Mobility Tool+ Handbuch für Zuschussempfänger im Rahmen des Programms Erasmus+

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1 EUROPÄISCHE KOMMISSION GENERALDIREKTION BILDUNG UND KULTUR Bildung und Berufliche Bildung; Koordination von Erasmus+ Koordination der Nationalen Agenturen für Erasmus+ Mobility Tool+ Handbuch für Zuschussempfänger im Rahmen des Programms Erasmus+ Stand: 28. November 2014 Mobility Tool+ Version 1.3 Dokument Version 1.0 1

2 Inhalt 1. ALLGEMEINE EINFÜHRUNG Beschreibung Nutzer des Mobility Tool ZUGANG ZUM PROJEKT Wie lautet die URL-Adresse für die Mobility Tool+ Webseite? Wie kann ich mich in das Mobility Tool+ einloggen? Wie kann die Sprache der Benutzeroberfläche geändert werden? PROJEKT Wie kann man die Projektdetails sehen? Überblick über die Benutzeroberfläche Änderungen von Projektdetails Manuelle Änderungen Automatische Änderungen ORGANISATIONEN Wie erhält man die Liste der Organisationen? Wie fügt man eine neue Organisation hinzu? Organisationen mit PIC-Nummer Organisationen ohne PIC-Nummer Wie können Organisationsdetails bearbeitet/geändert werden? Wie exportiert man die Liste der Organisationen? Wie kann man Organisationen entfernen? KONTAKTE Wer sind die Kontaktpersonen von Organisationen? Wie können Kontaktpersonen aufgeführt werden? Wie kann man Kontaktpersonen einer Organisation hinzufügen? Wie kann man Details von Kontaktpersonen ändern? Wie kann man Kontaktpersonen einer Organisation entfernen? Wie kann man den Zugang zur Mobility Tool+ Webseite für andere Benutzer ermöglichen bzw. verhindern? MOBILITÄTEN Wie wird eine Liste der Mobilitäten angezeigt? Wie kann man neue Mobilitäten hinzufügen? Allgemeine Informationen über die Mobilität Budget

3 Bereich Zertifizierung und Sprache Pflichtfelder Entsendende und aufnehmende Organisationen Entsendende und aufnehmende Orte Entfernungskategorie Berechnung des Mobilitätsbudgets Fehler bei der Budgetberechnung Wie ändert man Mobilitäts-Details? Wie kann man eine Mobilität oder mehrere Mobilitäten entfernen? Import und Export von Mobilitäts-Daten TEILNEHMERBERICHTE Wie fordert man Teilnehmerberichte an? Wie kann man den Status des Teilnehmerberichts prüfen? Wie kann man die Ergebnisse des Teilnehmerberichts sehen? Budget Welches sind die Elemente des Projektbudgets auf der Seite Budget? Wie kann man das Projektbudget überprüfen? Wie kann man das Projektbudget ändern? BERICHTE Wie kann ich meinen Abschlussbericht an die Nationale Agentur übermitteln? Was passiert, nachdem ich meinen Abschlussbericht übermittelt habe? Wie kann ich mein Projekt nach der Übermittlung des Abschlussberichts bearbeiten?

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5 1. ALLGEMEINE EINFÜHRUNG 1.1. Beschreibung Das Mobility Tool+ ist ein Web-basiertes Tool für die Zusammenarbeit, Verwaltung und Berichterstattung für Mobilitätsprojekte im Rahmen des Programms Lebenslanges Lernen (LLP) und des Programms Erasmus+ der Europäischen Kommission. Es ist von der Europäischen Kommission entwickelt worden zur Nutzung durch die Zuschussempfänger von Erasmus+-Projekten, die von Nationalen Agenturen für Erasmus+ verwaltet werden. Die Nutzer des Mobility Tool+ werden dort Informationen zu den von ihnen betreuten Projekten finden (die in der von ihnen und der Nationalen Agentur unterschriebenen Finanzhilfevereinbarung enthalten sind), und sie werden weitere Informationen eintragen können. Sie können Teilnehmer, Mobilitäten, Ergebnisse usw. eintragen sowie Budget- Informationen vervollständigen und aktualisieren. Das Tool kann auch Teilnehmerberichte und Abschlussberichte generieren, die beide auf den von den Nutzern des Mobility Tool+ eingegebenen Daten basieren. Das Diagramm zeigt die Projektbestandteile, die im Mobility Tool+ verwaltet werden: Das Mobility Tool+ unterstützt die folgenden Bereiche und Aktionen von Erasmus+: Leitaktion 1 (KA1) KA101 Mobilitäten von Lehrpersonal (Schulbildung) 5

6 KA102 Mobilitäten von Schülern und Lehrpersonal (Berufsbildung, VET) KA103 Mobilitäten von Studenten und Lehrpersonal (Hochschulbereich) KA104 Mobilitäten von Lehrpersonal (Erwachsenenbildung) KA105 Mobilitäten im Bereich Jugend Leitaktion 2 (KA2) KA200 Strategische bereichsübergreifende Partnerschaften im schulischen Bereich KA201 - Strategische Schulpartnerschaften KA202 Strategische Partnerschaften im Bereich berufliche Bildung KA203 Strategische Partnerschaften im Hochschulbereich KA204 Strategische Partnerschaften im Bereich Erwachsenenbildung KA205 Strategische Partnerschaften im Bereich Jugend Leitaktion 3 KA347 Dialog zwischen jungen Menschen und für Politik Verantwortlichen 1.2 Nutzer des Mobility Tool+ Zu den Nutzern des Mobility Tool+ zählen: - Die Zuschuss empfangenden Organisationen Hauptnutzer des Tools, verant-wortlich für die Eingabe von Details zu Mobilitäten und Teilnehmern entweder über die Eingabemaske oder über den Importprozess sowie für die Eingabe von Budgetinformationen. Sie können auch die Daten aus den Teilnehmerberichten sichten. - Nationale Agenturen die Nutzer der Nationalen Agenturen überwachen die Projektinformationen und validieren die durch die Zuschussempfänger eingegebenen Informationen - Die Europäische Kommission, Generaldirektion Bildung und Kultur (DG EAC) Eigentümerin des Systems und zentrale Verwalterin des Tools - Teilnehmer indirekte Nutzer des Mobility Tool+, die mit dem Tool über die Teilnehmerberichte verbunden sind. 6

