Elektronische Rückerstattungsanträge der Verrechnungssteuer (Formular 25) Benutzeranleitung

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1 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Eidgenössische Steuerverwaltung ESTV Servicedesk e-government E-Government-Portal ESTV SuisseTax Elektronische Rückerstattungsanträge der Verrechnungssteuer (Formular 25) Benutzeranleitung Herzlich willkommen im E-Government-Portal ESTV SuisseTax! Die vorliegende unterstützt Sie bei der Verwendung der Verrechnungssteuer-Applikation des ESTV SuisseTax-Portals. Bei Fragen oder Anregungen steht Ihnen das Team vom Service Desk E-Government zur Verfügung. Ausgabe vom 15. Dezember 2015 Eidgenössische Steuerverwaltung ESTV Servicedesk E-Government Schwarztorstrasse Bern Telefon: +41 (0)

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Zwei Wege zum elektronischen Antrag auf Rückerstattung der Verrechnungssteuer (Formular 25) Persönliches Benutzerprofil in ESTV SuisseTax Anlegen eines persönlichen Benutzerprofils Anmeldung am System Bearbeitung des persönlichen Benutzerprofils Sprachwechsel Abmeldung vom System Ausstieg aus ESTV SuisseTax Autorisierung Beantragung einer neuen Vollmacht Superuser kontaktieren Verwaltung der Benutzerrechte Rechteverwaltung durch Superuser Akzeptieren der Einladung Eingeladene Person ist im Portal ESTV SuisseTax bereits registriert Eingeladene Person nutzt ESTV SuisseTax noch nicht Abwicklung von Geschäften Geschäftsübersicht Antrag auf Rückerstattung der Verrechnungssteuer erfassen Administratives Adresse ändern Bankverbindung verwalten Geschäft zuweisen Benutzer verwalten Pendente Einladungen...38 Ausgabe vom 15. Dezember 2015 Seite 2 von 38

3 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 Benutzer registrieren... 6 Abbildung 2 Anmeldung am System... 7 Abbildung 3 Mögliche Fehlermeldung nach Login-Versuch... 7 Abbildung 4 Benutzerprofil anpassen... 8 Abbildung 5 Selbstadministration Benutzerprofil... 8 Abbildung 6 Sprachauswahl... 9 Abbildung 7 Abmeldung... 9 Abbildung 8 Freischaltung Einleitung...10 Abbildung 9 Freischaltung Schritt 1 - Personendaten und Wahl der Steuerart...11 Abbildung 10 Freischaltung Schritt 2 - Firmensuche...12 Abbildung 11 Freischaltung Schritt 2 - manuelle Erfassung...13 Abbildung 12 Freischaltung Schritt 3 - Überprüfen der erfassten Daten...13 Abbildung 13 Benutzerverwaltung (Übersicht)...16 Abbildung 14 Einladung eines Benutzers durch Superuser...17 Abbildung 15 Status der offene Einladungen...17 Abbildung 16 Einladung...18 Abbildung 17 Anzeige Einladung in Geschäftsübersicht...19 Abbildung 18 Einladung akzeptieren bzw. ablehnen...19 Abbildung 19 Geschäftsübersicht...20 Abbildung 20 Auswahl Rückerstattungsantrag erfassen...21 Abbildung 21 Rückerstattungsberechtigten wählen...21 Abbildung 22 zusätzliche Angaben erfassen...23 Abbildung 23 Eine neue Bankverbindung erfassen...23 Abbildung 24 Bankverbindung verwalten...23 Abbildung 25 Neue Bankverbindung erfassen...24 Abbildung 26 Liste der erfassten Bankverbindungen...25 Abbildung 27 Zurück zu Rückerstattungsantrag erfassen...25 Abbildung 28 Bankverbindung wählen...26 Abbildung 29 Bankverbindung Mitteilung...27 Abbildung 30 Erfassungsart Vermögenswert wählen...28 Abbildung 31 Neuen Vermögenswert erfassen - Konto...29 Abbildung 32 erfasste Vermögenswerte...30 Abbildung 33 Kontrolle...32 Abbildung 34 Abschluss...32 Abbildung 35 Adresse ändern (1)...33 Abbildung 36 Adresse ändern (2)...34 Abbildung 37 Bankverbindung verwalten...35 Abbildung 38 Geschäft zuweisen - Rückerstattungsberechtigen wählen...36 Abbildung 39 Geschäft zuweisen mittels Geschäftscode...36 Abbildung 40 Benutzer verwalten...37 Abbildung 41 Pendente Einladungen...38 Ausgabe vom 15. Dezember 2015 Seite 3 von 38

