5 Eine Präsentation erstellen erste Arbeitsschritte

Transkript

1 Eine Präsentation erstellen erste Arbeitsschritte 5 5 Eine Präsentation erstellen erste Arbeitsschritte 5. Eine neue Präsentation erstellen Beim Start von POWERPOINT wird automatisch eine neue Präsentation geöffnet, in der Titelleiste mit Präsentation eingetragen. Sie enthält standardmäßig die sogenannte Titelfolie, erkennbar an den beiden Platzhaltern für den Titel bzw. Untertitel der Präsentation 2. Diese Titelfolie ist quasi das Deckblatt der Präsentation, das den Titel der Präsentation, eventuell einen Untertitel bzw. eine ergänzende Erläuterung, den Namen des Vortragenden, den Ort und das Datum enthalten soll bzw. kann. 2 Erste Folie (Titelfolie) einer neu erstellten POWERPOINT-Präsentation Neue Präsentation erzeugen Verwenden Sie die Tastenkombination STRG N, um eine neue leere Präsentation zu erzeugen. Falls aktiviert, klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf das Symbol. Klicken Sie im Register DATEI, Kategorie NEU, auf die Schaltfläche LEERE PRÄSENTATION. Wollen Sie eine bereits vorhandene Präsentation als Grundlage Ihrer neuen Präsentation nutzen, dann klicken Sie auf das Symbol NEU AUS VORHANDENEM (im Bild: Symbol in der 2. Reihe). Anschließend müssen Sie im eingeblendeten Dialogfenster über den Navigationsbereich links den Speicherort der gewünschten Präsentation bestimmen. Führen Sie dann im Inhaltsbereich rechts einen Doppelklick auf den Dateinamen zum Öffnen der Präsentation aus. Erstellen einer neuen Präsentation über DATEI NEU Zuletzt geöffnete Präsentationen öffnen Im Register DATEI sehen Sie in der Kategorie ZULETZT VERWENDET standardmäßig zwei Listen. In der Bildschirmmitte enthält die Liste die 25 Präsentationen, die Sie zuletzt geöffnet haben 2. Auf der rechten Seite sind die zuletzt aufgerufenen Speicherorte aufgelistet. Seite 25

2 5 POWERPOINT 200 Grundlagen 2 3 Durch Doppelklicken eines Eintrages öffnen Sie die entsprechende Präsentation bzw. Speicherort. Wenn Sie eine Präsentation oder einen Ordner ständig in der Liste verfügbar haben möchten, klicken Sie auf das Symbol 3 hinter dem gewünschten Eintrag. Das Symbol ändert nun seine Form und Farbe, die Datei bzw. der Ordner befinden sich nun ganz oben in der Liste und bleiben dort, bis die Fixierung des Eintrags wieder durch einen Klick auf das Symbol aufgehoben wird. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf einen Eintrag klicken, können Sie über das Kontextmenü diesen Eintrag bzw. alle nicht fixierten Eintragungen aus der Liste entfernen. Die zuletzt bearbeiteten Präsentationen können Sie sich auch direkt auf der linken Seite im Register DATEI anzeigen lassen. Zu diesem Zweck müssen Sie im Register DATEI in der Kategorie ZULETZT VERWENDET am unteren Rand des Anwendungsfensters das Kontrollfeld 2 aktivieren. Im Eingabefeld rechts 3 können Sie bei Bedarf die Anzahl der angezeigten Präsentationen auf maximal 25 einstellen. 2 3 Früher bearbeitete POWERPOINT-Präsentationen wieder öffnen Für den Fall, dass die gewünschte Datei nicht mehr in der Liste der zuletzt verwendeten Präsentationen aufgeführt wird, verwenden Sie das Dialogfenster ÖFFNEN: Klicken Sie im Register DATEI im Fensterbereich links auf die Schaltfläche ÖFFNEN. Betätigen Sie die Tastenkombination STRG O. Wechseln Sie gegebenenfalls über den Navigationsbereich links in den gewünschten Speicherort. Die dort enthaltenen Dateien werden Ihnen dann im Inhaltsbereich angezeigt. Öffnen Sie die Präsentation mit einem Doppelklick. Das Symbol (ÖFFNEN) können Sie auch in der Symbolleiste für den Schnellzugriff aktivieren (siehe Kap ). Geschützte Ansicht beim Öffnen von Präsentationen Wollen Sie eine Präsentation öffnen, die z.b. als Datei-Anhang einer geschickt wurde oder sich an einem vermeintlich unsicheren Speicherort (Webseite, Netzlaufwerk) befindet, wird sie in der sogenannten geschützten Ansicht geöffnet, in der POWERPOINT eine gelbe Info-Leiste mit einer Sicherheitswarnung einblendet: Für weitere Informationen klicken Sie auf den Link. Aktivieren Sie danach im mittleren Bereich der geöffneten Backstage-Ansicht den Link WEITERE INFORMATIONEN ZUR GESCHÜTZTEN ANSICHT. 2 Zum Bearbeiten des in der geschützten Ansicht geöffneten Dokumentes klicken Sie in der Info-Leiste auf die Schaltfläche BEARBEITUNG AKTIVIEREN 2. Überprüfen Sie aber vor dem Öffnen einer solchen Präsentation diese Datei mit einem aktuellen Antivirenprogramm, um sicher zu gehen, dass durch die Mappe keine Schäden an Ihrem PC verursacht werden. Seite 26

