Finanzmanagement. Die Module "Anlagevermögen" und "Kostenrechnung PLUS" werden in separaten Fact Sheets näher beschrieben.

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1 Finanzmanagement Microsoft Axapta Finanzmanagement ermöglicht Ihnen eine schnelle, zuverlässige und umfassende Buchführung sowie die Erstellung von Finanzberichten und Analysen. Die Schlüsselnutzen: Benutzerfreundliche, zeitsparende Buchführung Schnelle und effiziente Berichtserstellung und Analyse Hohe Zuverlässigkeit und Sicherheit Microsoft Axapta Finanzmanagement ermöglicht Ihnen, Ihre Konten stets auf dem neuesten Stand zu halten und entspricht sowohl internen als auch externen Anforderungen an das Berichtswesen. Finanzmanagement besteht aus den Modulen "Sachkonto", "Bankwesen", "Debitoren", "Kreditoren", "Anlagevermögen" und "Kostenrechnung PLUS". Die Module "Anlagevermögen" und "Kostenrechnung PLUS" werden in separaten Fact Sheets näher beschrieben. Benutzerfreundliche Buchführung Bei der Entwicklung von Microsoft Axapta Finanzmanagement lag der Fokus auf den Anwendern. Benutzer können Menüs, Erfassungen und Stammdaten durch Drag-and-Drop von Menüpunkten sowie das Einund Ausblenden von Feldern an ihre persönlichen Anforderungen anpassen. Zusätzlich können Informationen aus Microsoft Axapta kopiert und in Microsoft Office Produkten wie zum Beispiel. Microsoft Word oder Microsoft Excel eingefügt werden. Über Zugriffsrechte werden Menüs und Formulare automatisch personalisiert, während der Zugriff selbst mit einem sehr hohen Detaillierungsgrad, bis hin zu Feldern und einzelnen Datensätzen, eingestellt werden kann. Microsoft Axapta Finanzmanagement ermöglicht den direkten Zugriff auf Stammdaten, so dass ein ganzer Bereich von Aufgaben, wie zum Beispiel. das Einrichten eines neuen Sachkontos oder einer neuen Währung, direkt in einer Erfassung ausgeführt werden kann. Hilfeoptionen bieten den Benutzern verschiedene Informationsebenen von der einfachen Erläuterung eines Feldes bis hin zu einem kompletten Onlinehandbuch. MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS AXAPTA 1

2 Allgemeine Funktionen Verwalten von Dokumenten Sie haben die Möglichkeit, Microsoft Office Dokumente direkt aus Microsoft Axapta heraus zu erzeugen. Dabei werden Namen und Adressen automatisch in die entsprechenden Dokumente eingefügt. Zusätzlich können Sie Notizen und Dateien mit Datensätzen verknüpfen. Mehrwährungsfähigkeit Buchungen können in Microsoft Axapta in verschiedenen Währungen durchgeführt werden. Möglich ist dies sogar innerhalb eines einzelnen Debitoren-, Kreditoren- oder Sachkontos. Bei Geschäftsvorfall der Wechselkursregulierung, die für eine korrekte Buchführung unabdingbar ist, stehen mehrere Berechnungsmethoden zur Verfügung. Damit erfüllt Microsoft Axapta auch die unterschiedlichen internationalen Buchhaltungsstandards. Des Weiteren können Sie per Mausklick an jeder Stelle in Microsoft Axapta über die Währungskonvertierung Beträge anhand des tatsächlichen Wechselkurses in einer beliebigen Fremdwährung anzeigen. Zweitwährung Zu Berichtszwecken können die Geschäftskonten parallel in zwei Währungen geführt werden. In Microsoft Axapta werden dazu alle Buchungsvorgänge automatisch in eine weitere Währung konvertiert, so dass zum Beispiel das Berichtswesen zwischen verschiedenen internationalen Niederlassungen eines Konzerns direkt unterstützt wird. Dimensionen In den verschiedenen Modulen von Microsoft Axapta kann eine unbegrenzte Anzahl von Dimensionen verwendet werden, deren Einrichten und Pflege denkbar einfach ist. Sie dienen der Kostenverfolgung bei Profitund Costcentern sowie Abteilungen, Regionen, Produktlinien oder jeder anderen gewünschten Berichtseinheit. Alles in einem Eine stetige Aktualisierung Ihrer Sachkonten in Echtzeit ist für ein schnelles, präzises und korrektes Finanzberichtswesen unerlässlich. Da alle Microsoft Axapta Module Teil