Mindbusiness Team. Microsoft SharePoint 2013 für Anwender Das Handbuch

Transkript

1

2

3 Mindbusiness Team Microsoft SharePoint 2013 für Anwender Das Handbuch

4 Mindbusiness Team: Microsoft SharePoint 2013 für Anwender Das Handbuch Copyright 2013 O Reilly Verlag GmbH & Co. KG Das in diesem Buch enthaltene Programmmaterial ist mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art verbunden. Autor, Übersetzer und der Verlag übernehmen folglich keine Verantwortung und werden keine daraus folgende oder sonstige Haftung übernehmen, die auf irgendeine Art aus der Benutzung dieses Programmmaterials oder Teilen davon entsteht. Das Werk einschließlich aller Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die in den Beispielen verwendeten Namen von Firmen, Organisationen, Produkten, Domänen, Personen, Orten, Ereignissen sowie -Adressen und Logos sind frei erfunden, soweit nichts anderes angegeben ist. Jede Ähnlichkeit mit tatsächlichen Firmen, Organisationen, Produkten, Domänen, Personen, Orten, Ereignissen, -Adressen und Logos ist rein zufällig. Kommentare und Fragen können Sie gerne an uns richten: Microsoft Press Deutschland Konrad-Zuse-Straße Unterschleißheim mspressde@oreilly.de Druck-ISBN PDF-ISBN EPUB-ISBN MOBI-ISBN O Reilly Verlag GmbH & Co. KG Balthasarstr. 81, Köln Alle Rechte vorbehalten Fachlektorat: Georg Weiherer, Münzenberg Korrektorat: Karin Baeyens, Dorothee Klein, Siegen Lektorat: Florian Helmchen, florian@oreilly.de Layout und Satz: Cordula Winkler, Nadine Krumm, mediaservice, Siegen ( Umschlaggestaltung: Hommer Design GmbH, Haar ( Gesamtherstellung: Kösel, Krugzell (

5 Übersicht Vorwort Teil A Einleitung SharePoint 2013 Die Neuerungen im Überblick Teil B SharePoint in der Teamarbeit Navigation in SharePoint Das A & O des Dokumentenmanagements Willkommen an der Basis Listen in SharePoint Kontakte und Adressdaten verwalten Umfragen in SharePoint Kalender Wer macht was, wann, wo Die neue Teamwebsite Mehr Effizienz in Meetings Wiki Jeder weiß Bescheid Blogs Informationsmanagement de luxe

6 Übersicht 11 Wer sucht, der findet die Suche in SharePoint Websites Was genau ist das? Webparts Schaufenster der Website SharePoint Social Business Networking von heute Teil C SharePoint als CMS Content-Management für Websites in Intranet, Extranet und Internet Teil D SharePoint Enterprise Business Intelligence in SharePoint SharePoint und Forms Services SharePoint und Workflows Teil E SharePoint und Office SharePoint und Word SharePoint und Excel SharePoint und PowerPoint SharePoint und OneNote

7 Übersicht 23 SharePoint und Access SharePoint und Visio SharePoint und Project Praxisindex Stichwortverzeichnis

8

9 Inhaltsverzeichnis Vorwort Vorwort von Helmut Reinke, MindBusiness GmbH Die Autoren Das finden Sie in diesem Buch Vorwort Teil A Einleitung Teil B SharePoint in der Teamarbeit Teil C SharePoint als CMS Teil D SharePoint Enterprise Teil E SharePoint und Office Teil A Einleitung SharePoint 2013 Die Neuerungen im Überblick Was ist und kann SharePoint? Unternehmenskommunikation mit SharePoint Neuheiten in SharePoint Das neue Look & Feel ganz schön kantig Neues zum Thema Menüband Navigation in SharePoint 2013 wie, wo, was Abgespeckt: Die neuen Websiteaktionen Die Basis: Dokumentbibliothek Wer macht was wann: Arbeiten mit Aufgaben Angekommen: Apps in SharePoint SharePoint goes Social Gesucht, gefunden: Die Suche Newsticker zum Thema Änderungen Zusammenfassung Teil B SharePoint in der Teamarbeit Navigation in SharePoint Neue Wege der Navigation Die Navigationselemente im Überblick Die Apps Das Menüband

10 Inhaltsverzeichnis Die Schnellstartleiste Der Schnellzugriff auf die Websiteeinstellungen Der Benutzerwechsel Erste Hilfe Wenn nicht das gesamte Menüband angezeigt wird Wenn nicht alle Menübandschaltflächen verfügbar sind Zusammenfassung Das A & O des Dokumentenmanagements Dokumente in SharePoint verwalten Was sind die Vorteile? Chaotische Ausgangssituationen und Lösungsmöglichkeiten Der Start zu einem effizienten Dokumentenmanagement Wo Ihre Bibliothek angelegt werden kann Was ist eine App? Look & Feel von Dokumentbibliotheken Ein Dokument hochladen Mit Spalten und Metadaten arbeiten Metadaten Spalte Verantwortlich erstellen Spalte Kategorie erstellen Spalte Sprache erstellen Spalte Freigabe erstellen Dokumente verschieben mit der Explorer-Ansicht Metadaten pflegen Metadaten im QuickEdit-Modus für mehrere Dokumente gleichzeitig pflegen Dokumente einchecken Die Nadel im Heuhaufen finden Filtern Schnelles Sortieren und Filtern Ich sehe was, was Du nicht siehst Arbeiten mit Ansichten Was sind Ansichten? Neue Ansichten erstellen Ansichten konfigurieren Bestehende Ansichten bearbeiten Arbeit 2.0 Ab in den Alltag Das Dokumente-Menü (Vorschaufenster) Dokumente in der Clientanwendung bearbeiten Dokumente online bearbeiten Zusammenarbeit mit Kollegen Profizone Security und Einstellungen Inhalte freigeben (Berechtigungen) Verlinkte Dateien Dokumente wiederherstellen Informationsverwaltungsrichtlinien Bibliothekeinstellungen