3 Eine Präsentation erstellen erste Arbeitsschritte 5 Zwischen mehreren geöffneten Präsentationen wechseln Haben Sie in POWERPOINT gleichzeitig mehrere Präsentationen geöffnet, können Sie ganz einfach zwischen diesen Dateien wechseln: Verwenden Sie hierzu die Tastenkombination STRG F6 ein. Gehen Sie in das Register ANSICHT, und klicken Sie dort auf die Schaltfläche FENSTER WECHSELN. Klicken Sie in der eingeblendeten Liste auf den Namen der Präsentation, zur der Sie wechseln möchten. Mit der Schaltfläche ALLE ANORDNEN 2 können Sie sich alle geöffneten Präsentationen auf dem Monitor anzeigen lassen POWERPOINT-Präsentation speichern und schließen Präsentation erstmals speichern Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf das Symbol. Verwenden Sie hierzu die Tastenkombination STRG S. Öffnen Sie über DATEI SPEICHERN UNTER das entsprechende Dialogfenster. Bestimmen Sie über den Navigationsbereich auf der linken Seite des Dialogfensters den gewünschten Speicherort. Tragen Sie im Listenfeld DATEINAME einen sinnvollen Namen für Ihre neue Präsentation ein. Der Dateiname darf maximal 255 Zeichen lang sein. Sie können Punkt, Komma, Leertasten usw. eintragen. Folgende Zeichen dürfen aber nicht verwendet werden: / \ : *? < >. Gegebenenfalls wird durch eine entsprechende Fehlermeldung darauf hingewiesen und eine Änderung verlangt. Die Eingabe der Dateinamenserweiterung.pptx (Kennzeichnung für POWERPOINT-Präsentation) ist hierbei nicht erforderlich, sie wird von POWERPOINT automatisch ergänzt anhand der Vorgabe im Feld DATEITYP (standardmäßig POWERPOINT-Präsentation.pptx). Sollte der von Ihnen eingetragene Dateiname schon einmal vergeben worden sein, warnt Sie POWERPOINT mit einem entsprechenden Hinweis. Zum Überschreiben bzw. Speichern der Datei unter diesem Namen klicken Sie auf die Schaltfläche JA. Möchten Sie diese Datei erhalten, klicken Sie zum Speichern der neuen Datei unter einem anderen Namen auf die Schaltfläche NEIN. Die Bezeichnungen für Präsentation und Datei werden beim Speichern, Öffnen, Schließen usw. von POWERPOINT synonym verwendet. Sollte nach dem Öffnen des Dialogfensters SPEICHERN UNTER im Listenfeld DATEITYP die Vorgabe OPEN-DOCUMENT- PRÄSENTATION eingetragen sein, ändern Sie diese Vorgabe, damit Ihre Präsentation künftig im POWERPOINT- Dateiformat gespeichert werden: Register DATEI OPTIONEN, Kategorie SPEICHERN, Bereich PRÄSENTATIONEN SPEICHERN, Listenfeld DATEIEN IN DIESEM FORMAT SPEICHERN: Eintrag POWERPOINT-PRÄSENTATION (*.pptx) wählen. Eingabe mit OK bestätigen. Gespeicherte Dateien erneut speichern Bei der Bearbeitung einer Präsentation ist es ratsam, die Datei immer wieder einmal zu speichern. Sollte es zu einem Stromausfall oder einem ungeplanten Programmabbruch kommen, vermeiden Sie dadurch größere Datenverluste. Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf das Symbol (SPEICHERN). Betätigen Sie die Tastenkombination STRG S. Die ältere Version des Dokumentes wird automatisch durch die aktuelle Fassung ersetzt. Ein Dialogfenster wie oben beschrieben wird in diesem Fall nicht angezeigt. Präsentation unter einem anderen Namen speichern Es kann manchmal erforderlich sein, die Präsentation sowohl in ihrem bisherigen als auch in ihrem aktuellen Bearbeitungsstand zu erhalten. Speichern Sie daher die geänderte Fassung unter einem neuen Namen, z.b. mit dem Zusatz Version 2 oder mit dem Datum des Bearbeitungsstandes Stand: Seite 27

