SEPA kommt sind Sie schon vorbereitet?

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1 SEPA kommt sind Sie schon vorbereitet? Europaweiter Zahlungsverkehr ab Februar 2014 verpflichtend! Veranstalter: Ort und Datum: Referent: Handwerkskammer Dresden 8. Oktober 2013 in Dresden & 17. Oktober 2013 in Bautzen Steuerberater Jan Stephan (Steuerberaterkammer Sachsen) André Hübel (DATEV eg, Niederlassung Berlin)

2 Vorstellung Referent Steuerberater Jan Stephan Steuerberater in Dresden seit 2005, seit 2008 in eigner Kanzlei Am Kirchberg 4b Dresden/Briesnitz SEPA 2

3 Das Unternehmen DATEV eg Genossenschaft der steuerberatenden Berufe (~ Mitglieder, ~6.500 Arbeitnehmer) DATEV unterstützt die Zusammenarbeit zwischen Steuerberatern und deren Mandanten mit passenden Softwarelösungen und Services Lösungen für Unternehmen Beratung, Konzeption und Einführung von Software-Lösungen Auftragsbearbeitung/ Rechnungsschreibung Bestellwesen und Lagerhaltung Betriebliches Rechnungswesen Personalabrechnung und -management Office-Management Online-Anwendungen spezielle Lösungen für Branchen softwareunabhängige Unternehmensberatung Wissensvermittlung Beratung, Konzeption und Einführung von IT-Lösungen (IT-Management) 3

4 DATEV das Unternehmen in Zahlen Kiel Hamburg Bremen Hannover Münster Essen Dortmund Düsseldorf Köln Kassel Koblenz Frankfurt Mannheim Saarbrücken Stuttgart Ulm Freiburg Erfurt Schwerin Berlin Magdeburg Leipzig Nürnberg Passau München Dresden führender Anbieter von Software und Services für Finanzbuchführung sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung in Deutschland und Europa Softwarehaus und IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte sowie deren Mandanten über 40 Jahre Erfahrung mit Software und Services DATEV bedeutet über 11 Mio. Lohn- und Gehaltsabrechnungen werden über den steuerlichen Berater mit DATEV-Software abgewickelt die Finanzbuchführung von 2,5 Mio. Unternehmen wird über den steuerlichen Berater mit DATEV-Software erstellt Hauptsitz in Nürnberg und 25 Niederlassungen bieten bundesweit Beratung und Schulung rund Mitarbeiter wickeln über 2 Mio. Servicekontakte ab 4

5 Themenaktualität im Pressespiegel FAZ (18. August 2013) Durch SEPA drohen Insolvenzen - Bundesbank warnt vor Problemen bei Umstellung - Gut fünf Monate vor dem Start des neuen europäischen Zahlungssystems Sepa bereitet die schleppende Umstellung der Deutschen Bundesbank zunehmend Sorgen. "Wir warnen vor Liquiditätsengpässen nach dem 1. Februar 2014: Zahlungen von Gehältern und anderen Leistungen können nicht mehr rechtzeitig abgewickelt werden, wenn die Zahlungsdaten nicht im Sepa-Format bei der Bank eingereicht werden", sagte Bundesbank-Vorstand Carl-Ludwig Thiele. Wirtschaftswoche (20. August 2013) Sepa das nächste gescheiterte Großprojekt? - Deutsche Unternehmen, Vereine und Behörden sind auf dem besten Weg, die dritte Stufe der Euro-Umstellung zu verschlafen. Nur noch 113 Arbeitstage bleiben ihnen, um sich den neuen SEPA-Standards im EU-Zahlungsverkehr anzupassen. Die Last-Minute-Strategie wird teuer werden. SEPA 5

