Das elektronische Klassenbuch Webuntis an der Kantonsschule Zofingen!

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1 Das elektronische Klassenbuch Webuntis an der Kantonsschule Zofingen! 1.1 Bestimmungen zum elektronischen Klassenbuch! Möglichkeiten des elektronischen Klassenbuches! 3 2. Das elektronische Klassenbuch im Betrieb! 4 3. Entschuldigungen! Hausaufgaben! Prüfungen! Auswertungen und Berichte! Schulleitung und Sekretariat: Befreiungen für spezielle Anlässe! Ergänzungen! 18 1

2 1.1 Bestimmungen zum elektronischen Klassenbuch 1.! Jede Lehrperson setzt sich nach dem ersten Login ein Passwort. Nur damit ist der Zugang für Drittpersonen zum Webuntis-Konto gesperrt. (Profil>Passwort ändern>speichern) 2.! Die Einträge der Absenzen erfolgen innerhalb von drei Tagen nach der Abwesenheit der SuS durch die Fachlehrpersonen. 3.! Verspätungen sind mit Zurückhaltung im elektronischen Klassenbuch zu erfassen, und möglichst auf diejenigen zu beschränken, welche disziplinarisch relevant sein könnten. 4.! Die Erfassung der Entschuldigung erfolgt nur durch die Abteilungslehrperson. 5.! Die Entschuldigung der SuS erfolgt mit dem unter Abwesenheiten downloadbaren Entschuldigungsschreiben. 6.! Der Entschuldigungsstatus ist für Fachlehrer und SuS direkt in Webuntis einsehbar..! SuS müssen ihre Entschuldigungen nicht mehr den Fachlehrpersonen vorweisen. 7.! In Webuntis werden einzelne Stunden erfasst. Entsprechend ist bei der! Entschuldigen mit der Absenzenkarte oder mit Entschuldigungsformular diese Lektionenzahl massgebend. 8.! Für das Zeugnis erfolgt eine Umrechnung in Halbtage: 4 Lektionen = 1 Halbtag 9.! Als Dienstleistung für die SuS bitten wir alle Fachlehrpersonen Prüfungstermine und Aufgaben im Elektronischen Klassenbuch zu erfassen. 10.! Schülerinnen und Schüler sehen in Webuntis unter Klassenbuch: Ihre Abwesenheiten, Aufgaben und Prüfungstermine. Hier können Sie auch das Formular Entschuldigungsschreiben downloaden. 2

3 1.2 Möglichkeiten des elektronischen Klassenbuches Anders als das vertraute Klassenbuch in Papierform dient das elektronische Klassenbuch nicht nur zur Speicherung von Absenzen und als Kalendarium für die Klasse, sondern es dient neben der Absenzenverwaltung auch als Informationsplattform. Schülerinnen und Schüler und Lehrpersonen haben einen differenzierten Zugriff zu den für sie relevanten Daten. Im elektronischen Klassenbuch werden die folgenden Informationen gespeichert: Fehlzeitenverwaltung: Schüler-Abwesenheiten bei krankheitsbedingten Absenzen werden durch die Fachlehrpersonen erfasst. Freistellungen vom normalen Unterricht: Bei Urlauben und speziellen Schulveranstaltungen wird die Freistellung der betroffenen Schülerinnen und Schüler durch das Sekretariat erfasst und im elektronischen Klassenbuch angezeigt. Entschuldigungsverwaltung: Die Klassenlehrperson erfasst nach Eingang der Entschuldigung die betreffende Absenz als entschuldigt. Unter Fehlzeiten ist der Status einer Absenz für alle Lehrpersonen sichtbar. Klassenbucheinträge (spezielle Bemerkungen z.b. zum Verhalten, werden an der KSZ nicht erfasst) Prüfungen: Prüfungstermine werden von den Lehrpersonen bei angekündigten Prüfungen obligatorisch festgehalten. Unter Prüfungen ist der Prüfungskalender für Schülerinnen und Schüler einsehbar. Hausaufgaben Der Eintrag von Hausaufgaben erfolgt fakultativ. Alle Beteiligten können sich im elektronischen Klassenbuch über die Themen und Termine der Hausaufgaben orientieren. Klassenämter Die Besetzung der Klassenämter (Klassenchef, Ordner, Klassenkassier)ist unter der Rubrik Tagesunterricht des elektronischen Klassenbuches sichtbar. Datenauswertung Die Auswertung der Daten erfolgt über vielfältig einstellbare Berichte in der rewgel durch das Sekretariat. 3