eines Gesamtsystems sind, werden Die Verfolgung einer Transaktion von einem Sachkonto zum ursprünglichen bei einer Transaktion aus einem Modul automatisch die zugehörigen Sachkonten in der Finanzbuchhaltung aktualisiert. Für die Handelskosten und den Lagerwert können Sie selbst festlegen, ob und inwieweit die Lagerbuchungen mit den Sachkonten verknüpft werden sollen. Wenn Sie eine Integration mit dem Lager wünschen, stehen Ihnen zur Aktualisierung der Sachkonten weitere Optionen zur Verfügung. Dies sind zum Beispiel die Auswahl der Lagerbewertungsmethode, Ermittlung des Lagerwertes mit zusätzlichen Kosten sowie Lagerabgrenzungsposten für die Wertbuchungen gelieferter, aber noch nicht fakturierter Wareneingänge oder Warenausgänge. Sie allein entscheiden, wie die Daten in Microsoft Axapta organisiert und verknüpft werden sollen. Sie können für jedes Modul Konten aus Ihrem Kontenplan auswählen, die Sie miteinander verbinden möchten, und festlegen, bei welchen Buchungsvorgängen diese Konten angesprochen werden. Die Aktualisierung zur Laufzeit bietet Ihnen zahlreiche Vorteile und verringert auch den Zeitaufwand für die Abstimmung der einzelnen Module mit den Salden der Konten in der Finanzbuchhaltung beträchtlich. Sie können so Ihre periodischen Konten noch schneller abschließen und damit den Prozess des Berichtswesens für die Geschäftsführung beschleunigen. Die Sachkontenintegration bietet einen weiteren Vorteil: das Rückverfolgen von Posten bis zu ihrem Ursprung. Sie MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS AXAPTA 2

3 können beispielsweise in einem Verkaufskonto einen Posten auswählen und diesen im Modul "Sachkonto" zu allen Buchungen des Belegs und in jedes betroffene Modul verfolgen. Des Weiteren können Sie sich den Herkunftsbeleg anzeigen lassen. Diese Funktion, die in allen Modulen verfügbar ist, bietet Ihnen die Möglichkeit des sofortigen Überprüfens und der Analyse Ihrer Transaktionen. Dies ist insbesondere bei internen und externen Buchprüfungen sehr hilfreich. Sachkonto Flexible Einrichtung von Buchhaltungsperioden Ein Geschäftsjahr kann in Microsoft Axapta mit jeder beliebigen Länge eingerichtet und in eine unbegrenzte Anzahl von Buchhaltungsperioden unterteilt werden. Es ist möglich, jede Buchhaltungsperiode für weitere Transaktionen zu sperren oder aber nur bestimmten Anwendern den Zugriff zu gewähren, damit diese weiterführende Aktualisierungen für eines oder mehrere Module vornehmen können. Einfacher und verlässlicher Jahresabschluss Jahresabschlussbuchungen können in einer einfachen Erfassung oder aber in einer speziellen Abschlussbilanz vorgenommen werden. Mithilfe dieser Abschlussbilanz lassen sich die Jahresabschlussbuchungen von den Geschäftsvorfällen des Tagesgeschäftes getrennt buchen und registrieren. Wenn Ihr neues Geschäftsjahr dieselbe Länge und dieselbe Periodenunterteilung wie das Vorjahr haben soll, können Sie über eine Schaltfläche einfach die Einrichtung aufrufen. Denn die Einstellungen des letzten Geschäftsjahres sind in Microsoft Axapta gespeichert. Unterscheidet sich Ihr Kontenplan für das neue Jahr von dem des Vorjahres (zum Beispiel wegen Firmenübernahmen), lassen sich die Eröffnungsbuchungen direkt für die neuen Konten erstellen. Dies wird über die Option, dass jedem Konto des Kontenplans ein anderes Eröffnungskonto zugewiesen werden kann, realisiert. Umfassende Optionen für die Eingabe von Buchungen Wenn Sie die Integration von Microsoft Axapta einsetzen, werden viele Transaktionen automatisch auf Ihre Sachkonten gebucht. Dies umfasst neben den Bereichen Verkauf und Einkauf auch Vertriebskosten, Rabatte, Zinszahlungen, Wechselkursregulierungen für Ihre Forderungs- und Verbindlichkeitskonten, Projektrechnungen und -kosten, unfertige Erzeugnisse sowie Anlagen- und Lagerbuchungen. Mit den so genannten Kontoreferenzen behalten Sie die Verknüpfungen mit den einzelnen Module immer