CDOC das PBS archive add on

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1 CDOC das PBS archive add on für Spoolaufträge Handbuch Teil B - Administration - Kompatibel zu SAP - R/3 4.6C - R/3 Enterprise - ERP ERP ERP November 2015

2 PBS archive add on CDOC - Administration PBS Software GmbH Schwanheimer Straße 144a Bensheim Phone: Fax: info@pbs-software.com Internet: PBS archive add ons ist ein eingetragenes Warenzeichen der Firma PBS Software GmbH, Bensheim. SAP, R/3, SAP ERP, SAP NetWeaver ABAP sind eingetragene Warenzeichen der Firma SAP SE, Walldorf/Baden oder einer Tochtergesellschaft der SAP SE. Acrobat Reader ist ein eingetragenes Warenzeichen der Firma Adobe Systems Incorporated.

3 PBS archive add on CDOC - Administration - 3 Einführung in das PBS ILM-Konzept Information Lifecycle Management Unter Information Lifecycle Management (ILM) versteht man die Verwaltung von Informationen bezogen auf den Zeitpunkt ihrer Nutzung und unter Berücksichtigung ihrer Gesamtkosten und Gesetzeskonformität. Ein schlüssiges, funktionierendes ILM-Konzept muss demnach sowohl das Datenwachstum kontrollieren, Aufbewahrungsregeln verwalten sowie für eine revisionssichere Datenablage sorgen. Darüber hinaus ist auch ein komfortabler Zugriff auf die archivierten Daten von entscheidender Bedeutung sowie deren einfache Weitergabe beispielsweise bei internen und externen Prüfungen. PBS ILM-Konzept PBS Software bietet SAP-Bestandskunden umfangreiche Lösungen zur Umsetzung der oben aufgeführten Anforderungen an ein stringentes, erfolgreiches ILM-Konzept. Dabei gilt PBS seit vielen Jahren als ausgewiesener Experte für komplexe, integrierte Datenzugriffe auf archivierte und Datenbankdaten sowie inzwischen auch auf Daten still gelegter SAP-Systeme. Neben der klassischen SAP-Datenarchivierung wird auch das SAP BW-spezifische Nearline-Storage unterstützt. PBS archive add ons PBS archive add ons setzen stets auf einer erfolgreich durchgeführten SAP-Archivierung auf. Diese ist die Grundlage für ein dauerhaft leistungsstarkes SAP-System. Zwar können Sie verbuchte Belege in der SAP-Datenbank dank großer Datenbankkapazität prinzipiell sehr lange aufbewahren. Dies kann allerdings, je nach Belegaufkommen, über kurz oder lang zu massiven Performance-Einbußen und stark ansteigenden Betriebskosten führen. Beispielsweise wird bei großen Datenbeständen die tägliche Sicherung schwierig. Eine komfortable Anzeige und Auswertung archivierter Bewegungsdaten, wie sie der SAP-Anwender bei Datenbankdaten gewohnt ist, kann mit SAP-Standardmittel je nach Anwendungsmodul oft nur eingeschränkt realisiert werden. Dies trifft vor allem für große Archivdatenbestände zu. Hier setzen die PBS archive add ons an, die für nahezu alle SAP-Module und Release-Stände zur Verfügung stehen und denen in der Bezeichnung ein C (für Complete) voran steht, z.b. PBS archive add on CCOPA für das SAP-Modul COPA. Mit den PBS archive add ons können Sie auch nach einer Datenarchivierung während Ihres Tagesgeschäfts schnell und einfach auf Ihre archivierten Daten zugreifen. Realisiert wird der uneingeschränkte Datenzugriff durch ein intelligentes Indizierungskonzept. Dieses erweitert die SAP-Archivinfrastrukturkomponenten und integriert sich optimal in die SAP-Archivierung. Einmal indizierte Archivdaten stehen Ihnen auch nach einem Release-Upgrade sofort, uneingeschränkt und ohne Migrationsaufwand weiter zur Verfügung. Der PBS-Archivindex wird, ebenso wie die SAP-Archivdaten, in sequentiellen Dateien des SAP-Dateisystems abgelegt. Danach können Sie über gewohnte Transaktionen online auf die Archivdaten zugreifen. Der SAP-Nutzer erhält zeitgleich die Daten aus der SAP-Datenbank sowie die Archivdaten über den Index der PBS archive add ons. Dem Anwender scheint es, als seien die archivierten Daten immer noch in der SAP-Datenbank vorhanden. Die tiefe Integration der PBS-Transaktionen erlaubt auch eine direkte Navigation sowohl zu Folge- und Vorgängerbelegen sowohl innerhalb des indizierten SAP-Moduls als auch zu verknüpften Belegen aus anderen SAP-Modulen. Dies gilt sowohl für residente als

4 PBS archive add on CDOC - Administration - 4 auch uneingeschränkt für archivierte Daten. Der Nutzen für den Anwender potenziert sich, je mehr PBS archive add ons eingesetzt werden. Das Nutzenpotential des ILM-Konzepts erhöht sich zudem erheblich, berücksichtigt man den Einspareffekt, der sich durch die SAP-Spiegelsysteme ergibt. In der Regel gibt es davon mindestens zwei, d. h. dass sich der eingesparte Plattenplatz durch eine Datenarchivierung verdreifacht. Damit einher geht die Zeitersparnis für die Datensicherung.

