Langzeitarchivierung Zwischen Rechtssicherheit und technologischer Entwicklung

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1 Zwischen Rechtssicherheit und technologischer Entwicklung CONSULTEC Dr. Ernst GmbH Fon / CON- SULTEC Wie lange Dokumente aufzubewahren sind, hängt mit den damit verbundenen Vorgängen zusammen -- zunächst einmal unabhängig davon, ob sie in Papierform oder in einem digitalen Archiv abgelegt werden. So kann es einerseits genügen, steuerrelevante nur zehn Jahre aufzubewahren oder aber andererseits etwa Unterlagen zu Jahrzehnte laufenden Versicherungsverträgen über mehrere Dekaden vorhalten zu müssen. Welche Überlegungen und Aufgaben mit einer digitalen von Dokumenten konzeptionell, aber auch technisch und organisatorisch verbunden sind und welche Bedeutung in diesem Zusammenhang der Begriff Revisionssicherheit einnimmt, wird in dieser Consultec Information dargestellt. Consultec Information

2 Hintergrund Zahlreiche Lösungen im Informationsmanagement beinhalten heutzutage auch eine Komponente für die digitale Archivierung als notwendige Ergänzung der anderen Komponenten. Das Archivsystem soll vor allem die dauerhafte Lesbarkeit und Rechtssicherheit digitaler Daten und Dokumente sicherstellen. Neben konventionellen Dokumenten, die gescannt und digital archiviert werden sollen, geraten zunehmend auch Daten in den Fokus, die nur wenig Ähnlichkeit mit konventionellen Dokumenten besitzen und für die es keine Alternative zur digitalen Archivierung gibt. Die Konstruktions- und Auslegungsdaten von komplexen technischen Produkten (z.b. Schiffe, Flugzeuge, technische Anlagen etc.) wurden digital erzeugt und sind auch nur in digitaler Form praktisch nutzbar. Für kaufmännische Daten greifen zunehmend die GDPdU ( Grundsätze für den Datenzugriff und die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen ), die eine manipulationssichere Aufbewahrung auswertbarer Daten zwingend fordern. Während für Handelsbriefe und Buchungsbelege die übliche Aufbewahrungsfrist 10 Jahre beträgt, werden für technische Daten und Dokumente nicht selten mehrere Jahrzehnte gefordert. Dabei ist nicht zu erwarten, dass Dateiformate und Datenträger diese Zeitspannen überdauern werden. Es muss also die Migration vorausschauend konzipiert und organisiert werden, um die geforderten Aufbewahrungsfristen realisieren zu können. Komponente im Informationsmanagement Konventionelle Dokumente und verarbeitbare Datenbestände Aufbewahrung für mehrere Jahrzehnte Rechtssicherheit und revisionssichere Archivierung Die Frage nach der Rechtssicherheit digitaler Dokumente lässt sich nicht abschließend zufriedenstellend beantworten, weil verbindliche Prognosen über die Entscheidung eines Gerichtes nicht möglich sind. Trotzdem gibt es technische und organisatorische Auslegungsmerkmale eines digitalen Archivs, die mehr oder weniger Rechtssicherheit versprechen. Für den Beweiswert einer Datei im Rechtsstreit ist die digitale Signatur maßgebend. Die entsprechenden Regelungen sind in der ZPO (Zivilprozessordnung) aufgeführt. Mit Archivierung hat dieses Thema wenig zu tun, denn ob eine signierte Datei in einem Archiv oder auf einem beliebigen anderen Datenträger gespeichert wurde, ist für ihren Beweiswert unerheblich. Andererseits ist es bei der digitalen Archivierung gleichgültig, ob die archivierten Dateien signiert sind oder nicht. Solange es um Beweismittel und deren Wert geht, liegt immer eine Ermessensentscheidung des Anwenders vor (welche Beweismittel mit welchem Wert möchte man im Bedarfsfall verfügbar haben?). Daneben gibt es definierte gesetzliche oder behördliche Dokumentationspflichten. Bisher hat aber nur die Finanzverwaltung ihre Anforderungen an die digitale Archivierung aufbewahrungspflichtiger Dokumente explizit formuliert. Die Gesamtheit dieser Anforderungen wird gemeinhin als revisionssichere Archivierung bezeichnet. Consultec empfiehlt, die revisionssichere Archivierung als Modell auch für die Archivierung anderer Dateien zu verwenden. Der Fachverband VOI Rechtssicherheit ist relativ Digitale Daten als Beweismittel Definierte Dokumentationspflichten Consultec Dr. Ernst GmbH 2008 Consultec Information