4 2. Das elektronische Klassenbuch im Betrieb 2.1 Aufruf/Login Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort am System an. Am besten nehmen sie diese Adresse in die Favoritenliste ihres Browsers auf, damit sie leicht wieder aufgerufen werden kann Als erste Aktion bitte das vorgegebene Passwort ändern: 4

5 Nach dem Login erscheint am Begrüssungsbildschirm eine Liste der Unterrichtsstunden des aktuellen Tages. Dieser Bildschirm zeigt Ihnen Details zum aktuellen Unterricht. Sind Schüler im Sekretariat bereits als abwesend gemeldet worden, so erscheinen sie im Abschnitt <Abwesende Studenten>, freigestellte Schülerinnen und Schüler sind mit einem Etikettensymbol gekennzeichnet. 5

6 Zu dieser Liste gelangen Sie auch, indem Sie den Menüpunkt <Tagesunterricht Lehrer> aus dem Menü Unterricht' aufrufen. 2.2 Abwesende Schülerinnen und Schüler erfassen Fehlen ausser den im Klassenbuchfenster schon eingetragenen und vom Unterricht befreiten Schüler noch weitere Schüler, so 1. setzen Sie das Häkchen links neben dem Namen des betroffenen Schülers und 2. betätigen Sie die Schaltfläche <abwesend>. 3. Tragen Sie nun die Details zur Schülerabwesenheit ein. In der Regel werden Sie dabei die voreingestellten Beginn- und Endzeiten Ihrer Unterrichtsstunde nicht verändern. Sollte ein passender Abwesenheitsgrund definiert sein, so tragen Sie ihn ein. Falls Ihnen der Abwesenheitsgrund des Schülers nicht bekannt ist, lassen Sie diese Feld leer. Außerdem haben Sie noch die Möglichkeit einen erläuternden Text einzugeben. 6

7 Alternativ können Sie für die Eingabe einer Abwesenheit für einen einzelnen Schüler einfach auf das grüne Häkchen links neben dem Schülernamen klicken. Sind keine Schüler abwesend, klicken Sie auf die Schaltfläche <Abwesenheiten kontrolliert>. Damit wird im System vermerkt, dass die Stunde bearbeitet wurde, sie scheint dann auch nicht mehr bei den Offenen Stunden auf. 2.3 Eintrag des 38 durch die Abteilunglehrperson Die Abteilungslehrperson wählt im Register "Klassenbuch" den Punkt "Abwesenheiten". Klasse und betroffenen Schüler bzw. betroffene Schülerin anwählen. Anschliessend auf den Button "Neu" klicken. 7

8 Im Fenster "Neue Abwesenheit" das Datum, die Zeit und den Abwesenheitsgrund eintragen. Anschliessend speichern. 2.4 Zu spät kommende Schüler erfassen Verspätungen sind mit Zurückhaltung im elektronischen Klassenbuch zu erfassen, und möglichst auf diejenigen zu beschränken, welche disziplinarisch relevant sein könnten. Erscheint ein Schüler verspätet zum Unterricht, so können Sie eine bereits eingegebene Abwesenheit verkürzen. Betätigen Sie dazu <Anwesenheit verkürzen> ( ). Damit wird die Abwesenheit automatisch auf die aktuelle Systemzeit verkürzt, es sind keine weiteren Eingaben notwendig. Alternativ dazu können Sie auch im Klassenbuchfenster auf die Schaltfläche <Bearbeiten> ( ) 8

