Die E-Bilanz: Rahmenbedingungen und Praxiserfahrungen

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1 Die E-Bilanz: Rahmenbedingungen und Praxiserfahrungen

2 Agenda 1. Status Quo und Taxonomie 2. Anwendungsbereich und Erstanwendung 3. Schnittstellen: Tax Accounting und Abschlussprüfung 4. Datenaufbereitung und Kontenmapping 5. Organisation und Zeitplan 6. Checkliste zur Umsetzung des E-Bilanz-Projekts 7. Anforderungen an ein E-Bilanz Tool 8. Schlussbemerkungen 9. Informationen und Kontakt

3 1. Status Quo und Taxonomie Elektronische Kommunikation à Die E-Bilanz wird faktisch die zentrale Kommunikationsgrundlage zwischen bilanzierendem Steuerpflichtigen und der Finanzverwaltung! 3

4 1. Status Quo und Taxonomie Voraussetzung für die E-Bilanz: Datenkonsistenz Probleme in Verbindung mit der Datenkonsistenz Bisher sind alle Daten irgendwo bekannt; künftig muss jedoch eine Konsistenz von Beginn an sichergestellt sein! Durch die Erweiterung der Berichtspflichten kommt es teilweise zu einer redundanten Übermittlung von Daten durch die Unternehmen. Die Konsistenz der Daten kann gefährdet sein u.a. wegen: zeitlicher Differenzen der Systemauswertungen Medienbrüchen (verschiedene DV-Systeme/SW-Lösungen) manuelle Erstellung (Excel, händische Datenübernahmen usw.) Bei der Aktualisierung steuerlich relevanter Daten ist darauf zu achten, dass jeweils ein neuer Datensatz an die Finanzverwaltung übermittelt wird. Nur so lassen sich etwaige Sanktionen der Finanzverwaltung verhindern und die von der Finanzverwaltung gewünschte Datenkonsistenz sicherstellen. 4

5 1. Status Quo und Taxonomie Aktuelle Taxonomie Taxonomie 5.2 (Stand: ) wurde durch das BMF-Schreiben vom veröffentlicht und unter bereit gestellt. Wesentliche Änderungen zur Taxonomie 5.1 GCD-Daten wurden angepasst/optimiert Optionale Auffangpositionen für inländische Unternehmen mit ausländischen Betriebsstätten wurden eingefügt (à Übergangsregel hat weiterhin Bestand) Optionale Positionen für Organschaften wurden eingefügt Anpassungen der Kapitalkontendarstellung Änderungen durch das MicroBilG Einführung einer Spezialtaxonomie für Zahlungsinstitute Mindestumfang wurde grundsätzlich nicht verändert 5

6 1. Status Quo und Taxonomie Veränderte Darstellung - Taxonomie 5.1 in der Excel-Darstellung Veränderte Darstellung - Taxonomie 5.2 in der Excel-Darstellung 6

7 1. Status Quo und Taxonomie Alle Änderungen finden Sie im Änderungsnachweis unter dargestellt. Standardtaxonomie Kerntaxonomie gilt als allgemein verbindliche, branchen- und rechtsformunabhängige Standardtaxonomie Varianten der Kerntaxonomie: Einzelunternehmen nach Gesamtkostenverfahren Körperschaften nach Gesamtkostenverfahren Personengesellschaften nach Gesamtkostenverfahren GuV nach Umsatzkostenverfahren [Ergänzung/Überleitung] Sonstige, freiwillig nutzbare Berichtsbestandteile Gesonderte Taxonomie für Anwender des MicroBilG (betrifft GuV) 7

8 1. Status Quo und Taxonomie MicroBilG Das MicroBilG hat im Hinblick auf die Taxonomie insb. Auswirkungen auf die Struktur der GuV ( 275 Abs. 5 HGB vs. 275 Abs. 2 HGB) Mindestumfang für die E-Bilanz bleibt unverändert; die bisher im Berichtsteil GuV geforderten Positionen werden beim MicroBilG in vollem Umfang übernommen Zwar bietet das MicroBilG Erleichterungen bei der Offenlegung des handelsrechtlichen Jahresabschlusses, dies führt jedoch zu keinen Erleichterungen bei der E-Bilanz! 8

9 1. Status Quo und Taxonomie Branchentaxonomien Spezialtaxonomien ersetzen die Kerntaxonomie für bestimmte Branchen Anwendung für folgende Branchen: Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute (RechKredV) Versicherungsunternehmen (RechVersV) Pensionsfonds (RechPensV) Zahlungsinstitute (RechZahlV) Branchentaxonomien Ergänzungstaxonomien ergänzen die Kerntaxonomie für bestimmte Branchen Anwendung für folgende Branchen: Krankenhäuser (KHBV) Pflegeeinrichtungen (PBV) Verkehrsunternehmen (JAbschlVUV) Wohnungsunternehmen (JAbschlWUV) Kommunale Eigenbetriebe (EBV) Land- und Forstwirtschaft (BMELV-Musterabschluss) 9

10 1. Status Quo und Taxonomie Steuertaxonomie besteht jeweils aus GCD-Modul und GAAP-Modul Mindestumfang des zu übertragenden Datensatzes Beispiele für Abfragen des GCD- Moduls: Dokumentinformationen (z.b. Ersteller, Erstellungsdatum) Informationen zum Bericht (z.b. Art [WP- Bericht, Erstellungsbericht ], Bestandteile, GuV-Format, Beginn/Ende des WJ) Informationen zum Unternehmen (z.b. Name, Anschrift, Rechtsform, Steuernummer, Organträger, Mitunternehmer) Beispiele für Abfragen des GAAP- Moduls: Bilanz GuV (GKV/UKV) Steuerliche Überleitungsrechnung (wenn keine Steuerbilanz übermittelt wird) Ergebnisverwendung (bei Ausweis Bilanzgewinn) Gewinnberichtigung beim Wechsel der Gewinnermittlungsart Kapitalkontenentwicklung (nur Personengesellschaften für WJ ab 1. Januar 2014) Unterschiedliche Daten müssen in den Modulen erfasst werden! 10

11 1. Status Quo und Taxonomie Steuertaxonomie Positionserläuterung Unzulässig in HB - Diese Positionen dürfen im E-Bilanz-Datensatz nicht enthalten sein (bspw. Firmenwert lt. KA ( 309 HGB), steuerliche Ausgleichsposten) Unzulässig in StB - Diese Positionen dürfen in der StB nicht enthalten sein - Wenn eine HB übermittelt wird, sind diese Positionen in der steuerlichen Überleitungsrechnung zwingend durch Umgliederungen zu korrigieren (bspw. lat. Steuern gem. 274 HGB, aktivierte selbst geschaffene immat. VG) er - Bestimmen den Mindestumfang des amtlichen Datensatzes - Zwingende Eingabe erforderlich, ggf. NIL-Wert (not in list) Bilanz: bis zu 104 *, GuV (GKV): bis zu 134 * er à deutlich mehr Pflichtangaben als nach HGB * Angaben betreffen Taxonomie er, Kontennachweis erwünscht (Angabe von Kontonummer, Kontobezeichnung und Stichtagssaldo aller in die Position einfließenden FiBu-Konten; XBRL-Format) - er, rechnerisch notwendig, soweit vorhanden (Achtung: Folgewirkung, wenn eine dieser Positionen auf der jeweiligen Unterebene vorhanden ist) 11