im Blick. Sie können in Ihrem Kontenplan Kontrollfunktionen für die Überprüfung von Währung, Anwender, Buchungsart, Dimension, Soll- oder Habenbuchung sowie für einen Soll- oder Habensaldo einrichten. Jede dieser Kontrollen kann als Vorschlag oder als Bedingung definiert werden, so dass das Risiko von Benutzerfehlern minimiert wird. Sie können alle gebuchten Transaktionen direkt aus dem Kontenplan heraus für beliebige Perioden überwachen und analysieren, indem Sie den Drill-down oder die Microsoft Axapta Unternehmensanalyse (OLAP) verwenden. Außerdem können Sie Ihre Cashflowprognose und Postenbudgets kontrollieren. Die Option der Eröffnungsbuchungen ermöglicht das Zurücksetzen der GuV-Konten sowie das Übertragen der Salden in Ihre Bilanzkonten für das neue Geschäftsjahr. Wenn Sie zusätzlich auch Ihre Bilanz zurücksetzen möchten, bedarf es hierzu lediglich einer Markierung im Anforderungsfenster der Anwendung. Da in einigen Ländern gefordert wird, dass die Buchungen für das Zurücksetzen der GuV-Konten am Jahresende sichtbar sein müssen, ist auch diese Option vorhanden. Im Modul "Sachkonto" profitieren Sie von einer sehr detaillierten Onlinehilfe MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS AXAPTA 3

4 Microsoft Axapta ermöglicht Ihnen die Einrichtung beliebig vieler Erfassungsvorlagen mit Angaben zu eventuell erforderlichen Bestätigungen vor einem Buchungsvorgang und einem Vorschlag (oder einer festen Vorgabe) eines Ausgleichskontos, einer Währung oder Dimension. Es lässt sich außerdem festlegen, wann eine neue Belegnummer zugewiesen werden soll, ob ähnliche Vorgänge in dem Buchungsblatt zusammengefasst werden sollen, welche Mandanten, Module und Konten in dem Buchungsblatt enthalten sein dürfen und welche Benutzer die Berechtigung für das Buchen bestimmter Erfassungen erhalten sollen. Dabei ist die Zuweisungsfunktion äußerst zeitsparend, da der eingegebene Betrag automatisch auf zuvor definierte Konten und Dimensionen nach individuell festgelegten Prozentsätzen aufgeteilt wird. Für das Buchen beliebiger Geschäftsvorfälle können Journale verwendet werden. Dasselbe Buchungsblatt kann eine Aktualisierung der Sachkonten, eine Debitoren- oder Kreditorenbuchung, eine Transaktion im Projektmodul oder die Änderung einer Anlage in Microsoft Axapta Anlagevermögen abbilden. Das System passt sich Ihnen an nicht umgekehrt! Für Buchungen, die in gewissen Abständen wiederholt werden, stehen laufende Erfassungen zur Verfügung. Microsoft Axapta gewährleistet, dass wiederkehrende Buchungen nur einmal pro Periode durchgeführt werden und dass in der laufenden Erfassung keine Periode übersprungen wird. Verrechnung und Konsolidierung Über Microsoft Axapta Finanzmanagement kann ein Unternehmen mit mehreren Niederlassungen interne Geschäftsprozesse anhand von Buchungsblättern abbilden. Eine Transaktion, die in einer der Niederlassungen gebucht wird, aktualisiert automatisch die entsprechenden Konten bei einer anderen Niederlassung. In Microsoft Axapta kann direkt sowohl eine vollständige oder nur anteilige Onlinekonsolidierung für Konten als auch für Budgets gestartet werden. Ihre Konten können anhand Ihres Kontenplans oder anhand spezieller Konsolidierungskonten, deren Einrichtung einer Verknüpfung zu jedem Konto des Kontenplans entspricht, zusammengeführt werden. Erfassung mehrerer Budgets Sie haben die Möglichkeit, beliebig viele Budgets in Microsoft Axapta zu erfassen und diese für Ihr Berichtswesen zu verwenden. Ihr Budget kann als Pyramide definiert werden, z. B. ein eigenes Budget pro Verkaufsbezirk, die Gesamtheit dieser Budgets als Grundlage für das allgemeine Vertriebsbudget und dieses wiederum als Teil des gesamten Unternehmensbudgets. Dies erleichtert das dezentrale Budgetieren und dessen Verwaltung. Um den Arbeitsaufwand bei der Budgetierung zu verringern, stehen mehrere erweiterte Optionen für die Erfassung von Budgeteinträgen zur Verfügung. Sie können beispielsweise Ihre Budgets für den Verkauf, den Einkauf und das Anlagevermögen, die in anderen Modulen erstellt wurden, direkt in das Modul "Sachkonto" übertragen. Sie können einen Budgetbetrag auch in regelmäßigen Abständen wiederholen oder ihn nach saisonalen Gesichtspunkten zuweisen. Umfassendes MwSt.