SEPA - Der neue Zahlungsstandard

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1 Liebe Mandanten, sehr geehrte Damen und Herren, am 1. Februar 2014 startet SEPA (Single Euro Payments Area). Mit der Einführung des einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraums ergeben sich einige Änderungen im Bereich des Zahlungsverkehrs. Hier die wichtigsten Neuerungen für Sie: Allgemeine Hinweise Ab dem müssen alle Unternehmen in Deutschland auf SEPA umstellen. Die bisherige Inlandsüberweisung wird durch die SEPA-Überweisung ersetzt. Die bisherige Kontonummer wird zukünftig durch die IBAN (Internationale Bankkontonummer) und die Bankleitzahl durch den BIC ersetzt. IBAN und BIC weisen die Banken bereits jetzt auf Ihren Kontoauszügen aus. IBAN hat in Deutschland 22 Stellen und der BIC 8 oder 11 Stellen. Basis- und Firmenlastschriften Unter SEPA müssen Sie künftig unterscheiden zwischen Basis- und Firmen-Lastschriftverfahren. Je nach Verfahren gelten unterschiedliche Vorlagefristen. Im Rahmen der neuen "Pre-Notification" müssen Sie Ihre Kunden z. B. 14 Tage vor der Abbuchung informieren. Der wichtigste Unterschied ist jedoch Folgender: Während es bei Basislastschriften bei der bisherigen 8-wöchigen Widerspruchsfrist bleibt, gibt es im Firmenlastschriftverfahren kein Widerspruchsrecht. Gläubiger-Identifikationsnummer Ziehen Sie regelmäßig Lastschriften ein, benötigen Sie für das neue SEPA-Lastschriftverfahren eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Diese kann grundsätzlich kostenfrei über Internet bzw. bei der Deutschen Bundesbank beantragt werden. Hierbei unterstützen wir Sie gerne. Einholung neuer Einzugsermächtigungen Nach Inkrafttreten der neuen SEPA-Vorschriften muss für jeden Lastschrifteinzug ein schriftliches Mandat vorliegen. Sie sollten schon jetzt eine umfassende Prüfung Ihrer vorliegenden Einzugsermächtigungen vornehmen und ggf. neue einholen. Auch der inländische Zahlungsverkehr ist betroffen Wir weisen dringend darauf hin, dass ab dem jede Überweisung und auch jede Lastschrift im Inland über die neuen internationalen Kontonummern laufen müssen. Daher sind Sie auf jeden Fall betroffen, spätestens dann, wenn Sie Ihre Umsatzsteuer-Zahllast an das Finanzamt überweisen wollen, Löhne auszahlen oder Sozialversicherungsbeiträge abführen und der vor der Tür steht. 1

2 Die Programme cs:plus oder mhp reza stellen hierzu ab Oktober bzw. November 2013 IBAN-Konverter zur Verfügung, der automatisch Bankverbindungen Ihrer Kunden und Lieferanten quasi auf Knopfdruck auf die neuen IBAN- und BIC-Nummern umstellt. Handeln Sie bald! Die Einführung des neuen Zahlungsstandards erfordert eine Umstellung in Ihrer betriebsinternen elektronischen Datenverarbeitung bis Schieben Sie dies nicht auf den letzten Tag auf, sondern stellen Sie schon jetzt ohne jeden Zeitdruck auf das neue Verfahren um. Denn einerseits sollten Sie noch ausreichend Zeit für eine Testphase mit Ihrer Bank haben, andererseits sollte der Aufwand nicht unterschätzt werden. Informationen zu Programmen von MHP Die SEPA-Umstellung betrifft damit auch die Bereiche der Lohnabrechnung, der mhp reza Buchhaltung und den selbstbuchenden cs:plus-mandanten. Fordern Sie bei uns das Merkblatt an. Gerne unterstützen wir Sie bei der SEPA-Umstellung: Ihre Ansprechpartnerin für cs:plus: Anja Meisel, Tel Ihre Ansprechpartnerin für die mhp reza Buchhaltung: Ramona Rihl, Tel Ihre Ansprechpartnerin für den Lohnbereich: Birka Gorges, Tel