6 Die aktuelle ibi research-studie (August 2013) auf einen Blick: SEPA ist etwa einem Fünftel der Befragten noch nicht bewusst: 22 Prozent haben nach eigenen Angaben nur vage Vorstellungen von SEPA oder sogar noch nie etwas davon gehört Erst ein Drittel der Unternehmen nutzt die SEPA-Überweisung Etwa 30% planen erst zum 1. Februar 2014 die ausschließliche Nutzung der SEPA-Überweisung Die Nutzung der SEPA-Lastschrift ist bei den meisten Organisationen ab dem 2. Halbjahr 2013 geplant Bei 20% der Befragten steht der Termin zur finalen Umstellung auf die SEPA-Lastschrift noch immer nicht fest Die ausschließliche Nutzung der SEPA-Lastschrift soll bei vielen Unternehmen erst Ende 2013 oder gar Anfang 2014 erfolgen Befragte, die SEPA-Lastschriften nutzen oder dies vorhaben, können nicht lange auf die Lastschrift verzichten: 27% der befragten Unternehmen gaben an, bereits nach 5 oder weniger Tagen durch fehlende Lastschrifteingänge in Liquiditätsprobleme zu kommen Viele Unternehmen haben nicht schriftlich vorliegende Einzugsermächtigungen für ihre bestehenden Lastschrifteinzüge Circa 10% der befragten Online-Händler planen schon jetzt, die Lastschrift als angebotenes Bezahlverfahren in ihrem Webshop abzuschaffen Die Befragten erhoffen sich vor allem kürzere Laufzeiten bei grenzüberschreitenden Zahlungen im SEPA-Raum Die meisten Schritte zur SEPA-Umstellung werden im 4. Quartal 2013 erfolgen 11% der Befragten rechnen damit, dass ihre Systeme erst nach dem auf SEPA umgestellt sind Quelle: SEPA 6

7 Agenda SEPA AGB-Änderung für SEPA durch die Bank/en Was ist SEPA? Wer nimmt teil? Wann kann ich nur noch SEPA-Zahlungen durchführen? IBAN und BIC statt Kontonummer und BLZ SEPA-Überweisung (gibt es bereits seit 2008) SEPA-Lastschrift (gibt es bereits seit 2009) Checkliste für die SEPA-Umstellung SEPA-Fahrplan * kein Vortragsinhalt Abgrenzung SEPA-Firmen Basislastschrift bisheriges Abbuchungs- und Einzugsverfahren SEPA 7

8 Agenda AGB-Änderung für SEPA durch die Bank/en Was ist SEPA? Wer nimmt teil? Wann kann ich nur noch SEPA-Zahlungen durchführen? IBAN und BIC statt Kontonummer und BLZ SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Checkliste für die SEPA-Umstellung SEPA-Fahrplan Abgrenzung SEPA-Firmen Basislastschrift bisheriges Abbuchungs- und Einzugsverfahren SEPA 8

9 AGB-Änderung für SEPA durch die Bank Haben Sie schon die AGB-Änderung erhalten? SEPA 9

11 Was ist SEPA? SEPA (oder auch S PA. Single Euro Payments Area) steht für einen europaweit einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum, in dem es keine Unterschiede zwischen nationalen und internationalen Zahlungen mehr gibt. Dadurch können bargeldlose Zahlungen auch über die Ländergrenzen hinweg so einfach und bequem getätigt werden wie im Inland. Sowohl Kartenzahlungen, Überweisungen als auch Lastschriften werden über das SEPA-Verfahren abgewickelt. Die Zahlungen im SEPA-Format können nur in der Währung Euro ausgeführt werden. Der Umstieg auf die SEPA-Verfahren ist verpflichtend! Vision und Ziel von SEPA aus Sicht der Europäischen Zentralbank: Das Ziel von SEPA ist die Stärkung der europäischen Integration durch die Schaffung eines Binnenmarkts für alle Massenzahlungen in Euro, der Wettbewerb und Innovation vorantreibt und dadurch bessere Dienstleistungen für Kunden generiert. SEPA 11

12 Der neue europäische Zahlungsverkehrsraum umfasst mit Deutschland 33 Teilnehmerländer 33 teilnehmende Länder am SEPA-Verfahren teilnehmende Länder Belgien Bulgarien Dänemark Deutschland Estland Finnland Frankreich Griechenland Großbritannien Irland Island Italien Kroatien Liechtenstein Litauen Luxemburg Lettland Malta Monaco Niederlande Norwegen Österreich Polen Portugal Rumänien Schweiz Schweden Spanien Slowenien Slowakei Tschechische Republik Ungarn Zypern SEPA 12