-Modul In den einzelnen Ländern gelten unterschiedliche Vorschriften für die Steuerberechnung und das Steuerberichtswesen. Aus diesem Grund muss das MwSt.-Modul einer wirklich internationalen Businesslösung sehr umfassend sein. Microsoft Axapta bietet mit dem MwSt.-Modul eine große Bandbreite unterschiedlicher Optionen für die Steuerberechnung, - buchung und das Berichtswesen. Enthalten sind dabei unter anderem die Berechnung nach Prozentsätzen, feste Steuersätze, Steuerberechnung auf Steuern, EU-Steuer, Steuerbefreiungen, Frachtzölle, mehrfache Steuerberechnung, flexible Ausgleichsperioden sowie länderspezifisches Steuerberichtswesen. Für EU-Länder sind außerdem spezielle Statistikberichte wie Intrastat und die EU-Umsatzliste verfügbar. Zahlungen und Cashflowprognosen Die Zahlungsverwaltung erfolgt im Modul "Microsoft Axapta Bankwesen". Dieses ermöglicht Ihnen nicht nur das Abstimmen Ihrer Bankkonten, das Einrichten von Schecks, sondern auch das Überwachen und die Analyse Ihrer Guthaben, Zahlungen und Salden auf den Bankkonten. Dafür stehen besondere Formate für den elektronischen Import externer Bankkontoauszüge zur Verfügung, die in einigen Ländern benötigt werden. Für die Liquiditätsplanung sind Prognosen in beliebiger Währung vorhanden. So können aktuelle und zukünftige Geldbewegungen auf Basis verschiedener Komponenten ermittelt werden. Dazu zählen erwartete Zahlungsein- und -ausgänge, Aufträge, Bestellungen, Änderungen im Anlagevermögen oder Verbindlichkeiten und sogar Budgets. MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS AXAPTA 4

5 Debitoren Microsoft Axapta bietet eine Reihe von Funktionalitäten für das effiziente Verwalten Ihrer Debitorenkonten. Kreditbewertung und -kontrolle Jedem Debitor kann ein individueller Kreditrahmen eingeräumt werden. So kann z. B. das Kreditlimit für den Gesamtbetrag des Auftrags oder aber für jede einzelne Auftragszeile überprüft werden. Zudem kann festgelegt werden, dass der Debitor, sobald sein Kreditrahmen ausgeschöpft ist, nicht weiter beliefert werden darf oder dass hierzu lediglich eine automatische Meldung ausgegeben wird. Für die Verwaltung der Debitorenkonten werden externe Belege wie Mahnungen im Debitorendatensatz gespeichert. Microsoft Axapta bietet Ihnen umfangreiche Möglichkeiten zum Bearbeiten offener Vorgänge, zum Reaktivieren geschlossener Posten und zum direkten Erfassen neu ausgehandelter Zahlungsbedingungen. Flexible Zahlungs- und Skontobedingungen Die Zahlungsbedingungen in Microsoft Axapta bieten Ihnen höchste Flexibilität in Ihren Geschäftsvorgängen. Sie legen die Bedingungen auf Basis der Anzahl von Monaten und/oder Tagen oder einer laufenden Periode fest (z. B. aktueller Monat/aktuelles Vierteljahr) und können zusätzliche Monate oder Tage angeben. Es stehen Ihnen dafür Verwaltungsfunktionen für Barzahlungen und für Vorauszahlungen zur Verfügung. Darüber hinaus können umfangreiche Zahlungspläne erfasst und als Zahlungsbedingungen verwendet werden. Beispiele hierfür sind: Verteilung anhand eines Prozentsatzes vom tatsächlichen Rechnungsbetrag, anhand einer festen Anzahl von Abschlagszahlungen oder eine Kombination aus Beträgen und Prozentsätzen vom Rechnungsbetrag. Ähnlich wie die Zahlungsbedingungen können auch Skonti auf Grundlage einer laufenden Periode oder einer bestimmten Anzahl von Nettotagen erfasst werden. Sie legen dabei fest, ob Sie eigene Konten für die Buchungen einsetzen möchten. Die Microsoft Axapta Einrichtung lässt zu, dass Skonti mit oder ohne Umsatzsteuer berechnet werden, so dass der unterschiedlichen