12 1. Status Quo und Taxonomie Steuertaxonomie Positionserläuterung Summenmussfelder - Oberposition, die mit den Feldern der darunter liegenden Ebene(n) rechnerisch verknüpft ist Auffangpositionen - Hintergrund: Vermeidung von Eingriffen in Buchungspraxis trotz Standardisierung der Steuerbilanz/-GuV Nutzung von Auffangpositionen (ggf. nur?) in der Übergangszeit möglich! - Nutzung: Nur wenn er-differenzierung aus der Buchhaltung nicht ableitbar - Ziel: Rechnerische Richtigkeit des Datensatzes - Mit nicht zuordenbar bzw. ohne Zuordnung gekennzeichnet - Die Auffangpositionen sollen voraussichtlich nur übergangsweise genutzt werden können. Über den Verbleib einzelner Auffangpositionen soll am Ende der Einführungszeit entschieden werden à Wegfall (teilweise) wahrscheinlich - Beispiel: Das Feld übrige Grundstücke nicht zuordenbar ist verpflichtend auszufüllen, wenn unter den restlichen ern nicht alle bestehenden Sachverhalte abgebildet werden können. Damit wird die rechnerische Richtigkeit auf den darüber liegenden Ebenen Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte [ ] gewährleistet. 12

13 1. Status Quo und Taxonomie Übermittlung eines NIL-Werts (not in list) unter folgenden Voraussetzungen: Die entsprechende Position wird in der ordnungsmäßigen (individuellen) Buchführung nicht geführt Die entsprechende Position ist aus der ordnungsmäßigen (individuellen) Buchführung nicht ableitbar. weil ein entsprechender Geschäftsvorfall nicht realisiert wurde (Bezeichnung in der Buchhaltung nicht relevant). Ableitung grundsätzlich aus: - Hauptbuch, - Nebenbüchern, - sonstigen hinterlegten Buchungsschlüsseln oder Attributen. weil der position der Taxonomie aufgrund der Rechtsform der Gesellschaft kein Posten gegenüber steht. In der Einführungsphase der E-Bilanz soll eine Ableitung der Werte aus dem Hauptbuch (Werte, wie sie sich aus den im Unternehmen geführten Kontensalden des Hauptbuchs ermitteln lassen) ausreichen. 13

14 2. Anwendungsbereich und Erstanwendung Steuerpflichtiger (ohne Berücksichtigung der Besonderheiten für steuerbegünstige Körperschaften und juristische Personen des öffentlichen Rechts) Kapitalgesellschaften Personengesellschaften inländische Unternehmen ausländische Unternehmen inländische Unternehmen ausländische Unternehmen nur inländische BS in- und ausländische BS inländische BS nur inländische BS in- und ausländische BS inländische BS Anwendung der E-Bilanz ab VAZ 2013 Anwendung der E-Bilanz grds. ab VAZ 2013, Aktiva, Passiva, Aufw., Erträge soweit sie auf ausl. BS entfallen in E-Bilanz ab VAZ 2015 Anwendung der E-Bilanz ab VAZ 2015 Anwendung der E-Bilanz ab VAZ 2013; VAZ 2015 für Ausnahme: - SoBil / ErgBil - Kapitalkontenentwicklung der Mitunternehmer für inl. BS für ausl. BS Anwendung der E-Bilanz ab VAZ 2015 für alle Berichtsteile, die auf ausl. BS entfallen Anwendung der E-Bilanz ab VAZ

15 2. Anwendungsbereich und Erstanwendung Erstellung der E-Bilanz für WJ, die nach dem beginnen Kapitalkontenentwicklung Verpflichtende Anwendung für WJ, die nach dem beginnen Wird der Berichtbestandteil Kapitalkontenentwicklung nicht übermittelt, sind die entsprechenden er im Bereich des EK der Gesellschaft zu übermitteln Wird der Berichtbestandteil Kapitalkontenentwicklung in der Übergangphase freiwillig eingereicht, so müssen in der Bilanz nur die Positionen der Ebene Kapitalanteil der persönlich haftenden Gesellschafter und Kapitalanteil der Kommanditisten verpflichtend übermittelt werden. Die untergeordneten er können ohne Wert (NIL-Wert) übermittelt werden Erleichterung: In der Übergangsphase braucht in der E-Bilanz keine Ermittlung des steuerlichen EK pro Mitunternehmer erfolgen, stattdessen darf auf die Gesellschaftergruppen (persönlich haftende Gesellschafter bzw. Kommanditisten) abgestellt werden. 15

16 2. Anwendungsbereich und Erstanwendung Sonder- und Ergänzungsbilanzen Übergangsregelung: für WJ, die vor dem enden in Übergangsphase Übermittlung der Sonder-/Ergänzungsbilanzen im Freitextfeld Sonder- und Ergänzungsbilanzen Sonder- und Ergänzungsbilanzen müssen nicht der Taxonomie entsprechen WJ, ab dem : E-Bilanz (Sonder-/Ergänzungsbilanz) stellt jeweils eigenen Datensatz dar E-Bilanz ist gemäß der Taxonomiestruktur für Einzelunternehmen zu erstellen Erfassung der Zu- und Abgänge von Gesellschafterdarlehen als Entnahme/ Einlage aus dem SoBV oder als Ertrag/Aufwand Keine Erfassung der Ergänzungsbilanzgewinne in der E-Bilanz der Personengesellschaft 16

17 2. Anwendungsbereich und Erstanwendung Sonder- und Ergänzungsbilanzen Beispiel: An der Freude KG sind 100 Kommanditisten beteiligt. Aufgrund der historischen Entwicklung der Gesellschaft sowie der Beziehungen zwischen den Gesellschaftern und der Gesellschaft bestehen für jeden Kommanditisten eine Sonder- sowie eine Ergänzungsbilanz. Ab dem VAZ 2015 ist für die Gesamthandsbilanz sowie die 100 Sonderbilanzen und die 100 Ergänzungsbilanzen jeweils eine eigene E-Bilanz zu erstellen in Summe also 201 E-Bilanzen. Für jede der einzelnen E-Bilanzen ist das GCD-Modul zu übermitteln. Im Folgejahr hat für jede einzelne E-Bilanz (201 Stück) eine Überprüfung des in das GCD-Modul eingehenden Datenmaterials zu erfolgen. 17

18 3. Schnittstellen: Tax Accounting und Abschlussprüfung E-Bilanz: Zunehmende Komplexität wegen Tax Accounting Einheitsbilanz Handelsbilanz Tax Accounting und latente Steuern Steuerbilanz vor BilMoG nach BilMoG Zunehmende eigenständige Steuerbilanzpolitik Differenzen zwischen Handels- und Steuerbilanz und Überleitungsaufwand zur E-Bilanz 18

19 3. Schnittstellen: Tax Accounting und Abschlussprüfung Standardisierung von Abweichungen zwischen HB und StB Bilanzposten Abweichung Standardisierbar? Aktivierte Entwicklungskosten Steuerliches Ansatzverbot Ja, Auflösung Geschäfts- oder Firmenwert Regelmäßig andere ND, z.b. 5 versus 15 J. Ja, Abschreibungskorrektur Sachanlagen Ggf. andere Abschreibungen/Nutzungsdauern Ja, Abschreibungskorrektur Finanzanlagen, Beteiligungen Abweichende Bewertungen, keine Spiegelbildmethode nach HGB Nein, manuelle Bewertung nötig Forderungen aus LuL Auswirkungen der Währungsumrechnung Ja, Storno der unrealisierten Gewinne Unterschiedsbetrag aus der Vemögensverrechnung Aktive RAP / Vorratsbewertung Keine Zeitwerte, keine Saldierung Abweichende Behandlung von Zöllen, Verbrauchsteuern etc. Aktive latente Steuern Keine Relevanz in StB Ja, Auflösung Ja, Storno der Gewinne und Umgliederung Ja, Umgliederung der Beträge notwendig Rückstellungen für Pensionen Bewertung nach 6a EStG Nein, gesondertes Gutachten Drohverlustrückstellungen Grds. Ansatzverbot nach EStG Ja, Auflösung Sonstige Rückstellungen Abweichende Bewertung Teilweise, da gesonderte Beurteilung von Abzinsung etc. Verbindlichkeiten aus LuL Auswirkungen der Währungsumrechnung Ja, Storno der unrealisierten Gewinne Passive latente Steuern Keine Relevanz in StB Ja, Auflösung 19

