OUTLOOK 2003 EINFÜHRUNG. Inhaltsverzeichnis

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1 OUTLOOK 2003 EINFÜHRUNG INHALT Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Einige Tastenkombinationen So präsentiert sich Outlook Navigationsleiste Outlook Heute AutoFunktionen Übung: «Navigationsbereich» E Mail Posteingang Neue Nachricht ( ) erstellen Nachrichten formatieren (gestalten) Nachricht im Textformat Nachricht im Rich-Text-Format Nachricht im HTML-Format Word als -Editor Nachrichten im HTML-Format formatieren (gestalten) Übung: «Nachrichten versenden» Übung: «Verschiedene Nachrichtenformate» Symbole im Nachrichtenfenster Kategorien definieren Übung: «Kategorie zuweisen» Dateien als Anhang einfügen Übung: «Nachrichten mit Beilagen versenden» Sicherheitseinstellungen bei Anhängen Dateien, die nicht empfangen werden können Versand von möglich unsicheren Dateien Übung: «Umfrage durchführen» Einfache Suchfunktion von -Nachrichten Umfragen vereinfachen mit Abstimmungsschaltflächen Umfragen mit geringem Aufwand beantworten Umfragen auswerten Übung: «Abstimmungsschaltflächen» Verteilerlisten/Adressgruppen erstellen Übung: «Verteilerlisten» Outlook-Datendatei (wings.pst) öffnen Nachrichten kennzeichnen Übung: «Nachrichten kennzeichnen» Übung: «Nachricht an Kategorie versenden» AutoSignatur / ccard Verschickte Nachrichten erneut senden Übung Signatur Zurückrufen einer verschickten -Nachricht Übung: «Zurückrufen einer schon verschickten Nachricht» Empfangen von Nachrichten Nachrichten anordnen Übung: «Nachrichten anordnen» Anordnen Lesebereich Senden und Empfangen Posteingangsfenster Nachrichten öffnen Gelesene Dateien als ungelesen markieren Beantworten von Nachrichten...35

2 OUTLOOK 2003 EINFÜHRUNG INHALT 2.31 Automatisches Umleiten eingehender Antworten einer Umfrage Übung: «Umleiten von eingehenden Mails» Regelassistent Übung Ferienabwesenheit Mail-Vorlage erstellen Neuer Ordner für Ferien- -Nachrichten erstellen Regel für meine Ferienabwesenheit erstellen Eine Regel deaktivieren / aktivieren Einige Einstellungen für -Nachrichten Wie soll eine Antwort- (AW:) daherkommen? Generelle Lesebestätigung einrichten Lesebestätigung für eine einzelne Nachricht einrichten Meldung bei eingehenden -Nachrichten? Nachrichten mittels Ordner organisieren/strukturieren Standardordner im -Bereich Eigene Ordner anlegen Übung: «Ordner und Unterordner erstellen» Nachrichten in Ordner verschieben Junk- und Spam Einstellungsmöglichkeiten in den Optionen Eingehende -Nachrichten katalogisieren Suchordner definieren Ordner gemeinsam nutzen Kalender-Ordner für andere Mitarbeiter freigeben Übung: «Gemeinsames Nutzen vom Kalender» Öffentliche Ordner (Microsoft Exchange) Berechtigungsstufen Sichere -Nachrichten Passwortschutz für Word-Dateien Passwortschutz für Excel-Dateien Passwortschutz mit WinZip Datenverschlüsselung Symmetrische Datenverschlüsselung Asymmetrische Datenverschlüsselung PGP (Pretty good privacy) Ein oder mehrere -Accounts einrichten Bestehendes -Konto anpassen Neues -Konto errichten Kontakte Kontakte / Adressen erfassen Kontakte löschen Kategorien definieren Kontaktadresse suchen Wie können Kontakte angezeigt werden Vorhandene Adressen importieren Import von Word-Adressen Import von Excel-Adressen Übung : «Adressenimport aus gut vorbereiteter Excel-Datei» Übung: «Adressenimport aus Excel-Datei» Übung: «Adressenimport aus Word-Datei» Outlook im Zusammenspiel mit Word Übung Serienbrief mit Word für Windows...72

