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13 Seite 2 von 3 Info aktuell

28 Lohn aktuell Thema: Insolvenzgeld-Umlage für behinderte Menschen in geschützten Einrichtungen fällt weg Sehr geehrte Damen und Herren, vor kurzem wurde folgende rechtliche Änderung veröffentlicht: Für behinderte Menschen in geschützten Einrichtungen ist - rückwirkend ab keine Insolvenzgeld-Umlage abzuführen. Schließen Sie die betroffenen Einrichtungen von der Insolvenzgeld- Umlage-Berechnung über das Firmenstamm-Feld Ohne Insolvenzgeld-Umlage (Register SV, Seite 1) aus. Führen Sie im Anschluss über den Menüpunkt Vormonate aufrollen (ID-Nr. 517) eine Vormonatskorrektur für diese Einrichtungen durch. Gehen Sie hierbei wie folgt vor: - Wählen Sie im Register Basis alle Einrichtungen für behinderte Menschen aus und treffen Sie bei den Abrechnungsgruppen und den Personalnummern keine Einschränkungen. - Lassen Sie das Eingabe-Feld Krankenkassen im Register Selektion auf Null. - Geben Sie im Register Optionen unter der Option Korrekturen ab Monat den Monat 1/10 (alternativ auch 4/09) ein. - Ausgetretene Arbeitnehmer werden standardmäßig nicht aufgerollt. Da jedoch auch ausgetretene Arbeitnehmer korrigiert werden müssen, markieren Sie die entsprechende Optionsauswahl. Empfehlung: Mit freundlichem Gruß SBS Software GmbH Stornieren Sie die Insolvenzgeld-Umlage nur für das Kalenderjahr 2010 direkt über den SBS Lohn plus und wickeln Sie die Rückrechnung der Insolvenzgeld- Umlage für das gesamte Jahr 2009 direkt mit den Krankenkassen ab.

29 Update-Info zur PFLICHT-Version des SBS Lohn plus Juli 2010 Sehr geehrte Damen und Herren, bitte lesen Sie die Update-Info zur Version komplett durch, bevor Sie mit dem SBS Lohn plus weiterarbeiten! Nehmen Sie sich die Zeit - evtl. Korrekturen sind auf jeden Fall aufwändiger. Im Folgenden finden Sie ausschließlich Informationen zu den Neuerungen usw., die mit der Version zur Verfügung gestellt werden. Auf ausführliche Erläuterungen von Neuerungen, Änderungen oder Korrekturen wurde verzichtet, wenn sie anderen SBS- Informationsmedien wie Handbüchern, Menühilfen usw. entnommen werden können. Bitte beachten Sie die entsprechenden Verweise auf diese Medien. Informationen zu den Bedeutungen neuer Felder und Kennziffern finden Sie grds. immer in den jeweiligen F1-Feldhilfen bzw. F12-Kennwertübersichten. Der besseren Lesbarkeit halber wurde in der Update-Info auf die geschlechtliche Unterscheidung männlich/weiblich verzichtet (z.b. sind mit Arbeitnehmer auch Arbeitnehmerinnen gemeint). Alle rechtlichen Informationen sind ohne Gewähr! Verbindliche Auskünfte zu den verschiedenen Bereichen erhalten Sie ausnahmslos bei den auskunftsberechtigten Stellen (z.b. Krankenkassen). 1. ELENA 2. Neues InfoCenter 3. Elektronische Rückmeldungen 4. Neue Beitragsgruppen-Verwaltung 5. KV-Zusatzbeitrag 6. SBS Krankenkassen.net 7. Service-Rechenzentren 8. SBS Lohn plus allgemein 9. Stammdaten 10. Erfassung 11. Auswertungen Info: Beim erstmaligen Programmstart nach der Installation der Version des SBS Lohn plus erfolgt/e eine Erweiterung der Datensatzlängen des Krankenkassenstamms und der Betrieblichen Ausfallzeiten. Im direkten Anschluss an diese Datei-Erweiterung werden/wurden die SV-Beitragsgruppen von der alten auf die neue Verwaltungsform umgestellt (ggf. mit Fehlerprotokoll; siehe auch Punkt 4 dieser Update-Info)! 1. ELENA 1.1 Beiträge zur Betrieblichen Altersvorsorge Mit dem Datenbaustein Grunddaten (DBEN) wird u. a. das Gesamtbruttoentgelt gemeldet, das neu definiert wurde. Bisher durften sich Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge (Entgeltumwandlungen und AG-Beiträge) nicht im Gesamtbruttoentgelt für die ELENA-Meldung auswirken. Neu ist, dass freiwillige AG-Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge das Gesamtbruttoentgelt erhöhen, während AG- Beiträge, die aufgrund gesetzlicher oder tariflicher Verpflichtungen geleistet werden, sich weiterhin nicht im Gesamtbruttoentgelt auswirken dürfen. Da im Gesamtbruttoentgelt des SBS Lohn plus die AG-Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge enthalten sind, mussten bisher alle AG-Beiträge herausgerechnet werden. Ab dieser Version werden nur noch die gesetzlichen oder tariflichen AG- Beiträge abgezogen. Damit diese Differenzierung korrekt abgewickelt werden kann, prüfen Sie bitte die Grundlage Ihrer Verträge, die Sie im Rahmen der bav-automatik oder mit manuellen Lohnarten abwickeln. Druck-Version der Update-Info zur Version des SBS Lohn plus Seite 1 von 15

30 Update-Information zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Freiwillige AG-Beiträge zur bav AG-Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge werden standardmäßig als freiwillige Arbeitgeber-Leistungen behandelt und im Gesamtbruttoentgelt der ELENA-Meldung berücksichtigt. - Wenn es sich um freiwillige AG-Beiträge handelt, ist keine Änderung erforderlich! > Im Rahmen der bav-automatik dürfen die neuen Felder Gesetzliche/Tarifliche AG-Beiträge nicht markiert werden. Einzelverträge (Betriebliche Altersvorsorge ID-Nr. 718, Register Vertragsart, Seite 2) Gruppenverträge (Gruppenversicherungen ID-Nr. 717, Register Basis, Seite 1) > Wenn Sie manuelle Lohnarten verwenden, muss nach wie vor im Lohnarten-Feld Def. Sonderbezüge die Kennziffer 3 (= Freiwillige AG-Beiträge zur bav) gespeichert sein. Der Text zur Kennziffer 3 wurde umbenannt (bisher: AG-Beiträge zur Zukunftssicherung). Gesetzliche/Tarifliche AG-Beiträge zur bav Diese AG-Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge sind im Gesamtbruttoentgelt enthalten und müssen für die ELENA- Meldung explizit herausgerechnet werden. - Folgende Änderungen sind erforderlich: > Im Rahmen der bav-automatik markieren Sie diese Verträge in den neuen Feldern Gesetzliche/Tarifliche AG- Beiträge Einzelverträge (Betriebliche Altersvorsorge ID-Nr. 718, Register Vertragsart, Seite 2) Gruppenverträge (Gruppenversicherungen ID-Nr. 717, Register Basis, Seite 1) > Wenn Sie manuelle Lohnarten verwenden, speichern Sie im Lohnarten-Feld Def. Sonderbezüge die neue Kennziffer 9 (= Gesetzl./Tarifl. AG-Beiträge zur bav). Tarifliche Zusatzversorgung im Baugewerbe und im Öffentlichen Dienst Diese AG-Beiträge werden im SBS Lohn plus automatisch erkannt und sind nicht im Gesamtbruttoentgelt enthalten. - Für diese Beiträge sind keine Änderungen erforderlich! 1.2 Berücksichtigung neuer SVU-Arten In der Standard-Erfassung (ID-Nr. 135) können Sie ab dieser Version die neuen SVU-Arten 1/4011, 1/4012 und 1/4015 erfassen. Diese werden im Datenbaustein Fehlzeiten (DBFZ) wie folgt berücksichtigt: SVU-Art/-Definition Fehlzeit-Art im DBFZ 1/4011 Krankengeld-Aussteuerung 3 Aussteuerung 1/4012 Wochenend-SVU 11 Sonstige unbezahlte Fehlzeit 1/4015 Pflegezeit - kurzzeitige Freistellung 6 Pflegezeit nach 2 oder 3 Abs. 1 PflegeZG Nähere Informationen zu diesen SVU-Arten finden Sie unter 10. Erfassung Standard-Erfassung! 1.3 Änderungen in den ELENA-Datenbausteinen Das ELENA-Verfahren wurde in den vergangenen Monaten vielfach kritisiert. Infolge der Diskussionen wurde der ELENA- Datensatz zum in den folgenden Punkten geändert: Multifunktionaler Verdienstdatensatz (MVDS) Im MVDS wird ab dieser Version der neue Abgabegrund 41 gemeldet, wenn Beginn und Ende der Beschäftigung in den selben Monat fallen und kein Datenbaustein Kündigung/Entlassung (DBKE) zu melden ist. Das Programm erkennt diese Abrechnungskonstellation automatisch. Für Sie besteht kein Handlungsbedarf. Druck-Version der Update-Info zur Version des SBS Lohn plus Seite 2 von 15