5 PBS archive add on CDOC - Administration - 5 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung 6 2 Übersicht über das PBS archive add on CDOC Ausgelieferte Menüs Grundlegendes zum PBS archive add on CDOC 8 3 Aufbau des PBS archive add ons CDOC Archivierung der Spoolaufträge Manuelle Selektion beliebiger Spoolaufträge Automatisierung des Archivierungsprozesses Erzeugen der PBS Indizes Customizing Indizes generieren Erster Generierungslauf Laden der Verwaltungstabelle /PBS/CDOC_FILE Weitere Generierungsläufe Archiv-Utilities 28 4 Langzeitarchivierung Erstellen von Langzeitarchiven 33

6 PBS archive add on CDOC - Administration Einleitung Die PBS archive add ons sind modular aufgebaut und decken die Anwendungsmodule FI, SD, MM, CO usw. jeweils mit einem speziellen Programmpaket genau für diesen Anwendungsbereich ab. Die Zugehörigkeit der PBS archive add ons zu einem bestimmten SAP-Modul kann man leicht am Namen erkennen: CFI, CSD, CMM, CCO usw. Allen PBS archive add ons gemeinsam ist die einfache und unkomplizierte Installation in das SAP-System mittels der SAP Transport-Utilities "tp" und SAINT. Hinweise zur Installation der PBS archive add ons finden Sie im Installationsleitfaden (Handbuch Teil A). Mit dem vorliegenden Administrationshandbuch möchten wir Ihnen den Aufbau und die Wartung des PBS archive add ons CDOC so einfach wie möglich machen. Es beschreibt zunächst die Archivierung mit der SAP-Transaktion SARA und zweitens den Aufbau des PBS archive add ons CDOC aus den SAP-Archivdateien. Das modulare Handbuch jedes PBS archive add ons umfasst die Teilhandbücher: - Teil A: Installation - Teil B: Administration, Archivaufbau und -pflege - Teil C: Anwendungsprogramme / -transaktionen Ferner existieren separate Handbücher zum PBS Conversion Tool, PBS Archive Browser und PBS Translation Tool. Sollten Sie Fragen zur Installation der PBS archive add ons haben bzw. Probleme beim Installieren auftreten, wenden Sie sich bitte direkt an die Service-Hotline der PBS Software GmbH: Telefon: Telefax: hotline@pbs-software.com Releaseverträglichkeit Das in diesem Handbuch beschriebene PBS archive add on CDOC ist mit den Basisprogrammen der SAP SE, Walldorf/Baden, System R/3 4.6C, R/3 Enterprise, ERP 2004, ERP 6.0, ERP 6.17 ablauffähig.

7 PBS archive add on CDOC - Administration Übersicht über das PBS archive add on CDOC 2.1 Ausgelieferte Menüs Mit dem PBS archive add on wird ein Menü /PBS/CDOC ausgeliefert. Alle in diesem Handbuch beschriebenen Programme sind in dem Menü enthalten.

8 PBS archive add on CDOC - Administration Grundlegendes zum PBS archive add on CDOC Das PBS archive add on CDOC erlaubt in Form von Spoolaufträgen vorliegende Ausgangsdokumente wie Bestellungen, Lieferscheine oder Mahnungen oder auch Listen als SAP Archivierungsobjekt /PBS/CDOCD zu archivieren, anschließend zu indizieren und wieder zur Anzeige zu bringen bzw. erneut zu drucken. Hierfür wird kein externes Ablagesystem benötigt. Die Speicherung der Archiv- und Indexdaten erfolgt in ADK-Dateien, die im Filesystem abgelegt werden können. Analog zu anderen Archivierungsobjekten bzw. deren PBS Indizes können auch die CDOC Daten über SAP Standardtransaktion SARA verwaltet werden.

