Teamentwicklung. Dokumentation des Trainings. Universität Bremen

Transkript

1 Modularisiertes Lehrprojekt A&O Vertrauen in Organisationen Training zur Teamentwicklung Dipl.-Psych. Michael Tute Universität Bremen Prof. Dr. Birgit Volmerg Studiengang Psychologie, FB 11 Dokumentation des Trainings Teamentwicklung mit Studierenden des A&O-Lehrprojekts Vertrauen in Organisationen am 19. Juli 2002 Konzeption, Moderation und Dokumentation: Michael Tute

2 Lehrprojekt A&O Dokumentation des Trainings Teamentwicklung am T e i l n e h m e n d e: Bettina Heuer Danny Mueller David Farhoumand Jana Krüger Maren Otten Matze Soest Nadine Scheiba Nancy Halfter Sandra Tschöpe Tim Linnemann Torben Kunstmann Urte Thomsen Viktoria Dreher

3 Lehrprojekt A&O Dokumentation des Trainings Teamentwicklung am Seminarablauf Freitag 19. Juli 2002 Seite Uhr Einstieg 4 Begrüßung und Einführung Moderations- und Kommunikationsregeln Erwartungen an das Seminar Uhr Einführung in das Thema 5 Merkmale eines Teams Ziele der Teamentwicklung Uhr Pause Uhr Übung zur Teamentwicklung 7 Brückenbauübung Uhr Mittagspause Uhr Reflexion der Brückenbauübung 7 Wie war die Zusammenarbeit im Team? Gab es Spezialisten? Waren unterschiedliche Rollen zu erkennen...welche hatte ich? Wie wurde die gemeinsame Arbeit organisiert? Uhr Instrumente der Teamentwicklung 8 Arbeitsplanung Arbeitspakete Meilensteinplan Uhr Pause Uhr Instrumente der Teamentwicklung 12 Der Teamleiter als Moderator Ablauf einer Teamsitzung Uhr Moderierte Teamsitzung (Rollenspiel) Konkretes Übertragen der Instrumente Uhr Auswertung des Rollenspiels Uhr Abschlussauswertung Uhr Ende

4 Lehrprojekt A&O Dokumentation des Trainings Teamentwicklung am Moderations- und Kommunikationsregeln Zur Beförderung einer konstruktiven und zielgerichteten Kommunikation werden die folgenden Regeln als Grundlage für die weitere gemeinsame Arbeit nochmals angesprochen: Von sich persönlich und den eigenen Erfahrungen sprechen Entwertungen vermeiden Nicht zu lange sprechen Seitengespräche vermeiden Zum Thema sprechen, möglichst konkret Störungen äußern Welche Erwartungen und Erkenntnisse erhoffe ich mir vom Seminar? Folgende Punkte wurden von der Gruppe nach der Vorstellung des Seminarablaufes und ihren Erwartung hervorgehoben: Kriterien einer effektiven Teamsitzung beschreiben Theoretische Ebene einer Teamsitzung Praktische Anteile im Seminar Theoretischer Input Praxisbezug Stellenwert für die spätere Arbeit

5 Lehrprojekt A&O Dokumentation des Trainings Teamentwicklung am Im Rahmen einer Gruppendiskussion und eines theoretischen Inputs werden die Merkmale eines Teams sowie die Ziele der Teamentwicklung zusammengetragen. Auf der Grundlage dieser Punkte und den Erfahrungen aus dem anschließenden Rollenspiel Brückenbau ist schließlich eine Tabelle für die Methoden und Instrumente der Teamentwicklung entstanden. Merkmale eines Teams Mitglieder sind von einer gemeinsamen Aufgabe betroffen Hohes Maß an Freiheit u. Strukturen (Selbstorga., -steuerung, Arbeitsstil) Team kompensiert Schwächen einzelner Mitglieder (rivalitätsarm) Spielregeln steuern das Miteinander Aufgabenbearbeitung ist zielbezogen Verhalten ist partnerschaftlich Grenzen zu setzen, ist erlaubt Offene Kritik und Auseinandersetzung Offenheit und Fairness Konstruktive Kompromissbildung