3 (Verband Organisations- und Informationssysteme e.v.) hat den Merkmalen der Revisionssicherheit ein ganzes Kompendium gewidmet, das über den Buchhandel oder das Internet bestellt werden kann (VOI: PK-DML - Prüfkriterien für Dokumentenmanagement-Lösungen, ISBN ). Rechtliche Grundlagen: 257 HGB und 147 AO Technische Umsetzung Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung Merksätze des VOI Unveränderbarkeit Vollständigkeit Auffindbarkeit Zeitnahe Auffindbarkeit Eindeutigkeit Schutz vor Verlust Anzeigbarkeit Rekonstruierbarkeit der Ordnung Migrationsfähigkeit Datensicherheit und Datenschutz Optische Datenträger Verfahrensdokumentation Backup und Recovery Dateiformat Protokollierung Daten- und Dateiformat Berechtigungskonzept Abb.: Grundsätze einer revisionssicheren Archivierung und ihre Umsetzung In dieser Firmenschrift sollen einige der wesentlichen Elemente eines revisionssicheren Archivs hervorgehoben werden: > die Unveränderbarkeit, die vor allem von der Speichertechnologie abhängig ist, > die langfristige Lesbarkeit (Anzeigbarkeit) der Dateiformate, > die Auffindbarkeit durch eine zweckmäßige und > der Nachweis der Vollständigkeit für ein Archivierungsverfahren Wesentliche Elemente der Revisionssicherheit: > Manipulationssicherheit > Langfristige Lesbarkeit > Auffindbarkeit > Vollständigkeit Speichertechnologie Die klassischen Speichermedien der digitalen Archivierung sind optische Datenträger wie WORM oder CD. Die mit Lasertechnik eingebrannten Daten können zwar zerstört, aber kaum gefälscht oder manipuliert werden. Ursprünglich waren solche Datenträger zwar langsamer im Zugriff, aber auch kostengünstiger als magnetische Speichermedien. In den letzten Jahren haben sich die Verhältnisse jedoch verändert: > Magnetische Datenträger sind erheblich billiger geworden. > Durch intelligente Caching-Verfahren können die mittleren Zugriffszeiten auch für optische Datenträger komfortabel gestaltet werden. > Es gibt magnetische Speichertechnologien, bei denen die Treibersoftware die Manipulationssicherheit gewährleistet. Die Hardware als Element der Manipulationssicherheit wird nicht zwingend benötigt. Consultec Dr. Ernst GmbH 2008 Consultec Information

4 Dateiformate Hard- und Software einer Archivkomponente können prinzipiell jedes Dateiformat verarbeiten, weil sie es eben nicht verarbeiten, sondern lediglich speichern müssen. Zur Sicherung der langfristigen Lesbarkeit oder aus Compliance-Gründen möchte man aber meist nur ganz bestimmte Dateiformate im Archiv speichern. So wie die Jukebox mit optischen Datenträgern die klassische (mittlerweile weitgehend überholte) Lösung für die Speicherhardware darstellt, ist das TIF-Format der Klassiker bei den Archiv-Dateiformaten. Die Verbreitung des Acrobat Reader als universelles Tool für die Anzeige von digitalen Dokumenten hat PDF zu einem Konkurrenzformat gemacht. Consultec empfiehlt jedoch, nur offene Formatspezifikationen zu verwenden; d.h. archivtauglich ist nur das PDF/A-Format, wie es von der ISO spezifiziert wurde. Ein echter Vorteil ist dabei u.a. die einfachere Handhabung von Farbinformationen in PDF/A-Dateien. Die extrem eingeschränkte Bearbeitbarkeit der meisten standardisierten Dateiformate ist ein Ärgernis für alle Archivlösungen. Mit XML (extensible Markup Language) steht seit einigen Jahren ein Dateiformat zur Verfügung, das eine erfolgversprechende Perspektive bietet. Standardisierungsvorhaben wie ODF (Open Document Format) basieren auf XML, stehen aber unter dem Vorbehalt der Unterstützung durch die Hersteller von Office-Software. Hier tobt seit Jahren der Kampf der Microsoft Fraktion gegen die Open-Source-Gemeinde und ein Ende ist derzeit nicht in Sicht. Jedenfalls ist ein herstellerspezifischer Standard für die nicht geeignet. Festlegung von Dateiformaten TIFF-Dateien PDF/A-Dateien XML-Dateien Bei der Diskussion über die Nutzungsdauer von Speichermedien und Dateiformaten wird gerne allzu schnell vergessen, dass auch die entsprechende Dauerhaftigkeit besitzen muss. Eine Nachindexierung ist viel aufwändiger als eine weitgehend automatische Konvertierung in ein neues Format oder die Migration auf neue Medien. Tatsächlich ist es gar nicht einfach, Indexdaten zu vergeben, die auch nach mehreren Jahrzehnten ein Auffinden der Dokumente im Archiv ermöglichen. In diversen Consultec-Projekten nutzten die Projektteams als Ausgangspunkt die Frage, wie man vor Jahrzehnten ein Dokument hätte indexieren müssen, damit es heute gut auffindbar wäre. Klar ist dabei zunächst nur, dass Organisationsbezeichnungen denkbar ungeeignete Indexmerkmale sind. Es gibt wirklich nur wenige zeitlich stabile Begriffe, die über Generationen hinweg gleiche Inhalte und Informationen vermitteln. Insofern kommt der Festlegung von Indexwerten eine besondere Bedeutung zu. Zeitliche Stabilität durch dauerhafte Indexdaten erreichen Organisation Jede Archivlösung hat neben der technischen auch eine organisatorische Dimension. In Belegarchiven muss das organisatorische Umfeld im Sinne eines internen Kontroll- Archivierung als technische und organisatorische Aufgabe Consultec Dr. Ernst GmbH 2008 Consultec Information

