Die elektronische Rechnung Wann? Wie? Dr. Gerhard Laga Wirtschaftskammer Österreich, E-Center Leiter AK E-Billing AUSTRIAPRO

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1 Die elektronische Rechnung Wann? Wie? Dr. Gerhard Laga Wirtschaftskammer Österreich, E-Center Leiter AK E-Billing AUSTRIAPRO

2 Der Aufhänger: Änderung der Rechtslage Vor-Entwurf(!!) von 2/22 der Änderung von Abs 2 2.&3. UA UStG Als Rechnung gilt auch eine elektronische Rechnung, sofern der Empfänger dieser Art der Rechnungsausstellung zustimmt. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Sie gilt nur unter der Voraussetzung als Rechnung, dass die Echtheit ihrer Herkunft, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sind. Der Bundesminister für Finanzen bestimmt mit Verordnung die Anforderungen, bei deren Vorliegen diese Voraussetzungen erfüllt sind..die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der elektronischen Rechnungen müssen für die Dauer von sieben Jahren gewährleistet sein.

3 Der Aufhänger: Änderung der Rechtslage Vor-Entwurf(!!) von 2/22 der Verordnung zu Abs: lautet:. Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer elektronischen Rechnung sind gewährleistet,. wenn die Rechnung mit einer Signatur versehen ist, die den Erfordernissen des 2 Z 3a Signaturgesetz entspricht, oder 2. wenn die Rechnung durch elektronischen Datenaustausch (EDI) gemäß Artikel 2 der Empfehlung 994/82/EG der Kommission vom 9. Oktober 994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. Nr. L 338 vom , S. 98) übermittelt wird, wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten, oder 3. wenn der Unternehmer ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren anwendet, durch das ein verlässlicher Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Leistung geschaffen wird. Dieses Erfordernis ist auch als erfüllt anzusehen, wenn eine elektronische Rechnung über FinanzOnline oder über das Unternehmensserviceportal an den Bund als Leistungsempfänger gelegt wird.

4 E-Rechnung: Rechtslage umgesetzt:

5 E-Rechnung: Vergessen sie JETZT die Details! Holen Sie jetzt für die RICHTIGE Umsetzung aus!

6 5 Thesen zum E-Billing 22. Die wenigsten haben E-Billing wirklich verstanden. 2. E-Billing wird sich durchsetzen. 3. E-Billing ist der Teil eines Jahrzehnte dauernden Prozesses. 4. E-Billing wird manchen Arbeitsalltag rascher verändern, als man denkt. 5. E-Billing bietet bisher ungedachte Business-Chancen.

7 Wer behauptet das? WKÖ E-Center befasst sich mit Auswirkungen der Informationsgesellschaft auf alle Unternehmen, zb Social Media, E-Procurement (E-Billing, E-Zustellung, ), Geistiges Eigentum (Open Data), E-Business Weissbuch Entwicklungen in größeren Zusammenhang sehen Informiert, lobbyiert, warnt Erfahrung mit E-Billing seit 7 Jahren auf globaler (UN-CEFACT), europäischer (EU-Kommission) und nationaler (BMF, PDÖ) Ebene AUSTRIAPRO schafft und wartet E-Business-Standards AK E-Billing kümmert sich seit 25 um XML- Standard ebinterface

8 These : Die wenigsten haben E-Billing wirklich verstanden Einige aktuelle Zahlen aus der WKÖ E-Business Umfrage 2: Die Unternehmen erwarten Veränderung im und durch E-Business.und geraten schleichend ins Thema hinein!

9 Zukünftige Bedeutung von IT-Anwendungen Durchgängig wird Bedeutungszuwachs von E-Business und IT-Anwendungen erwartet Österr. Unternehmen Stark gewinnen 28 gewinnen 53 8 keine Veränderun gen bringen 7 Bedeutung verlieren Stark verlieren keine Angabe 6 nur ich selbst bis 4 Mitarbeiter bis 9 Mitarbeiter und mehr MA Gewerbe, Handwerk, Industrie Handel, Banken, Versicherungen Verkehr, Transport, Tourismus Info, Consulting Ostösterreich Südösterreich Westösterreich Basis: Mitglieder der WKÖ (Ergebnisse in Prozent)

10 Erhalt elektronischer Rechnungen Drei Viertel der Unternehmen werden Rechnungen elektronisch zugestellt Das Unternehmen erhält elektronische Rechnungen ja Österr. Unternehmen 77 nein 23 nur ich selbst bis 4 Mitarbeiter 5 bis 9 Mitarbeiter und mehr MA Gewerbe, Handwerk, Industrie Handel, Banken, Versicherungen Verkehr, Transport, Tourismus Info, Consulting Ostösterreich Südösterreich Westösterreich Basis: Mitglieder der WKÖ (Ergebnisse in Prozent)