Steuergesetzgebung in den einzelnen Ländern entsprochen wird. Für die komfortable Eingabe von Debitorenzahlungen ist eine besondere Zahlungserfassung verfügbar. In diesem Buchungsblatt können Sie einzelne Rechnungen ausgleichen oder ausgeglichene Rechnungen zusammenfassen, wiederkehrende Erfassungen für Mehrfachzahlungen angeben, Zahlungsvorschläge mit den aktuell erforderlichen Einschränkungen und Sortierungen erstellen, Zahlungsdateien importieren und exportieren sowie Zahlungsbelege erstellen und noch vor den Änderungen Ihre erwarteten Banksalden kontrollieren. Mahnungen und Zinsen Ob Sie ein einheitliches Mahnverfahren für alle Kunden oder mehrere verschiedene Durchläufe einsetzen möchten mit Microsoft Axapta können Sie dies individuell realisieren. Sie können für jedes Verfahren die einzelnen Stufen exakt bestimmen. Beispielsweise definieren Sie, ob ein Debitor Mahngebühren zu zahlen hat, welchen Toleranzzeitraum Sie gewähren möchten und ab welchem Betrag eine Rechnung angemahnt werden soll. In der Zinsverwaltung ist es möglich, klare Regeln für die Zinsberechnung und -buchung zu hinterlegen. Sowohl für das Mahnverfahren als auch für die Zinsberechnung können mehrere Versionen (z. B. pro Debitor, pro Debitorengruppe oder für alle Debitoren) eingerichtet werden. Elektronisches Zahlungssystem Wenn Sie ein elektronisches Zahlungssystem verwenden, können Sie Debitorenzahlungen auch direkt in Ihre Zahlungserfassung einlesen. Darüber hinaus ist es möglich, Zahlungsvorschläge für den Einzug Ihrer Forderungen durch Ihre Bank zu erstellen und zu exportieren. Eine von Ihrer Bank zurückgegebene Datei kann ebenfalls importiert werden. Bezüglich der Aktualisierung Ihrer Debitorenkonten können Sie selbst entscheiden, an welchem Punkt der elektronischen Zahlungserfassung die Buchungen der Beträge stattfinden sollen. Verwaltung von Tratten (Wechseln) Wenn Sie mit Tratten arbeiten, kann jeder einzelne Schritt des Wechselverfahrens in den Posten oder auf dem Debitorenkonto erfasst werden. Hierfür können Sie bestimmte Prüfregeln definieren, die die Buchung des Zahlungsschrittes verhindern, solange die angeforderten Daten noch nicht in der Erfassung eingetragen wurden. MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS AXAPTA 5

6 Kreditoren Microsoft Axapta bietet eine Reihe elementarer Funktionalitäten für die Verwaltung Ihrer Kreditoren. Optimieren Sie mit Microsoft Axapta Ihre bevorzugten Arbeitsabläufe für die Verwaltung der Finanztransaktionen. Für die tägliche Archivierung Ihrer Eingangsrechnungen steht Ihnen der Rechnungspool zur Verfügung. Wenn Sie eine sofortige Aufstellung Ihrer Verbindlichkeiten benötigen, eine Prognose über Ihren Cashflow erstellen möchten oder noch nicht abgezeichnete Rechnungen im Blick behalten möchten, können Sie die nicht bestätigten Belege mithilfe der Rechnungsregistrierung auf spezielle Interimskonten in der Finanzbuchhaltung buchen. Abgezeichnete Rechnungen können im zweiten Schritt dieses Verfahrens dann unmittelbar in der Rechnungsgenehmigungserfassung gebucht werden. Zahlungs- und Skontobedingungen Die Einrichtungsoptionen sind sowohl für die Kreditoren als auch Debitoren verfügbar und gelten für beide Bereiche. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt "Zu den Debitoren". Zahlungsvorschläge Sie können Kreditorenrechnungen einzeln zur Zahlung heraussuchen oder aber die Zahlungsvorschläge für eine schnellere Auswahl fälliger Rechnungen verwenden. Hierin sind nur abgezeichnete Rechnungen enthalten. Die Zahlungsvorschläge können ausgedruckt, bearbeitet und gebucht werden sowie für Scheckzahlungen im Modul "Bankwesen" oder im elektronischen Zahlungssystem zum Einsatz kommen. Für Scheckzahlungen gibt es verschiedene Sicherheitsvorkehrungen. Dazu zählen Codes, Signaturen und eindeutige Schecknummern sowie ein detailliertes Archiv aller erstellten Schecks. Solawechsel Zu Solawechseln, die