Microsoft Dynamics Lösung für Beratungsunternehmen Comsol Consultancy.

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1 nutzen sie die dynamik. Die Lösung wurde von VeriTest im Auftrag der Microsoft Deutschland GmbH erfolgreich als Add-On Lösung getestet. Microsoft Dynamics Lösung für Beratungsunternehmen Comsol Consultancy.

2 ADMINISTRATION KONSEQUENT VEREINFACHEN Ressourcenpotential Administration Projektorientiert arbeitende Unternehmen setzen in ihrer Tagesarbeit für Aufgaben wie bspw. Kontaktmanagement, Projektplanung, Leistungserfassung und Controlling oft einzelne Speziallösungen ein, die als heterogene Systemlandschaft nur schwer unter einen Hut zu bringen sind. Eine solche Struktur führt jedoch zu hohen administrativen Aufwendungen durch Mehrfacherfassungen, zeitintensivem Projekt- und Ressourcencontrolling sowie Rechnungsstellung ohne Systemunterstützung. Fehleinschätzungen der Projektsituation, nicht fakturierte Leistungen und mangelnde Auskunftsfähigkeit dem Kunden gegenüber verbessern die Bilanz dieser Systeme nicht. Komplizierte Datenhaltung, hohe zeitliche Aufwendungen und mangelnde Transparenz wirken sich zudem negativ auf die Motivation der Mitarbeiter aus. Branchenlösung für Berater auf Basis Microsoft Dynamics NAV Comsol Consultancy ist die Antwort für die Anforderungen und Bedarfe von Beratungsunternehmen. Die praxisorientierte Entwicklung von Comsol Consultancy basiert auf den umgesetzten Erfahrungen der Comsol als IT-Beratungshaus sowie den Anforderungen aus vielfältigen Kundenprojekten. Comsol Consultancy ist integraler Bestandteil von Microsoft Dynamics NAV und stellt daher eine branchenspezifische Erweiterung für Beratungsunternehmen dar. Microsoft Dynamics NAV bietet höchste Investitionssicherheit und eine vollständige Integration in die Microsoft Betriebssysteme, Microsoft Server und unterstützenden Businesslösungen wie Microsoft Office. Vorteile der integrierten Branchenlösung Comsol Consultancy Neben der Nutzung der marktführenden Business- Software Microsoft Dynamics NAV bieten branchenspezifische Erweiterungen eine Reihe weiterer Vorteile: keine Mehrfacherfassung von Daten Leistungserfassung unabhängig vom Standort integrierte Ist-Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement alle Daten in Echtzeit verfügbar Planung Bottom-up oder Top-down Festpreis/Time & Material Rechnungsstellung auf Knopfdruck integriertes Projekt- und Ressourcencontrolling individuelle Provisionsabrechnung 02

3 DIE LÖSUNG COMSOL CONSULTANCY Anwender berichten HLP Informationsmanagement GmbH ist ein vielseitig aufgestellter IT-Dienstleister und Lösungsanbieter. Rund 35 Mitarbeiter vom Programmierer bis hin zum Team im Backoffice erbringen ganz unterschiedliche Leistungen in Dutzenden von Projekten mit unterschiedlichen Preisen und Auftragsarten. Die monatliche Leistungsbewertung und Rechnungsstellung stellte einen enormen manuellen Aufwand dar. HLP setzte bei der Softwarelösung auf Comsol Consultancy. Hier können die speziellen Leistungsdaten jedes Mitarbeiters dezentral also durch eigene Eingabe erfasst, auswertet und verbucht werden. Projektleiter können die Projektstruktur selbst im System anlegen und den Prozess der Rechnungserstellung dezentral und systemgestützt anstoßen. Die Preisfindung kann sehr differenziert ausgestaltet und projekt-, arbeitspaket-, ressourcen- und/oder auch tätigkeitsbezogen sein. Comsol Consultancy hat für eine deutliche Erhöhung der Produktivität durch integrierte Prozesse gesorgt. Tagesaktuelle Ermittlung von unternehmens- und projektrelevanten Kennzahlen gewährleisten die Unternehmenssteuerung on demand. Dank schnellerer Rechnungserstellung, Verkürzung der in Anspruch genommenen Debitoren-Zahlungsfristen sowie ca. fünf Prozent mehr verrechenbarer Leistungen, die vorher verloren gegangen sind, hat sich die Investition in die neue Lösung schnell amortisiert. Projektübersicht Pluspunkte für Comsol Consultancy für Microsoft Dynamics NAV zertifiziert volle Integration in die führende Businesslösung hohe Investitionssicherheit umfangreiche Prozessunterstützung leicht und intuitiv zu erlernen Zugang für mobile User mehrmandantenfähig weltweit verfügbar individuelle Abrechnung leicht zu individualisieren ermöglicht schlankes Backoffice Thorsten Heid Geschäftsführer und Mitgründer der HLP Informationsmanagement GmbH 03

