Wilken Rechnungswesen

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1 Wilken Rechnungswesen Wilken Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Controlling Budgetmanagement Management-Reporting-System

2 Die Wilken Gruppe - Ihr Softwarepartner Die drei Wilken-Gebäude zeigen das kontinuierliche Wachstum der Unternehmensgruppe. Die Wilken Gruppe - Ihr Softwarepartner Die 250 Mitarbeiter der Wilken-Gruppe entwickeln seit 30 Jahren kaufmännische Software. Substanz und Solidität Wilken ist stolz auf gesundes Wachstum. Als eigenständiges Unternehmen nimmt Wilken keine Rücksicht auf globale Strategien eines Mutterkonzerns oder auf Interessen von anonymen Aktionären. Wir sind Mittelstand, die Entscheidungen werden allein in Ulm getroffen und wir verhandeln mit unseren Kunden auf Augenhöhe. Offene Software Wilken Software läuft: auf allen gängigen Plattformen (Großrechner, Client/Server, Web) auf allen gängigen Betriebssystemen (Unix, Windows, Linux,...) auf allen gängigen Datenbanken (Oracle, Informix, MS-SQL, DB2,...) So lassen sich die Programme leicht in bestehende und künftige Anwendungen integrieren. Faire Partner Sie als Kunde sind nicht unser König. Wir nicht Ihr Vasall. Wilken pflegt mit seinen Kunden eine faire Partnerschaft, in der sich beide Seiten gegenseitig aufeinander verlassen können. Anfangsinvestitionen sparen: Miete und ASP Über 60 Prozent unserer Kunden nutzen das Wilken Mietmodell. Es spart Ihnen hohe Anfangsinvestitionen. Wilken bietet darüber hinaus den Betrieb Ihrer Software im Wilken Rechenzentrum im sogenannten ASP-Modell (Application Service Providing). Das ist kostengünstig und Ihre Daten sind sicher geschützt. Fragen Sie uns nach der für Sie besten Lösung. 2

3 Das Wilken Rechnungswesen Referenzen der Wilken Gruppe Energieversorger Banken / Versicherungen / Verwaltungen Krankenkassen / Gesundheit & Soziales Industrie / Dienstleistung Handel / Stahlhandel Kartenlösungen / Tourismus 150 deutsche Stadtwerke u.a. Pforzheim Landshut Leinetal Elmshorn Fulda Marburg Finanz Informatik (260 Sparkassen) Deutsche Rentenversicherung Bund Schweizer Finanzministerium Rheinland Versicherungen BITMARCK: 70% vom GKV-Markt Berufsgenossenschaften Bayer. Rotes Kreuz Ev. Heimstiftung Caritas, Diakonie KVen, KZVen MAHAG Hahn Automobile Harry Brot ECE Huber Tricot GFT BRANOpac Deutsche Einzelhandelsdiscounter Vögele Walbusch Weltbild 60 Stahlhändler u.a. Carl Spaeter, Stahlwerk Thüringen Lufthansa AirPlus Schweiz Tourismus AllgäuWalserCard SchwabenCard BSW Gesprüfte Usability: Aus Prinzip einfach zu bedienen Wilken Software zeichnet sich durch einfache Bedienbarkeit und höchste Ergonomie aus. Dazu hat Wilken drei Jahre Arbeit in umfangreiche Java Web Start macht Sie browserunabhängig Dank Java Web Start ist die Darstellung Ihrer Software immer identisch, egal ob Sie im Rich Client oder über das Internet aufs Wilken Rechnungs wesen zugreifen. Die neue Java Web Start Technologie macht Sie sogar browserunabhängig. Die unterschiedlichen Darstellungen im Internet Explorer, Mozilla Firefox oder Safari... haben ein Ende. Usabilityforschung investiert und in Ulm ein Testlabor mit modernstem Equipment aufgebaut. Bei der Gestaltung von Bildschirmmasken orientiert sich Wilken an den neuesten Erkenntnissen der Wahrnehmungsforschung. Sprachgesteuertes ERP: Mehr als eine Vision Wilken zeigt mit der Version 4 die erste sprachgesteuerte ERP-Lösung. Sprechen Sie doch einfach mit Ihrer Software: Buchungsmaske öffnen. Die Wilken-Programme verstehen Sie! Integration dank Service Orientierter Architektur (SOA) Ihr Rechnungswesen entfaltet seine volle Leistungsfähigkeit erst, wenn Sie alle im Unternehmen eingesetzte Software miteinander vernetzen. Der Wilken EAI-Manager (Enterprise Application Integration) macht Ihnen die Integration leicht. 3