11 Prozentueller Anteile an elektronischen Rechnungen Selten erhalten Unternehmen mehr als Prozent elektronische Rechnungen - Prozent 53-2 Prozent Prozent Prozent Prozent Prozent Prozent 4

12 Format der elektronischen Rechnung PDF-Datei zum Versand elektronischer Rechnungen bevorzugt Österr. Unternehmen PDF Word Excel XML Sonstiges keine Angabe nur ich selbst bis 4 Mitarbeiter bis 9 Mitarbeiter und mehr MA Gewerbe, Handwerk, Industrie Handel, Banken, Versicherungen Verkehr, Transport, Tourismus Info, Consulting Ostösterreich Südösterreich Westösterreich

13 Archivieren der Rechnungen Rechnungen werden ausgedruckt größere Unternehmen haben eigenes Archivierungssystem Ausdruck und Papierablage Archiv system auf einer Festplatte Mail- System CD/DVD sonstiges KA Österr. Unternehmen nur ich selbst bis 4 Mitarbeiter 5 bis 9 Mitarbeiter und mehr MA Gewerbe, Handwerk, Industrie andel, Banken, Versicherungen Verkehr, Transport, Tourismus Info, Consulting Ostösterreich Südösterreich Westösterreich

14 E-Rechnungs-Übermittlung an Kunden Moderne Übermittlungsmethoden für Rechnungen werden kaum genutzt Befragte insgesamt Versand der Rechnungen im PDF-Format via 63 Versand der elektronischen Rechnung aus der Buchhaltungs-Applikation direkt an die Kunden Versand der elektronischen Rechnung aus der Buchhaltungs-Applikation via einer E-Rechnungs-Plattform (z B e-rechnung.at) an die Kunden Nutzung einer E-Rechnungs-Plattform Nutzung des Portals Ihres Kunden, wo Sie die Rechnungsdaten in ein Web-basiertes Formular eintragen Andere Variante 29 Keine 4

15 These : Die wenigsten haben E-Billing wirklich verstanden 2 E-Billing bedarf eines geistigen Paradigmentwechsels im Denken der Praktiker.

16 These : Die wenigsten haben E-Billing wirklich verstanden 3 WKÖ Studie zum Nutzenpotential Durchgeführt von Billentis (CH), Potenziale: Ökologischer Nutzen, Reduktion von Papier, Herstellung, Transport und Entsorgung Finanzieller Nutzen für den öffentlichen Sektor und die Unternehmen der Privatwirtschaft Der meiste Nutzen steckt beim Empfänger!!

17 Versender: Papierrechnung, ~9,6

18 Versender: PDF, ~7 Manueller PDF-Prozess bei Rechnungssteller Optimal -4% Sonderfälle Drucken, Kuvertieren Min. Signieren, versenden 2 Min. / EUR Mahnprozess 2 Min. /,5 EUR Mahnprozess 2 Min. /,5 EUR Reklamation bearb. Min. Reklamation bearb. Min. Zahlung abgleichen 3 Min. Cash Optimierung EUR / Rechnung Sign.pr., archivieren 2 Min. 7 Min. / EUR Total 7 EUR 9 Min. /,5 EUR Total 9,5 EUR Kosten reduziert Kosten eliminiert

19 Versender: XML, ~3 Automatisierter Prozess bei Rechnungssteller Optimal -4% Sonderfälle Drucken, Kuvertieren Min. Signieren, versenden Min. / EUR Mahnprozess 2 Min. /,5 EUR Mahnprozess 2 Min. /,5 EUR Reklamation bearb. 9 Min. Reklamation bearb. 9 Min. Zahlung abgleichen 2 Min. Cash Optimierung -,5 EUR / Rechnung Sign.pr., Archivieren,5 Min. 3,5 Min. / -,5 EUR Total 3 EUR 4,5 Min./-,5 EUR Total 4 EUR Kosten reduziert Kosten eliminiert

20 Empfänger: Papierrechnung: ~3

21 Empfänger: PDF manuell, ~4 (!)

22 Empfänger: PDF, scannen, ~4,5

23 Empfänger: XML, ~2 Automatisierter Prozess beim Rechnungsempfänger Optimal -4% Sonderfälle Empfangen, zuordnen Min. Erfassen, Import,5 Min. Prüfen, Bestellabgleich Min. Mahnung bearbeiten 2 Min. Mahnung bearbeiten 2 Min. Reklamation bearb. 9 Min. Reklamation bearb. 9 Min. Zahlung,5 Min. Cash Optimierung -,5 EUR / Rechnung Kosten reduziert Kosten eliminiert Sign.pr., archivieren,5 Min. 2,5 Min. / -,5 EUR Total 2 EUR 3,5 Min./-,5 EUR Total 3 EUR

24 These 2: E-Billing wird sich durchsetzen Wer kennt noch handgeschriebene Rechnungen an Unternehmen außer beim Taxi?? Trotzdem werden auf Empfängerseite fast alle Rechnungen manuell in den PC getippt. Macht das Sinn??

