ACCESS-FENSTER SKALIEREN

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1 Inhaltsverzeichnis ACCESS-FENSTER SKALIEREN 3 AKTUELLEN DATENSATZ SOFORT SPEICHERN 3 ANZAHL DER DATENSÄTZE ERMITTELN 4 ANZAHL DER DATENSÄTZE IM UNTERFORMULAR ANZEIGEN 6 AUTOMATISCHER EXPORT NACH EXCEL 7 AUTOWERTE INDIVIDUELL ZUSAMMENSETZEN 8 BERECHNETES FELD WIRD NICHT IN DER TABELLE GESPEICHERT 10 BERICHTE PER PDF VERTEILEN 11 BILDER SPEICHERSPAREND VERWALTEN 12 DATENBANK IN ZWEI ACCESS-VERSIONEN NUTZEN 13 DATENEINGABE IN KOMBINATIONSFELDERN OPTIMIEREN 14 DATENERFASSUNG MIT NACHSCHLAGEFELDERN 14 DATENSATZ-AUSWAHL PER KOMBINATIONSFELD 15 DATENSATZAUSWAHL PER LISTENFELD EINSCHRÄNKEN 16 DATENSÄTZE AN EXCEL-TABELLE ANHÄNGEN 18 DATENÜBERGABE VON ACCESS NACH WORD, TEIL 1 18 EINFACHER PAßWORTSCHUTZ FÜR FORMULARE 22 EINGABEN IN ALLE FELDER SICHERSTELLEN 23 EINSTELLUNGEN ZWISCHEN DATENBANKEN AUSTAUSCHEN 24 ERSTEN BUCHSTABEN JEDES WORTES GROß SCHREIBEN 25 ETIKETTEN MEHRFACH DRUCKEN 26 EXCEL-DATEN OHNE PROBLEME IN ACCESS IMPORTIEREN 29 FELDINHALTE ALS QUICKINFO ANZEIGEN 29 FELDINHALTE AUS ANDEREN DATENSÄTZEN ANZEIGEN 30 FELDINHALTE MIT FÜHRENDEN NULLEN SPEICHERN 32 FENSTER ZUR LAUTSTÄRKEREGELUNG ANZEIGEN 33 FORMULAR MIT DEM ZULETZT BEARBEITETEN DATENSATZ ÖFFNEN 33 FORMULARE AUTOMATISCH SCHLIEßEN 36 FUNKTIONEN DER BACK-END-DATENBANK NUTZEN 38 GELÖSCHTE TABELLEN RETTEN 38 HAUSNUMMERN SEPARAT AUSLESEN UND SPEICHERN 41 INDIVIDUELLE MENÜS IN ACCESS OPTIMAL EINSETZEN, TEIL 1 43 KLASSENBIBLIOTHEKEN UNIVERSELL NUTZEN 45 LAUFENDE UHRZEIT IM FORMULAR ANZEIGEN 46 LEERE FELDER VERHINDERN ERGEBNISSE IN BERECHNETEN STEUERELEMENTEN 47 MEHRERE ACCESS-TABELLEN LÖSCHEN 47 MEHRERE BERICHTE ALS ANHANG EINER VERSENDEN 48 MEMOFELDER IN FORMULAREN OPTIMIEREN 49 MONATSERSTEN/MONATSLETZTEN ERMITTELN 51 NAVIGATION IN DATENSÄTZEN STEUERN 52 NEUE DATENBANKEN EINFACHER ANLEGEN 52

2 NUMERISCHE EINGABEN SICHERSTELLEN 53 ONLINE-HILFE VON ACCESS, SO STEUERN SIE DIE ANZEIGE 55 PARAMETER FÜR ABFRAGEN PER VBA SETZEN 56 POSTLEITZAHL UND ORT AUFSPLITTEN 56 PROBLEME MEHRERER ACCESS-VERSIONEN AUF EINEM RECHNER 58 PROBLEME MIT ACCESS 97-DATENBANKEN UND ACCESS RUNDEN OHNE NACHKOMMASTELLEN 60 SCHALTFLÄCHE ZUM ABBRECHEN VON FORMULAREINGABEN 61 SERIENBRIEFE MIT ACCESS-DATEN BESCHLEUNIGEN 63 SICHERHEITSABFRAGEN IN FORMULAREN 63 SO NUTZEN SIE EINE MEHRFACHAUSWAHL ALS ABFRAGE-PARAMETER 64 SORTIEREN NACH MEMOFELDERN 67 SQL-ABFRAGEN IM VBA-CODE EINFACHER ERZEUGEN 68 STANDARDEINSTELLUNGEN FÜR NEUE STEUERELEMENTE 70 STEUERELEMENTE EINFACHER SPERREN UND FREIGEBEN 71 SYMBOLLEISTEN IN ANDERE DATENBANK ÜBERTRAGEN 72 SYNTAX-FEHLER IN ABFRAGE-AUSDRUCK 72 TABELLEN IN INDIVIDUELLE DATEIEN EXPORTIEREN 73 TABELLEN KOMFORTABEL VERGLEICHEN 74 TEXT-DATUMSWERTE KONVERTIEREN 74 TEXTENDE IM MEMOFELD AUTOMATISCH ANSPRINGEN 76 UNERWARTETER SCHREIBKONFLIKT BEIM SCHLIEßEN EINES FORMULARS 76 UNERWÜNSCHTE LEERZEICHEN VERMEIDEN 77 VARIABLE FELDNAMEN IN ABFRAGEN 78 VARIABLEN GLOBAL ABFRAGEN 78 VBA-BEFEHLE INDIVIDUELL ANPASSEN 79 VERWENDUNG DER UMSCHALT-TASTE BEIM DATENBANKSTART VERHINDERN 80 WARTEN BIS FORMULAR ODER BERICHT GESCHLOSSEN WERDEN 82 WERTE AUS OPTIONSGRUPPEN IM KLARTEXT DARSTELLEN 83 WORD-DOKUMENTE PER MAUSKLICK ANZEIGEN 83 WORD-MAKROS AUS ACCESS STARTEN 84 WORD-SERIENDRUCK MIT ACCESS-PARAMETERABFRAGEN 85 ZEICHENKETTEN IN IHRE BESTANDTEILE ZERLEGEN 86 ZEITANGABEN AUS DATUMSFELD ENTFERNEN 86 ZEITRÄUME FÜR AUSWERTUNGEN KOMFORTABEL FESTLEGEN 87

3 Access-Fenster skalieren FRAGE: Mich beschäftigt folgendes Problem: Wir entwickeln Datenbank-Anwendungen, die auf Systemen mit unterschiedlichen Auflösungen (640*480, 800*600, 1.024*768) eingesetzt werden, auf einem System mit einer Auflösung von 1.280*1024. Um besser prüfen zu können, ob beispielsweise die Formulare von der Größe her passen, würden wir gerne das Access-Fenster exakt auf eine der o.g. Auflösungen skalieren. Geht das irgendwie? T. Liedmann ANTWORT: Da kann eine API-Funktion helfen: Private Declare Function MoveWindow Lib "user32" _ (ByVal Hwnd As Long, _ ByVal X As Long, _ ByVal y As Long, _ ByVal nwidth As Long, _ ByVal nheight As Long, _ ByVal brepaint As Boolean) As Boolean Geben Sie die folgende Prozedur ein: Sub AccessFensterSetzen(intModus As Integer) Select Case intmodus Case 1: MoveWindow Application.hWndAccessApp, 10, _ 10, 640, 480, 1 Case 2: MoveWindow Application.hWndAccessApp, 10, _ 10, 800, 600, 1 Case 3: MoveWindow Application.hWndAccessApp, 10, _ 10, 1024, 768, 1 End Select End Sub Wenn Sie nun das Access-Fenster auf eine bestimmte Auflösung skalieren möchten, rufen Sie diese Prozedur mit dem Parameter "1" für 640*480, "2" für 800*600 und "3" für 1.024*768 auf. Aktuellen Datensatz sofort speichern Wenn Sie Daten in einem Formular erfassen, speichert Access die Informationen erst, wenn Sie den kompletten Datensatz eingegeben haben oder wenn Sie explizit eine Speicherung über Umschalt+Return bzw. das Menü Datensätze-Datensatz Speichern auslösen. Da die wenigsten Anwender diese Möglichkeiten kennen und beim umfangreichen Formularen das Risiko von Datenverlusten besteht, hat es sich in der Praxis bewährt, im Formularfuß eine Schaltfläche Datensatz