4 1. Einleitung Unseren Steuerpartnern wollen wir die Einreichung der Anträge auf Rückerstattung der Verrechnungssteuer möglichst leicht machen. Der beste Weg dazu führt über unser elektronisches Portal ESTV SuisseTax. Dieses bietet Ihnen folgende Funktionen: Elektronische Einreichung der Rückerstattungsanträge (Formular 25) Geschäftsübersicht mit den pendenten sowie abgeschlossenen über das Portal eingereichten Anträgen Elektronische Benutzerverwaltung Ausgabe vom 15. Dezember 2015 Seite 4 von 38

5 2. Zwei Wege zum elektronischen Antrag auf Rückerstattung der Verrechnungssteuer (Formular 25) Um für eine rückerstattungsberechtige Person (Unternehmung) über ESTV SuisseTax ein Formular 25 einreichen und weitere Transaktionen ausführen zu können, ist aus Datenschutzgründen eine Bevollmächtigung erforderlich. Zur Erlangung einer Bevollmächtigung gilt es zwischen zwei Ausgangslagen zu unterscheiden: 1. Die betreffende Unternehmung nutzt ESTV SuisseTax Verrechnungssteuer noch nicht, will aber das Formular 25 neu elektronisch einreichen: o o o o o Melden Sie sich am System an (siehe Kapitel 3.2) oder eröffnen Sie vorgängig ein persönliches Benutzerkonto, falls Sie noch über keines verfügen (Funktion Benutzer registrieren auf Login-Seite, siehe Kapitel 3.1). Pro Unternehmung (rückerstattungsberechtigter Person) ist anlässlich der erstmaligen Nutzung von ESTV SuisseTax aus Datenschutzgründen eine Autorisierung durch die betreffende(n) zeichnungsberechtigte(n) Person(en) erforderlich. Nehmen Sie mehrere Mandate wahr (z.b. als Treuhänder / Treuhänderin), können Sie die entsprechenden Vollmachten über Ihr (einziges) Benutzerprofil beantragen. Nachdem Sie im Bereich Freischaltung (siehe Kapitel 4.1) online mit wenigen Klicks eine Vollmacht beantragt haben, sendet die ESTV das Formular in Papierform direkt an die Sitzadresse der rückerstattungsberechtigten Person (Unternehmung). Die unterschriebene Vollmacht muss dann wieder an die Eidgenössische Steuerverwaltung geschickt werden. Wir prüfen und bearbeiten die Vollmacht rasch und benachrichtigen Sie per über die Freischaltung. 2. Die betreffende Unternehmung nutzt ESTV SuisseTax Verrechnungssteuer bereits, reicht das Formular 25 also elektronisch ein: o o o In diesem Fall verfügt die Unternehmung bereits über einen sogenannten Superuser für ESTV SuisseTax Verrechnungssteuer. Dieser ist in der Lage, neue Benutzer für die betreffende Unternehmung vollelektronisch einzuladen (siehe Kapitel 4.2). Wenden Sie sich daher bitte an diesen Superuser, um eingeladen zu werden. Das ist für Sie der weitaus einfachste und schnellste Weg, um für die Unternehmung Anträge auf Rückerstattung der Verrechnungssteuer elektronisch abwickeln zu können. Sobald Sie vom Superuser eingeladen wurden, finden Sie die betreffende Einladung im Menüpunkt Pendente Einladungen. Falls dies nicht möglich ist (weil der Superuser beispielsweise das Unternehmen verlassen hat), kann eine neue Superuser-Vollmacht auf dem Papierweg beantragt werden, was entsprechend mehr Zeit beansprucht. Gehen Sie dabei bitte wie unter Punkt 1 beschrieben vor. Weitere Informationen zur vorstehenden Thematik finden Sie in Kapitel 4. Ausgabe vom 15. Dezember 2015 Seite 5 von 38