3 OUTLOOK 2003 EINFÜHRUNG INHALT 7 Kalender Eingabe von Terminen und Ereignissen Erfassen regelmässiger Termine / Terminserien Übung: «Terminserien» Suchen von Terminen Übung: «Suche nach Terminen» Anzeige der Zeitperioden Löschen und verschieben von Terminen Anzeigen von Terminen Aus einem Termin eine -Nachricht erstellen Aus einem Termin einen Kontakt erstellen Besprechung organisieren Übung: «Kontrolle der Besprechungsanfrage» Voraussetzung um Erreichbarkeit zu überprüfen Ausdrucksmöglichkeiten des Kalenders Übung: «Kalender ausdrucken» Aufgaben Eine Aufgabe erfassen Optionsfelder im Dialogfenster «Aufgabe» Registerblatt «Details» im Aufgabenfenster Übung: «Aufgabenerstellung» Aufgaben direkt im Kalender erfassen Aufgaben delegieren (Aufgabenanfrage) Aufgaben als «erledigt» anzeigen Aufgaben ausdrucken Notizen Übung: «Notizen erfassen» Übung: «Notizen anzeigen» Journal Automatische Journaleinträge Manuelle Journaleinträge Übung: «Erfassung ausgehender Telefonanruf» Sechs verschiedene Journalansichten Übung: «Zeitskala» Übung: «Zeitskala gestalten» Erweiterte Suchfunktionen in Outlook Datenarchivierung Speicherort einer pst-datei AutoArchivierung Postfach aufräumen...108

4 OUTLOOK 2003 EINFÜHRUNG 1 1 Einleitung Sehr geehrter Kursteilnehmer, liebe Kursteilnehmerin Mit Outlook halten Sie das neue Informations-Zentrum von Microsoft in Händen. Mit Outlook verwalten Sie Ihre persönlichen Informationen auf übersichtliche Art und Weise. Outlook ist Ihre elektronische Agenda, mit der Sie Ihre Termine und Aufgaben planen und überwachen. Outlook ist auch Ihre persönliche Poststelle, über die Sie Nachrichten empfangen und natürlich auch verschicken können. Outlook wird Ihnen im täglichen Umgang mit Terminen und Nachrichten ein unentbehrliches Hilfsmittel sein, mit dem Sie effizient und schnell arbeiten können. Piktogramme Im Kurs finden Sie verschiedene Grafiken, nennen wir sei einmal Piktogramme. Diese Piktogramme weisen auf wichtige Stellen hin, markieren wichtige Hinweise und weiteres mehr. Wichtiger Hinweis Neue Features in der Version 2003 Zusätzliche Informationen Tipps & Tricks Übungen Übungen werden immer mit einem PC-Symbol markiert. Die Dauer resp. die Grösse der Übung ersehen Sie aus dem grauen Balken. Der Balken ist immer so lang wie die entsprechende Übung. Outlook-Datendatei Zu Übungszwecken können Sie in Outlook die Datei WINGS.PST öffnen. Es handelt sich um eine Outlook-Datendatei mit Adressen, Aufgaben, Terminen und -Nachrichten. Siehe dazu auch Seite 24. Wir wünschen Ihnen nun beim Durcharbeiten dieses Kurses viel Spass.

5 OUTLOOK 2003 EINFÜHRUNG Einige Tastenkombinationen Zu Beginn gleich einige Tastenkombinationen, die sehr nützlich sein können: Taste / Tastenkombination <Ctrk> + <Enter> <Ctrl> <Shift> + <A> <Ctrl> <Shift> + <C> <Ctrl> <Shift> + <F> <Ctrl> <Shift> + <J> <Ctrl> <Shift> + <M> <Ctrl> <Shift> + <N> <Ctrl> <Shift> + <T> <Ctrl> + <A> <F5> <Ctrl> + <1> <Ctrl> + <2> <Ctrl> + <3> <Ctrl> + <4> <Ctrl> + <5> <Ctrl> + <6> <Ctrl> + <7> Wirkung Entspricht dem Befehl Senden im -Fenster Neuen Termin erfassen Neuen Kontakt erfassen Erweiterte Suchfunktionen Neuen Journaleintrag erfassen Neue -Nachricht erfassen Neuen Notizzettel erfassen Neue Aufgabe erfassen Alles markieren Senden/Empfangen Wechseln zu Wechseln zum Kalender Wechseln zu den Kontakten Wechseln zu den Aufgaben Wechseln zu den Notizen Die vollständige Ordnerliste wird angezeigt Wechseln zu den Verknüpfungen 1.2 So präsentiert sich Outlook Menüleiste Navigationsbereich 1 Übersichtsfenster über Agenda, Aufgaben und E- Mail-Verkehr

6 OUTLOOK 2003 EINFÜHRUNG Navigationsleiste Die neuste Kreation in Outlook ist der Navigationsbereich. In der Navigationsleiste können Sie sämtliche Arbeitsbereiche von Outlook aufrufen. Unter Arbeitsbereiche sind dabei E- Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben, Notizen usw. zu verstehen. Der Navigationsbereich kann jederzeit über den Menübefehl Ansicht ein- oder ausgeblendet werden Favoritenordner Ordner, die Sie häufig verwenden, können Sie als Favoritenordner definieren: 1. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste Ordnerbereich auf den entsprechenden Ordner. 2. Aus dem Kontextmenü wählen Sie dann die Option: Liste der Favoritenordner Auf die gleiche Art kann ein Ordner auch aus den Favoritenordnern entfernt werden. Ordner des aktuellen Bereichs Alle Ordner anzeigen In der abgebildeten Navigationsleiste sehen Sie sämtliche - Ordner. Hier werden immer die Ordner des aktiven Bereichs angezeigt. Über den Menübefehl WECHSELN ZU ORDNERLISTE können Sie sich sämtliche Ordner aus allen Bereichen anzeigen lassen. Ordner des aktuellen Bereichs Wahl der Outlook- Bereiche Wechsel in andere Outlook-Bereiche Klicken Sie auf und sämtliche -Ordner werden angezeigt. Im Bereich tragen Sie Ihre Termine ein. Der Bereich eignet sich ausgezeichnet als Adressbuch. Auf dieses Adressbuch kann beispielsweise auch von Word zugegriffen werden. Im Programmteil organisieren, terminieren und kontrollieren Sie Ihre Aufgaben