31 Update-Information zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Datenbaustein Steuerpflichtiger sonstiger Bezug (DBSE) Im Lohnarten-Feld Art Einmalbezug (ID-Nr. 120, Register Automatiken, Seite 1) stehen für die Kennzeichnung der steuerpflichtigen Einmalbezugslohnarten zwei neue Kennwerte zur Verfügung: 8 Störfall-Wertguthaben 9 Entgeltumwandlung Bitte speichern Sie in der Systemlohnart 830 bav Entgelt-Kürz. einm. die 9. Wenn Sie die bav-automatik nicht einsetzen, kennzeichnen Sie die manuelle steuerpflichtige Einmalbezugslohnart, die den Einmalbezug kürzt. Überprüfen Sie Ihre Lohnarten und ändern Sie ggf. die Kennwerte. Wenn Sie mit der Muster-Lohnarten-Datenbank arbeiten, führen Sie über das Menü Bearbeiten Muster-Lohnarten bitte einen Lohnarten-Abgleich durch! Datenbaustein Steuerfreie Bezüge (DBSB) Der steuerfreie Anteil an Versorgungsbezügen darf im Datenbaustein Steuerfreie Bezüge (DBSB) nicht mehr gemeldet werden. Für Sie ergeben sich keine Änderungen, da dieser Wert automatisch erkannt und nicht mehr ausgegeben wird. Im Lohnarten-Feld Art steuerfreier Bezug (ID-Nr. 120, Register Automatiken, Seite 1) stehen für die Kennzeichnung der steuerfreien Lohnarten zwei neue Kennwerte zur Verfügung: - 9 Störfall-Wertguthaben - 10 Steuerfreier Fahrtkostenzuschuss Die steuerfreien Fahrtkostenzuschüsse wurden näher definiert. Hierbei handelt es sich nicht um steuerfreie Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, sondern - laut Definition - um steuerfreie Fahrtkostenzuschüsse nach 3 Nr. 16 EStG bei doppelter Haushaltsführung, als Trennungsgeld oder Reisekosten auch bei Einsatzwechseltätigkeit und Fahrtätigkeit. Überprüfen Sie Ihre Lohnarten und ändern Sie ggf. die Kennwerte. Wenn Sie mit der Muster-Lohnarten-Datenbank arbeiten, führen Sie über das Menü Bearbeiten Muster-Lohnarten bitte einen Lohnarten-Abgleich durch! Datenbaustein Zusatzdaten (DBZD) Ändert sich aufgrund einer Beschäftigungssicherungsvereinbarung die wöchentliche Arbeitszeit eines Arbeitnehmers, speichern Sie in der Standard-Erfassung (ID-Nr. 135) im Feld Grund für die Wochenarbeitszeit-Änderung (Schaltfläche Mfb/Pf./GM, Register ELENA) den neuen Kennwert 8 (= Beschäftigungssicherungsvereinbarung). Der neue Kennwert wird im Datenbaustein DBFZ berücksichtigt Datenbaustein Kündigung/Entlassung (DBKE) Beachten Sie folgende Änderungen im Datenbaustein DBKE (Standard-Erfassung, ID-Nr. 135 Schaltfläche Kündigung): Der Datenbaustein Kündigung/Entlassung (DBKE) wird programmseitig für Personen, die arbeitslosenversicherungsfrei sind, nicht aufgebaut. Neue/Geänderte Kennwerte: - Befristetes Arbeitsverhältnis (Reg. Beendigung Arbeitsverhältnis) > Neuer Kennwert 2 (= Zweckbefristet) - Urlaubsabgeltung (Reg. Leistungen) > Geänderter Kennwert 0 (= Ohne Angabe) > Neue Kennwerte 2 (= Nein) und 3 (=Ungewiss) - Abfindung bis zu 0,5 Monatsentgelte für jedes Beschäftigungsjahr (Reg. Leistungen) > Geänderter Kennwert 0 (= Ohne Angabe) > Neuer Kennwert 2 (= Nein) - Vorruhestandsgeld oder vergleichbare Leistung (Reg. Leistungen) > Neuer Kennwert 3 (=Ungewiss) Druck-Version der Update-Info zur Version des SBS Lohn plus Seite 3 von 15