6 3. Persönliches Benutzerprofil in ESTV SuisseTax Jeder Benutzer von ESTV SuisseTax benötigt als Basis für alles Weitere ein persönliches Benutzerprofil. Für die Anmeldung ist eine -Adresse und ein Mobil- oder Festnetztelefon mit SMS-Funktion Voraussetzung. 3.1 Anlegen eines persönlichen Benutzerprofils Falls Sie noch kein persönliches Benutzerprofil haben, gehen Sie bitte wie folgt vor: Wählen Sie den Link: Klicken Sie auf Benutzer registrieren und durchlaufen Sie den Registrierungsprozess. Tipp: Das System schlägt eine Benutzer-ID vor. Wünschen Sie eine andere Benutzer-ID, können Sie diese ändern. Bitte beachten Sie, dass die Änderung nur während des Registrierungsprozesses vorgenommen werden kann. Nach Abschluss des Prozesses ist keine Änderung der Benutzer-ID mehr möglich. Beachten Sie bitte, dass Sie pro -Adresse nur ein persönliches Benutzerprofil erstellen können. Abbildung 1 Benutzer registrieren Ausgabe vom 15. Dezember 2015 Seite 6 von 38

7 3.2 Anmeldung am System Falls Sie bereits über ein persönliches Benutzerprofil verfügen, können Sie sich über am System anmelden. Sie haben zwar ein Benutzerkonto, können sich aber nicht mehr an die Benutzer-ID oder an das Passwort erinnern? Mit den Funktionen Passwort vergessen oder Konto gesperrt bzw. Benutzer-ID vergessen gelangen Sie rasch wieder in den Besitz dieser Informationen. Abbildung 2 Anmeldung am System Es kann vorkommen, dass nach der Eingabe der Benutzer-ID und des Passworts eine Fehlermeldung erscheint, d.h. ESTV SuisseTax nicht geöffnet wird. Abbildung 3 Mögliche Fehlermeldung nach Login-Versuch Gehen Sie in diesen Fall wie folgt vor: 1. Schliessen Sie alle Browserfenster. 2. Starten Sie anschliessend den Browser wieder. 3. Löschen Sie den Browser-Verlauf (Cache) 4. Versuchen Sie das Login in ESTV SuisseTax erneut ( Ausgabe vom 15. Dezember 2015 Seite 7 von 38

8 3.3 Bearbeitung des persönlichen Benutzerprofils Wenn Sie Ihr persönliches Benutzerprofil bearbeiten möchten, wählen Sie dazu die entsprechende Funktion am rechten oberen Bildschirmrand. Ihre persönlichen Angaben wie Name, Vorname, Telefonnummer, -Adresse sowie das Passwort können Sie jederzeit ändern. Aufgrund einer Systemrestriktion können Sie Ihre Benutzer-ID nicht ändern (siehe Tipp in Kapitel 3.1). Abbildung 4 Benutzerprofil anpassen Abbildung 5 Selbstadministration Benutzerprofil Ausgabe vom 15. Dezember 2015 Seite 8 von 38