20 3. Schnittstellen: Tax Accounting und Abschlussprüfung Taxonomie und Abschlussprüfung Zweck Jahresabschlussprüfung: Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich des handelsrechtlichen Jahresabschlusses Keine Prüfung der Erfüllung der Anforderungen der Taxonomie Sofern Nachbuchungen i.r.d. Jahresabschlussprüfung vorgenommen werden ist von Unternehmensseite darauf zu achten, dass diese auf den entsprechenden taxonomie-konformen Konten gebucht werden Es ist darauf zu achten, dass keine Erwartungslücke an die Jahresabschlussprüfung hinsichtlich der Erfüllung der Anforderungen der Finanzverwaltung entsteht! 20

21 4. Datenaufbereitung und Kontenmapping Lösungsansatz: Erweiterung des bestehenden Kontenplans Alter Kontenplan (vor E-Bilanz) + = Neue Konten Neuer (erweiterter) Kontenplan (E-Bilanz-tauglich) Aktiva Passiva GuV Änderungserfordernisse auf Grundlage der Kontenplananalyse, der relevanten Geschäftsvorfälle und Sachverhalte Berücksichtigung der Taxonomieanforderungen Aktiva Passiva GuV 21

22 4. Datenaufbereitung und Kontenmapping Alternativlösung: Überleitung/Anpassung der Buchhaltungsdaten Bestehende Buchhaltung + Anpassungen/ = Überleitungen Taxonomie-konforme Daten (HGB-)Buchhaltungssystem HGB- Bilanz mit Überleitungsrechnung Taxonomie-konforme Daten XBRL Bilanz + GuV Steuerbilanz Taxonomie-konforme Daten XBRL 22

23 4. Datenaufbereitung und Kontenmapping HB mit Überleitungsrechnung Abstimmung zwischen StB und Mandant, ob HB mit Überleitungsrechnung oder StB übermittelt werden soll. Weiterhin Abstimmung, ob Kontennachweise übermittelt werden sollen. StB Übermittlung an FA Der Datenumfang und der Erkenntnisgewinn für die Finanzverwaltung kann sich unterscheiden, in Abhängigkeit davon, ob eine HB mit Überleitungsrechnung oder eine StB übermittelt wird. Das Gleiche gilt für die Übermittlung von Kontennachweisen. 23

24 4. Datenaufbereitung und Kontenmapping Problem der Granularität der Steuertaxonomie Bilanz: Ein Vergleich der Gliederung nach 266 HGB mit der Steuertaxonomie zeigt die hohe Granularität/den Detaillierungsgrad der geforderten Positionen auf. Bei großen KapG sind dies HGB: 62 Positionen Steuertaxonomie: * er (!) GuV: Ein Vergleich der Gliederung nach 275 HGB mit der Steuertaxonomie zeigt die hohe Granularität/den Detaillierungsgrad der geforderten Positionen auf. Bei großen KapG sind dies HGB: 31 Positionen Steuertaxonomie: * er (!) Beispiele für wesentliche Probleme Detaillierungsgrad der Angaben Zuordnungsprobleme aus den bestehenden Kontensystemen des Bilanzierenden Übermittlungsvarianten Zuständigkeiten Haftungsfragen bei falscher/unvollständiger Übermittlung * Angaben betreffen die Taxonomie

25 4. Datenaufbereitung und Kontenmapping Problembereiche Beispiel Beteiligungen Bilanzgliederung Taxonomie EU KSt PersG Beteiligungen Summenmussfeld true true true Beteiligungen an Personengesellschaften, Kontennachweis erwünscht true true true Beteiligungen an Kapitalgesellschaften, Kontennachweis erwünscht true true true stille Beteiligungen Summenmussfeld true true true typisch stille Beteiligung, Kontennachweis erwünscht true true true atypisch stille Beteiligung, Kontennachweis erwünscht true true true sonstige Beteiligungen, nicht zuordenbar Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden true true true Beteiligungen, soweit aus der/den für die ausländische(n) Betriebsstätte(n) geführten Buchführung(en) nicht anders zuordenbar Ausleihungen an Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden true true true Summenmussfeld true true true Ausleihungen an Personengesellschaften, Kontennachweis erwünscht true true true Ausleihungen an Kapitalgesellschaften, Kontennachweis erwünscht true true true Ausleihungen an Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht, nicht nach Rechtsform zuordenbar Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden Ausleihungen an Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis Rechnerisch notwendig, soweit besteht, soweit aus der/den für die ausländische(n) Betriebsstätte(n) vorhanden geführten Buchführung(en) nicht anders zuordenbar true true true true true true Problem: Bisher meist keine Unterscheidung zwischen Beteiligungen an Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften und zwischen typisch stiller und atypisch stiller Beteiligung! 25

26 4. Datenaufbereitung und Kontenmapping Problembereiche Beispiel Personalaufwand Bilanzgliederung Taxonomie EU KSt PersG Personalaufwand (GKV) Summenmussfeld true true true davon Personalaufwand - verbundene Unternehmen true true true davon Vergütungen an Gesellschafter-Geschäftsführer insgesamt true Löhne und Gehälter Summenmussfeld true true true Löhne für Minijobs true true true Vergütungen an Gesellschafter-Geschäftsführer, Kontennachweis erwünscht true Vergütungen an angestellte Mitunternehmer 15 EStG true übrige und nicht zuordenbare Löhne und Gehälter Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden true true true davon Sachbezüge true true true davon freiwillige Zuwendungen true true true Problem: Vertrauliche Daten, die bei Einführung neuer Konten für alle Buchführungsmitarbeiter sichtbar würden! Problembereiche Beispiel Zinsen und ähnliche Erträge Bilanzgliederung Taxonomie EU KSt PersG sonstige Zinsen und ähnliche Erträge Summenmussfeld true true true sonstige Zinsen und ähnliche Erträge aus Abzinsung true true true sonstige Zinsen und ähnliche Erträge im Zusammenhang mit Vermögensverrechnung Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden true true true Zinsen auf Einlagen bei Kreditinstituten und auf Forderungen an Dritte true true true davon nach Zinsen nach 233a AO true true true Diskonterträge true true true Zins- und Dividendenerträge aus Wertpapieren des Umlaufvermögens true true true davon Dividendenerträge true true true Übrige / nicht zuordenbare sonstige Zinsen und ähnliche Erträge Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden true true true Problem: In dieser Detailtiefe bei den Unternehmen oft nicht vorhanden! 26

27 4. Datenaufbereitung und Kontenmapping Umfang der übermittelten Daten/der Granularität der Informationen Absprache zwischen StB und Mandant erforderlich? Was wurde bisher übermittelt z.b. Kontennachweis? Compliance level Auslegung bei anschlussgeprüften Unternehmen. 27

28 4. Datenaufbereitung und Kontenmapping Anwendbare Strategien bei der Umsetzung der E-Bilanz Einführungsbzw. Umstellungsaufwand Maximalstrategie Neutralstrategie Minimalstrategie Compliance- Level 28