11 Inhaltsverzeichnis Jetzt wächst zusammen, was zusammen gehört Vorlagen und Taxonomie Bibliotheksvorlagen Inhaltstypen von Dokumentvorlagen Nägel mit Köpfen machen Dokumentenmappen Taxonomie Erweiterte Navigation innerhalb einer Bibliothek Pimp my SharePoint Benachrichtigungen RSS-Feeds Bewertungen Ihr modernes Büro SkyDrive Pro Offlinesynchronisation Arbeiten mit mobilen Geräten Zusammenfassung Willkommen an der Basis Listen in SharePoint Neuheiten im Bereich der SharePoint 2013-Listen Listen sind jetzt Apps Suchfunktion in Listen Projektmanagement leicht gemacht QuickEdit Die neue Datenblattansicht Bewertungen Sterne und Gefällt mir Die neue Aufgabenliste Die neue Diskussionsliste Arbeiten mit Listen Grundlagen Eine Liste Benutzerdefinierte Liste in Datenblattansicht anlegen Arten von Listen Eine Liste löschen Spalten in Listen hinzufügen und ändern Listenelemente in der Datenblatt- und Standardansicht erstellen Bearbeitung von Listenelementen in der Datenblatt- und Standardansicht Arbeiten mit Listenanhängen Benachrichtigungen in Listen Berechtigungen in Listen Berechtigungen auf Listenebene vergeben Berechtigungen auf Listenebene ändern Berechtigungen auf Listenebene entfernen Berechtigungen auf Elementebene vergeben oder ändern Eine Liste als Vorlage speichern Listen filtern und sortieren Listen durchsuchen Jedem seine Ansicht Eine Kalenderansicht erstellen Eine Balkendiagrammansicht erstellen Ansicht wechseln

12 Inhaltsverzeichnis Projektmanagement Eine Liste Projektaufgaben anlegen Der Projektstrukturplan Die Zeitachse Abgelaufene Aufgaben Mit Microsoft Project verknüpfen Diskussionsrunden Einfache Verwaltung von Diskussionsthemen Zusammenfassung Kontakte und Adressdaten verwalten Kontaktlisten in SharePoint Kontaktliste erstellen Neue Kontakte anlegen Kontakte bearbeiten Einzelne Kontakte bearbeiten Mehrere Kontakte in der QuickEdit-Ansicht bearbeiten Kontaktlisten exportieren und synchronisieren Offline mit Outlook arbeiten Kontaktlisten nach Excel exportieren Kontaktlisten mit Microsoft Access synchronisieren Zusammenfassung Umfragen in SharePoint Schritt für Schritt: Umfrage erstellen und auswerten Die Vorbereitung Vertriebsmanagement in der Praxis Analyse der internen Vertriebssituation Analyse der externen Vertriebssituation Grundlagen der Umfragegestaltung Offene Fragen Geschlossene Fragen Antworttypen Umfragen erstellen Frage mit Antworttyp»Auswahl« Frage mit Antworttyp»Ja oder Nein« Frage mit Antworttyp»Mehrere Textzeilen« Bewertungsfragen Frage mit Antworttyp»Zahl« Umfragen anpassen Fragen ergänzen Antworttyp»Seitentrennzeichen« Reihenfolge der Fragen ändern Verzweigungslogik aktivieren Umfragen beantworten Umfrageergebnisse anzeigen und weiterverarbeiten Umfrageergebnisse anzeigen Umfragen-Webpart hinzufügen und konfigurieren Umfrageergebnisse weiterverarbeiten

13 Inhaltsverzeichnis Weitere Einstellungen für Umfragen Aktionen Einstellungen Zusammenfassung Kalender Wer macht was, wann, wo Navigieren im SharePoint-Kalender Erstellen eines Kalenders Kalenderüberlagerung in SharePoint Verknüpfen von zusätzlichen Kalendern für die Kalenderüberlagerung Anzeigen der Kalenderüberlagerung Standardansichten im SharePoint-Kalender Alle Ereignisse Aktuelle Ereignisse Erstellen von Terminen und Ereignissen im Kalender Eingeben eines neuen Ereignisses Weitere Terminoptionen Bearbeiten von Terminen in einem SharePoint-Kalender Verbinden eines SharePoint-Kalenders mit Outlook Warum exportieren und synchronisieren? Einen SharePoint-Kalender mit Outlook verbinden Zusammenfassung Die neue Teamwebsite Mehr Effizienz in Meetings Erwartungen an SharePoint Meetings erfolgreich planen Vor dem Meeting Durchführung des Meetings Nach dem Meeting Teamsite two in one Meetings und Zusammenarbeit Die neue Teamwebsite einrichten Den Besprechungsraum vorbereiten Zusammenfassung Wiki Jeder weiß Bescheid Was ist ein Wiki? Ein Wiki für Ihre Organisation Wiki-Seitenbibliothek oder Unternehmenswiki Ein Unternehmenswiki einrichten Das Unternehmenswiki im Einsatz Vorbereitungen Verwenden von Wiki-Links Eine Wiki-Seite erstellen Bearbeiten von Wiki-Seiten Wiederverwendbare Inhalte

14 Inhaltsverzeichnis Verwalten von Wiki-Seiten Die Wiki-Seitenbibliothek als Alternative Zusammenfassung Blogs Informationsmanagement de luxe Effektiv arbeiten im Team mit Blogs Das Prinzip der Holschuld So funktioniert Blogging Einen Blog erstellen Blogwebsite einrichten und darin navigieren Blogbeiträge erstellen, veröffentlichen und bearbeiten Einen neuen Blogbeitrag erstellen Blogbeiträge veröffentlichen Blogbeiträge lesen Kommentare zu Blogbeiträgen abgeben Benachrichtigungen und Feeds auf Kommentare aktivieren Einen Blogbeitrag löschen Zusammenfassung Wer sucht, der findet die Suche in SharePoint Warum muss man suchen? Die Suche starten und damit arbeiten Innerhalb einer Bibliothek oder Liste suchen Websiteübergreifend suchen Navigatoren Mit den Ergebnissen arbeiten Suchen wie ein Profi Findability Benachrichtigungen Einstellungen Eingabemöglichkeiten Suche erweitern Suchwebparts Zusammenfassung Websites Was genau ist das? Neues aus der Website-Welt Einfache Bearbeitung der Seiten Mehrsprachigkeit Zielgruppen Webparts und Personalisierung Benutzeroberfläche Seiten und Unterseiten Was ist eine Site? Was ist eine Unterwebsite?