6 Lehrprojekt A&O Dokumentation des Trainings Teamentwicklung am Ziele der Teamentwicklung Ein erfolgreiches Team ist/hat harte Faktoren weiche Faktoren Klare Ziele Klare Führung Effiziente Zeitplanung Klare Aufgabenverteilung Wirksame Entscheidungsstrukturen Einbindung und Akzeptanz im Unternehmen Akzeptanz der unterschiedlichen Kompetenzen der Teammitglieder Gemeinsame Visionen Offene Kommunikation Gegenseitige Unterstützung Konstruktive Konkurrenz Vertrauen & Akzeptanz Eigenverantwortung Gutes Klima Rückmeldung Verständnis für die Rolle jedes Teammitglieds Für die Übung Brückenbau erhalten die Teams folgende Arbeitsanweisung:

7 Lehrprojekt A&O Dokumentation des Trainings Teamentwicklung am An die Konstruktions-Teams der Innovationsabteilung Als Mitglied unserer Organisation für innovative Konstruktionsentwicklung erhalten Sie Gelegenheit, an unserem aktuellen Entwicklungszyklus mitzuwirken. Wie jedes Mal haben wir uns vorgenommen, bisher nicht in der Konstruktion größerer Bauwerke eingesetzte Materialien auf neuartige Verwendungsmöglichkeiten zu untersuchen. In diesem Jahr fiel unsere Wahl auf Materialien, deren Alltagsverwendung nicht unbekannt ist: Karton und Heftklammern. Grundlagenforschungen hinsichtlich Festigkeit und Vielseitigkeit der Verwendbarkeit lieferten Ergebnisse, die eine weitere Untersuchung im oben genannten Sinne aussichtsreich erscheinen lassen. Auch in diesem Entwicklungszyklus werden mehrere Teams eingesetzt. Im Interesse der Vergleichbarkeit erhalten alle Teams die gleiche Menge Material. Die Aufgabe jedes Teams besteht darin, ausschließlich unter Zuhilfenahme der zur Verfügung stehenden Materialien eine Brücke zu konstruieren und zu bauen, die den folgenden Mindestanforderungen genügt: 1 m freitragend, Tragfähigkeit: 0,8 kg. Auswertung von Erfahrungen aus der Brückenbau-Übung im Plenum Die Diskussion ergibt, dass verschiedene Rollen (Planer, Konstrukteure, Handwerker, Experte, WürfelholerIn ) im Team besetzt sind. Die Koordination der verschiedenen Fähigkeiten aus den Rollen heraus und der eigenen Einschätzung der persönlichen Fähigkeiten sind für die Ausführung des Projektes nicht immer befriedigend. Des weiteren wird über die Verantwortung der Teammitglieder während der Grobplanung und Umsetzungsphase debattiert. Hilfreich wäre, die Verantwortung für die Grobplanung bei allen Teammitgliedern zu lassen. Bei der Umsetzung liegt die Verantwortlichkeit für die einzelnen Arbeitsschritte dann bei den einzelnen und es bedarf für ein erfolgreiches Ergebnis der Verlässlichkeit und Vertrauen in das Team. Das Herstellen eines Konsens für die gemeinsame Vision und Grobplanung wird als entlastend für den Prozess wahrgenommen.

8 Lehrprojekt A&O Dokumentation des Trainings Teamentwicklung am Instrumente der Teamentwicklung Arbeitsplanung Arbeitspakete Meilensteinplan Den Studierenden wird für die weitere Projektarbeit das für die folgenden Schritte relevante Instrumentarium aus dem Projektmanagement vorgestellt. Klärungsbedarf bei der Projektkonzeption Was ist die Vorgeschichte des Projektes? - Ausgangssituation Welche Ziele sollen erreicht werden? - Projektziele Wie wollen wir vorgehen? - Projektorganisation Wer übernimmt welche Aufgaben? - Projektplanung Wann wollen wir was erreicht haben? - Meilensteinplan Welche Ressourcen brauchen wir in welchem Zeitraum und welchem Umfang? - Aktivitätenplan Präsentation vor dem Auftraggeber - Projektkonzept Projektmanagement Planung Projektentwurf informelle Phase des Projektes Meilensteine Projektplanung operatives Projektmanagement Konstituierung der Projektgruppe (Kick-Off, Start-up) Rückkopplung an Auftraggeber und Beginn der Projektdurchführung Quelle: Kraus,Westermann, 1995

