Dienstreise ADir. RR Josef Hofbauer "Denken Sie bitte dran, Ihr Handy nach der Veranstaltung wieder einzuschalten!

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1 Dienstreise 2016 ADir. RR Josef Hofbauer Dienstreise 2016 Hofbauer "Denken Sie bitte dran, Ihr Handy nach der Veranstaltung wieder einzuschalten!" 1

2 Dienstreise aktuell 1 Begriff der Dienstreise 2 Inlandsdienstreise 3 Auslandsdienstreise 4 Fahrtkostenvergütungen 5 ausgewählte Praxisfragen 6 Arbeitsrecht Dienstreise aktuell 1 Begriff der Dienstreise 2 Inlandsdienstreise 3 Auslandsdienstreise 4 Fahrtkostenvergütungen 5 ausgewählte Praxisfragen 6 Arbeitsrecht 2

3 (Dienst)Reisen die Begriffe Dienstreisen ( 26 Z 4 bzw 3 Abs 1 Z 16b EStG): nicht steuerbar Reisen ( 16 (1) Z 9 EStG): Werbungskosten Reisen ( 4 (5) EStG): Betriebsausgaben Reisekosten Die Abrechnung in 3 Schritten 1. Schritt Berechnung des Bruttoanspruchs (Arbeitsrecht!) 2. Schritt Berechnung der Abgaben (Abgabenpflicht!) 3. Schritt Auszahlung 3

4 Achtung: Fehlerquelle Die Unterschiede in a) der Ermittlung des Bruttoanspruches (aus Kollektivvertrag, Dienstvertrag, Betriebsübung etc) und b) die Berechnung des abgabenfreien Anteils der Reisekosten werden nicht ausreichend berücksichtigt. Beispiele Unterschiedliche Regeln bei der Anspruchsermitt lung bzw bei der Berechnung des abgabenfreien Spesenanteils sind bspw zu beachten a) bei der Essenskürzungen (ob und wenn ja, wie); b) ob die Inlandsreiseteile vor und nach der Auslandsreise zu addieren sind, oder nicht. 4

5 2 wichtige Merkregeln bei der Berechnung des abgabenfreien Spesenanteils Merkregel zur steuerlichen Dienstreise Fahrtkosten Nächtigungskosten Verpflegungskosten MEHRAUF WENDUNGEN müssen angefallen sein (!) exakte Reisekostenabrechnungen (!) Originalspesenbelege und/oder Fahrtenbuch 5

6 Merkregel zur steuerlichen Dienstreise Die Grundsätze der 26-Dienstreise dienstlicher Auftrag kleine Dienstreise = Verlassen des Dienstortes große Dienstreise: unzumutbare tägliche Rückkehr Mehraufwandsprinzip keine 26-Dienstreise Gehört es zum Aufgabenbereich des Arbeitnehmers, dass er an verschiedenen Standorten des Unternehmens tätig werden muss und steht ihm an diesen Standorten ein Arbeitsplatz zur Verfügung, so liegt keine Dienstreise vor. Maßgeblich ist das Vorliegen eines funktionalen Arbeitsplatzes (= organisatorische Eingliederung in diese Arbeitsstätte). 26-Dienstreise 6

7 26 - Dienstreise Die kleine Dienstreise (= Dienstreise um s Eck ) im Nahbereich tägliche Rückkehr zum Wohnort AN verlässt über Auftrag des AG seinen Dienstort zur Durchführung von Dienstverrichtungen Die große Dienstreise keine tägliche Rückkehr zum Wohnort (> 120 km oder tatsächliche Nächtigung) AN arbeitet über Auftrag des AG so weit weg von seinem ständigen Wohnort, dass ihm eine tägliche Rückkehr an seinen ständigen Wohnort nicht zugemutet werden kann. große Dienstreise = Nächtigung. Kleine Dienstreise: MdT *) MdT am EINSATZORT (= politische Gemeinde) Bei durchgehender oder regelmäßig wiederkehrender Tätigkeit am Einsatzort: Anlaufphase = 5 TAGE (Neubeginn wenn 6 Monate kein Einsatz an diesem Ort) **) Bei wiederkehrender nicht regelmäßiger Tätigkeit am Einsatzort: Anlaufphase = 15 TAGE pro Kalenderjahr *) Mittelpunkt der Tätigkeit **) Vergessensphase 7