13 Ab wann gilt SEPA? Ab dem 1. Februar 2014 werden Überweisungen und Lastschriften im europäischen Zahlungsverkehrsraum nur noch als SEPA-Aufträge entgegengenommen. Bisherige europäische Auslandsüberweisungen fallen weg. neu Eine Überweisung z. B. nach Frankreich ist von einer Inlandsüberweisung nicht mehr zu unterscheiden. SEPA 13

14 kommt! Countdown: noch 115 Tage (Deutsche Bundesbank) SEPA 14

15 Die SEPA-Umstellung durchdringt viele Unternehmensbereiche Betroffenheit mit starker Abhängigkeit von Unternehmensgröße und Branche Primärbereich der Betroffenheit Rechnungsstellung IBAN/BIC auf der Rechnung Zahlungsbedingungen Formulare, Geschäftspapier, Verträge Finanzbuchführung Rechnungswesenprogramme Zahlungsverkehrsprogramme Personalabteilung Umstellung Gehaltskonten Reisekosten, VWL usw. andere betroffene Abteilungen Vertrieb/Einkauf Information der Geschäftspartner Anpassung Verträge/Formulare Geschäftspapier Kundenservice Rechtsabteilung Änderungen von AGB s externe Anbieter (z. B. Call-Center) Informationstechnologie (IT-Abteilung) usw. SEPA 15

16 IBAN und BIC statt Kontonummer und Bankleitzahl Was ist eine IBAN und BIC? IBAN und BIC sind nicht nur für Zahlungen ins Ausland erforderlich, sondern lösen auch bei Inlandszahlungen Kontonummer und Bankleitzahl ab. Was ist eine IBAN? International Bank Account Number ist eine international standardisierte Nummer. Jedes Girokonto in einem der an diesem System teilnehmenden Länder ist damit eindeutig bezeichnet und definiert. Die IBAN kann im umfangreichsten Fall bis zu 34 Stellen umfassen (in Deutschland 22 Stellen). Was ist eine BIC? Business Identifier Code ist eine von der Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT) festgelegte, international gültige Bankleitzahl. Da der BIC von der SWIFT vergeben wird, bezeichnet man ihn oftmals auch als SWIFT-Code. SEPA 16

17 Wie können die Kontonummer & die Bankleitzahl umgestellt werden? Müssen Kontonummern und Bankleitzahl per Hand umgestellt werden? Fragen Sie Ihre/n Softwareanbieter! Beispiel: DATEV IBAN-Assistent wandelt in den DATEV-Anwendungen automatisch Kontonummer und Bankleitzahl in IBAN und BIC um, de Sie im Anschluss auf Richtigkeit prüfen sollten. Der Assistent kann in den DATEV-Anwendungen an den Stellen genutzt werden, wo Kontonummer und Bankleitzahl anwendungsseitig gespeichert sind. Steht seit Januar 2013 bereit. SEPA 17

18 Umstellung auf IBAN und BIC - IBAN-Assistent Haftungsausschluss Den Haftungsausschluss durch DATEV eg habe ich zur Kenntnis genommen. Mir ist bekannt, dass die DATEV eg für Schäden, die durch die Verwendung der ermittelten BIC oder IBAN entstehen können, keine Haftung übernimmt. SEPA 18

20 Die Merkmale der SEPA-Überweisung (seit 2008) auf einen Blick IBAN und BIC statt Kontonummer und Bankleitzahl Auftragswährung immer Euro für inländische und grenzüberschreitende europäische Zahlungen europaweite Gutschrift auf dem Empfängerkonto innerhalb eines Geschäftstags Überweisungen werden in voller Original-Betragshöhe ausgeführt Entgeltteilung: jeder zahlt die Entgelte seines Kreditinstituts XML-basiertes SEPA-Datenformat statt DTAUS neu: Verwendungszweckfeld 140 Stellen (statt bisher 378), keine Umlaute/Sonderzeichen Neu: Lateinischer Zeichensatz: A-Z, a-z, 0-9 / -? : ( ). ; + SEPA 20

