Einführung Information Lifecycle Management

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1 Einführung Information Lifecycle Management IBM Schweiz AG Raphael Mettan, Principal ILM IBM Schweiz AG 2009 IBM Corporation

2 Was ist ILM? Informationslebenszyklusmanagement (ILM, englisch Information Lifecycle Management) sind Strategien, Methoden und Anwendungen um Informationen entsprechend ihrem Wert und ihrer Geschäftsnutzung bedarfsgerecht auf der jeweils optimierten und kosteneffizienten Infrastruktur bereitzustellen, zu erschließen und langfristig sicher aufzubewahren. (In Anlehnung an SNIA) Data Value or Criticality Business IT Request (simple) HR Document SLA Type Contract F&E Type Docum. 0 7 Days 4 Days 2 Days 28 Days 3 Mos. 6 Mos. 9 Mos. Year 5 Years 0 Years 2 IBM Club of Excellence 2009 IBM Corporation

3 ILM Projekte - Vielfältig HSM Hierarchische Speichermanagement Data Migration RM Records Management Virtualisierung Digitale Erhaltung Archiving Revisionssicher Workflow WCM Web Content Management DM Document Management COLD Computer Output to Laser Disk EDM/PDM Engineering Data Management Product Data Management Collaboration Storage Architektur Archiving Optimierung De-Duplication Document Imaging DAM Digital Asset Management Backup Konzept 3 IBM Club of Excellence 2009 IBM Corporation

4 ILM hat verschiedene Fokusbereiche ILM Gesamtkonzept 4 IBM Club of Excellence 2009 IBM Corporation

5 ILM: Mögliche Ausgangslage (Projektbeispiel) ILM Projekt; ca. 20 konkrete Anforderungsgruppen (Anwendungsfälle) - ECM Archiv: Patente scannen und ablegen - ECM DMS: Projektdokumentation Entwicklung ablegen/verwalten - ECM DMS: Kundendossiers Bereich Marketing - ECM Archiv: SAP Archivierung (Belegarchivierung) - Storage: Hierarchischen Speichermanagement mit Informationsklassen ILM Policies - etc. Compliance Anforderung in einigen Anwendungsfälle gegeben Problematik: Wo und Wie beginnen? / Wie ist das Vorgehen? Im Fokus dieser Einleitung: Zielkonflikt Geschäft / IT 5 IBM Club of Excellence 2009 IBM Corporation

6 ILM Projekte: Spannungsfeld zwischen Fach und IT Nicht-funktionale Anforderungen Verfügbarkeit Wiederherstellbark. Skalierbarkeit Performance Funktionale Anforderungen z.b. Workflow Anforderungen Compliance Anforderungen Regulatorische Anforderungen Gesetze (z.b. GeBüV), ISO, SOX etc. Geschäftspolicies Geschäftlicher Wert der Informationen Optimierte und kosteneffiziente IT-Infrastruktur Optimierungstrends Data Deduplication HSM Hierarchische Speicherverwaltung ECM (Content & Discovery) Storage Virtualisierung Flexibles Storage Provisioning Entstehung Access Migrate Informationsmanagement Vernichtung Protect Archive 6 IBM Club of Excellence 2009 IBM Corporation

7 CIO Aufgabe ist die Heterogenität der Fachanforderungen zu berücksichtigen bei gleichzeitiger Optimierung der IT-Infrastruktur Geschäftlicher Wert der Informationen Optimierte und kosteneffiziente IT-Infrastruktur 7 IBM Club of Excellence 2009 IBM Corporation

8 Sicht Business Sicht auf ILM Infrastruktur Lösung Maximum: Nicht-Unzufriedenheit ILM Infrastruktur muss laufen. Keine weiteren Ansprüche Sicht auf fachliche (geschäftliche) ILM Lösung Zurverfügungstellung einer Lösung, welche: Maximum: Zufriedenheit Hebel auf Value! die tägliche Arbeit unterstützt // das eigene Informationsmodell und die Prozesse abdeckt Begeisterungsfaktoren: - übertroffene Erwartung - unerwartet - bewusst Value / Zufriedenheit - + Infrastruktur + - Fachlichkeit Erfüllungsgrad Basisfaktoren: - selbstverständlich - erwartet - zum Teil nicht bewusst Geschäftsanforderung Infrastrukturqualität 8 IBM Club of Excellence 2009 IBM Corporation