8 Kleine Dienstreise: MdT MdT in einem EINSATZGEBIET Wird ein bestimmtes Gebiet regelmäßig befahren: Anlaufphase = 5 Tage Neubeginn, wenn 6 Monate kein Einsatz in diesem Gebiet *) Gebiet = politischer Bezirk und die angrenzenden politischen Bezirke ganzes Bundesland (ausgenommen Wien und Vorarlberg) ist kein Einsatzgebiet *) Vergessensphase Fahrtätigkeit = Kleine Dienstreise: MdT MdT bei einer FAHRTÄTIGKEIT regelmäßig in einem lokal eingegrenzten Bereich gleichbleibende Routen Liniennetz (Verkehrsunternehmen) Anlaufphase = 5 Tage für jede Route (Neubeginn, wenn 6 Monate kein Einsatz auf dieser Fahrstrecke) = = Vergessensphase 8

9 Große Dienstreise: Mittelpunkt der Tätigkeit Ein weiterer MdT am Einsatzort/im Einsatzgebiet entsteht nach einer 6 monatigen Anlaufphase 2 Jahres Beurteilungsfenster Neubeginn, wenn 6 Monate kein Einsatz an diesem Ort = Vergessensphase 9

10 3-Dienstreise Wann läuft die zeitliche Befristung der Abgabenfreiheit ab? Taggeldanspruch aufgrund einer LGV (*) keine Anspruchsumwandlung befristete Abgabenfreiheit 5 /15 / 183 Tage unbefristete Abgabenfreiheit Voraussetzungen Bestimmte Tätigkeiten Außendiensttätigkeit Fahrtätigkeit Montage- u. Baustellentätigkeit Arbeitskräfteüberlassung Vorübergehende Tätigkeit an Einsatzort in anderer politischer Gemeinde (6 Monate) 10

11 zeitlich unbegrenzte Tätigkeiten Außendiensttätigkeit: Kundenbesuche, Vertretertätigkeit, Serviceleistungen beim Kunden, Außendiensttätigkeiten (Betriebsprüfer, GPLA Prüfer) Patrouillentätigkeit, Streifengänge Fahrtätigkeit: Linienverkehr (Buslenker, Lokführer, Zugbegleiter) Baustellen und Montagetätigkeit: Errichtung und Reparatur von Anlagen (inkl. Nebentätigkeiten wie bspw Planung, Bauüberwachung); EDV Installationen fallen nicht Arbeitskräfteüberlassung darunter Tätigkeiten außerhalb des ständigen Arbeitsorts/Betriebsgeländes zeitlich begrenzte Tätigkeit vorübergehende Tätigkeit + + an einem Einsatzort + + in einer andere politischen Gemeinde keine Versetzung 6 Monate (183 Tage; unter Anrechnung der Tage, an denen abgabenfreie Taggelder aufgrund der 26-Dienstreise bezahlt wurden) Abgrenzung zur Außendiensttätigkeit: Arbeitsplatz am Einsatzort? wenn NEIN Außendiensttätigkeit wenn JA vorübergehende Tätigkeit Gemeindekennziffer der Statistik Austria (analog KommSt) 11

12 Lohngestaltende Vorschriften (LGV) i.s.d. 68 (5) Z 1 bis 6 EStG gesetzliche Vorschriften von Gebietskörperschaften erlassene Dienstverordnungen aufsichtsbehördlich genehmigte Dienstordnungen der Körperschaften öffentlichen Rechts vom ÖGB für seine Bediensteten festgelegte Arbeitsordnung Kollektivverträge oder Betriebsvereinbarungen, die auf Grund besonderer kollektivvertraglicher Ermächtigungen abgeschlossen wurden Betriebsvereinbarungen, die wegen Fehlens eines kollektivvertrag lichen Vertragsteils auf der AG Seite und dem kollektivvertrags fähigen Vertragsteil auf der AN Seite abgeschlossen werden (kann kein Betriebsrat gebildet werden innerbetriebliche Vereinbarung mit allen oder Gruppen von Arbeitnehmern) LGV muß Anspruch vorsehen! 2 wichtige Merkregeln Merkregel : Merkregel : keine LGV sind freie Betriebsvereinbarung einzelvertragliche Vereinbarung (Ausnahme: auf AG Seite kein KV Vertragsteil und es kann kein Betriebsrat gewählt werden) ein LGV tauglicher KV muss den Dienstreisebegriff und den Dienstort regeln oder alternativ diese Regelungen ausdrücklich einer Betriebsvereinbarung überlassen 12