22 Nutzungsintensität von Lastschriftverfahren in Europa Deutschland: 24 Mio. Überweisungen / Tag 35 Mio. Lastschriften / Tag SEPA 22

23 SEPA-Lastschrift Durch einheitliche Standards auf Basis einer gemeinsamen Rechtsgrundlage ermöglicht die SEPA-Lastschrift inländische und grenzüberschreitende Lastschriften. zwei Varianten für SEPA-Lastschriften SEPA-Basislastschrift = vergleichbar mit dem Einzugsermächtigungsverfahren SEPA-Firmenlastschrift = vergleichbar mit dem Abbuchungsverfahren SEPA 23

24 SEPA-Basislastschrift Früheres Verfahren: Einzugsermächtigungsverfahren Zahlungspflichtiger Zahlungsempfänger Widerspruchsfrist innerhalb von sechs Wochen nach Rechnungsstellung durch den Zahlungspflichtigen Zahlstelle/Bank SEPA 24

25 SEPA-Firmenlastschrift Früheres Verfahren: Abbuchungsauftrag Zahlungspflichtiger Zahlungsempfänger keine Widerspruchsfrist durch den Zahlungspflichtigen Zahlstelle/Bank SEPA 25

26 SEPA-Lastschrift: Erstattungsfrist NEU SEPA-Basislastschrift (SDD Core) = vergleichbar mit dem Einzugsermächtigungsverfahren SEPA-Firmenlastschrift (SDD B2B) = vergleichbar mit dem Abbuchungsverfahren 8 Wochen 13 Monate bei nicht erteiltem oder gelöschtem Mandat SEPA 26

27 Die SEPA-Lastschrift (strenge Formvorschrift): Das Lastschriftmandat als grundlegende Neuerung Das SEPA-Lastschriftmandat ermächtigt den Zahlungsempfänger, den fälligen Betrag vom Konto des Zahlungspflichtigen einzuziehen. weist die Bank des Zahlungspflichtigen zur Einlösung der Lastschrift an. ist Voraussetzung für den Einzug von SEPA-Lastschriften und muss vom Zahlungspflichtigen eingeholt werden. enthält Information zu Rückgaberechten. gilt grundsätzlich unbefristet, es sei denn: der Zahlungspflichtige widerruft das Mandat oder das Mandat verfällt 36 Monate nach dem ersten bzw. letzten Einzug bei Nichtnutzung. ist im Original, durch den Zahlungsempfänger, bis mindestens 14 Monate nach dem letzten Einzug, in der gesetzlich vorgeschrieben Form, aufzubewahren. SEPA 27

28 SEPA-Lastschriftmandat Daten des Lastschriftgläubigers (Unternehmen): Name und Anschrift Gläubiger-ID-Nummer Mandatsreferenz Fix vorgegebener Text Besonderheit: Der Autorisierungstext enthält eine Verzichtserklärung des Zahlungspflichtigen auf den Erstattungsanspruch. eindeutige Bezeichnung SEPA-Lastschriftmandat Hinweis: Dieses Lastschriftmandat dient nur dem Einzug von Lastschriften, die auf Konten von Unternehmen gezogen sind. Ich bin nicht berechtigt, nach der erfolgten Einlösung eine Erstattung des belasteten Betrags zu verlangen. Ich bin berechtigt, mein Kreditinstitut bis zum Fälligkeitstag anzuweisen, Lastschriften nicht einzulösen. Daten des Zahlungspflichtigen (Kunden): Name und Anschrift IBAN BIC rechtsverbindliche Unterschrift mit Datum und Ort SEPA 28

29 Welche Voraussetzungen müssen bei der SEPA-Lastschrift erfüllt werden? (I) Daten des Lastschriftgläubigers (Unternehmen) Gläubiger-ID: Für beide Lastschrift-Varianten (SEPA- Basislastschrift und SEPA-Firmenlastschrift) benötigt der Zahlungsempfänger eine einheitliche, eindeutige und standardisierte Gläubiger-Identifikationsnummer (18 Stellen in Deutschland/höchstens 35). Wo kann die Gläubiger-ID beantragt werden? In Deutschland, elektronisch, über die Deutsche Bundesbank. Bundesbank: Stand Mitte August 2013 erst knapp Gläubiger-ID s beantragt bei rund 3,6 Millionen Unternehmen und eingetragenen Vereinen SEPA 29