15 Inhaltsverzeichnis Seiten in SharePoint erstellen Das Business Intelligence Center Eine Website Business Intelligence Center erstellen Arten von Websites Kategorie Zusammenarbeit Kategorie Enterprise Kategorie Veröffentlichen Kategorie Duet Enterprise Kategorie Benutzerdefiniert Arbeiten mit Websites Das Menüband und die Navigation Funktionen der Registerkarte SEITE Eigenschaften einer Seite Abschnitt Benutzer und Berechtigungen Abschnitt Web-Designer-Kataloge Abschnitt Websiteverwaltung Abschnitt Suchen Abschnitt Aussehen und Verhalten Abschnitt Websiteaktionen Abschnitt Websitesammlungsverwaltung Abschnitt Communityverwaltung Berechtigungen auf Seiten Berechtigungsstufen, Benutzer und Gruppen Berechtigungsvererbung lösen Zusammenfassung Webparts Schaufenster der Website Ein Szenario: Der Helpdesk Bearbeiten der Startseite Bearbeiten einer Seite Löschen von Webparts Weitere Vorbereitungen für die Startseite Ein Webpart einfügen der Seitenkontakt Die Benutzernavigation Ein Webpart mit Kacheln Eine neue Seite für Ihre Tickets Dokumente im Schnellzugriff Vorbereitungen Anpassen der Webparts Löschen von Webpartverbindungen Verbindungseinstellungen bearbeiten Erweiterungen Weitere Webparteigenschaften Ein kleiner Webpart-Überblick Zusammenfassung

16 Inhaltsverzeichnis 14 SharePoint Social Business Networking von heute Sozialer Austausch Die MySite mein zu Hause Das eigene Profil öffnen und bearbeiten Hubs der MySite Tags: Der Kitt im sozialen System Hashtagging Following Mentioning Like Nachverfolgung Der Newsfeed: Das Rückgrat der MySite Was zeigt mir der Newsfeed? Navigation im Newsfeed Konfigurieren des Newsfeeds Erste Signale das Microblogging Communities: Spontan gemeinsam Eine Community erstellen Inhalte der Community Einrichten der Community Diskussionen Zusammenfassung Teil C SharePoint als CMS Content-Management für Websites in Intranet, Extranet und Internet Web-Content-Management mit SharePoint Wieso SharePoint als CMS für Websites? Anforderungen an Content-Management-Systeme Ein Beispiel aus der Praxis Erstellen einer Veröffentlichungssite Mit Veröffentlichungssites arbeiten Veröffentlichung Blicke hinter die Kulissen Gestaltungsmöglichkeiten in SharePoint Ein eigenes Logo einbinden Ein neues Websitedesign Umfangreiche Designänderungen mit Gestaltungsvorlagen Zusammenfassung

17 Inhaltsverzeichnis Teil D SharePoint Enterprise Business Intelligence in SharePoint Neuerungen im Bereich Business Intelligence PerformancePoint Services-Funktionen Erstellen einer Business Intelligence-Seite Eine Datenverbindung einrichten Eine Scorecard erstellen Key Performance Indicators (KPIs) konfigurieren Die Scorecard erweitern Ein Dashboard erstellen Einen KPI-Detailbericht erstellen Ein Analysediagramm erstellen Das Kontextmenü allgemein Kontextmenü auf einer Datenreihe/einem Datenpunkt Ein Analyseraster erstellen Reporting Services-Berichte einbinden Zusammenfassung SharePoint und Forms Services Rumpf und Aufbau Formularvorlagen erstellen und gestalten Vorlagenarten von der Nussschale bis zum Kreuzfahrtschiff Kompatibilitätseinstellungen in InfoPath Steuerelemente Die Bausteine für den Formularaufbau Layout Eine leere Formularvorlage einbinden Detailarbeit mit den Funktionen in InfoPath Datenfelder und Gruppen Datenverbindungen erstellen XPath-Funktionen Ein wichtiger Teil der Formulars Regeln in InfoPath Die Hausordnung Regeln beim Formularladevorgang ausführen Der Veröffentlichungsprozess der Stapellauf Formularvorschau Startet die Maschine? Veröffentlichen von Formularen in SharePoint Schnell veröffentlichen Das Formular ausfüllen Die Jungfernfahrt Anpassungen nach der Jungfernfahrt Einrichten einer sendenden Datenverbindung Formular per Schaltfläche speichern Optionen für die Benutzeroberfläche im Browser Zusammenfassung

18 Inhaltsverzeichnis 18 SharePoint und Workflows Neuheiten in 2013 Die Vorstellungsrunde Definition von Workflows Voraussetzung für das Kapitel SharePoint Designer Der starke Partner an Ihrer Seite Die Workflowverwaltung Der Workflow-Editor Die richtigen Konditionen führen zum Sieg Bedingungen Workflowaktionen im Überblick Variablen im SharePoint Designer Arbeiten mit Workflows Ein neuer Angriffsplan entsteht Neuen Workflow erstellen Workflow bearbeiten Grafisches Arbeiten mit Workflows Visueller Designer Visio Workflows in SharePoint verwalten Einfache Workflows in SharePoint Workflow erstellen Workflows in SharePoint verwalten Zusammenfassung Teil E SharePoint und Office SharePoint und Word Dokumente im Browser Dokumentbibliothek einrichten Dokumente im Browser anzeigen Anzeigemodus öffnen Funktionen im Anzeigemodus Dokumente im Browser bearbeiten Bearbeitungsmodus öffnen Word-Funktionen im Bearbeitungsmodus Dokumente gemeinsam bearbeiten Metadaten in Word Metadaten anzeigen Metadaten in einen Text einfügen Zusammenfassung SharePoint und Excel Das Gesamtpaket macht's Look und Inhalt Vorlagenmanagement Arbeitsmappen ASAP Die Schnellanalyse