4 Das Wilken Rechnungswesen im Überblick Abbildung von Konzernstrukturen Mit dem Wilken Rechnungswesen haben Sie einzelne Einheiten wie Filialen, Werke oder (Tochter-) Gesellschaften im Blick. Gleichzeitig können Sie konsolidierte Daten der Unternehmensgruppe abrufen. Vollkonsolidierung von Unternehmen Stammdatenhaltung sowie Verdichtung und Analyse von Bewegungsdaten über frei definierbare Hierarchien (Konzern- Mandant-Werk, Kosten stelle, Kostenträger, Auftrag, Bezugsgrößen, Mengen) mit Drill-Down-Funktion bis zum Ursprungsbeleg Ausgleich von Fremdwährungsdifferenzen und Buchungen zwischen einzelnen Unternehmen (Intercompany-Umsätze) Abschlussarbeiten: 10-stufige Monats- und Jahresabschlüsse, z.b. für verschiedene Fachbereiche Bilanzsimulation durch automatisierte Jahresabschlussbuchungen Einfaches Replizieren von Datenstrukturen und Mandanten durch Muster templates Automatische Umschlüsselung von Daten bei der Fusion und Aufspaltung von Unternehmen Automatische Abläufe durch vorgegebene Workflows Bei Wilken haben Sie die Wahl: Entweder sofortige Buchungen in Echt zeit oder zeitgesteuertes Buchen, z.b. nachts, um freie Serverkapazitäten zu nutzen ( Load Balancing ). Workflow-Designer zur Konfiguration von Abläufen bei der Rechnungs prüfung: Postkorb und Wiedervorlagefunktion mit - oder SMS-Benachrichtigung Schnellerfassung von ähnlichen Buchungen durch Musterbuchungen Vollautomatische Durchführung von Termin- und Dauerbuchungen Freigabeverfahren ist individuell festlegbar, beispielsweise 4-Augen-Prinzip beim Zahlungsverkehr 4

5 GDPdU / DMS / Datenimport / Datenexport Wilken archiviert Ihre Daten automatisch durch Integration aller gängigen Archiv-Systeme (Dokumenten-Management-System/DMS) mit dem Wilken-DMS-Connector. So können Sie Ihre Daten bis zum eingescannten Originalbeleg zurückverfolgen. GDPdU: Erfüllung des Beschreibungsstandards gemäß AUDICON/BMF mit Konvertierung in das IDEA-Format und direktes Brennen auf CD Einfacher Datenimport und -export durch Unterstützung der gängigen Formate wie Excel, PDF, html, xml,... Einfache Anbindung von Fremdsystemen über das Wilken EAI-Modul SEPA (Single Euro Payments Area) Seit Anfang 2008 bieten die Banken im bargeldlosen Zahlungsverkehr des gesamten Euro-Raumes das neue SEPA- Verfahren an. Das bringt für Unternehmen Vorteile wie schnellere Laufzeiten und senkt Kosten. Mit Wilken nutzen Sie schon heute die Vorteile des neuen Systems: Hinterlegung von IBAN (International Bank Account Number) und BIC (Bank Identifier Code) im Banken- und Geschäfts partnerstamm zusätzlich zur bisherigen Bankleitzahl und Kontonummer Hinterlegung der UCI (Unique Creditor Identifier)-Nummer im Stamm des eigenen Unternehmens. Diese Nummer identifiziert Ihr Unternehmen im Zahlungsverkehr eindeutig und wird benötigt, um überhaupt am SEPA-Lastschriftverfahren teilnehmen zu können. Umfangreiche Definitionsmöglichkeiten der Verwendungs zwecke in Überweisungen nach neuem SEPA-Standard Ausgabe der Zahlungsdaten an die Bank als Datei im SEPA-konformen XML-Format 5

6 Wilken Finanzbuchhaltung Die Wilken Finanzbuchhaltung ist der Kern des Wilken Rechnungs wesens. In ihm steckt die Erfahrung aus 30 Jahren kaufmännischer Softwareentwicklung und der kontinuierlichen Weiterent wicklung der Grundfunktionen wie Buchen, Zahlungsverkehr, Mahnwesen sowie Verwaltung von offenen Posten. Unternehmensübergreifendes Buchen / Zentralabwicklung Skalierbares Buchungssystem für bis zu 10 Millionen Buchungen pro Monat Unternehmensübergreifender Zahlungslauf mit OP-Ausgleich Unternehmensübergreifender Mahnlauf mit vielfältigen Gruppierungsmerkmalen und individuellem Layout Rechnungsprüfung Die integrierte Eingangsrechungsprüfung sorgt dafür, dass Rechnungen erst nach Freigabe im System gebucht und bezahlt werden können. Anzahlungsbuchhaltung Automatische Auflösung von Teilzahlungen bei Buchung der Schluss rechnung Istversteuerungsprinzip, direkte Buchung von Einbehalten Darlehensbuchhaltung Verwaltung von debitorischen und kreditorischen Darlehen mit Tilgungsplan, Zinsstaffeln, Liquiditäts vorschau und Meldungen an Finanzbehörden Spendenbuchhaltung Buchen von Spenden mit automatischer Erstellung der steuerlich geforderten Belege für Geld- und Sachspenden Kontenfindung Automatische regelbasierte Kontenfindung für die Kontierung von Buchungsdaten beim Import CRM-Integration Von Ihnen ausgewählte Daten des Rechnungswesens werden in bestehenden CRM-Systemen angezeigt. Diese Rechnungs wesen/ CRM-Integration bietet Ihnen den bestmöglichen Blick auf den Kunden. Internationales Rechnungswesen Die Wilken Finanzbuchhaltung bildet auch das Handelsrecht einzelner Länder sowie internationale Standards ab. Damit sind Sie fit für Expansionen in die Schweiz, nach Österreich, Frankreich, Dänemark, Spanien, Belgien, die Niederlande, Luxemburg, Portugal und Polen. Weitere Länder in Vorbereitung. Sprach- und Länderversionen Fremdwährungsbewertung, Konzernwährung Internationaler Zahlungsverkehr mit Gegenrechnungsfunktionen und Zentralregulierungsmöglichkeit Bilanzierung nach IFRS/IAS sowie nach US-GAAP 6