9 PBS archive add on CDOC - Administration Aufbau des PBS archive add ons CDOC 3.1 Archivierung der Spoolaufträge Manuelle Selektion beliebiger Spoolaufträge Abb. 1: Menüpunkt Spoolliste archivieren Über die im CDOC Menü zugängliche Transaktion /PBS/CDOC_8 können Sie einen oder mehrere Spoolaufträge archivieren. Als Eingabeparameter des Archivierungsprogramms wird lediglich die zu archivierende Spoolnummer benötigt. Für die Suche nach der benötigten Nummer steht Ihnen hierbei eine F4- Hilfe zur Verfügung (siehe Abb. 2). Abb. 2: Selektieren von Spoolaufträgen über die F4-Hilfe des Archivierungsprogramms

10 PBS archive add on CDOC - Administration - 10 Das Ergebnis eines solchen Archivierungslaufes ist in Abb. 3 dargestellt. Abb. 3: Ergebnis eines /PBS/CDOCD Archivierungslaufes Die neu erzeugte Archivdatei zu Archivierungsobjekt /PBS/CDOCD kann über Transaktion SARA angezeigt werden (siehe Abb. 4). Das physische Verzeichnis bzw. die Dateien, in denen sich diese Daten befinden, ergeben sich aus dem logischen Dateinamen bzw. Pfad, der dem Archivierungsobjekt /PBS/CDOCD über Transaktion AOBJ zugeordnet wurde. Ausgeliefert wird das Archivierungsobjekt mit dem logischen Dateinamen ARCHIVE_DATA_FILE mit dem dazugehörigen logischen Pfad ARCHIVE_GLOBAL_PATH. Wir empfehlen jedoch, im Rahmen des Archivobjektcustomizings für PBS-Archivierungsobjekte eigene logische Pfade zu definieren.

11 PBS archive add on CDOC - Administration - 11 Abb. 4: Anzeige einer /PBS/CDOCD Archivdatei über SAP Transaktion SARA Automatisierung des Archivierungsprozesses Abb. 5: Menüpunkt Spoolliste im Automatikmodus archivieren Transaktion /PBS/CDOC_12, die mit dem Menüpunkt Spoolliste archivieren (Automatikmodus) verknüpft ist, erlaubt Ihnen automatisch noch nicht archivierte Spoolaufträge auszuwählen und zu archivieren. Hierbei können vom Kunden selbst definierte Auswahlkriterien zur Anwendung kommen. Im Folgenden werden die Eingabeparameter beschrieben.

12 PBS archive add on CDOC - Administration - 12 Abb. 6: Selektionsbild zur automatischen und manuellen Selektion nach kundeneigenen Kriterien Beschreibung der Parameter: Datumsuntergrenze Sowohl im automatischen als auch manuellen Modus werden nur Spoolaufträge selektiert, deren Erstelldatum nicht älter als das hier angegebene Datum ist. Definition weiterer Kriterien In diesem Eingabefeld können Sie eine kundeneigene Objektklasse angeben, in der das im Produktumfang enthaltene Interface /PBS/CDOC_IF_SELECT_SPOOL implementiert ist. Über die Methoden <Kundenklasse>~SELECT_AUTOMATICALLY und <Kundenklasse>~CHECK_SPOOL_NUMBER können Sie dort kundenspezifische Kriterien für die Selektion der Spoolaufträge definieren. Als Vorlage sollte die PBS Klasse /PBS/CDOC_CL_SELECT_SPOOL dienen, bei der lediglich die Datumsabgrenzung berücksichtigt ist. Methode SELECT_AUTOMATICALLY liefert die Nummern aller Spoolaufträge, die die gegebenen Selektionskriterien erfüllen, während Methode CHECK_SPOOL_NUMBER dazu dient, zu überprüfen, ob eine gegebene Spoolnummer die Kriterien erfüllt oder nicht. Der Rückgabeparameter E_RESULT kann hierbei die Werte 0 (Kriterien nicht erfüllt) oder 1 (Kriterien erfüllt) annehmen. Diese Methode wird auch bei manueller Eingabe einer oder mehrerer Spoolnummern zur Überprüfung der Archivierungstauglichkeit verwendet.

