Installation & Administration. Finanz- und Personalwesen IBAN-Rechner Version Anlagenbuchhaltung. Kostenrechnung. Personalwirtschaft

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1 Installation & Administration Finanz- und Personalwesen IBAN-Rechner Version 3.40 Anlagenbuchhaltung Kostenrechnung Personalwirtschaft

2 IMPRESSUM Varial Guide Finanz- und Personalwesen IBAN-Rechner 3.40 Juli 2013 Infor Global Solutions GmbH Untere Industriestr Netphen Alle Rechte vorbehalten. Vervielfältigungen bedürfen der schriftlichen Genehmigung des Eigentümers. Änderungen des Textes bleiben vorbehalten.

3 INHALTSVERZEICHNIS 1. Einleitung 4 2. Generelles 5 3. Ablauf der Umrechnung im Finanzwesen Der Export Ermittlung BIC/IBAN mit dem Konverter Der Import 9 4. Ablauf der Umrechnung im Personalwesen Der Export Ermittlung BIC/IBAN mit dem Konverter Der Import Hinweise zur IBAN-Rück-Datei Aktualisierungen des Konverters 17

4 1. Einleitung Wir freuen uns, Sie über eine wichtige Änderung im Zusammenhang mit dem IBAN-Rechner in diesem Handbuch informieren zu können. Die Ermittlung einer IBAN anhand der im Inlandszahlungsverkehr gebräuchlichen Konto und Bankidentifikationen - in Deutschland Kontonummer und Bankleitzahl - ist in der ISO-Norm beschrieben. In der Produktlinie Varial Guide / Infor Finance wurde bei der Realisierung auf die Einhaltung dieser verbindlichen Norm zwingend geachtet und somit eine komfortable Möglichkeit der Umstellung von Massendaten geschaffen. Die BIC und IBAN wurden bisher nach dieser ISO-Norm mit dem IBAN-Rechner vorgeschlagen und konnten vom Anwender nach erfolgter Prüfung in die Stammdaten übernommen werden. Ausnahmen bestätigen leider sehr häufig die Regel und so hat die Deutsche Bundesbank im Juni 2013 ein umfangreiches Dokument mit individuellen Sonderregeln veröffentlicht. Diese Ausnahmeregeln für 45 Bankinstitute sind auf 150 Seiten zusammengefasst und werden im Rhythmus von 2 Monaten jeweils aktualisiert. Es existieren somit ca. 140 Banken-individuelle Prüfziffernmethoden sowie rein individuelle Kontonummernbereiche, die von der Umrechnung auszuschließen sind. Dies ist auch ein Grund dafür, dass alle Hersteller einen umfassenden Haftungsausschluss bei jeglichen Umrechnungen implementiert haben. Wir haben sofort auf diese Ausnahmeregeln reagiert und die IBAN-Rechner so optimiert, dass trotzdem die Umstellung von Massendaten mit einer hohen Trefferquote möglich ist. Mit Release 3.40 und dem Service Pack haben wir den IBAN-Rechner für die Finanzbuchführung und das Personalwesen um eine Ex- und Importfunktion für die deutschen Bankverbindungen erweitert. Diese Änderung muss dann obligatorisch für die Umrechnung genutzt werden. Auch bereits umgestellte Datensätze werden aufgrund der neuen Ausnahmeregeln erneut geprüft und korrigiert werden. Die Ausgabe erfolgt im Format des mit dem Zentralen Kreditausschuss (ZKA) abgestimmten Dateiaufbaus und wurde für die gesamte Kreditwirtschaft empfohlen. Die exportierte Datei kann dann z.b. mit dem SEPA-Account Konverter umgerechnet und wieder in Varial Guide / Infor Finance importiert werden. Der SEPA-Account Konverter ist unter anderem unter folgendem Link erhältlich: Alternativ kann die exportierte Datei Ihrem Kreditinstitut zwecks Umrechnung und späterem Import zur Verfügung gestellt werden. 4

5 2. Generelles IBAN-Rechner 3.40 Der IBAN-Rechner wurde um eine Ex- und eine Import-Funktion erweitert. Diese neue Funktion gilt aktuell für deutsche Bankverbindungen. Beim Export werden die deutschen Bankverbindungen in eine CSV-Datei exportiert. Der Anwender kann diese CSV-Datei dann in ein externes Tool, wie bspw. den bei den Sparkassen kostenlos erhältlichen SEPA-ACCOUNT-Converter, einlesen. Das Programm ermittelt die jeweiligen BIC und IBAN und liefert diese ebenfalls in einer CSV-Datei wieder zurück. Kann das Programm keine BIC o. IBAN ermitteln, wird ein entsprechender Fehler-Code zurück geliefert. Über die IMPORT-Funktion kann die Ausgabedatei des Tools wieder in den IBAN- Rechner importiert werden. Die eingelesenen Daten, welche vom Konvertierungs- Tool einen Fehlercode > 00 bzw. 01 bekommen haben, werden anschließend im IBAN-Rechner angezeigt (wie bisher auch). Dabei werden die Fehlercodes, die das Tool geliefert hat, mit Fehlercodes angezeigt. Der Anwender hat hier weiterhin die Möglichkeit, die Informationen zu prüfen und in die Stammdaten zu übernehmen. Für die Richtigkeit kann keine Haftung übernommen werden. 5

6 3. Ablauf der Umrechnung im Finan nanz- wesen Nach Start des Programmes muss ein Land ausgewählt werden. Bei Anwahl Deutschland kann nachfolgend die Funktion Export gewählt werden. IBAN-Rechner, Auswahl Land 6

7 3.1 Der Export Nachdem die Funktion Export angewählt wurde, kann mit dem ICON Diskette eine Eingabemaske für den Ausgabepfad geöffnet werden. Auswahl Export Eingabe Export-Pfad Mit OK wird dieses Fenster geschlossen und der Export kann aus der ersten Eingangsmaske mit dem Icon Ausführen gestartet werden. Es wird eine CSV-Datei mit allen Deutschen Bankverbindungen aus dem jeweiligen Kundendatenbestand exportiert. 7

8 3.2 Ermittlung BIC/IBAN mit dem Konverter Sofern die Umrechnung mit dem SEPA-Account Konverter erfolgen soll, muss dieses Tool heruntergeladen werden. Nach Start kann dann im Feld IBAN hin die aus Varial Guide exportierte Datei geladen werden. Konverter IBAN-hin-Datei Nach Auswahl der Datei und Klick auf IBANRUECK werden die BIC und IBAN ermittelt und die IBAN-Rückdatei erzeugt. Dazu öffnet sich ein Fenster, in dem ein Speicherplatz für die IBAN-Rück-Datei ausgewählt werden kann. Diese Datei kann dann in Varial Guide importiert werden. Konverter IBAN-Rück-Datei Die Felder im oberen Bereich der Maske sind nur für die Umrechnung einer BLZ/KTO gedacht und haben keine Integration. 8

9 3.3 Der Import IBAN-Rechner 3.40 Analog zur Vorgehensweise beim Export öffnet sich ein Dialog, in dem Pfad und Dateiname für den Import angeben werden. Vom Programm wird geprüft, ob der Aufbau der Importdatei dem vorgegeben Aufbau entspricht. Alle Daten, die mit Fehlercode 00 oder 01 zurückgemeldet werden, werden automatisch direkt in die Stammdaten übernommen. Der erfolgreiche Import wird protokolliert. Auswahl Import Wichtige Hinweise: Code 00 besagt: Umstellung war erfolgreich Code 01 besagt: Umstellung war erfolgreich, die Konto-Nr. wurde geändert (z.b. Spendenkonto oder Unterkontomerkmal. Alle Sätze mit Fehlercode ungleich 00 / 01 werden in der (bisherigen) Bearbeitungsliste am Bildschirm angezeigt. Zur Aktivierung der Anzeige wird die Funktion "Bearb. Fehlersätze" eingestellt. Mit dem Icon Ausführen wird die Anzeige der fehlerhaften Sätze aktiviert. Zusätzlich steht über die Funktion "Drucken Fehlersätze" auch noch ein Ausdruck der fehlerhaften Sätze zur Verfügung. 9

10 Beispiel fehlerhafte Sätze beim Import Abweichend zur bisherigen Lösung hat der Anwender NICHT die Möglichkeit, in dieser Liste BIC & IBAN zu editieren, bzw. bei fehlerhaften Sätzen zu erfassen. Die Stammdaten müssen korrigiert und es sollte eine erneute Umrechnung erfolgen. Es besteht die Möglichkeit, die Daten, die einen Fehlercode 13, 14 oder 15 haben, manuell zu übernehmen. Bei diesen Daten wurden vom Tool BIC & IBAN ermittelt und geliefert. Z.B. wurde u.u. eine Nachfolge-BLZ für die Umrechnung vom SEPA-Konverter verwendet. 10