4 5 POWERPOINT 200 Grundlagen Register DATEI SPEICHERN UNTER Betätigen Sie die Taste F2. Im eingeblendeten Dialogfenster im Listenfeld DATEINAME einen anderen Namen für das Dokument eintragen (ggf. vorher anderen Speicherort bestimmen). Mit einem Klick auf die Schaltfläche SPEICHERN Vorgang abschließen. Präsentation schließen Register DATEI SCHLIESSEN. Betätigen Sie die Tastenkombination STRG F4. Klicken Sie auf das Schließfeld oben rechts im Anwendungsfenster (siehe Beispiel rechts, Markierung). Wurde die Präsentation seit dem letzten Speichern noch weiter bearbeitet, erfolgt eine Rückfrage zur Speicherung (Dialogfenster). Mit dem oberen, rot unterlegten Feld SCHLIEßEN beendet man auch die aktuelle POWERPOINT-Sitzung, falls nur eine Präsentation geöffnet ist. 5.3 Seitenformatierung festlegen Mit der Seitenformatierung legen Sie das Folienformat und die Ausgabeart für die Folien fest, z.b. ob Sie eine Bildschirmpräsentation wollen (Standardeinstellung) oder Overheadfolien. In POWERPOINT ist auch zunächst immer Querformat eingestellt. Wenn Sie diese Einstellungen ändern wollen, stehen Ihnen insbesondere die Schaltflächen in der Gruppe SEITE EINRICHTEN im Register ENTWURF zur Verfügung: Über die Schaltfläche FOLIENAUSRICHTUNG können Sie schnell zwischen Hoch- und Querformat wechseln. Über die Schaltfläche SEITE EINRICHTEN öffnen Sie das Dialogfenster SEITE EINRICHTEN, in dem Sie die gewünschten Einstellungen für das Seitenformat vornehmen können. Folienformat: Hier können Sie ebenfalls Hochoder Querformat festlegen. Papierformat: In diesem Listenfeld stehen Ihnen verschiedene Ausgabeformate zur Verfügung 2. Für individuelle Abmessungen verwenden Sie die Eingabefelder für Breite und Höhe Legen Sie Ihre Einstellungen in diesem Dialogfenster fest, bevor Sie auf den Folien Inhalte einfügen. Bei einer nachträglichen Änderung kann es passieren, dass sich dadurch das Layout Ihrer Folien verändert, z.b. können eingefügte Grafiken oder Textblöcke verschoben werden. 5.4 Titel der Präsentation eingeben Wie Sie in Kap. 5. bereits gesehen haben, wird als erste Folie einer Präsentation von POWERPOINT zunächst immer eine Titelfolie bereitgestellt. In dieser Titelfolie sind bereits zwei Platzhalter eingefügt und mittig ausgerichtet. Die Eingabe eines Titels bzw. Untertitels ist ganz einfach: Klicken Sie in den oberen Platzhalter für den Titel. Die Eingabeaufforderung verschwindet, der Cursor blinkt nun im Feld. Geben Sie nun die gewünschte Bezeichnung für den Titel Ihrer Präsentation ein. Wiederholen Sie diesen Vorgang im zweiten, unteren Platzhalter für den Untertitel. Um innerhalb des Platzhalters eine neue Zeile zu bekommen, betätigen Sie wie gewohnt die RETURN -Taste. Innerhalb des Platzhalters können Sie entweder den Cursor durch einen Mausklick an eine andere Position setzen oder mit den Pfeiltasten an eine andere Stelle navigieren. Eingabe des Titels / Untertitels abschließen: Drücken Sie die ESC -Taste. Vorteil hierbei: Der Platzhalter bleibt weiter markiert, z.b. um Formatierungen vornehmen zu können. Klicken Sie mit der Maus auf den freien Bereich Ihrer Folie. Der Platzhalter ist nun nicht mehr markiert. Seite 28

5 Eine Präsentation erstellen erste Arbeitsschritte Die Fußzeile einer Präsentation einrichten In POWERPOINT sind bereits Platzhalter in einem Fußzeilenbereich vorbereitet, werden aber zunächst ausgeblendet. Bei Bedarf müssen Sie also die Anzeige dieser Platzhalter aktivieren. Klicken Sie links auf der Registerkarte FOLIEN oder in der Ansicht FOLIENSORTIERUNG auf eine beliebige Folie. Markieren Sie die betreffenden Folien, in denen Sie den Fußzeilenbereich anzeigen lassen wollen. Öffnen Sie im Register EINFÜGEN, Gruppe TEXT, durch einen Klick auf die Schaltfläche KOPF- UND FUß- ZEILE das Dialogfenster KOPF- UND FUßZEILE. Legen Sie die Einstellungen zum Anzeigen des Fußzeilenbereiches fest (siehe nachfolgende Beschreibung). Möchten Sie diese Einstellungen für alle Folien übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche FÜR ALLE ÜBERNEHMEN. Möchten Sie den Fußzeilenbereich nur auf den zuvor schon markierten Folien sich anzeigen lassen, klicken Sie auf die Schaltfläche ÜBERNEHMEN. 2 3 Dialogfenster Kopf- und Fußzeile Mögliche Optionen zur Anzeige des Fußzeilenbereiches: Datum und Uhrzeit: Aktivieren Sie das Kontrollfeld. Anzeige mit automatischer Aktualisierung bei aktivierter Option AUTOMATISCH AKTUALISIEREN. Wählen Sie im Listenfeld 2 das gewünschte Format aus. Gegebenenfalls lassen sich im Listenfeld SPRACHE auch andere Sprachen zur Angabe des Datums festlegen. Anzeige mit feststehendem Datum bei aktivierter Option FEST 3. Tragen Sie im Eingabefeld das gewünschte Datum ein. Foliennummer: Aktivieren Sie das Kontrollfeld FOLIENNUMMER. POWERPOINT beginnt die Nummerierung standardmäßig mit. Über das Dialogfenster SEITE EINRICHTEN (siehe Kap. 5.3) kann aber unten links im Eingabefeld NUMMERIERUNG BEGINNT BEI gegebenenfalls ein anderer Wert eingetragen werden. Fußzeilentext: Aktivieren Sie das Kontrollfeld FUßZEILENTEXT. Tragen Sie im Eingabefeld den Text ein, der auf jeder Folie an dieser Stelle erscheinen soll, z.b. Kurztitel der Präsentation, Projektbezeichnung o.ä. Fußzeilenbereich auf der Titelfolie nicht anzeigen lassen: Aktivieren Sie das Kontrollfeld AUF TITELFOLIE NICHT ANZEIGEN. Haben Sie nun die Platzhalter im Fußzeilenbereich wie beschrieben aktiviert, können Sie danach wenn erforderlich weiteren Text in den Platzhaltern eintragen. Klicken Sie hierzu im Platzhalter an die gewünschte Stelle, und nehmen Sie dort die betreffenden Änderungen vor. 5.6 Weitere Folien einfügen Nachdem Sie Ihre Präsentation erstellt und eingerichtet und Ihre erste Folie die Titelfolie bearbeitet haben, fügen Sie nun weitere Folien hinzu: Wechseln Sie gegebenenfalls in das Register START. Klicken Sie dort in der Gruppe FOLIEN auf den oberen Bereich der Schaltfläche NEUE FOLIE. Gehen Sie im Register für die Ansicht NORMAL (linker Rand des Anwendungsfensters) auf die Registerkarte FOLIE. Klicken Sie mit der linken Maustaste unterhalb der Folie, nach der Sie eine neue Folie einfügen wollen, in den Registerbereich. Eine blinkende schwarze Linie kennzeichnet die Einfügeposition der neuen Folie. Drücken Sie zum Einfügen der Folie nun die RETURN -Taste. Einfügeposition Neue Folie Die neue Folie erscheint an der gewünschten Position. Seite 29