4 COMSOL CONSULTANCY MEHR DYNAMIK DURCH INTEGRATION Verwaltung vereinfachen Die Integration impliziert, dass alle Informationen und Daten in einem System vorliegen und alle Prozesse zentral ausgeführt werden. Das verringert die Redundanz von Daten und auch die Fehlerhäufigkeit. Der Workflow ist steuerbar und unterstützt die Datenerfassung an der Quelle entsprechend den Verantwortlichkeiten. Das Backoffice wird stark entlastet und bekommt Kapazitäten für produktivere Aufgabenstellungen. Kontaktmanagement vereinfachen Integrierte CRM (Customer Relationship Management)-Funktionalitäten gewährleisten eine 360 -Sicht auf den Kunden durch Einbeziehung der relevanten Kontaktdaten, Protokollierung der Aktivitäten, Aufgabensteuerung und auch Dokumentation von Verkaufschancen. Damit ist jederzeit mitarbeiterunabhängig die Vorgangsbearbeitung beim Kunden möglich. Leistungserfassung vereinfachen Zeitintensive Leistungserfassung, Aufwand durch Mehrfacherfassung und mangelnde Transparenz der Projektsituation können den Erfolg einer Projektarbeit sehr stark gefährden. Vereinfachungen sind notwendig, damit der Kunde mit einem klaren Controlling Vertrauen in die Arbeit aufbaut und behält. Die Transparenz in einem Projekt hängt sehr stark von der zeitnahen Erfassung der Leistungen ab. Die technischen Möglichkeiten und die Akzeptanz bei den Mitarbeitern sind dafür hinreichende Bedingungen. Comsol Consultancy bietet die besten Voraussetzungen, die Mitarbeiter hier in ihrer Arbeit zu unterstützen. Die Zeiterfassung kann bedarfsgerecht über eine Tageskarte, ein Zeitprotokoll oder in Listenform erfolgen. Zur Leistungserfassung und zum Abwesenheitsmanagement steht den Usern neben den Microsoft Dynamics Clients auch ein Webportal zur Verfügung. Planung vereinfachen Über die Ressourcen- und Kapazitätsplanung ist die Verfügbarkeit der Ressourcen bei der Zuordnung zu Projekten ersichtlich. Projekte an sich lassen sich wahlweise Top-down auf Basis vorgegebener Werte oder auch Bottom-up auf Basis von Arbeitspaketen planen. Im Projektstrukturplan zeigen Meilensteine zudem den zeitlichen Rahmen des Projektes auf. Die Projektplanung kann komfortabel zur Erstellung von Angeboten genutzt werden. Diese sind versionierbar. Abrechnung vereinfachen Die Abrechnung basiert auf bereits erfassten und vorhandenen Leistungen. Darauf aufbauend kann der Projektleiter die Leistungen prüfen sowie entsprechend dem gewünschten Verdichtungsgrad aufbereiten. Die Leistungsbeschreibung kann auf Kundenwunsch der Rechnung beigefügt werden. Zertifizierte Branchenlösung für Microsoft Dynamics NAV Microsoft hat die Branchenlösung aufgrund der angewandten Methodik bei der Entwicklung und Implementierung sowie der Kompetenz des Partners zertifiziert. Nur Branchenlösungen, die diese Prüfungen bestehen, dürfen sich zertifizierte Branchenlösungen nennen. 04