7 OUTLOOK 2003 EINFÜHRUNG 4 Weitere Bereiche anzeigen Klicken Sie auf den Doppelpfeil um weitere Arbeitsbereiche ein- oder auszublenden. In den Navigationsbereichoptionen können Sie auch die Reihenfolge der Schaltflächen bestimmen. 1.4 Outlook Heute Dies ist eine Übersichtsseite der Aktivitäten für den aktuellen Arbeitstag. Auf einen Blick sehen Sie die Anzahl neu eingegangener s, die Termine für heute und morgen, sowie die Aufgaben, die sich zurzeit in der Aufgabenliste befinden. Vorgang Outlook Heute anzeigen Symbolleiste "Erweitert" einblenden Outlook Heute beim Starten immer einblenden Ein Klick auf das nebenstehende Symbol und Outlook Heute wird umgehend angezeigt. Sollte das Symbol nicht angezeigt werden, dann muss die Symbolleiste Erweitert eingeblendet werden. Wenn die Symbolleiste nicht angezeigt wird, zeigen Sie im Menü ANSICHT auf SYMBOLLEISTEN, und klicken Sie dann auf ERWEITERT. 1. Wechseln Sie mit dem Symbol in die "Outlook-Heute-Ansicht" 2. Klicken Sie auf OUTLOOK HEUTE ANPASSEN. 3. Aktivieren Sie das nachfolgend angezeigte Kontrollkästchen

8 OUTLOOK 2003 EINFÜHRUNG AutoFunktionen Die wichtigsten AutoFunktionen von Outlook sollte man unbedingt kennen. AutoDatum AutoName AutoArchivierung AutoVorschau AutoErstellen Bei Outlook spielt es keine grosse Rolle, wie Sie Daten eingeben. Sie können ohne weiteres Daten mit dem folgenden Format eingeben: Ende der nächsten Woche Nächsten Dienstag In einer halben Stunde Der Text wird dann automatisch in ein Datumsformat umgewandelt. Diese Funktion ist insbesondere im Kalenderbereich sowie im Aufgabenbereich von Nutzen Geben Sie im Kontaktbereich den Namen in einem Stück ein, wie z.b. Herr Johann Müller und Outlook wird selber dafür besorgt sein, dass die einzelnen Teile des Namens in die richtigen Adressfelder gelangen. Mit der AutoArchivierung werden Sie nie veraltete Daten haben. Sie können für jeden Outlook-Ordner definieren, was mit den Daten passieren soll, die ein bestimmtes Alter erreicht haben. Im Posteingang sehen Sie - dank der AutoVorschau-Funktion - unterhalb der Betreffzeile die ersten paar Zeilen der neu eingetroffenen Elemente. So sind Sie sofort informiert, um was es bei der ankommenden -Botschaft geht. Ziehen Sie mit der Maus einen Kontakt auf den Kalender, so wird auf dem Kalender sofort Name und Adresse der entsprechenden Person eingetragen. Oder ein anderes Beispiel. Ziehen Sie eine Kontaktadresse auf die -Schaltfläche im Navigationsbereich, wird ein neues -Fenster mit der entsprechenden Adresse geöffnet

9 OUTLOOK 2003 EINFÜHRUNG Übung: «Navigationsbereich» 1. Notieren Sie! Schauen Sie sich den Navigationsbereich genau an. Welche Schaltflächen sind in welcher Reihenfolge dargestellt? Notieren Sie sich das auf einem Blatt Papier. 2. Schaltflächen einblenden Fügen Sie im Navigationsbereich folgende Schaltflächen hinzu: Notizen Journal 3. Reihenfolge der Schaltflächen Blenden Sie nur die drei folgenden Bereichsschaltflächen ein: Kontakte Kalender Die übrigen Schaltflächen blenden Sie aus. 4. Originalzustand herstellen Stellen Sie aufgrund Ihrer Notizen den Originalzustand der Schaltflächen wieder her. 5. Notizen Fügen Sie den Ordner NOTIZEN zu den Favoriten hinzu. Wo finden Sie den Ordner? 6. Ordner aus Favoriten entfernen Entfernen Sie den Ordner NOTIZEN wieder aus den Favoritenordnern.