6 5 POWERPOINT 200 Grundlagen Standardmäßig fügt POWERPOINT eine Folie mit Platzhalter für die Überschrift sowie für den Inhalt der Folie 2 (Inhaltsplatzhalter) ein. Die Symbole stehen hier für das Einfügen einer Tabelle, eines Diagrammes, einer SmartArt-Grafik, einer gespeicherten Grafik, einer ClipArt und eines Mediaclips. 3 Da in einer Präsentation sehr häufig mit Stichworten und Aufzählungszeichen gearbeitet wird, befindet sich im Textbereich ein mit Aufzählungszeichen formatierter Platzhalter 3. 2 Nach der Eingabe von Text über den Platzhalter werden die Symbole zum Einfügen von Objekten ausgeblendet. Neue Folie mit Platzhalter für Titel und Inhalt 5.7 Das Folienlayout festlegen Neue Folie mit einem bestimmten Layout einfügen Wenn Sie das Layout TITEL UND INHALT der standardmäßig eingefügten neuen Folie (vgl. Kap. 5.6) bereits beim Einfügen durch ein anderes, passenderes Layout ersetzen wollen, stehen Ihnen in POWERPOINT hierfür im Register START, Gruppe FOLIEN, über die Schaltfläche NEUE FOLIE, einige Alternativen zur Verfügung: Markieren Sie gegebenenfalls die Einfügestelle der neuen Folie. Klicken Sie zum Einfügen einer Folie auf den unteren Bereich der Schaltfläche NEUE FOLIE. POWERPOINT blendet Ihnen eine Auswahlliste mit verschiedenen Layouts ein. Wählen Sie aus dieser Liste das gewünschte Layout aus, z.b. ZWEI IN- HALTE. Fügen Sie die neue Folie mit diesem Layout durch einen Klick auf das entsprechende Symbol ein. Die neue Folie erscheint an der gewünschten Position. Einer bereits eingefügten Folie ein anderes Layout zuweisen Wenn Sie bei der Bearbeitung der Folie merken, dass ein anderes Layout besser passen würde, können Sie auch nachträglich dieser Folie ein anderes Layout zuweisen: Markieren Sie im Register FOLIEN die zu ändernde Folie. Klicken Sie im Register START in der Gruppe FOLIEN auf die Schaltfläche LAYOUT 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste im Register FOLIEN auf die zu ändernde Folie. Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag LAYOUT. Klicken Sie in der Auswahlliste auf das gewünschte Layout. 2 Die Inhalte der Folie werden sofort auf der Basis des gewählten Layouts neu angeordnet und ausgerichtet. Es stehen Ihnen je nach Layout über die entsprechenden Symbole zusätzliche Möglichkeiten zum Einfügen von Diagrammen, Grafiken usw. zur Verfügung, z.b. können Sie beim Layout ZWEI INHALTE neben einem Text ein Foto oder ein Diagramm einfügen. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die verschiedenen Folienlayouts und ihren Verwendungszweck. Seite 30

7 Eine Präsentation erstellen erste Arbeitsschritte 5 Die Folienlayouts in POWERPOINT 200 Folienlayout Bezeichnung, enthaltene Platzhalter und Verwendungszweck Titelfolie Einsatz als Deckblatt oder Abschnittsteiler für Präsentation Angabe von Titel, Untertitel, ergänzende Angaben (z.b. Datum, Name des Referenten, Projektbezeichnung ) Automatisch anders formatiert als alle restlichen Folien der Präsentation Titel und Inhalt Wird standardmäßig einer neu eingefügten Folie zugewiesen. Enthält Platzhalter für Titel (Überschrift) und Symbole zum Einfügen verschiedener Inhalte (Grafiken, Diagramme, Tabellen) Abschnittsüberschrift Trennblatt für Abschnitte innerhalb einer Präsentation Dient mit Abschnittsüberschriften zur besseren Gliederung einer Präsentation Zwei Inhalte Enthält einen Platzhalter für eine Überschrift sowie zwei zunächst gleich große und gleich ausgerichtete Platzhalter mit Aufzählungszeichen und Symbolen zum Einfügen verschiedener Inhalte Gut einsetzbar, um einen Text z.b. durch ein Diagramm oder eine Grafik zu veranschaulichen Vergleich Platzhalter siehe Zwei Inhalte zusätzlich hat jeder Inhaltsbereich noch einen separaten Platzhalter für eine Überschrift Sehr gut einsetzbar für den Vergleich zweier Sachverhalte Nur Titel Enthält nur Platzhalter für eine Überschrift Vor allem dann einzusetzen, wenn eine Grafik oder ein Foto folienfüllend dargestellt werden soll. Leer Geeignet für Folien, die keine Überschrift etc. benötigen; z.b. für die folienfüllende Darstellung eines Fotos Inhalt mit Überschrift Anordnung von Titel und Untertitel neben dem Inhalt (Aufzählungstext, Grafik, Diagramm) Bild mit Überschrift Geeignet z.b. zur Darstellung eines Fotos in entsprechender Größe mit der zusätzlichen Möglichkeit einer Bildunterschrift 5.8 Arbeiten mit den eingefügten Folien 5.8. Arbeiten in der Normalansicht Zur nächsten Folie wechseln Klicken Sie am unteren Ende der Bildlaufleiste auf das Symbol. Verwenden Sie die Bild -Taste. Zur vorherigen Folie wechseln Klicken Sie am unteren Ende der Bildlaufleiste auf das Symbol. Verwenden Sie die Bild -Taste. Seite 3