19 Inhaltsverzeichnis Daten ergänzen oder lieber ergänzen lassen Der Tippgeber Empfohlene Diagramme und ihre Bearbeitung Ganz schön schnittig Filtern von Tabellendaten mit Datenschnitten Kompatibel oder nicht? Excel und die Dateiformate Alle wissen Bescheid, statt ich weiß Bescheid Daten online zur Verfügung stellen Excel-Mappen in SharePoint Hochladen in eine Bibliothek Veröffentlichen in einer Bibliothek Kopieren in eine SharePoint-Bibliothek Excel-Arbeitsmappen im Browser Arbeitsmappen im Browser anzeigen Arbeitsmappen im Browser bearbeiten SharePoint-Listen in Excel SharePoint-Liste in Excel verknüpfen Excel-Listen in SharePoint veröffentlichen Auf ein Wort Die Excel Services Ein Kalkulationsmodell veröffentlichen Aus Daten werden Erkenntnisse Arbeiten mit der PivotTable Neue Funktionen in der Übersicht PowerPivot-Add-In aktivieren Szenario und Beispiel Wer mit wem Tabellen verknüpfen, Beziehungen erstellen Auf den Punkt Arbeiten mit der Timeline Die Frage nach dem»wie?«pivottable-empfehlungen Interaktiv und visuell Microsoft Power View Volle Kraft voraus: Das ist Power View Neuigkeiten im Überblick Erstellen eines Power View-Blatts Zusammenfassung SharePoint und PowerPoint Der Einsatz von PowerPoint hat sich gewandelt PowerPoint als Präsentationstool Beim Einsatz in Besprechungen PowerPoint als Dokumentationstool? Neuerungen in PowerPoint Bildbearbeitung leicht gemacht Filme schneiden, korrigieren und beschriften Neue Folienübergänge und Animationen Eine Präsentation in Abschnitte unterteilen PowerPoint und Windows PowerPoint-Integration in SharePoint Die PowerPoint Web App in SharePoint Eine Präsentation mit PowerPoint 2013 live übertragen Mehrbenutzerbearbeitung in SharePoint Zusammenfassung

20 Inhaltsverzeichnis 22 SharePoint und OneNote OneNote Ein Platz für alles und alles an einem Platz OneNote Was es ist und was es kann Warum auf Altbewährtes verzichten? Die erste Begehung Ein Notizbuch anlegen Inhalte erfassen OneNote kann noch vieles mehr Verknüpfungen zu Dokumenten oder ins Internet Inhalte in OneNote verknüpfen Bilder und Bildschirmausschnitte in OneNote Freihandeingaben mit OneNote Press Play Multimediafunktionen in OneNote Dokumente oder andere Dateien einfügen Inhalte strukturieren Abschnitte und Seiten machen es möglich Abschnitte erstellen Seiten und Unterseiten erstellen OneNote und SharePoint im Duett Ein kleines Szenario aus einem Team von Marketingexperten SharePoint 2013-Teamsites und OneNote Existierende Notizbücher freigeben Notizbücher in Bibliotheken veröffentlichen Inhalte synchronisieren Immer auf dem aktuellsten Stand Zusammenfassung SharePoint und Access Backstage beginnen Welcher Start für welchen Zweck? Datenbanken mit Hintertür zur Onlinewelt SharePoint Web Apps entwickeln Access und SharePoint-Features SharePoint Server und Access Services Access im Überblick Listen oder Tabellen? Tabellen und Listen in Desktopdatenbanken und Web Apps Beziehungen sind alles Mit Abfragen Herr über Daten Formulare als Benutzerschnittstelle Übersichtliche Berichte Mit Makros & Co. zu neuen Funktionen Access mit SharePoint im Team Importieren von SharePoint-Listen Verknüpfen mit SharePoint-Listen Tabelle oder Abfrage nach SharePoint exportieren Offline mit verknüpften Listen arbeiten

21 Inhaltsverzeichnis Synchronisieren offline geschalteter SharePoint-Listen Lösen von Konflikten Eine Projektmanagementlösung in wenigen Minuten Zusammenfassung SharePoint und Visio Neues in Microsoft Visio Visio-Grundlagen Vorlagen, Shapes und Schablonen Diagrammvorlagen Visio-Shapes: Die Bausteine Shapes Informationen zuweisen Aussehen und Entwurf anpassen Kommentare hinzufügen Gemeinsame Dokumenterstellung Die Visio-Prozessrepository-Vorlage in SharePoint Zusammenarbeit von Visio und SharePoint Integration verschiedener Datenquellen Listen in SharePoint 2013 mit Visio aufbereiten Visio-Dateien in SharePoint Eine Visio-Datei in SharePoint hochladen Eine Visio-Datei in SharePoint anzeigen Visio Web Access Prozesse für alle SharePoint 2013 in Visio Erstellen eines Workflows in Visio Workflow in Visio 2013 überprüfen Visio 2013-Workflow per SharePoint Designer in SharePoint einbinden Zusammenfassung SharePoint und Project Mit Project-Dateien in SharePoint arbeiten Voraussetzungen Project-Dateien in SharePoint zur Verfügung stellen Project Daten mit SharePoint-Aufgabenlisten synchronisieren Synchronisation starten Zusätzliche Felder einbinden Standardfeldzuordnungen für die Synchronisation Ansichten in SharePoint Aufgabenlisten anpassen Projektfortschritt in SharePoint eingeben und mit Project synchronisieren Mögliche Problemursachen beim Synchronisieren Falsche URL oder keine Berechtigung Vorgangsplanungsmodus Restriktionen für Sammelvorgänge Zusammenfassung Praxisindex Stichwortverzeichnis

22

23 Vorwort Helmut Reinke In diesem Kapitel: Vorwort von Helmut Reinke, MindBusiness GmbH 26 Die Autoren 28 Das finden Sie in diesem Buch 31 23