7 Referenzen Einzelhandelsdiscounter Einer der größten europäischen Einzelhandelsdiscounter nutzt die Wilken-Software europaweit. Grund ist die Flexibilität und Leistungsfähigkeit des mittelständischen Anbieters. Abbildung der jeweiligen länderspezifischen Handels- und Steuerrechte der Länder Schweiz, Österreich, Frankreich, Dänemark, Spanien, Portugal, Belgien, Niederlande, Luxemburg und Polen Sprachversionen für europäische Sprachen und benutzerabhängige Sprachenlogik Zentrale Applikation und dezentrale Organisation/ Anwendung AirPlus International Mit den unternehmensorientierten Kreditkarten AirPlus Corporate Card VISA und AirPlus Mastercard unterstützt AirPlus das Reisemanagement von Unternehmen. Wilken liefert die passende Buchhaltungssoftware seit Täglich Kreditkarten-Buchungen Vom Großrechner bis in die objektorientierte Programmierlogik Plattformunabhängig, SOA Stadtwerke Pforzheim Die Stadtwerke Pforzheim sind bundesweites Vorbild für den Wandel eines Energielieferanten zum Komplettdienstleister für kommunale Aufgaben. Wilken unterstützt die SWP dabei seit Ausgeprägtes Forderungsmanagement für Energieversorger mit Anbindung an gerichtliches Mahnwesen und Bonitätsprüfung Integration der ENER:GY-Verbrauchsabrechnung in die Finanz buchhaltung, die Erstellung der Abschlüsse erfolgt per Knopfdruck Abwicklung von mehr als Verträgen mit den dazugehörigen Buchungen Electronic Banking mit hoher Trefferquote bei Barzahlern 7

8 Wilken Anlagenbuchhaltung Die Wilken Anlagenbuchhaltung ist komplett integriert in das Wilken Rechnungswesen. Der Austausch der Daten funktioniert ohne Schnittstellen. Sie beinhaltet die klassischen Elemente zur Planung, Steuerung und Kontrolle von Investitionen. Das Besondere an der Wilken Anlagenbuchhaltung ist der flexible Anlagen stamm mit frei wählbaren Zusatzfeldern. Dabei bilanziert die Software nach dem Steuerrecht, nach dem Handels recht oder nach Ihrer Konzernabschreibung. Ganz wie Sie wollen! Flexible Abschreibungsmodelle Mit Wilken verwirklichen Sie auch eine firmeneigene kalkulatorische Abschreibung beispielsweise über Wiederbeschaffungswerte nach Indexreihen. Unsere Software passt sich Ihrem Abschreibungsmodell an nicht umgekehrt!! Automatische Katalogisierung von Anlagen Die hierarchische Anlagenübersicht kann nach verschiedenen Kriterien wie z.b. nach Hauptkonto, Kostenstelle, Inventargruppe oder Hersteller mehrstufig aufgebaut werden. Das schafft Überblick. Aus der Anlagenhierarchie wird bequem per Mausklick in die Stammdaten der einzelnen Anlagen gewechselt. Anlagenbudgetierung Bis zu zehn Budgetierungsvarianten pro Bilanzierungsart Mergers and Acquisitions Automatisierter Anlagentransfer bei Fusionen oder Neugründungen Leasinganlagen Erstellung und Verwaltung von Leasinganlagen ist möglich Investitionszuschüsse Investitionszuschüsse zu Anlagen sind wahlweise aktiv oder passiv darstellbar Wertaufholung Kalkulatorische AfA mit Wertaufholung zur Sicherstellung der Mittel für die Wiederbeschaffung AfA-Formelgenerator Freie Gestaltung von Abschreibungsformeln zusätzlich zu den hinterlegten Standardformeln Automatisierte Buchungen Automatisierte Erzeugung von Buchungen, z.b. beim Vollabgang von Wirtschaftsgütern oder bei Umbuchungen Integration Bidirektionaler Datenfluss in andere ERP-Bereiche wie Finanzbuch haltung, Einkauf und Kosten-Leistungs-Rechnung 8