5 DER SCHNELLE WEG ZUR PROJEKTRECHNUNG Integration in gewohnte Abläufe Ein (fast) alltäglicher Wunsch eines Kunden bringt Projektleiter Bernd Rat kurz vor Feierabend nicht mehr aus der Ruhe: Können Sie mir heute noch die Monatsabrechnung zusenden bitte nach Projekten differenziert und ausgewiesen nach Arbeitspaketen und Mitarbeitern? Mit Comsol Consultancy kann er sich schnell einen Überblick über die geplanten, geleisteten und abgerechneten Leistungen verschaffen. Auf Knopfdruck werden noch ausstehende Leistungserfassungen angemahnt. Bei der Prüfung der Leistungen deklariert er als Projektverantwortlicher zwei Teilleistungen als nicht kostenpflichtig. Die geprüften Leistungen stehen nun zur Abrechnung zur Verfügung. Schritt für Schritt zur Projektrechnung: Leistungserfassung entsprechend dem Detaillierungsgrad der Planung Vollständigkeitskontrolle bezüglich erbrachter Leistungen Prüfung der Leistungen und Zuordnung entsprechend dem Projektvertrag Erstellen der Rechnung zu jeder Zeit und in gewünschtem Verdichtungsgrad 05

6 Projekt- und Ressourcenplanung Projektstrukturplan/-ablaufplan Im Projektstrukturplan werden geplante Leistungen (Sachkonto, Artikel, Ressource und Ressourcengruppe) strukturiert erfasst. Hierbei wird auf zentral abgelegte Konditionen und mitarbeiterspezifische Preise zugegriffen. Den Leistungen können Arbeitspakete zur internen Feinplanung zugeordnet werden. Ergänzt man die Leistungen und Meilensteine um Folgebeziehungen, so wird in Verbindung mit den festgelegten Planzeiten der Projektablauf dargestellt. Projektstrukturplan Über Microsoft Project erfolgt die grafische Aufbereitung des Projektablaufplanes, damit Abhängigkeiten und Abfolgen der Teilschritte visualisiert werden können. Ressourcen- und Kapazitätsplanung Ressourcen sind zur Erbringung von Projektleistungen erforderlich. Ressourcen sind allerdings zeitlich begrenzt und in der Regel nicht universell einsetzbar. Determinanten dafür sind die individuellen Kalender, Arbeitszeiten, Produktivzeiten, Skills (Fähigkeiten) und zur Verfügung stehende (Rest-)Kapazitäten. Die Arbeitstage und zugehörigen Sollstunden ergeben sich aus dem Arbeitsvertrag der Ressource. Die Kapazität ergibt sich aus den Stunden je Arbeitstag multipliziert mit dem Produktivfaktor der Ressource. Über Arbeitspakete werden geplante Leistungen eingelastet. Die sich daraus ergebende Restkapazität stellt die tatsächliche Situation der zur Verfügung stehenden Ressourcen dar. Diese Sicht kann durch Setzen von Skill-Filtern weiter qualifiziert werden. Der Auslastungsgrad der Mitarbeiter kann schnell und einfach überprüft und über die Terminierung oder die Mitarbeiterzuordnung geändert werden. Gantt Diagramm (Microsoft Project) Arbeitspakete Das Arbeitspaket ist die kleinste Planungsebene im Projekt. Hier werden die Verantwortlichkeiten, die Termine (Start und Fälligkeit), die geplanten Zeiten und die Vertragsbedingungen (Festpreis oder Time & Material) festgelegt. In den Arbeitspaketen lassen sich die zu erbringenden Leistungen detailliert beschreiben. Der Arbeitsfortschritt der Pakete ist als Soll-Ist- Darstellung nach erfolgter Leistungserfassung sofort ersichtlich. Insbesondere bei Festpreis-Paketen kann durch die manuelle Eingabe des Fertigstellungsgrades die Deckelung und anteilige Rechnungsstellung gesteuert werden, wie auch die Daten für die Aktivierung des Work in Process. 06