7 2. ZUGANG ZUM PROJEKT 2.1. Wie lautet die URL-Adresse für die Mobility Tool+ Webseite? In das Mobility Tool+ kann man sich über die folgende URL-Adresse einloggen: Wie kann ich mich in das Mobility Tool+ einloggen? Um sich in das Mobility Tool+ einzuloggen, benötigen Sie a) einen ECAS account (European Commission Authentication Service) und b) eine Eintragung/Registrierung im Mobility Tool+. Hinsichtlich des ersten Punkts können Sie das Dokument ECAS User Manual hinzuziehen für weitere Informationen in Bezug auf die Registrierung und die Beschreibung, wie man einen Login-Namen und ein Passwort erhält. Hinsichtlich des zweiten Punkts: Wenn Sie die Kontaktperson der Einrichtung (Zuschussempfänger) mit einem bewilligten Projekt sind, wurde Ihre -Anschrift bei der Antragstellung angegeben und Sie sind automatisch registriert. Falls Sie nicht sicher sind, ob Ihre -Anschrift mit den Projektdetails angegeben wurde oder falls Sie nicht sicher sind, welche Ihrer -Anschriften verwendet wurde, sehen Sie bitte in der PDF-Datei des von Ihnen übermittelten Zuschussantrags nach oder bitten Sie Ihre Nationale Agentur um Unterstützung. Bevor Sie in das Mobility Tool+ gelangen, werden Sie immer weiter geleitet zur ECAS Login-Seite, um sich zu registrieren. Sollten Sie niemals vorher das ECAS-System genutzt haben, wird das Authentifizierungs-System Sie begrüßen mit einer Seite wie auf dem nachfolgenden Screenshot abgebildet. Auf dieser Seite wählen Sie bitte External Partners, Researchers, Citizens aus. 7

8 Die ECAS-Seite, die Sie normalerweise sehen werden, sieht wie folgt aus: 8

9 bzw. bei Auswahl Deutsch (de) : 9

10 Die wichtigsten Felder sind: - Is the selected domain correct? (bzw. Ist die gewählte Domäne richtig? ) sollte immer auf External stehen. Falls dort etwas anderes steht, bitte ändern Sie dies mit Change it (bzw. ändern ) und wählen Sie Neither an institution nor a European body. - Username or address (bzw. Benutzername oder -Adresse ) Sowohl der Benutzername als auch Ihre -Adresse können für das Einloggen verwendet werden. Da der Benutzername automatisch von ECAS während der Registrierung generiert wird, empfiehlt es sich, als einfachere Alternative Ihre -Adresse zu verwenden. - Password (bzw. Passwort ) wie im Verlauf der Registrierung definiert Wie kann die Sprache der Benutzeroberfläche geändert werden? Die Mobility Tool+ Webseite kann in viele Sprachen übersetzt werden. Die Sprachen, die Ihnen zur Verfügung stehen, können Sie in der Drop-Down-Liste in der oberen rechten Ecke sehen. Die Liste verfügbarer Sprachen benutzt die folgenden Abkürzungen: FR1 English (EN), wenn FR1 der Code der Nationalen Agentur ist, in diesem Fall die französische Nationale Agentur Agence Europe Education Formation France, und English (EN) die für diese Agentur verfügbare Sprache ist. Englisch wurde automatisch für alle Nationalen Agenturen eingerichtet. Einige Agenturen bieten zusätzlich eine weitere Sprache an, z. B. Französisch für frankophone Länder, Spanisch für Spanien, Polnisch für Polen usw. 10

11 Es gibt auch festgelegte Sprachen für Agenturen. Zum Beispiel hat die deutsche Nationale Agentur DE03 nur Deutsch als Sprache aufgeführt, während bei anderen Agenturen mehrere Sprachen verfügbar sind. 11

12 3. PROJEKT 3.1. Wie kann man die Projektdetails sehen? Loggen Sie sich ins Mobility Tool+ ein mit Ihrem ECAS-Benutzernamen (oder Ihrer - Adresse) und Ihrem Passwort. Nach dem Login sehen Sie im Mobility Tool+ eine Seite, wie sie nachfolgend abgebildet ist. Dies ist Ihre Mobility Tool+ Homepage. Klicken Sie auf die Nummer der Finanzhilfevereinbarung zu Ihrem Projekt oder auf die Nationale ID, um Ihre Projektdetails zu sehen. Es kann sein, dass Projekte sowohl aus dem Programm für Lebenslanges Lernen als auch aus dem Programm Erasmus+ aufgeführt sind. Achten Sie bitte darauf, das richtige Projekt für Ihre Bearbeitung auszuwählen. 12

13 Nachdem Sie das Projekt ausgewählt haben, erscheinen auf Ihrem Bildschirm einige Basisinformationen zu Ihrem Projekt. 13

14 3.2. Überblick über die Benutzeroberfläche Die graphische Benutzeroberfläche der Mobility Tool+ Projektansicht enthält einige wichtige Elemente, die man erkennen und sich merken sollte. Die drei wichtigsten Elemente dieser Seite werden auf dem folgenden Screenshot dargestellt. Der Bereich mit der Nummer 1 enthält ein Menü mit sieben Elementen: Home und Projekte führen auf die Hauptseite des Tools, auf der die Projekte aufgelistet sind Organisationen zeigt eine Liste von Organisationen/Einrichtungen, die am Projekt teilnehmen; dazu gehören der Zuschussempfänger, entsendende, aufnehmende oder andere Arten von Organisationen Kontakte zeigt eine Liste von Kontaktpersonen von Organisationen Mobilitäten zeigt eine Liste von Mobilitäten mit Details zu den Teilnehmern Budget zeigt die Budget-Zusammenfassung eines Projekts Berichte ermöglicht die Erstellung des Abschlussberichts für die Nationale Agentur Dieses Handbuch wird jeden Bereich des Tools in den folgenden Abschnitten ausführlicher beschreiben. Der zweite Bereich auf der Seite, der mit der Nummer 2 versehen ist, gibt Auskunft über das Programm, das Antragsjahr, die Antragsrunde und einige Basisdaten über das Projekt selbst, 14