für Kreditorenzahlungen vorgesehen sind, können einzelne Schritte definiert und gespeichert werden, um die Anforderungen an die Verwaltung von Verbindlichkeiten zu erfüllen. Anlagevermögen Mit dem Microsoft Axapta Modul "Anlagevermögen" haben Sie umfassende Möglichkeiten, Ihre Anlagen abzubilden. Detaillierte Informationen hierüber entnehmen Sie bitte dem Abschnitt "Anlagevermögen". Schnelles und effizientes Berichtswesen Ein effizientes Finanzberichtswesen erfordert flexible Tools. In Microsoft Axapta stehen Ihnen eine Vielzahl an Standardberichten und Recherchemöglichkeiten zur Verfügung, die je nach Bedarf sortiert oder ausgeblendet werden können. Der grundlegende Finanzbericht oder die Finanzaufstellung kann auf mehrere Arten eingerichtet werden, so dass Sie verschiedene Buchhaltungsperioden, Niederlassungen, Dimensionen und Budgetbuchungen miteinander vergleichen können. Des Weiteren können Sie zusätzliche Daten, wie Abweichungen und Prognosen, errechnen lassen. Ein flexibleres Berichtswesen realisieren Sie mit der Funktion der automatisierten Berichte, das Ihnen die Einrichtung sowie den direkten Ausdruck individueller Berichte ermöglicht. Sie entscheiden selbst, welche Felder in dem Bericht enthalten sein sollen, in welcher Reihenfolge sie erscheinen und welche Spalten summiert werden sollen. Wenn Sie ein noch umfangreicheres Berichtstool benötigen, steht Ihnen der Berichtsassistent zur Verfügung. Dieser führt Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung von individuellen und umfassenden Berichten. Die hiermit angefertigten Berichte können abgespeichert und später erneut verwendet werden. Eine detailliertere Aufgliederung erhalten Sie mit Microsoft Axapta Unternehmensanalyse. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt "Unternehmensanalyse". Zuverlässig und sicher Die Verlässlichkeit und Sicherheit Ihrer Finanzdaten wird durch zahlreiche Sicherheitsvorkehrungen und Verfolgungsoptionen wie Nummernkreise, Systemkontrollen, Audit-Trails, Kontoreferenzen und Genehmigungsfunktionalitäten sowie erweiterte Optionen für die Zuweisung von Zugriffsrechten erreicht. Nummernkreise Jeder Datensatz und jede Buchung erhält eine eindeutige Kenn-Nummer in Microsoft Axapta. Die Identifizierung wird über die Verwendung von einzelnen Nummernkreisen eingerichtet. Zudem können Sie zwischen numerischen und alphanumerischen Serien wählen und den Grad der Kontrolle bestimmen, der vor jeder Buchung einer neuen Transaktion ausgeführt werden soll. Jeder Nummernkreis kann bis zu seiner Einrichtung zurückverfolgt werden. Somit ist ein hoher Sicherheitsstandard gewährleistet, der sowohl für die Geschäftsführung als auch für Betriebsprüfer von großem Nutzen ist. Audit-Trail (Prüfungspfad) Ein Audit-Trail versetzt Sie in die Lage, in jede Transaktion in den Sachkonten zu verzweigen. Der Audit- MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS AXAPTA 6

7 Trail zeigt die Buchungskennung, die Art, den Text und Benutzer sowie das Datum und die Uhrzeit an. Jede Buchung kann zurück in das Modul und den ursprünglichen Beleg verfolgt werden, in dem sie erstellt wurde. Zu Archivierungs- und Kontrollzwecken sind zudem spezifische Registerfunktionalitäten verfügbar. Diese sind konform zur deutschen Gesetzgebung. Erfassungsprüfung und -bestätigung Für alle Finanzerfassungen sind Prüfungs- und Genehmigungsfunktionen verfügbar. Mit der Erfassungsprüfung können Sie Einschränkungen für bestimmte Benutzer, Konten und Module hinterlegen. So kann für jede Erfassungsart eine Prozedur eingerichtet werden, die eine Bestätigung vor jeder Aktualisierung der Daten erforderlich macht. Auch die Verwendung von Benutzerberechtigungen spielt eine wichtige Rolle. Sie können individuell eingestellt werden und auf der Ebene von Feldern oder einzelnen Datensätzen erfolgen. Auch Berechtigungen für das Lesen, Bearbeiten, Hinzufügen oder Löschen von