9 Referenzen Finanz Informatik Der IT-Dienstleister der meisten deutschen Sparkassen, die Finanz Informatik, setzt im Rechnungswesen Wilken ein. finanz informatik Bilanzierung nach HGB und IFRS Individuelle Zusatzfelder für weitestgehende Transparenz Simulation der Abschreibung in unterschiedlichen Modellen Presse Druck Verlag Augsburg Die Presse-Druck- und Verlags-GmbH in Augsburg produziert täglich Tageszeitungen in 17 Regionalausgaben. Außerdem erstellt sie Wochen-, Verbands- und Kundenzeitungen, Programmhefte und Beilagen. Parallele Abschreibungsfachbereiche Inventur und Versicherungsdaten Kalkulatorische Zinsen RheinLand Versicherungen Die RheinLand Versicherungsgruppe gehört mit circa Kunden und rund 1,1 Millionen abgeschlossenen Verträgen zu den mittelständischen Versicherungsgesellschaften. Der Verbund aus RheinLand Versicherungs AG und RheinLand Lebensversicherung AG zählt zu den ältesten Versicherungsgesellschaften am deutschen Markt. Erstellung einer Spartenbilanz Übergreifende Auswertung auch von ausländischen Tochtergesellschaften Individuelle Ermittlung der Wiederbeschaffungswerte über Indexreihen 9

10 Wilken Controlling Das Wilken Controlling unterstützt Sie im internen Rechnungswesen. Basierend auf den Daten des Hauptbuchs der Finanzbuchhaltung bilden Sie parallel mit dem Wilken Controlling Ihre Kostenrechnung zur internen Überwachung und Steuerung ab. Die Kostenrechnung kann wahlweise oder in Kombination als Kostenstellen-, Kostenarten-, Auftrags-, Projekt- und/oder Kostenträgerrechnung ausgestaltet werden. Die inhaltliche und strukturelle Ausgestaltung der Kostenrechnung geben komplett Sie vor. Das Wilken Controlling unterstützt Sie funktional bei der Planung, der internen Leistungsverrechnung sowie der Erstellung von kostenrechnerischen Auswertungen. Alle Prozesse der Aufbereitung des primären Zahlenmaterials für interne Rechnungslegungszwecke (z.b. Umlagen, Verrechnungen, kalkulatorische Abgrenzungen, kalkulatorische Glättung oder kalkulatorische Anderskosten) können parametrisiert und automatisiert werden. Das System übernimmt die komplette Datenaufbereitung. Sie können sich auf die eigentlichen Controllingaufgaben der Analyse und Steuerung konzentrieren. Kostenstellenrechnung bzw. Profit-Center-Rechnung Konten- bzw. kostenartenbezogene Kontierung Differenzierte Betrachtung nach den Verursachungsorten der Kosten Abbildung Ihrer realen Unternehmensstrukturen Hierarchisch orientierte Abbildung in Kostenstellen und Profit-Center Verdichtete Auswertungen und Drill-Down-Analysen Frei definierbarer Aufbau des BAB (Betriebsabrechnungsbogen) Kostenträger- bzw. Leistungsrechnung und Produktergebnisrechnung Direkte Kontierung von Kosten und Erlösen auf Kostenträger Zuteilung bzw. Verteilung der Gemeinkosten auf Kostenträger mittels diverser Möglichkeiten der internen Leistungsverrechnungen: prozentuale Verteilung/Umlage, Verteilung von Festwerten, Verrechnung anhand von Verrechnungspreisen, Stufenleiterverfahren aber auch wechselseitige Verrechnung (über iteratives Verfahren oder über mathematisches Gleichungsverfahren) Erfassung von Leistungsmengen: etwa Arbeitszeiten als Leistungs - stunden (Soll/Ist) mit automatischer Leistungs-/Verbrauchsbuchung Abweichungsanalyse: Analyse von Plan-Ist- bzw. Soll-Ist-Abweich ungen mit differenziertem Ausweis der Beschäftigungsabweichung, Preisabweichung und Verbrauchsabweichung Ermittlung von Produktiv-Kennzahlen (z.b. Personalintensität, Material intensität, etc.) Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators) Break-Even-Analysen nach Stück und Umsatz 10