32 Update-Information zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Entfernte Freitext-Felder (... da sie nur noch mit Grundstellung gemeldet werden dürfen): - Schilderung des vertragswidrigen Verhaltens (Reg. Beendigung Arbeitsverhältnis) - Arbeitsagentur Sozialauswahl (Reg. Beendigung Arbeitsverhältnis) - Grund Kündigung obwohl zeitlich unbegrenzt ausgeschlossen (Reg. Kündigungsfrist) - Grund für zeitlich begrenzten Ausschluss der Kündigung (Reg. Kündigungsfrist) - Grund für ungewisse Leistungen (Reg. Leistungen) Die Datenannahmestelle ist angewiesen Kündigungsdaten mit gefüllten Freitextfeldern als fehlerhaft abzuweisen. Das bedeutet für Sie, wenn Sie mit der Version Kündigungsdaten (mit Freitexten) erfasst und versendet haben, werden diese Meldungen als Fehler zurück kommen. Mit dieser Version können Sie die Kündigungsdaten korrekt erstellen. Gehen Sie hierbei bitte wie folgt vor: Wenn die Kündigungsdaten schon erfasst und noch nicht ausgegeben sind, rufen Sie diese bitte noch einmal auf, beim Speichern werden Sie durch die Plausibilitätsprüfungen geführt. Beheben Sie evtl. unstimmige Daten. Danach können Sie die ELENA-Meldungen über die Menüpunkte Aufbau ELENA-Meldungen (ID-Nr. 775) und Ausgabe ELENA-Meldungen (ID-Nr. 777) ausgeben. Wenn der Datensatz MVDS bereits abgewiesen wurde, müssen Sie die Meldung einschl. Kündigungsdaten erneut erstellen. D.h., erfassen Sie in der Standard-Erfassung (ID-Nr. 135) die Kündigungsdaten und speichern Sie im Feld Erneute ELENA-Meldung (Schaltfläche Mfb/Pf./GM, Register ELENA) die 1, um die Meldung neu und ohne Storno-Meldung zu erstellen. 1.4 ELENA-Auswertungen Die betroffenen ELENA-Auswertungen wurden entsprechend angepasst. 1.5 Neu: Erfassungsformular Kündigungsdaten Das Erfassungsformular Kündigungsdaten dient vorwiegend Steuer- und Lohnbüros, die oft die erforderlichen Angaben zur Kündigung nicht kennen, aber der Meldepflicht nachkommen müssen. Das Formular sollte vom Mandant / Arbeitgeber ausgefüllt und an die Abrechnungsstelle gegeben werden. Der Druck ist gleichzeitig eine Erfassungshilfe. Das Erfassungsformular Kündigungsdaten können Sie über den Personalstamm (ID-Nr. 122), Menü Datei Drucken aufrufen. Standardmäßig wird die Firmen-Nr. und -Bezeichnung, die Personal-Nr., der Name des Arbeitnehmers, sowie die Daten Kündigung am, Kündigung zum und Befristung bis automatisch ausgefüllt (siehe auch 9.5 Personalstamm). Alternativ dazu können Sie auch den Blanko-Ausdruck wählen, dann erhalten Sie ein leeres Formular, das der Arbeitgeber zeitnah zum Kündigungsfall entsprechend ausfüllt. Die neue Auswertung Erfassungsformular Kündigungsdaten beinhaltet alle Angaben, die im Falle eines Austritts im Datenbaustein Kündigung/Entlassung (DBKE) gemeldet werden müssen. 1.6 Neu: Druck ELENA-Konto (ID-Nr. 785) Mit dieser Auswertung können Sie sich einen Überblick verschaffen, ob alle ELENA-Meldungen für den Arbeitnehmer erzeugt wurden. Der Druck enthält die monatlich gemeldeten Abrechnungsdaten, d.h. berechnete Beschäftigungszeiten und Arbeitsentgelte. Die Inhalte sind nach Datenbausteinen analog der Meldung sortiert. 2. Neues InfoCenter Im neuen InfoCenter wurden die folgenden, bisher separaten Tools zusammen geführt: Lohn aktuell Online-Informationsmagazin Update aktuell Informationsmagazin zu Online-Updates DownloadCenter Zentrales Downloadtool für Online-Updates und SBS lohn.net* * SBS Banken.net, SBS Finanzämter.net, SBS Krankenkassen.net bisheriges InfoCenter Informationstool über neue Online-Updates und SBS-lohn.net-Dateien + Entschlüsselung und Verarbeitung elektronischer Rückmeldungen (neu; siehe 3. Elektronische Rückmeldungen) Druck-Version der Update-Info zur Version des SBS Lohn plus Seite 4 von 15

33 Update-Information zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Voraussetzung für das neue InfoCenter ist - ebenso wie für die bisherigen separaten Tools - ein direkter Internet-Zugang am Arbeitsplatz! Die InfoCenter-Aktualitätsprüfung kann entweder nur beim erstmaligen Programmstart (pro Kalendertag) oder bei jedem Programmstart automatisch erfolgen; in jedem Fall erfolgt sie immer beim manuellen Aufruf des InfoCenters (gelbschwarzes i-symbol wie bisher) - und während des InfoCenter-Betriebs über den Link Aktualisieren oder die Funktionstaste F5. Diese Grundeinstellung legen Sie im Benutzerstamm (ID-Nr. 419; Register Benutzer, Seite 2) fest. Das neue InfoCenter selbst kann nicht gesperrt werden, damit jeder Benutzer alle wichtigen Informationen erhält. Folgende Funktionen innerhalb des InfoCenters können jedoch separat ausgeschlossen werden: Update-Download Benutzerstamm (Register Benutzer, Seite 1) SBS lohn.net - Aktualisierungsmenüpunkte + Download (neu) Benutzerstamm (Register Benutzer, Seite 1) InfoCenter-Einstellungen (ID-Nr. 639) Rechte-Ausschluss (ID-Nr. 061) Elektronische Rückmeldungen (ID-Nr. 790) Rechte-Ausschluss (ID-Nr. 061) Neue Informationen (bisher: Lohn aktuell und Update aktuell) werden jetzt im Ticker-Format geliefert. Nach dem Download von SBS-lohn.net-Dateien wurden Sie bisher gefragt, ob Sie das Aktualisierungsprogramm... Banken.net (ID-Nr. 550) Finanzämter.net (ID-Nr. 551) Krankenkassen.net (ID-Nr. 523)... starten wollen. Diese Frage gibt es nicht mehr! Stattdessen können Sie das jeweilige Aktualisierungsprogramm durch ein Klick auf die jeweilige Feld-Bezeichnung im InfoCenter direkt starten. Unsere Empfehlung, gewöhnen Sie sich gleich an den neuen Ablauf: Erst herunterladen (Schaltfläche Download) und direkt im Anschluss einspielen (z.b. Schaltfläche Krankenkassen.net) - entsprechende Rechte vorausgesetzt (s.o.). 3. Elektronische Rückmeldungen Seit müssen die Datenannahmestellen der Krankenkassen, der Deutschen Rentenversicherung und der Zentralen Speicherstelle den Arbeitgebern folgende Informationen auf elektronischem Wege zurück melden: Informationen über die fehlerfreie Verarbeitung der SV-Melde- und ELENA-Dateien evtl. Fehler in den SV-Melde- und ELENA-Dateien neu vergebene Sozialversicherungsnummern bzw. sogenannte Verfahrensnummern (= Sozialversicherungsnummern für Beamte) Im SBS Lohn plus (i.v.m. dakota.ag) ist das elektronische Rückmeldeverfahren - ebenso wie der Datenversand - z.zt. nur per möglich! Die Abwicklung der elektronischen Rückmeldungen über die Kommunikationsserver der o.g. Datenannahmestellen ist im Laufe des kommenden Kalenderjahres vorgesehen. Den Rückmelde- s hängen verschlüsselte Dateien mit den entsprechenden Informationen an. Diese Dateien können nach ihrer Entschlüsselung nun automatisch ausgewertet werden. Ablauf Um elektronische Rückmeldungen per zu erhalten, muss im DFÜ-Absender (ID-Nr. 016) in den Feldern Verarbeitungsbestätigung und Fehler-Rückmeldung (beide im Register Basis, Seite 2) jeweils die Kennziffer 1 stehen! Die verschlüsselten Dateien müssen zuerst entschlüsselt werden. Speichern Sie die verschlüsselten Dateien (= - Anhang) im dakota.ag-eingangspfad. Den Eingangspfad finden Sie im dakota.ag-menü Extras Optionen Register Entschlüsseln. Grds. lautet dieser Pfad: C:\dakotaag\Eingang verschlüsselt Der Ausgangspfad, in dem die entschlüsselten Dateien abgestellt werden, lautet grds.: C:\dakotaag\Ausgang verschlüsselt Die Entschlüsselung erfolgt nicht (mehr) über dakota.ag sondern über das neue InfoCenter (siehe 2. InfoCenter) im SBS Lohn plus Link Entschlüsseln! Druck-Version der Update-Info zur Version des SBS Lohn plus Seite 5 von 15