Informationen können Sie ebenso definieren. Die Anwendungen ermöglichen die durchgängige Automatisierung von Geschäftsprozessen und decken die gesamte Wertschöpfungskette vom Finanzmanagement über Supply Chain Management, Marketing, Service und Support bis hin zum E-Business ab. Die Businesslösungen basieren auf Standardsoftware und sind bei einem sehr guten Preis- Leistungs-Verhältnis exakt auf die Bedürfnisse wachsender mittelständischer Unternehmen ausgerichtet. Sie sind schnell zu implementieren, einfach zu bedienen und leicht an wechselnde Anforderungen anpassbar Vertriebs-, Implementierungs- und Servicepartner mit weltweit Mitarbeitern gewährleisten einen umfassenden Service für Unternehmen aus nahezu allen Branchen. Über Microsoft Business Solutions Microsoft Business Solutions ist der verlässliche Partner, der flexible Technologie mit umfangreicher Geschäftskompetenz vereint und Sie zur langfristigen Sicherung Ihres Erfolgs nachhaltig unterstützt, schnell fundierte Unternehmensentscheidungen zu treffen. Der Geschäftsbereich Microsoft Business Solutions bestehend aus Great Plains, Microsoft bcentral und Navision mit insgesamt Kunden und Mitarbeitern ist ein internationaler Anbieter von integrierter und branchenorientierter Unternehmenssoftware für kleine und mittelständische Unternehmen sowie für Organisationen mittlerer Größe. Copyright 2003 Microsoft Business Solutions ApS, Frydenlunds Allé 6, DK-2950 Vedbæk, Dänemark. Alle Rechte vorbehalten. Die Warenzeichen, auf die hier Bezug genommen wird und die entweder mit oder kenntlich gemacht wurden, sind entweder Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen von Microsoft Business Solutions. Bei den genannten Firmen und Produkten kann es sich um die Warenzeichen ihrer jeweiligen Eigentümer handeln. Ohne vorherige schriftliche Erlaubnis von Microsoft Business Solutions darf dieses Dokument weder ganz noch teilweise in irgendeiner Form vervielfältigt werden. Die Inhalte dieses Dokumentes basieren auf Microsoft Business Solutions Axapta 3.0 und können ohne vorherige Ankündigung von Microsoft Business Solutions geändert werden. Stand: MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS AXAPTA 7

8 Data Sheet Finanzmanagement FINANZEN IM ÜBERBLICK Erweitertes Dokumentenmanagement inkl. Verknüpfung von Dateien und Übertragung von Microsoft Axapta Daten in Microsoft Office Dokumente Onlineaktualisierung von Buchungen Dynamische Datumsintervalle (laufendes Jahr, Vorjahr usw.) Mehrwährungsfähigkeit Zweitwährung und Währungskonvertierung Dimensionen Umbenennung (Neunummerierung) eines Datensatzes in Hauptdateien ALLES IN EINEM Sachkonten, Debitoren, Verkauf, Kreditoren, Einkauf, Anlagen, Bankwesen, Projekt, Lager, Produktion und Kostenrechnung in einem Bei Bedarf Deaktivierung der Konnektivität zwischen Sachkonto und Lager-/Handelskosten Mehrere Möglichkeiten der Lagerbewertung Lagerabschluss (Zuschreibungen, Abschreibungen, Neuberechnungen) Lagerabgrenzungen Benutzerdefinierte Konnektivität in jedem Modul (welche Transaktionen sollen auf welches Sachkonto gebucht werden) Berichte zur Abstimmung der verknüpften Module in die Finanzbuchhaltung Mögliche Sperrung der für die Konnektivität eingerichteten Sachkonten bei Erfassungsbuchungen Referenzen (Optionen zur Analyse der Konnektivität) Transaktionsverfolgung über die einzelnen Module bis hin zum ursprünglichen Beleg anhand von Abfragedetails SACHKONTO Flexible Einrichtung von Buchhaltungsperioden Einzelner Abschluss von Buchhaltungsperioden pro Modul Schneller und verlässlicher Jahresabschluss Abschlussbilanz für gesonderte Eingabe der Jahresabschlussbuchungen Umfassende Optionen für die Eingabe von Buchungen Automatische Verteilung nach vordefinierten Konto- und Dimensionseinstellungen und Prozentangaben Bei Bedarf Genehmigungsverfahren für Erfassungen Erweiterte Optionen für die Erfassungseinrichtung und damit