13 Liegt ein LGV-Anspruch vor? eine Dienstreise liegt vor, wenn der Dienstort vorübergehend verlassen wird kein LGV Anspruch für Reisende, Vertreter, Außendienst Toleranzfrist nur bis (Rz 735b LStR 2002) Dienstreise am Dienstort kein LGV Anspruch LGV Anspruch, wenn der KV die Möglichkeit einer diesbezüglichen BV vorsieht und eine BV abgeschlossen wird Liegt ein LGV-Anspruch vor? Auslandsdienstreisen Es wird empfohlen, mit dem Arbeitnehmer eine Vereinbarung zu treffen kein LGV Anspruch bei Individualvereinbarung LGV Anspruch bei Betriebsvereinbarung Ständiger Dienstort ist nicht definiert bzw liegt nicht vor a) Der KV für das Kleintransportgewerbe hatte betreffend Reisekosten regelung bis zum den folgenden Wortlaut: Als Abgeltung für den erhöhten Lebensaufwand bei Dienstleistungen außerhalb des Dienstortes (Betriebsstätte, Werksgelände, Lager usw.) werden Tagesgelder gewährt. Das Tagesgeld beträgt... 13

14 Liegt ein LGV-Anspruch vor? Ständiger Dienstort ist nicht definiert bzw liegt nicht vor Der KV für das holz und kunststoffverarbeitendes Gewerbe hat betref fend Reisekostenregelung den folgenden Wortlaut: Bei Arbeiten außerhalb des ständigen Arbeitsplatzes bis zu 10 km kürzester Wegstrecke vom ständigen Arbeitsplatz in den Städten Wien, Graz und Linz innerhalb der Stadtgrenze erhält der Arbeitnehmer eine Stör (Außerhaus ) Zulage von 10 Prozent KV Diätensätze für Reisende nur subsidiär anwend bar, wenn keine anderen Vereinbarungen getroffen wurden LGV-Checkliste Welcher KV ist anwendbar? Grundsätze der Tarifeinheit; Mehrfachmitgliedschaft, Mischbetriebe Wer unterliegt der LGV? Geschäftsführer? Vorstände? leitende Angestellte? Wann liegt eine KV Ermächtigung zum Abschluss einer Betriebsvereinbarung vor? Dienstreisebegriff in der LGV enger als im 26 Z 4 EStG 14

15 keine Anspruchsumwandlung Die entsprechende Gesetzesstelle lautet: Reiseaufwandsentschädigungen sind nicht steuerfrei, soweit sie anstelle des bisher gezahlten Arbeitslohns oder üblicher Lohnerhö hungen geleistet werden. Eine abgabenschädliche Gehaltsumwandlung liegt bspw vor, wenn Unternehmen bisher pauschalierte, daher abgabepflichtig abgerech nete Taggelder oder All in Bezüge auf eine abgabenfreie Speseneinzelabrechnung umstellen, nachdem die bisherigen Bezüge ent sprechend gekürzt wurden. Keine abgabenschädliche Gehaltsumwandlung liegt vor, wenn Taggelder zusätzlich ausbezahlt werden und gleichzeitig die beste henden Lohnansprüche (inklusive der üblichen Lohnerhöhungen) unverändert bleiben. Dienstreise aktuell 1 Begriff der Dienstreise 2 Inlandsdienstreise 3 Auslandsdienstreise 4 Fahrtkostenvergütungen 5 ausgewählte Praxisfragen 6 Arbeitsrecht 15

16 Dienstreise beginnt Taggelder sind abzurechnen Taggelder: befristet ( 26 EStG) oder unbefristet ( 3 EStG) abgabenfrei? 1. Schritt: steuerliche Abrechnung nach 26 Z 4 EStG Phase abgabenfreie Taggelder endet nach 5 Tagen 15 Tagen 183 Tagen 2. Schritt: Liegen alle 3 Voraussetzungen vor für eine Abrechnung nach 3 Abs 1 Z 16b EStG? JA NEIN bleibt abgabenfrei ab nun abgabenpflichtig Taggelder: nur befristet ( 26 EStG) abgabenfrei 5 Tagen durchgehende oder regelmäßig wiederkehrende (= min. 1x pro Woche) Fahrtätigkeit Reisetätigkeit in einem Reisegebiet Reisetätigkeit an einen Reiseort Alzheimerfrist : nach mind. 6 Kalendermonaten Unterbrechung wieder abgabenfrei Phase abgabenfreie Taggelder endet nach 15 Tagen 183 Tagen unregelmäßig wiederkehrende Reisetätigkeit an einen Reiseort gilt pro Kalenderjahr wenn genächtigt wird, weil über 120 km entfernt Heimreise unzumutbar gilt innerhalb von 2 Jahren vor Beginn der aktuellen Dienstreise Alzheimerfrist ist anwendbar große Dienstreise = Nächtigung. 16