24 Vorwort Liebe Leserin, lieber Leser, haben Sie sich schon mal gefragt, wie man eigentlich auf die Idee kommt, einen so dicken Wälzer zu schreiben? Wir uns schon! Vor allem während des Schreibens in der heißen Endphase, wenn die Zeit bis zum Abgabetermin und die Anzahl der noch zu schreibenden Kapitel nicht konform laufen. Aber: Unsere Begeisterung für SharePoint und Office 2013 hat uns immer angetrieben, diese Seiten Wissen, die Sie im Moment in den Händen halten, auf Papier zu bringen. Wir das ist ein bunt gemixtes Autorenteam, hauptsächlich von der MindBusiness GmbH beschäftigen uns tagtäglich mit dem Thema Information Worker und dem effizienten Verarbeiten von Know-how. Unsere Motivation und gleichzeitig unser Ziel auch für dieses Buch ist es, in den genannten Bereichen optimale Lösungen zu finden und diese unseren Kunden und natürlich Ihnen, unseren Leserinnen und Lesern, praxisnah aufbereitet zur Verfügung zu stellen. Denn eines steht fest: Die Flut der zu verarbeitenden Informationen wächst ständig. Seit Anfang der 90er Jahre hat sich die Informationsmenge verfünffacht, trotzdem aber fühlt sich die Mehrzahl der Mitarbeiter eines Unternehmens nicht ausreichend genug informiert. Wie können wir diesem Problem begegnen, wie bekommen wir es in den Griff? Bis zu 70 % der relevanten Unternehmensinformationen liegen nach wie vor auf persönlichen Festplatten oder in persönlichen Verzeichnissen auf verstreuten Fileservern. Oftmals ist dies darin begründet, dass viele der in Unternehmen eingesetzten Systeme Teamarbeit viel zu wenig fördern. Als Fazit daraus lässt sich feststellen, dass Unternehmen mehr denn je eine Kommunikationsplattform und passende Software benötigen, die das gesamte Unternehmen unabhängig von deren Standort und das darin eingebundene Know-how miteinander verbindet. Denn heute geht es nicht mehr darum, noch mehr Befehle in Word, Excel, PowerPoint usw. zu packen, sondern eher um die individuelle Produktivität und damit den einfacheren Umgang mit der Leistungsfähigkeit der Microsoft Produktivitäts-Suite. Die individuelle Produktivität hängt jedoch nicht nur davon ab, die Software individuell bedienen zu können, sondern auch und immer mehr davon, wie effizient sie einen in der Zusammenarbeit und Kommunikation mit Teams unterstützen und leistungsfähige Werkzeuge dafür bereitstellen kann. Die effiziente Zusammenarbeit der Teams in den Unternehmen ist heute einer der entscheidenden Faktoren für den Erfolg von Unternehmen. Zusammenarbeit, die sich von kleinen überschaubaren Projektteams mit spezifischer Aufgabenstellung bis zu global verteilten Entwicklungsgruppen auf allen fünf Kontinenten erstreckt. Bisher waren dabei die Aufgaben klar verteilt und die Mitglieder des Teams in der Regel Mitarbeiter eines Unternehmens. Doch schon jetzt sieht die Gegenwart zumeist anders aus und auch in Zukunft werden sich diesbezüglich noch weitere signifikante Änderungen ergeben. Teams werden immer stärker virtuell zusammengesetzt. Die Mitarbeiter eines Unternehmens werden gleichzeitig Mitglieder unterschiedlicher Teams mit unterschiedlicher Zielsetzung sein. Zudem werden verstärkt externe Experten diesen Teams für ein bestimmtes Projekt angehören. Entsprechend dieser Differenzierung der Teams ändern sich auch die Anforderungen an IT-Systeme, Teams abzubilden und Ressourcen bereitzustellen, die es diesen virtuellen Teams aus dem Stand ermöglichen, Dokumente gemeinsam zu bearbeiten, Daten und Informationen über Unternehmensgrenzen hinweg gesichert und geschützt aus- 24

25 Vorwort schließlich den Mitgliedern der Arbeitsgruppen zur Verfügung zu stellen. Definitiv die Stärke von Microsoft SharePoint und Office Für die Anwender bedeutet dies natürlich eine Umstellung der bisherigen Arbeitsweise. Der individuelle Beitrag des Einzelnen wird wesentlich weniger von der physischen Anwesenheit abhängen als von der Integration und sinnvollen Nutzung moderner Software. Effiziente Zusammenarbeit mithilfe lokaler Anwendungen auf dem PC in Kombination mit Lösungen, die via Firmennetzwerk und Web zusätzliche Funktionalität bereitstellt, das ist der Weg in die Zukunft. Das vorliegende Buch hilft Ihnen dabei, die Potenziale Ihrer Software und damit der eigenen Leistungsfähigkeit voll auszuschöpfen. Denn nach wie vor gilt es, die Masse an Informationen zu verarbeiten und effektiv zu verwalten. Vor allem aber ist es wichtig, die gefilterten, priorisierten und zusammengeführten Informationen anschließend nicht nur der eigenen Festplatte zur Verfügung zu stellen sondern dem ganzen Unternehmen. Ohne dass hierbei Informationen verloren gehen. Die Produktivität im Umgang mit Informationen wird erhöht, in dem ein schneller Zugriff darauf gewährleistet wird. In den Mittelpunkt unserer heutigen Informationsgesellschaft tritt also die vernetzte und mobile Zusammenarbeit. Genau das ist unser Ziel Ihnen dieses vernetzte und mobile Zusammenarbeiten näherzubringen, an praxisnahen Beispielen zu verdeutlichen vor allem aber Sie dafür zu begeistern. Wir haben lange zusammengesessen, überlegt und geplant, wie wir in gewohnter Weise ein qualitativ hochwertiges Buch zusammenstellen können, in dem genau das dargestellt wird, was wir uns zum Ziel gesetzt hatten. Schnell war klar, dass dieses Buch durch die vielen Neuerungen in den verschiedensten SharePoint-Bereichen derart umfassend wird, dass einer allein dieses Wissen nicht liefern kann. Spezialisten mussten her. Und genau aus solchen setzt sich das Autorenteam jetzt zusammen. Dieses Team möchten wir Ihnen im Anschluss an das Vorwort kurz vorstellen. So erhalten Sie in aller Kürze einen Überblick über uns und können die Inhalte des Buchs den entsprechenden Autoren zuordnen. Generell besteht das Autorenteam fast ausschließlich aus Mitarbeitern des IT-Dienstleisters Mind- Business, die ein umfassendes Produkt- und Lösungs-Know-how besitzen. Speziell mit Microsoft- Technologien sind sie sehr vertraut und erarbeiten sich bereits Monate bevor ein neues Produkt auf dem Markt erscheint, die zu erwartenden Produktivitätspotenziale. An dieser Stelle gesondert erwähnen möchten wir Helmut Reinke, SharePoint-Projektmanager sowie -Consultant und Initiator dieses Buchs. Seine Begeisterung und Leidenschaft für SharePoint kann er nicht verheimlichen und ist somit über die Jahre zu einem seiner absoluten Steckenpferde geworden. In unzähligen Seminaren und Projekten begeistert er seine Kunden für SharePoint und zeigt hierbei auf, wie einfach es ist, transparente Unternehmensprozesse zu erstellen, den individuellen Informationsbedarf der Abteilungen abzubilden und diesem mittels einer sinnvollen und fortschrittlichen Technologie zu begegnen. Es geht ihm darum, das tägliche Miteinander, die Kommunikation der Menschen, zu unterstützen, ihren Bedürfnissen gerecht zu werden und somit eine optimale Schnittstelle zwischen betriebswirtschaftlichen Prozessen und dem Menschen zu schaffen. Helmut Reinke, ebenso wie die MindBusiness GmbH an sich, bieten Ihnen langjährige Erfahrung und Kompetenz zu SharePoint sowohl in technischen als auch betriebswirtschaftlichen Fragen. So können gemeinsam maßgeschneiderte SharePoint-Lösungen für Unternehmen angeboten werden. 25