11 Abweichungsanalyse bei flexibler Plankostenrechnung Auftrags- und Projektcontrolling Aufträge/Projekte als zusätzliche Kontierungsobjekte in der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) eröffnen eine weitere Perspektive auf Ihre Unternehmensdaten mit der Möglichkeit der Weiter verrechnung an beliebige andere KLR-Objekte, z.b. Verrechnung der Kosten eines Auftrages auf Kostenträger, Kostenstelle oder Hauptauftrag Investive Aufträge ermöglichen z.b. die automatisierte Aktivierung von Eigenleistungen an die Anlagenbuchhaltung und an die Finanzbuchhaltung Technische Aufträge (z.b. Installationsaufträge) werden automatisch in die Kostenrechnung übergeben. Ein doppeltes Erfassen entfällt. Flexible Planungsfunktionen Planwerterfassung auf allen Stufen der Kostenstellen und -arten, auch auf Verdichtungsebenen Bottom-Up- und Top-Down-Planungsansätze Übertragbarkeit von saisonalen Kosten-Verläufen auf zukünftige Planwerte Standardauswertungen und Analysen Ergebnisberichte als GuV gemäß HGB oder kalkulatorisch Kostenberichte nach frei selektierbaren Belegherkünften Abweichungsanalysen: Plan-Ist-Soll, Periodenvergleiche Forecasts und Hochrechnungen Integration Überführungsrechnung zum Abgleich der Planzahlen der Haushaltsplanung (Wilken Budgetmanagement) mit denen der Kostenplanung Integration von technischen Aufträgen in der Wilken-Produktionsplanung mit Zeiterfassung und Lohnscheinerfassung mit automatisierter Verrechnung Automatische Überführung von Bauaufträgen in die Anlagen buchhaltung zwecks Aktivierung 11

12 Management-Reporting-System: Berichte Mit dem Wilken Management-Reporting-System (MRS) werden alle Anforderungen der Berichtslegung abgedeckt. Sie können sämtliche Informationen aus den Modulen des Rechnungswesens zur Auswertung heranziehen. Das Wilken MRS unterstützt Sie, Ihre Unternehmensdaten im Blick zu behalten, sie zu analysieren und grafisch aufzubereiten. Leistungsmerkmale Alle denkbaren betriebswirtschaftlichen Auswertungen sind möglich. Es werden alle Berichtsanforderungen für das interne und externe Rechnungswesen bedient, z.b.: Bilanz Gewinn- und Verlustrechnung Anlagespiegel Sparten-Bilanz und Sparten-GuV Kostenstellenberichte (Entwicklung,...) Haushaltsplan Jahresrechnung Prognose- und Hochrechnungen Berichtsausgaben sind online im System, als PDF oder im csv-format möglich Berichtsergebnisse lassen sich direkt nach Excel exportieren Alle Berichte werden in einer Verzeichnisstruktur im System ge ordnet abgelegt und können von dort aus ausgewählt und erzeugt werden. Sie können entweder auf Standard-Berichte zurückgreifen oder selbst Auswertungen definieren. Elektronische Assistenten (Wizzards) helfen Ihnen bei der Berichtserstellung. Wertinformationen können online bis auf die Ebene des Einzelbelegs zurückverfolgt werden (Drill-Down-Möglichkeit) Es werden Standardberichte mit ausgeliefert und der Anwender kann auch selbst eigene Berichte definieren Ein Assistent unterstützt Sie beim Aufbau von Berichten. Mit wenigen Handgriffen kommen Sie zum gewünschten Berichtsergebnis. Mehrere Berichte lassen sich zu einem Gesamtbericht vereinigen. Auf diese Weise können Sie Komplexität auflösen und trotzdem einen Gesamtbericht versenden. Layout-Möglichkeiten der Berichtsdefinition: Zellgenaue Berichtsdefinition mit grafischer Bedienoberfläche wie in Excel Einbinden von Logos Ampel- und Trend-Darstellung mit grafischen Symbolen Diagrammdarstellung 12

13 Referenzen BITMARCK Die BITMARCK ist die IT-Tochter der deutschen Betriebs- und Innungskrankenkassen. Diese nutzen die betriebswirtschaftlichen Module von Wilken in der neuen Version der Krankenkassen Komplett-Software iskv_21c sowie in der Software ISKV Basis. Trennung der Buchungskreise Kasse Ost und Kasse West in separate Mandanten mit 16 buchbaren Perioden Einführung spezieller Kennzahlensysteme für Betriebskranken kassen Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung (Versicherte, Mitglieder) Integration der Leistungsausgaben über das Finanzcontrolling Harry Brot Frisch wie Harry ist die Maxime mit der über SB-Regale des Lebensmitteleinzelhandels täglich mit Brot der Groß bäckerei Harry Brot versorgt werden. Das Unternehmen beschäftigt Mitarbeiter. Integration eines externen Warenwirtschaftssystems inkl. Umsatzerlösen zur Erstellung der Harry-Brot spezifischen Deckungsbeitragsrechnung Spezielle Kennzahlen für Abrechnung grüner Punkt Projektverfolgung über Projekt-Kostenstellen MAHAG MAHAG ist Deutschlands größter VW und Audi-Händler mit Sitz in München. Erstellung von Bilanz und GuV Erweiterte Anforderung: Konsolidierte Bilanzen und GuV für die 5-stufige Konzernstruktur mit mehr als 20 rechtlich eigenständigen Mandanten Erfüllung der Informationspflichten, die MAHAG gegenüber VW und Audi hat, mit dem Wilken InformationsSystem Logikbasierte Umschlüsselung des Kontenplans 13