9 3.4 Sprachwechsel Das System ermittelt die Sprache beim Login anhand der im Browser konfigurierten Sprache. Wenn Sie die Sprache für die laufend Session wechseln wollen, so können Sie dies durch Anklicken des entsprechenden Symbols am rechten oberen Rand des Bildschirms tun. Abbildung 6 Sprachauswahl Im Zusammenhang mit der Sprachauswahl gilt es zudem Folgendes zu beachten: - s: Die in den von ESTV SuisseTax erstellten s verwendete Sprache richtet sich nach der Einstellung im Benutzerprofil. Bei Bedarf kann diese dort geändert werden (siehe Kapitel 3.3). - PDF der Rückerstattungsanträge: Die Sprache richtet sich nach der in der Applikation der ESTV dem Unternehmen zugeordneten Sprache. 3.5 Abmeldung vom System Sie können sich durch Anklicken des entsprechenden Symbols am rechten oberen Rand des Bildschirms vom System abmelden. Abbildung 7 Abmeldung 3.6 Ausstieg aus ESTV SuisseTax Falls eine rückerstattungsberechtigte Person ESTV SuisseTax Verrechnungssteuer nicht mehr nutzen und somit Rückerstattungsanträge wieder physisch einreichen will, ist eine Kündigung auf dem Postweg an folgende Adresse erforderlich: Eidgenössische Steuerverwaltung Servicedesk E-Government Schwarztorstrasse Bern Ausgabe vom 15. Dezember 2015 Seite 9 von 38

10 4. Autorisierung Wenn Sie für eine rückerstattungsberechtige Person (juristische Person) über ESTV SuisseTax ein Formular 25 einreichen und weitere Transaktionen ausführen möchten, benötigen Sie aus Datenschutzgründen eine Autorisierung durch die betreffende(n) zeichnungsberechtigte(n) Person(en). Wie erhalten Sie eine Autorisierung? Zwei Ausgangslagen sind möglich: - Wenn die rückerstattungsberechtigte Person ESTV SuisseTax Verrechnungssteuer noch nicht nutzt, müssen Sie eine Vollmacht beantragen (siehe Kapitel 4.1). - Wenn die rückerstattungsberechtigte Person ESTV SuisseTax Verrechnungssteuer bereits nutzt, müssen Sie den Superuser kontaktieren (siehe Kapitel 4.2). 4.1 Beantragung einer neuen Vollmacht Sie können eine Vollmacht im Bereich Freischaltung online in 3 Schritten erfassen und elektronisch an die Eidgenössische Steuerverwaltung übermitteln. Abbildung 8 Freischaltung Einleitung Ausgabe vom 15. Dezember 2015 Seite 10 von 38

11 Prüfen Sie im 1. Schritt die Angaben Ihrer Personendaten und wählen Sie die Steuerart aus. Abbildung 9 Freischaltung Schritt 1 - Personendaten und Wahl der Steuerart Ausgabe vom 15. Dezember 2015 Seite 11 von 38

12 Suchen Sie im 2. Schritt mittels Namen oder UID nach der rückerstattungsberechtigten Person, für welche die Vollmacht gelten soll. Wählen Sie aus dem Suchresultat das entsprechende Unternehmen. Abbildung 10 Freischaltung Schritt 2 - Firmensuche Ausgabe vom 15. Dezember 2015 Seite 12 von 38

13 Sofern das Unternehmen im Suchresultat nicht erscheint, können Sie die Daten manuell erfassen. Abbildung 11 Freischaltung Schritt 2 - manuelle Erfassung Im 3. Schritt können Sie die erfassten Daten überprüfen und den Vollmachtsantrag anschliessend elektronisch einreichen. Abbildung 12 Freischaltung Schritt 3 - Überprüfen der erfassten Daten Ausgabe vom 15. Dezember 2015 Seite 13 von 38

14 Wir prüfen Ihren Vollmachtsantrag und senden das Formular anschliessend direkt an die Sitzadresse der betroffenen Firma. Sobald wir die unterzeichnete Vollmacht vom vollmachtgebenden Unternehmen zurück erhalten, geprüft und bearbeitet haben, benachrichtigen wir Sie per über die Freischaltung. Auch wenn eine Unternehmung ESTV SuisseTax bereits nutzt, kann es notwendig werden, eine neue Vollmacht auf dem Papierweg einzureichen. Zum Beispiel weil der bisherige Superuser das Unternehmen verlassen hat und deshalb ein neuer aktiviert werden muss. Ausgabe vom 15. Dezember 2015 Seite 14 von 38