7 Zeitmanagement Zeiterfassung Die Transparenz in einem Projekt hängt in großem Maß von der vollständigen Dokumentation der erbrachten Leistungen ab. Hierzu ist eine einfache, in den Workflow eingebundene Zeiterfassung unabdingbar. Die Leistungserfassung erfolgt mengen- und wertmäßig und kann nach internem (tatsächlichem) und externem (weiter verrechenbarem) Aufwand differenziert werden. Zeiterfassung über Webportal Dies ermöglicht neben der Projektabrechnung auch Urlaubsplanung, Abwesenheitsverwaltung, Gleitzeitverwaltung und die Auslastungskontrolle je Mitarbeiter. Die Zeiterfassung erfolgt in einer Tageskarte, welche auch die Sollwerte des Mitarbeiters vorhält. Zeitprotokoll Für Mitarbeiter, die wie bspw. Supporter häufig die Aufgabenstellungen wechseln, bietet Comsol Consultancy die Zeiterfassung über eine Zeitprotokollierungsfunktion, die automatisiert arbeitspaketund/oder projektbezogen die Zeiten mitführt. Diese werden am Tagesende mittels Funktion je Arbeitspaket in die Tageskarte verdichtet. Tätigkeitsnachweis Zur Zeiterfassung lassen sich die Leistungen in beliebiger Ausführlichkeit dokumentieren. Diese Tätigkeitsnachweise, bspw. der Ausweis von Kulanzzeiten, können der Kundenrechnung in gewünschter und geeigneter Verdichtung beigefügt werden. Abwesenheitsmanagement Der Workflow bei der Abwesenheitsverwaltung wird durch ein integriertes Antrags- und Genehmigungsverfahren unterstützt. Der Antragsteller beantragt seine Abwesenheit (z. B. Urlaub), die vom zugeordneten Prüfer bearbeitet wird. Der Workflow wird durch -Kommunikation und Termineintrag in Outlook unterstützt. Reisekosten Das Modul Comsol Reisekosten ist vollständig in Comsol Consultancy integriert. Dies bedeutet, dass im Rahmen der Reisekosten- und Spesenabrechnung der Mitarbeiter projektrelevante Aufwendungen automatisiert in die Projekte belastet werden, auch mit abweichenden Beträgen. Diese stehen damit zur Projektabrechung und/oder Nachkalkulation zur Verfügung. 07

8 Projektabrechnung Ziel bei der Abrechnung ist es, mit geringem manuellem Aufwand eine transparente und den Kundenwünschen entsprechende Fakturierung zu gewährleisten. Rechnungsvorbereitung Vor der Rechnungserstellung sind die Leistungen auf Basis von Ressourcenstunden, Reisekosten und -zeiten und sonstigen Projektbuchungen durch den Projektleiter zu prüfen und frei zu geben. Die Prüfung und eventuelle Korrekturen erfolgen interaktiv am Projekt, am Arbeitspaket oder direkt bei der Rechnungslegung. Rechnungslegung Die Rechnungslegung kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt erfolgen. Die abzurechnenden Leistungen werden der Kundenrechnung interaktiv zugeordnet. Vorab erfolgt die Filterung der Leistungen nach Leistungsdatum und ggf. Abgrenzung auf ein oder mehrere Projekte des Kunden. Aufbereitete Comsol Consultancy Rechnung (anhand von zugeordneten Leistungen) Je nach gewünschter Verdichtungsart wird dann die Rechnung aufbereitet. Die Verdichtung kann nach Debitor, Projekt, Ressource oder Arbeitspaket erfolgen. Getätigte Anzahlungen können projektweise abgerufen und entsprechend ganz oder teilweise in Abzug gebracht werden. Comsol Consultancy ist so ein flexibles Werkzeug zur Erstellung von Rechnungen nach Kundenwunsch. Die im Tätigkeitsnachweis beschriebenen Leistungen können als Anhang zur Rechnung beigefügt werden. Dieser Leistungsnachweis kann in verschiedenen Transparenzstufen erstellt werden. Mit Fakturierung stehen alle Buchungen zur weiteren Auswertung im Rechnungswesen zur Verfügung. 08