25 These 2: E-Billing wird sich durchsetzen 2 E-Zahlung E-Rechnung

26 These 2: E-Billing wird sich durchsetzen 3 Es geht insgesamt um SEHR viel (Zeit, Ressourcen, Geld) ~ 4 Minuten pro Rechnung (Entstehung- >Vernichtung) Mitarbeitermangel in den nächsten Jahren Billentis: Finanzielles Nutzenpotential in Österreich pro Jahr 8 Mrd Euro, davon 6 Mio pa für den öffentlichen Sektor (siehe Studie) Ökologisches Potential Vorteile werden von ALLEN gesehen! (siehe Umfrage)

27 Volkswirtschaftliches Nutzenpotential Top-Down- Hochrechnung Bottom-Up- Berechnung Griechische Regierung 9 Mrd. Dänische Regierung Billentis 8 Mrd. European Association of Corporate Treasurers 6 Mrd. Von diesem Nutzenpotenzial dürften in Österreich gerade einmal 2% ausgeschöpft sein (Stand 2).

28 Nutzen für Versender Viele Vorteile durch elektronischen Rechnungsversand Kosteneinsparung 84 Effizienzsteigerung 64 Schnellere Bezahlung durch Kunden Entspricht den Kundenwünschen Weniger Streitfälle mit Kunden Anderes Es gibt keinen Nutzen 3 3 8

29 Nutzen für Empfänger Elektronischer Rechnungsversand auch für Empfänger positiv! Effizienzsteigerung Kosteneinsparung Entspricht den Lieferantenwünschen Schnellere Bezahlung durch Kunden Weniger Streitfälle mit Lieferanten Es gibt kein Nutzen Anderes keine Angabe

30 These 2: E-Billing wird sich durchsetzen 4 Weil die Industrie die Investitionen in ERP- und FiBu-Systeme nützen will.so wie JEDER Investor. Weil Lieferungen an den Bund ab 24 elektronisch und strukturiert abgerechnet werden müssen.

31 These 2: E-Billing wird sich durchsetzen 5 Es ist kein nationales Thema EU-Richtlinie 2/5 ermöglicht erstmals E- Billing EU-weiter Nutzen auf 24 Mrd pa geschätzt! 29: Endbericht der EU-Expertengruppe für E- Invoicing 2: EU-Richtlinie 2/45/EU stellt elektronische Rechnung mit Papierrechnung gleich 2:. Treffen des EU Stakeholderforums für E-Invoicing

32 These 2: E-Billing wird sich durchsetzen 6 Weil Hindernisse nur noch in der Kommunikation bestehen!

33 These 3: E-Billing ist Teil eines Jahrzehnte dauernden Prozesses E-Billing ist erst der Anfang! Es geht um den ganzen Einkaufsprozess: E- Procurement

34 These 3: E-Billing ist Teil eines Jahrzehnte dauernden Prozesses 2 Vorreiter öffentlicher Sektor EU Projekt: PEPPOL, EU Staaten einigen sich auf Standards für gesamten Prozess zb Dänemark nimmt seit 2 keine Papierrechnungen mehr an. In Österreich: 22 E-Procurement Masterplan

35 These 4: E-Billing wird ihren Beruf rascher verändern, als sie denken. Buchhaltungsführung intern extern Österr. Unternehmen nur ich selbst bis 4 Mitarbeiter 5 bis 9 Mitarbeiter und mehr MA Gewerbe, Handwerk, Industrie Handel, Banken, Versicherungen Verkehr, Transport, Tourismus Info, Consulting Ostösterreich Südösterreich Westösterreich

36 These 4: E-Billing wird ihren Beruf rascher verändern, als sie denken. 2 In 5-8 Jahren werden Papierrechnungen im Geschäftsverkehr so ungewöhnlich sein wie heute größere Bargeldbeträge. Rechnungen elektronisch in strukturierter Form ausgetauscht. KMU ihre Geschäftsdienstleistungen so wie heute die Zahlung aus dem Internet bekommen. Kostenarten in der FiBu vorkontiert sein. Die Zuordnung zur Kostenart geschieht bei der Bestellung.

37 These 5: E-Billing bietet bisher ungedachte Business Chancen. Heute haben die Hälfte aller Unternehmen keine FiBu-Software. gibt es in Österreich kaum E-Billing Service-Provider. findet strukturiertes E-Procurement bereits statt (zb Baubranche). Zukünftig könnten Unternehmen als Ein- und Verkaufsmanager von KMU dienen! Sie haben den Marktüberblick und die nötige Software, um Aufträge von und an große Unternehmen zu betreuen. Supply-Chain Manager Unabhängige Dienstleister beraten und optimieren, wie tief Unternehmen strukturell und technisch mit anderen Unternehmen zusammenarbeiten (Collaboration) Bildungsunternehmen die Praktiker bei der Verwendung von IT- Systemen einschulen.