9 ILM - Zusammenfassung IBM Schweiz AG Raphael Mettan, Principal ILM IBM Schweiz AG 2009 IBM Corporation

10 Zurück zu unserer Ausgangslage: Wo beginnen wir // Wie gehen wir vor? ILM Projekt; ca. 20 konkrete Anforderungsgruppen (Anwendungsfälle) - ECM Archiv: Patente scannen und ablegen - ECM DMS: Projektdokumentation Entwicklung ablegen/verwalten - ECM DMS: Kundendossiers Bereich Marketing - ECM Archiv: SAP Archivierung (Belegarchivierung) - Storage: Hierarchisches Speichermanagement mit Informationsklassen ILM Policies - etc. Compliance Anforderung in einigen Anwendungsfällen gegeben Problematik : Wo und Wie beginnen / Wie Vorgehen 0 IBM Club of Excellence 2009 IBM Corporation

11 Ein ILM Projekt besteht meist aus mehreren Realisierungseinheiten (Anwendungsfälle). Das Gesamtkonzept hält sie zusammen Projektidee / Auftragssetup IM / ECM Gesamtkonzept Verankerung Initiierung Analyse Strategie/ Konzept Realisierung Anwendungsfall Realisierung Anwendungsfall Realisierung Anwendungsfall Beispiele für Anwendungsfälle: Ablage Projektdokumentation SAP Archivierung Archivierung Administrationsprozesse Rechnung Scanning & Ablage Konzept/Evaluation Design/Realisierung Einführung Betrieb IBM Club of Excellence 2009 IBM Corporation

12 Im Detail stehen auf den Ebenen Projekt, Organisation, ILM, Infrastruktur und Know-How unterschiedliche Aktivitäten an Fokus (vereinfacht) Projektidee / Auftragssetup ILM Gesamtkonzept ILM Anwendungsfallrealisierung (Use Case) (Loop für jeden Anwendungsfall; nach Masterplan) Verankerung Initiierung Analyse Strategie/ Konzept Konzept/Evaluation Design/Realisierung Einführung Betrieb Projekt Vision PM System On-Boarding Projektleitung & QS Scope / Ziele Change Management Organisation ILM / ECM Infrastruktur HL Situationsanalyse Grobstudie Int/Ext Rahmen Analyse HL Gesamt-Anforderungsnalyse HL Informations- Analyse ILM Policy ILM Organisation Konzept ILM Strategie ILM Konzept Masterplan (Bereiche) Funktionale Informationsarchitektur Anf profil- UC UC Fachl Konzept Produktselektion UC Betriebs- Modell UC Einführung IM Organisation Techn. Lösungs- Konzept & Design UC Implementation Konfiguration UC Aufbau / Ausbau Infrastruktur Einführung Betriebsorg. Test & Rollout UC Daten- Migration UC Test & Rollout Betrieb Wartung Support Know-How Schulung Management / Projektteam Schulung UC 2 IBM Club of Excellence 2009 IBM Corporation

13 Analyse: Hauptanforderungen im Gesamtüberblick sind Ausgangspunkt für das weitere Handeln Analyse - Gesamtanf. - Informationen. Konkrete fachliche Anwendungsfälle, welche Anforderungen an eine Lösung stellen 2. Welche Informationen? Informationsklassen, welche Anforderung an deren Verwaltung stellen. Lebenszyklus 3. Compliance Anforderungen an die Informationsverwaltung Kunde Kundendossier Kundenübersicht..n Geschäftsfalldossier..n Dokument..n..n Fallübersicht Geschäftsfall 0..n..n Versicherungsfall 3 IBM Club of Excellence 2009 IBM Corporation

14 Ziele: Klar spezifizierte, messbare Ziele definieren WAS erreicht werden soll Analyse - Gesamtanf. - Informationen Ziele Welche Ziele (gegenüber den Kosten)? Ziele beeinflussen Lösungsdesign Rückschlüsse über Projekterfolg / Korrekturen Keine Investition, falls Ziele nicht festgehalten sind! Zum Beispiel: - Compliant gegenüber: - Geschäftsbücherverordnung (GebüV) - Produkthaftpflicht - Reduktion Durchlaufzeit der Kreditprüfung um 30% - Einhaltung Standard xy 4 IBM Club of Excellence 2009 IBM Corporation

15 Grundsätze: Grundsätze sind strategische Entscheidungen, welche die Lösungsfindung eingrenzen Analyse - Gesamtanf. - Informationen Ziele Grundsätze Grundsätze als Leitplanken zur Zielerreichung Schränken die Freiheiten aus strategischen Gründen ein Richtlinien für die Arbeit mit Informationen Leitplanken! Generelle Grundsätze Technologie Grundsätze Org. Grundsätze Herausforderung / Rahmenbedingungen / Ziele Grundsätze Lösungsfindung Ziele Grundsätze 5 IBM Club of Excellence 2009 IBM Corporation