13 PBS archive add on CDOC - Administration - 13 Automatische Selektion Wird das Programm im Automatikmodus gestartet, so werden alle Spoolaufträge selektiert, die die Datumsabgrenzung und eventuell vom Kunden definierte weitere Kriterien erfüllen und außerdem bisher noch nicht archiviert worden sind. Doppelte Archivierungen werden durch Verprobung der selektierten Spoolaufträge gegen Tabelle /PBS/CDOC_TSP01 vermieden, in der alle Archivierungsläufe protokolliert werden. Soll bewusst, aus welchen Gründen auch immer, ein Spoolauftrag ein weiteres Mal archiviert werden, so kann der bereits durchgeführte Lauf in Tabelle /PBS/CDOC_TSP01 mittels Transaktion SM31 auf ungültig gesetzt werden. Manuelle Selektion Über die Selektionsoption SpoolNr können Sie eine oder mehrere zu archivierende Spoolnummern manuell eingeben und verarbeiten. Zur Bestimmung der möglichen Spoolnummern existiert eine F4-Hilfe, die Abb. 7 dargestellt ist. Mehrere Spoolnummern können unter Zuhilfenahme der Strg -, bzw. Ctrl -Taste ausgewählt werden. Die Spalte archiviert in Abb. 7 zeigt hierbei an, ob der betreffende Spoolauftrag bereits archiviert ist. Auch über die F4-Hilfe werden nur Spoolaufträge angezeigt, die die Selektionskriterien erfüllen. Abb. 7: F4-Hilfe zur Auswahl möglicher Spoolaufträge Wird ein archivierter Spoolauftrag dennoch ausgewählt, so verhindert die automatische Verprobung gegen Tabelle /PBS/CDOC_TSP01 zur Laufzeit des Programmes eine weitere Archivierung. Die nicht verarbeiteten Spoolaufträge werden in der Ausgabeliste dokumentiert, siehe Abb. 8.

14 PBS archive add on CDOC - Administration - 14 Abb. 8: Ausgabe bei Selektion eines bereits archivierten Spoolauftrags Bei Listen bis 500 Spoolaufträgen ist eine Onlineverarbeitung möglich. Bei umfangreicheren Listen ist eine Verarbeitung im Hintergrund vorzuziehen. PBS-Index erstellen Ist dieser Parameter gesetzt, wird automatisch im Anschluss an die Spoolauftragsarchivierung der PBS Index fortgeschrieben und aktiviert. Der Index aus dem Vorlauf wird hierbei nicht gelöscht. Im Testmodus erfolgt lediglich eine Simulation, d.h. es wird weder real archiviert noch werden Indizes erzeugt. Es erfolgt lediglich eine Anzeige, welche Spoolaufträge im Ernstfalle archiviert werden würden.

15 PBS archive add on CDOC - Administration Erzeugen der PBS Indizes Customizing Enthält der archivierte Spoolauftrag Formulare, so muss vor Beginn des Indizierungslaufes festgelegt werden, an welcher Stelle im Formular der jeweilige Indexwert, z.b. die Belegnummer, steht. Diese Customizingmaßnahme ist für jeden zu indizierenden Formulartyp und jede verwendete Sprache durchzuführen. Bei Layoutänderungen ist diese Maßnahme für das betroffene Formular zu wiederholen. Das Customizing erfolgt über CDOC Transaktion /PBS/CDOC_4 (siehe Abb. 9). Abb. 9: Menüpunkt Indexfelder definieren Sie benötigen hierzu einen Spoolauftrag, der einen Probedruck des jeweiligen Formulars in der gewünschten Sprache enthält. In Parameter Einstellungen gültig ab definieren Sie, ab welchem Erstelldatum des Spoolauftrags die Einstellungen verwendet werden sollen. Bei Ausführung des Programms erhalten Sie eine Anzeige analog zu Abb. 10. In der rechten Box, die das gedruckte Formular enthält müssen Sie nun nacheinander 3 Indexfelder mit den dazugehörigen Kennungen markieren und in die linke Box kopieren. Die Kennungen sind hierbei fest im Formular verankerte Zeichenketten, wie z.b. Bestellnummer/Datum im Formular MEDRUCK der Abb. 10, die als Bezugspunkt für das eigentliche Indexfeld dienen. Über die relative Lage des Indexfeldes zu diesem Fixpunkt, die ebenfalls mit obiger Transaktion festgelegt wird, kann dann vom Indizierungsprogramm der Wert des Indexes bestimmt werden. Da die als Bezugspunkte dienenden Zeichenketten in jeder Sprache unterschiedlich sind, muss diese Customizingmaßnahme für jede in Frage kommende Sprache separat durchgeführt werden. Es kann für verschiedene Indexfelder die gleiche Kennung verwendet werden. So würde es sich im Beispiel der Abb. 10 anbieten die Kennung Bestellnummer/Datum auch für das Datum zu verwenden. Sind alle 6 Felder der linken Box ausgefüllt, kann das Customizing gesichert werden. Mit diesen Informationen ist das Indizierungsprogramm in der Lage aus

16 PBS archive add on CDOC - Administration - 16 der im Spoolauftrag abgelegten Information, die jeweiligen Indexwerte zu bestimmen. Abb. 10: Durchführung des Customizings für Formular MEDRUCK

17 PBS archive add on CDOC - Administration Indizes generieren Das PBS archive add on CDOC bietet nicht nur die Möglichkeit Spoolaufträge zu archivieren, sondern auch die archivierten Spoolaufträge online verfügbar zu halten. Hierzu dient das Indexgenerierungsprogramm /PBS/CDOC_LDR3, das über Transaktion /PBS/CDOC_1 gestartet werden kann (siehe Abb. 11). Abb. 11: Menüpunkt Index generieren Das Selektionsbild des Indexgenerierungsprogramms /PBS/CDOC_LDR3 mit seinen Abgrenzungen ist in Abb. 12 dargestellt. Abb. 12: Selektionsbild des Indexgenerierungsprogrammes /PBS/CDOC_LDR3 Im Folgenden werden die Abgrenzungen und ihre Auswirkungen beim Indizieren der Spoolaufträge erläutert.