17 Liegen alle 3 Voraussetzungen vor für eine Abrechnung nach 3 Abs 1 Z 16b EStG? 1. bestimmte Tätigkeit 2. lohngestaltende Vorschrift 3. keine Anspruchsumwandlung Taggelder: unbefristet ( 3 EStG) abgabenfrei zeitlich unbegrenzt: Außendiensttätigkeit Arbeitskräfteüberlassung Baustellen- und Montagetätigkeit Fahrtätigkeit zeitlich begrenzt: vorübergehende Tätigkeit in anderer politischer Gemeinde Taggeld Checkliste zur Berechnung der Höhe der abgabenfreientaggelder 17

18 Besonderheiten: Differenzwerbungskosten Durchzahlerregelung ivm Familienheimfahrten Inlandstaggelder Berechnungsgrundsätze Grundsätze gelten für 26 Dienstreise und für 3 Dienst reise Dienstreise muss länger als 3 Stun den dauern Kürzung aufgrund eines bezahlten Arbeitsessens: 13,20 Taggeldhöhe eingeschränktes Abrechnungswahlrecht (Kalendertag oder 24 Stunden Zeitraum) Zwölftelregelung max. 26,40 bzw 2,20 pro Stunde die zeitliche Befristung der Abgabenfreiheit abgelaufen ist. Abgabenpflicht tritt ein, weil die betraglichen Grenzen des Abgabenrechts (zb 26,40) überschritten wurden. 18

19 Nächtigungsgeld Checkliste Checkliste zur Beurteilung, ob das abgerechnete Nächtigungsgeld abgabenfrei ausbezahlt werden kann. bei Belegnachweis: Nächtigung Inland abgabenfreier Kostenersatz länger als 6 Monate Prüfung ob noch vorübergehende Tätigkeit vorliegt vorübergehende Tätigkeit ist grundsätzlich bei einer Außendienst, Fahr, Montage, Baustellentätigkeit oder bei Arbeitskräfteüberlassung gegeben pauschales Nächtigungsgeld max 15,00 Nächtigungsnachweis: Name und Adresse des Unterkunftgebers 26 Z 4 EStG: 6 Monate abgabenfrei falls 3 Abs 1 Z 16b EStG anwendbar unbefristet abgabenfrei 19

20 Achtung: Fehlerquelle: fehlender Nächtigungsnach weis bei Nächtigungen unter 120 km von Wohnort entfernt Dienstreise aktuell 1 Begriff der Dienstreise 2 Inlandsdienstreise 3 Auslandsdienstreise 4 Fahrtkostenvergütungen 5 ausgewählte Praxisfragen 6 Arbeitsrecht 20

21 Auslandsdienstreise Auslandstaggelder Berechnungsgrundsätze Auslands dienstreise: Beginn und Ende Beginn: Grenzüber tritt bzw Abflug Ende: Grenzübertritt bzw Landung Essenskürzung 1 x Arbeitsessen: keine Kürzung 2 x Arbeitsessen: Kürzung auf 4/12 Taggeldhöhe RGV Ländersätze Zeitaliquotierung: wie Inland (mehr als 3 Stunden; Zwölftelregelung) eingeschränktes Wahlrecht bei Abrechnungszeitraum: 24 Stunden Zeitraum oder Kalendertag Vorrang der Auslandsreisezeit vor der Inlandsreisezeit Nächtigung Ausland bei Belegnachweis: abgabenfreier Kostenersatz länger als 6 Monate Prüfung ob noch vorübergehendetätigkeit vorliegt vorübergehende Tätigkeit ist grundsätzlich bei einer Außendienst, Fahr, Montage, Baustellentätigkeit oder bei Arbeitskräfteüberlassung gegeben pauschales Nächtigungsgeld RGV Ländersatz Nächtigungsnachweis: Name und Adresse des Unterkunftsgebers 26 Z 4 EStG: 6 Monate abgabenfrei falls 3 Abs 1 Z 16b EStG anwendbar unbefristet abgabenfrei 21

22 Dienstreise aktuell 1 Begriff der Dienstreise 2 Inlandsdienstreise 3 Auslandsdienstreise 4 Fahrtkostenvergütungen 5 ausgewählte Praxisfragen 6 Arbeitsrecht 7 (Umsatzsteuer) Fahrtkosten Checkliste Checkliste zur Streckenabgrenzung : Dienstreise Wohnung Arbeitsstätte 22