34 Update-Information zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Der SBS Lohn plus erkennt neue verschlüsselte Dateien im dakota.ag-eingangspfad automatisch und startet auch das InfoCenter automatisch. Bei der erstmaligen Entschlüsselung von elektronischen Rückmeldedateien ändert der SBS Lohn plus den o.g. Ausgangspfad für die entschlüsselten Dateien in der dakota.ag-software automatisch. Die entschlüsselten Dateien werden im Verzeichnis..\ER\DEKODIERT abgestellt, das ein direktes Unterverzeichnis zum Datenverzeichnis des SBS Lohn plus ist. Unterhalb dieses Verzeichnisses wird pro Entschlüsselungsvorgang eine zusätzliche Unterverzeichnisstruktur erstellt. Für die Entschlüsselung nutzt der SBS Lohn plus die entsprechenden Programme von dakota.ag. D.h., wenn dakota.ag nicht auf dem Arbeitsplatz installiert ist, können die elektronischen Rückmeldungen vom SBS Lohn plus grds. nicht automatisch verarbeitet werden. Nach der Entschlüsselung erfolgt die Verarbeitung der elektronischen Rückmeldedateien > Link Verarbeiten! Die verarbeiteten Rückmeldedateien werden im Verzeichnis..\ER\VERARBEITET abgestellt, das ein direktes Unterverzeichnis zum Datenverzeichnis des SBS Lohn plus ist, wobei auch hier die o.g. zusätzliche Unterverzeichnisstruktur beibehalten wird. Im Rahmen der Verarbeitung können 3 Protokolle erzeugt werden: 1. Fehler- und Verarbeitungsprotokoll In diesem Protokoll werden fehlerfrei verarbeitete Dateien und evtl. fehlerhafte Datensätze ausgewiesen. 2. Protokoll Neue SV-/Verfahrensnummern Neue SV-/Verfahrensnummern werden, sofern sie grds. korrekt sind, automatisch verarbeitet. Verarbeitet heißt, die Nummern werden in den Personalstamm übernommen (Register SV, Seite 1). Beachten Sie die Verarbeitungsinformationen auf dem Protokoll! 3. Protokoll Fehlerhafte Dateien Sollte eine elektronische Rückmeldedatei mit fehlerhaften Inhalten (z.b. Dateistruktur-Fehler) nicht verarbeitet werden können, wird die komplette Datei in das Verzeichnis..\ER\FEHLER verschoben, das auch ein direktes Unterverzeichnis zum Datenverzeichnis des SBS Lohn plus ist. In diesem Fall sollten Sie Kontakt mit der Datenannahmestelle aufnehmen, die Ihnen diese Datei geschickt hat. Wie ist der Ablauf, wenn nicht dakota.ag eingesetzt wird? Wenn Sie dakota.ag nicht einsetzen, müssen Sie die elektronischen Rückmeldedateien mit der Software entschlüsseln, die Sie auch für die Datenübertragung nutzen. Die entschlüsselten Dateien kopieren Sie dann in das Verzeichnis..\ER\DEKODIERT, das ein direktes Unterverzeichnis zum Datenverzeichnis des SBS Lohn plus sein muss. Den weiteren Ablauf (Verarbeitung und Protokollierung) entnehmen Sie bitte den o.g. Informationen. 4. Neue Beitragsgruppen-Verwaltung Die Beitragsgruppe gewinnt durch die Elektronisierung von Datenübertragungen immer mehr an Bedeutung. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass jedem Arbeitnehmer eine eindeutige Beitragsgruppe zugeordnet werden kann. Um die lückenlose Zuordnung zu gewährleisten, wurde die Beitragsgruppen-Bestimmung und -Verwaltung geändert. Beim ersten Programmstart nach der Installation der Version wird/wurde im direkten Anschluss an die Erweiterung der Datensatzlängen des Krankenkassenstamms und der betrieblichen Ausfallzeiten automatisch eine Umstellung der bisherigen Beitragsgruppen und deren Verwaltung durchgeführt. Bei der Umstellung der Beitragsgruppen werden die SV- Schlüssel als Fehler protokolliert, die sich nicht umstellen lassen. Hierbei kann es sich grds. nur um SV-Schlüssel handeln, die programmseits unzulässig sind. Bei nicht automatisch umgestellten SV-Schlüsseln muss die Beitragsgruppe im Personalstamm manuell bestimmt werden s.u.: Personalstamm (ID-Nr. 122)! Druck-Version der Update-Info zur Version des SBS Lohn plus Seite 6 von 15

35 Update-Information zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Was ist neu? Versicherungszweigbezogene Verwaltung der Beitragsgruppen! Optische Entfernung der bisherigen SV-Schlüssel! Anlage firmenindividueller Beitragsgruppen-Datenbanken! 4.1 SBS Lohn plus Bei der o.g. automatischen Umstellung der Beitragsgruppen wurde die bisherige Beitragsgruppen-Datenbank automatisch als neue Standard-Beitragsgruppen-Datenbank-Nr. 0 angelegt! 4.2 Neu: SV-Beitragsgruppen (ID-Nr. 789) Über diesen neuen Menüpunkt haben Sie die Möglichkeit, individuelle Beitragsgruppen-Datenbanken anzulegen. Die Standard-Beitragsgruppen-Datenbank-Nr. 0, die - wie oben beschrieben - automatisch angelegt wurde und für jede Firma gilt, der keine individuelle Beitragsgruppen-Datenbank zugeordnet wurde, kann zwar inhaltlich aber nicht physisch gelöscht werden. Bei der Neuanlage einer individuellen Beitragsgruppen-Datenbank (und bei einer evtl. inhaltlichen Neuanlage der Standard-Beitragsgruppen-Datenbank-Nr. 0) haben Sie die Möglichkeit, den Inhalt wie folgt vor zu belegen: aus einer anderen individuellen Datenbank aus der Original-Datenbank, die die gängigsten Beitragsgruppen enthält (ca. 30) mit den Beitragsgruppen aus der Beitragsgruppen-Datenbank der Version ohne Vorbelegung Die manuelle Füllung (= ohne Vorbelegung) einer individuellen Beitragsgruppen-Datenbank erfolgt ebenso direkt über den Personalstamm, wie die Editierung vorbelegter Datenbanken (s. Personalstamm). Jede individuelle Beitragsgruppen-Datenbank muss bezeichnet werden. Wählen Sie eine aussagekräftige Bezeichnung! Die Bezeichnung der Standard-Beitragsgruppen-Datenbank-Nr. 0 (= <Standard>) ist fest im Programm verankert. 4.3 Firmenstamm (ID-Nr. 119) Im Feld Beitragsgruppen-DB-Nr. (Register SV, Seite 2) können Sie einer Firma eine individuelle Beitragsgruppen-Datenbank zuordnen, die dann im Auswahl-Dialog (F12) des Personalstamms (s.u.) angezeigt wird. Ohne Zuordnung einer individuellen Beitragsgruppen-Datenbank gilt automatisch die Standard-Beitragsgruppen- Datenbank-Nr Personalstamm (ID-Nr. 122) Die Seiten 2 bis 4 des Registers SV wurde wegen der neuen Beitragsgruppen-Verwaltung optisch neu gestaltet! Eine Beitragsgruppe lässt sich auf 2 verschiedene Weisen bestimmen: Schaltfläche Beitragsgruppe - manuelle Bestimmung Über die Schaltfläche Beitragsgruppe (= Feld-Bezeichnung) öffnen Sie eine separate Eingabemaske, über die Sie pro Versicherungszweig die Versicherungs-/Beitragspflicht bzw. -freiheit oder Versicherungs-/Beitragsbesonderheiten bestimmen. Aus diesen Angaben heraus wird automatisch die Beitragsgruppe erzeugt. Unterhalb der Versicherungszweige geben Sie an, ob der Arbeitnehmer beihilfe-berechtigt oder Beihilfe-Empfänger ist. Die manuelle Beitragsgruppen-Bestimmung können Sie nutzen, wenn die Beitragsgruppen-Datenbank eine Beitragsgruppe nicht enthält und auch künftig nicht enthalten soll, damit die Datenbank z.b. nicht unnötig aufgebläht wird, weil die manuell bestimmte Beitragsgruppe z.b. sehr selten vorkommt. Druck-Version der Update-Info zur Version des SBS Lohn plus Seite 7 von 15