26 Vorwort Außerdem möchten wir noch Sara Unverhau erwähnen, die, wie auch schon bei vielen anderen Publikationen, die Steuerung und Organisation übernommen hat und die Ideen und Texte der Autoren auf Vordermann brachte. In vielen Stunden Arbeit hat sie unser Buch redaktionell überarbeitet und durch eigene Erfahrung sowie hundertprozentige Zuverlässigkeit ins rechte Layoutlicht gerückt. Doch ihr Augenmerk lag nicht nur auf der Gestaltung, sondern auch auf den Inhalten. So hat sie auch zwei Kapitel aus diesem Buch selbst übernommen. Bei Fragen zu diesem Buch können Sie sich gerne per an uns wenden. Schreiben Sie an Ein weiterer Dank gilt Florian Helmchen als dem Projektverantwortlichen bei Microsoft Press sowie unserem Fachlektor Georg Weiherer. Danke für Eure Mühe, Ideen und vor allem Geduld. Ihnen, liebe Leserin und lieber Leser, wünschen wir nun viel Erfolg beim Umsetzen Ihrer Ideen. Lassen Sie sich von unserer Begeisterung anstecken! Herzliche Grüße! Ihr MindBusiness-Autorenteam Vorwort von Helmut Reinke, MindBusiness GmbH Immer wieder werde ich in meiner Beraterpraxis gefragt:»was ist SharePoint?«Eine Antwort in zwei Sätzen wäre möglich es geht aber auch in einem. In der Regel lautet meine Antwort»SharePoint ist das Schweizer Taschenmesser für optimale Zusammenarbeit in Unternehmen«. In meiner Position als Projektleiter beschäftige ich mich schon lange, intensiv und mit Begeisterung mit der neuen SharePoint-Version. Die Liste der Neuheiten sowie der Faktoren zur Effizienzsteigerung scheint endlos daher freue ich mich über dieses Buch und die Darstellung aller Vorteile in der Praxis. Vorab möchte ich Ihnen aber schon einige Vorteile nennen: An erster und sichtbarster Stelle ist natürlich die Anpassung des Look & Feel von SharePoint 2013 an Windows 8 zu nennen. Mit der Kachel- Struktur und -Optik wurde nicht einfach nur das Design angepasst, sondern vor allem die mobile Anwendung auf Tablet-PCs oder Smartphones erheblich vereinfacht. Ein unschlagbarer Vorteil. Eine weitere große Neuerung liegt in der App-Technologie, die in der neuen Generation von Share- Point und Office eingeführt wurde und es ermöglicht, den vorhandenen Funktionsumfang an geeigneter Stelle zu erweitern. Apps sind quasi das Bindeglied zwischen einer klassischen Webanwendung und einer SharePoint-Seite bzw. Office-Benutzeroberfläche. Weiterer Kernpunkt ist die einfache Inhaltserstellung, bei der Benutzer auf Ihr bereits vorhandenes Office-Know-how zurückgreifen. Eine wichtige Rolle spielen dabei sicherlich die intuitive Benutzerführung, die Möglichkeiten der Designanpassung, die sozialen Netzwerke, das schnelle Auffinden von Informationen und die Unterstützung durch zahlreiche Self-Service-Szenarien. SharePoint erleichtert also die Arbeit und unterstützt Sie somit bei der Bereitstellung, dem Analysieren, dem Finden und Teilen von Informationen. Der schnelle Zugriff auf wichtiges Know-how ist damit gewährleistet. 26