8 5 POWERPOINT 200 Grundlagen Zu einer bestimmten Folie wechseln Sofern Sie nicht schon am linken Bildschirmrand das Register FOLIEN angezeigt bekommen, wechseln Sie in dieses Register. Klicken Sie dort auf die gewünschte Folie. Ziehen Sie das Bildlauffeld der vertikalen Bildlaufleiste solange mit der Maus nach unten bzw. oben, bis die Nummer der Folie, die Sie aufrufen möchten, in der QuickInfo angezeigt wird (siehe Abbildung rechts). Zur ersten bzw. letzten Folie wechseln Verwenden Sie die Taste POS zum Wechsel auf die erste Folie. Verwenden Sie die Taste ENDE zum Wechsel auf die letzte Folie. Aber Achtung: Wenn Sie diese Funktion nutzen möchten, darf im Folienfenster nichts markiert sein! Hinweis zum Markieren von Folien im Register FOLIEN: Eine einzelne Folie markieren: Klicken Sie auf die betreffende Folie im Register FOLIEN. Diese Folie wird danach im Folienfenster angezeigt und im Register FOLIEN mit einer farbigen Hinterlegung gekennzeichnet. Aufeinanderfolgende Folien markieren: Klicken Sie zunächst auf die erste aller zu markierenden Folien. Halten Sie dann die UMSCHALTEN -Taste gedrückt, und klicken Sie auf die letzte der Folien. Nicht aufeinanderfolgende Folien markieren: Markieren Sie die betreffenden Folien nacheinander durch einen Mausklick bei gedrückter STRG -Taste. Bei Mehrfachmarkierungen wird dann im Folienfenster die zuletzt markierte Folie angezeigt. Folien löschen Markieren Sie im Register FOLIEN die zu löschende(n) Folie(n). Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diese Folie(n). Im eingeblendeten Kontextmenü klicken Sie dann auf den Kontextmenüpunkt FOLIE LÖSCHEN. Drücken Sie die ENTF -Taste Arbeiten in der Ansicht FOLIENSORTIERUNG Navigation zu den Folien Klicken Sie in der Übersicht auf die gewünschte Folie. Navigieren Sie mit den vier Pfeiltasten / / /, um zu der gewünschten Folie zu gelangen. Zur ersten bzw. letzten Folie wechseln Hinweis zum Markieren von Folien im Register FOLIEN siehe Kap Folien löschen 5.9 Inhalte der Folien bearbeiten Wenn Sie nun die eingefügte Folie bearbeiten wollen, verwenden Sie zunächst einmal je nach Layout die entsprechenden Platzhalter. Haben Sie z.b. eine Folie mit dem standardmäßig eingefügten Layout TITEL UND INHALT, geben Sie die Überschrift ein bzw. fügen z.b. ein Diagramm oder eine Tabelle über die jeweiligen Objektsymbole ein. Sobald Sie beginnen, in den Inhaltsplatzhalter Text zu schreiben, werden die Symbole zum Einfügen von Objekten ausgeblendet (siehe auch Kap. 5.6). Beim Eingeben des ersten Eintrages sehen Sie dann auch, dass der Textbereich schon mit einem Aufzählungszeichen formatiert ist standardmäßig ein Punkt ( Bullet ). Seite 32