36 Update-Information zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus F12-Auswahl - Beitragsgruppen-Datenbank Grds. wählen Sie eine Beitragsgruppe aus der Beitragsgruppen-Datenbank. Die Reihenfolge der angezeigten Beitragsgruppen lässt sich per Drag&Drop ändern, indem Sie eine Beitragsgruppe in der vorderen schmalen Spalte mit links anklicken, die linke Maustaste gedrückt halten und die Zeile an die gewünschte Position ziehen. Eine Sortierung nach Beitragsgruppen durch Mausklick auf die Spalten-Überschrift ist nicht möglich. Fehlt eine Beitragsgruppe oder möchten Sie eine Beitragsgruppe ändern, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche. Es öffnet sich nun die gleiche Eingabemaske wie über die o.g. Schaltfläche Beitragsgruppe - mit dem einzigen Unterschied, dass nicht die Schaltfläche OK sondern die Schaltfläche Übernehmen aktiv ist. Jede neue Beitragsgruppe muss bezeichnet werden. Wählen Sie eine aussagekräftige Bezeichnung! Wenn Sie eine Beitragsgruppe entfernen wollen (z.b. weil Sie sie nie nutzen), markieren Sie die Beitragsgruppe und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Über das schwarz-gelbe i-symbol lassen sich die bisherigen SV-Schlüssel einblenden (ohne Editierungsmöglichkeit). Info: Bei der Neuanlage eines Arbeitnehmers wird die Beitragsgruppe mit 9999 vorbelegt. Diese Beitragsgruppe ist jedoch bei Arbeitnehmern mit einer der Personengruppen 101 bis 190 unzulässig! 4.5 Aufnahme Lohnwerte / Aufnahme Sozialwerte / Flexikonten Vortrag (ID-Nr. 094/095/558) In diesen Vortragsprogrammen kann die Beitragsgruppe lediglich aus der Beitragsgruppen-Datenbank der jeweiligen Firma gewählt werden; die Beitragsgruppen-Datenbank kann nicht editiert werden. 4.6 Standard-Erfassung (ID-Nr. 135) Bisher stand die Beitragsgruppe in der Stammdaten-Vormonatskorrektur nicht zur Verfügung; die SV-Schlüssel mussten pro Versicherungszweig über die 3-stellige Kennziffern-Kombination manuell bestimmt werden. Ab der Version kann die Beitragsgruppe auch in der Stammdaten-Vormonatskorrektur gewählt werden. Hierzu wurde die Seite 2 im Register SV/ELENA neu gestaltet. Es stehen die gleichen Beitragsgruppen zur Auswahl (F12) wie im Personalstamm - also entweder die Beitragsgruppen der Standard-Beitragsgruppen-Datenbank-Nr. 0 oder die Beitragsgruppen der individuellen Beitragsgruppen-Datenbank, die der Firma im Firmenstamm zugeordnet ist (s.o.). Fehlende Beitragsgruppen können über die Schaltfläche Neu (in der F12-Auswahlmaske) hinzugefügt werden. 4.7 Externe Schnell-Erfassung (ID-Nr. 659) Installation Die CD enthält u.a. auch eine neue Version der Externen Schnell-Erfassung, die unbedingt auf jedem externen Schnell- Erfassungs-PC installiert werden muss! Achtung! Wurden mit der bisherigen Externen Schnell-Erfassung noch Personalstammänderungen erfasst, können Sie nur ins Hauptsystem übernommen werden, solange die Version des SBS Lohn plus noch nicht installiert ist. Wenn die Version bereits installiert wurde, muss auf den externen Schnell-Erfassungs-PCs zuerst die neue Version der Externen Schnell-Erfassung installiert und danach die Personalstammänderungen noch einmal überarbeitet werden, damit sie in das Hauptsystem übernommen werden können. Externe Schnell-Erfassung (separate Installation s.o.; z.b. beim Mandanten) In der Externen Schnell-Erfassung ist eine Änderung der SV-Schlüssel (KV/RV/AV/PV) nur noch über die neuen Felder 595 KV-Beitragsgruppe, 596 RV-Beitragsgruppe, 597 AV-Beitragsgruppe und 598 PV-Beitragsgruppe möglich. ExSE-Export Stammdaten (ID-Nr. 654) Beim Export der Stammdaten zur Pflege über die Externe Schnell- und Personalstammdaten-Erfassung wird jetzt auch die neue Beitragsgruppen-Index-Datenbank mit ausgelagert. Druck-Version der Update-Info zur Version des SBS Lohn plus Seite 8 von 15

37 Update-Information zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus 4.8 LP-Import (ID-Nr. 686) Jeder versicherungszweigindividuelle Beitragsgruppenschlüssel hat intern eine 5-stellige Index-Nr. (z.b. KV-Pflicht, allgemeiner Beitragssatz, Abführung durch den Arbeitgeber KV-Index = 10010). Die 4 Indexe werden sowohl im Personalstamm als auch im Lohnkonto gespeichert. Eine Übersicht aller zulässigen Indexe finden Sie in der F1-Hilfe zum Personalstamm-Feld Beitragsgruppe über den Link Beitragsgruppen-Index-Übersicht. In dieser Übersicht nicht aufgeführte Indexe sind unzulässig! Bitte beachten Sie diese Indexe beim LohnPortal-Import von Personalstamm- und Lohnkontendaten und passen Sie die LP- Definition (ID-Nr. 684) Ihres Personalstamm- bzw. Lohnkonten-Portals entsprechend an. Info: Der alte Beitragsgruppen-Index (internes Personalstamm-Feld 334 und internes Lohnkonten-Feld 619) hat keine Bedeutung mehr und kann aus der LP-Definition entfernt werden! 4.9 Umstellung SV-Beitragsgruppen (ID-Nr. 791) Die Umstellung der SV-Beitragsgruppen von der alten auf die neue Verwaltungsform erfolgt/e grds. beim erstmaligen Programmstart nach der Installation der Version des SBS Lohn plus im direkten Anschluss an die Datei-Erweiterung. Ein Fehlerprotokoll kann/konnte es nur geben, wenn ein oder mehrere SV-Zweige unzulässig verschlüsselt waren! Wenn Sie die Umstellung der SV-Beitragsgruppen - aus welchem Grund auch immer - zu einem späteren Zeitpunkt erneut durchführen (müssen), nutzen Sie diesen Menüpunkt (unter System-Programme Prüfungen/Umstellungen). 5. KV-Zusatzbeitrag Zur Finanzierung ihrer Ausgaben erhält jede Krankenkasse pro Mitglied einen - ggf. risikoabhängigen - Betrag aus dem Gesundheitsfonds. Reichen einer Krankenkasse die Zuwendungen aus dem Gesundheitsfonds nicht aus, kann sie unter bestimmten Bedingungen einen Zusatzbeitrag erheben. Ein evtl. Zusatzbeitrag ist grds.... von jedem Mitglied der zusatzbeitragserhebenden Krankenkasse zu bezahlen. grds. vom Mitglied alleine zu tragen (kein Arbeitgeberanteil). vom Mitglied direkt an die Krankenkasse abzuführen. Eine Ausnahme bzgl. der Zusatzbeitragstragung und -abführung besteht bei behinderten Menschen, die in geschützten Einrichtungen beschäftigt sind, sofern ihr monatliches tatsächliches Entgelt 20,00% der monatlichen Bezugsgröße West nicht übersteigt. In diesen Fällen ist der Zusatzbeitrag von der Einrichtung zu tragen und abzuführen; der Einrichtung wird der Zusatzbeitrag vom Kostenträger (= Träger der Einrichtung) erstattet. Übersteigt das monatliche Entgelt 20,00% der monatlichen Bezugsgröße West, ist der Zusatzbeitrag vom Mitglied zu tragen. In diesen Fällen empfehlen die Spitzenverbände der Sozialversicherung den Einrichtungen, dennoch die Abführung der Zusatzbeiträge für den behinderten Menschen zu übernehmen. Ein KV-Zusatzbeitrag kann pauschal oder prozentual von den beitragspflichtigen Einnahmen des Mitglieds erhoben werden. Er darf 1,00% der monatlichen Beitragsbemessungsgrenze der Krankenversicherung nicht übersteigen (Überforderungsklausel); die Überforderungsklausel gilt nicht bei pauschal erhobenen Zusatzbeiträgen, die 8,00 EUR pro Monat nicht übersteigen. Wird der Zusatzbeitrag prozentual erhoben, muss das Mitglied seiner Krankenkasse seine beitragspflichtigen Einnahmen nachweisen. Die Krankenkasse ermittelt dann den zu zahlenden Zusatzbeitrag. SBS Lohn plus Beachten Sie zur Abwicklung des KV-Zusatzbeitrags im SBS Lohn plus bitte die ausführlichen Informationen im neuen Kapitel KV-Zusatzbeitrag des Fachteil-Handbuchs! Druck-Version der Update-Info zur Version des SBS Lohn plus Seite 9 von 15