18 PBS archive add on CDOC - Administration - 18 Manuell auswählen... Automatisch auswählen... alten Lauf löschen Ist der Auswahlknopf 'Manuell auswählen' aktiv, so wird bei Drücken des Pushbuttons SAP-Archive ein Fenster eingeblendet, das eine Liste der zur Verfügung stehenden /PBS/CDOCD Archive anzeigt, die an oder nach dem eingegebenen Datum erstellt worden sind (siehe Abb. 13). Wählen Sie nun diejenigen /PBS/CDOCD Archive ( ), die Sie indizieren möchten. Im automatischen Modus werden ohne Einblenden der Liste alle /PBS/CDOCD Archive selektiert, die an oder nach dem hier eingegebenen Datum erstellt worden sind. Bereits in das PBS archive add on geladene Archive aus diesem Zeitraum werden hierbei nicht selektiert. Der Parameter 'Alten Lauf löschen' ermöglicht Ihnen komplette Indexgenerierungsläufe wieder aus dem PBS archive add on CDOC zu entfernen. Bei Drücken der Lauf-Taste wird eine Übersicht der bisher erfolgten Läufe eingeblendet, aus der Sie dann den zu löschenden Lauf auswählen können (Abb. 14). Abb. 13: Vorschlagsliste mit /PBS/CDOC Archiven

19 PBS archive add on CDOC - Administration - 19 Abb. 14 Übersicht der bisher durchgeführten Läufe. Lauf 3, mit dem die /PBS/CDOCD Archivdatei /PBS/CDOCD indiziert wurde, wurde in Lauf 4 zurückgenommen und in Lauf 5 wiederholt. Zum Löschen selektierbar sind daher die Läufe 1 und 2, 5 und weitere nicht sichtbare Läufe. Alle Belege aus Zugang verarbeiten Ist dieser Auswahlknopf aktiv, so werden die selektierten /PBS/CDOCD Archive komplett in das PBS archive add on geladen. Mehrmaliges Laden desselben Archivs wird durch interne Sicherheitsmechanismen verhindert. Folgenummernintervall verarbeiten Bei sehr großen /PBS/CDOCD Archiven kann es wünschenswert sein, den Generierungslauf in mehrere kleinere Portionen aufzuteilen. In diesem Fall müssen der Auswahlknopf 'Folgenummernintervall verarbeiten' aktiviert und die entsprechenden Intervallgrenzen gesetzt werden. Verwaltungsindizes erzeugen Setzen dieses Parameters bewirkt, dass im Anschluss an den eigentlichen Generierungsvorgang Verwaltungstabelle /PBS/CDOC_FILE aktualisiert wird. Möchten Sie mehrere Generierungsläufe in Folge durchführen, so sollte dieser Parameter erst beim letzten Durchgang gesetzt werden. Wurde dieser Parameter nicht gesetzt oder wurden die Einträge in Verwaltungstabelle /PBS/CDOC_FILE beschädigt, so können Sie jederzeit, die Verwaltungsindizes separat mittels Report /PBS/CDOC_FILE aufbauen.

20 PBS archive add on CDOC - Administration - 20 Vorlauf löschen Setzen dieses Parameters bewirkt, dass nach erfolgreichem Abschluss des aktuellen Generierungslaufs die Daten aus dem vorhergegangenen Lauf automatisch gelöscht werden. In der Einführungsphase ist es oft sinnvoll, diesen Parameter nicht zu setzen und den Vorlauf noch zur Sicherheit aufzubewahren. Ältere Läufe können dann zu einem späteren Zeitpunkt mittels Report /PBS/CDOC_DELI auch separat gelöscht werden.