15 die Nationale Agentur, die das Projekt bezuschusst, und über die Organisation, die den Zuschuss empfängt. Der dritte auf dem Screenshot dargestellte Bereich (Nummer 3) gibt Auskunft über den Eingang des Projekts im Mobility Tool+, über das letzte Update und über die Person (oder das System), durch die das Projekt das letzte Update erhalten hat. 15

16 3.3. Änderungen von Projektdetails Manuelle Änderungen Im Mobility Tool+ können Sie Organisationen, Kontaktpersonen von Organisationen, Mobilitäten sowie Teilnehmer- oder Budgetinformationen ändern. Alle übrigen Projektinformationen, z. B. der Projekttitel, die Projekt ID der Nationalen Agentur und die Dauer der Projekte können im Tool nicht geändert werden. Wenn Sie diese Projektdetails ändern möchten, wenden Sie sich bitte an Ihre Nationale Agentur Automatische Änderungen Einzelheiten zum Approved Budget (durch die Nationale Agentur), die im Bereich Budget des Mobility Tool+ dargestellt sind, werden automatisch durch die Nationale Agentur auf den neuesten Stand gebracht. Das kann ein Ergebnis einer gemeldeten Änderung (amendment) oder anderer Veränderungen im Hinblick auf das Projekt sein. Der Budget-Bereich approved wird in dem nachfolgenden Screenshot gezeigt. 16

17 Weitere Informationen über das Budget und die Budgetverwaltung finden Sie in den folgenden Abschnitten. 4. ORGANISATIONEN Die Seite Organisationen zeigt eine Liste der Organisationen, die im Zuschussantrag enthalten waren. Je nach Aktionsart kann es sein, dass diese Liste nur eine Organisation enthält den Zuschussempfänger; in anderen Fällen kann die Liste der Organisationen mehrere Einträge enthalten. Alle anderen teilnehmenden Organisationen, die nicht im Zuschussantrag enthalten waren, müssen für die Leitaktion 1 (KA1) per Hand in das Mobility Tool+ eingetragen werden Wie erhält man die Liste der Organisationen? Loggen Sie sich ins Mobility Tool+ ein und öffnen Sie Ihre Projektdetails. Klicken Sie den Button Organisationen im Menü wie im nachfolgenden Screenshot dargestellt. 17

18 Aus dem Kontextmenü wählen Sie Übersicht Organisationen. Es erscheint eine Tabelle mit einer Liste von Organisationen, wie nachfolgend dargestellt. Bei den Organisationen kann es sich um den Zuschussempfänger, entsendende und aufnehmende oder andere Arten von Organisationen handeln. Bitte beachten Sie, dass der Zuschussempfänger mit einem Häkchen in der Tabellenspalte Zuschussempfänger markiert ist (im nachfolgenden Screenshot rot markiert). 18

19 Die Liste der Organisationen ermöglicht schnelles Filtern und Suchen innerhalb der Liste. Organisationen können gefiltert werden mit dem PIC, der Organisation ID, dem Namen, der Abteilung, dem Land oder dem Ort. Die Seite mit der Liste der Organisationen bietet zusätzliche Funktionen an. Sie finden die auf die Partnerliste bezogenen Aktionen oben im Menü der Liste. Nachstehend folgt eine Beschreibung jedes Buttons und der dazu gehörigen Aktion. Icon/Button Beschreibung Select All wählt alle Elemente in der Liste aus oder umgekehrt Add New fügt neue Elemente zur Liste hinzu Delete entfernt das ausgewählte Element von der Liste Export Excel/CSV exportiert die Liste in eine CSV/Excel- Tabelle. Bitte beachten Sie, dass nur in der Liste sichtbare Elemente in die CSV-Tabelle exportiert werden. Falls also die Liste gefiltert wird, ist nur das Ergebnis des Filterns in der CSV- Tabelle sichtbar. Print druckt die Liste. Bitte beachten Sie, dass nur in der Liste sichtbare Elemente ausgedruckt werden. Falls also die Liste gefiltert wird, ist nur das Ergebnis des Filterns im Ausdruck sichtbar. Add/Remove Columns fügt Spalten hinzu/entfernt sichtbare Spalten aus der Liste. Diese Änderungen werden nicht gespeichert, wenn Sie in einen anderen Bereich des Tools gehen. Allgemeines Suchfeld es kann für die Suche von jedem Wert in der Liste verwendet werden. Die Liste passt sich dynamisch an die Suchergebnisse an. Reset Filters beseitigt die Suchergebnisse (vergleichbar mit dem Entfernen der Eintragung im vorher beschriebenen Suchfeld). 19

20 4.2. Wie fügt man eine neue Organisation hinzu? Loggen Sie sich ins Mobility Tool+ ein und öffnen Sie Ihre Projektdetails. Wählen Sie Organisationen aus dem oberen Menü und wählen Sie Neue Organisation anlegen. Es erscheint eine Maske für die Partnerdetails. Ja nach Aktionsart des Projekts werden Sie eventuell gebeten, die PIC-Nummer der Organisation einzutragen, die Sie ergänzen möchten. In bestimmten Fällen brauchen Sie diese Aufforderung nicht zu berücksichtigen, sondern wählen Organisation ohne PIC aus. In beiden Fällen wird das Feld Organisations-ID im Mobility Tool+ vorausgefüllt mit einer einmaligen Identifikationsnummer für die Organisation im Projekt. Sie können diesen Wert ändern, wenn Ihnen ein anderer Eintrag sinnvoller erscheint. Die einzige Bedingung ist, dass die Organisations-ID im Projekt nur einmal vorkommt. Ein Kommentarfeld ist ebenfalls vorhanden für eventuelle zusätzliche Hinweise oder Bemerkungen zur Organisation. Bitte beachten: Partnerdetails können zu jeder Zeit während der Projektlaufzeit geändert werden. 20

21 Organisationen mit PIC-Nummer Wenn die Organisation einen PIC hat, tragen Sie die PIC-Nummer in das dafür vorgesehene Feld ein und klicken Sie den PIC prüfen -Button. Die Daten werden vom Teilnehmerportal URF importiert und enthalten den Organisationsnamen, den Organisationstyp, die Adresse oder den Erasmus Code (falls zutreffend). Sie können manuell Abkürzung oder Abt./Fachbereich ergänzen oder die Eintragung spezifizieren, falls die Organisation weniger als 250 Mitarbeiter hat. 21