9 Eine Präsentation erstellen erste Arbeitsschritte 5 Aufzählungstext eingeben Klicken Sie im Inhaltsplatzhalter auf den Aufforderungstext Text durch Klicken hinzufügen. Der Cursor blinkt nun hinter dem Aufzählungszeichen. Tragen Sie Ihren Text für den ersten Punkt ein. Schließen Sie die Eingabe mit der RETURN -Taste ab. Der Cursor springt wie gewohnt in die nächste Zeile, sie ist automatisch mit einem Aufzählungszeichen versehen. Geben Sie den Text des zweiten Punktes ein. Drücken Sie abschließend wieder die RETURN -Taste. Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Sie Ihre Auflistung vollständig eingetragen haben. Zum Beenden der Texteingabe klicken Sie außerhalb des Inhaltsplatzhalters auf die Folie der Inhaltsplatzhalter ist anschließend nicht mehr markiert. Drücken Sie die ESC -Taste der Inhaltsplatzhalter bleibt in diesem Falle markiert. Einen Unterpunkt erzeugen Zunächst wird im Textbereich jede neue Zeile mit dem Aufzählungszeichen des vorhergehenden Punktes formatiert. Wenn Sie nun in der aktuellen Zeile einen Unterpunkt eintragen möchten, müssen Sie diesen Gliederungspunkt tiefer stufen: Setzen Sie den Cursor mit der Maus an den Anfang des betreffenden Absatzes. Klicken Sie nun im Register START in der Gruppe ABSATZ auf das Symbol. Verwenden Sie alternativ die -Taste. Der Text wird nun als Unterpunkt eine Ebene tiefergestuft dargestellt. Das Symbol des Aufzählungszeichens ändert sich und wird weiter eingerückt. Einen Unterpunkt höherstufen Setzen Sie den Cursor mit der Maus an den Anfang des betreffenden Absatzes. Klicken Sie nun im Register START in der Gruppe ABSATZ auf das Symbol. Verwenden Sie alternativ die Tastenkombination + UMSCHALTEN. Eine neue Zeile innerhalb des Absatzes ohne Aufzählungszeichen erzeugen Es kann immer wieder einmal vorkommen, dass Sie zu einem Punkt etwas mehr Text eingeben möchten und hierfür eine zweite Zeile benötigen. Diese zweite Zeile soll aber dann kein Aufzählungszeichen aufweisen und eingerückt sein. Nach Ende der Texteingabe in der ersten Zeile drücken Sie UMSCHALTEN in Kombination mit der RETURN -Taste. Sie erhalten eine neue, der Gliederungsstufe entsprechend eingerückte Zeile ohne Aufzählungszeichen. Der Zeilenabstand innerhalb dieses Absatzes ist hierbei etwas kleiner als zwischen den Absätzen. Text ohne Aufzählungszeichen eingeben Wenn Sie den Text ohne Aufzählungszeichen im Platzhalter eingeben möchten, schalten Sie diese Funktion aus, bevor Sie mit der Eingabe des Textes beginnen: Schalten Sie die Funktion AUFZÄHLUNGSZEICHEN aus, in dem Sie im Register START in der Gruppe ABSATZ, einen Klick auf die Schaltfläche machen. Betätigen Sie einmal die KORREKTUR Taste. Folientexte markieren, überschreiben und löschen Wie in WORD 200, so müssen Sie auch in POWERPOINT einen Textabschnitt markieren, bevor Sie bestimmte Aktionen, wie z.b. Formatieren, Überschreiben oder Löschen, durchführen können. Sie können hierbei den Text sowohl mit der Maus als auch mit der Tastatur markieren. Eine Markierung erkennbar an der farbigen Hinterlegung heben Sie auf, in dem Sie an eine beliebige Stelle auf der Folie außerhalb der Markierung klicken. Seite 33

10 5 POWERPOINT 200 Grundlagen Markieren mit der Maus: Was soll markiert werden Ein Wort Beliebige zusammenhängende Textteile Nicht zusammenhängende Textteile Einen Absatz Ganzen Text Wie geht es? Klicken Sie doppelt in das Wort. Bewegen Sie den Mauszeiger an den Anfang (bzw. das Ende) des betreffenden Textteils: Ziehen Sie die Maus bei gedrückter linker Maustaste auf das Ende (bzw. den Anfang) des Textteiles. Halten Sie die UMSCHALTEN -Taste gedrückt, und klicken Sie an das Ende (bzw. den Anfang) des Textteils. Markieren Sie den ersten Bereich wie gewohnt. Danach halten Sie die STRG -Taste gedrückt und markieren den nächsten Textbereich. Klicken Sie dreimal in den Absatz. Klicken Sie in den Text, um den Platzhalterrahmen zu aktivieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Rahmen, und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag TEXT BEARBEITEN. Der gesamte Text ist nun farblich unterlegt, also markiert. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Rahmen, dadurch ist automatisch der gesamte Text im Platzhalter markiert, allerdings ohne farbige Hinterlegung. Markieren mit der Tastatur: Was soll markiert werden Ganzen Text Zeichenweise nach links / rechts Wortweise nach links / rechts Vom Cursor bis Absatzanfang Vom Cursor bis Absatzende Wie geht es? STRG A UMSCHALTEN / UMSCHALTEN STRG UMSCHALTEN / STRG UMSCHALTEN STRG UMSCHALTEN STRG UMSCHALTEN Von der Cursor-Position bis zum Textanfang STRG UMSCHALTEN POS Von der Cursor-Position bis zum Textende STRG UMSCHALTEN ENDE Durch mehrmaliges Betätigen der entsprechenden Tastenkombinationen kann man mehrere benachbarte Wörter, Zeilen oder Absätze markieren. Folientexte überschreiben Zum Überschreiben eines Textes markieren Sie den entsprechenden Textabschnitt. Geben Sie dann Ihren neuen Text ein es gilt auch hier: Eingabe ersetzt die Markierung. Folientexte löschen Zum Löschen eines Textes markieren Sie den entsprechenden Textabschnitt. Drücken Sie dann die ENTF -Taste. 5.0 Die Verwendung von Foliendesigns In POWERPOINT finden Sie eine Reihe von Vorlagen, die sogenannte Designs, zur Gestaltung Ihrer Folien. Mit nur wenigen Mausklicks können Sie damit eine professionelle und einheitliche Präsentation erstellen. Eine Designvorlage beinhaltet sowohl voreingestellte Design-Schriftarten und Design-Farben als auch Design-Effekte, die entsprechend Ihrer Wahl des Designs dann standardmäßig für alle Folien der Präsentation gelten. Beim Erstellen einer neuen Präsentation ist zunächst immer das Design LARISSA eingestellt (Standardschriftart für Überschrift und Textkörper CALIBRI, weißer Hintergrund und eine bestimmte Palette Designfarben). Sie können bei der Bearbeitung Ihrer Präsentation jederzeit das Design wechseln POWERPOINT weist dann automatisch die anderen Formatierungen zu. Es ändert sich zwar damit das Aussehen Ihrer Präsentation, der Inhalt bleibt aber unverändert. Seite 34