38 Update-Information zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus 6. SBS Krankenkassen.net Bereits mit der Version des SBS Lohn plus wurden neue Felder in den Krankenkassenstamm aufgenommen, die künftig folgenden automatischen Berechnungen dienen werden: zu erstattende Entgeltfortzahlung bei Krankheit und Beschäftigungsverboten während der Schwangerschaft zu erstattende SV-Arbeitgeberanteile aus den zuvor genannten Zahlungen zu erstattendes Mutterschaftsgeld SBS Krankenkassen.net basiert auf einer Beitragssatzdatei, die der SBS Software GmbH von der ITSG GmbH zur Verfügung gestellt wird. Die neue Beitragssatzdatei-Version 4.1 enthält die o.g. Angaben. Ab der nächsten Ausgabe von SBS Krankenkassen.net werden die neuen Felder mit den entsprechenden krankenkassenindividuellen Angaben gefüllt; hierbei wird automatisch ein neuer Beitragszeitraum mit einem Gültig-Ab-Monat 7/2010 angelegt. In Beitragszeiträumen mit einem Gültig-ab-Monat vor 7/2010 bleiben die Felder auf Null. Die Angaben sollten grds. nicht verändert werden, da sie direkt von den Krankenkassen in die Beitragssatzdatei eingepflegt werden. Sie werden ab der Version des SBS Lohn plus für die o.g. automatischen Berechnungen genutzt. Besonderheiten: Mit der o.g. Version des SBS Lohn plus wurden die 4 Umlage-1-Sätze neu definiert: ein allgemeiner Umlage-1- Satz und 3 Umlage-1-Wahlsätze. Der Grund: Die Umlagesätze sollten in dieser Form durch die Beitragssatzdatei geliefert werden. Werden sie ab der Beitragssatzdatei-Version 4.1 auch! Hierbei haben wir festgestellt, dass die überwiegende Zahl der Krankenkassen den Umlage-1-Satz mit 70,00%iger Erstattung als allgemeinen Umlage-1-Satz festlegten und die übrigen Umlage-1-Sätze in absteigender Höhe als Wahlsätze. Die Folge: Es kommt sehr häufig vor, dass der 1. Umlage-1-Wahlsatz höher ist als der allgemeine Umlage-1-Satz. Da die Umlage-1-Sätze bisher in absteigender Höhe geliefert wurden, hätte diese Änderung seitens der Krankenkassen dazu geführt, dass Sie bei den meisten Firmen die Umlagegruppen-Zugehörigkeiten ändern müssten. Diesen Arbeitsaufwand ersparen wir Ihnen! Aus diesem Grund haben wir die o.g. Neu-Definition unsererseits wieder rückgängig gemacht. Es gibt nun wieder 4 Umlage-1-Sätze, die weiterhin in absteigender Höhe geführt werden. Die Beitragssatzdatei der ITSG GmbH wird hierzu in unserem Haus entsprechend modifiziert! Ob unsere Modifikation auf Dauer praktikabel sein wird, wird die Zukunft zeigen. Sollte SBS Krankenkassen.net zu einem späteren Zeitpunkt doch an die Struktur der Beitragssatzdatei angepasst werden müssen, wird die Anpassung zu einem Jahreswechsel erfolgen, da jeweils zum Januar eines Kalenderjahres sowieso ein neuer Beitragszeitraum erzeugt wird. Bisher wurden durch die Beitragssatzdatei der ITSG GmbH - und damit auch durch SBS Krankenkassen.net die Umlage- 1-Sätze, der Umlage-2-Satz und die dazugehörigen Erstattungssätze aktualisiert. Durch die neuen zusätzlichen Informationen kann nun folgender Fall auftreten: - Bisheriger Umlage-1-Erstattungssatz 80,00%. - Dieser Erstattungssatz deckte auch die SV-Arbeitgeber-Anteile aus der Entgeltfortzahlung ab. - Ab der Beitragssatzdatei-Version 4.1. beträgt der Umlage-1-Erstattungssatz nur noch 70,00%. Zusätzlich enthält die Datei jedoch die Information, dass die SV-Arbeitgeberanteile pauschal mit 10,00% aus der Entgeltfortzahlung erstattet werden (... macht in der Summe auch wieder 80,00%). Von dieser neuen Verwaltung der Umlage-1-Sätze und U1-Erstattungsätze im Krankenkassenstamm sind nur wenige Krankenkassen betroffen, z.b. die IKK gesund plus. Was heißt das für Sie in der Praxis? Wenn Sie einen AAG-Erstattungsantrag anlegen, müssen Sie ab sofort zusätzlich auch die zu erstattenden SV-Arbeitgeberanteile berechnen und erfassen - bis zur Version des SBS Lohn plus manuell. Die Erstattungsform der SV-Arbeitgeberanteile wird Ihnen jetzt in Textform hinter dem Eingabe-Feld für die AG-Anteile angezeigt. Beachten Sie diese Information bei Ihrer manuellen Berechnung der zu erstattenden SV-Arbeitgeberanteile! Druck-Version der Update-Info zur Version des SBS Lohn plus Seite 10 von 15