30 Welche Voraussetzungen müssen bei der SEPA-Lastschrift erfüllt werden? (II) Mandatsreferenz Jedes SEPA-Lastschriftmandat erhält eine eindeutige Mandatsreferenz (zum Beispiel eine fortlaufende Nummer), die bei allen Lastschriften angegeben werden muss. Sie wird vom Lastschrifteinreicher individuell für jedes SEPA-Mandat vergeben. Die Länge beträgt maximal 35 Zeichen. Der Aufbau kann vom Lastschrifteinreicher festgelegt werden (z. B. Vertrags-/Kundennummer). Gläubiger-ID und Mandatsreferenz sind Bestandteile eines SEPA-Mandats, dienen zur eindeutigen Identifikation und müssen dem Zahlungspflichtigen bekannt gegeben werden. SEPA 30

31 Welche Voraussetzungen müssen bei SEPA-Lastschrift erfüllt werden? (III) Pre-Notification Zahlungspflichtiger (Kunde) Information vor dem Zahlungseinzug über die Höhe der Lastschrift und den Einzugstermin (auch über Jahresgrenze hinaus), zum Beispiel anhand einer Rechnung/eines Bescheids mit Fälligkeitsangabe. Muss mindestens 14 Tage vor dem Fälligkeitsdatum dem Zahlungspflichtigen bekannt gemacht werden. Eine Verkürzung dieser Frist ist möglich und muss in den AGB oder Kundenbedingungen aufgenommen werden. Die Zustellung dieser Pre-Notification ist per Brief, Bescheid oder Fax möglich. Bei Folgelastschriften kann diese Mitteilung entfallen, wenn der Kunde zuvor über die Beträge und die Einzugstermine informiert wurde. SEPA 31

32 Was ändert sich bei bestehenden Einzugsermächtigungen? Bestehenden Einzugsermächtigungen können weiter genutzt werden (Umwidmung mit Widerspruchsrecht), wenn folgende Ergänzungen vom Lastschrifteinreicher erfolgen: mit der Hausbank: Abschließen einer Inkassovereinbarung für die Nutzung von SEPA-Basis-Lastschriften. im Unternehmen: Vergabe und Einpflegen einer Mandatsreferenz(nummer) in die Kundenstammdaten für jedes Lastschriftmandat. mit dem zahlungspflichtigen Kunden: Information des Zahlungspflichtigen vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug über die Gläubiger-ID des Unternehmens, die Mandatsreferenz(nummer) des Kunden und den SEPA-Umstellungstermin. SEPA 32

33 Musterschreiben: Umstellung auf das neue SEPA-Lastschriftverfahren Umwidmung bestehender Einzugsermächtigungen (Lastschriften) mit Widerspruchsrecht Quelle: SEPA 33

34 Was ändert sich bei bestehenden Abbuchungsaufträgen? Für bereits bestehende Abbuchungsaufträge werden neue Mandate benötigt: Bisherige Abbuchungsaufträge können nicht für den Einzug von SEPA-Lastschriften weitergenutzt werden. Wenn der Zahlungsempfänger weiterhin Lastschriften ohne Erstattungsrecht des Zahlungspflichtigen einziehen will, muss er vom zahlungspflichtigen Kunden ein neues SEPA-Firmenlastschrift-Mandat einholen. bei der Bank, vor dem ersten Einzug, die Erteilung dieses SEPA-Firmen-Lastschriftmandats bestätigen. Hinweis: SEPA-Firmen-Lastschriften sind für Privatkunden als Zahlungspflichtige nicht zugelassen (fehlendes Erstattungsrecht). Hier können nur SEPA-Basis-Lastschriften verwendet werden. SEPA 34

35 Wie funktioniert es? (Beispiel) Frau Mustermann Firma Frankreichmuster zieht Geld von einem Kunden in Frankreich mittels SEPA-Lastschrift ein SEPA 35