29 4. Datenaufbereitung und Kontenmapping Maximalstrategie Vollständige Umsetzung der Taxonomie einschließlich der Kannfelder Freiwillige Übermittlung der Kontennachweise Keine Ausnutzung von Auffangpositionen Vorteile: Geringerer Aufwand bei der Erstellung der Steuererklärungen Weniger Nachfragen durch die Finanzverwaltung Geringeres Risiko einer steuerlichen Außenprüfung sofern die übermittelten Daten zu keinen Auffälligkeiten führen Nachteile: Hoher Umsetzungs- und Pflegeaufwand Hohe Transparenz gegenüber der Finanzverwaltung 29

30 4. Datenaufbereitung und Kontenmapping Maximalstrategie - Beispiel Die Klee GmbH wendet hinsichtlich der Zinserträge die Maximalstrategie an. Daher erfasst sie die Zinsen künftig nicht mehr auf einem Konto, sondern bucht diese entsprechend den Anforderungen der Taxonomie. Weiterhin gibt sie bei der Erstellung der E-Bilanz die Davon-Vermerke hinsichtlich der Zinsen von nicht verbundenen Unternehmen sowie verbundenen Unternehmen an. Ebene Bezeichnung er 5 sonstige Zinsen und ähnliche Erträge Summenmussfeld 6 sonstige Zinsen und ähnliche Erträge, davon sonstige Zinsen und ähnliche Erträge von nicht verbundenen Unternehmen 6 sonstige Zinsen und ähnliche Erträge, davon sonstige Zinsen und ähnliche Erträge von verbundenen Unternehmen 6 sonstige Zinsen und ähnliche Erträge aus Abzinsung 6 sonstige Zinsen und ähnliche Erträge im Zusammenhang mit Vermögensverrechnung Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden 6 Zinsen auf Einlagen bei Kreditinstituten und auf Forderungen an Dritte 7 Zinsen auf Einlagen bei Kreditinstituten und auf Forderungen an Dritte, davon nach Zinsen nach 233a AO 6 Diskonterträge 6 Zins- und Dividendenerträge aus Wertpapieren des Umlaufvermögens 7 Zins- und Dividendenerträge aus Wertpapieren des Umlaufvermögens, davon Dividendenerträge 6 Übrige / nicht zuordenbare sonstige Zinsen und ähnliche Erträge Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden Die Auffangposition übrige / nicht zuordenbare sonstige Zinsen und ähnliche Erträge nimmt die Gesellschaft nicht in Anspruch. 30

31 4. Datenaufbereitung und Kontenmapping Minimalstrategie Keine Anpassung des Buchungsverhaltens Nutzung der Auffangpositionen, sofern die erforderlichen Angaben nicht direkt aus der Bilanz/GuV der Gesellschaft abgeleitet werden können, d.h. kein entsprechendes Buchhaltungskonto besteht Keine Übersendung von Kontennachweisen oder von freiwilligen Berichtsteilen an die Finanzverwaltung Vorteile: Vorerst geringer Umsetzungs- und Pflegeaufwand Geringe Transparenz gegenüber der Finanzverwaltung Nachteile: Voraussichtlich häufige Nachfragen durch die Finanzverwaltung Erhöhtes Risiko einer Betriebsprüfung (sofern nicht anschlussgeprüft) Nachgelagerter Anpassungsbedarf, sofern Auffangpositionen später wegfallen 31

32 4. Datenaufbereitung und Kontenmapping Minimalstrategie - Beispiel Die Gras GmbH wendet hinsichtlich der Zinserträge die Minimalstrategie an. Sie erfasst bislang sämtliche Zinsen und ähnlichen Erträge auf einem Konto. Auch künftig will sie so vorgehen. Ebene Bezeichnung er 5 sonstige Zinsen und ähnliche Erträge Summenmussfeld 6 sonstige Zinsen und ähnliche Erträge, davon sonstige Zinsen und ähnliche Erträge von nicht verbundenen Unternehmen 6 sonstige Zinsen und ähnliche Erträge, davon sonstige Zinsen und ähnliche Erträge von verbundenen Unternehmen 6 sonstige Zinsen und ähnliche Erträge aus Abzinsung 6 sonstige Zinsen und ähnliche Erträge im Zusammenhang mit Vermögensverrechnung Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden 6 Zinsen auf Einlagen bei Kreditinstituten und auf Forderungen an Dritte 7 Zinsen auf Einlagen bei Kreditinstituten und auf Forderungen an Dritte, davon nach Zinsen nach 233a AO 6 Diskonterträge 6 Zins- und Dividendenerträge aus Wertpapieren des Umlaufvermögens 7 Zins- und Dividendenerträge aus Wertpapieren des Umlaufvermögens, davon Dividendenerträge 6 Übrige / nicht zuordenbare sonstige Zinsen und ähnliche Erträge Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden Die Gesellschaft gibt bei allen Feldern mit Ausnahme des Postens Übrige / nicht zuordenbare sonstige Zinsen und ähnliche Erträge sowie dem Summenmussfeld NIL an. Darüber hinaus macht sie bei der Erstellung der E-Bilanz keine Davon- Vermerke hinsichtlich der Zinsen von nicht verbundenen sowie verbundenen Unternehmen. 32

33 4. Datenaufbereitung und Kontenmapping Neutralstrategie Mittelweg zwischen der Maximal- und der Minimalstrategie Angabe der wesentlichen er unter Ausnutzung der Auffangpositionen Neutralstrategie - Beispiel Die Distel OHG wendet die Neutralstrategie an. Sie erfasst bislang sämtliche Zinsen und ähnlich Erträge auf einem Konto. I.R.d. Umstellung auf die E-Bilanz passt sie ihren Kontenrahmen derart an, dass sie damit die er abdeckt. Nur die Dividendenerträge () werden nicht separat erfasst und in der E-Bilanz nicht gesondert angegeben. Weiterhin verzichtet sie auf die Angabe der nicht verpflichtenden Davon-Vermerke. In der Praxis wird voraussichtlich ein Mittelweg zwischen der Neutral- und der Maximalstrategie am häufigsten anzutreffen sein. Unabhängig von der gewählten Strategie müssen sich Steuerpflichtige auch nach der Einführung der E-Bilanz über Veränderungen z.b. den Wegfall von Auffangpositionen, aber auch hinsichtlich sonstiger Veränderungen in der Taxonomie auf dem aktuellen Stand halten. 33

34 4. Datenaufbereitung und Kontenmapping Umsetzung der Anforderungen der Finanzverwaltung in zeitlicher Hinsicht Sofortige Umsetzung aller Anforderungen der Finanzverwaltung (insb. vollständige Umstellung der Buchhaltung auf Positionsvorgaben der Finanzverwaltung) Sukzessive Anpassung der Buchhaltung an die Anforderungen der Finanzverwaltung Keine Anpassungen in der Buchhaltung nur Mapping des vorhandenen Kontenbestands 34

35 4. Datenaufbereitung und Kontenmapping Beim Konten-Mapping (Abgleich Kontenplan mit Steuertaxonomie- Positionen) können sich vier mögliche Fallkonstellationen ergeben: Ein Konto bzw. eine Bilanz-/GuV-Position entspricht genau einer Taxonomie- Position (i.s. eines s) 1:1-Relation Beispiel: Die Celsius GmbH hat in ihrem Kontenplan unterschiedliche Konten für die einzelnen aufgrund der Taxonomie anzugebenden Vorräte angelegt. Sie hat keine darüber hinausgehenden Unterteilungen vorgenommen. Bezeichnung Vorräte Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe unfertige Erzeugnisse, unfertige Leistungen fertige Erzeugnisse und Waren sonstige Vorräte geleistete Anzahlungen (Vorräte) Vorräte, vor Absetzung von erhaltenen Anzahlungen erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen (offen aktivisch abgesetzt) er Summenmussfeld Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden Daher können die einzelnen Konten entsprechend ihrer Erfassung im Hauptbuch in die E-Bilanz übernommen werden. 35