14 Management-Reporting-System: Analyse Das Wilken Management-Reporting-System (MRS) dient zur Analyse betriebswirtschaftlicher Kennzahlen. Es unterstützt Sie beim Aufbau und der Überwachung eines kompletten Kennzahlen-Systems. Mit den Analysefunktionen können Sie jede dargestellte Information (etwa eine IST-Zahl in einem Bericht) bis auf Einzelbeleg-Ebene hinterfragen ("Drill-Down-Analyse"). Mittels einer parametrisier baren Wertüberwachungsfunktion entlastet Sie das System bei Ihrer täglichen Arbeit, indem es von Ihnen vorgegebene betriebswirtschaftliche Kennzahlen automatisch überwacht. Wenn eine Kennzahl einen bestimmten Grenzwert überschreitet, benachrichtigt Sie das System und sendet Ihnen sogleich einen Analysebericht zur betroffenen Kennzahl zu. Sie werden somit also im Bedarfsfall automatisch vom System mit den Informationen versorgt, welche Sie für Analyse- und Steuerungszwecke benötigen. Leistungsmerkmale Umfangreiche Analysemöglichkeiten Drill-Down-Analyse bis zum Einzelbeleg (im DMS auch bis zum eingescannten Dokument) Zeitliche Wert-Vergleiche (Ist-Wert-Vorjahreswert) Plan-Ist-Wert Vergleich Planung Höhere Analysequalität durch Integration von Planwerten Erfassung der Planzahlen direkt in Berichts-Formularen, die Sie selbst definieren Sofortige Abweichungsanalysen und Plan-Ist-Vergleiche Kennzahlen-Definition Freie Definition von Kennzahlen oder Kennzahlen-Hierarchien (z.b. ROI) Verknüpfung von Wertinformationen aus den verschiedensten Bereichen Möglichkeit, eigene Datenbereiche zu definieren Integration weiterer Informationen (etwa qualitative Kriterien oder Marktinformation) in Ihr Kennzeichensystem Automatische Wertüberwachung Controlling-on-demand Automatisierte Überwachung fachlicher Wertabfragen Benachrichtigungsfunktion bei Abweichung von Grenzwerten via Optional: Versand eines Abweichungs-Analyseberichtes bei Unteroder Überschreitung der Grenzwerte. Das System entlastet Sie und versendet nur dann Informationen, wenn Sie auch wirklich benötigt werden. Das ist "Controlling on demand". Simulationsfunktion Was-wäre-Wenn-Analysen: "Wie verändert sich der ROI, wenn der Umsatz um 1 Prozent steigt?" Zielwertsuchen: "Welchen Umsatz muss das Profit-Center erzielen, damit es einen ROI von 20 Prozent erreicht?" 14

15 Referenzen Samariterstiftung Nürtingen Die Samariterstiftung bietet mit mehr als 30 Heimen und Einrichtungen soziale Dienstleistungen in Württemberg an. Mehr als Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter betreuen und begleiten in den Einrichtungen der Samariterstiftung rund alte, behinderte und psychisch kranke Menschen. Finanz- und Anlagenbuchhaltung sowie Controlling Automatische Buchungen und Kassenanbindung Schneller Projekterfolg SchwabenCard der Stadtwerke Ulm Die SWU nutzt das Wilken InformationsSystem, um die automatisch anfallenden Konsumentendaten der von der SWU betriebenen SchwabenCard auszuwerten. So werden Rabattkonzepte zum Nutzen von Kunden und Akzeptanzstellen optimiert. Erfolgsmessung von kartenbezogenen Marketingaktionen Erfolgsmessung der Kartennutzung für alle Akzeptanzstellen Übersichtliche Darstellung durch Einbindung auch von fremden Datenquellen in das Wilken IS Beispiel: Jahresumsatzvergleiche der Akzeptanzstellen mit Analyse von Werbeaktionen und einem Umsatzvergleich vor und nach der Aktion Verlagsgruppe Weltbild Die Verlagsgruppe Weltbild ist ein international erfolgreiches Medien- und Versandunternehmen. Mit rund Beschäftigten im In- und Ausland erwirtschaftet Weltbild mehr als eine Milliarde Umsatz. Abbildung eines thematischen Lieferantencontrollings Berichts- und Auswertfunktionen zur Analyse des Einkaufsvolumens, Bestellverhaltens und der Liefertreue Einkaufsseitig werden die Lieferanten und das eigene Bestellverhalten untersucht, um Optimierungspotentiale zu identifizieren und den Unternehmenserfolg des Weltbild- Verlags zu steigern 15