22 Falls die Organisation bereits im Projekt aufgelistet ist, erscheint eine Fehlermeldung This PIC is not unique in this project. Falls eine Organisation über die PIC-Nummer nicht gefunden werden kann, wenden Sie sich bitte an Ihre Nationale Agentur Organisationen ohne PIC-Nummer Falls die Organisation, die Sie ergänzen möchten, keinen PIC-Code hat, setzen Sie in der Maske ein Häkchen bei Organisation ohne PIC. In diesem Fall müssen alle Felder, die mit einem roten Sternchen versehen sind, ausgefüllt oder ausgewählt werden. 22

23 4.3. Wie können Organisationsdetails bearbeitet/geändert werden? Loggen Sie sich ins Mobility Tool+ ein und öffnen Sie Ihre Projektdetails. Klicken Sie Organisationen im oberen Menü und wählen Sie Übersicht Organisationen. Klicken Sie das Icon mit dem Stift neben dem Partner, den Sie bearbeiten möchten, wie im nachfolgenden Screenshot dargestellt. Es werden die Details der Organisation gezeigt. Klicken Sie Edit oben auf der Seite, um die Organisation zu bearbeiten. 23

24 Ändern Sie die Details und klicken Sie den Speichern -Button. Es erscheint eine Bestätigungsmeldung. Man kann nur einige Felder des Organisationsprofils bearbeiten. In den meisten Feldern stehen die Daten, die von der Organisation im Teilnehmerportal eingetragen wurden zum Erhalt der PIC-Nummer. Falls an diesen Daten etwas geändert werden soll, muss die Änderung zunächst im Teilnehmerportal erfolgen, erst dann kann im Mobility Tool+ ein Update der Informationen erreicht werden, indem Sie den Button PIC prüfen klicken. 24

25 Die Details zum Zuschussempfänger sollten nicht durch den Zuschussempfänger, sondern nur durch die Nationale Agentur geändert werden. Sollte es aus irgendwelchen Gründen notwendig sein, die Details des Zuschussempfängers zu ändern, wenden Sie sich bitte an Ihre Nationale Agentur. Wenn die Daten durch die Nationale Agentur geändert wurden, nehmen Sie bitte im Mobility Tool+ diese Änderungen im Projekt vor Wie exportiert man die Liste der Organisationen? Die Liste der Organisationen kann exportiert werden in eine CSV-Tabelle. Die exportierte Liste wird genau die gleichen Felder enthalten, die auf der Seite der Organisationen zu sehen sind. Loggen Sie sich ins Mobility Tool+ ein, öffnen Sie Ihr Projekt und klicken Sie oben im Menü den Button Organisationen. Klicken Sie das Excel-Icon Tabelle auf Ihrem lokalen PC. im Menü der Partnerliste. Speichern Sie die exportierte 4.5. Wie kann man Organisationen entfernen? Loggen Sie sich ins Mobility Tool+ ein und öffnen Sie Ihre Projektdetails. Klicken Sie Organisationen oben im Menü und wählen Sie Übersicht Organisationen. Markieren Sie das Auswahlkästchen neben dem Partner, den Sie entfernen möchten. Bitte beachten Sie, dass es nicht möglich ist, Ihre eigene Organisation (Zuschussempfänger) aus der Liste zu entfernen. Entsendende und aufnehmende Organisationen, die in bereits eingetragenen Mobilitäten enthalten sind, können ebenfalls nicht entfernt werden. Klicken Sie das Delete -Icon. Die ausgewählte Organisation wird entfernt. 25

26 5. KONTAKTE 5.1. Wer sind die Kontaktpersonen von Organisationen? Die am Projekt teilnehmenden Organisationen können eine oder mehrere Kontaktpersonen für das Projekt haben. Die Einstellungen des Systems ermöglichen es zunächst nur, dass die Kontaktperson und die Leitung der Zuschuss empfangenden Organisation Zugang zum Mobility Tool+ haben. Gleichwohl können diese Benutzer den Zugang zu Projektinformationen im Mobility Tool+ zusätzlichen Personen (nur) von ihrer eigenen Organisation ermöglichen, wobei sie sich vor Augen halten sollten, dass diese Personen Informationen über das Projekt bearbeiten und ändern können Wie können Kontaktpersonen aufgeführt werden? Loggen Sie sich ins Mobility Tool+ ein und öffnen Sie Ihre Projektdetails. Klicken Sie Kontakte im oberen Menü. Dann wählen Sie Übersicht Kontakte aus dem Kontextmenü. Eine Tabelle mit Kontakten aller Organisationen erscheint. 26

27 Die Tabelle zeigt jeweils den Nachnamen der Kontaktperson, ihren Vornamen, Abteilung, Position, Telefonnummer und -Anschrift, den PIC der Organisation, den offiziellen Namen der Organisation, ob die Organisation Zuschussempfänger ist oder nicht, ob der Kontakt gesetzlicher Vertreter der Organisation ist, ob der Kontakt als der Hauptkontakt der Organisation gilt und ob der Kontakt Zugang zum Projekt hat. Diese Übersicht kann sortiert und gefiltert werden. Die Beschreibung der Sortier- und Filtermöglichkeiten steht in Kapitel Wie kann man Kontaktpersonen einer Organisation hinzufügen? Kontaktpersonen können auf der Seite Kontakte im Mobility Tool+ hinzugefügt werden. Loggen Sie sich ins Mobility Tool+ ein und öffnen Sie Ihre Projektdetails. Klicken Sie Kontakte im oberen Menü. Dann wählen Sie Neuen Kontakt anlegen aus dem Kontextmenü. Eine neue Eingabemaske für Kontaktpersonen erscheint. Alle mit einem roten Sternchen versehenen Felder müssen ausgefüllt werden. Für jede Organisation muss es mindestens eine Hauptkontaktperson geben. Die erste Kontaktperson wird automatisch als Hauptkontakt markiert. Bei Zuschuss empfangenden Organisationen erhält der oder erhalten die Hauptkontakt(e) Benachrichtigungen vom Mobility Tool+ z. B. über Projekt-Updates. Bei der Eingabe von Adressendetails werden die Felder mit Daten aus den Details der Organisation vorausgefüllt, wenn man wie Organisation wählt. Die Details der Adresse können, nachdem sie mit Details der Adresse der Organisation vorausgefüllt wurden, geändert werden. 27