9 Kontaktverwaltung und Vertriebssteuerung Customer Relationship Management Der Bereich Customer Relationship Management (CRM) unterstützt und automatisiert in vielen vertriebs- und marketingbezogenen Aufgabenstellungen. Die Kontaktkarte ist die zentrale Stelle im System, unabhängig davon, welche und ob eine Geschäftsbeziehung zum Kontakt besteht. Dort ist die gesamte Kontakthistorie ersichtlich und ermöglicht den schnellen Zugriff, auch wenn die Detailkenntnisse zum Vorgang fehlen. Vorhandene Dokumente sind direkt über die Kontaktkarte einsehbar und aufrufbar. Kontaktkarte CRM beinhaltet auch die Steuerung von Marketingkampagnen, Wiedervorlagen sowie Aktionen, die ganze Aufgabenpakete automatisiert generieren können, z. B. im Rahmen eines Vertriebsprozesses. Verkaufschancen zeigen die zukünftigen Vertriebsmöglichkeiten und bewerten diese nach Wahrscheinlichkeiten auf der Zeitachse. Vertriebsbezogene Aufgaben und Aktionen gewährleisten die exakte Bearbeitung im Vertriebsprozess. Mit den Aktivitätenvorlagen kann jegliche Kommunikation mit den Kunden und Partnern in Microsoft Dynamics NAV abgebildet werden. In Verbindung mit automatisch erstellten Aktivitäten, wie z. B. einem Angebot oder einer Rechnung, ist so eine komplette Historie über alle Kontakte ersichtlich. Über die Outlook Integration können Vertriebsmitarbeiter und externe Mitarbeiter die Kontakte und Termine auf dem Laptop synchronisieren. Die TAPI (Programmierschnittstelle für Telefonieanwendungen) ermöglicht der Auftragsabwicklung bestmögliche Unterstützung bei der Sicht auf alle kundenrelevanten Informationen. 09

10 Controlling Transparenz im Dienstleistungsprojekt Die zentrale Schaltstelle in Comsol Consultancy ist das Projekt. Hier laufen alle Daten zusammen und werden über spezielle Sichten und/oder Reports für eine effiziente Projektsteuerung bereitgestellt. Comsol Consultancy ist ein Werkzeug, welches jederzeit dem Verantwortlichen die Kontrolle über den aktuellen Stand der Aufgabenerfüllung, der Auslastung und Produktivität der Mitarbeiter gibt und somit frühzeitig regulierende Eingriffe ermöglicht. Projektabrechnungsbogen Projekte können aus der Sicht des Projektleiters, des Vertriebs- oder des Entwicklungsverantwortlichen betrachtet werden. Somit ist sichergestellt, dass jeder Verantwortungsbereich die für seine Belange notwendigen Informationen in Echtzeit abrufen kann. Controlling über Finanzbuchhaltung in Verbindung mit Dimensionen In der Finanzbuchhaltung kann man das Tool von Kontenschema/Analyse nach Dimensionen nutzen, wenn in Comsol Consultancy mit Dimensionen gearbeitet wird. Projektcontrolling Durch den Einsatz von Comsol Consultancy werden zeitnahe Soll-Ist-Vergleiche in jedem beliebigen Detaillierungsgrad möglich. Hierzu stehen aussagefähige Formen und Reports zur Verfügung. Der aktuelle Stand der Aufgabenerfüllung, der Kapazitätsauslastung sowie der Wert angefangener Arbeit (WIP) kann zu jeder Zeit ermittelt werden. So hat der Projektleiter Zugriff auf alle angefallenen Leistungen und kann dadurch sehr schnell auf kritische Abweichungen vom Budget bzw. Auftrag reagieren. Fällige Arbeitspakete Die Leistungen der Mitarbeiter werden transparent und können zu jeder Zeit mit den Planwerten abgeglichen werden. Hierzu steht ein leistungsfähiges Reporting zur Verfügung, welches ebenfalls eine mögliche Provisionssteuerung beinhaltet. Arbeitspaket Controlling Die Arbeitspakete lassen sich zu jeder Zeit hinsichtlich Termin- und Budgettreue überwachen. Damit steht dem Projektleiter ein flexibles Werkzeug zur Verfügung, um auf einen Blick frühzeitig Terminund/oder Budgetüberschreitungen zu erkennen und diesen entgegenzuwirken. 10