23 Abgrenzung zwischen Dienstreise und Fahrt Wohnung Arbeitsstätte Fahrt von der Wohnung Kunden: Abgrenzungsregel = Überwiegens regel (mehr als die Hälfte der tatsächlichen, individuellen Arbeitstage) Fahrt von der Wohnung andere Arbeitgeberbetriebsstätte (Filiale) zwecks vorübergehenden Einsatz: Abgrenzungsregel = Überwiegensregel (mehr als die Hälfte der tatsächlichen, individuellen Arbeitstage) Ausnahme zu + : Wenn KV für Bau und Montagetätigkeit Fahrtkostenvergütungen vorsieht Fahrt von der Wohnung andere Arbeitgeberbetriebsstätte (= funktionale Arbeitsstätte): Abgrenzungsregel = Entfernungssockel Abgrenzung zwischen Dienstreise und Fahrt Wohnung - Arbeitsstätte Kalendermonatsbeschränkung für vorübergehende Entsendungen Überwiegensregel: wird erstmals die Strecke Wohnung vorübergehender Einsatzort überwiegend (= mehr als die Hälfte der tatsächlichen, individuellen Arbeitstage) zurückgelegt, liegt ab dem Folgemonat keine Dienstreise vor Einsatzort = Büro, Betriebsstätte, Werksgelände, Lager Versetzung: sofort Wohnung Arbeitsstätte Ausnahme: Bau und Montagetätigkeit 23

24 Beispiele zur Streckenabgrenzung Ein Bankangestellter (tätig in der Zentrale [Z]) wird vorübergehend in der Filiale (F) eingesetzt. Im Folgenden Zeitraum fährt er von der Wohnung (W) direkt in die Filiale: A vom 23. Februar bis 20. April B vom 02. Februar bis 25. April Lösung a) Steuerfreies Km-Geld für die Zeit: 23. Februar bis 31. März b) Pendlerpauschale Februar: W-Z-W März April: W-F-W Lösung a) Steuerfreies Km-Geld für die Zeit: 02. Februar bis Ende Februar b) Pendlerpauschale Februar März: W-F-W April: W-F-W Bau- und Montagetätigkeiten LGV Vergütungsansprüche verdrängen die gesetz liche Streckenabgrenzung Berücksichtigt der Arbeitgeber für die Strecke Wohnung Baustelle bzw Montageort Wohnung ein Pendlerpauschale (PP), dann ist der Fahrtkosten ersatz bis zur Höhe des berücksichtigten PP abga benpflichtig. kein LGV Vergütungsanspruch es gilt die gesetz liche Abgrenzungsregelung 24

25 Praxisfälle Fahrten zwischen mehreren Dienstorten abgabenfreier Fahrtkostenersatz nur für jene Strecke, die den Entfernungssockel übersteigt Entfernungssockel = doppelte Wegstrecke zwischen Wohnung und der Hauptarbeitsstätte Hauptarbeitsstätte = jene Arbeitsstätte, in der der Arbeitnehmer langfristig im Durchschnitt am häufigsten tätig wird Wohnung Nebenarbeitsstätte Wohnung: abgabenfreie Fahrtkostenvergütung nur für jene Strecke, die den Entfernungssockel übersteigt Wohnung Hauptarbeitsstätte Wohnung: = Entfernungssockel keine abgabenfreie Fahrtkostenvergütungen möglich Fahrten zwischen mehreren Dienstorten die möglichen 4 Fälle Wohnung mehrere Arbeitsstätten Wohnung: abgabenfreie Fahrtkostenvergütung nur für jene Strecke, die den Entfernungssockel übersteigt (siehe nächste Folie) Hauptarbeitsstätte Nebenarbeitsstätte Hauptarbeitsstätte: abgabenfreie Fahrtkostenvergütung möglich 25

26 Beispiel zum Entfernungssockel Wohnort: Wels Gesamtstrecke: abz. Entfernungssockel: abgabenfreie Strecke 424 km - 58 km 366 km 29 km 185 km Hauptarbeitsstätte (Linz) Weitere Arbeitsstätte (Wien) Praxisfälle Wegstreckenidentität Fahrtkostenersatz ist uu abgabenpflichtig Außendienstmitarbeiter und Innendiensttätigkeit Fahrtenkostenersatz für die fiktive Strecke Wohnung Betriebsstätte Wohnung ist abgabenpflichtig keine Innendiensttätigkeit = Abholung von Unterlagen oder Waren, Fahrzeug wechseln, Gehaltsausweis abholen Teleworker Fahrtkostenersatz für Fahrt zum Firmensitz ist abgabenfrei (Voraussetzung: Teleworker hat keinen Arbeitsplatz am Firmensitz) 26