9 Die Abwesenheit von Quasimodo ist nun auf den Zeitraum von 8:55-9:05 verkürzt. Schülerabwesenheiten müssen nicht für jede Stunde neu eingegeben werden. Hat der Lehrer der 1. Unterrichtsstunde beispielsweise eine Schülerabwesenheit bereits eingegeben, so braucht diese in der 2. Stunde lediglich verlängert zu werden. Betätigen Sie in diesem Fall die Schaltfläche <Abwesenheit verlängern> ( ). Die Abwesenheit wird dann entsprechend verlängert. Dies ist einerseits schneller und bewirkt außerdem, dass bei Doppel oder Blockstunden nicht jede Stunde einzeln erfasst werden muss. 2.5 Offene Stunden Stunden, für die sie erforderlichen Einträge noch nicht vorgenommen wurden, finden Sie gesammelt unter dem Menüpunkt Offene Stunden/Lehrer'. In dieser Liste werden einerseits Stunden erfasst, in denen noch kein Lehrstoff eingetragen ist, andererseits Unterrichtsstunden, bei denen die Abwesenheit der Schüler nicht kontrolliert wurde. 9

10 Tagesunterricht Über die Links Tagesunterricht Lehrer' und Tagesunterricht Klassen' gelangen Sie zu Listen, die für den aktuell ausgewählten Tag entweder Ihren eigenen Unterricht oder den Unterricht der verschiedenen Klassen anzeigt. Mit den notwendigen Berechtigungen können Sie von dieser Stelle aus auch die Klassenbuchfunktionen aufrufen. Mein Unterricht Informationen über den eigenen Unterricht können im Menü <Mein Unterricht> abgerufen werden. Die Schaltfläche <Termine> ( ) bietet einen Überblick zu jeder einzelnen Unterrichtsstunde. Hier können Sie für jeden Unterricht auch verschiedene Berichte ausgeben, wie z.b. Fehlzeiten der Studenten in diesem Unterricht oder eine Fehlstundenmatrix. Der letztere Bericht gibt eine Tabelle mit allen Studenten und Unterrichtstagen aus. Dieser Bericht kann zum Erfassen der fehlenden Studenten dienen, wenn nicht in jedem Klassenzimmer ein PC zur Verfügung steht. 10

11 3. Entschuldigungen Entschuldigte Fehlstunden Als entschuldigt' gelten Fehlstunden in der Regel dann, wenn entweder vom Erziehungsberechtigten oder - sollte der Schüler dazu berechtigt sein - vom Schüler selbst eine schriftliche Entschuldigung (mit Entschuldigungsgrund) vorliegt. Es gibt keine Änderung zur geltenden Praxis. Die Abteilungslehrperson administriert die Entschuldigungen. Wenn der Status für eine offene Fehlzeit eines Schülers geändert werden soll, gehen Sie auf <Klassenbuch> <Fehlzeiten> oder <Klassenbuch> <Abwesenheiten> und klicken Sie auf die Schaltfläche <offen> ( ). 11

12 Die Abwesenheitsgründe sind vom Administrator vorgegeben. WebUntis kann für die Fehlstunden Ihrer Schüler Entschuldigungsformulare drucken. Wählen Sie dazu <Berichte> <Entschuldigungsschreiben>. Die Entschuldigungsschreiben können von den Schülern nach dem Login ausgedruckt werden und unterschrieben dem Abteilungslehrer abgegeben werden. Unter dem Menuepunkt Berichte können die Fehlzeiten zusammengefasst werden, je nach Vorgaben lassen sich Gruppen und Zeiten beliebig festlegen. 12

13 4. Hausaufgaben Hausaufgaben können auch über die Ansicht Klassenbuch eingegeben werden: Eingetragen werden die Aufgaben für die Stunde, in der sie fällig sind. Schülerinnen und Schüler sehen Ihre Aufgaben nach dem Login unter der Rubrik <Klassenbuch>. Hier sehen Sie auch ihre Abwesenheiten. 13

14 5. Prüfungen Prüfungen können sie eingeben, indem sie im Stundenplan auf die erste Stunde klicken, in der die Prüfung abgehalten werden soll. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche <Prüfungen> und folgen Sie den vorgegebenen Schritten über die Schaltfläche <Weiter>. Prüfungen können sie auch eingeben, indem Sie nach der Wahl des entsprechenden Datums unter Tagesunterricht Lehrer oder Klasse den Button Prüfung wählen. 14