11 Finanzmanagement Finanzbuchhaltung Eine komplett integrierte Finanzbuchhaltung einschließlich der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung wird automatisiert aus den prozessbezogenen Belegen wie Eingangs- und Ausgangsrechnung gefüllt. Auswertungsdimensionen wie Kostenstelle oder Kostenträger machen damit die Finanzbuchhaltung zu einem universellen Werkzeug, auch für das interne Rechnungswesen. In der Anlagenbuchhaltung können nicht nur AfA- Bücher nach gesetzlicher Abschreibung geführt werden, sondern es können beliebig viele AfA- Bücher angelegt und genutzt werden, z. B. für kalkulatorische Abschreibungen. Die Anlagenbuchhaltung ist integriert in die Finanzbuchhaltung, den Einkauf und den Verkauf. Der integrierte Zahlungsverkehr schafft die Brücke zwischen aufbereiteten Zahlungsdaten in Microsoft Dynamics NAV und den Bankenprogrammen durch standardisierte Datenformate. Der Zahlungsverkehr ist bidirektional. Das Mahnwesen als Teil der Kundenansprache ist stark individualisierbar und trotzdem standardisiert, auch mehrsprachig nutzbar. GuV und Bilanz können zu jedem Zeitpunkt erstellt werden, da die Darstellung über ein Kontenschema als universelles Auswertungstool erfolgt. Vorausgesetzt die relevanten Belege sind gebucht, ergibt sich daraus ein immer aktueller Stand der Unternehmensdaten. Kontenschema Über das Kontenschema lassen sich einfach und vollkommen flexibel alle notwendigen BWAs erstellen. Die Zeilen- und Spaltenlayouts können frei definiert werden. Die Auswertungen können direkt am Bildschirm ausgegeben oder gedruckt sowie Microsoft Excel übergeben werden. Analysesichten Über die frei definierbaren Dimensionen (wie z. B. Kostenstelle und Kostenträger) lassen sich alle Daten nach eigenen Auswertungsstrategien aufbereiten. Microsoft Dynamics NAV unterstützt Analysesichten für die Finanzbuchhaltung und die Warenwirtschaft. Dabei können jeweils Ist-Zahlen mit beliebigen Budgets ausgewertet werden. Die Auswertungen werden in Onlinesichten, in Reports oder auch nach Excel (Pivot-Tabelle) ausgegeben. Business Analytics Das zusätzliche und einfach bedienbare Analysetool Business Analytics ermöglicht über Cubes die Darstellung der Daten in fast beliebiger Kombination, Filterung und Sortierung. Bewertung von angefangener Arbeit Leistungen, welche zum Stichtag (Monats- und Jahresabschluss) noch nicht weiterbelastet wurden, müssen bilanziert werden. Hierzu werden die notwendigen Buchungen von Comsol Consultancy automatisch erzeugt und in die Finanzbuchhaltung übertragen. Somit können aussagefähige betriebswirtschaftliche Auswertungen zu jedem Zeitpunkt per Knopfdruck erstellt werden. 11

12 Weitere Informationen unter: Telefon oder consultancy.comsol.ag Comsol Unternehmenslösungen AG Hauptstraße Eschborn bei Frankfurt am Main Tel.: Fax: