Projektbericht Success Story. Unity AG. Die ecspand Lösungen werden uns begleiten. Motivvorschlag

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1 Projektbericht Success Story Unity AG Die ecspand Lösungen werden uns begleiten. Motivvorschlag

2 Zukunftsorientierte Unternehmensgestaltung Ausgangssituation Da SharePoint bereits für das Intranet und anderes bei der UNITY im Einsatz ist, war es wichtig, eine SharePoint basierte Lösung zu finden, die kaufmännische Dokumente im DMS und Archivierungssystem ablegen kann. Auswahlverfahren Chefsache IT : Das von uns empfohlene und in etlichen Projekten selbst praktizierte Vorgehensmodell besteht aus vier logisch aufeinander folgenden Phasen: Phase 1: Potenzial- und Anforderungsanalyse Phase 2: System-Benchmarking und Auswahl Phase 3: System-Einführung Aufgrund der technischen Anforderungen richtete sich der Fokus bereits bei einer ersten Vorauswahl auf die Lösungen von ecspand. Die Umsetzung anhand des von UNITY ausgearbeiteten Lastenheftes wurde effizient durchgeführt. Seit dem Jahr 2013 ist die SharePoint basierte ECM-Lösung der d.velop ecspand bei der Firma UNITY AG im Einsatz. Die Berater, der zur UNITY AG gehörenden Standorte und Tochtergesellschaften, arbeiten seither mit den Lösungen rund um Dokumentenmanagement und revisionssicherer Archivierung. Projekte Aus der konstruktiven Zusammenarbeit heraus stellt Christoph Plass fest: Das ecspand-team zeigt sehr gute Projektmanagement-Qualitäten. Gemeinsam arbeiteten die Teams der UNITY AG und der d.velop eine exakte Ablage- und Aktenstruktur aus. Ziel war es, die Kundenprojekte der UNITY AG mit effizienteren Prozessen in der bestehenden Systemlandschaft abzubilden. Hierbei wurde besonderer Wert auf die nahtlose Integration mit Microsoft Dynamics CRM und NAV gelegt, um den Ablauf eines typischen Projektzyklus von der ersten Kundenanfrage, über die automatische Angebotserstellung bis hin zur finalen Verrechnung, inklusive Berücksichtigung der Reisekosten, durchgängig abzubilden. Wir haben nun eine sehr schöne Integration von ecspand mit CRM und ERP, so Christoph Plass. ecspand im Einsatz bei der Unity AG Seit der Umstellung von Saperion nutzen alle 200 Mitarbeiter der UNITY AG ecspand. Die Mitarbeiter profitieren dabei neben der zentralen Dokumentablage von weiteren ecspand-lösungen, zum Beispiel zum Verwalten von Verträgen, QM-Dokumenten und Reisekosten sowie einer Individuallösung zur einfachen Bereitstellung von kundenspezifischen Angebotsvorlagen.

3 Dabei kann nach der Anlage einer Verkaufschance bzw. eines Angebotes direkt aus dem CRM (Microsoft Dynamics CRM) das Angebotsdokument erstellt werden. Dieses wird auf Basis kundenspezifischer Formatvorlagen im SharePoint-Projektordner erzeugt, mit Daten wie Adresse, Ansprechpartner sowie den Angebotspositionen aus dem CRM befüllt und automatisch verknüpft. Nach Eingang der Bestellung wird der Auftrag im CRM angelegt und das eingescannte Dokument automatisch über einen Barcode mit der Kunden- / Projektakte verknüpft. Im Projekt anfallende Reisekostenbelege werden direkt mit dem Mobiltelefon gescannt. Bei der anschließenden Abrechnung im ERP (Microsoft Dynamics NAV) können die Belege einfach zugeordnet werden und stehen durch die automatische Verknüpfung über den Aktenplan der Finanzbuchhaltung direkt für die Bearbeitung zur Verfügung. ecspand stellt somit sicher, dass in jedem System alle vorgangsbezogenen Dokumente jederzeit einsehbar sind, die Daten nur einmal zentral gespeichert werden und der Benutzer durch den gesamten Prozess geleitet wird. Dies garantiert Transparenz und dank der maximalen Automatisierung deutliche Zeit- und Kostenersparnis. Christoph Plass ist begeistert: Der Nutzen von ecspand ist enorm. Wir sind sehr schnell, immer aktuell und effizient. Keiner sucht mehr Dokumente weil sie dort sind, wo sie hingehören. Bitte hochauflösend liefern

