SAP Add-On. AEP für SAP ERP HR: Ausbildungs Einsatz Planung. n Add-On für die hochwertige Planung von Ausbildungsplätzen n Integrierbar in SAP ERP HR

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1 SAP Add-On AEP für SAP ERP HR: Ausbildungs Einsatz Planung n Add-On für die hochwertige Planung von Ausbildungsplätzen n Integrierbar in SAP ERP HR

2 SAP Add-On AEP für SAP ERP HR Praxiserprobt Profitieren Sie von unserer Erfahrung mit einem praxiserprobten System. Seit 2001 bewährt sich die Ausbildungseinsatzplanung im Arbeitsalltag von Ausbildungsabteilungen, wie z. B. bei der Otto GmbH & Co KG: Hier werden die Einsätze von über 350 Auszubildenden geplant. Für die 200 Einsatzplätze sind individuelle Informationen hinterlegt, die im Gespräch mit den Auszubildenden Aufschluss über inhaltliche Tätigkeiten im Einsatz geben. Integriert Die Oberfläche stellt den Arbeitsplatz des Referenten im Ausbildungsbereich dar und ist gleichzeitig in SAP integriert. Bereits beim Einstieg werden die aktuellen Ausbildungsgruppen und die dazugehörigen Auszubildenden angezeigt. Per Doppelklick kann direkt in den Stammdaten weitergearbeitet oder eine Liste aller Auszubildenden einer Ausbildungsgruppe aufgerufen werden. Stammdaten (Name, Anschrift,...) Veranstaltungsmanagement (Seminare) Organisationsmanagement (Abteilungen) Einsatzplatzdaten (Info, Dauer, Ausbilder) Zeitwirtschaft (Urlaub, Krankheit,...) Ausbildungsdaten (Beruf, Dauer,...) Daten (Ausbilder,...) Planung, Kalendarien, Auswertungen, Formulare,...

3 Unabhängig Die Mitarbeiter im Ausbildungsbereich pflegen selbstständig die Rahmenparameter rund um die Ausbildung. Für die Pflege von Berufen, Ausbildungsgruppen, Ausbildungsinhalten und Schulblöcken werden im Bereich Ausbildungscenter eigene Pflegedialoge zur Verfügung gestellt. Die Oberflächen sind einheitlich aufgebaut, so dass diese Informationen im System intuitiv erfasst werden können. Individuell Jeder Auszubildende erhält seinen eigenen und individuellen Ausbildungsplan. Der Ausbildungsplan setzt sich aus den einzelnen Ausbildungseinsätzen in den Abteilungen, Seminarbuchungen und den einzelnen Schulblöcken zusammen. Dabei können sowohl Sonderfälle, als auch bereits vorhandene Daten berücksichtigt werden. Neben dem Ausbildungsverlauf enthält die Detailsicht der Personen die wichtigsten Stammdaten aus dem SAP ERP HR-System sowie eine Übersicht, welche Pflichtbereiche vom Auszubildenden bereits abgedeckt worden sind. Auch ein Freitextbereich ist integriert und kann als Notizboard verwendet werden. Vernetzt Die Ausbildungseinsatzplanung lässt sich in Konzernstrukturen einbinden. Dabei ist eine firmenübergreifende Planung ebenso möglich wie die Steuerung über einzelne Firmen. Bei der Pflege von Einsatzplätzen und Abteilungen wird der Anwender durch Einblendung eines Baums mit der Struktur aus dem Organisationsmanagement unterstützt (optional). Zusätzlich kann eine eigene Struktur aufgebaut werden, die alle Ausbildungsabteilungen abbildet und vom System automatisch generiert wird. Einsatzplätze außerhalb der eigenen Organisation lassen sich darüber ebenfalls anlegen und bearbeiten. Praktisch Die Einsatzplanung erfolgt über ein zentrales System. Dabei kann in Abhängigkeit vom Benutzer bestimmt werden, welche Einsatzplätze für die zu betreuenden Auszubildenden gebucht werden sollen. So lässt sich die Planungskomponente auch in dezentralen Bereichen einsetzen. Das System generiert für die Einsatzplanung automatisch mögliche Einsatzzeiträume. Schulblöcke und längere Abwesenheitszeiträume können nicht mit Buchungen von Einsatzplätzen versehen werden. Die Ausbildungseinsatzplanung unterstützt die individuelle Planung ebenso wie eine schnelle Versetzung in offene Pflichtbereiche. So lässt sich schnell, individuell und einfach eine Verplanung für die Auszubildenden vornehmen. Ein einzelner Platz kann in einem bestimmten Zeitraum reserviert und dann zu einem späteren Zeitpunkt fest gebucht werden. Die Buchung eines Einsatzplatzes wird mit dem Verschicken einer Einsatzmitteilung per an den Ausbildungsbeauftragten und an den Auszubildenden abgeschlossen. Effizient Durch die automatische Planung kann, als Alternative zur manuellen Planung, für jeden Auszubildenden automatisch ein Einsatzplan generiert werden. Hierbei werden anhand von Pflichtbereichen, Berufszuordnungen an den Einsatzplätzen und weiterer Kriterien die richtigen Einsätze für jeden Auszubildenden ermittelt. Es wird ein Versetzungsplan vorgeschlagen, der manuell angepasst oder direkt gebucht werden kann. Anschließend erhalten Auszubildende und Betreuer der Einsatzplätze die Informationen per oder im Intranet.