15 4.2 Superuser kontaktieren Wenn eine rückerstattungsberechtigte Person ESTV SuisseTax Verrechnungssteuer bereits nutzt und das Formular 25 elektronisch einreicht, verfügt sie bereits über einen sogenannten Superuser für ESTV SuisseTax Verrechnungssteuer. Dieser ist in der Lage, neue Benutzer für die betreffende rückerstattungsberechtigte Person elektronisch einzuladen. Wenden Sie sich daher bitte an diesen Superuser, um eingeladen zu werden. Das ist für Sie der weitaus einfachste und schnellste Weg, um für die rückerstattungsberechtigte Person Anträge auf Rückerstattung der Verrechnungssteuer elektronisch abwickeln zu können. Sobald Sie vom Superuser eingeladen wurden, finden Sie die betreffende Einladung im Menüpunkt Pendente Einladungen. Falls dies nicht möglich ist, weil beispielsweise der Superuser das Unternehmen verlassen hat, kann eine neue Superuser-Vollmacht, wie unter Kapitel 4.1 beschrieben, auf dem Papierweg beantragt werden. Wie ein Superuser einen anderen Benutzer einladen kann, haben wir in Kapitel 5.1 beschrieben. Ausgabe vom 15. Dezember 2015 Seite 15 von 38

16 5. Verwaltung der Benutzerrechte 5.1 Rechteverwaltung durch Superuser Um für eine rückerstattungsberechtigte Person die Benutzer verwalten (erstellen, bearbeiten, löschen) zu können, müssen Sie über die gleichnamigen Rechte als Superuser verfügen. Um in die Benutzerverwaltung zu gelangen, müssen Sie in der vertikalen Navigation den entsprechenden Punkt wählen. ESTV SuisseTax Verrechnungssteuer unterstützt die folgenden Berechtigungsarten, um die unterschiedlichen Bedürfnisse der Steuerpartner abzudecken: Einreicher: Kann Anträge auf Rückerstattung der Verrechnungssteuer ausfüllen und elektronisch einreichen. Diese Rolle wird stets durch den Superuser in der Benutzerverwaltung auf elektronischem Weg zugewiesen. Superuser: Besitzt die gleichen Rechte wie der Einreicher und führt zusätzlich die Benutzerverwaltung (vollelektronisches Neuanlegen, Mutieren sowie Löschen von Benutzerrechten). Diese Rolle wird entweder durch einen bestehenden Superuser in der Benutzerverwaltung auf elektronischem Weg zugewiesen oder auf dem Papierweg, ausgelöst durch die Autorisierung mittels Vollmacht (Freischaltung siehe Kapitel 4.1). Als Superuser können Sie andere Benutzer einladen, für eine Firma (rückerstattungsberechtige Person) in ESTV SuisseTax Verrechnungssteuer tätig zu werden. Die -Adresse ist in diesem Kontext das entscheidende Zuordnungskriterium. Vergewissern Sie sich deshalb stets, dass Sie korrekte -Adressen verwenden. Abbildung 13 Benutzerverwaltung (Übersicht) Ausgabe vom 15. Dezember 2015 Seite 16 von 38

17 Abbildung 14 Einladung eines Benutzers durch Superuser Der Superuser kann den Status der Einladung in der Benutzerverwaltung unter Offene Einladungen einsehen. Abbildung 15 Status der offene Einladungen Ausgabe vom 15. Dezember 2015 Seite 17 von 38

