pilotvorhaben zur strategischen Entwicklungsplanung mit einer Gesellschaft begonnen. Nach den Piloten wird strategische Entwicklungsplanung in den zuständigen Dezernaten durchgeführt. Arbeitsgruppe erstellt Zielbilder der Piloten Innenstadt und Feudenheim in den Stadtteilen. Implementierungsverantwortung liegt inzwischen bei FB 60/Dez. IV. AG Vergabe hat die Arbeit aufgenommen, ebenso die AG Vergabe Kommission. NKHR ist zum erfolgreich gestartet, in Teilbereichen erfolgen noch Anpassungen. Zur Zeit insbesondere Umsetzung/Finalisierung der Organisation bei FB 25, z.b. Einrichtung 3. Säule, weitere Zusammenführung von Organisationskultur und Flächenaufnahmen. 12

13 Projekte in der Implementierung (2/2) Nr. Projekt Status Nr. 24 Nr. 31 Nr. 32 Nr. 33 Nr. 35 Zukunftsfähige Informationstechnologie Strategisches Anforderungsprofil für Führungskräfte Führung und Kommunikation Talentstrategie/Stadtmarketingstrategie Betriebliches Gesundheitsmanagement Der Abschlussbericht ist unterschrieben. Die Implementierungsphase verschiebt sich aufgrund nachträglichem Auftrag aus dem LA am zur Abgrenzung der Themenbereiche IT-Sicherheit und Datenschutz auf Ende Momentan wird gerade eine GA Datenschutz erarbeitet. Nächster Zwischenbericht an LA Ende Das strategische Anforderungsprofil wurde abgeleitet aus den Leitlinien zur Führung, Kommunikation und Zusammenarbeit und liegt inzwischen vor. Seit 2011 erfolgt hier ein Abgleich des Anforderungsprofils für Führungskräfte mit individuellen Personalentwicklungsmaßnahmen. Ein weiteres Projektergebnis war die Entwicklung der Leitlinien zur Führung, Kommunikation und Zusammenarbeit. Aus der Aufgabenmatrix wurden im Mai 2011 fünf Pilotmaßnahmen für die Umsetzung der Talent- und Fachkräftestrategie ausgewählt. Das Referat Strategische Steuerung begleitet die Umsetzung dieser Projekte. Die Dienstvereinbarungen Betriebliches Gesundheitsmanagement sowie die zur Datenverarbeitung im Bereich der Gesundheitsförderung wurden am unterzeichnet. Das Projektergebnis wird am 14. Mai im LA vorgestellt. 13

14 Abgeschlossene Projekte Nr. Projekt Status Nr. 1 b) Gesamtstrategie Stadtverwaltung Das Vorhaben ist seit Ende 2010 abgeschlossen. Nr. 4 Neue wirtschaftspolitische Strategie Das Projekt ist abgeschlossen. Die FBL des Fachbereiches für Wirtschafts- und Strukturförderung Fr. Ram hat ihre Tätigkeit am 1. März 2012 aufgenommen. Das Übergabegespräch ist am 18. April 2012 erfolgt. In Q II/2013 bis QIII/2013 ist beine QS vorgesehen. Nr. 6 Reform Gemeinderatsarbeit Das Vorhaben, sowie die im 2. Halbjahr 2010 durchgeführte Qualitätssicherung,* (QS) ist abgeschlossen. Weitere Umsetzungsverantwortung bei FB 15. Nr. 7 Reform Bezirksbeiratsarbeit Teil I Die Implementierungsphase ist seit Ende 2009 abgeschlossen. Nr. 11 Integrationskonzept Das Vorhaben ist seit Ende 2010 abgeschlossen. In QII/2012 ist eine QS vorgesehen. Nr. 14 EU-Dienstleistungsrichtlinie Das Vorhaben ist seit dem dritten Quartal 2010 abgeschlossen. Von QIII/2011 bis QI/2012 läuft die QS-Phase. Nr. 18 Aufbau Beteiligungscontrolling Das Vorhaben ist seit Ende 2011 abgeschlossen. Nr. 19 b) Baukompetenzzentrum Das Teilprojekt ist seit QIII/2011 abgeschlossen. Für QIII/2012 ist eine QS-Phase vorgesehen. Nr. 20 Öffentlichkeitsarbeit Die Implementierungsphase wurde Ende 2010 abgeschlossen. Die QS-Phase läuft von QIV/2011 bis QII/2012. Nr. 21 Neugestaltung Org. Kinder, Jugend, Schule Das Vorhaben ist seit Ende 2009 abgeschlossen. Nr. 22 Schnittstellenoptimierung im Sozialbereich Das Vorhaben ist seit Ende 2009 abgeschlossen. Die QS-Phase läuft von QI-QII/2012. Nr. 23 Wohnen/Stadterneuerung Die Implementierungsphase ist seit Mitte 2010 abgeschlossen. Die QS-Phase läuft von QIV/2011 bis QII/2012. Nr. 25 Rechnungsstellen Das Vorhaben ist seit 2008 abgeschlossen. Die QS-Phase läuft in QI/2012. Nr. 30 Personal-Organisation Das Vorhaben ist seit Mitte 2010 abgeschlossen. Die QS-Phase wurde auf QIII/2012 verschoben. Nr. 36 Internationalisierung Das Vorhaben ist seit Mitte 2010 abgeschlossen. Die QS-Phase ist für QII/2012 vorgesehen. * Konzept QS beschlossen in DK am und in LA am

15 Noch zu startende Projekte ( ) Nr. Projekt Status Nr. 2 Nr. 3 Leitbild Stadtverwaltung Leitbild Stadt Mannheim Das Vorhaben startet in QIV/2012. Eine enge Integration mit den Ergebnissen des Projektes Führung und Kommunikation wird die Grundlage des Projekts sein. Das Vorhaben startet in QIV/2012. Eine enge Integration mit den Ergebnissen/Arbeitsständen des Projekts Kulturhauptstadt 2020 wird die Grundlage sein. Auch ist das Projekt stark mit den Themen Strategische Ziele und Konversion verknüpft. Nr. 15 Zusammenarbeit in der Metropolregion Das Vorhaben startet Anfang Nr. 27 Neuorganisation der Finanzverwaltung Das Vorhaben startet Anfang

16 VIELEN DANK! Stadt Mannheim Fachgruppe Verwaltungsarchitektur 2013 E3 2, Mannheim Ulrich Hörning (Leitung) Anja Vögtel (Sekretariat/Assistenz) Tel: Mob: Anmerkung: Frau Kyas ist seit dem 1. Februar 2012 beurlaubt und nimmt ihre Tätigkeit in der FVA am 1. August 2012 wieder auf. 16