11 Eine Präsentation erstellen erste Arbeitsschritte 5 Ein anderes Design verwenden Wenn Sie in Ihrer Präsentation das Design ändern möchten, gehen Sie wie folgt vor: Rufen Sie das Register ENTWURF auf. In der Gruppe DESIGNS sehen Sie einige der zur Verfügung stehenden Designvorlagen, die aktuell verwendete ist durch einen farbigen Rahmen markiert. Eine Übersicht über alle in POWERPOINT enthaltenen Vorlagen erhalten Sie durch einen Klick auf das Pfeilsymbol (siehe Abbildung rechts, Markierung). Sobald Sie mit der Maus auf ein anderes Design zeigen, erhalten Sie eine QuickInfo mit dem Namen des Designs. Über die Livevorschau sehen Sie auch gleich im Folienfenster, wie Ihre Folie mit dem neuen Design aussieht. Beispiele: Design LARISSA (Standard) Design CRONUS Design STROH Mit einem Klick auf das Symbol im Vorlagenkatalog übernehmen Sie das Design für alle Folien Ihrer Präsentation. Rechtsklick mit der Maus auf das Symbol, Kontextmenüpunkt FÜR ALLE FOLIEN ÜBERNEHMEN. Das von Ihnen ausgewählte neue Design ist nun auf der Folie im Folienfenster sowie im Register FOLIEN zu erkennen. Zum Standard-Design LARISSA können Sie ganz einfach durch einen Klick auf das Symbol von Design LARISSA im Vorlagenkatalog wieder wechseln. Bitte beachten Sie, dass das Design die Aufteilung und Ausrichtung der Platzhalter wesentlich beeinflusst wie Sie an den drei oben abgebildeten Beispielen gut sehen können. Anwendungsfenster nach Übernahme des Designs CRONUS Unterschiedliche Designs verwenden Im vorherigen Abschnitt wurde allen Folien einer Präsentation ein anderes Design zugewiesen. Sie können aber auch in einer Präsentation unterschiedliche Designs einsetzen, damit sich z.b. Abschnitte auch optisch voneinander abheben. Markieren Sie die Folien, denen Sie ein anderes Design zuweisen möchten. Wählen Sie im Vorlagenkatalog in der Gruppe DESIGNS, Register ENTWURF, das neue Design aus. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf dieses Design, und übernehmen Sie es auf die markierten Folien mit Hilfe des Kontextmenüpunktes FÜR AUSGEWÄHLTE FOLIEN ÜBERNEHMEN. Design für ausgewählte Folien ändern Wenn Sie in Ihrer Präsentation einigen Folien bereits mit einem anderen Design formatiert haben und nun eines der eingesetzten Designs verändern möchten, gehen Sie wie folgt vor: Markieren Sie eine der Folien, deren Design Sie ändern möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte neue Design, und übernehmen Sie es mit Hilfe des Kontextmenüpunktes FÜR GLEICHARTIGE FOLIEN ÜBERNEHMEN. Seite 35

12 5 POWERPOINT 200 Grundlagen Wenn Sie nun mehrere Designs in Ihrer Präsentation verwenden, finden Sie die entsprechenden Angaben im Bereich DIESE PRÄSENTATION im oberen Teil des Listenfeld ALLE DESIGNS, das Sie sich über die Pfeilschaltfläche einblenden lassen können. Wenn Sie auf eines der sich in diesem Bereich befindlichen Symbole mit der Maus zeigen, sehen Sie in der QuickInfo, auf welchen Folien dieses Design verwendet wird (im Beispiel rechts: Austin: Folie -3). Zusätzlich sehen Sie in der Statusleiste im linken Bereich ebenfalls den Namen des Designs angegeben. Sollte dies nicht der Fall sein, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Statusleiste. Prüfen Sie nach, ob in der eingeblendeten Auflistung der Eintrag DESIGN aktiviert ist. Wenn dies nicht der Fall ist, klicken Sie zur Aktivierung auf diesen Eintrag. Listenfeld ALLE DESIGNS Individuelles Anpassen eines Designs Falls gewünscht, können Sie das Design Ihrer Folien weiter individuell anpassen. Verwenden Sie hierzu im Register ENT- WURF in der Gruppe DESIGNS die Schaltflächen FARBEN, SCHRIFTARTEN und EFFEKTE. Hier finden Sie eine Vielzahl von weiteren Einstellmöglichkeiten. 5. Präsentationen drucken Bevor Sie Ihren Text ausdrucken, sollten Sie die Datei vor dem Ausdruck abspeichern. Sollte dann beim Drucken ein Problem auftauchen, das zu einem Absturz führt, ist es gut, auf die gespeicherte Datei zurückgreifen zu können. Schnelldruck einer Präsentation Mit Klick auf das Druckersymbol in der Symbolleiste für den Schnellzugriff wird die komplette Präsentation mit dem Drucker ausgedruckt, der bei Ihnen als Standarddrucker installiert ist. Für den Ausdruck werden hierbei die Standardeinstellungen von POWERPOINT und des Druckers verwendet. Das Dialogfenster DRUCKEN erscheint in diesem Fall nicht. Ist das Symbol nicht in der Symbolleiste enthalten, fügen Sie es einfach hinzu: Sind Sie auf dem Register DATEI, wechseln Sie in ein beliebiges anderes Register. Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben der Symbolleiste für den Schnellzugriff. In der eingeblendeten Liste aktivieren Sie durch einen Klick den Eintrag SCHNELLDRUCK. Einstellungen für den Druck von Präsentationen festlegen Wechseln Sie in das Register DATEI, und wählen Sie dort in der Leiste am linken Rand des Anwendungsfensters die Kategorie DRUCKEN. Klicken Sie auf das Symbol (SEITENANSICHT UND DRUCKEN) in der Symbolleiste für den Schnellzugriff. STRG P. Im Druckvorschau-Fenster können Sie im mittleren Bereich die gewünschten Einstellungen für den Ausdruck vornehmen. Den Druck starten Sie dann mit einem Klick auf die Schaltfläche DRUCKEN. Eine ausführliche Beschreibung dieser Einstellmöglichkeiten finden Sie in Kapitel 4. Seite 36