9 Lehrprojekt A&O Dokumentation des Trainings Teamentwicklung am Beschreibung der Arbeitspakete Möglichst darauf achten, daß... Projektplanung Projektplanung... die Aufgabenbereiche horizontal (Breite) und nicht vertikal (Tiefe) zergliedert werden, um ein verzetteln zu vermeiden.... stets hinterfragt wird, ob alle Aspekte ausreichend erfasst wurden, die für eine angemessene Aufgabenbearbeitung notwendig sind.... die Kompetenzen und Funktionen für eine Aufgabenbearbeitung verteilt sind.... mögliche Schnittstellen zu anderen Bereichen und/oder Personen sauber beschrieben sind.... ein insgesamt einfacher Lösungsweg beschrieben wird. Meilensteine Balken- oder auch Phasenpläne legen die logische und zeitliche Reihenfolge der beschriebenen Arbeitspakete fest.... und sind entscheidungsorientierte, standardisierte Verfahren zur Sicherung eines kontrollierten kontinuierlichen Projektverlaufs durch definierte Zeitpunkte im Sinne eines Projekt-Controlling.... besitzen eine Steuerungs-, Führungs- und - Planungsfunktion. Meilensteinplan Meilensteinplan Entscheidungen bei Meilensteintreffen sind i.d.r. für folgende Fragestellungen zu treffen: t Sind Zielvereinbarungen erfüllt, eingehalten? (Gesamtprojekt) t Sind Arbeitspakte zu wiederholen? (Projektteam) t Ist mehr Unterstützung notwendig? (Projektumfeld) t Müssen bestimmte Aspekte neu verhandelt werden oder ist das Projekt abzubrechen?

10 Lehrprojekt A&O Dokumentation des Trainings Teamentwicklung am Meilensteine motivieren - Der Weg zum Ziel ist bei Nicht - Routine - Aufgaben unsicher und weit. - Zwischenergebnisse und - bilanzen schaffen Orientierung und Verbindlichkeiten. Meilensteinplan Meilensteinplan Motivationskurve ohne Meilensteine Projekt - anfang Projekt - ende Motivationskurve mit Meilensteine Projekt - anfang Projekt - ende MP Meilensteinpläne Aufgaben Meilensteinplan Meilensteinplan Meilensteintermine

11 Lehrprojekt A&O Dokumentation des Trainings Teamentwicklung am Rahmenvorgaben und bisherige kooperative Absprachen Die ausgewählten Instrumente des Projektmanagements werden auf das konkrete Vorhaben im Lehrprojekt bezogen. Bisherige Rahmenvorgaben und kooperative Absprachen aus dem Lehrprojekt lassen sich folgendermaßen benennen: Literatur zum gewählten Feld erarbeiten (1. Treff, Grobplanung) Didaktik / Workshop auf der Basis entwickeln (2. Treff, Feinplanung) Workshop durchführen Protokoll des Workshop-Prozesses erstellen, rückkoppeln, zugänglich machen Rollen für die Vertiefungs-Stunde absprechen Wissenschaftliche Ausarbeitung schriftlich (Kooperation mit Lehrenden) Sprecher-Funktion der Teams ausweisen Co-Verhältnis (TeamsßàLeitung-Gesamt / Leitung-Workshop) gestalten Kommunikationsstruktur für die Kooperation zwischen dem Lehrendenteam (SM / MT) und den inhaltlichen Teams Koordinierungsrunde 8 Teams Leitungsteam Teamsprecher/in Weitere Instrumente werden im folgenden vorgestellt und angeeignet, um die anstehenden Arbeitspakete und Meilensteine in den einzelnen Teams strukturiert zu kommunizieren und entsprechende Verantwortlichkeiten festzulegen.