36 Erstlastschrift Beispiel für die späteste Einreichung einer Erstlastschrift 5 Tage vorher 14 Tage vorher Pre-Notification (Vorankündigung) an den Zahlungspflichtigen Einreichung bis spätestens 12 Uhr bei der Bank Fälligkeitstag SEPA 36

37 Folgelastschrift Beispiel für die späteste Einreichung von Folgelastschriften 2 Tage vorher 14 Tage vorher Pre-Notification (Vorankündigung) an den Zahlungspflichtigen Einreichung bis spätestens 12 Uhr bei der Bank Fälligkeitstag SEPA 37

38 SEPA-Basislastschrift mit verkürzter Vorlauffrist (COR1) Stichwort: Euro-Eil-Lastschrift Eine Anpassung des Regelwerks für die SEPA-Basislastschrift soll ab November 2013 die Möglichkeit anbieten, die Vorlauffrist zu verkürzen (Option COR1): Diese Frist kann ab dem 04. November 2013 nur noch einen Bankarbeitstag (für Einmal-, Erstund Folgelastschriften) betragen. Die Deutsche Kreditwirtschaft hat die Voraussetzungen für die Option COR1 bereits geschaffen. Nutzbar (zur Zeit) nur innerhalb von Deutschland, nicht europaweit Die Widerspruchsfristen für Zahlungspflichtige von acht Wochen bei autorisierten SEPA- Basislastschriften und 13 Monaten bei nicht-autorisierten SEPA-Basislastschriften (Einzug ohne gültiges SEPA-Lastschriftmandat) bleiben hiervon unberührt. Sofern Sie die verkürzte Vorlauffrist nutzen möchten, sollten Sie bei Ihrer Bank erfragen, ob diese das Verfahren unterstützt. SEPA 38

40 Checkliste zur SEPA-Umstellung SEPA-Checkliste Benennen Sie einen SEPA-Beauftragten/-Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen. Erstellen Sie einen Umstellungszeitplan. Soll die Umstellung zu einem festen Termin oder im Parallelbetrieb erfolgen? Analysieren Sie Ihre Zahlungsströme und die Struktur Ihres Zahlungsverkehrs, um mögliche Auswirkungen von SEPA auf Ihr Unternehmen genauer einschätzen zu können. Setzen Sie sich mit Ihrer Hausbank bezüglich der Umstellungsmöglichkeiten und Änderungen in Verbindung. Geben Sie auf Ihren Briefbögen bereits jetzt Ihre IBAN und BIC an. SEPA 41

41 Checkliste zur SEPA-Umstellung SEPA-Checkliste Beantragen Sie die Gläubigeridentifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank für die Teilnahme am SEPA-Lastschriftverfahren. Überlegen Sie sich eine Systematik für die Mandatsreferenznummern und pflegen Sie diese in Ihre Stammdaten ein. Prüfen Sie, ob Ihnen für Ihre bisherigen Lastschriften gültige Lastschrifteinzugsermächtigungen vorliegen (mit physikalischer Unterschrift), ergänzen Sie diese ggf. zu einem aktuellen Mandat. Prüfen Sie ob Ihre Zahlungsverkehrs-Software (electronic banking Produkte) SEPA-ready ist. Prüfen Sie ob Ihre Finanzbuchführung SEPA-ready ist. SEPA 42

42 Checkliste zur SEPA-Umstellung SEPA-Checkliste Prüfen Sie, ob Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung SEPA-fähig ist. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter für die Lohnabrechnungen nach deren neuen IBAN- und BIC-Daten. Über welche anderen Software-Produkte (z. B. Kunden- oder Lieferantenverwaltungsprogramme) werden sonst noch Zahlungsdateien generiert? Kontaktieren Sie Ihre Softwareanbieter zu den Umstellungsmöglichkeiten. SEPA 43

43 SEPA: Die Zeit drängt und zwingt zum Handeln! Ihre Meinung, Ihre Fragen? Interessant für Sie? Was möchten Sie von uns wissen? André Hübel DATEV eg Niederlassung Berlin Katharina-Heinroth-Ufer Berlin Telefon: Internet: andre.huebel@datev.de SEPA 51