28 Wenn die aus der Drop-Down-Liste Organisation gewählte Organisation die Zuschuss empfangende Organisation ist (mit [(Beneficiary)]in der Drop-Down-Liste bezeichnet), erscheint unten in der Eingabemaske eine zusätzliche Option Access to Project. Die Option ermöglicht es Kontakten des Zuschussempfängers, auf die Projektseite im Mobility Tool+ zu gelangen und Projektdetails zu bearbeiten. Die Kontaktpersonen des Zuschussempfängers müssen einen ECAS account haben wie im Kapitel Wie kann ich mich ins Mobility Tool+ einloggen? in diesem Handbuch beschrieben. 28

29 Bitte beachten Sie, dass jede Seite mit Kontaktdetails einen Verlauf genannten Bereich hat, der zeigt, wer den Kontakt wann erstellt hat. Dieser Bereich zeigt ebenfalls, welche Person zuletzt die Kontaktdetails bearbeitet hat und wann dies erfolgte. Der Bereich befindet sich rechts neben den Kontaktpersonendetails, wie auf den nachfolgenden Screenshot zu sehen ist Wie kann man Details von Kontaktpersonen ändern? Loggen Sie sich ins Mobility Tool+ ein und öffnen Sie Ihre Projektdetails. Klicken Sie Kontakte oben im Menü. Wählen Sie Übersicht Kontakte aus dem Kontextmenü. Klicken Sie auf das Stift-Icon neben den Details der Person, die Sie bearbeiten möchten. 29

30 Die Seite mit den Kontaktdetails erscheint. Klicken Sie Bearbeiten. Die Maske zum Bearbeiten erscheint. Ändern Sie die Daten und klicken Sie den Speichern - Button unten am Seitenende, um die Details zu speichern Wie kann man Kontaktpersonen einer Organisation entfernen? Loggen Sie sich ins Mobility Tool+ ein und öffnen Sie Ihre Projektdetails. Klicken Sie Kontakte oben im Menü. Wählen Sie Übersicht Kontakte aus dem Kontextmenü. Markieren Sie das Kästchen neben der Kontaktperson, die Sie entfernen möchten. Klicken Sie das Delete -Icon. Die Kontaktperson wird entfernt. Bitte beachten Sie, dass Sie die Eintragungen mit Ihrem eigenen Namen nicht entfernen können. 30

31 5.6. Wie kann man den Zugang zur Mobility Tool+ Webseite für andere Benutzer ermöglichen bzw. verhindern? Bitte beachten Sie, dass nur die Kontaktpersonen der Zuschuss empfangenden Organisationen Zugang zu Projekten im Mobility Tool+ haben können. Um den Zugang zur Webseite zu ermöglichen oder zu verhindern, loggen Sie sich ins Mobility Tool+ ein und öffnen Sie Ihre Projekt Details. Klicken Sie Kontakte oben im Menü. Wählen Sie Übersicht Kontakte aus dem Kontextmenü. Klicken Sie das Stift-Icon neben den Details der Person, deren Zugang Sie ermöglichen oder widerrufen möchten. Wo das Icon sich befindet, zeigt der folgende Screenshot. Die Seite mit den Kontaktdetails erscheint. Klicken Sie Bearbeiten. Die Bearbeitungsmaske erscheint. Beachten Sie am unteren Ende der Maske die Option Access to Project. Wenn Sie die Box für Access to Project markieren, geben Sie der Kontaktperson Zugang zum Mobility Tool+. Genauso heben Sie den Zugang zum Tool für die Kontaktperson auf, wenn Sie die Markierung der Box entfernen. 31

32 Für den Zugang zur Mobility Tool+ Webseite benötigen die Kontaktpersonen des Zuschussempfängers einen ECAS account - wie im Kapitel Wie kann ich mich ins Mobility Tool+ einloggen? in diesem Handbuch beschrieben. Eine automatisierte Nachricht wird an die -Anschrift der Kontaktperson gesandt. Darin erfolgt eine kurze Beschreibung, wie man ins Tool gelangt. Ebenso erscheint der Link zur ECAS-Registrierungsseite: Bitte beachten Sie, dass diese Nachricht auf Englisch und anderen vom Mobility Tool+ verwendeten Sprachen erfolgen kann. Falls Übersetzungen vorhanden sind, wird die alle Übersetzungen enthalten, beginnend mit der englischen Version. 32

33 6. MOBILITÄTEN Eine Mobilität kann definiert werden als eine Gruppe elementarer Daten zu einem Teilnehmer an einem Erasmus+-Projekt: seine oder ihre Personendetails, Herkunfts- und Zielländer, Zeitangaben und entsprechende Budget-Informationen sowie andere zusätzliche Informationen. Mobilitäten ist der wichtigste Teil des Tools. Dort können Sie an einer zentralen Stelle alle Mobilitäten festhalten, die im Rahmen Ihres Projekts gefördert werden. Sie können dies auf der Mobility Tool+ Benutzeroberfläche durchführen, indem Sie eine Mobilität nach der anderen eintragen, oder mit Hilfe eines Imports. Weitere Einzelheiten werden in den folgenden Kapiteln erklärt Wie wird eine Liste der Mobilitäten angezeigt? Loggen Sie sich ins Mobility Tool+ ein und öffnen Sie Ihre Projektdetails. Klicken Sie Mobilitäten oben im Menü. Wählen Sie Übersicht Mobilitäten aus dem Kontextmenü. Wenn Sie das Mobility Tool+ und Ihr Projekt zum ersten Mal geöffnet haben, sehen Sie wahrscheinlich eine leere Seite mit der Meldung, dass keine entsprechenden Einträge gefunden wurden ( no matching records found ). 33