36 4. Datenaufbereitung und Kontenmapping Beim Konten-Mapping (Abgleich Kontenplan mit Steuertaxonomie- Positionen) können sich vier mögliche Fallkonstellationen ergeben: Mehrere Konten bzw. Bilanz-/GuV-Positionen entsprechen in Summe einer Taxonomie-Position n:1-relation Beispiel: Die Fahrenheit GmbH hat für den Bereich der RHB-Stoffe jeweils ein eigenständiges Konto (Rohstoffe Hilfsstoffe Betriebsstoffe) angelegt. Bezeichnung Vorräte Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe unfertige Erzeugnisse, unfertige Leistungen fertige Erzeugnisse und Waren sonstige Vorräte geleistete Anzahlungen (Vorräte) Vorräte, vor Absetzung von erhaltenen Anzahlungen erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen (offen aktivisch abgesetzt) er Summenmussfeld Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden Für Zwecke der E-Bilanz sind daher beim Konten-Mapping diese drei Konten in der E-Bilanz unter einer Position Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe auszuweisen. Gem. der Taxonomie ist auf der unter dem Posten Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe liegenden Ebene eine freiwillige Aufteilung dieser drei Bereiche zulässig. 36

37 4. Datenaufbereitung und Kontenmapping Beim Konten-Mapping (Abgleich Kontenplan mit Steuertaxonomie- Positionen) können sich vier mögliche Fallkonstellationen ergeben: Ein Konto beinhaltet die Wertansätze mehrerer Taxonomie-Positionen 1:m-Relation Beispiel: Die Ampere GmbH (kleine KapG) bucht alle unter dem Posten Vorräte zu erfassenden SV auf einem Konto. Bezeichnung Vorräte Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe unfertige Erzeugnisse, unfertige Leistungen fertige Erzeugnisse und Waren sonstige Vorräte geleistete Anzahlungen (Vorräte) Vorräte, vor Absetzung von erhaltenen Anzahlungen erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen (offen aktivisch abgesetzt) er Summenmussfeld Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden Soweit die Gesellschaft ihren Kontenrahmen nicht entsprechend den Vorgaben der Taxonomie erweitert, hat sie eine Überleitung durchzuführen, bei der die auf dem Konto Vorräte gebuchten SV in die jeweiligen er überführt werden. 37

38 4. Datenaufbereitung und Kontenmapping Beim Konten-Mapping (Abgleich Kontenplan mit Steuertaxonomie- Positionen) können sich vier mögliche Fallkonstellationen ergeben: Die Inhalte mehrerer Konten bzw. Bilanz-/GuV-Positionen sind auf mehrere Taxonomie-Positionen aufzuteilen n:m-relation Beispiel: Die Voltaire GmbH (kleine KapG) stellt Kupferdrähte und Steckdosen her. Sie erfasst die Vorräte nach Kupferdrähten oder Steckdosen. Bezeichnung Vorräte Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe unfertige Erzeugnisse, unfertige Leistungen fertige Erzeugnisse und Waren sonstige Vorräte geleistete Anzahlungen (Vorräte) Vorräte, vor Absetzung von erhaltenen Anzahlungen erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen (offen aktivisch abgesetzt) er Summenmussfeld Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden Die Gesellschaft hat eine Schlüsselung der auf dem Konto Kupferdrähte bzw. Steckdosen erfassten RHB-Stoffe usw. gem. der Taxonomie vorzunehmen. Auf Basis der Kontenplananalyse ist Umsetzungsempfehlung auszusprechen! 38

39 4. Datenaufbereitung und Kontenmapping Problembereiche Beispiel immaterielle Vermögensgegenstände Die Alpha OHG aktiviert in der HB selbst erstellte IVG des AV. Die E-Bilanz übermittelt die Gesellschaft in Form einer HB mit steuerlicher Überltg.-Rg. Aufgrund der steuerlichen Überltg.-Rg. hat die Gesellschaft bei der Position Selbst geschaffene gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte und Werte ihren hare Wert anzugeben und diesen i.r.d. Überltg.-Rg. zu neutralisieren. Das von der Gesellschaft befüllte Geschäfts-, Firmen- oder Praxiswert resultiert aus zwei Transaktionen: zum einen dem Ausscheiden des Gesellschafters Mars im Jahr 2011 sowie dem Ausscheiden des Gesellschafters Jupiter im Jahr Für den GoF hat die OHG (in der HB) den entspr. hare Wert anzugeben. Dieser beinhaltet die Summe der beiden ausgeschiedenen Gesellschafter. Aufgrund der unterschiedlichen ND des GoF in der HB (Afa über 3 J.) und in der StB (Afa über 15 J.) muss die Gesellschaft diesen Sachverhalt ebenfalls in der stl. Überltg.-Rg. abbilden. Soweit in der HB lat. St. hierauf abgegrenzt wurden, sind diese in der stl. Überltg.-Rg zu korrigieren. Entschließt sich die Gesellschaft, die von der Finanzverwaltung gewünschten Kontennachweise nicht abzugeben, ist insb. beim GoF mit Rückfragen zu rechnen. 39

40 4. Datenaufbereitung und Kontenmapping Problembereiche Beispiel Sachanlagen Bezeichnung er Sachanlagen Summenmussfeld Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte und Bauten einschließlich der Bauten auf fremden Grundstücken Summenmussfeld unbebaute Grundstücke, Kontennachweis erwünscht grundstücksgleiche Rechte ohne Bauten, Kontennachweis erwünscht Bauten auf eigenen Grundstücken und grundstücksgleichen Rechten, Kontennachweis erwünscht Bauten auf eigenen Grundstücken und grundstücksgleichen Rechten, davon Grund und Boden-Anteil Bauten auf fremden Grundstücken, Kontennachweis erwünscht Rechnerisch notwendig, soweit Übrige Grundstücke, nicht zuordenbar vorhanden Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte und Bauten einschließlich der Bauten auf fremden Grundstücken, soweit aus der/den für die ausländische(n) Betriebsstätte(n) geführten Buchführung(en) nicht anders Rechnerisch notwendig, soweit zuordenbar vorhanden 40

41 4. Datenaufbereitung und Kontenmapping Problembereiche Beispiel Sachanlagen Bislang weist die Berta OHG alle Grundstücke auf einem Konto aus unabhängig davon, ob es sich um den Bodenanteil oder das darauf stehende Gebäude handelt. Aufgrund der Taxonomie sollte eine Trennung zwischen den unterschiedlichen Sachverhalten im Hauptbuch erfolgen. Da sich die entsprechenden Werte aus der Anlagenbuchhaltung entnehmen lassen, die i.d.r. auch die Abschreibungsläufe erfasst, hat ggf. auch dort eine Anpassung zu erfolgen. Daher sollten sowohl die MA des Hauptbuchs als auch die der Anlagenbuchhaltung in den Umstellungsprozess mit einbezogen werden. Außerdem ist die IT zu beauftragen, die korrekte Abbildung der Aufteilungen im Nebenbuch sicherzustellen. Dies kann insbesondere bei Umgliederungen innerhalb des Anlagevermögens mit einem erheblichen Mehraufwand verbunden sein. 41