21 PBS archive add on CDOC - Administration Erster Generierungslauf Wurden alle erforderlichen Angaben im Selektionsbild des Indexgenerierungsreports /PBS/CDOC_LDR3 gemacht, kann das Selektionsbild als Selektionsvariante für den Erstaufbau des PBS archive add ons abgelegt und der Report als Hintergrundprozess gestartet werden. Wichtig: Das PBS archive add on CDOC muss pro Mandant aufgebaut werden. Nach erfolgreicher Generierung des PBS Archivs gibt das Programm /PBS/CDOC_LDR3 eine Archiv-Selektionsstatistik aus (Abb. 15). Zeitstatistik Beginn der Verarbeitung: 11:03:23 Beginn der Sortierung: 11:03:30 Ende der Sortierung: 11:03:30 Ende der Verarbeitung: 11:03:30 Tabellenstatistik Anzahl Spoollisten gelesen: 8 Anzahl TSP01 verarbeitet 8 Tabelle gelesene Sätze CDHDR 61 CDPOS 142 Index gelesen aus Bestand

22 PBS archive add on CDOC - Administration - 22 Index geschrieben gesamt LB_BIL_INVOICE DOCN1 11 LB_BIL_INVOICE DOCN2 11 LB_BIL_INVOICE ERDAT 11 LIST1S DOCN1 2 LIST1S DOCN2 2 LIST1S ERDAT 2 MEDRUCK DOCN1 3 MEDRUCK DOCN2 3 MEDRUCK ERDAT 3 RVDELNOTE DOCN1 1 RVDELNOTE DOCN2 1 RVDELNOTE ERDAT 1 RVINVOICE01 DOCN1 3 RVINVOICE01 DOCN2 3 RVINVOICE01 ERDAT 3 Indextabelle exportierte Tabellen LB_BIL_INVOICE 3 LIST1S 3 MEDRUCK 3 RVDELNOTE 3 RVINVOICE01 3 Das PBS Archiv enthält folgende Formulare: LB_BIL_INVOICE LIST1S MEDRUCK RVDELNOTE RVINVOICE01 Produktivmodus: Statistik der geschriebenen Datenobjekte Schlüssel der Archivdatei /PBS/CDOCI Anzahl der geschriebenen Datenobjekte 18 Größe der Archivdatei in MB 0,012 Anteil der Kopfdaten in % 14,8 Belegter Datenbankplatz in MB 0,033 - Tabellen 0,001 - Indizes 0,001 - Strukturen 0,032 Typ Sätze Beschreibung /PBS/CDOC_FORM 5 Formulare im PBS archive add on CDOC /PBS/CDOC_HEAD 18 Kopfstruktur der Sekundärindizes zu /PBS/CDOC_LAUF 6 Lauftabelle aus dem letzten Lauf des /PBS/CDOC_LOG 94 Struktur der Logtabelle für die PBS BANF /PBS/CDOC_ZKEY 60 Sekundärindizes PBS Dokumentenarchiv Zusammenfassung Nummer des Archivierungslaufs Anzahl der geschriebenen Datenobjekte 18 Größe des Archivierungslaufs in MB 0,012 Anteil der Kopfdaten in % 14,8 Belegter Datenbankplatz in MB 0,033 - Tabellen 0,001 - Indizes 0,001 - Strukturen 0,032

23 PBS archive add on CDOC - Administration - 23 Typ Sätze Beschreibung /PBS/CDOC_FORM 5 Formulare im PBS archive add on CDOC /PBS/CDOC_HEAD 18 Kopfstruktur der Sekundärindizes zu /PBS/CDOC_LAUF 6 Lauftabelle aus dem letzten Lauf des /PBS/CDOC_LOG 94 Struktur der Logtabelle für die PBS /PBS/CDOC_ZKEY 60 Sekundärindizes PBS Dokumentenarchiv Indexgenerierung für Dokumentenarchiv Indexgenerierung /PBS/CDOCI erfolgreich beendet! Abb. 15: Selektionsstatistik des /PBS/CDOC_LDR3

24 PBS archive add on CDOC - Administration Laden der Verwaltungstabelle /PBS/CDOC_FILE Wurde beim Generieren des CDOC-Archivs der Schalter Verwaltungsindizes erzeugen nicht gesetzt, so können diese jederzeit separat mittels Report /PBS/CDOC_FILE erzeugt werden. Das Selektionsbild dieses Vorgangs ist in Abb. 16 dargestellt. Abb. 16: Selektionsbild für den Aufbau der Verwaltungsindizes Letzten Lauf verwenden Setzen dieses Parameters bewirkt, dass zur Erzeugung der Indizes automatisch der zuletzt durchgeführte Lauf verwendet wird. Lauf manuell auswählen Gerade in der Einführungs- und Testphase kann es sinnvoll sein, ältere Generierungsläufe nicht zu löschen, sondern zunächst vorzuhalten. Mittels des Parameters Lauf manuell auswählen können Sie dann jederzeit auch einen früheren Lauf wieder aktivieren und die entsprechenden Verwaltungsindizes aufbauen. Abb. 17 zeigt eine Auswahlliste, wie sie nach Starten im manuellen Modus angezeigt wird.