16 Wilken Budgetmanagement Wilken Budgetmanagement unterstützt Sie bei der Budgetplanung und -überwachung. Im Rahmen der Bewirtschaftung zeigt das System Ihre Budgetsituation tagesgenau auf allen Aggregatsstufen. Durch die vorgelagerte Mittelüberwachung werden Budgetengpässe frühzeitig erkannt und es kann entsprechend gegengesteuert werden. Auch die Planaufstellung des Budget-, Wirtschafts- oder Haus haltsplans wird effizienter gestaltet. Die Software unterstützt Sie bei der rechnerischen Ermittlung von Plan- und Hochrechnungswerten und erlaubt zudem textliche Erläuterungen zu den Budgetansätzen. Die drucktechnische Aufbereitung des Budget-, Wirtschafts- oder Haushaltsplans erfolgt über die direkte Anbindung des Wilken Mangement-Reporting-Systems. Der integrative Mehrwert des Wilken Budgetmanagement ergibt sich durch die Verbindung von Planung und Bewirtschaftung in einer Software sowie durch die Integration in andere Module der Wilken-Produktfamilie. Das Budgetmanagement wird über die Standard-Schnittstellen vollautomatisiert mit allen Werten der im Einsatz befindlichen Software versorgt. Hervorzuheben ist die fachliche Umschlüsselung von Werten von Anlagen- auf Investitionskonten. Leistungsmerkmale Budget-Überwachung Automatische Budgetüberwachung mit Benachrichtigungs funktion Eskalationsworkflow im Falle der Budgetüberschreitung Berücksichtigung von Deckungsfähigkeiten Flexibel parametrisierbarer Grad der Budget-Überwachung So ist auch eine Überwachung auf höherer Ebene einstellbar. Man kann also anstatt der Überwachung jeder einzelnen Position auch das Gesamtbudget einer ganzen Kontengruppe in Summe über wachen. Andere Alternativen sind die kontengenaue, kostenstellen genaue oder sogar kombiniert eine konten- und kostenstellen genaue Überwachung. Frühwarnsystem Budgetanalyse auf jeder Aggregatsebene bis hin zum Einzelbeleg Möglichkeit zur vorgängigen Budgetüberwachung bereits zum Zeitpunkt der Bestellung Leistungsmerkmale Budget-Planung Planungsinstrument für mehrjährige Haushalts- und Budget planung Import- und Export-Möglichkeiten von Planzahlen Frei konfigurierbare Schnellerfassungsmasken Beliebig viele Planvarianten Möglichkeiten zur Hinterlegung von Vermerken und Erläuterungen automatisierte Plan- und Hochrechnungsverfahren 16

17 Referenzen DRV Bund Die Deutsche Rentenversicherung Bund zahlt monatlich über 9 Millionen Renten mit einem Gesamtvolumen von 8 Milliarden Euro aus. Sie verfügt über den zweitgrößten Haushalt der Bundesrepublik Deutschland. Haushaltsplan sowie Jahresrechnung mit dem Wilken InformationsSystem Haushaltsplan als über 400 Seiten starkes Dokument, in welchem Erläuterungstexte, Wertinformationen und externe Dokumente (z.b. ein Vorwort oder diverse Anhänge) automatisch integriert werden Deutsche BKK Mit über einer Million Versicherten ist die Deutsche BKK die größte be triebliche Krankenversicherung. Anbindung an die GKV-Branchensoftware der BITMARCK (Beitrags- und Leistungswesen) Integrierte Haushaltsüberwachung Vorgelagerte Mittelprüfung Abbildung von Anfrage- und Angebotswesen Rechnungsprüfung durch vorkontierte Beschaffungsvorgänge Parzeller Druck und Mediendienstleistungen Die 270 Mitarbeiter der Parzeller Druck- und Mediendienstleistungen in Fulda produzieren Bücher, Kataloge, Lexika und Zeitungen. Integration eines speziellen Druckhaus-PPS mit Überleitung von Prozesskosten und Arbeitsvorgängen Kalkulationsschema nach Prozesskostensätzen Ergebnisrechnung von der Produktgruppe bis zum Kundenauftrag und der Kundengruppe 17