42 4. Datenaufbereitung und Kontenmapping Problembereiche Beispiel Beteiligungen An der Holz KG sind Max als phg und Moritz als Kommanditist beteiligt. Bisher wurde das Konto sonstige Ausleihungen erfasst; diese betreffen eine Ausleihung an Max. Im monatlichen Rhythmus wird eine Besprechung der aktuellen Zahlen durchgeführt, bei der die SuSa die jeweilige Gesprächsgrundlage darstellt. Bei der Besprechung sind neben den beiden Gesellschaftern auch die Leiter der einzelnen Abteilungen (RW, Einkauf und Vertrieb) anwesend. Mit Ausnahme des Leiters RW sowie der Gesellschafter kannte bislang niemand den Inhalt der auf dem Konto sonstige Ausleihungen erfassten Beträge. Wird der Kontenrahmen der Gesellschaft an die Taxonomie angepasst und künftig die Ausleihung an Max auf einem gesonderten Konto Ausleihungen an persönlich haftende Gesellschafter ausgewiesen, können die Ausleihungen direkt Max zugeordnet werden. Umgekehrt besteht die Gefahr, dass sofern das Konto nicht umbenannt wird, dieses zwar in der E-Bilanz korrekt zugeordnet wird, künftig jedoch auch andere Sachverhalte auf diesem Konto erfasst werden, und in der E-Bilanz keine entsprechende Korrektur erfolgt. 42

43 4. Datenaufbereitung und Kontenmapping Problembereiche Beispiel Vorräte Die Delta GmbH ist eine kleine KapG. Die Vorräte werden im Hauptbuch auf der Position Vorräte erfasst. Die zum Abschlussstichtag relevanten Bestände leitet die Gesellschaft aufgrund einer permanenten Inventur aus dem eingesetzten WWS ab. Die Bewertung wird im Einkauf durchgeführt. Die Daten werden als ein Betrag an die FiBu weitergegeben, die diesen in der Buchhaltungssoftware erfasst. Weitere Informationen stehen der FiBu nicht zur Verfügung. I.R.d. Umstellung auf die E-Bilanz sollte erreicht werden, dass der Einkauf die Informationen getrennt nach den einzelnen ern an die FiBu liefert. Weiterhin können für die einzelnen Teilbereiche getrennte Konten angelegt werden. Alternativ kann eine sonstige technische Lösung eingesetzt werden, mit der die erforderlichen Daten in die E-Bilanz aufgenommen werden können. 43

44 4. Datenaufbereitung und Kontenmapping Problembereiche Beispiel Umsatzerlöse Bezeichnung Umsatzerlöse (GKV) in Umsatzerlöse (GKV) enthaltener Bruttowert Erlöse aus Leistungen nach 13b UStG Sonstige Umsatzerlöse, nicht steuerbar steuerfreie Umsätze nach 4 Nr. 1a UStG (Ausfuhr Drittland) steuerfreie EG-Lieferungen 4 Nr. 1b UStG (Innergemeinschaftliche Lieferungen) steuerfreie Umsätze nach 4 Nr. 8 ff UStG steuerfreie Umsätze nach 4 Nr. 2-7 UStG sonstige umsatzsteuerfreie Umsätze Umsatzerlöse ermäßigter Steuersatz Umsatzerlöse Regelsteuersatz Umsatzerlöse nach 25 und 25a UStG Umsatzerlöse sonstige Umsatzsteuersätze Umsatzerlöse ohne Zuordnung nach Umsatzsteuertatbeständen in Umsatzerlöse (GKV) verrechnete Erlösschmälerungen er Summenmussfeld Summenmussfeld Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden, Kontennachweis erwünscht 44

45 4. Datenaufbereitung und Kontenmapping Problembereiche Beispiel Umsatzerlöse Die Rechnungsstellung der Zeppelin AG wird im WWS durchgeführt. Von hier aus werden die UE der jeweiligen Rg. in das Buchhaltungssystem überspielt. Dort erfolgt eine Schlüsselung der UE nach den einzelnen Produktgruppen des UN, nicht aber entsprechend den Umsatzsteuertatbeständen. I.R.d. Umsetzung des Projekts Umstellung auf die E-Bilanz sollte überprüft werden, welche der technischen Realisierungsmöglichkeiten bestehen, um die UE auf die zutreffenden Konten zu schlüsseln oder die Informationen anderweitig für die Weiterverwertung in der E-Bilanz zu gewinnen. Dazu ist eine Verständigung aller betroffenen Abteilungen notwendig, insbesondere wenn sich in den künftigen Prozessabläufen Veränderungen ergeben bzw. die augenblicklich bestehenden Informationen für interne Zwecke benötigt werden. In der Praxis kann eine entsprechende Überleitung auf die taxonomierelevanten Punkte anhand der für die Umsatzsteuerverprobung relevanten Daten erfolgen! 45

46 4. Datenaufbereitung und Kontenmapping Problembereiche Beispiel Materialaufwand Bezeichnung Materialaufwand (GKV) Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe und für bezogene Waren Aufwendungen für Roh- Hilfs- und Betriebsstoffe Aufwand zum Regelsteuersatz Aufwand zum ermäßigten Steuersatz Innergemeinschaftliche Erwerbe Aufwendungen ohne Zuordnung nach Umsatzsteuertatbeständen Bestandsveränderungen Aufwendungen für bezogene Waren Wareneinkauf zum Regelsteuersatz Wareneinkauf zum ermäßigten Steuersatz Innergemeinschaftliche Erwerbe Wareneinkauf ohne Zuordnung nach Umsatzsteuertatbeständen Bestandsveränderungen Anschaffungsnebenkosten Aufwendungen für bezogene Leistungen Leistungen nach 13b UStG mit Vorsteuerabzug Leistungen nach 13b UStG ohne Vorsteuerabzug Übrige Leistungen mit Vorsteuerabzug Übrige Leistungen ohne Vorsteuerabzug Übrige Leistungen ohne Zuordnung nach Umsatzsteuertatbeständen er Summenmussfeld Summenmussfeld Summenmussfeld Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden Summenmussfeld Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden vorhanden Summenmussfeld Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden 46

47 4. Datenaufbereitung und Kontenmapping Problembereiche Beispiel Materialaufwand Die Farbenfroh GmbH stellt zum einen Textmarker (TM) und Kugelschreiber (KS) her. Dabei kauft sie die jeweiligen Minen bei einem Fremdlieferanten. Weiterhin verkauft sie die KS-Minen entweder bedruckt oder normal an ihre Kunden. Bislang wird aufgrund der Erfassung im WWS der Mat.aufw. hinsichtlich der TM und der KS unterteilt (Vorgabe Controlling). Da für KS andere Materialien eingesetzt werden als für TM, können diese bereits beim Wareneingang (WE) durch die ME der WE- Kontrolle, welche die Zugänge auch im WWS erfassen, zutreffend zugeordnet werden. Da künftig eine Unterteilung der Aufw. für RHB-Stoffe/bezogene Waren erforderlich ist, muss auch eine Unterscheidung der Minen dahingehend erfolgen, ob sie weiterverarbeitet oder als Waren verkauft werden. Die MA des WE wissen in den meisten Fällen nicht, ob die Minen in die Produktion eingehen oder als Handelswaren verkauft werden. Deshalb lässt sich eine entsprechende Erfassung an dieser Stelle nicht einrichten unabhängig davon, ob für diese weitere Information eine Anpassung des WWS erforderlich ist. Demzufolge ist die Prozesskette dahingehend zu untersuchen, wann eine solche Unterteilung erfolgen kann bzw. zu erfolgen hat. 47