5 systems gestaltet sein, um die Revisionssicherheit zu erhalten. In technischen Datenarchiven muss die Migration organisatorisch geregelt werden. In beiden Fällen ist dabei eine Verfahrensdokumentation mehr als sinnvoll, die die eingesetzten IT- Systeme und die praktizierten Arbeitsabläufe beschreibt. Vor allem die Vollständigkeit der Dokumentenerfassung kann nicht technisch, sondern nur organisatorisch sichergestellt werden. Die Dokumente entstehen ja nicht im Archiv und deshalb ist ihre Erfassung im Archiv ein Arbeitsprozess, der so organisiert werden muss, dass die Vollständigkeit der Erfassung möglichst zuverlässig gewährleistet wird. Bei der Festlegung der organisatorischen Zuständigkeit hat es sich bewährt, zwischen dem Systembetreiber meist eine IT-Abteilung oder ein Service-Provider und dem Eigentümer der Daten meist ein Fachbereich oder eine Stabsstelle - zu unterscheiden. Die organisatorische Zuständigkeit für das Archiv sollte jedenfalls beim Eigentümer der Daten liegen, denn diese Verantwortung kann nicht an externe Dienstleister ausgelagert werden. Vollständigkeit der Erfassung gewährleisten Zuständigkeiten > der Systembetreiber und > der Eigentümer der Daten Fazit Archivkomponenten sind ein integrierter Bestandteil im Informationsmanagement. Der Ursprung der digitalen Archivierung sind Handelsbriefe und Buchungsbelege, die gescannt und digital archiviert werden. Inzwischen stellt sich das Archivproblem auch für digital erzeugte Datenbestände, z.b. aus dem Engineering oder für steuerrelevante Daten aus dem Finanzmanagement. Vor allem für technische Daten und Dokumente sind die herkömmlichen Aufbewahrungsfristen von etwa zehn Jahren nicht immer ausreichend. Und: kann heute auch eine Datenhaltung für viele Jahrzehnte bedeuten. Speichermedien und Dateiformate können die geforderten Zeitspannen der Archivierung nicht überbrücken. Eine ist deshalb nicht nur eine technische, sondern auch eine organisatorische Aufgabe. Es gilt, den technologischen Wandel und die daraus resultierenden Migrationszwänge zu organisieren. Darüber hinaus ist die Einbindung der digitalen Archivierung in die Betriebsorganisation und meist auch in das interne Kontrollsystem (IKS) eines Unternehmens oder einer Behörde notwendig. Vor allem diese vielfältigen organisatorischen Anpassungen können in der Regel nicht von einem der Produktanbieter geliefert werden, sondern bedürfen nach unserer festen Überzeugung projektspezifischer Lösungen. Consultec Dr. Ernst GmbH 2008 Consultec Information