18 5.2 Akzeptieren der Einladung Lädt ein Superuser eine andere Person ein, für eine rückerstattungsberechtigte Person tätig zu werden, erhält die eingeladene Person eine . Von: [mailto: Gesendet: Montag 5. Oktober :48 An: Betreff: ESTV SuisseTax: Einladung zur Online Einreichung der Verrechnungssteuer-Rückerstattung Sehr geehrte(r) Sie wurden von eingeladen, in der Applikation von ESTV SuisseTax zur Online Einreichung der Verrechnungssteuer-Rückerstattung tätig zu werden: Rolle: Berechtigung der vorgesehenen Rolle: Einreicher : Einreichen Ihre erstellten Geschäfte einsehen Ihre erstellten Bankverbindungen verwalten Falls Sie mit der neuen Rolle einverstanden sind, bestätigen Sie diese unter dem folgendem Link: Pendente Einladungen Betrifft rückerstattungsberechtigte Person: Name: xxx Dossiernummer: xxx UID: xxx Dieses ist eine automatisch generierte Mitteilung. Falls Sie Fragen haben oder diese fälschlicherweise erhalten haben, kontaktieren Sie bitte den Servicedesk der Eidgenössischen Steuerverwaltung ESTV: Servicedesk VST: servicedesk_voe@estv.admin.ch Tel.: +41 (0) Prüfung VST: pruefung_vst@estv.admin.ch Freundliche Grüsse Ihr Servicedesk-Team Abbildung 16 Einladung Ausgabe vom 15. Dezember 2015 Seite 18 von 38

19 5.2.1 Eingeladene Person ist im Portal ESTV SuisseTax bereits registriert Ist die eingeladene Person im Portal ESTV SuisseTax bereits registriert, kann sie sich im Portal anmelden und wird unter Geschäftsübersicht auf die Einladung hingewiesen. Unter Pendente Einladungen muss die eingeladene Person die Einladung akzeptieren. Abbildung 17 Anzeige Einladung in Geschäftsübersicht Die Vollmacht wird erst aktiv, nachdem sie vom Eingeladenen akzeptiert wurde. Abbildung 18 Einladung akzeptieren bzw. ablehnen Eingeladene Person nutzt ESTV SuisseTax noch nicht Ist die eingeladene Person im Portal ESTV SuisseTax noch nicht registriert, kann sie sich, wie in Kapitel 3.1 beschrieben, im Portal registrieren, danach anmelden und die Einladung akzeptieren (siehe Kapitel 5.2.1). Ausgabe vom 15. Dezember 2015 Seite 19 von 38

20 6. Abwicklung von Geschäften 6.1 Geschäftsübersicht In der Geschäftsübersicht sind die im Portal ESTV SuisseTax pendenten und abgeschlossenen Anträge des ausgewählten Rückerstattungsberechtigten ersichtlich. Je nach Status des betreffenden Geschäfts stehen entsprechende Optionen / Aktionen zur Wahl. Abbildung 19 Geschäftsübersicht Ausgabe vom 15. Dezember 2015 Seite 20 von 38

21 6.2 Antrag auf Rückerstattung der Verrechnungssteuer erfassen Sie können einen Antrag auf Rückerstattung der Verrechnungssteuer (Formular 25) in 5 Schritten erfassen und elektronisch übermitteln. Vorgängig müssen Sie bestimmen, ob Sie einen neuen Antrag erfassen oder einen bestehenden Rückerstattungsantrag (z.b. vom Vorjahr) übernehmen möchten. Abbildung 20 Auswahl Rückerstattungsantrag erfassen 1. Schritt: Rückerstattungsberechtigter Sie können nur für berechtigte Unternehmen Anträge auf Rückerstattung der Verrechnungssteuer erfassen und elektronisch einreichen. Dazu wählen Sie zuerst die entsprechende Funktion und den Rückerstattungsberechtigten. Im Dropdown-Feld werden nur die Rückerstattungsberechtigten angezeigt, für die Sie eine entsprechende Berechtigung erhalten haben. Sofern Sie keinen Rückerstattungsberechtigten auswählen können oder dieser nicht angezeigt wird, haben Sie keine Berechtigung um für diese juristische Person einen Rückerstattungsantrag einzureichen. Wie Sie eine Vollmacht beantragen können, ist in den Kapiteln 2 und 4 beschrieben. Abbildung 21 Rückerstattungsberechtigten wählen Ausgabe vom 15. Dezember 2015 Seite 21 von 38