4 speichern, die der Anwender bei Bedarf kurz anklicken kann. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Wechseln Sie in den Entwurfsmodus des gewünschten Formulars und schalten Sie die Anzeige eines Formular-Kopfes/Fußes über das Menü Ansicht-Formularkopf-/fuß ein. 2. Blenden Sie die gegebenenfalls nicht benötigte Kopfzeile des Formulars aus, indem Sie deren Eigenschaft Höhe auf den Wert "0" setzen. 3. Legen Sie in der Fußleiste eine Schaltfläche "btnsavenow" mit entsprechender Beschriftung an. Die Ereignisprozedur "Beim Klicken" beinhaltet lediglich eine einzige, kurze Anweisung: Sub btnsavenow_click () Docmd.RunCommand accmdsaverecord End Sub Durch diese Anweisung wird beim Anklicken der Schaltfläche das Menü Datensatz Speichern per VBA ausgeführt und so die aktuelle Erfassung oder Änderung dauerhaft auf der Festplatte gesichert. Diese Erweiterung in mehreren Formularen vorzunehmen, ist etwas mühsam, da jedes Mal die VBA- Entwicklungsumgebung bemüht werden muss. Da Sie bei der Eigenschaft "Beim Klicken" auch ein Makro durch einfache Auswahl aus dem Dropdown-Menü im Eigenschaftenfenster auswählen können, empfiehlt sich das Anlegen eines solchen Makros beispielsweise unter dem Namen "DSSpeichern": 1. Wechseln Sie im Datenbankfenster auf die Registerkarte Makros" und klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. 2. Stellen Sie als Aktion den Eintrag "AusführenBefehl" mit dem Parameter "DatensatzSpeichern" ein. 3. Speichern Sie das Makro unter dem Namen "DSSpeichern" und verlassen Sie den Makroentwurf. Um das Makro einer Schaltfläche zuzuordnen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Markieren Sie die neu angelegte Schaltfläche. 2. Klicken Sie bei der Eigenschaft "Beim Klicken" auf den nach unten gerichteten Pfeil und wählen Sie das Makro "DSSpeichern" aus. Anzahl der Datensätze ermitteln FRAGE: Für verschiedene Aufgaben muss ich feststellen können, wie viele Datensätze eine Tabelle beinhaltet, wie viele Datensätze eine Abfrage beim Öffnen als Ergebnis liefern würde oder ob ein Recordset nach der Initialisierung leer ist. Wie lässt sich das möglichst einfach lösen? P. Wilhelm ANTWORT: Sie haben verschiedene Möglichkeiten, die je nach Objekttyp - Tabelle oder Abfrage, Recordset - zum Einsatz kommen können. Um zum Beispiel die Anzahl der Datensätze in einer Tabelle zu ermitteln, können Sie die Domain-Funktion "DCount()" einsetzen. Die Anzahl der Datensätze eines Recordsets ermitteln Sie über die Eigenschaft "RecordCount" des Recordsets. Die Mögliche Anzahl Datensätze einer Abfrage ermitteln Sie, indem Sie sie als Recordset öffnen und dann "RecordCount" abfragen. Um die Anzahl Datensätze einer Tabelle, einer Abfrage oder eines zu initialisierenden Recordsets allerdings schnell, universell und unabhängig vom Objekttyp zu ermitteln, verwenden Sie am

5 besten die folgende VBA-Funktion: Function GetRecordCount(strFrom As String) As Long Dim db As Database, rs As Recordset GetRecordCount = 0 Set db = CurrentDb() On Error Resume Next Set rs = db.openrecordset(strfrom, dbopensnapshot) If Err <> 0 Then MsgBox "Tabelle/Abfrage nicht gefunden " & _ "oder ungültiger Ausdruck!" Exit Function Err = 0 rs.movelast If Err = 0 Then GetRecordCount = rs.recordcount rs.close End Function Diese Funktion erwartet als Parameter "strfrom" entweder den Namen einer Tabelle/Abfrage oder die SQL-Anweisung zum Initialisieren des Recordsets. Unabhängig davon wird immer ein Recordset initialisiert, dessen Eigenschaft "RecordCount" abgefragt werden kann. Das Ergebnis ist die jeweilige Anzahl der Datensätze, die die Tabelle, die Abfrage oder der Recordset liefern oder "0", wenn keine Datensätze vorhanden sind oder selektiert werden können. Die Funktion setzen Sie beispielsweise vor dem Zugriff auf eine Tabelle, Abfrage oder einen Recordset wie folgt ein: If GetRecordCount("Tabelle Bestellungen") > 0 Then 'Hier die Anweisungen für den Zugriff auf die Tabelle Else Exit Sub 'Keine weiteren Aktionen If GetRecordCount("Abfrage Umsatz 3. Quartal") = 0 Then MsgBox "Keine Umsätze für das 3. Quartal erfasst..." Exit Sub If GetRecordCount("select * from Kunden where " &_ "[Land]= 'Belgien'") > 0 Then 'Hier die weiteren Anweisungen Else

6 MsgBox "Keine Kunden in Belgien gefunden..." Bitte beachten Sie, dass Sie beim Einsatz dieser Funktion in Access 2000/2002 einen Verweis auf "Microsoft DAO 3.6 Object Library" setzen und die Deklaration von "db" und "rs" wie folgt ändern müssen: Dim db As DAO.Database, rs As DAO.Recordset Anzahl der Datensätze im Unterformular anzeigen Unterformulare werden normalerweise eingesetzt, um Detailinformationen zu einem Hauptdatensatz anzuzeigen. Sie kennen das beispielsweise aus der Verwaltung für Lieferscheine oder Rechnungen, für die in einem Unterformular die zu liefernden oder zu berechnenden Einzelpositionen aufgelistet werden. Um möglichst viele in einem Unterformular anzeigen zu können, wird meist auf Datensatzmarkierer und Navigationsschaltflächen verzichtet und nur eine vertikale Bildlaufleiste zum Durchblättern angezeigt. Damit fehlt leider auch jeglicher Hinweis, wie viele Datensätze das Unterformular jeweils umfasst, da die Unterformulare meistens nur die ersten 5 oder 10 Datensätze anzeigen können. Um zu prüfen, ob zum Beispiel ein Lieferschein auch die 27 Einzelpositionen gemäß Bestellung beinhaltet, müssen Sie im Unterformular zunächst nach unten blättern und dabei die einzelnen Zeilen manuell zählen oder anhand der QuickInfos der Bildlaufleiste "Datensatz: 12 von 27" zusammenpuzzeln, da die Angabe des aktuellen Datensatzes (zum Beispiel "12") sich immer auf den am oberen Rand des Unterformulars angezeigten Datensatz bezieht. In den Unterformularen wird in der Regel auch ein Formularkopf benutzt, um Spaltenbezeichnungen anzuzeigen. Hier können Sie ein zusätzliches Textfeld unterbringen, das mit Hilfe einer kleinen Funktion die Anzahl der momentan im Unterformular vorhandener Datensätze anzeigt: Öffnen Sie das Unterformular, in dem Sie die Anzahl vorhandener Datensätze anzeigen möchten, im Entwurfsmodus. Starten Sie den VBA-Editor über das Menü Ansicht-Code und geben Sie die folgende Funktion im allgemeinen Teil ein: Private Function AnzDS() As String Dim rs As Recordset On Error GoTo Fehler Set rs = Me.RecordsetClone rs.movelast AnzDS = Format$(rs.RecordCount, "###,###,###") Set rs = Nothing Ende: Exit Function Fehler:

7 AnzDS = "?" Resume Ende End Function Verlassen Sie den VBA-Editor oder die VBA-Entwicklungsumgebung und kehren Sie in den Formularentwurf zurück. Legen Sie an passender Stelle im Formularkopf des Unterformulars ein Textfeld mit dem Namen "txtanzds" an. Setzen Sie für das Textfeld die Eigenschaften "Aktiviert" auf "Nein", "Gesperrt" auf "Ja" und "Steuerelementinhalt" auf die folgende Formel: =AnzDS() Formatieren Sie dann Farbe, Schrift, Rahmen und 3D-Modus des Textfeldes wie gewünscht über die Symbolleiste. Verlassen Sie den Entwurfsmodus für das Unterformular und speichern Sie die Änderungen. Wenn Sie nun das Hauptformular öffnen und dort den Datensatz im Hauptformular durch Blättern mit den Navigationsschaltflächen ändern, aktualisiert Access das Unterformular und damit auch das Textfeld mit der Formel entsprechend, so dass jeweils die im Unterformular vorhandene Anzahl an Datensätzen im Formularkopf ersichtlich ist. Die gezeigte Funktion "AnzDS()" setzt für seine Arbeit die Methode "RecordsetClone" des Unterformulars ein. Diese Methode übergibt als Ergebnis eine Referenz auf die aktuelle Datenbasis in Form eines Recordsets an die Variable "rs". Über die Methode "MoveLast" gehen wir zum letzten Datensatz, um die Eigenschaft "RecordCount" zu aktualisieren. Deren Inhalt wird dann mit Tausenderstellen formatiert als Funktionsergebnis für das Textfeld geliefert. Automatischer Export nach Excel Versionen: Access 97, 2000 imd 2002/XP Bevor Sie eine Datenbank verlassen, sind häufig immer wiederkehrende Aktionen auszuführen. Dazu gehört beispielsweise der Export der aktuellen nach Excel zur weiteren Verarbeitung in Excel. Access stellt mit dem "AutoExec"-Makro zwar eine Möglichkeit bereit, Aktionen beim Öffnen einer Datenbank automatisch auszuführen, ein "AutoClose"-Makro beziehungsweise einen vergleichbaren Mechanismus, der beim Schließen Aktionen ausführt und so einen automatischen Export nach Excel ermöglichen würde, gibt es aber nicht. Hier schafft folgender Trick Abhilfe: Legen Sie in der Datenbank, in der beim Schließen Daten nach Excel exportiert werden sollen, zunächst ein Formular an. Wählen Sie das Menü Ansicht-Eigenschaften an. Setzen Sie die Eigenschaft "Beim Schließen" auf den Eintrag "[Ereignisprozedur]" und klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten. Im VBA-Editor geben Sie nun die Anweisungen ein, die beim Schließen der Datenbank ausgeführt werden sollen, die also die Daten nach Excel exportieren. Das könnte zum Beispiel so aussehen: Private Sub Form_Close()

8 DoCmd.TransferSpreadsheet acexport, _ acspreadsheettypeexcel97, _ "Bestellungen", _ "Z:\Daten\Exports\Best.xls" End Sub Hiermit veranlassen wir beispielsweise den Export der Tabelle "Bestellungen" im Excel 97-Format in die Arbeitsmappe "Z:\Daten\Exports\Best.xls". Anstelle der Tabelle können Sie auch eine beliebige Auswahl- oder Parameter-Abfrage angeben, die zum Beispiel nur die Bestellungen des aktuellen Tages selektiert. Pfad und Dateiname der Ausgabe-Datei passen Sie entsprechend Ihrer Anforderungen an. Speichern Sie das Formular unter dem Namen "frmexcelexport" und verlassen Sie den Formularentwurf. Sofern in der Datenbank kein "AutoExec"-Makro vorhanden ist, wechseln Sie in den Bereich "Makros", klicken Sie auf die Schaltfläche Neu und sichern Sie das Makro unter dem Namen "AutoExec". Fügen Sie eine Aktion "ÖffnenFormular" hinzu, markieren Sie im Feld "Formularname" den Eintrag "frmexcelexport" und im Feld "Fenstermodus" den Eintrag "Ausgeblendet". Sichern Sie die Änderungen am Makro und verlassen Sie den Makroentwurf. Beim Öffnen der Datenbank wird nun das AutoExec-Makro automatisch ausgeführt. Es sorgt dafür, dass das Formular "frmexcelexport" versteckt angezeigt wird. Beim Schließen der Datenbank schließt Access der Reihe nach alle offenen Formulare und ruft dabei die Ereignisprozedur "Beim Schließen" des jeweiligen Formulars und somit auch unseres versteckten Formulars auf, so dass die dort von Ihnen angegebenen Anweisungen zum Export der Daten an Excel vor dem endgültigen Schließen/Verlassen der Datenbank ausgeführt werden. Um die exportierten Daten direkt zu bearbeiten, erweitern Sie die "Form_Close"-Prozedur um folgende Anweisung: Shell "excel.exe " & _ Z:\Daten\Exports\Best.xls, _ vbmaximizedfocus Hier wird über "Shell" die Anwendung Excel mit dem Namen der eben erstellten Export-Datei als Parameter geöffnet. "vbmaximizedfocus" sorgt dafür, dass Excel im Vordergrund maximiert angezeigt wird, so dass Sie direkt mit der Bearbeitung beginnen können. AutoWerte individuell zusammensetzen /XP Mit "AutoWert"-Feldern stellt Access eine einfache und zuverlässige Methode zur Verfügung, Datensätze automatisch nummerieren und über diese Nummer Verknüpfungen zu anderen Tabellen erstellen zu können. Oftmals benötigen Sie für eine Nummerierung von Datensätzen oder für Ihre Verknüpfungen aber nicht nur eine einfache, fortlaufende Nummer, sondern beispielsweise eine Kombination aus dem aktuellen Datum und einer fortlaufenden Nummer, um Datensätze einem bestimmten Datum zuordnen zu

9 können. Bei solchen Anforderungen muss Access passen, da es dafür keine entsprechenden Funktionen bereithält. Hier lässt sich aber mit einer Hilfstabelle und einer kleinen VBA-Funktion recht einfach Abhilfe schaffen: Legen Sie zunächst eine Tabelle "tblautodatumnummer" oder ähnlich an, die ein Feld "autodatum" vom Datentyp "Datum/Zeit" und ein Feld "autonummer" vom Datentyp "Zahl/Long Integer" enthält. Ein Primärschlüssel wird nicht benötigt, so dass Sie die diesbezügliche Anfrage von Access beim Speichern/Schließen mit einem Klick auf die Schaltfläche Nein beantworten können. Diese Tabelle enthält später nur einen einzigen Datensatz, der das jeweils zuletzt verwendete Datum und die dafür zuletzt zuordnete Nummer speichert. Wechseln Sie mit Alt+F11 in die VBA-Entwicklungsumgebung und geben Sie in einem vorhandenem oder einem neuen Modul die folgende Funktion ein: Function AutoDatumNummerNeu() As String Dim db As DAO.Database, rs As DAO.Recordset Dim vardatum As Variant, varnummer As Variant Set db = CurrentDb() Set rs = db.openrecordset("tblautodatumnummer") On Error Resume Next rs.movefirst If Err <> 0 Then 'kein Datensatz vorhanden, neu anlegen vardatum = Date varnummer = 1 rs.addnew rs("autodatum") = vardatum rs("autonummer") = varnummer rs.update Else 'Datensatz vorhanden vardatum = CDate(rs("autoDatum")) If vardatum = Date Then 'Gleiches Datum, hochzählen varnummer = rs("autonummer") varnummer = varnummer + 1 Else 'Abweichendes Datum, auf "1" zurücksetzen vardatum = Date varnummer = 1 'Aktuelle Werte in Tabelle festhalten rs.edit rs("autodatum") = vardatum rs("autonummer") = varnummer rs.update rs.close 'Funktionsergebnis setzen AutoDatumNummerNeu = Format$(varDatum, "DDMMYYYY") & _ Format$(varNummer, "000000")