48 4. Datenaufbereitung und Kontenmapping Problembereiche Beispiel Materialaufwand Hierzu sind die MA (u.a. im Lager und in der Produktion), die häufig keine oder wenig Kenntnisse über die buchhalterische Abbildung der in der Produktion benötigten Stoffe haben, über die entsprechenden Anpassungen im Prozess zu informieren. Weiterhin sind die Systeme dahingehend zu ändern, dass eine entsprechende Differenzierung möglich ist und ggf. systemseitige Kontrollen, die für die geforderte Erfassung (z.b. das zwingende Befüllen der entsprechenden Felder im System) sorgen, implementiert werden. Diese weitgehenden Eingriffe in die bestehenden Prozesse sollten frühzeitig umgesetzt und vor allem in der Anfangsphase überwacht werden. Wird am GJ-Ende (z.b. Ende VAZ 2013) eine falsche Zuordnung festgestellt, ist eine manuelle Korrektur dieser Posten aufgrund des regelmäßig großen Umfangs der einzelnen Geschäftsvorfälle meist nicht mehr möglich. Werden die Mat.Aufw. im WWS gem. den Vorgaben der Taxonomie z.b. aufgrund von Kennzeichen etc. korrekt erfasst, ist in einem zweiten Schritt eine ordnungsmäßige Schlüsselung der erfassten Daten im Buchhaltungssystem sicherzustellen. 48

49 4. Datenaufbereitung und Kontenmapping Problembereiche Beispiel große Unternehmen/Konzerne Regelmäßig starke Funktionstrennung zw. Rechnungswesen und Steuerabteilung damit ist auch der Informationsfluss häufig schwierig ERP-Systeme sind häufig sehr komplex. Umstellungen in den Vorsystemen sind häufig sehr aufwendig (Schlüsselung auf best. Konten für Zwecke der E-Bilanz) Bilanzierung erfolgt regelmäßig auf Basis von Bilanzierungsrichtlinien. Insb. wenn MU ausl. UN ist, wird Taxonomie häufig nicht beachtet. Änderungen im Kontenplan sind regelmäßig mit hohem Aufwand verbunden bzw. können nicht nur in einem UN umgestellt werden Häufig Einsatz von Shared-Service-Center im Ausland. Insb. hier ist eine Schulung der MA ein zentraler Punkt bei der Umsetzung der E-Bilanz 49

50 5. Organisation und Zeitplan Mögliche Grobstruktur einer Projektumsetzung noch für 2013 Projektvorbereitung und Analysephase Prüfung der aktuellen Strukturen, Prozesse und ERP-Systeme Planung der konkreten Umsetzungsvariante und deren Konzeption Realisation und Customizing Ablauf- und Systemtests Go-Live des Systems Auswertung und ggf. Anpassungsmaßnahmen E-Bilanz-Einführung im Unternehmen Projektumsetzung in 2013 Buchführung in der E-Bilanzkonformen Buchungslogik/ Kontierungswelt Übermittlung der E-Bilanz für VAZ

51 5. Organisation und Zeitplan E-Bilanz: Alle Dimensionen sind zu beachten! Aufgabenstellung kurzfristige Freiheitsgrade Zeitdimension: Freiheitsgrade identifizieren und nutzen! Sachdimension: alle Aspekte müssen beachtet werden! Jedes E-Bilanz-Projekt ist anders! 51

52 5. Organisation und Zeitplan Drei mögliche Berichtsformate für die E-Bilanz durch Unternehmen Handelsbilanz (einschl. GuV) enthält Ansätze bzw. Beträge, die nicht den steuerlichen Beträgen entsprechen ja nein Anpassungen der HB Erstellung einer Überleitungsrechnung Erstellung einer eigenständigen StB elektronische Übermittlung der HB zzgl. Überleitungsrechnung elektronische Übermittlung der StB elektronische Übermittlung der HB 52

53 5. Organisation und Zeitplan Berichtsformate für die E-Bilanz durch steuerlichen Berater Übermittlung einer Summen- und Saldenliste (SuSa) vom Unternehmen an den steuerlichen Berater SuSa (nicht E-Bilanz konform) SuSa (E-Bilanz konform) Mapping und Verarbeitung Verarbeitung 53

54 6. Checkliste zur Umsetzung des E-Bilanz-Projekts Checkliste Berücksichtigung der zeitlichen Vorgaben des Gesetzgebers/der Finanzverwaltung, um die Vorgaben der Taxonomie und der E-Bilanz umsetzen zu können! Benennung eines MA / einer Gruppe von MA, der/die für das Umstellungsprojekt zuständig ist! Einbeziehung aller betroffenen Unternehmensbereiche in das Projekt Umstellung auf die E-Bilanz (Steuerabteilung, Rechnungswesen, IT-Bereich, Nebenbücher etc.)! Einbeziehung der benötigten externen Berater (steuerlicher Berater/IT-Berater), mit denen die Vorgehensweise abzustimmen ist! Detaillierte zeitliche Planung der einzelnen Umsetzungsmaßnahmen einschließlich der Verfügbarkeit der einzelnen MA! Berücksichtigung der Daten des GCD-Moduls bei der Konzeption zur Umsetzung der Vorgaben an die E-Bilanz! Einbeziehung der im UN vorhandenen Softwarelösungen, welche die Umsetzungsvarianten für die E-Bilanz entscheidend mitbestimmen! Abgleich der Konten des bestehenden Kontenrahmens mit den Vorgaben der Taxonomie (einschließlich Anpassung des Kontenrahmens und Konten-Mapping)! Festlegung der Strategie, mit der das UN die Vorgaben der E-Bilanz umsetzen will (Maximalstrategie, Minimalstrategie, Neutralstrategie)! 54

55 6. Checkliste zur Umsetzung des E-Bilanz-Projekts Checkliste Integration und Anpassung der Nebenbücher und deren Schnittstellen zum Hauptbuch, damit über sie die verlangten Daten taxonomiegerecht abgebildet werden können! Festlegen der künftigen Vorgehensweise bei der Erstellung und Übermittlung der E-Bilanz, ob dies eigenständig durch das UN oder durch einen steuerlichen Berater geschehen soll! Festlegung des Buchungsverhaltens (Anpassung des Kontenrahmens, nachträgliche Anpassung der gebuchten Werte, Umgang mit Auffangpositionen)! Berücksichtigung der verfolgten Steuerbilanzpolitik (In welchem Umfang ist mit Abweichungen zwischen der HB und StB zu rechnen?): Abschätzen des damit zusammenhängenden Aufwands, der sich durch eine nachträgliche Anpassung der überzuleitenden Werte ergibt! Technische Möglichkeiten der bestehenden oder einer neuen Systemsoftware: Abhängig davon, ob in einem oder mehreren Hauptbüchern (Ledgern) gebucht wird und wie detailliert die Konten gegliedert sind, lassen sich durch die vorhandenen DV-technischen Filter in unterschiedlichen Abfragen (Reports) die Handels- bzw. Steuerbilanz aufrufen! Umstellung des Buchungsverhaltens, sofern die E-Bilanz durch den steuerlichen Berater erfolgen soll! (Sofern nicht Minimalstrategie angewendet wird.) Festlegung, wie das Konten-Mapping durchzuführen ist und wie bei der taxonomiekonformen Erfassung der Geschäftsvorfälle auf den einzelnen Konten vorgegangen werden soll! 55