34 Wenn es Mobilitäten im Projekt gibt, sehen Sie Details wie z. B. Vor- und Nachnamen der Teilnehmer, deren -Anschriften, den Aktivitätentyp der Mobilität, die Mobilitäts-ID s, Start- und Enddaten, Markiermöglichkeit für anerkannte Mobilität, Status des Teilnehmerberichts, wann der Teilnehmerbericht angefordert und wann er erhalten wurde. Diese Spalten werden grundsätzlich angezeigt. Sie können die Anzeige der Spalten verändern mit dem Add/Remove Columns -Button. Weitere Details über den Gebrauch der Funktionen in der Tabelle finden Sie in Kapitel 4.1 Wie erhält man die Liste der Organisationen? Das Beispiel einer Liste von Mobilitäten mit zwei Einträgen wird im nachfolgenden Screenshot gezeigt Wie kann man neue Mobilitäten hinzufügen? Loggen Sie sich ins Mobility Tool+ ein und öffnen Sie Ihre Projektdetails. Klicken Sie oben im Menü Mobilitäten. Wählen Sie Übersicht Mobilitäten aus dem Kontextmenü. Klicken Sie den Button, um eine neue Eintragung hinzuzufügen. Es öffnet sich eine neue Seite mit einer neuen Mobilitätsmaske ähnlich wie im nachfolgenden Screenshot. Je nach Aktivitätentyp und Aktionstyp Ihres Projekts können Sie in der Maske unterschiedliche Felder sehen und unterschiedliche Verhaltensweisen bei der Kalkulation und der Validation von Informationen feststellen. Gleichwohl müssen die wichtigsten, mit einem roten Sternchen versehenen Felder immer enthalten sein. 34

35 Die Mobilitätenseite kann man in drei Bereiche aufteilen. Für jeden dieser drei Bereiche finden Sie nachfolgend einen Screenshot sowie eine Erklärung Allgemeine Informationen über die Mobilität Dieser Bereich enthält Details zur Mobilität des Teilnehmers, den Mobilitätstyp und die entsendenden und aufnehmenden Länder und Orte. Dort finden Sie auch Felder für die E- Mail-Adresse des Teilnehmers, Geschlecht, Geburtsdatum, Nationalität, Bildungsbereich und eine Markiermöglichkeit für besondere Bedürfnisse. Der Bereich enthält ein Kommentarfeld für zusätzliche Informationen hinsichtlich der Orte von entsendender oder aufnehmender Organisation. 35

36 Budget Dieser Bereich enthält einige wichtige Budgetinformationen im Zusammenhang mit dem Projekt. Hier können Sie die Entfernungskategorie zwischen den beiden im ersten Bereich genannten Orten definieren sowie das Start- und Enddatum der Mobilität. Zusammen mit den Angaben zu den entsendenden und aufnehmenden Ländern und dem Aktivitätstyp ist die Zuschussberechnung für den Teilnehmer möglich. 36

37 Bereich Zertifizierung und Sprache In diesem Bereich, der je nach Aktion und Aktionstyp unterschiedlich aussehen mag, können Sie die Arten von Zertifizierungen angeben, die ein Teilnehmer möglicherweise von am Projekt beteiligten Organisationen erhalten hat oder erhalten wird. Bitte beachten Sie, dass die Liste der Organisationen übertragen wird von der Seite Organisationen im Mobility Tool+. In diesem Bereich kann auch die überwiegend verwendete Lehr- oder Arbeitssprache der Mobilität ausgewählt werden. Darüber hinaus können bis zu drei weitere im Zusammenhang mit der Mobilität verwendete Sprachen eingetragen werden. Sie können neue Mobilitätsdetails mit dem Speichern -Button am unteren Ende der Maske speichern. Pflichtfelder Das Minimum an Pflichtfeldern besteht aus Aktivitätstyp, Vorname des Teilnehmers, dessen Nachname, -Anschrift, Geschlecht, Geburtsdatum, Nationalität, ID Mobilität, entsendende Organisation, aufnehmende Organisation, entsendendes Land, aufnehmendes Land, entsendender Ort, aufnehmender Ort, Startdatum, Enddatum und Hauptlehr- bzw. Hauptarbeitssprache. Für bestimmte Aktivitätentypen sind zusätzliche Felder Pflichtfelder (z. B. die Gesamtzahl an Lehrstunden für Lehrphasen im ausländischen Hochschulbereich). 37

38 Entsendende und aufnehmende Organisationen Die Dropdown-Liste der entsendenden und aufnehmenden Organisationen ist vorausgefüllt mit der Liste der Organisationen in der Tabelle Organisationen. Falls Sie in der einen oder anderen Dropdown-Liste Organisationen vermissen, tragen Sie sie bitte zuerst auf der Seite Organisationen ein. Entsendende und aufnehmende Orte Die entsendenden und aufnehmenden Orte sind vorausgefüllt auf der Basis der Orte der entsendenden und aufnehmenden Organisationen. Diese Felder können geändert werden. Entfernungskategorie Auf der Basis der für die entsendenden und aufnehmenden Orte angegebenen Daten soll die korrekte Entfernungskategorie eingetragen werden. Die Europäische Kommission hat hierfür einen Entfernungsrechner zur Verfügung gestellt, der für die Berechnung der Entfernung zwischen zwei Orten genutzt werden soll. Der Entfernungsrechner ist mit dem folgenden Link abrufbar. 38

39 Berechnung des Mobilitätsbudgets Für die korrekte Budgetberechnung müssen die Felder Aktivitätentyp, entsendendes Land und Zielland sowie Start- und Enddatum der Mobilität ausgefüllt und die korrekte Entfernungskategorie ausgewählt werden. Wenn diese Daten eingetragen sind, klicken Sie bitte den im nachfolgenden Screenshot markierten Berechnen -Button. Durch die Berechnen -Funktion werden die Felder für die Dauer automatisch ausgefüllt sowie alle Felder für Zuschüsse, die auf europäischer oder nationaler Ebene festgelegt wurden. Nach der Berechnung werden fast alle Felder in diesem Budget-Bereich der Mobilitätsmaske gesperrt. 39

40 Sollten Sie Werte bearbeiten oder zusätzliche Reise- oder Kurstage eintragen wollen, können Sie das Feld Bearbeiten anklicken, das sich links vom Berechnen -Button befindet. Die Bearbeiten -Funktion wird vorher gesperrte Felder wieder für Ihre Korrekturen öffnen. 40