22 Nachdem Sie den Rückerstattungsberechtigten ausgewählt haben, werden die Angaben des Rückerstattungsberechtigten angezeigt (Name, Adresse) und Sie müssen die Felder Zustelladresse für die Zahlungsanweisung und Rückfragen an ergänzen, sowie eventuell das Datum des Geschäftsabschluss ändern. Ausgabe vom 15. Dezember 2015 Seite 22 von 38

23 Abbildung 22 zusätzliche Angaben erfassen 2. Schritt: Bankverbindung Sie können hier entweder eine bestehende Bankverbindung des Rückerstattungsberechtigten auswählen oder eine neue Bankverbindung erfassen. Im Folgenden führen wir Sie durch die Erfassung einer neuen Bankverbindung. Abbildung 23 Eine neue Bankverbindung erfassen Sie gelangen auf die Seite Bankverbindungen verwalten und können eine neue Bankverbindung erfassen. Abbildung 24 Bankverbindung verwalten Ausgabe vom 15. Dezember 2015 Seite 23 von 38

24 Im neu öffnenden Fenster können Sie die notwendigen Angaben zum Finanzinstitut und zum Kontoinhaber eintragen. Sie können die neue Bankverbindung übernehmen oder gleich eine weitere Bankverbindung für denselben Rückerstattungsberechtigten erfassen. Abbildung 25 Neue Bankverbindung erfassen Wenn Sie die eingegebenen Daten übernehmen, wird die Bankverbindung unter Bankverbindung verwalten angezeigt. Ausgabe vom 15. Dezember 2015 Seite 24 von 38

25 Abbildung 26 Liste der erfassten Bankverbindungen Wählen Sie anschliessend Zurück zu Rückerstattungsantrag erfassen, wenn Sie mit der Erfassung des Rückerstattungsantrages fortfahren möchten. Abbildung 27 Zurück zu Rückerstattungsantrag erfassen Ausgabe vom 15. Dezember 2015 Seite 25 von 38

26 Nachdem Sie die Bankverbindung ausgewählt haben, werden alle Angaben zum Finanzinstitut und Kontoinhaber angezeigt. Abbildung 28 Bankverbindung wählen Ausgabe vom 15. Dezember 2015 Seite 26 von 38

27 Sie können noch eine Mitteilung an den Begünstigten erfassen und kommen mit Weiter zum nächsten Schritt der Antragserfassung. Abbildung 29 Bankverbindung Mitteilung Ausgabe vom 15. Dezember 2015 Seite 27 von 38

28 3. Schritt: Vermögenswerte Für die Erfassung der Vermögenswerte können Sie zwischen den folgenden Erfassungsarten wählen: - Vermögenswerte einzeln erfassen - Eigene Vermögenswert-Liste verwenden (z.b. Steuerauszug Ihrer Bank) Im Folgenden erläutern wir die Erfassungsart Vermögenswerte einzeln erfassen. Wählen Sie, welche Art von Vermögenswert Sie erfassen möchte (Konto, Aktie, Obligation, Anlagefonds,..). Abbildung 30 Erfassungsart Vermögenswert wählen Ausgabe vom 15. Dezember 2015 Seite 28 von 38

29 Sie müssen die erforderlichen Angaben erfassen und können den entsprechenden Kontobeleg als PDF Datei hochladen. Wählen Sie Übernehmen und Weiteren erfassen wenn Sie ein weiteres Konto erfassen möchten. Abbildung 31 Neuen Vermögenswert erfassen - Konto Ausgabe vom 15. Dezember 2015 Seite 29 von 38