effizientere Buchführung Prüfmaßnahmen im Vorfeld von Buchungen Laufende Erfassungen Mehrwährungsfähigkeit und Wechselkursregulierung auf Sachkonten Ausgleich von Sachkonten Intercompany-Funktionalität (Verrechnung mehrerer Niederlassungen) Konsolidierung Mehrere Budgets Umfassendes Steuermodul für verschiedene Arten der Steuerberechnung und des Steuerberichtswesens Beliebig viele Finanzaufstellungszeilen (alternative Kontenpläne) zu Berichtszwecken Cashflowprognosen und Währungsbedarfskalkulationen BANKWESEN Abstimmung von Bankkonten Einrichtung von Schecks Überwachung von Guthaben, Zahlungen und Banksalden Elektronischer Import von Kontoauszügen (länderabhängig) MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS AXAPTA 8

9 Data Sheet Finanzmanagement DEBITOREN Bonitätsprüfungen Flexible Zahlungs- und Skontobedingungen Ausgleich Erweiterte Zahlungspläne Vorauszahlungen Neuzuweisung von Fälligkeitsdaten Freitextrechnungen (Fakturierung ohne Lagerbestandsveränderung) Erweiterte Optionen für die Zinsberechnung Einrichtung beliebig vieler und unterschiedlicher Mahnmethoden Zahlungsvorschläge Einzahlungsbelege Spezielle Zahlungserfassungen Export- und Importformate für den elektronischen Zahlungsverkehr Verwaltung von Tratten (Wechseln) Mehrwährungsfähigkeit und Wechselkursregulierung Mehrsprachenfähigkeit KREDITOREN Flexible Zahlungs- und Skontobedingungen Erweiterte Zahlungspläne Ausgleich Neuzuweisung von Fälligkeitsdaten Mehrere Optionen zur Rechnungserfassung Gesonderte Abwicklung abgezeichneter und noch nicht genehmigter Rechnungen Zuordnung von Rechnungen zu Wareneingängen Zahlungsvorschläge Spezielle Zahlungserfassungen Zahlungen per Scheck Transferkonten Export- und Importformate für den elektronischen Zahlungsverkehr Verwaltung von Solawechseln Mehrwährungsfähigkeit und Wechselkursregulierung Mehrsprachenfähigkeit ZUVERLÄSSIGKEIT UND SICHERHEIT ABFRAGEN, BERICHTE UND ANALYSEN Umfassende Optionen für Nummernkreise Systemkontrollen und Transaktionsprüfungen Audit-Trail (Prüfungspfad) Kontoreferenzen zur einfachen Analyse der Konnektivitätseinrichtung Buchungsgenehmigungsverfahren Umfassende Optionen für die Einrichtung von Zugriffsrechten Verständliche Abfrage- und Berichtsoptionen mit benutzerdefinierten Bereichsangaben, Sortierungen und Summen Standardabfragen und -berichte Speicherung von Abfrage- oder Berichtseinstellungen möglich Benutzerfreundliche automatisierte Berichte (Basisberichtsgenerator) mit Speicher- und Abrufmöglichoptionen Erweiterter Berichtsgenerator (Berichtsassistent) für umfassenderes Berichtswesen mit Speicher- und Abrufmöglichkeiten Analyse mit der Microsoft Axapta Unternehmensanalyse XBRL-Unterstützung MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS AXAPTA 9

10 Data Sheet Finanzmanagement LÄNDERSPEZIFISCHE FUNKTIONEN LÄNDERSPEZIFISCHE FUNKTIONEN FÜR: Steuerberechnung Länderspezifisches Steuerberichtswesen Umfassende länderspezifische Registerfunktionalitäten für Postenbuchungen Wechselkursregulierungen Intrastat und EU-Umsatzliste Verwaltung von Tratten/Solawechseln Länderspezifische Bankformate für den elektronischen Zahlungsverkehr sowie Import von Kontoauszügen Australien Belgien Dänemark Deutschland Finnland Frankreich Großbritannien Italien Niederlande Norwegen Österreich Schweden Schweiz Spanien Vereinigte Staaten Systemanforderungen UM ALLE IN DIESEM DOKUMENT AUFGEFÜHRTEN FUNKTIONEN NUTZEN ZU KÖNNEN, BENÖTIGEN SIE FOLGENDE MODULE UND TECHNOLOGIEN: Um alle in diesem Dokument aufgeführten Funktionen nutzen zu können, benötigen Sie folgende Module und Technologien: Microsoft Axapta 3.0 Microsoft Axapta Finanzen I Microsoft Axapta Finanzen II Microsoft Axapta Bankwesen (Electronic Banking) Microsoft Axapta Anlagevermögen Microsoft Axapta Unternehmensablaufverwaltung (Business Analysis) Microsoft Analysis Server 2000 MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS AXAPTA 10