27 Vorwort von Helmut Reinke, MindBusiness GmbH SharePoint ist nicht nur eine Technologie, sondern vor allem ein agiler Baustein eben ein Schweizer Taschenmesser für effiziente Unternehmensprozesse. Nach wie vor wird die hohe Produktivität von Wissensarbeitern oft durch die Realität in Unternehmen gebremst. Systeme sind meist zu komplex, und der Nutzen geht aufgrund der nicht vorhandenen Strukturen verloren. SharePoint 2013 bildet die Schnittstelle zwischen dem Wissen der Mitarbeiter und der Effizienz von Unternehmen. Denn SharePoint 2013 konsolidiert viele Einzellösungen in einer Plattform und stellt damit einheitlich und übersichtlich Funktionen für alle wichtigen Unternehmensbereiche sowie für optimale Teamarbeit bereit. Das heißt, SharePoint ist die Businessplattform für Zusammenarbeit im Unternehmen und im Web, mit der Sie als Unternehmer zusätzlich Kosten senken und schnell auf Businessanforderungen reagieren können. Durch die Einbindung von Enterprise-Funktionen ist es auch ohne Programmierung möglich, komplexe Zusammenhänge darzustellen. Schließlich wird Software heute nicht mehr programmiert, sondern montiert. Es ist also mit einem gewissen Maß an Know-how möglich, hochwertige Inhalte workflowgesteuert bereitzustellen. Außerdem bin ich mir sicher: Auf Dauer wird die Datenhaltung Cloud-basiert laufen. Egal für welche Einsatzszenarien und davon gibt es viele. Denn grundsätzlich kann man SharePoint überall einsetzen. Ich persönlich sehe wichtige Einsatzszenarien auf den Gebieten des Projekt- und Personalmanagements, und natürlich im Managementbereich selbst. Dies sind Bereiche, in denen Auswertungen an der Tagesordnung sind und oftmals die Exceleritis ausbricht. Heutzutage ist SharePoint dafür die bessere Plattform. Schon allein deshalb, weil die Informationen immer aktuell und allzeit verfügbar sind. Zahlreiche Firmen nutzen übrigens die integrierte Plattform mit allen Web Content Management- (WCM) Facetten bereits für ihren erfolgreichen Internetauftritt. Dazu zählen z.b., neben Microsoft, die Unternehmen Nestlé, Siemens und KPMG um nur einige wenige zu nennen. Mein Fazit lautet daher: SharePoint als einheitliche Plattform für Team-, Abteilungs-, Intranet-, Extranet- und Internetseiten bietet Ihnen alles für den unternehmerischen Erfolg. Der Trend in fünf Stichpunkten: Metadaten statt Ordner Blogs statt Mailschlachten Wikis statt Handbücher Mobil statt stationär Apps statt Clientsoftware Effiziente Onlinezusammenarbeit in allen Bereichen das ist der Weg in die Zukunft, und Share- Point 2013 bietet Ihnen dabei alle Möglichkeiten, diese Herausforderungen erfolgreich zu bewältigen. Das vorliegende Buch hilft Ihnen dabei, die Potenziale von SharePoint und damit der eigenen Leistungsfähigkeit voll auszuschöpfen. Viel Spaß beim Lesen und Umsetzen wünscht Ihnen Helmut Reinke, Projektmanager MindBusiness GmbH 27

28 Vorwort Die Autoren Jonas Büttner Als Mitarbeiter der MindBusiness GmbH ist Jonas Büttner für SharePoint- und Office 365-Produkte, Webparts sowie Apps zuständig. Seine Leidenschaft für die IT rundete er mit einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung ab und ist seitdem in der Produkt- und Kundenberatung tätig. Das Buch war eine besondere Herausforderung nicht wegen der spannenden Technologie, sondern auch, weil es sein erstes Buchprojekt war. Herr Büttner hat sich den Themen Navigation und Umfragen gewidmet. Cigdem Erdag Cigdem Erdag hat in diesem Jahr ihren Abschluss als Bachelor of Science im Fachbereich Wirtschaftsinformatik abgelegt und ist seitdem Teil des MindBusiness GmbH-Teams. Schon während ihres Studiums konnte sie praktische Erfahrung im IT-Bereich sammeln. Ihren Schwerpunkt legte sie dabei auf die Prozessoptimierung im Hard- und Softwarebereich. Zu ihren Steckenpferden gehört die Prozessmodellierung und Prozessoptimierung natürlich auch mit SharePoint. Sie hat sich unter anderem den Themen Webseiten, Informationsbereitstellung und Visio gewidmet. Dirk Grasekamp Dirk Grasekamp ist freier Entwickler, selbstständiger IT-Berater und Buchautor unter anderem von»access 2010 und SharePoint im Team«. Als langjähriger Partner der MindBusiness GmbH hat er zahlreiche Lösungen für das Projektmanagement im SharePoint-Umfeld programmiert und hier liegt auch sein Fokus. Er ist bekennender Office- sowie SharePoint-Jünger und hat eines über die vielen neuen Version hinweg gelernt: Kritik kann immer in Lösungen umgesetzt werden. Herr Grasekamp hat sich den Themen Access und Project gewidmet. Steven Greenhill Seit 2007 beschäftigt sich Steven Greenhill mit SharePoint. Dieses Handbuch ist die dritte Publikation, in der er sein Wissen zur Verfügung stellt. Sein Fokus liegt auf der Verbesserung alltäglicher Unternehmensprozesse. Aus diesem Grund hat Herr Greenhill auch die Themen Dokumentenmanagement und Suche bearbeitet denn diese beiden Bereiche decken die Aufgaben ab, mit denen Anwender sich in ihrem beruflichen Alltag hauptsächlich beschäftigen. Er arbeitet jetzt bei BlueBridge Technologies AG, wo er ebenfalls Kunden berät und Schulungen durchführt. Markus Kawollek Als gelernter Informatikkaufmann verstärkt Markus Kawollek seit Mitte 2010 das Team der MindBusiness. Sein ursprüngliches Tätigkeitsfeld Support & Anwenderbetreuung erweiterte er mit den Themen SharePoint, InfoPath und Workflows. Er ist spezialisiert auf SharePoint- und InfoPath-Projekte, was auch die Planung und Realisierung umfassender Anforderungen, komplexer Formulare und Workflows mit einschließt. In seinem ersten Buchprojekt möchte Herr Kawollek sein Wissen weitertragen und hat sich deshalb auch den Kapiteln Workflows und Forms Server angenommen. 28