3 CHECKLISTE Ansprechpartner Termin Status Generelle Fragestellung Prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen mittel- bis langfristig weiterhin Konten im Ausland unterhalten will bzw. muss. Organisatorische Vorarbeiten Benennen Sie einen SEPA-Beauftragten/ Ansprechpartner in Ihrer Firma bzw. bilden Sie eine Projektgruppe. Entwickeln Sie einen individuellen Zeit- und Umsetzungsplan für Ihr Unternehmen. Analysieren Sie die Prozesse und die Struktur Ihres heutigen Zahlungsverkehrs, um so Aufgaben und Umfang sowie die möglichen Auswirkungen der Umstellung auf SEPA auf Ihr Unternehmen besser einschätzen zu können. Beispiele: Identifizierung betroffener Unternehmensbereiche (zum Beispiel Einkauf, Buchhaltung etc.) Untersuchung von notwendigen Investitionen bei Systemumstellungen (zum Beispiel betroffene Hard- und Softwarekomponenten bei Kunden- und Lieferantenverwaltung, Buchhaltungs- und/oder Banksoftware etc.). Welche Dienstleister sind in den Buchhaltungs- und Zahlungsverkehrsprozess involviert? Prüfen Sie mit Ihren wichtigsten Geschäftspartnern mögliche Abhängigkeiten bezüglich der Umstellung des Zahlungsverkehrs auf SEPA (zum Beispiel Referenzdatenübermittlung). Prüfen Sie, zu welchen Zeitpunkten Ihre Geschäftspartner auf die SEPA-Zahlverfahren umstellen. Orientieren Sie sich unter Umständen mit Ihren Planungen an wichtigen Geschäftspartnern. Generelle organisatorische Arbeiten / Verwaltung Geben Sie Ihre Bankverbindung auf Ihren Rechnungen, relevanten Formularen, Zahlscheinen zusätzlich mit IBAN und BIC an. Fragen Sie Ihre Geschäftspartner und Kunden nach deren Bankverbindungen auf der Basis von IBAN und BIC. 3

4 Prüfen Sie Ihre Zahlungsverkehrssoftware und Finanzbuchhaltung auf SEPA-Fähigkeit. Kontaktieren Sie Ihre Bank bzw. Ihren Softwareanbieter zu den Umstellungsmöglichkeiten und anstehenden Änderungen. Ergänzen Sie in den Stammdaten/Buchhaltung die Angaben zu IBAN und BIC (auch für nationalen den Zahlungsverkehr). zum Beispiel bei separater Lohnbuchhaltung sind die Geschäftsvorfallcodes "Purpose- Codes" bei XML-Formaten statt der heutigen Textschlüssel im DTAUS-Format zu beachten, erfolgt meist in Abstimmung mit Ihrem Dienstleister bzw. Ihrer Bank. Bankverträge: Hinweis an Ihre Bank, ab wann Ihr Unternehmen "SEPA-fähig" sein möchte, zum Beispiel Überweisungen im XML-Format einreichen wird, bei Lastschrifteinreichungen ist eine neue Inkassovereinbarung" mit Ihrer Bank abzuschließen. Sofern Sie und/oder Ihre Geschäftspartner die beiden neuen "SEPA-Lastschriftverfahren" (SEPA-Basis-Lastschrift oder SEPA-Firmen- Lastschrift) anwenden wollen, sollten Sie sich mit den folgenden Sachverhalten beschäftigen: Beantragen Sie als Inkasso-Einreicher eine Gläubiger-Identifikationsnummer (CI) bei der Deutschen Bundesbank (www.glaeubigerid.bundesbank.de) für die Nutzung in den neuen Lastschriftverfahren. Überprüfen Sie die Abläufe für Lastschrifteinzüge und beachten Sie die Veränderungen bei den beiden neuen Lastschriftverfahren (z. B. Vergabe Mandatsreferenz, Vorlauf der Lastschrifteinreichung). Hinterlegen Sie die notwendigen weiteren Lastschriftmandatsinformationen in der Finanzbuchhaltung oder Banksoftware. Achten Sie darauf, dass mit allen Zahlungspflichtigen bei Nutzung der neuen Lastschriftverfahren vorab entsprechende Lastschriftmandate ausgetauscht wurden bzw. bereits vorliegen, analog heute. 4

5 Hinweise zur Beachtung bei der Bestandsumstellung: Bei der heutigen Nutzung des Einzugsermächtigungsverfahrens können vorliegende Einzugsermächtigungen nach dem für Lastschrifteinzüge im SEPA- Basislastschriftverfahren genutzt werden. Vor dem ersten Einzug im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren (Verfahrenswechsel vom Einzugsermächtigungsverfahren zum SEPA- Basis-Lastschriftverfahren) müssen Sie die Zahlungspflichtigen (Zahler) unter Angabe von Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz über den Wechsel informieren. Bei der Nutzung des heutigen Abbuchungsauftragsverfahrens müssen Sie sich je nach Zielgruppe mit Ihrem Zahlungspflichtigen auf die Nutzung des SEPA-Basis- bzw. SEPA- Firmen-Lastschriftverfahrens verständigen. Das Abbuchungsauftragsverfahren wird voraussichtlich ab Februar 2014 aufgrund der gesetzlichen Vorgaben eingestellt. Abbuchungsaufträge können nicht in Lastschriftmandate eines anderen SEPA-Lastschriftverfahrens überführt" werden. Übermitteln Sie rechtzeitig die Informationen (Vorabankündigung) zu den Zahlungseinzügen vorab an die Zahlungspflichtigen. Idealerweise decken Sie dies zum Beispiel durch einen Hinweis auf die Fälligkeit (Belastungsdatum) und den Betrag auf Ihrer Rechnung an den Kunden ab. Setzen Sie einen internen Kommunikationsprozess (gegebenenfalls einschließlich Schulungen) zu Ihren Unternehmensbereichen und Mitarbeitern auf. Viel Erfolg! 5

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