30 Sie können weitere Vermögenswerte erfassen oder mit Weiter die Erfassung abschliessen. Abbildung 32 erfasste Vermögenswerte Ausgabe vom 15. Dezember 2015 Seite 30 von 38

31 4. Schritt: Kontrolle In dieser Übersicht können Sie kontrollieren, ob die erfassten Angaben zum Rückerstattungsberechtigten, zur Zustelladresse, Bankverbindung, zu den Kontaktangaben und erfassten Vermögenswerten korrekt sind. Ausgabe vom 15. Dezember 2015 Seite 31 von 38

32 Abbildung 33 Kontrolle 5. Schritt: Abschluss Die elektronische Datenerfassung ist nun abgeschlossen und Sie müssen das Unterschriftsblatt zu Formular 25 ausdrucken, unterzeichnen und zusammen mit den Bescheinigungen, die Sie nicht hochgeladen haben, der Eidgenössischen Steuerverwaltung einreichen. Beachten Sie bitte, dass das elektronisch übermittelte Formular 25 nur dann als eingereicht gilt, wenn das dazugehörige Unterschriftenblatt rechtsgültig unterzeichnet innert 10 Tagen bei der ESTV eintrifft. Abbildung 34 Abschluss Ausgabe vom 15. Dezember 2015 Seite 32 von 38

33 7. Administratives 7.1 Adresse ändern Um die Adresse eines Rückerstattungsberechtigten zu ändern, klicken Sie die entsprechende Funktion unter Administratives und wählen Sie den Rückerstattungsberechtigten. Abbildung 35 Adresse ändern (1) Ausgabe vom 15. Dezember 2015 Seite 33 von 38

34 Sie können die Adresse ändern, ein Gültigkeitsdatum festlegen und die Änderungen speichern. Abbildung 36 Adresse ändern (2) Ausgabe vom 15. Dezember 2015 Seite 34 von 38

35 7.2 Bankverbindung verwalten Sie können bereits erfasste Bankverbindungen ändern oder löschen und weitere Bankverbindungen neu erfassen. Abbildung 37 Bankverbindung verwalten Ausgabe vom 15. Dezember 2015 Seite 35 von 38

36 7.3 Geschäft zuweisen Sofern Sie für einen Rückerstattungsberechtigten nicht die Rolle Superuser innehaben, sehen Sie in der Geschäftsübersicht nur die von Ihnen eingereichten Anträge. Die Zuweisung eines weiteren Geschäftes ermöglicht Ihnen dauerhafte Einsicht in dieses Geschäft. Fragen sie Ihren Superuser (oder Einreicher des Ruckerstattungsantrags) nach dem benötigten Geschäftscode (ersichtlich in der Geschäftsübersicht) und weisen Sie das Geschäft Ihnen zu. Die Zuweisung erfordert eine bereits vorhandene Berechtigung zur Tätigkeit für den Rückerstattungsberechtigten. Abbildung 38 Geschäft zuweisen - Rückerstattungsberechtigen wählen Abbildung 39 Geschäft zuweisen mittels Geschäftscode Ausgabe vom 15. Dezember 2015 Seite 36 von 38

37 7.4 Benutzer verwalten Nur ein Superuser kann die Benutzerrechte für eine rückerstattungsberechtigte Person verwalten. Sie können andere Benutzer einladen, für eine rückerstattungsberechtigte Person tätig zu werden oder die Benutzerrechte von bestehenden Benutzern mutieren oder löschen (siehe Kapitel 5.1). Abbildung 40 Benutzer verwalten Ausgabe vom 15. Dezember 2015 Seite 37 von 38

38 7.5 Pendente Einladungen Lädt ein Superuser einen anderen bestehenden oder neuen Benutzer dazu ein, für eine rückerstattungsberechtigte Person tätig zu werden, wird die Vollmacht erst aktiv, nachdem sie vom Eingeladenen akzeptiert wurde (siehe Kapitel 5.2). Abbildung 41 Pendente Einladungen Ausgabe vom 15. Dezember 2015 Seite 38 von 38