4 Fazit Die UNITY AG setzt ihren Wachstumskurs stetig fort und das weltweit. Die ecspand Lösungen werden uns begleiten. so Christoph Plass. Your world. Your SharePoint. Mit den Microsoft SharePoint basierten Lösungen von ecspand, haben Sie die Möglichkeit ihre internen wie externen Arbeitsabläufe transparent und organisiert zu verwalten. Kontakte Terminierung Kapa Erfassung der Tage Kapa DMS Archivierung Aktenplan (Angebot, Rechnung, TN) Reisekosten Rechnungseingang Intranet WM Erfassung Reisekosten APP Belege Daten Durch Lösungen, wie Eingangsrechnungsverarbeitung oder Qualitäts- und Vertragsmanagement werden Ihre Verträge, Dokumente und Akten digitalisiert, internen Workflows übergeben, automatisch an die entsprechenden Abteilungen weitergeleitet und stehen dank der ecspand Integrationsmodule auch in Ihren ERP Systemen zur Verfügung. Das spart Ihnen wertvolle Zeit und Geld, das sie anderweitig sinnvoll einsetzen können. CRM NAV Lead Pool Angebot Auftrag ERP Auftrag Faktura Kampagnen Kontaktmanagement Aktivitätenmanagement FiBu Personal Gehalt MIS PM Kapa rollierende Planung Ist Monatsabschlüsse Bitte Logos hochauflösend (Vektor) liefern, mit außnahme ecspand Abb. Unity AG IT Architektur

5 Die 1992 gegründete d.velop AG mit Sitz in Gescher entwickelt und vermarktet Software, die dokumentenbasierte Geschäfts- und Entscheidungsprozesse in Unternehmen und Organisationen optimiert. Neben der strategischen Plattform d.3ecm einer modularen Enterprise Content Management (ECM) Lösung entwickelt d.velop mit der Produktlinie ecspand Services und Lösungen für Microsoft SharePoint, die dort die Funktionsbereiche ECM und DMS vervollständigen. Mit ihrer dritten Produktlinie foxdox hat sich d.velop erfolgreich den Markt für Enterprise Content Management Lösungen in der Cloud erschlossen. Kernfunktionen sind eine automatisierte Posteingangsbearbeitung mit selbstlernender Dokumentenklassifizierung, eine effiziente Dokumentenverwaltung und -archivierung sowie die komplette Ablaufsteuerung der Prozesse. Lösungen der d.velop beschleunigen Abläufe, vereinfachen Entscheidungen und verbessern nachhaltig die Wettbewerbsfähigkeit. d.velop AG Schildarpstraße Gescher, Deutschland Fon Unity AG Consulting & Innovation Der Nutzen von ecspand ist enorm. Wir sind sehr schnell, immer aktuell und effizient. Keiner sucht mehr Dokumente weil sie dort sind, wo sie hingehören. Christoph Plass, Vorstandsmitglied Unity AG UNITY ist die Managementberatung für zukunftsorientierte Unternehmensgestaltung. Sie steigert die Innovationskraft und die operative Exzellenz ihrer Kunden. Seit 1995 haben die Berater von UNITY mehr als Projekte zum Erfolg geführt. Zu ihren Kunden der Branchen Automotive, Luft- und Raumfahrt, Gesundheitswirtschaft und Medizintechnik, Energie sowie Pharma und Chemie gehören Global Player darunter 18 der DAX-30-Unternehmen sowie der renommierte Mittelstand. UNITY ist weltweit an zwölf Standorten vertreten und führt rund um den Globus Kundenprojekte durch. d-velop.de referenzen@d-velop.de Version: Projektbericht Success Story Unity AG November 2015 Alle Rechte und Änderungen vorbehalten. Die tatsächliche Realisierung der Lösung ist unternehmensspezifisch und kann von den beschriebenen Funktionen abweichen.