56 6. Checkliste zur Umsetzung des E-Bilanz-Projekts Checkliste Ermittlung und Umsetzung eines zusätzlichen unabhängig von der E-Bilanz durchzuführenden Anpassungsbedarfs in den Prozessen sowie der Systemlandschaft des UN! Festlegen, wie mit sensiblen UN-Daten im Buchhaltungssystem umgegangen werden soll (z.b. Löhne und Gehälter, die auf Gesellschafter-Geschäftsführer entfallen)! Entscheidung, wie komplexere Sachverhalte beim Informationsaustausch zwischen den Nebenbüchern und dem Hauptbuch zu erfassen sind insbesondere im Bereich der GuV (z.b. UE nach umsatzsteuerlichen Sachverhalten, Mat.aufw. Nach RHB-Stoffen, bezogenen Waren und bezogenen Leistungen zusätzlich zur Unterteilung nach umsatzsteuerlichen Tatbeständen)! Klärung, wie von IT-Seite die elektronische Übermittlung der E-Bilanz an die Finanzverwaltung abgewickelt wird (XBRL-Format, ERiC-Schnittstelle, ggf. elektronische Signatur)! Information und Schulung aller von den Prozessänderungen sowie Systemumstellungen betroffenen MA (Steuerbereich, Rechnungswesen, Nebenbücher etc.)! Überwachung insbesondere der Anlaufphase der E-Bilanz-Erstellung, die eine korrekte Datenerfassung und Übermittlung sicherstellen soll! Einrichten von Überwachungsprozessen, welche die erforderlichen Anpassungen aufgrund der (von der Finanzverwaltung angekündigten) permanenten Veränderungen der Taxonomie begleiten! 56

57 7. Anforderungen an ein E-Bilanz Tool Anforderungen an ein E-Bilanz Tool Durchführen eines Kontenmappings Durchführung von steuerlichen Anpassungsbuchungen (z.b. vom HGB kommend) Saldenvortrag für steuerliche Anpassungsbuchungen Hinweis, wenn in Folgejahren sich der Kontenplan der Gesellschaft ändert, dass die entsprechenden Konten neu zugeordnet werden müssen Hinweis, wenn sich die Taxonomie ändert, dass die entsprechende Kontenzuordnung entsprechend angepasst werden kann Übernahme der Stammdaten in Folgejahr, damit lediglich noch Anpassungen der Änderungen manuell erfolgen müssen, jedoch nicht alle Angaben neu einzutragen sind Speichern von Kontenzuordnungen zum einen zur Übernahme in Folgejahre zum andern zur Übernahme für andere (Konzern-)Gesellschaften mit dem gleichen Kontenrahmen 57

58 8. Schlussbemerkungen Die Anforderungen hinsichtlich der E-Bilanz stellen Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen Eröffnungsbilanzwerte der Steuerbilanz Interne IT- Anforderungen und Handlungsbedarf Anwendung der Taxonomie(n) Umfang der Steuerbilanzpolitik Verprobung Zuständigkeiten Projektplan Anpassung von Prozessen Technische Umsetzung Schnittstellen Informationslücken Mitarbeiterschulung Handlungsbedarf noch in 2013! 58

59 8. Schlussbemerkungen Profitieren Sie von den Chancen der Prozessoptimierung! Vereinfachung der Erstellung von Steuererklärungen Aktualisierung und Vereinheitlichung der Kontenpläne und damit z.b. Erleichterung bei der Konsolidierung im Konzern Anpassung weiterer/sonstiger Prozesse/Abläufe im Unternehmen zur Effizienzsteigerung oder Erleichterung im alltäglichen Arbeitsablauf Weitere Anpassungen im IT-Bereich z.b. Vereinheitlichung heterogener EDV-Landschaften (ERP-Systeme) oder Automatisierung bestimmter Prozesse/Buchungen (z.b. AV, RSt) Nutzung des XBRL-Formats für das Reporting an den Kapitalmarkt, den E-Bundesanzeiger und die Finanzverwaltung Automatisierung der USt-VA und USt-Jahreserklärung gem. 18 Abs. 1 u. 3 UStG durch direkte ELSTER-Schnittstelle im ERP-System Nutzung der Kontenaufteilungen entsprechend der Taxonomie für Controlling-Zwecke 59

60 9. Informationen und Kontakt Unter informieren wir Sie laufend und aktuell über praxisrelevante Fragestellungen rund um das Thema E-Bilanz! 60

61 9. Informationen und Kontakt Unter stellen wir Ihnen laufend Informationen zum Thema E-Bilanz und deren Umsetzung in der Praxis zur Verfügung! 61

62 9. Informationen und Kontakt In dem Ratgeber E-Bilanz konkret finden Sie wichtige Hinweise zur Umsetzung der E-Bilanz Anforderungen in der Praxis! Aus dem Inhalt: Anforderungen Herausforderungen Handlungsbedarf Anwendung Die Darstellung wird durch zahlreiche Grafiken sowie Checklisten unterstützt. Weiterhin wird anhand von Beispielen der jeweilige Handlungsbedarf aufgezeigt. Das Werk bietet eine Hilfestellung bei der Umstellung im Unternehmen! Wenn Sie Fragen zum Thema E-Bilanz haben, sprechen Sie uns bitte an! 62

63 9. Informationen und Kontakt Im Whitepaper E-Bilanz finden Sie einen Überblick zum Thema E-Bilanz! Aus dem Inhalt: Allgemeines zur E-Bilanz Interview mit Herrn Dr. Christian Zwirner Checkliste Software-Anbieter Wenn Sie Fragen zum Thema E-Bilanz haben, sprechen Sie uns bitte an! 63

64 9. Informationen und Kontakt Vielen Dank für Ihr Interesse! Haben Sie noch Fragen? Bitte sprechen Sie uns an! Dr. Kleeberg & Partner GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft Augustenstraße 10 Am Sandtorkai München Hamburg Telefon Telefon Telefax Telefax

65 Disclaimer Die vorliegende Publikation dient der Information unserer Mandanten und Kunden sowie der interessierten Öffentlichkeit. Alle Angaben wurden sorgfältig recherchiert und zusammengestellt. Wir übernehmen dennoch keine Gewähr und keine Haftung für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Hinweise. Alle Angaben beziehen sich auf den Stand zum Zeitpunkt der Manuskriptfertigstellung. Aufgrund künftiger Entwicklungen können Änderungen eintreten. Wir übernehmen keine Verpflichtung, hierüber zu informieren. Die in diesem Dokument gegebenen Informationen beruhen auf Quellen, die wir für zuverlässig halten, jedoch nicht einer neutralen Prüfung unterzogen haben. Die Herausgeber/Autoren übernehmen keine Gewähr und keine Haftung für die Vollständigkeit und Richtigkeit der hierin enthaltenen Informationen. Die in dieser Untersuchung vertretenen Meinungen stellen ausschließlich die Auffassungen der Herausgeber/Autoren dar und können sich jederzeit ändern; solche Meinungsänderungen müssen nicht publiziert werden. Copyright-Vermerk 11/2013. Herausgeber dieses Werks ist die Dr. Kleeberg & Partner GmbH, München. Wir weisen darauf hin, dass das Urheberrecht sämtlicher Texte und Grafiken in diesem Werk bei uns als Herausgeber und ggf. bei den Autoren liegt. Die begründeten Urheberrechte bleiben umfassend vorbehalten. Jede Form der Vervielfältigung z. B. auf drucktechnischem, elektronischem, optischem, photo-mechanischem oder ähnlichem Wege auch auszugsweise bedarf der ausdrücklichen, schriftlichen Einwilligung des Herausgebers und ggf. des Autors. Es ist Dritten nicht gestattet, das Werk auch auszugsweise zu vervielfältigen. 65