16 Funktionale Komponenten: Die funktionale Architektur beschreibt welche Funktionen zur Zielerreichung notwendig sind Analyse - Gesamtanf. - Informationen Ziele Grundsätze Funktionen Funktionalitäten, um die Ziele zu erreichen (nur wesentliche!) Produktneutrale funktionale Komponenten ( was der Funktionsblock tun muss ) Ein Produkt kann zugleich mehrere Funktionale Komponenten abdecken Funktionale Komponenten und Beschreibung, keine Modewörter, keine Produkte! Danach in Umsetzung: - Anwendungsfälle Mapping - Produkte Mapping Export aus Applikationen Internet Applikationen SAP Exchange Browser Office Umgebung Integration / Interface Service Ablagen Storage Internet Web Server Internet Web Content Mgmt. Service Web Ablagen Storage Tier Intranet Web Server Intranet Web Content Mgmt. Service File Ablagen Storage Tier 2 Office Interface Search Service Scan Interface Collaboration Service Content Ablagen Backup SAP Interface DMS Service Archiv Tier Exchange Interface Archiv Ablagen File Interface Archiv Service Archiv Tier 2 ECM Fokus 6 IBM Club of Excellence 2009 IBM Corporation

17 Organisation: Die Organisation beschreibt die notwendige unternehmerische Verankerung Analyse - Gesamtanf. - Informationen Ziele Grundsätze Funktionen Organisation Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Rollen um das ILM entsprechend zu tragen Aufbau- und Ablauforganisation Governance Dokumentation (z.b. Prozessdoku) Die Organisation ist das Rückgrad. Für Compliance z.b. zentral: Klare Verantwortung Geschäftsleitung, Compliance Officer, Mitarbeiter Eingliederung in Governance Prozesse Verfahrungsdokumentation Prüft periodisch die Einhaltung der Weisungen Process Owner Weisung 2 Weisung meldet die Notwendigkeit der Anpassungen von Weisungen meldet ECM Anforderungen / Anpassungen Meldepflicht bei Änderungen in ihrem Bereich Umsetzung der Weisungen und ECM Anleitungen in ihren Bereichen Geschäftsleitung ECM Strategie Gremium ECM Fachstelle setzt das ECM Strategie Gremium ein Gibt den Auftrag zur ECM Strategie Überarbeitung / Anpassungen Freigabe für weitreichende Entscheide Überprüfung / Freigabe Führen und Kontrolle Umsetzung der ECM Initiative mittels geeigneter Technologien in Form von Projekten und betreiben der Plattformen ECM Strategie Überarbeitung und Pflege von ECM Strategie und Umsetzungsplänen ECM Programm portfolio Application Manager Mitarbeiter Einhaltung der Weisungen und ECM Anleitungen 7 IBM Club of Excellence 2009 IBM Corporation