27 Familienheimfahrten Abgabenfreie Fahrtkosten für Fahrt zum Familienwohnsitz während arbeitsfreier Tage, wenn Arbeitnehmer auf Dienstreise und tägliche Rückkehr zum Familienwohnsitz nicht zumutbar (> 120 km) und kein Anspruch auf steuerfreies Taggeld für arbeitsfreie Tage (Durchzahlerregelung) und max. 1 x pro Woche vom Arbeitgeber bezahlt und länger als 6 Monate prüfen, ob Tätigkeit noch vorübergehend Gemeint ist der Familienwohnsitz (zb Ankara) und nicht der Arbeitsstätte nächstgelegene Wohnsitz. Wenn häu fige Heimfahrten zu weit entferntem Familienwohnsitz (zb Ankara) GPLA verlangt Nachweise. Fahrtkostenvergütungen tatsächlicher Aufwand (Vorlage des Originalbeleges: Ticket, Bahnkarte, Einzelfahrschein) 27

28 Bonusmeilen VwGH , 2007/15/0293/2 Einlösung von Bonusmeilen = (einkommen)steuerpflichtig keine Lohnsteuerpflicht keine DB, DZ und KommSt Pflicht im Regelfall: SV Pflicht + BV Beitragspflicht Km Gelder nur steuerfrei, wenn eine Dienstreise vorliegt max amtliche Sätze KFZ, für das AN wirtschaftlich die Kosten trägt Fahrtenbuch 28

29 Kilometergelder Pkw, Mitfahrer, Motorräder: steuerfreie Km Gelder bleiben 2011 unverändert seit 01. Jänner 2011 Fußgänger, Fahrradfahrer mit eigenem Fahrrad ab 2011 einheitliches steuerfreies Km Geld ihv 0,38 Fahrradfahrer mit Dienstfahrrad ab 2011 kein steuerfreies Km Geld auszahlbar Ausmaß der steuerfreien Km-Gelder beinhaltet auch Park, Maut und Autobahnvignettengebühren; Navigationsgerät DG zahlt > 0,42/km laufender Bezug (LSt pflicht) limitierte Km Gelder (Steuerfreiheit nur bei jährlicher Abrechnung) km bzw ,00 Kalenderjahresgrenze 29

30 ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zeitnah geführt inhaltlich ordnungsgemäß Angabe des benutzten KFZ Abreise- und Ankunftsdatum Abreise- und Ankunftszeitpunkt (Uhrzeit) Kilometerstand am Beginn und am Ende der Reise Anzahl der gefahrenen Kilometer (uu Trennung beruflich und privat) Ausgangs- und Zielpunkt der Reise (Routenbeschreibung) Zweck der Dienstreise Unterschrift des Dienstnehmers ordnungsgemäßes Fahrtenbuch übersichtlich, inhaltlich korrekt, zeitnah und in geschlossener Form detaillierte Reisewegsbeschreibung für jede einzelne berufliche Fahrt: Km-Stand (Anfang, Ende) UFS Linz RV/1076-L/08 ordnungsgemäßes Fahrtenbuch die Erfordernisse berufliche Fahrt in mehreren Teilabschnitten: Angabe der zeitlichen Reihenfolge der Kundenbesuche Vollständigkeit und Richtigkeit des Fahrtenbuchs müssen mit vertretbarem Aufwand überprüft werden können nachträgliche Bekanntgabe von zusätzlichen Angaben im Berufungsverfahren kann Ordnungsmäßigkeit nicht retten 30

31 ordnungsgemäßes Fahrtenbuch BFH VI R 38/06 Judikatur: wann liegt ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vor? geringfügige Abweichungen zwischen km-stand lt. Werkstätte und Km-stand lt. Fahrtenbuch bzw zwischen Streckenlänge lt. Routenplan und Streckenlänge lt. Fahrtenbuch oder andere kleinere inhaltliche Unregelmäßigkeiten führen nicht automatisch zur Verwerfung des Fahrtenbuchs. ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ordnungsgemäße Fahrtenbuchführung per Diktiergerät? Judikatur: wann liegt ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vor? Sind die Eintragungen zeitnah und inhaltlich richtig, dann ist das Fahrtenbuch auch dann ordnungsgemäß, wenn Grundaufzeichnungen (zb Diktierbänder) vernichtet wurden (UFS , RV/4290-W/02) 31