18 Wilken Zusatzmodule Electronic Banking Electronic Banking (eb) ermöglicht die Verarbeitung der elektronischen Kontoauszüge, die Sie von Ihrer Bank erhalten. Automatische Zuordnung der Bankbelege mit OP-Ausgleich Kontinuierliche Verbesserung der Trefferquoten bei der Zuordnung durch ein lernfähiges System Erzeugung automatischer Differenzbuchungen bei Unterzahlung Toleranzfunktion mit automatischer Restausbuchung von Kleindifferenzen Importmöglichkeit von Avisen mit automatisierter Verarbeitung und Zuordnung Mandantenübergreifende Belegzuordnung mit automatischen Verrechnungsbuchungen Umfangreiches Recherchesystem zur einfachen manuellen Zu ordnung von Belegen, die nicht automatisch zugeordnet werden konnten Elektronische Rechnungserfassung Mit der elektronischen Rechnungserfassung (E-Invoicing) müssen Eingangsrechnungen nicht länger von Hand eingegeben werden, um in der Finanzbuchhaltung gebucht zu werden. Rechnungen werden eingescannt und automatisch erfasst. Das spart Zeit und vermeidet Fehler. Nach dem Scannen werden alle relevanten Rechnungsdaten wie Rechnungssteller, Rechnungspositionen und Zahlungsbedingungen aus dem gescannten Beleg automatisch extrahiert und im Wilken Rechnungswesen weiterverarbeitet. Rechnung Prüfung der ermittelten Daten gegen die Lieferantenstammdaten Kontierung der Rechnungspositionen Automatische Erstellung eines Rechnungsgenehmigungantrages an den entsprechenden Mitarbeiter zur sachlichen und finanziellen Rechnungsprüfung vor der Buchung Nach Freigabe der Rechnung erzeugt die Wilken Finanzbuchhaltung automatisch einen Buchungssatz für die Rechnung und bucht diesen auf die entsprechenden Konten Validierung der Kontierung Rechnungsfreigabe Soll gebuchte Rechnung Haben Scanner automatische Freigabe 18

19 Liquiditäts-Management Die permanente Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit ist eine zentrale Aufgabe bei jedem Unternehmen. Ein genauer Überblick über die zu erwartenden Ein- und Auszahlungen ist dabei die Grundlage für eine fundierte Liquiditätsplanung sowie das Cash-Management. Das Wilken-Liquiditäts-Management unterstützt Sie bei den täglichen Aufgaben der Liquiditätsplanung und -steuerung. Es bietet eine Voraus schau auf zukünftige Zahlungsströme. Diese werden automatisch aus offenen Forderungen und Verbindlichkeiten, Kredit- und Darlehensplänen sowie Dauer- und Terminbuchungen ermittelt. Zudem können Sie Ein- und Auszahlungen, für die keine automatische Prognose möglich ist, manuell im System erfassen. Für Ihre Debitoren können Sie pauschal oder für jeden Debitor individuell das erwartete Zahlverhalten parametrisieren. Diese Parameter sind Grund lage zur automatisierten Ermittlung der erwarteten Zahlungstermine der offenen Forderungen. So können Sie z.b. festlegen, dass ihre Kunden im Durchschnitt am 12. Tag die Forderungen begleichen oder dass sich stets am durchschnittlichen Zahl ver halten je Kunde (ermittelt aus den Zahlungen der Vergangenheit) orientiert werden soll. Neben diesen beiden beispielhaften Varianten gibt es weitere Möglichkeiten zur Steuerung der Berechnung des zu erwartenden Zahlungstermins. Im Ergebnis erstellen Sie Analysen zur Entwicklung der Liquidität als Grundlage einer fundierten Liquiditäts-Steuerung. Terrorcheck Gemäß EU-Verordnungen, die auch in Deutschland gültiges Recht sind, ist es streng verboten, mit Personen oder Organisationen im In- und Ausland Geschäfte zu machen, die auf EU-Boykottlisten oder auf US-Sanktionslisten stehen. Bei Zuwiderhandlung drohen empfindliche Strafen. Alle Unternehmen sind daher zu einem regelmäßigen Terrorcheck verpflichtet. In der Wilken Software gibt es dazu die Funktion Terrorcheck : Der gesamte Prozess der Abfrage, Aufbereitung und Transfer der Daten kann direkt in der Wilken Software durchgeführt werden. Am Anfang steht ein Initiallauf, dabei werden alle Geschäftspartner überprüft. Ein Deltalauf kontrolliert neue Geschäftskontakte. Aus Datenschutzgründen wird für jeden Geschäftspartner ein verschlüsselter, eindeutiger, 13-stelliger, alphanumerischer Code übermittelt. Übertragung der Daten direkt aus der Wilken Software heraus per File Transfer Protocol (FTP) auf den Server eines Dienstleisters, der die Prüfung der Daten durch Abgleich mit den Boykottlisten durchführt. Das Ergebnis der Prüfung wird rückgemeldet, der Datencode verhindert auch im Rücklauf möglichen Missbrauch. Jeder Terrorcheck wird in einer Historie festgehalten. Verdächtige Geschäftspartner werden in einer Prüftabelle gespeichert zusammen mit den durchgeführten Maßnahmen wie der Anforderung einer Stellungnahme bis hin zum Abbruch der Geschäfts beziehung. 19

20 Wilken GmbH Hörvelsinger Weg D Ulm Telefon: +49 (0) Telefax: +49 (0) Wilken AG Herrenwiese 5 CH-9306 Freidorf/TG Telefon: +41 (0) Telefax: +41 (0) w@wilken.ch