38 ..und was soll ich JETZT tun??

39 Startbereit machen!

40 Unternehmerisch denken! Was will der Markt? Einige aktuelle Zahlen aus der WKÖ E- Business Umfrage 2: Warum wird E-Billing noch nicht so stark verwendet? Was wird als problematisch erachtet? Was wird am Markt erwartet?

41 Begründung für Nicht-Verwendung.wir wissen es nicht!! Keine Angabe bei weitem meiste Antwort! Zuwenig Bedarf, zu geringe Anzahl an Rechnungen, Barzahlungen, Rechnung geht mit Warenversand nicht erwünscht von Firma oder Kunde Zu unsicher, Unsicherheit der Kunden, rechtliche Unsicherheiten Zu komplex, zu kompliziert, Aufwand, mühselig Stelle keine Rechnungen aus Zuwenig Wissen, zu wenig Informationen technische Voraussetzungen fehlen Befragte insgesamt Keine Gründe, noch nicht erwogen Andere Keine Angabe 53

42 Problematische Aspekte der elektronischen Rechnungsstellung Vor allem Rechtsunsicherheiten im In- und Ausland erschweren elektronische Rechnungsstellung problematische Aspekte sehr eher eher weniger gar nicht keine Angabe Rechtliche Unsicherheiten EU Rechtliche Unsicherheiten bei National (MwSt. etc.) Bereitschaft/Kompatibilität bei den Kunden Bereitschaft /Kompatibilität interner Systeme Bedenken wegen Rentabilität (ROI) Teuer/hohe Investitionen notwendig Komplexität

43 Absender: Wichtige Services zur Einführung der elektronischen Rechnungslegung Hilfreich zur Einführung wären Kostenlose IT Tools und -Lösungen Kostenlose Anleitungen Ein Helpdesk für alle Fragen zur E-Rechnung Eine Bestätigung von dritter Seite, dass die Lösung Ihres Kunden MwSt-konform ist Garantiert schnellere Bezahlung Trainings für vorgeschlagene Lösungen Anderes keine Angabe 4

44 Empfänger: Wichtige Services zur Einführung der elektronischen Rechnungslegung Hilfreich zur Einführung wären Kostenlose Anleitungen (z.b. Dokumentationen, Gebrauchsanleitungen, rechtliche Dokumentationen, Musterdateien, häufig gestellte Fragen (FAQ) ) Kostenlose IT Tools und -Lösungen Ein Helpdesk für alle Fragen zur E-Rechnung Eine Bestätigung von dritter Seite, dass die Lösung Ihres Lieferanten MwSt-konform ist Garantiert schnellere Bezahlung Trainings für vorgeschlagene Lösungen keine Angabe Anderes 3

45 Was macht die WKÖ und was habe ich davon? Argumentation und Service, zb WKÖ Billentis Studie

46 E-Rechnung: Kostenloses WKÖ Service Handbuch für die elektronische Rechnungsstellung in Österreich Leitfaden elektronische Rechnungsstellung

47 E-Rechnung: Kostenloses WKÖ Service Online-Beratungssysteme für Empfänger und interessierte Anwender

48 E-Rechnung: Kostenloses WKÖ Service Generierung von XML-Rechnungen: Formatvorlage für MS Word 27 & 2 mit Möglichkeit der digitalen Signatur

49 E-Rechnung: Kostenloses WKÖ Service Generierung von XML-Rechnungen online mit Möglichkeit der digitalen Signatur

50 E-Rechnung: Kostenloses WKÖ Service Prüfung von XML-Rechnungen Offline: ebrechnungseingang Online: erscheint im März 2

51 E-Rechnung: Kostenloses WKÖ Service Eine Internetadresse zum Merken:

52 Ausblick Umsetzung AUSTRIAPRO ebinterface 4. mit modularen Erweiterungen verfügbar (zb Gesundheitswesen, E-Procurement) BMF Ausarbeitung neue Rechtslage (gültig ab..23) Verantwortlichkeit für einzelne Prozessabschnitte Gleichstellung mit Papierrechnung Pflicht zur Signatur entfällt Handysignatur bewirkt breitere Verfügbarkeit von Signaturen WKÖ plant Info-Offensive Jetzt wird richtig abgerechnet im Jahr 22 neu durchzuführen Zusammenarbeit mit PEPPOL könnte mittelfristig zu europäischer Konvergenz beim Rechnungsstandard führen (~ ab 25)

53 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Weitere Vielen Dank Informationen für Ihre Aufmerksamkeit! und Downloads wko.at/e-rechnung ebinterface.codeplex.com

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