32 Gehaltsnebenkosten Besteht Abgabenfreiheit nach 26 Z 4 EStG oder nach 3 Abs 1 Z 16 b EStG, dann SV frei DB, DZ frei Kommunalsteuerfrei Reisekostenersätze an freie Dienstnehmer Sozialversicherung: unter den selben Voraussetzungen wie für echte Dienstnehmer beitragsfrei Einkommensteuer: Reisekosten sind Betriebsausgaben DB, DZ, KommSt: pauschale Kostenersätze pflichtig tatsächlich belegmäßig nachgewiesene Aufwendungen für Reisetickets und Nächtigungskosten frei belegmäßig nachgewiesene Verpflegungskosten sind immer lohnnebenkostenpflichtig! 32

33 Dienstreise aktuell 1 Begriff der Dienstreise 2 Inlandsdienstreise 3 Auslandsdienstreise 4 Fahrtkostenvergütungen 5 ausgewählte Praxisfragen 6 Arbeitsrecht Auch die lohnsteuerfreien Taggelder ( gemeinsam) Kilometergelder pauschalen Nächtigungsgelder sind am Lohnkonto idealerweise getrennt nach Aufwandsart anzugeben. nicht anzugeben sind: Lohnkonto Missbrauchsverhinderungsregelung?? digitale Rechnungen?? belegmässig nachgewiesene Fahrtkostenvergütungen (ÖBB, Flugticket) Hotelrechnungen 33

34 Jahressechstel und laufende Bezüge ( 67/6) Jahressechstel Grundsatz: 3 Bezüge haben keinen Einfluss auf das Jahressechstel Ausnahme: Begünstigte Auslandstätigkeit, Bezüge der Entwicklungshelfer, Zuwendungen für Zukunftssicherung laufende Bezüge ( 67 Abs 6 EStG) Erhöhen steuerfreie Reisekostenvergütungen die laufenden Bezüge? 26 Vergütungen NEIN 3 Vergütungen JA Reisekostenabrechnung Inhalt Name des Dienstnehmers Abreise und Ankunftsdatum Abreise und Ankunftszeitpunkt (Uhrzeit) Bei Auslandsreisen: Zeitpunkt der Grenzübertritte bzw Abflug und Landezeitpunkt Zweck der Reise Angabe des Reisewegs Sonstige abrechnungswichtige Angaben (zb kostenfreie Verpflegung) 34

35 Die 5 wichtigsten Erfolgskriterien für eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung Erstellen Sie Reisekostenrichtlinien, die auf Ihr Unternehmen angepasst sind (keine Standardmuster) Checkliste: siehe Skriptum Achten Sie darauf, dass Sie an Ihr Unterneh men angepasste Reisekostenabrechnungs formulare verwenden und dass diese zeitge recht, formal und inhaltlich korrekt abgege ben werden Achten Sie darauf, dass zeitgerecht, formal und inhaltlich korrekt Fahrtenbücher abgege ben werden. Sorgen Sie dafür, dass mit der Reisekostenabrechnung befassten ArbeitnehmerInnen ausreichend geschult sind Holen Sie bei Zweifelsfragen Auskünfte von Experten ein 35

36 verfahrensrechtliche Grundsätze Lohnsteuer Regress ist im Regelfall uneingeschränkt möglich Gutgläubiger Verbrauch kann nicht eingewendet werden Sozialversicherung Regress ist im Regelfall nicht möglich Ausnahme: AG trifft an der Beitragsnachzahlung keine Schuld (bereits leichte Fahrlässigkeit ist schädlich) Abgabenrisikominimierung Auskunftspflichten Betriebsstättenfinanzamt bzw. zuständige Gebietskrankenkasse kein Bescheid, aber Treu und Glauben Antwort: innerhalb von 14 Tagen primär: Arbeitnehmerveranlagung ersatzweise: Lohnsteuerrückerstattung ( 240/3 BAO) vorrangig: Korrektur über Einkommensteuerveranlagung ESt Einhebungs Finanzamt Antrag 5 Jahresfrist 36

37 Praxisfragen zu Dienstreisen Fahrten mit dem Firmen Pkw ins Ausland WKÖ Vollmachten Dienstreise in Kombination mit anschließendem Privataufenthalt Dienstreise aktuell 1 Begriff der Dienstreise 2 Inlandsdienstreise 3 Auslandsdienstreise 4 Fahrtkostenvergütungen 5 ausgewählte Praxisfragen 6 Arbeitsrecht 37