15 Eine vollständige Liste aller definierten Prüfungen kann über <Klassenbuch> <Prüfungen> abgerufen werden. Prüfungsübersicht Ein viel genutzter Bericht ist die Prüfungsübersicht, die alle Prüfungen aller Klassen auf einem Kalenderblatt zusammenfasst 6. Auswertungen und Berichte Die meisten Auswertungen sind unter dem Menüpunkt <Berichte> zusammengefasst. Je nach Benutzerrechten können Sie hier verschiedene Klassen oder bestimmte Schüler auswählen. Mit den Datumsfeldern können Sie die Auswertungen auf einen bestimmten Zeitraum begrenzen - die Schaltfläche <Ganzes Schuljahr> ( ) stellt den Zeitbereich auf das gesamte Schuljahr. Bei den meisten Berichten stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung: <PDF Ausgabe>: generiert den Bericht im pdf-format. <CSV Ausgabe>: speichert die Daten im csv (comma separated value) Format. <Excel Ausgabe>: erstellt eine Microsoft Excel-Datei. Bei einigen Berichten können Verspätungen mit berücksichtigt werden Für Verspätungen stehen eigene Berichte zur Verfügung, pro Klasse oder pro Schüler. 15

16 7. Schulleitung und Sekretariat: Befreiungen für spezielle Anlässe Das Konzept der hierarchischen Benutzerrechte von WebUntis Klassenbuch sieht vor, dass ein normaler Lehrer seinen eigenen Unterricht bearbeiten kann, ein Klassenlehrer zusätzlich noch den Unterricht seiner eigenen Klasse und die Schulleitung Zugang zu all diesen Daten hat. Schüler-Krankmeldungen können auch von zentraler Stelle aus, zum Beispiel im Sekretariat, eingegeben werden Erfassung von freigestellten Schülern Das Sekretariat erfasst Schüler die für spezielle Schulveranstaltungen wie Exkursionen, Berufswahlveranstaltungen u.a. freigestellt sind. Die vom Unterricht befreiten Schüler sind durch ein Etikettensymbol gekennzeichnet: Diese Schüler müssen nicht mehr als abwesend erfasst werden. 16

17 Erfassung mehrerer Schüler Sie können auch mehrere Schüler gleichzeitig abwesend setzen - das ist beispielsweise bei Schulveranstaltungen wie Exkursionen, Berufswahlveranstaltungen von großem Vorteil. 17

18 8. Ergänzungen 1.! Jede Lehrperson setzt sich nach dem ersten Login ein Passwort. Nur damit ist der Zugang für Drittpersonen zum Webuntis-Konto gesperrt. (Profil>Passwort ändern>speichern) 2.! Die Einträge der Absenzen erfolgen innerhalb von drei Tagen nach der Abwesenheit der SuS durch die Fachlehrpersonen. 3.! Verspätungen sind mit Zurückhaltung im elektronischen Klassenbuch zu erfassen, und möglichst auf diejenigen zu beschränken, welche disziplinarisch relevant sein könnten. 4.! Die Erfassung der Entschuldigung erfolgt nur durch die Abteilungslehrperson. 5.! Die Entschuldigung der SuS erfolgt mit der Absenzenkarte wie bisher oder mit dem unter Abwesenheiten downloadbaren Entschuldigungsschreiben.!! Der Entschuldigungsstatus ist für Fachlehrer und SuS direkt in Webuntis einsehbar.! SuS müssen ihre Entschuldigungen nicht mehr den Fachlehrpersonen vorweisen. 3.!! In Webuntis werden einzelne Stunden erfasst. Entsprechend ist bei der! Entschuldigen mit der Absenzenkarte oder mit Entschuldigungsformular diese Lektionenzahl massgebend. 8.! Für das Zeugnis erfolgt eine Umrechnung in Halbtage: 4 Lektionen = 1 Halbtag! Als Dienstleistung für die SuS bitten wir alle Fachlehrpersonen Prüfungstermine und Aufgaben im Elektronischen Klassenbuch zu erfassen. 10.! Schülerinnen und Schüler sehen in Webuntis unter Klassenbuch: Ihre Abwesenheiten, Aufgaben und Prüfungstermine. Hier können Sie auch das Formular Entschuldigungsschreiben downloaden. 18