4 Übersichtlich Grafische und tabellarische Kalendarien geben den Referenten einen schnellen Überblick über die Einsätze von Auszubildenden. Die Sicht auf den Einsatzplatz ermöglicht die Anzeige von Statusinformationen bezogen auf einen Zeitraum. Sie zeigt die dort eingesetzten Auszubildenden sowie den Aktivitätsstatus der einzelnen Einsatzabteilung an. Umfassend Die zentrale Personenliste gibt umfassend Auskunft über die Basisdaten der Auszubildenden. Ausgehend von dieser Liste lassen sich sehr einfach Serienbriefe und Statistiken erstellen. Einsatz neuer Technologien Über das auf Webtechnologie basierende Redaktionssystem, können die Ausbildungsbeauftragten in den Fachbereichen die Einsatzplatzbeschreibungen selbst erstellen bzw. ändern und Sperrzeiten hinterlegen, die Änderungswünsche werden dann an den Ausbildungsbereich geschickt, der die Änderungen freigeben kann. Die Einsatzplatzbeschreibungen werden im Einsatzplatzkatalog, z. B. im Intranet, für interessierte Auszubildende angezeigt. An dieser Stelle kann der Auszu bildende auch eine Verfügbarkeitsprüfung durchführen. Aufstellung der Kriterien Anzeige geeigneter Plätze Platzauswahl (Vormerkung) Reservierung Planung offener Pflichtbereiche Empfehlungen des Referenten Wünsche des Auszubildenden Auffüllen von freien Zeiträumen Sperrung des Platzes für Andere Versand der Einsatzmitteilung aus dem System per Auf einen Blick: n Optimale Unterstützung bei administrativen Aufgaben n Nutzung vorhandener Daten, keine doppelte Datenerfassung n Keine Schnittstellenprobleme zu anderen Systemen n Dezentraler und schneller Zugriff auf die Daten n Hohe Flexibilität u. a. durch Sonderfälle etc. n Einfache und intuitive Bedienung (interaktiver Kalender, etc.) n Umfangreiches Customizing zur individuellen Anpassung des Systems n Volle Unterstützung bei Releasewechsel und Systemänderungen Buchung

5 Innovative Lösung für höhere Ausbildungsqualität Die Ausbildungseinsatzplanung ist ein Add-On für SAP ERP HR. Mit diesem System werden qualitativ hochwertige und individuelle Ausbildungsverläufe im SAP -System erstellt. Die Einsatzplätze enthalten zur Entscheidungsfindung weit gehende Informationen und Qualitätsmerkmale. Die Stammdatenpflege der Auszubildenden erfolgt in einem zentralen System. Die Ausbildungseinsatzplanung ist die ideale Arbeitsfläche für Personalreferenten im Ausbildungsbereich. Die Vorteile des Systems im Überblick Das Add-On für SAP ERP HR ist an die Abläufe im Ausbildungsbereich angepasst und ermöglicht den Referenten eine flexible Arbeitsweise. Durch die Integration in ein SAP ERP HR-System ist kein Datenabgleich mit einem Fremdsystem nötig. Ausbildungseinsatzplanung Daten zur Ausbildung Berufe, Ausbildungsinhalte Ausbildungsgruppen Ausbildungsorte Referenten Korrespondenz (z.b. Einsatzmi eilungen,...) Daten der Auszubildenden Infotyp Person in der Ausbildung Infotyp Ausbildungsverlauf Detailinforma onen zur Person Stammdaten / Zeitwirtscha Veranstaltungsmanagement Daten zur Einsatzabteilung Einsatzplätze Ausbildungsbeau ragte Stamminforma onen Organisa onsmanagement

6 Weitere Informationen erhalten Sie unter: Zahlreiche Unternehmen vertrauen auf die SAST Sicherheitslösungen fragen Sie nach unseren Referenzen! akquinet AG Paul-Stritter-Weg Hamburg Fon: +49 (0) Fax: +49 (0) IWS

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