38 Arbeitsrecht - Grundlagen Verpflichtung zur Dienstreise Tipp: Verpflichtungsklausel im Dienstvertrag Anspruch auf Reisekostenentschädigung? 1014 ABGB KV, BV ( 97 Abs 1 Z 12 ArbVG) DV: Pauschalsatz*, All In ( ANV!) * Pauschalsatz > als tatsächliche Spesen: übersteigender Betrag = arbeitsrechtliches Entgelt!!!!! Reisezeiten und deren Abgeltung 38

39 Reisezeiten (AZG und ARG) passive Reisezeit ( 20b AZG): Auftrag des Arbeitgebers vorübergehend Dienstort verlassen um wo anders Arbeit zu leisten keine Arbeit während der Reisezeit passive Reisezeit Freizeit Reisezeiten passive oder aktive? Reisebewegung Wartezeit Reisebewegung freie Zeit nach Ankunft aktive Reisezeit: Arbeitsleistung während Reisebewegung wenn passive Reisezeiten, dann zulässig: Höchstgrenzen der täglichen Arbeitszeit überschreiten Wochenend und Feiertagsruhe stören* tägliche Ruhezeit verkürzen* Reisezeiten und Arbeitszeitbzw Ruhezeitgrenzen Verkürzung der Ruhezeit auf 8 Stunden, wenn keine aus reichende Erholungsmöglichkeit während der Reise besteht (Kollektivvertrag kann festlegen, wann ausreichende Erho lungsmöglichkeit gegeben ist) * insges. höchstens 2 Mal pro Woche! passive Zeiten in der Zeiterfassung als solche ausweisen lassen! aktive Reisezeiten: Vollarbeitszeit tägliche Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten müssen eingehalten werden! 39

40 Abgeltung der Reisezeiten passive Reisezeiten: gar kein Entgelt oder geringeres Entgelt zulässig, wenn dies ausdrücklich im Vertrag vereinbart wurde Reisezeiten und ihre Abgeltung Kollektivvertrag? kann Regelungen für passive Reisezeitvergütungen vorsehen (Pkw-)Scha-densvergütungen durch den Arbeitgeber 40

41 AG Schadensvergütung Verschuldensunabhängig! Haftung: bei Unfallschäden, wenn Nutzung des AN KFZ erbeten bzw vom AG angeordnet zur Erfüllung der dem AN übertragenen Aufgaben unbedingt erforderlich ist keine Haftung: bei Bequemlichkeitsfahrten Arbeitnehmerschadensbeteiligung (DNHG) Verschuldensgrad des Arbeitnehmers Risikohaftung des Arbeitgebers entschuldbare Fehlleistung voller Schadenersatz leichte Fahrlässigkeit teilweiser Schadenersatz grobe Fahrlässigkeit geringer Schadenersatz Vorsatz kein Schadenersatz * bloßer Richtwert Umstände des Einzelfalls sind zu beachten!!! 41

42 grobe oder leichte Fahrlässigkeit? grobe Fahrlässigkeit leichte Fahrlässigkeit das darf nicht passieren! das kann passieren Trunkenheit am Steuer erhebliche Geschwindigkeitsüberschrei tung Missachtung einer roten Ampel unrichtiges Bremsmanöver bei plötzlich auftauchender Gefahr Griff zum läutenden Handy (ohne weitere Gefahrenmomente) geringe Geschwindigkeitsüberschrei tung Übersehen von Verkehrszeichen bei Einhalten der Geschwindigkeit Maßnahmen zur Risikominimierung Arbeitnehmer schließt höchstmöglichen Haftpflichtversicherungsschutz und/oder Vollkaskover sicherungsschutz ab. Arbeitgeber schließt Betriebs(Haft)Pflichtversicherung ab. Vereinbarung des Ausschlusses einer Arbeitgeber haftung (idr gegen Gewährung eines Zusatzentgelts); 42

43 AG ersetzt den Schaden Lohnsteuer SV, Abfertigung neu -Beitrag DB, DZ, KommSt pflichtig; Sonderzahlung frei, wenn nur der tatsächliche, belegmäßig nachgewiesene Schaden ersetzt wird pflichtig, wenn mehr als der Schaden vergütet wird oder eine generelle Schadensabgeltung mit dem Kilometergeld vereinbart wurde pflichtig Danke! Für Ihre Aufmerksamkeit Ich freue mich auf ein Wiedersehen bis dahin: alles Gute und Gesundheit 43