10 End Function Diese Funktion öffnet die Tabelle "tblautodatumnummer" über ein Recordset und positioniert auf den ersten Datensatz. Kommt es dabei zu einem Fehler, ist die Tabelle leer. Es wird dann ein neuer Datensatz mit dem aktuellen Datum und der Nummer "1" angelegt. Ist ein Datensatz vorhanden, erfolgt eine Prüfung, ob das dort gespeicherte Datum mit dem aktuellen Datum identisch ist. Wenn ja, wird die aktuelle Nummer um "1" hochgezählt, wenn nicht, wird das aktuelle Datum gespeichert und die Nummer auf "1" zurückgesetzt. Danach werden die neuen Werte zurück in den Datensatz geschrieben. Den Abschluss der Funktion bildet das Setzen des Funktionsergebnisses. Wir verwenden hier zwei Format$()-Aufrufe, die das Datum im Format "TTMMJJJJ" und die Nummer sechsstellig mit führenden Nullen formatiert. Sie können hier aber beispielsweise auch die folgende Anweisung verwenden, um das Datum "rückwärts", also im Format "JJJJMMDD" und eine vierstellige laufende Nummer als Funktionsergebnis zu erhalten: 'Funktionsergebnis setzen AutoDatumNummerNeu = Format$(varDatum, "YYYYMMDD") & _ Format$(varNummer, "0000") Wählen Sie in der VBA-Entwicklungsumgebung das Menü Extras-Verweise an und setzen Sie eine Referenz auf "Microsoft DAO 3.x Object Library". "x" steht für "3.50" beziehungsweise "3.51" bei Access 97 oder "3.60" bei Access 2000/2002. Speichern Sie die Änderungen und verlassen Sie die VBA-Entwicklungsumgebung mit einem Klick auf das Schließen-Symbol oben rechts in der Titelleiste. Diese Funktion können Sie nun zum Beispiel in einem Formular einsetzen, um bei neuen Datensätzen automatisch den jeweils aktuellen, zusammengesetzten Wert in einem Feld "DatensatzID" oder ähnlich zu speichern, indem Sie die Eigenschaft "Standardwert" für das Feld auf die folgende Anweisung setzen: =AutoDatumNummerNeu() Berechnetes Feld wird nicht in der Tabelle gespeichert FRAGE: Ich habe mein Formular so eingerichtet, dass nach der Eingabe einer Bestellmenge und einem Einzelpreis automatisch der Gesamtpreis in einem entsprechenden Textfeld berechnet wird. Allerdings wird diese Information dann nicht in der Tabelle gespeichert. Wie kann ich das erreichen? O. Rolff ANTWORT: Diese Frage wird sehr häufig an unsere Helpline gerichtet. In den meisten Fällen ist es tatsächlich nicht notwendig, das Ergebnis einer Berechnung in der Tabelle zu speichern. Da die Berechnungsgrundlagen bereits fest gespeichert sind, können Sie die gewünschte Information jederzeit in Formular, Abfrage oder Bericht erneut kalkulieren. Wünschen Sie dennoch eine feste Speicherung, geht es nicht ohne ein wenig VBA. Zunächst die wichtigen Grundlagen: Für Berechnungen im Formular verwenden Sie die sogenannten "ungebundenen Textfelder". Wie der Name schon sagt, sind diese Felder eben nicht an ein bestimmtes Tabellenfeld gebunden, sondern Sie haben als Datenherkunft eine Formel definiert. Damit eine Speicherung der Berechnung möglich ist, legen Sie im ersten Schritt in der Tabelle, die dem Formular

11 zugrunde liegt, ein neues Feld an, das diese Information aufnehmen soll. Anschließend binden Sie allerdings nicht das ungebundene Textfeld aus dem Formular an das neue Tabellenfeld, denn das würde die Berechnung verhindern. Statt dessen belassen Sie es bei dem ungebundenen Textfeld und verwenden eine kleine VBA-Prozedur, die das aktuelle Ergebnis der Berechnung nach jeder Änderung im Datensatz in die Tabelle schreibt. Dazu genügt eine einzige Programmzeile, die Sie beim Ereignis "Vor Aktualisierung / BeforeUpdate" des Formulars einfügen: Me!<Tabellenfeld> = Me!<Formularfeld> Also zum Beispiel: Me!GesamtBetrag = Me!frmGesamtBetrag Berichte per PDF verteilen FRAGE: Wir verwalten unseren Artikelstamm mit Access und generieren über einen Bericht eine Preisliste. Diese Preisliste müssen wir in einem von Access unabhängigen Format, das jeder Kunde lesen kann, per Internet und verteilen. Wir haben uns da für PDF entschieden und Adobe Acrobat gekauft. Der Bericht wird dann im RTF-Format exportiert und in Word über das dort vorhandene Adobe Acrobat-Add-In in eine PDF-Datei konvertiert. Mit dem Ergebnis sind wir allerdings nicht zufrieden, da die Zeichen bei vielen Kunden teilweise weit auseinander gezogen oder als kryptische Sonderzeichen im PDF-Dokument dargestellt werden. Liegt das am Export des Berichtes, an Word oder am Adobe-Add-In? Wie kommen wir zu vernünftigen Ergebnissen? R. Lawrenz ANTWORT: Sie sind sozusagen das Opfer eines PDF-Features geworden: Wenn Sie zum Beispiel Ihre Firmen-Schriftart "Lucida Sans" im Bericht verwenden, diese Schriftart auf dem Ziel-Rechner aber nicht vorhanden ist, gibt der Acrobat Reader keine Fehlermeldung aus, sondern verwendet anstelle von "Lucida Sans" eine in etwa passende Schriftart automatisch. Das führt dann zu den oben geschilderten Ergebnissen, da beispielsweise Laufweite und/oder Zeichencodierung nicht übereinstimmen. Abhilfe lässt sich hier wie folgt schaffen, wobei Sie sich auch gleich den Umweg über Word sparen können: 1. Starten Sie die Datenbank mit dem Bericht, den Sie konvertieren möchten. 2. Öffnen Sie den Bericht im Entwurfsmodus. 3. Wählen Sie das Menü Datei-Seite einrichten an. 4. Wechseln Sie auf die Registerkarte "Seite". 5. Aktivieren Sie die Option "Spezieller Drucker", wählen Sie über die Schaltfläche Drucker den "Adobe PDFWriter" als Drucker aus und übernehmen Sie die Änderungen mit zwei Klicks auf Ok. 6. Speichern Sie den Bericht und wählen Sie das Menü Datei-Drucken an. 7. Klicken Sie im "Drucken"-Dialog dort auf die Schaltfläche Eigenschaften. 8. Im angezeigten Eigenschaften-Dialog des Adobe PDFWriters wechseln Sie auf die Registerkarte "Adobe PDFWriter-Schrifteneinbettung". Markieren Sie dort Ihre in der