11 4. Ablauf der Umrechnung im Perso- nalwesen Nach Start des Programmes kann ein Bereich ausgewählt werden. Als umzusetzende Bereiche stehen die Auswahlen Arbeitnehmer und Institutionen zur Verfügung. Nach Auswahl des Bereichs kann nachfolgend die Funktion Export gewählt werden. IBAN-Rechner, Auswahl Bereich 11

12 4.1 Der Export Nachdem die Funktion Export angewählt wurde, kann mit dem ICON Diskette eine Eingabemaske für den Ausgabepfad geöffnet werden. Auswahl Export Eingabe Export-Pfad Mit OK wird dieses Fenster geschlossen und der Export kann aus der ersten Eingangsmaske mit dem Icon Ausführen gestartet werden. Es wird eine CSV-Datei mit allen Deutschen Bankverbindungen aus dem jeweiligen Kundendatenbestand exportiert. 12

13 4.2 Ermittlung BIC/IBAN mit dem Konverter Sofern die Umrechnung mit dem SEPA-Account Konverter erfolgen soll, muss dieses Tool heruntergeladen werden. Nach Start kann dann im Feld IBAN hin die aus Varial Guide exportierte Datei geladen werden. Konverter IBAN-hin-Datei Nach Auswahl der Datei und Klick auf IBANRUECK werden die BIC und IBAN ermittelt und die IBAN-Rückdatei erzeugt. Dazu öffnet sich ein Fenster, in dem ein Speicherplatz für die IBAN-Rück-Datei ausgewählt werden kann. Diese Datei kann dann in Varial Guide importiert werden. Konverter IBAN-Rück-Datei Die Felder im oberen Bereich der Maske sind nur für die Umrechnung einer BLZ/KTO gedacht und haben keine Integration. 13

14 4.3 Der Import IBAN-Rechner 3.40 Analog zur Vorgehensweise beim Export öffnet sich ein Dialog, in dem Pfad und Dateiname für den Import angeben werden. Vom Programm wird geprüft, ob der Aufbau der Importdatei dem vorgegeben Aufbau entspricht. Alle Daten, die mit Fehlercode 00 bzw. 01 zurückgemeldet werden, werden automatisch direkt in die Stammdaten übernommen. Der erfolgreiche Import wird protokolliert. Auswahl Import Wichtige Hinweise: Code 00 besagt: Umstellung war erfolgreich Code 01 besagt: Umstellung war erfolgreich, die Konto-Nr. wurde geändert (z.b. Spendenkonto oder Unterkontomerkmal. Alle Sätze mit Fehlercode ungleich 00 / 01 werden in der (bisherigen) Liste am Bildschirm angezeigt. Zur Aktivierung der Anzeige wird die Funktion "Bearb. Fehlersätze" eingestellt. Mit dem Icon Ausführen wird die Anzeige der fehlerhaften Sätze aktiviert. Zusätzlich steht über die Funktion "Drucken Fehlersätze" auch noch ein Ausdruck der fehlerhaften Sätze zur Verfügung. 14

15 Beispiel fehlerhafte Sätze beim Import Abweichend zur bisherigen Lösung hat der Anwender NICHT die Möglichkeit, in dieser Liste BIC & IBAN zu editieren, bzw. bei fehlerhaften Sätzen zu erfassen. Die Stammdaten müssen korrigiert und es sollte eine erneute Umrechnung erfolgen. Es besteht die Möglichkeit, die Daten, die einen Fehlercode 13, 14 oder 15 haben, manuell zu übernehmen. Bei diesen Daten wurden vom Tool BIC & IBAN ermittelt und geliefert. Z.B. wurde u.u. eine Nachfolge-BLZ für die Umrechnung vom SEPA-Konverter verwendet. 15

16 5. Hinweise zur IBAN-Rück Rück-Datei IBAN-Rechner 3.40 Im Feld 10 der IBAN-Rückdatei wird ein Kennzeichen für eine erfolgreiche oder nicht erfolgreiche Kontenumstellung mitgegeben. Die Bedeutung und Hinweise zeigt die folgende Tabelle. 16

17 6. Aktualisierungen des Konverters IBAN-Rechner 3.40 Da durch die Bundesbank sehr häufig neue Berechnungsregeln und Vorgaben veröffentlicht werden, sollte mit erscheinen eines aktuellen Programmstandes des Konverters stets eine Neuberechnung aller BICs und IBAN erfolgen. 17