12 Lehrprojekt A&O Dokumentation des Trainings Teamentwicklung am Der Teamleiter als Moderator sollte... Die Teamaufgabe koordinieren und organisieren, mit dem Teammitglied kommunizieren und motivieren, im Umfeld integrieren und repräsentieren, und das Team als Einheit moderieren und balancieren. Beschreibung der Rolle des Moderators? Aktiver Dienstleister für die Gruppe Berater für sinnvolle und effiziente Arbeitsmethodik Berater und Unterstützer für Verständigung Berater und Unterstützer für Zusammenarbeit Die Rolle des Moderators ist nicht... Team-Sprecher Fachreferent Oberlehrer Sanktionsberechtigter Schiedsrichter Unbeteiligter Zuschauer

13 Lehrprojekt A&O Dokumentation des Trainings Teamentwicklung am Typischer Ablauf einer Teamsitzung Einleitung Begrüßung u. Regularien Ziel Tagesordnung präsentieren u. abstimmen Zeitstruktur â TOP 1 Hintergrund â Ziel â Diskussion â Zusammenfassung TOP 2... Aktivitätenplan Was? Wer mit Wem? Bis wann? Kontrolle Offene Punkte Wie klären? Wer mit Wem? Bis wann? Abschluss... Weitere Themen Verschiedenes Nächste Termine

14 Lehrprojekt A&O Dokumentation des Trainings Teamentwicklung am Auswertung des Rollenspiels Die anwesenden Teams haben sich für eine Teamsitzung ohne klare Moderationsrolle entschieden, da zu Dritt die Notwendigkeit für sie nicht im Vordergrund stand. Die Wichtigkeit der (Zeit-)planung für die Arbeitspakete, Meilensteine und Aufgabenverteilung wurde hervorgehoben. Die ersten Planungsschritte wurden in den Teams umgesetzt. Es ist klarer, wie es jetzt für die Teams weiter geht, die mitgemacht haben. Abschlussauswertung Es hat Spaß gemacht (viel gelacht) Der Tag war sehr schnell um, trotz des langen Tages (schnelllebig) Planung in den Teams war und ist wichtig Gruppendynamische Aspekte der Teamentwicklung noch kennen lernen Freude und Anerkennung für das Angebot der Teamentwicklung

15 Lehrprojekt A&O Dokumentation des Trainings Teamentwicklung am Literatur zum Thema Schelle, Reschke, Schnopp & Schub (Hrsg.) (1995). Projekte erfolgreich managen. Verlag TÜV Rheinland Doppler, Klaus & Lauterburg, Christoph (1995). Change Management. Frankfurt/Main: Campus Kraus, Georg & Westermann, Reinhold (1995). Projektmanagement mit System. Organisation, Methoden, Steuerung. Wiesbaden: Gabler Hansel, Jürgen & Lomnitz, Gero (1993). Projektleiter-Praxis. Erfolgreiche Projektabwicklung durch verbesserte Kommunikation und Kooperation. Berlin u.a.: Springer Ewert, Janßen, Kirschnik-Janssen, Papenheim-Tockurn & Schwellach (1996). Handbuch Projektmanagament Öffentliche Dienste. Bremen u.a.: SachBuchVerlag Kellner Rehm, Siegfried (1994). Gruppenarbeit. Ideenfindung im Team. Franfurt/Main: Harri Deutsch Litke, Hans-Dieter (1991). Projekt Management. Methoden, Techniken, Verhaltensweisen. München: Hauser Verlag Heintel, Peter & Krainz, Ewald E. (1990). Projekt Management. Eine Antwort auf die Hierarchiekrise? Stuttgart: Schäffer Block, Peter (1989). The Empowert Manager. Positive Political Skills at Work. San Francisco: Jossey-Bass