25 PBS archive add on CDOC - Administration - 25 Abb. 17: Auswahlliste für den Aufbau der Verwaltungsindizes zu einem beliebigen Generierungslauf Nach erfolgtem Aufbau der Verwaltungsindizes wird ein Protokoll angezeigt (siehe Abb. 18).

26 PBS archive add on CDOC - Administration - 26 Abb. 18: Protokoll eines Aufbaus der Verwaltungstabelle

27 PBS archive add on CDOC - Administration - 27 Hauptarchiv deaktivieren Dieser Parameter erlaubt Ihnen die aktuellen Einträge der Verwaltungstabelle zu löschen, ohne gleichzeitig Indizes zu einem anderen Generierungslauf aktivieren zu müssen. Sollten Sie beim Anzeigen von Archivdaten einmal die Meldung erhalten Admitab passt nicht zu Archiv, so ist mit dieser Funktion das Archiv zu deaktivieren und dann erneut zu aktivieren Weitere Generierungsläufe Mit dem ersten Generierungslauf wurde ein PBS Index erzeugt. Sollen nun weitere Belege zu dem bereits bestehenden Index hinzugeladen werden, so geschieht dies in ähnlicher Weise wie zuvor beschrieben mit einem Mischlauf. Beim Einspielen von weiteren SAP-Archivdateien sind im Selektionsbild des Reports /PBS/CDOC_LDR3 in der Abgrenzung Archive auswählen diejenigen SAP-Archivdateien zu markieren, deren Indizes zum bereits bestehenden PBS Index hinzugemischt werden sollen. Wurde bereits eine SAP-Archivdatei in einem vorhergehenden Lauf indiziert, so wird dies vom Report erkannt und eine Warnung ausgegeben. Es ist nicht möglich, dass identische Belege mehrmals im PBS Index stehen. Das Indexgenerierungsprogramm /PBS/CDOC_LDR3 ist wieder als Batchprozess zu starten. Aus dem bestehenden PBS Index und dem Zugang wird ein neuer PBS-Index aufgebaut. Indexdateien aus früheren Läufen werden automatisch gelöscht, wenn der Schalter Vorlauf löschen gesetzt ist. PBS CDOC Indizes aus früheren Läufen können aber auch separat zu einem späteren Zeitpunkt, mittels des Reports /PBS/CDOC_DELI gelöscht werden (Aufruf: Weitere Funktionen /PBS/CDOCI Indizes komplett löschen). Sind alle weiteren Ladevorgänge abgeschlossen, so ist, wie bereits im Kap beschrieben, mit Hilfe des Reports /PBS/CDOC_FILE die Verwaltungstabelle /PBS/CDOC_FILE zu aktualisieren. Dieser Schritt kann entfallen, wenn bei der Durchführung des letzten Laufes der Schalter Verwaltungsindizes erzeugen gesetzt war.

28 PBS archive add on CDOC - Administration Archiv-Utilities Zum Test des PBS archive add ons CDOC stehen folgende Transaktionen bzw. Reports zur Verfügung, siehe Menüpunkt Archiv Weitere Funktionen : Report /PBS/CDOC_SCAN (Archiv Archivtool) Dieser Report ermöglicht einen technischen Blick in das PBS archive add on CDOC. Insbesondere ist es möglich, die Statistiken des aktuellen sowie aller vorangegangener Generierungsläufe anzusehen. Abb. 19 zeigt das Selektionsbild des /PBS/CDOC_SCAN. Abb. 19: Selektionsbild des /PBS/CDOC_SCAN Parameter Formular ist hierbei eine Muss-Eingabe, mit der Sie festlegen, zu welchem Formular Sie Daten zu sehen wünschen. Die Auswahl des Formulars wird hierbei mit einer F4-Hilfe unterstützt. Mit dem Auswahlbutton Logtabellen im Selektionsbild des /PBS/CDOC_SCAN sind die Statistiken des aktuellen sowie aller vorangegangenen Indexgenerierungsläufe anzusehen. Zu einem bestimmten Index sind die im PBS Archiv vorhandenen Spoolaufträge anzeigbar. Abb. 20 zeigt eine Indextabelle und Abb. 21 eine Liste der zugehörigen Dokumentnummern. Über den Button Auswahlliste ist es möglich ein Langzeitarchiv zu selektieren und anstelle des Hauptarchivs, die entsprechenden Informationen im jeweiligen Langzeitarchiv anzusehen.

29 PBS archive add on CDOC - Administration - 29 Abb. 20: Tabelle zum Index Dokumentnummer Abb. 21: Liste der Dokumentnummern zu selektierter Indextabelle Die Dokumente selbst sind jeweils mittels Doppelklick anzeigbar (siehe Abb. 22).