41 Fehler bei der Budgetberechnung In bestimmten Fällen sehen Sie möglicherweise nach dem Klicken des Berechnen -Buttons eine Fehlermeldung. Zum Beispiel informiert das System Sie über Folgendes: In diesem Fall hat der Benutzer eine falsche Mobilitätsdauer für den genannten Aktivitätstyp angelegt. Der Fehler wird behoben durch Korrektur der Dauer und erneutes Klicken des Berechnen -Buttons Wie ändert man Mobilitäts-Details? Loggen Sie sich ins Mobility Tool+ ein und öffnen Sie Ihre Projektdetails. Wählen Sie oben aus dem Menü Mobilitäten. Wählen Sie Übersicht Mobilitäten aus dem Kontextmenü. Klicken Sie auf das Stift-Icon neben der Mobilität, die Sie bearbeiten möchten. Es öffnet sich eine Seite mit den Details der Mobilität. Dort sehen Sie die Details im Nur- Lesen-Modus. Zum Bearbeiten klicken Sie erneut auf das Stift-Icon. 41

42 Es öffnet sich eine Maske zum Bearbeiten der Mobilität. Diese Maske entspricht der Maske zum Anlegen einer neuen Mobilität, und sie wurde bereits im vorher gehenden Kapitel beschrieben. Bearbeiten Sie die Daten und klicken Sie Speichern am unteren Ende der Maske, um Ihre Änderungen zu speichern Wie kann man eine Mobilität oder mehrere Mobilitäten entfernen? Loggen Sie sich ins Mobility Tool+ ein und öffnen Sie Ihre Projektdetails. Klicken Sie oben im Menü Mobilitäten. Wählen Sie Übersicht Mobilitäten aus dem Kontextmenü. Zum Entfernen wählen Sie eine oder mehrere Mobilitäten aus, indem Sie das/die Kästchen in der ersten Spalte markieren und danach den roten Button wählen. Es erscheint eine Bestätigungsanfrage für die gewünschte Aktion. Wird OK gewählt, werden die markierten Mobilitäten entfernt. Bitte beachten Sie, dass das Entfernen von Mobilitäten gleichzeitig auch Teilnehmerberichte, die von Teilnehmern möglicherweise bereits eingereicht wurden, entfernt. 42

43 6.5. Import und Export von Mobilitäts-Daten Die Informationen zum Import und Export von Mobilitäts-Daten sind in einem gesonderten Dokument zusammengefasst (in englischer Sprache). Sollten Sie an diesen Informationen interessiert sein, wenden Sie sich bitte an Ihre Nationale Agentur. 7. TEILNEHMERBERICHTE Die Teilnehmerberichte enthalten Informationen über die Erfahrungen von Teilnehmern an Erasmus+-Projekten. Jeder Teilnehmer erhält am Ende der Mobilitätsphase eine Aufforderung, den Teilnehmerbericht auszufüllen. Die Benachrichtigung, die an die in den Details zur Teilnehmermobilität angegebene -Adresse versandt wird, enthält einen Link zu einer Webseite. Der Link beginnt mit der folgenden Internetadresse: Der Teilnehmerbericht hat die Form eines Web-basierten Fragebogens mit verschiedenen Arten von Fragen Fragen mit nur einer Antwort, Multiple Choice Fragen und Fragen als Matrix-Typ. Die Berichterstattung erfolgt über das EUSurvey Tool, das von der Europäischen Kommission entwickelt wurde und von dort verwaltet wird Wie fordert man Teilnehmerberichte an? Das Mobility Tool+ versendet automatisch Anforderungen für Teilnehmerberichte nach dem Ende der Mobilitätsphase, das im Feld Datum Ende der Mobilitätsdetails genannt wurde. Wenn der Bericht sich im Status REQUESTED befindet, kann er erneut angefordert werden. Um die Anforderung erneut abzusenden, loggen Sie sich ins Mobility Tool+ ein und öffnen Sie Ihre Projektdetails. Klicken Sie Mobilitäten oben im Menü. Wählen Sie Übersicht Mobilitäten aus dem Kontextmenü. Ändern Sie die Mobilitätsdetails und klicken Sie Re-Send im Bereich Participants Report, wie im nachfolgenden Screenshot dargestellt. 43

44 Wenn die Mobilitätsphase noch nicht abgeschlossen ist oder wenn der Bericht sich bereits im Status SUBMITTED befindet, steht die Funktion für das erneute Anfordern/Senden des Berichts nicht zur Verfügung Wie kann man den Status des Teilnehmerberichts prüfen? Der Status des Berichts wird auf der Seite Mobilitäten dargestellt. Es gibt im System drei Status-Arten: NONE es wurde noch keine Aufforderung für einen Teilnehmerbericht versandt REQUESTED eine Aufforderung, den Bericht auszufüllen, wurde an den Teilnehmer versandt SUBMITTED der/die Teilnehmende hat seinen/ihren Bericht übermittelt Der Status der Berichte wird automatisch geändert je nach System und Teilnehmeraktionen. Um den Status von Teilnehmerberichten zu sehen, loggen Sie sich ins Mobility Tool+ ein und öffnen Sie Ihre Projektdetails. Klicken Sie oben im Menü Mobilitäten. Wählen Sie Übersicht Mobilitäten aus dem Kontextmenü. Der Status der Teilnehmerberichte wird in der Spalte Report status dargestellt. 44

45 7.3. Wie kann man die Ergebnisse des Teilnehmerberichts sehen? Loggen Sie sich ins Mobility Tool+ ein und öffnen Sie Ihre Projektdetails. Klicken Sie oben im Menü Mobilitäten. Wählen Sie Übersicht Mobilitäten aus dem Kontextmenü. Bearbeiten Sie die Mobilität, deren Teilnehmerbericht Sie sehen möchten. Klicken Sie den Link Download PDF im Bereich Participants Reports, um eine PDF-Version der Ergebnisse des Teilnehmerberichts herunter zu laden. Dieses Vorgehen eignet sich, um einzelne Teilnehmerberichte zu prüfen. Alternativ können Sie alle Teilnehmerberichte als CSV-Tabelle exportieren. Gehen Sie auf die Seite Mobilitäten und klicken Sie Export Participant Report. Auf diese Weise wird ein ZIP-Ordner mit allen Teilnehmerberichten, nach Aktivitätentyp sortiert, erstellt. Die CSV-Tabellen können mit Programmen wie Microsoft Excel geöffnet werden. 8. Budget Der Budgetbereich im Mobility Tool+ stellt eine Zusammenfassung der Budgetdetails von Mobilitäten sowie von anderen Budgetbestandteilen des Projekts zur Verfügung. Dieser Bereich sollte regelmäßig überprüft werden, um einen Überblick über das Projektbudget zu erhalten. 45