13 Eine Präsentation erstellen erste Arbeitsschritte Zusammenfassung Was möchten Sie erreichen? So lösen Sie es: Alternativ: eine neue Präsentation erstellen (mit Standarddesign, weißer Hintergrund) DATEI NEU, Symbol LEERE PRÄSENTATION STRG N eine Präsentation öffnen DATEI ÖFFNEN STRG O zwischen mehreren geöffneten Präsentationen wechseln ANSICHT FENSTER, Schaltfläche FENSTER WECHSELN STRG F6 eine Präsentation speichern DATEI SPEICHERN UNTER STRG S eine Präsentation unter anderem Namen speichern DATEI SPEICHERN UNTER eine Präsentation schließen DATEI SCHLIESSEN STRG F4 die Seitenformatierung festlegen die Fußzeilen einer Präsentation einrichten weitere Folien einfügen neue Folie mit einem bestimmten Layout einfügen einer Folie ein anderes Layout zuweisen ENTWURF SEITE EINRICHTEN, Symbol SEITE EINRICHTEN EINFÜGEN TEXT, Schaltfläche KOPF- UND FUßZEILE START FOLIEN, Schaltfläche NEUE FOLIE (obere Hälfte) START FOLIEN, Schaltfläche NEUE FOLIE (untere Hälfte), Layout in Liste auswählen START FOLIEN, Schaltfläche LAYOUT, Layout in Liste auswählen einen Unterpunkt im Aufzählungstext erzeugen START ABSATZ, Symbol -Taste F Klick mit rechter Maustaste auf Folie in Register FOLIE, Eintrag NEUE FOLIE einen Unterpunkt höherstufen START ABSATZ, Symbol UMSCHALTEN das Foliendesign wechseln ENTWURF DESIGNS, Liste öffnen mit --- für ausgewählte Folien Design wechseln ENTWURF DESIGN, mit rechter Maustaste auf Designvorlage klicken, Kontextmenüpunkt FÜR AUSGEWÄHLTE FOLIEN ÜBERNEH- MEN eine Präsentation drucken DATEI DRUCKEN STRG P Seite 37

14 5 POWERPOINT 200 Grundlagen 5.3 Übung Übungsdatei: --- Ergebnisdatei: PPT -E, PPT 2-E. Erstellen Sie eine neue POWERPOINT-Präsentation. 2. Speichern Sie die Datei als erstes unter dem Namen PPT -E ab. 3. Geben Sie in der Titelfolie die Überschrift POWERPOINT ein, als Untertitel Erstellen einer Präsentation. 4. Schließen Sie die Datei. 5. Rufen Sie diese Datei nun wieder auf, und fügen Sie eine neue Folie ein. 6. Richten Sie nun die Fußzeile ein: aktuelles Datum Foliennummer Fußzeilentext: Schulung POWERPOINT 200 Fußzeile auf der Titelfolie ausblenden 7. Geben Sie nun auf der zweiten Folie folgenden Inhalt ein: Überschrift: Erstellen einer Präsentation. Gliederungsebene: Übungsinhalte Als Unterpunkte geben Sie nun ein: Neue Präsentation erstellen, Texteingabe, Fußzeile einrichten, Seitenformatierung einstellen, Präsentation drucken Wieder als. Gliederungsebene geben Sie ein: Erforderliche Kenntnisse Unterpunkte hierzu: POWERPOINT starten, Präsentation speichern 8. Speichern Sie die Datei unter demselben Namen sicherheitshalber ab. 9. Ändern Sie das Design für alle Folien, wählen Sie hierzu ein beliebiges Design aus dem Vorlagenkatalog. 0. Speichern Sie diese Version Ihrer Präsentation als PPT 2-E ab.. Für einen Probeausdruck auf A4-Papier ändern Sie nun die Seitenformatierung. Drucken Sie die beiden Seiten aus. 2. Nach dem Ausdruck stellen Sie die ursprüngliche Seitenformatierung Bildschirmpräsentation (4:3) wieder ein. 3. Zum Vergleich der beiden Datei-Versionen öffnen Sie nun auch die Datei PPT -E. Wechseln Sie zwischen den beiden Präsentationen. Für eine bessere Übersicht lassen Sie sich beide Dateien zusammen auf dem Bildschirm anzeigen. 4. Schließen Sie beide Präsentationen.. Seite 38