18 Masterplan: Gruppierte Anwendungsfälle bilden die konkreten Umsetzungsprojekte und den Masterplan Analyse - Gesamtanf. - Informationen Ziele Grundsätze IF03 DMS Lösung Funktionen Organisation IF03 DMS Lösung IF0 Priorisierung: Wichtigkeit/Dringlichkeit, Einführung einer Multi-Tier-Storage Kosten/Nutzen, Lösung Zielerreichung lassen sich für Anwendungsfälle festlegen UP03 Bibliothek AF5 Produktablage für Software Sinnvolle Integration / Etappierung IIS (Microsoft mit Internet Berücksichtigung Information Services) der Priorisierung Scanning / Ressourcen Microsoft- DMS SharePoint Search Bühler Projektdokumente neu GP pediaaf9 Scanning Archiv Projektdokumente GP MS-SQL IF04 Collaboration Lösung AF04 Collaboration Plattform für ITP, BDAG, PARTEC Coll- AF28 Verwaltung Dokumentenablage CEO Masterplan ist die mehrjährige AF05 Plattform für organisationsübergreifend Umsetzungsplanung arbeitende Fachkompetenz-Teams aboration AF07 Aquisition einer Firma Lösung Microsoft- AF08 CEO Live Chat AF2 Forum BBS Jahr 2009 Jahr 200 Jahr SharePoint 20 AF3 Forum BBS CS Service Internet Intranet Bühler UP0 DMS Kundenprojekte neu neu pedia IF03 DMS Lösung AF0 Projektinformationen Kundenprojekte AF Bildablage für Kundenprojekte UP05 Internet MS-SQL AF4 Internet UP05 Internet AF4 Internet UP09 Überführung Patentinformationen AF7 Überführung Patentinformationen Infrastrukturprojekte Applikationen / Client Interface UP04 Collaboration IF04 Collaboration Lösung AF04 Collaboration Plattform für ITP, BDAG, PARTEC AF28 Verwaltung Dokumentenablage CEO AF05 Plattform für organisationsübergreifend arbeitende Fachkompetenz-Teams AF07 Aquisition einer Firma AF08 CEO Live Chat AF2 Forum BBS AF3 Forum BBS CS UP2 Bühlerpedia AF20 Bühlerpedia IF03 DMS Lösung Ablagen / Daten Storage Umsetzungsprojekte Jahr 2009 Jahr 200 Jahr 20 IF04 UP02 DMS Entwicklungsprojekte IF03 DMS Lösung AF02 Plattform für Entwicklungsprojekte IF0 Einführung einer Multi-Tier-Storage Lösung UP03 Bibliothek IF0 Einführung einer Multi-Tier-StorageLösung AF03 Produktinformationsplattform AF5 Produktablage für Software IF02 Archiv AF20 Bühlerpedia Lösung UP3 Enterprise Search UP06 Intranet AF7 Überführung AF24 Enterprise Search AF2 Intranet (B-Net) Patentinformationen UP6 Reduktion Duplikate AF27 Reduktion Duplikate CAD Autodesk UP09 Überführung Patentinformationen Infrastrukturprojekte CAE 3D Bentley UP4 Download Service Kundenportal AF25 Download Service Kundenportal UP5 Ablösung Printing on Demand AF26 Ablösung Printing on Demand PDM SmarTeam Web Content Navigator Web Browser Bühlerpedia UP2 Bühlerpedia SharePoint PIM UP04 Collaboration CAE 3D Bentley CAD Autodesk UP07 SAP Archivierung IF02 Archiv Lösung AF22 SAP Datenarchivierung AF23 SAP Belegsarchivierung UP08 Archivierung AF09 Archivierung Compliance AF0 Archivierung (Mailboxmanagement) UP0 Scanning Korrespondenz GP AF8 Scanning Korrespondenz GP UP Scanning Archiv Projektdokumente GP AF9 Scanning Archiv ProjektdokumenteGP Umsetzungsprojekte LSVA PDM SmarTeam Tier SAN Storage UP02 DMS Entwicklungsprojekte UP06 Intranet Navigator Picture Park AF2 Intranet (B-Net) PIM UP6 Reduktion Duplikate AF27 Reduktion Duplikate AF02 Plattform für Entwicklungsprojekte IF0 Einführung einer Multi-Tier-Storage Lösung AF03 Produktinformationsplattform Search neu SAP 3D Plant SAP BW Mail Exchange Anwendungsfälle / UP0 DMS Kundenprojekte Masterplan 8 IBM Club of Excellence 2009 IBM Corporation Bühlerpedia DMS Applikationen / Client Integration / Interface UP4 Download Service Kundenportal AF25 Download Service Kundenportal Service Ablagen / Daten Storage IF02 Archiv Lösung UP5 Ablösung Printing Tier 2 Storage on Demand AF26 Ablösung Printing on Demand B-Net DMS Content B-Point neu CAD Autodesk MS Office Tools Internet neu IF03 DMS Lösung AF0 Projektinformationen Kundenprojekte AF Bildablage für Kundenprojekte CAE 3D Bentley Web Browser IIS (Microsoft Internet Information Services) Intranet neu PDM SmarTeam Web Content Hyperion AF22 SAP Datenarchivierung AF23 SAP Belegsarchivierung Microsoft File Server Archiv neu UP08 Archivierung Navigator UP3 Enterprise Search AF24 Enterprise Search IF04 Collaboration Lösung Bühlerpedia SharePoint SAP xrpm PIM CAE 3D Bentley CAD Autodesk LSVA PDM SmarTeam Tier SAN Storage UP07 SAP Archivierung Navigator IF02 Archiv Lösung Picture Park AF09 Archivierung Compliance AF0 Archivierung (Mailboxmanagement) PIM SAP 3D Plant SAP BW Mail Exchange UP0 Scanning Korrespondenz GP AF8 Scanning Korrespondenz GP Archiv Storage neu SAP BW SAP ERP Bühlerpedia UP Scanning Archiv Windows Explorer CAE 3D Bentley CAD Autodesk SAP CRM PIM B-Net LSVA DMS Content B-Point Mail Scanning neu Tier 2 Storage Tier 2 Storage MS Office Tools Eingeführt Hyperion SAP xrpm Archiv neu Archiv Storage neu SAP BW SAP ERP Windows Explorer CAE 3D Bentley Microsoft File Server CAD Autodesk PIM SAP CRM LSVA Mail Tier 2 Storage Eingeführt