39 Update-Information zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus 7. Service-Rechenzentren Ein Service-Rechenzentrum ist eine Firma (Einzel-Firma, Steuerberater, Rechenzentrum usw.), die sämtliche Zahlungen im beleglosen Datenaustausch für mehrere Firmen in deren Auftrag über eine Zentralstelle (= Rechenzentrum von Kreditinstituten) abwickelt. Für diese Abwicklung gelten diverse Richtlinien, die Sie von den beteiligten Kreditinstituten erhalten. Das Service-Rechenzentrum muss mit einer Zentralstelle grds. auch eine Vereinbarung über die Teilnahme eines Service- Rechenzentrums auf beleglosen Datenaustausch im Zahlungsverkehr treffen. Der Unterschied zwischen den Auftraggebern (Einzel-)Firma und Service-Rechenzentrum liegt in der Belegung des Feldes Datenträger-Kurzbezeichnung im Vorlaufsatz der Zahlungsdatei. Ggf. ist im Vorlaufsatz auch noch die Angabe einer Referenz-Nr. erforderlich (s.u.). 7.1 Neu: Service-Rechenzentren (ID-Nr. 798) Im neuen Stammdatenprogramm Service-Rechenzentren deklarieren Sie eine Firma als Service-Rechenzentrum und ordnen ihr eine Zentralstelle zu. Neben den verschiedenen Adressdaten ist vor allem die Angabe der Datenträger-Kurzbezeichnung zwingend erforderlich, die zwischen dem Service-Rechenzentrum und der Zentralstelle vereinbart wurde. Manche Zentralstellen erwarten im Vorlaufsatz der Zahlungsdatei die Angabe einer fortlaufenden Referenz-Nr. Markieren Sie das entsprechende Feld bei Bedarf. Die fortlaufende Referenz-Nr. wird dann bei jeder Datei-Ausgabe automatisch um den Wert 1 erhöht. Ein manueller Eingriff in die Referenz-Nr.-Vergabe ist grds. nicht erforderlich. 7.2 Firmenstamm (ID-Nr. 119) Alle im Folgenden genannten, z.t. neuen Felder finden Sie im Register Banken, Seite 1. Wegen der Neugestaltung dieser Seite wurde die Verschiebung einiger Felder auf die neue 2. Seite erforderlich. Die Verbindung zu den Service-Rechenzentren wird über den Firmenstamm hergestellt (Register Banken, Seite 1). Die neuen Firmenstamm-Felder Auftraggeber (= Firma oder Service-Rechenzentrum), Service-RZ-Nr. und Abw. DTA-KB führen - in Verbindung mit dem bisherigen Feld DTA-Kurzbezeichnung - zu folgender Belegungslogik in der Zahlungsdatei: Zahlungsdatei: DTA-Kurzbezeichung DTA-Kurzbezeichnung Firmenstamm: im Vorlaufsatz im Zahlungssatz Auftraggeber = Firma + ohne DTA-Kurzbezeichnung 1. Firmenbezeichnung 1. Firmenbezeichnung Auftraggeber = Firma DTA-Kurzbezeichnung DTA-Kurzbezeichnung + mit DTA-Kurzbezeichnung aus Firmenstamm aus Firmenstamm Auftraggeber = Service-RZ DTA-Kurzbezeichnung + ohne DTA-Kurzbezeichnung aus Service-Rechenzentren 1. Firmenbezeichnung Auftraggeber = Service-RZ DTA-Kurzbezeichnung DTA-Kurzbezeichnung + mit DTA-Kurzbezeichnung aus Service-Rechenzentren aus Firmenstamm Auftraggeber = Service-RZ DTA-Kurzbezeichnung + mit Abw. DTA-KB aus Service-Rechenzentren Abw. DTA-KB + Abw. DTA-KB Diese neue Belegungslogik hat keinen Einfluss auf Ihre aktuellen Steuerungen. Wenn die Zahlungen pro Firma erfolgen, sind keine Änderungen erforderlich! Darüber hinaus gibt es im Feld DTA-Absender (vorher Berater) die neue Kennziffer 2. Der DTA-Absender steuert den Druck der Anschrift auf dem Disketten-Begleitzettel. Durch die 2 wird die Anschrift des Service-Rechenzentrums gedruckt. Druck-Version der Update-Info zur Version des SBS Lohn plus Seite 11 von 15

40 Update-Information zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus 8. SBS Lohn plus allgemein 8.1 Personalfragebogen Es wird für die Arbeitgeber immer wichtiger, ihre geringfügig entlohnten und kurzfristig beschäftigten Arbeitnehmer danach zu fragen, ob sie weitere gleichartige Beschäftigungen ausüben, und darauf hinzuweisen, dass sie ihnen weitere Beschäftigungen unverzüglich mitteilen müssen. Die Arbeitgeber sollten Nachweise zu den Personalunterlagen der geringfügig Beschäftigten nehmen. Über das Menü Hilfe > Rechtsinformationen (PDF) können Sie jetzt einen Personalfragebogen drucken, der von der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA) erstellt wurde. Lassen Sie diesen Fragebogen von jedem geringfügig Beschäftigten ausfüllen und nehmen Sie ihn zu den Personalunterlagen - so sind Sie auf der sicheren Seite! 8.2 Fachteil-/Baulohn-Handbuch Eine Aufstellung der neuen und geänderten Kapitel im Fachteil-Handbuch und im Baulohn-Handbuch finden Sie im Haupt-Menü des jeweiligen Handbuchs direkt vor der Themen-Übersicht! Beachten Sie darüber hinaus auch die Hinweise zu neuen oder geänderten Handbuch-Kapiteln in der Update-Info! 8.3 Archivierung (ID-Nr. 702) Die AN-Bescheinigungen SoKa (ID-Nr. 296) und die Empfangsbestätigungen Arbeitspapiere (ID-Nr. 674) werden ab dieser Version arbeitnehmer-individuell archiviert. Bisher wurden die Bescheinigungen zeitraumunabhängig im Arbeitgeber-Archiv abgestellt. 8.4 Änderungen im Menübaum Bitte beachten Sie folgende Änderungen im Menübaum und prüfen Sie diesbezüglich evtl.... Rechte-Ausschlüsse (ID-Nr. 061) Benutzer-Menüs (ID-Nr. 600) Firmen-Menüs (ID-Nr. 605) (Automatik-)Gruppen-Definitionen (ID-Nr. 323) Neue Menüpunkte Elektronische Rückmeldungen (ID-Nr. 790) SV-Beitragsgruppen (ID-Nr. 789) Service-Rechenzentren (ID-Nr. 798) Druck ELENA-Konto (ID-Nr. 785) KV-Zusatzbeitragslisten (ID-Nr. 788) Umstellung SV-Beitragsgruppen (ID-Nr. 791) Umbenannte Menüpunkte InfoCenter-Einstellungen (ID-Nr. 639) Entfernte Menüpunkte InfoCenter (ID-Nr. 671) Arbeitsbescheinigungen 57 SGB II 9. Stammdaten 9.1 Stammdaten allgemein (ID-Nr. 710; lt. Bundesagentur für Arbeit entfällt diese Bescheinigung!) Erhöhen Sie Ihre Abrechnungssicherheit! Führen Sie nach der Installation der neuen Version im Firmenstamm, im Personalstamm und in den Lohnarten Datenprüfläufe durch und beheben Sie evtl. Fehler. Den Datenprüflauf finden Sie im jeweiligen Stammdaten-Menü Bearbeiten! Druck-Version der Update-Info zur Version des SBS Lohn plus Seite 12 von 15