30 PBS archive add on CDOC - Administration - 30 Abb. 22: Dokumentanzeige

31 PBS archive add on CDOC - Administration - 31 Report /PBS/CDOC_FITP (Archiv Weitere Funktionen Alle Änderungen, technische Sicht Dieser Report erlaubt es Spoolaufträge zu einem Formular zu suchen und hierbei die Suche auf das Hauptarchiv und/oder verschiedene Langzeitarchive einzuschränken. Welche Teilarchive zur Verfügung stehen kann in der Suchhilfe zu Parameter Nur Langzeitarchiv(e)... angezeigt werden. Das Hauptarchiv wird hierbei als Langzeitarchiv angezeigt. Nach erfolgter Selektion erhalten Sie eine Liste der gefundenen Spoolaufträge, aus der auf den Einzelauftrag verzweigt werden kann (siehe Abb. 23). Über das Kontextmenü können anstelle der Feldbeschreibungen auch die Feldnamen angezeigt werden. Eine Druckvorschau des gewählten Spoolauftrages ist ebenfalls möglich. Abb. 23: Technische Anzeige eines Spoolauftrags Report /PBS/CDOC_DELR (Archiv Weitere Funktionen /PBS/CDOCD Archive komplett löschen) Mit Report /PBS/CDOC_DELR ist es möglich komplette Spoolauftragsarchive zu löschen, also Archive zu Archivierungsobjekt /PBS/CDOCD. Da hierbei unter Umständen Daten irreversibel verlorengehen, nämlich dann wenn der original Spoolauftrag nicht mehr vorhanden ist, wird hier die S_ARCHIVE Berechtigung für Archivierungsobjekt /PBS/CDOCD überprüft und zusätzlich eine Löschbestätigung verlangt. Report /PBS/CDOC_DELI (Archiv Weitere Funktionen /PBS/CDOCI Indizes komplett löschen) Beim Testen der CDOC-Funktionalität können vollständige oder, bei Abbrechen des Indexgenerierungslaufes, auch unvollständige PBS Indexdateien entstehen, die man gerne wieder loswerden möchte, da sie nicht mehr benötigt werden und nur den Überblick über das aktive CDOC Archiv erschweren. Mit Report /PBS/CDOC_DELI ist es daher möglich solche PBS Indexdateien zu löschen. Gelöscht wird nur der Index-Teil, also die Dateien und Tabelleneinträge zu

32 PBS archive add on CDOC - Administration - 32 Archivierungsobjekt /PBS/CDOCI, nicht die archivierten Spoolaufträge, also Daten zu Archivierungsobjekt /PBS/CDOCD.

33 PBS archive add on CDOC - Administration Langzeitarchivierung 4.1 Erstellen von Langzeitarchiven Hat die Laufzeit ein für Sie nicht mehr erträgliches Maß erreicht (z.b. > 10 h), so haben Sie die Möglichkeit, das derzeit aktive PBS Archiv für Spoolaufträge mittels dem Programm /PBS/CDOC_FILE in ein sogenanntes Langzeitarchiv umzuwandeln und beim nächsten Generierungslauf mit dem Aufbau eines neuen Hauptarchivs zu beginnen. Abb. 24 zeigt den Aufbau des Selektionsbildschirms. Bei den Lesezugriffen werden stets das aktuelle Hauptarchiv sowie alle aktiven Langzeitarchive berücksichtigt. Da die PBS Archive für Spoolaufträge im ADK- Format abgelegt sind, haben Sie darüber hinaus die Möglichkeit, ältere Langzeitarchive, auf die nicht mehr so oft zugegriffen wird, in ein optisches Archiv auszulagern. Abb. 24: Selektionsbild für den Aufbau der Verwaltungsindizes Umwandeln in Langzeitarchiv Setzen dieses Parameters bewirkt, dass das derzeit aktuelle Hauptarchiv deaktiviert und gleichzeitig als Langzeitarchiv aktiviert wird. Langzeitarchive aktivieren / deaktivieren Diese beiden Parameter ermöglichen Ihnen, inaktive PBS Archive für Spoolaufträge als Langzeitarchive zu aktivieren bzw. zu deaktivieren. Über den Button Auswahlliste erhalten Sie eine Übersicht über die vorhandenen PBS Archive für Spoolaufträge. Aktivierbare bzw. deaktivierbare PBS Archive sind hierbei mit einer Checkbox zum Anklicken versehen (siehe Abb. 25).

34 PBS archive add on CDOC - Administration - 34 Abb. 25: Auswahlliste für Aktivierung Langzeitarchiv