29 Die Autoren Timo Kihn Das besondere Augenmerk von Timo Kihn liegt auf sinnvollen Prozessen und dem größtmöglichen individuellen Nutzen aller Projektbeteiligten. Seit Herbst 2012 verstärkt er das MindBusiness-Team als Trainer und Berater mit Schwerpunkt SharePoint. Seine tiefgehende und übergreifende Fachkompetenz sowie Praxiserfahrung gibt er gerne in nationalen und internationalen Workshops und Projekten weiter. Für einen nachhaltigen Lernerfolg werden hierbei Inhalte und Lernziele zielgruppenspezifisch und einprägsam vermittelt. Er hat er sich in diesem Buch dem Thema WCMS gewidmet. Michaela Kalker Michaela Kalker arbeitet als Microsoft.NET Architect bei der KION Information Management Services GmbH und hat sich auf die SharePoint- Beratung spezialisiert. Zu ihren Aufgabengebieten gehören unter anderem die Durchführung von Schulungen, die Konzeption spezieller SharePoint- Lösungen und die Umsetzung von Formularen und Workflows. Aber auch die Realisierung SharePoint-übergreifender und Business Intelligence- Applikationen fallen in ihren Themenbereich. Frau Kalker hat sich in diesem Buch mit dem Thema Listen und deren Möglichkeiten in SharePoint 2013 beschäftigt. Alexander Quiring Bereits seit seinem Studium begeistert sich Herr Quiring für die SharePoint- Technologie mit all seinen Facetten, die auch Bestandteil seiner Bachelor- Arbeit war. Seit 2012 an Bord der MindBusiness GmbH beschäftigt sich Herr Quiring vorrangig mit der Einführung von SharePoint-Social-Komponenten in Unternehmensintranets. Sein fundiertes und spezialisiertes Know-how gibt er in Kundenprojekten und Publikationen wie diesem Buch weiter. Entsprechend seiner Erfahrung hat sich Herr Quiring unter anderem den Themen SharePoint Social und Blogs gewidmet. Helmut Reinke Helmut Reinke setzt sich seit der Markteinführung von SharePoint mit dessen optimaler Verwendung in Unternehmen auseinander und legt bei der MindBusiness GmbH sein Hauptaugenmerk auf die Verbindung zwischen der Betriebswirtschaft und der EDV. Seine Begeisterungsfähigkeit und sein Blick für das Wesentliche sowie für vielversprechende zukünftige Entwicklungen sind Markenzeichen und zugleich Erfolgskriterien seiner langjährigen Projekt-, Consulting- und Trainerpraxis. Sein Know-how zu SharePoint stellte Herr Reinke bereits in zahlreichen Publikationen unter Beweis. Mit seinem Vorwort führt er Sie in den Inhalt dieses Buchs ein. Nadja Schäfer Nadja Schäfer ist gelernte IT-Systemkauffrau. Sie ist seit 2010 für die MindBusiness tätig. Als Leiterin Trainingsmanagement ist ihr der Spagat zwischen der Affinität für Weiterentwicklung und Wissensvermittlung gelungen. Zu ihren Aufgaben zählt nicht nur die Organisation und Koordination des Trainingsbereichs, sondern auch die Durchführung von Anwendertrainings, Drehbuchgestaltung und Produktion von Lernvideos. In diesem Buch hat sie sich dem Thema OneNote angenommen. 29

30 Vorwort Sabrina Schäfer Frau Schäfer ist als Assistentin für Projekt- und Officemanagement Teil des MindBusiness GmbH-Teams. Nach ihrer kaufmännischen Ausbildung arbeitete Frau Schäfer viele Jahre als Sekretärin und Assistentin im Geschäftsleitungs- und Vertriebsbereich und konnte sich durch eigenverantwortliche Planungen und Projekte schnell weiterentwickeln. Heute gilt ihre Leidenschaft dem Wissensmanagement. Frau Schäfer hat sich auf die Kapitel Kontaktmanagement und Terminmanagement konzentriert. Oliver Schumacher Nach abgeschlossenem Studium der internationalen BWL hat Oliver Schumacher einige Jahre im Controlling eines mittelständischen und produzierenden Unternehmens gearbeitet. Im Rahmen dieser Tätigkeit war er verantwortlich für die Einführung einer neuen Controlling-Software und von SharePoint 2007 sowie für die Migration auf SharePoint Als heute selbstständiger Unternehmensberater in den Bereichen Controlling, SharePoint und Business Intelligence unterstützt er seit November 2011 das Team der MindBusiness als SharePoint-Berater und -Trainer. In diesem Buch hat er sich dem Thema Business Intelligence gewidmet. Roland Schwarz Roland Schwarz ist selbstständiger Trainer und Berater, unter anderem mit Fokus auf das Microsoft-Umfeld. Er unterstützt seit 2005 das Team der MindBusiness mit seinem breiten Know-how und blickt auf eine langjährige Berufspraxis in den Bereichen Personalentwicklung, Training und Softwarelösungen zurück. Im Rahmen zahlreicher IT-Projekte erarbeitete er sich zudem umfangreiche Programmierkenntnisse und lernte die Prozesse aller wichtigen Unternehmensbereiche aus betriebswirtschaftlicher Sicht kennen. Roland Schwarz hat sich dem Kapitel PowerPoint angenommen. Bernhard Straub Nach seinem Studium der Lebensmitteltechnologie war Herr Straub mehrere Jahre in der Software-Branche tätig, wo er den Anwendersupport für EMEA betreute und aufbaute. Seit Anfang 2005 ist er für die MindBusiness als Trainer mit den Schwerpunkten SharePoint, SharePoint-Designer und InfoPath tätig. Seine tiefgehenden Kenntnisse vermittelt er erfolgreich und vor allem mit Begeisterung in nationalen und internationalen Seminaren, Workshops, Projekten und in der Fachliteratur. Auch bei diesem Werk hat er tatkräftig unterstützt und sich der Kapitel Wiki und Webpartseiten angenommen. Sara Unverhau Seit vielen Jahren ist Sara Unverhau Teil des MindBusiness-Teams und als Teamleiterin für die Bereiche Organisation, Marketing und Event tätig. Frau Unverhau ist gelernte Hotelfachfrau, internationale Diplom-Betriebswirtin und spezialisiert auf die Bereiche Marketing, Personal und Spanisch. Seit vielen Jahren arbeitet sie im Bereich der IT-Beratung und Kommunikation und konnte so ihre Leidenschaft zum Beruf machen: Arbeiten mit Menschen. In diesem Buch hat sie sich unter anderem den Kapiteln zu Neuheiten und zu Excel gewidmet. 30