46 8.1. Welches sind die Elemente des Projektbudgets auf der Seite Budget? Das Budget stellt zwei Informationsquellen dar das Projektbudget, wie es von der Nationalen Agentur in Aussicht gestellt wurde, und das Projektbudget als Ergebnis von Projektaktivitäten. Diese Unterscheidung ist deutlich erkennbar auf der Seite Budget die Spalten des genehmigten Budgets (Approved Budget) und des aktuellen Budgets (Current Budget) sind auf der Seite klar markiert. Um die Budgetverwaltung zu erleichtern, enthält eine dritte Spalte % Current / Approved budget den aktuellen Prozentsatz des verausgabten Budgets. Sollten sich Änderungen im Projektbudget ergeben aufgrund einer Änderung des ursprünglichen Vertrags mit einer entsprechenden Änderungsvereinbarung zwischen dem Zuschussempfänger und der Nationalen Agentur, sollten diese Änderungen in der ersten Spalte reflektiert werden. 46

47 8.2. Wie kann man das Projektbudget überprüfen? Loggen Sie sich ins Mobility Tool+ ein. Klicken Sie Budget oben im Menü. Es erscheint eine Budgetseite. Je nach Aktionstyp Ihres Projekts sehen Sie unterschiedliche Felder. Grau markierte Felder enthalten zusammen gefasste Details aus allen Mobilitäten im Projekt. Nicht grau hinterlegte Felder können bearbeitet werden. Ein Beispiel für ein solches Feld wäre das Feld Organisational Support Wie kann man das Projektbudget ändern? Loggen Sie sich ins Mobility Tool+ ein. Klicken Sie Budget oben im Menü. Es erscheint eine Budgetseite. Bearbeiten Sie die Felder, die dafür zur Verfügung stehen sie sind normalerweise auf dieser Seite nicht grau hinterlegt. Sobald Sie eine Änderung vorgenommen haben, ändert sich ein Button Nothing to change oben auf der Seite zu einem Button Save. 47

48 Klicken Sie den Save -Button, um Ihre Änderungen zu speichern. 9. BERICHTE Der letzte Bereich im Mobility Tool+ stellt Ihnen als Zuschussempfänger eine Berichtsfunktion zur Verfügung. Dieser Bereich kann genutzt werden, um Zwischen- und Abschlussberichte an Ihre Nationale Agentur zu übermitteln. Bitte beachten Sie, dass die Teilnehmerberichte hingegen im Bereich Mobilitäten dieses Handbuchs beschrieben werden. Der Abschlussbericht wird eine Zusammenfassung über alle Aktivitäten im Rahmen Ihres Projekts enthalten, ferner das Projektbudget sowie einige zusätzliche Informationen. Ein Großteil des Berichts wird vorausgefüllt sein mit den Daten, die Sie im Mobility Tool+ eingegeben haben. Darüber hinaus werden Ihnen einige Fragen gestellt, die die Durchführung Ihres Projekts betreffen. Je nach Aktionstyp Ihres Projekts kann der Abschlussbericht ein PDF-Dokument sein oder ein Webseiten-Dokument Wie kann ich meinen Abschlussbericht an die Nationale Agentur übermitteln? Loggen Sie sich ins Mobility Tool+ ein. Klicken Sie Berichte oben im Menü. Falls Ihr Projekt z. B. im Bereich Jugend (Aktionscode KA105) durchgeführt wurde, werden Sie eine Seite ähnlich der nachfolgend abgebildeten sehen. 48

49 Um Ihren Bericht zu generieren, klicken Sie Generate Beneficiary Report. Falls es in Ihrem Projekt eine Unstimmigkeit gibt, erscheint eine Meldung, um Sie über die Problemstellung zu informieren. Sie werden gebeten, die Sprache des Berichts auszuwählen. Klicken Sie Yes um fortzufahren. Das Verfahren der Berichtsanforderung durchläuft drei Stationen, um die Datei zu generieren und den Bericht zu übermitteln. Bitte warten Sie, bis der Bericht als PDF-Datei generiert wurde. 49

50 Klicken Sie Download Beneficiary Report, um den Abschlussbericht als PDF-Datei herunter zu laden. In der PDF-Datei sind relevante Bereiche vorausgefüllt mit Projekt- und Mobilitätsdaten. Der Bericht muss vervollständigt und mit Hilfe des Submit -Buttons in der PDF-Datei übermittelt werden. Während dieser Zeit erscheint auf allen Seiten Ihres Projekts ein Warnhinweis: Abschlussbericht in Bearbeitung bitte kein Update von Daten durchführen, wenn dies nicht mit Ihrer Nationalen Agentur vereinbart wurde Was passiert, nachdem ich meinen Abschlussbericht übermittelt habe? Nach der Übermittlung des Abschlussberichts wird Ihr Zugang zu Ihrem Projekt im Moblity Tool+ eingeschränkt. Sie werden in der Lage sein, Daten zu lesen, können sie aber nicht ändern. Sie werden in der Lage sein, z. B. Teilnehmerberichte herunter zu laden. Ein Warnhinweis ähnlich dem nachfolgend abgebildeten wird auf allen Seiten Ihres Projekts erscheinen Wie kann ich mein Projekt nach der Übermittlung des Abschlussberichts bearbeiten? Ihre Nationale Agentur wird Ihren Zugang zum Projekt wieder herstellen, falls der Abschlussbericht nicht zufriedenstellend ist oder Ihr Projekt weitere Änderungen benötigt. In beiden Fällen erhalten Sie eine Benachrichtigung von Ihrer Nationalen Agentur. 50