41 Update-Information zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus Alternativ können Sie den Menüpunkt Stammdaten prüfen (ID-Nr. 539) nutzen! Ohne vollständige und korrekte Stammdaten kann es zu fehlerhaften Abrechnungen kommen, die u.u. nicht mehr korrigiert werden können! Neue Menüpunkte, Stammdaten-Felder und Stammdaten-Steuerungen, die in den Fach-Themen (Punkte 1 bis 7 dieser Update-Info) bereits erläutert wurden, sind unter diesem Punkt nicht noch einmal aufgeführt! 9.2 Berufsgenossenschaften (ID-Nr. 748) / Gefahrtarifstellen Bitte prüfen Sie in den Berufsgenossenschaften (ID-Nr. 748, Register Beiträge/GTS, Schaltfläche BG-Beitragsberechnungsgrundlagen Gültig ab 2010) den Höchst-Jahresarbeitsverdienst der Unfallkasse Mecklenburg-Vorpommern (SBS-BG-Nr. 114), der seit 1. Januar ,00 EUR beträgt. Darüber hinaus werden/wurden beim erstmaligen Programmstart nach der Installation der Version des SBS Lohn plus automatisch folgende Gefahrtarifstellen (GTS) ergänzt: SBS-BG-Nr. BG-/UK-Bezeichnung Neue Gefahrtarifstelle/n 7 BG Metall Nord Süd Fleischerei-BG 382, UK Mecklenburg-Vorpommern , , , , Firmenstamm (ID-Nr. 119) und Abw. Betriebsdaten ELENA (ID-Nr. 772) Um für die ELENA-Datensätze korrekte Arbeitgeber-Adressdaten zu gewährleisten, wurden diverse Plausibilitäts-Prüfungen eingearbeitet. 9.4 Aktualisierung System-Lohnarten (ID-Nr. 074) Führen Sie unbedingt die Aktualisierung der System-Lohnarten durch. Hierbei wird in jedem Fall die neue System-Lohnart 860 KV-Zusatzbeitrag AN erstellt! 9.5 Personalstamm (ID-Nr. 122) Neue Felder Kündigung am / zum und Befristung bis (Register Basis, Seite 2) In diesen Feldern können Sie die Kündigungsdaten speichern. Die Daten werden bei der Erstellung der Kündigungsdaten für das ELENA-Verfahren übernommen. Neue Kennziffer 9 im Feld LStB-Ausgabemonat (Register Steuer/BG, Seite 1) Mit der 9 können Sie den Aufbau und die Ausgabe von Lohnsteuerbescheinigungen unterdrücken (z.b. für die Grenzgänger, für die keine Lohnsteuerbescheinigungen anfallen). Darüber hinaus unterdrückt die Kennziffer 9 die Plausibilitätsprüfung zur Überwachung der Existenz einer Steuer-ID-Nr. Neues Feld Ohne IU (Register SV, Seite 4) In besonderen Abrechnungskonstellationen kann es bei mehrfach beschäftigten Arbeitnehmern vorkommen, dass die Entgelte aus den verschiedenen Beschäftigungen bzgl. der Insolvenzgeld-Umlageberechnung nicht addiert werden dürfen. Markieren Sie in diesen Fällen das neue Feld Ohne IU. Das Feld Ohne Insolvenzgeld-Umlage gibt es auch in der Standard-Erfassung... - Schaltfläche Mfb/Pf./GM Register Mfb-Entgelt - Stammdaten-Vormonatskorrektur Register SV/ELENA, Seite 4 Bereich Mehrfachbeschäftigung Zeile 11 Neues Feld Freie Verpflegung (Register Ausdrucke/Automatik, Seite 3) Diese neue Angabe wird ggf. automatisch in die überarbeiteten AG-Bescheinigungen ALG II (ID-Nr. 638) eingesteuert! Druck-Version der Update-Info zur Version des SBS Lohn plus Seite 13 von 15

42 Update-Information zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus 9.6 Zusatzversorgungskassen ÖD (ID-Nr. 111) Für die Zulassungs-Nr. (Register Basis, Seite 1) wurde ein neues Feld erforderlich, damit nun auch alphanumerische Zeichen gespeichert werden können. Die Zulassungs-Nr. aus dem bisherigen Feld wird automatisch ins neue Feld übernommen. Neues Feld Pauschalsteuergrenze bav-steuerkorrektur (Register Umlage) Standardmäßig wird im Rahmen der bav-steuerkorrektur für die Pauschalversteuerung der Zusatzversorgungsbeiträge lediglich die Monatsgrenze (Tarif-Regelung) angesetzt. Wenn diese Tarif-Regelung nicht anzuwenden ist, können die Zusatzversorgungsbeiträge (Umlagen) nachträglich im Rahmen der bav-steuerkorrektur bis zur Jahresgrenze pauschal versteuert werden. Um die Jahres-Pauschalsteuergrenze heranzuziehen, speichern Sie im neuen Feld Pauschalsteuergrenze bav-steuerkorrektur die Erfassung Standard-Erfassung (ID-Nr. 135) Im ELENA-Verfahren müssen verschiedene SV-Unterbrechungen erkannt und separat gemeldet werden. In Folge dessen wurden neue SVU-Arten eingefügt, die Sie über die Schaltfläche SVU/Ein-Aus erfassen können. SVU-Art 1/4011 Krankengeld-Aussteuerung Wenn eine SV-Unterbrechung mit 0/3011 (= SVU-Ende wegen Krankengeld-Aussteuerung) endet, erfassen Sie für die Zeit nach der Krankengeld-Aussteuerung eine SV-Unterbrechung, die mit der SVU-Art 1/4011 beginnt. Bisher musste die Anschluss-SVU mit der SVU-Art 1/4001 oder 1/4002 beginnen. Wenn solche Fälle in Ihren 2010er Abrechnungen vorkommen, müssen Sie die Anschluss-SVU korrigieren. SVU-Art 1/4012 Wochenend-SVU Diese SVU verwenden Sie wenn die ersten oder die letzten beiden Tage des Monats auf ein Wochenende fallen, z.b.: Ein Arbeitnehmer bezieht Krankengeld vom bis Die SV-Unterbrechung endet zum Am würde der Arbeitnehmer grundsätzlich wieder arbeiten. Da der und auf einen Samstag und Sonntag (arbeitsfrei) fällt, muss für diese Zeit eine Wochenend-SVU erfasst werden. SVU-Art 1/4015 Pflegezeit - kurzzeitige Freistellung Diese SV-Unterbrechung erfassen Sie für kurzzeitige Pflegezeiten bis zu 10 Tagen. Des Weiteren wurde die SVU-Art 1/4002 in Krankengeld-Einstellung wegen voller EM-Rente umbenannt. 11. Auswertungen 11.1 Auswertungen allgemein In den Auswertungen Formular 3 (ID-Nr. 531) und SV-AN-/AG-Bescheinigungen (ID-Nr. 224) wird in der Absenderzeile des Adressfensters die Firmen-Adresse gedruckt. In den Mandanten-Benachrichtigungen (ID-Nr. 381) wird die Berater-Adresse ausgewiesen, sofern im Parameter-Feld Berater-Firmen-Nr. (ID-Nr. 118, Register Diverses) eine Berater-Firma angegeben ist Automatik (ID-Nr. 319) Die Menüpunkte NvB-Aufbau-Automatik (ID-Nr. 623) und NvB-Sammeldruck (ID-Nr. 624) wurden in die Auswertungs- Automatik integriert AN-Zahlungslisten (ID-Nr. 435) Neue Option Zahlungsart! Wahlweise können Beiträge ausgeschlossen werden, die z.b. per Lastschrift oder Dauerauftrag abgebucht werden. Druck-Version der Update-Info zur Version des SBS Lohn plus Seite 14 von 15

43 Update-Information zur Pflicht-Version des SBS Lohn plus 11.4 Betriebsmeldung über Kug (ID-Nr. 768) Laut Bundesarbeitsagentur entfällt die statistische Betriebsmeldung gemäß 320 Abs. 4 SGB III ab dem 2. Quartal Die kurzarbeitenden Betriebe wurden von den Arbeitsagenturen unterrichtet AN-Flexibescheinigungen (ID-Nr. 554) und WGH-Übersichten (ID-Nr. 557) Neue Option Zuordnung Korrekturen! Standardmäßig werden Korrekturen dem Korrekturmonat zugeordnet. Wahlweise können Sie Korrekturen im korrigierten Monat ausweisen Bescheinigungen (ID-Nr. 010) Aktualisierung der... Arbeitsbescheinigungen (ID-Nr. 022) Kinderzuschlag/Familienkasse (ID-Nr. 481) Insolvenzgeld (ID-Nr. 035) AG-Bescheinigungen ALG II (ID-Nr. 638) 11.7 SV-AG-/AN-Bescheinigungen (ID-Nr. 224) Von den SV-AN-Bescheinigungen wurden die Angaben zur Unfallversicherung entfernt (auf Verlangen der Sozialversicherungsprüfer). Die SV-AG-Bescheinigungen enthalten diese Angaben weiterhin! Mit freundlichem Gruß SBS Software GmbH Druck-Version der Update-Info zur Version des SBS Lohn plus Seite 15 von 15