12 Liste "Verfügbare Schriftarten" aufgelistete (also die im Bericht verwendete) Schriftart und klicken Sie im Bereich "Immer einbetten" (oben rechts) auf die Schaltfläche Hinzufügen. Klicken Sie dann auf Ok, um diesen Dialog zu schließen und mit dem Ausdruck fortzufahren. 9. Zurück im "Drucken"-Dialog klicken Sie auf Ok. Der PDFWriter zeigt nun einen "Speichern unter"-dialog an, über den Sie Verzeichnis und Dateiname für das PDF- Dokument festlegen. Durch die Einbettung der Schriftart in das PDF-Dokument kann der "PDF-Bericht" nun auf allen Rechnern problemlos angezeigt werden, ohne dass eine eventuell nicht passende Ersatzschrift herangezogen werden muss. Bilder speichersparend verwalten Wer schon einmal versucht hat, Grafik-Dateien mit einer Access-Datenbank über ein OLE-Feld zu verwalten, kennt das Problem: Die Datenbank hat nach der Aufnahme weniger Bilder/Grafiken eine unverhältnismäßige Größe erreicht. Nicht selten belegt die Datenbank-Datei früher oder später 100, 200 oder mehr MB auf der Festplatte. Außerdem ist die Anzeige der Bilder/Grafiken in einem Formular extrem träge - teilweise vergehen Sekunden, bis man sich das Ergebnis ansehen kann. Schließlich ist die Verwaltung von Grafiken über OLE-Felder auch immer ein wenig doppelte Datenhalten: Die Grafiken liegen in der Regel bereits als Dateien auf der Festplatte vor, werden von Access aber zuzüglich einer Vorschaugrafik noch einmal in die Datenbank aufgenommen, so dass sich doppelt- und dreifacher Platzbedarf ergibt. Das lässt sich mit einem kleinen Trick vermeiden: Verwalten Sie in der Datenbank lediglich die Pfade und Dateinamen der Grafiken verwaltet und zeigen Sie sie sozusagen "on the fly" in Ihren Formularen an. Das hält die Größe der Datenbank in akzeptablen Grenzen und beschleunigt je nach Grafik-Format sogar die Anzeige. Der Einbau einer solchen Verwaltung ist relativ einfach: Erweitern Sie zunächst die betreffende Tabelle um ein Feld "Foto" vom Datentyp "Text" und stellen Sie dessen Eigenschaft "Länge" auf 250 Zeichen ein. So ist sichergestellt, dass auch längere Pfade problemlos gespeichert werden können. Für die Anzeige im Formular kommt ein Steuerelement vom Typ "Bild" mit dem Namen "bldfoto" zum Einsatz, das in der Lage ist, verschiedene Bitmap-Formate (BMP, GIF, JPG etc.) darzustellen. Es verfügt über die Eigenschaft "Bild" (Picture), die den Pfad/Dateinamen des anzuzeigenden Bildes aufnimmt. Über die Eigenschaft "Größenanpassung" lässt sich zusätzlich festlegen, wie die Anzeige des Bildes innerhalb des Steuerelementes erfolgt. Die Einstellung "Abschneiden" zeigt das Bild in Originalgröße, "Dehnen" passt das Bild sowohl in der Breite als auch in der Höhe ohne Berücksichtigung des Seitenverhältnisses an, so dass es das gesamte Steuerelement füllt. "Zoomen" passt das Bild unter Beibehaltung des Seitenverhältnisses so an, dass es komplett im Steuerelement zu sehen ist. Beim Wechsel der Datensätze ruft Access die Ereignis-Prozedur "Beim Anzeigen" (Form_Current) des Formulars auf. Das ist genau die richtige Stelle, um eine Verbindung zwischen dem Pfad im Feld "Foto" der Tabelle und der Anzeige über das Bild-Steuerelement "bldfoto" im Formular herzustellen. Dafür sorgen die folgenden Anweisungen: Private Sub Form_Current() Dim strpicfname As String

13 On Error Resume Next DoCmd.Hourglass True If Not IsNull(Me.[Foto]) Then strpicfname = Me.[Foto] If Dir$(StrPicFName) <> "" Then Me.[bldFoto].Picture = strpicfname Else Me.[bldFoto].Picture = "" DoEvents Beep MsgBox "Bilddatei nicht gefunden!" Else Me.[bldFoto].Picture = "" DoCmd.Hourglass False End Sub Als erstes wird hier eine Prüfung durchgeführt, ob überhaupt ein Bild zugeordnet ist (IsNull(Me.[Foto])) - wenn ja, erfolgt eine Zuweisung an die Variable "strpicfname" für den einfacheren Zugriff in den folgenden Anweisungen. Über die Konstruktion 'If Dir$(strPicFName)<> ""' prüfen wir, ob die Bild-Datei vorhanden ist - Dir$() liefert als Ergebnis eine leere Zeichenkette, wenn die angegebene Datei nicht existiert. Ist die Datei vorhanden, erfolgt eine Zuweisung des Pfades/Dateinamens zur Eigenschaft "Picture" des Bild-Steuerelementes und das Bild wird angezeigt. Wurde dem aktuellen Datensatz hingegen noch kein Foto zugeordnet oder ist die ehemals zugeordnete Bild-Datei nicht mehr vorhanden (umbenannt, verschoben), erfolgt die Zuweisung einer leeren Zeichenkette zur Eigenschaft "Picture". Das Steuerelement ist dann leer. Andernfalls würde es noch das Bild des vorherigen Datensatzes anzeigen und den Anwender somit in die Irre führen. Datenbank in zwei Access-Versionen nutzen FRAGE: Ich habe eine Datenbank in Access 2000 erstellt. Nun möchte ich diese Daten auch auf einem Rechner verwenden, auf dem nur Access 97 zur Verfügung steht. Wie kann ich meine Datenbank so konvertieren, dass sie auch unter Access 97 lauffähig ist? R. Sonnenberg ANTWORT: In gemischten Umgebungen ist es grundsätzlich sinnvoll, eine Datenbank in eine Front-End- (Formulare, Abfragen, Berichte, Code) sowie eine Back-End-Datei (nur Daten) aufzuteilen. Das Front-End verwenden Sie in zwei verschiedenen Versionen einmal für Access 97 und einmal für Access Das Back-End gibt es natürlich nur einmal und das im Format

14 von Access 97. Sie binden dann die Tabellen aus dem Back-End in beide Front-End- Datenbanken ein und können gemeinsam aus zwei verschiedenen Access-Versionen auf eine Datenbasis zugreifen. Geht es Ihnen darum, eine komplette Access 2000-Datenbank inklusive der Formulare, Berichte usw. in Access 97 zu verwenden, nutzen Sie das Menü Extras-Datenbank-Dienstprogramme- Datenbank konvertieren-in vorhergehende Access-Datenbankversion. Sie können dann einen neuen Dateinamen eingeben und Access konvertiert Ihre Datenbank in das gewünschte Format, das Sie direkt in Access 97 öffnen können. Features aus Access 2000, die in Access 97 nicht zur Verfügung stehen, werden natürlich nicht umgewandelt. Dateneingabe in Kombinationsfeldern optimieren Nehmen wir an, dass Sie in Ihrer Datenbank ein Kombinationsfeld einsetzen, um die Auswahl von Artikeln für die Eingabe von Bestellungen zu vereinfachen. Dem Kombinationsfeld liegt dazu eine Abfrage zugrunde, die Artikelnummern und Artikelbezeichnungen aus einer Tabelle "Artikel" auswählt. Die Artikel erscheinen dann alphabetisch sortiert im Kombinationsfeld. Einige Artikel werden nun aber besonders häufig bestellt, es wäre also sinnvoll, diese am Anfang der Liste anzuzeigen, um den Zugriff darauf zu vereinfachen. Eine solche individuelle Sortierfolge erzielen Sie mit dem folgenden Trick: 1. Ermitteln Sie zunächst die Artikelnummern der Artikel, die besonders häufig bestellt werden und die am Listenanfang angezeigt werden sollen. 2. Öffnen Sie das betreffende Formular im Entwurfsmodus. 3. Markieren Sie das Kombinationsfeld und wählen Sie das Menü Ansicht-Eigenschaften an. 4. Geben Sie im Feld der Eigenschaft "Datensatzherkunft" die folgende SQL-Anweisung anstelle des Namens der Abfrage ein (alles in eine Zeile): SELECT [Artikel-Nr], ArtikelName FROM Artikel ORDER BY [Artikel-Nr]=12, [Artikel-Nr]=17, [Artikel-Nr]=32, ArtikelName Danach speichern Sie die Änderungen und rufen Sie das Formular auf, um die neue Sortierfolge zu testen. Die über "ORDER BY ArtikelNr=..." angegebenen Artikel werden am Anfang der Liste in der angegebenen Reihenfolge angezeigt. Dann folgen die restlichen Artikel in alphabetischer Reihenfolge. Wenn Ihnen der Umgang mit SQL-Statements nicht liegt, können Sie eine individuelle Sortierung auch in vorhandene Abfragen einbauen, die Sie für Ihre Auswahl-Kombinationsfelder verwenden. Dazu ist es lediglich notwendig, Felder in der Form "[Artikel-Nr]=xx" im Entwurfsbereich der Abfrage in der Zeile "Feld" zu definieren, für die Sie die Sortierung auf "Aufsteigend" setzen und die Ausgabe als Feld über das Kontrollkästchen in der Zeile "Anzeigen" deaktivieren. Entscheidend ist hier die Reihenfolge, in der Sie die betreffenden Definitionen im Entwurfsbereich der Abfrage anordnen. Datenerfassung mit Nachschlagefeldern

15 FRAGE: Ich habe verschiedene Datenbanken gesehen, in denen in der Datenblattansicht von Tabellen die Auswahl einzugebender Werte über Kombinationsfelder möglich war, finde nun aber keinen Hinweis auf die Einrichtung einer solchen Auswahl. Es wäre in meinen Datenbanken zum Beispiel recht hilfreich, Kunden anhand ihres Namens anstatt über eine Kundennummer auswählen zu können. Hätten Sie einen Tipp für mich, wie ich das umsetzen kann? K. Dachmann ANTWORT: Die Lösung für diesen Fall lautet "Nachschlagefeld". Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Erstellen Sie zunächst eine normale Auswahl-Abfrage, die das Feld "KundenNr" und das Feld "KundenName" selektiert. Ersetzen Sie dabei (und in den folgenden Schritten) diese Feldnamen durch die in Ihrer Tabelle verwendeten Feldnamen. 2. Stellen Sie die Sortierung für das Feld "KundenName" auf "Aufsteigend". 3. Speichern Sie die Abfrage zum Beispiel unter dem Namen "Kundenauswahl" und verlassen Sie den Abfrageentwurf. 4. Öffnen Sie die Tabelle, in der die Auswahl eingesetzt werden soll, im Entwurfsmodus. 5. Markieren Sie das Feld für die Auswahl, also beispielsweise "KundenNr". 6. Wechseln Sie im Bereich darunter auf die Registerkarte "Nachschlagen". 7. Nehmen Sie hier folgende Einstellungen vor: Anzeigen: Kombinationsfeld Herkunftstyp: Tabelle/Abfrage Datensatzherkunft: Kundenauswahl Gebundene Spalte: 1 Anzahl Spalten: 2 Spaltenbreiten: 0 cm Diese Einstellungen sorgen dafür, dass für das Feld "KundenNr" ein Kombinationsfeld angezeigt wird, das alle verfügbaren Kunden nach Namen sortiert auflistet. Nach der Auswahl eines Kunden wird dessen Kundenummer gemäß gebundener Spalte "1", die somit dem von der Abfrage als erstem Feld "KundenNr" gelieferten Wert entspricht, in der Tabelle gespeichert. Damit nur der Name und nicht "KundenNr" + "KundenName" im Kombinationsfeld angezeigt wird, müssen Sie die Eigenschaft "Spaltenbreite" auf "0 cm" setzen. Access unterdrückt dann die erste Spalte "KundenNr" und zeigt nur die Namen gemäß Feld "KundenName" an. Datensatz-Auswahl per Kombinationsfeld FRAGE: Wir haben Tabelle und Formular "Kunden" aus "Nordwind" für eine eigene Adressverwaltung als Basis genommen und etwas angepasst. Wir möchten nun noch ein Kombinationsfeld einbauen, aus dem man zum Beispiel "Müller (Hamburg)" auswählen und somit auf den dazugehörigen Datensatz positionieren kann. L. Kragmeier ANTWORT: Legen Sie zunächst eine neue Abfrage "AFkf Kunden" oder ähnlich an. Diese Abfrage soll als Ergebnis Datensätze mit den Feldern "Kunden-Code" und "Kunde" liefern, wobei das Feld "Kunde" sozusagen "on the fly" generiert wird und die Daten aus den Feldern "Firma" und "Ort" zusammenfasst. Dies erreichen Sie durch die Eingabe des folgenden Ausdrucks in der Zeile "Feld:" in einer leeren Spalte

16 der Abfrage: Kunde: [Firma] & " (" & [Ort] & ")" Die Abfrage liefert also beispielsweise "ABCDE" im ersten und "Müller (Hamburg)" im zweiten Feld. Die Informationen des 2. Feldes werden danach im Kombinationsfeld zur Auswahl angezeigt. Öffnen Sie dazu das Formular "Kunden" beziehungsweise das von Ihnen für die Adressverwaltung verwendete Formular im Entwurfsmodus, legen Sie im Formularkopf ein Kombinationsfeld an und setzen Sie die Eigenschaft "Datensatzherkunft" auf den Namen der eben erstellten Abfrage. Stellen Sie die Eigenschaft Spaltenanzahl" auf "2" und "Spaltenbreiten" auf "0cm". Auf diese Weise wird die 1. Spalte mit den Kunden-Codes ausgeblendet - die Anzeige würde den Anwender nur unnötig verwirren. Man kann den Inhalt auch verarbeiten, wenn die Spalte nicht sichtbar ist. Die Eigenschaft "Nach Aktualisierung" des Kombinationsfeldes setzen Sie auf "[Ereignis-Prozedur]" und geben dort die folgenden Anweisungen ein: Private Sub kfkunden_afterupdate() Dim strsuch As String On Error Resume Next strsuch = Me.[kfKunden] 'Kunden-Code If Err Then Exit Sub 'Nichts ausgewählt Me.[Kunden-Code].SetFocus DoCmd.FindRecord strsuch, acanywhere, False, _ acdown,, accurrent, True Me.[Firma].SetFocus End Sub Lassen Sie das Formular daraufhin anzeigen. Über das Kombinationsfeld kann jetzt ein Kunde aus der Liste ausgewählt werden. Die Ereignisprozedur reagiert darauf, liest aus der 1. unsichtbaren Spalte den Kunden-Code, aktiviert das Feld "Kunden-Code" im Formular und lässt Access über die Anweisung "FindRecord" danach suchen. Abschließend wird das Feld "Firma" aktiviert, so dass direkt mit der Bearbeitung begonnen werden kann. Datensatzauswahl per Listenfeld einschränken Ein beliebtes Hilfsmittel zur direkten Auswahl von Datensätzen ist ein Kombinationsfeld: Sie markieren einen Eintrag in der Liste und der entsprechende Datensatz wird automatisch ausgewählt. In diesem Tipp möchten wir Ihnen eine interessante Variante zu dieser Technik vorstellen, die sich immer dann anbietet, wenn Sie möglichst einfach Gruppen von Datensätzen bearbeiten möchten: Sie können in einem Listenfeld per Mehrfachauswahl beliebige Einträge markieren und per Mausklick auf eine Schaltfläche wird die Anzeige im Formular auf die entsprechenden Datensätze eingeschränkt. Mit den folgenden Schritten erstellen Sie eine Beispiel-Datenbank, die den Einsatz dieser Technik und der benötigten VBA- Prozedur demonstriert:

17 Legen Sie eine neue Datenbank an, und importieren Sie die Tabelle "Artikel" aus der Beispiel- Datenbank NORDWIND.MDB. Erstellen Sie ein neues Formular auf Basis dieser Tabelle, und fügen Sie die Felder "Artikel-Nr", "Artikelname", "Lieferanten-Nr" und "Einzelpreis" ein. Fügen Sie in Listenfeld ein, und legen Sie die folgenden Eigenschaften fest: Name: ArtikelListe Datensatzherkunft: Artikel Spaltenanzahl: 2 Spaltenbreiten: 1,2;5 Gebundene Spalte: 1 Mehrfachauswahl: Erweitert Nun kommt der wichtigste Schritt: Erstellen Sie eine neue Schaltfläche, der Sie die folgende Ereignisprozedur zuweisen: Private Sub btndatensatzauswahl_click() Dim strkriterienstring As String Dim x As Variant strkriterienstring = "" For Each x In Me![ArtikelListe].ItemsSelected If strkriterienstring <> "" Then strkriterienstring = strkriterienstring & " OR " strkriterienstring = strkriterienstring & _ "[Artikel-Nr]=" & Me![ArtikelListe].ItemData(x) Next x Me.Filter = strkriterienstring Me.FilterOn = True End Sub Das Formular ist damit einsatzbereit: Markieren Sie ein oder mehrere Einträge in dem Listenfeld, und klicken Sie auf die Schaltfläche. Das VBA-Makro aktiviert daraufhin automatisch einen Filter, so dass nur noch die gewünschten Datensätze angewählt werden können. Zum Markieren im Listenfeld haben Sie verschiedene Möglichkeiten: Werden die gewünschten Datensätze direkt untereinander aufgeführt, bewegen Sie den Mauszeiger über den ersten Eintrag, drücken die linke Maustaste und halten sie gedrückt, während Sie die Markierung nach unten ziehen. Drücken Sie die Strg-Taste und halten Sie sie gedrückt, während Sie nacheinander die gewünschten Einträge im Listenfeld anklicken.

18 Datensätze an Excel-Tabelle anhängen FRAGE: Wir verarbeiten in Access Bestelldaten. Diese Daten bestehend aus Kunden-Infos und Summen werden einmal wöchentlich in Excel übertragen und dort ausgewertet. Um diesen Vorgang zu automatisieren, setzen wir "DoCmd.TransferSpreadsheet" ein. Allerdings wird dabei immer eine neue Arbeitsmappe angelegt, die wir dann mühsam mit der vorhandenen Arbeitsmappe für die Auswertungen zusammenführen müssen. Gibt es eine Möglichkeit, die Datensätze an eine vorhandene Arbeitsmappe anzuhängen? K. Liebknecht ANTWORT: Sie können eine Tabelle aus einer Excel-Arbeitsmappe in eine Access-Datenbank einbinden und an diese Tabelle Datensätze über eine Anfügeabfrage anhängen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Wählen Sie das Menü Datei-Externe Daten-Tabellen verknüpfen an. 2. Im folgenden Dialog markieren Sie in der Liste Dateityp den Eintrag "Microsoft Excel". Lokalisieren Sie dann die betreffende Arbeitsmappe, klicken Sie auf Verknüpfen und folgen Sie den weiteren Anweisungen des Verknüpfungsassistenten. Anschließend finden Sie im Datenbankfenster ein Excel-Symbol mit einem kleinen schwarzen Pfeil, um die Arbeitsmappe als verknüpfte Tabelle kenntlich zu machen. Wenn Sie diese Tabelle einmal öffnen, werden Sie sehen, dass sie wie eine "normale" Access-Tabelle angezeigt wird und auch genauso damit gearbeitet werden kann. 3. Wechseln Sie im Datenbankfenster in den Bereich "Abfragen", klicken Sie auf die Schaltfläche Neu und dann zweimal auf den Eintrag "Entwurfsmodus". 4. Im nachfolgenden Dialog wählen Sie die gewünschten Tabellen, also beispielsweise "Bestellungen", "Bestelldetails" und "Kunden", per Doppelklick aus und klicken abschließend auf Schließen. 5. Nehmen Sie die für den Export notwendigen Verknüpfungen der Tabellen/Felder vor und definieren Sie gegebenenfalls Kriterien für die Auswahl bestimmter Datensätze. 6. Wählen Sie das Menü Abfrage-Anfügeabfrage an, stellen Sie im folgenden Dialog die eingebundene Tabelle als Ziel ein und klicken Sie auf Ok. 7. Fügen Sie nun die zu exportierenden Felder per Doppelklick dem Abfrageentwurf hinzu und stellen Sie in den einzelnen Spalten in der Zeile "Anfügen an" die Spalten der Excel-Tabelle ein, in die die Daten übertragen werden sollen. 8. Wählen Sie das Menü Abfrage-Ausführen an, um die Daten in die Excel-Tabelle zu übertragen. Datenübergabe von Access nach Word, Teil 1 Um Informationen aus Access in andere Office-Anwendungen zu übertragen, müssen die Daten normalerweise exportiert oder über die Zwischenablage ausgetauscht werden. Beide Wege sind recht umständlich und überfordern weniger erfahrene Anwender. Wesentlich komfortabler geht es VBA: In diesem Tipp zeigen wir, wie Sie einzelne Adressen aus einem Access-Formular ganz einfach per Mausklick in ein Word-Dokument einfügen können, und zwar wahlweise an die aktuelle Cursorposition

19 oder an eine bestimmte Textmarke. Zu diesem Zweck müssen Sie zunächst einen Verweis aus Access auf die Objekt-Bibliothek von Word setzen. Eine Objekt-Bibliothek beinhaltet Informationen über die verfügbaren Objekte, Methoden, Auflistungen und Eigenschaften der anderen Anwendung. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1. Öffnen Sie ein beliebiges VBA-Modul. 2. Wählen Sie das Menü Extras-Verweise an. 3. Suchen Sie in der Liste Verfügbare Referenzen den Eintrag "Microsoft Word x.x Object Library", wobei "x.x" für die Version steht: also "8.0" (Word 97), "9.0" (Word 2000) oder "10.0" (Word 2002). 4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor dem Eintrag. 5. Klicken Sie auf Ok. Anschließend können Sie in Modulen oder Ereignisprozeduren Objektvariablen vom Typ der Anwendung, also hier vom Typ "Word", deklarieren und die im folgenden erläuterten Prozeduren und Funktionen für Office Automation mit Word verwenden. Für die Übergabe von Daten an Word kommt in unserer Lösung die globale Prozedur "AnWord" zum Einsatz. Mit ihrer Hilfe können Sie Texte an der aktuellen Cursorposition oder an einer bestimmten Textmarke einfügen. Dazu nimmt die Prozedur zwei Parameter entgegen: "vardata" beinhaltet die Daten, die an Word übergeben werden sollen. "strtextmarke" ist der Namen einer Textmarke, für die der Inhalt von "vardata" gesetzt werden soll. Der Parameter "strtextmarke" ist optional deklariert, muss also nicht bei jedem Aufruf der Prozedur angegeben werden. Wenn Sie keine Textmarke verwenden, lassen Sie den Parameter einfach weg. Geben Sie die Prozedur "AnWord" in einem beliebigen globalen Modul Ihrer Access-Datenbank ein: Sub AnWord(varData As Variant, _ Optional strtextmarke As String) Dim objword As New Word.Application Dim objdoc As Word.Document Dim objsel As Word.Selection If Trim$(varData) = "" Then Beep Exit Sub On Error GoTo OffAutoProblem If Not WordGeladen() Then Set objword = New Word.Application Set objdoc = objword.documents.add("normal.dot") Else Set objword = GetObject(, "Word.Application") If objword.documents.count = 0 Then Beep MsgBox "Kein Dokument in Word geöffnet!", _

20 vbokonly + vbinformation, "!!! Problem!!!" GoTo EndeProc Set objdoc = objword.activedocument If Trim$(strTextmarke) <> "" Then 'an Textmarke einfügen If objdoc.bookmarks.exists(strtextmarke) Then objdoc.bookmarks.item(strtextmarke).range.text = _ vardata Else Beep MsgBox "Textmarke '" + strtextmarke + _ "' nicht gefunden!", _ vbokonly + vbinformation, "!!! Problem!!!" Else 'an Cursorposition einfügen Set objsel = objword.selection objsel.typetext vardata objword.visible = True objword.windowstate = wdwindowstatemaximize objword.activate EndeProc: Set objword = Nothing Exit Sub OffAutoProblem: Beep MsgBox "Fehler bei der Kommunikation mit Word!" + _ vbcrlf + vbcrlf + Err.Description, _ vbokonly + vbcritical, "!!! Fehler!!!" Resume EndeProc End Sub Wir prüfen hier zunächst, ob Daten für das Einfügen in Word übergeben wurden. Wenn nicht, ertönt ein akustischer Hinweis und wir verlassen die Routine. Über die Funktion "WordGeladen()" (siehe unten) prüfen wir dann, ob Word bereits läuft. Wenn nicht, starten wir eine neue Instanz von Word und legen ein neues, auf der Vorlage NORMAL.DOT basierendes Dokument an. Die Objekt-Variable "objdoc" stellt dann eine Referenz für den weiteren Zugriff auf das aktuelle Dokument dar. Läuft Word bereits, so prüfen wir über die Eigenschaft "Documents.Count", ob ein Dokument zum Einfügen zur Verfügung steht. Ist kein Dokument geöffnet, geben wir einen Fehlerhinweis aus und

21 verlassen die Routine. Andernfalls weisen wir eine Referenz auf das aktuelle Dokument gemäß Eigenschaft "ActiveDocument" der Objekt-Variablen "objdoc" für den weiteren Zugriff zu. Im Anschluss prüfen wir, ob der optionale Parameter "strtextmarke" übergeben wurde. Wenn ja, suchen wir im aktuellen Dokument nach der spezifizierten Textmarke. Ist die Textmarke vorhanden, ersetzen wir Sie durch die im Parameter "vardata" übergebenen Daten. So können Sie zum Beispiel eine Adresse an einer festen Position im Dokument einsetzen. Konnte die Textmarke nicht gefunden werden, erscheint ein entsprechender Hinweis, damit die Angaben überprüft werden können. Wurde keine Textmarke spezifiziert, fügen wir den Text an der aktuellen Cursorposition ein. Abschließend aktivieren wir das Word- Fenster, holen es in den Vordergrund und machen so eine weitere Bearbeitung des Dokumentes möglich. Um festzustellen, ob Word bereits läuft, setzen wir die folgende Funktion "WordGeladen()" ein, für die im allgemeinen Teil des Moduls eine API-Funktion deklariert werden muss: Private Declare Function FindWindow Lib "user32" _ Alias "FindWindowA" (ByVal lpclassname As Any, _ ByVal lpwindownam As Any) As Long Function WordGeladen() As Boolean WordGeladen = True If FindWindow("OpusApp", 0&) = 0 Then WordGeladen = False End Function Mit diesen Routinen können Sie nun eine Adresse aus einem Formular über eine Schaltfläche Adresse an Word oder ähnlich wir folgt in Word einfügen: Private Sub btnanwordtextmarke_click() Dim strdata As String strdata = Me.Firma + vbcrlf If Not IsNull(Me.Kontaktperson) Then strdata = strdata + "z.hd. " & _ Me.Kontaktperson + vbcrlf strdata = strdata + Me.Straße + vbcrlf + vbcrlf strdata = strdata + Me.PLZ + " " + Me.Ort + vbcrlf If Not IsNull(Me.Land) Then If Me.Land <> "Deutschland" Then strdata = strdata + Me.Land + vbcrlf AnWord strdata, "Adresse"

22 End Sub In dieser Ereignisprozedur setzen wir die Adresse aus den einzelnen Feldern des aktuellen Datensatzes zusammen. Dabei prüfen wir teilweise über "IstNull()", ob ein Feld auch einen Inhalt hat. Wenn nicht, wird es übersprungen. Für die zeilenweise Trennung verwenden wir die Konstante "vbcrlf", die in Word später als Absatzendemarke erscheint. Der Aufruf 'AnWord strdata, "Adresse" ' sorgt dann dafür, dass die Adresse an Word übergeben und dort anstelle der Textmarke "Adresse" eingesetzt wird. Die oben verwendeten Feldnamen wie "Firma", "Kontaktperson", "Straße", "PLZ", Ort" oder "Land" ersetzen Sie durch die in Ihrem Formular verwendeten Feldnamen. Möchten Sie eine Adresse einfach nur an der aktuellen Cursorposition einfügen, rufen Sie "AnWord" mit zweitem Parameter als Leerzeichenkette auf: AnWord strdata, "" Einfacher Paßwortschutz für Formulare Versionen: Access 97, 2000 únd 2002 FRAGE: Um eine Datenbank gegen unbefugte Zugriffe zu schützen, bietet Access bekanntlich sehr weitgehende Möglichkeiten mit Benutzergruppen und Zugriffsrechten eingesetzt werden. Der Einrichtungsaufwand lohnt sich aber nicht, wenn nur ein einzelnes Formular zu schützen ist. Gibt es eine einfachere Methode? D. Bussmann ANTWORT: Es bietet sich an, in so einem Fall einen einfachen Zugriffsschutz einzurichten, der beim Laden des Formulars die Eingabe eines Paßwortes verlangt. Die folgende Lösung ist sicherlich kein Hindernis für den Access-Profi, für den "normalen" Anwender reicht sie aber allemal aus: Legen Sie eine neue Tabelle an, die lediglich ein Feld "Passwort" vom Datentyp "Text" beinhaltet und sichern Sie diese Tabelle unter dem Namen "USysPasswort". Alle Tabellen, die mit "USys" beginnen, werden von Access im Datenbank-Fenster nicht angezeigt. Das ist also die erste Hürde, die ein "Hacker" zu überwinden hätte. Damit Sie zunächst das Paßwort im ersten (und einzigen Datensatz) eingeben können, wählen Sie das Menü Extras-Optionen an, wechseln auf die Registerkarte "Ansicht" und aktivieren Sie die Option Systemobjekte im Bereich "Einblenden". Öffnen Sie die Tabelle "USysPasswort" per Doppelklick im Datenbank-Fenster, geben Sie das gewünschte Paßwort ein und schließen Sie die Tabelle wieder. Machen Sie anschließend die Anzeige der Systemobjekte wieder rückgängig. Öffnen Sie das zu schützende Formular im Entwurfsmodus und wählen Sie das Menü Ansicht- Eigenschaften an. Stellen Sie die Eigenschaft "Beim Laden" auf den Eintrag "[Ereignisprozedur]" ein und klicken Sie auf die kleine Schaltfläche mit den drei kleinen Punkten. Im VBA-Editor geben Sie folgende Anweisungen ein: Sub Form_Load () Dim strpw As String Dim varpw As Variant

23 On Error Resume Next varpw = DLookup("[Passwort]", "USysPasswort") If Err <> 0 Then Beep MsgBox "Fehler in Passwortabfrage! " & _ "- bitte Admin verständigen!" DoCmd.Close Exit Sub strpw = InputBox$("Bitte Passwort eingeben:", _ "Nur für Administratoren!", "") If strpw = "" Or strpw <> varpw Then DoCmd.Close End Sub Das wäre dann die zweite Hürde, die ein "Hacker" zu nehmen hätte. Selbst wenn jemand das Formular im Entwurfsmodus öffnet, muß er wissen, wo genau die Abfrage erfolgt und muß zudem entsprechende VBA-Kenntnisse haben, um diese Abfrage außer Kraft zu setzen. Speichern Sie das Formular und lassen rufen Sie es auf, um die Lösung zu testen. Eingaben in alle Felder sicherstellen FRAGE: Gibt es eine einfache Möglichkeit, Eingaben in alle Felder eines Formulars sicherzustellen, ohne im Entwurfsmodus der Tabelle für jedes Feld einzeln die Eigenschaft "Eingabe erforderlich" auf "Ja" zu setzen? Diverse Anfragen ANTWORT: Sie können in der Ereignisprozedur "Beim Entladen" eines Formulars folgende Anweisungen eingeben, die jedes Textfeld und jedes Kombinationsfeld prüfen. Wenn mindestens ein Feld leer ist, wird eine Fehlermeldung angezeigt und das Schließen des Formulars unterbunden: Private Sub Form_Unload(Cancel As Integer) Dim C As Control For Each C In Me.Controls If TypeOf C Is TextBox Or TypeOf C Is ComboBox Then If IsNull(C) Or IsEmpty(C) Then Beep MsgBox "Bitte Daten in alle Felder eingeben!", _ vbokonly + vbcritical, "Eingaben prüfen!" Cancel = True Exit For