Veröffentlichung einer Dissertation / Habilitation auf dem Dokumentenserver. (

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1 Veröffentlichung einer Dissertation / Habilitation auf dem Dokumentenserver ( der Digitalen Bibliothek der Universität Rostock (Version 0.4) Vorwort Mit dem Dokumentenserver RosDok steht Ihnen als Verfasser/in einer Dissertation/Habilitation an der Universität Rostock ein System zur Verfügung, mit dem Sie schnell und kostengünstig Ihre Dissertation/Habilitation veröffentlichen können. Mit Ihrer Veröffentlichung fördern Sie Open-Acess - den freien und unbeschränkten Zugang zu wissenschaftlichen Informationen im Internet (Nähere Informationen dazu finden Sie unter Durch die Vergabe einer URN kann die langfristige Zitierbarkeit ihrer Arbeit gewährleistet werden. Der Server ist in das Archivierungssystem der Deutschen Nationalbibliothek (DNB) eingebunden. Die elektronischen Arbeiten und ihre bibliographischen Daten werden automatisch auf Servern der DNB archiviert. Mit diesem Vorgehen wird das Gesetz über die Deutsche Nationalbibliothek vom erfüllt. -1-

2 Einrichten eines Benutzerzugangs für RosDok Um Dokumente auf RosDok veröffentlichen zu können, müssen Sie einmalig einen Zugang beantragen. Dazu benötigen Sie einen gültigen Bibliotheksaccount. Zur Anmeldung füllen Sie bitte das Online-Formular Nutzerzugang beantragen 1 aus, welches Sie auch direkt von der RosDok-Startseite erreichen. Nachdem Sie das Formular ausgefüllt und abgesendet haben, wird Ihr RosDokZugang i.d.r. innerhalb von 48 Stunden durch eine/n Mitarbeiter/in der UB aktiviert. Die erfolgreiche Aktivierung wird Ihnen per mitgeteilt. Jetzt können Sie mit dem Einstellen Ihrer Arbeit beginnen. Die folgenden Hinweise sollen Sie dabei unterstützen

3 Bibliographische Angaben Für die Erfassung der Arbeit werden bibliographische Daten benötigt, die Sie auf dem Titelblatt Ihrer Arbeit finden werden. Das sind z.b Titel, Untertitel, Übersetzter Titel, Datum der Abgabe, Betreuer, Gutachter,... Auf einige dieser Daten soll an dieser Stelle gesondert eingegangen werden. URN Die URN ist ein weltweit eindeutiger Identifikator für Online-Dokumente (analog zur ISBN für ein gedrucktes Buch). Anhand der URN kann jederzeit der aktuelle Standort des Dokumentes ermittelt werden. Die URN bleibt gleich, auch wenn sich die Adresse des Servers, auf dem die Arbeit aufliegt, ändert. Die Deutsche Nationalbibliothek bietet einen Service an, der zu einer gegebenen URN die jeweils aktuellen Standorte des Dokumentes ermittelt ( Wenn Sie die elektronische Veröffentlichung einer Dissertation / Habilitation auf RosDok beantragen, wird Ihnen eine URN zugewiesen, welche Sie bitte auf der Titelseite in der PDF-Datei und der Druckausgabe angeben. Zusammenfassung (Abstract) Für die Präsentation Ihrer Arbeit auf RosDok wird eine kurze Zusammenfassung des Inhaltes Ihrer Arbeit in deutsch und englisch benötigt. Sie sollte jeweils nicht länger als 600 Zeichen sein. Im Normalfall ist der Abstract bereits Bestandteil Ihrer Arbeit. Durch den Abstract wird eine bessere Recherchierbarkeit Ihrer Arbeit in Katalogen und Suchmaschinen ermöglicht. Schlagworte Bitte geben Sie zusätzlich 3 bis 5 Schlagworte an, die den Inhalt Ihrer Arbeit beschreiben und die nicht im Titel vorkommen. DDC-Klassifikation Die Dewey Decimal Classification (DDC) ist die international am weitesten verbreitete Universalklassifikation, die auch die Deutsche Nationalbibliothek (DNB) zur Systematisierung von Dissertationen verwendet. Bitte überlegen Sie, welcher Kategorie der DDC sich ihre Arbeit thematisch am besten zuordnen lässt. Eine Übersicht der DDC-Kategorien befindet sich unter

4 Abgabe der Dissertation / Habilitation Teil 1 Anmelden Melden Sie sich mit Ihrem freigeschalteten Bibliotheksaccount an. Nach erfolgreicher Anmeldung sehen Sie eine Auswahl von Aktionen, die Sie jetzt ausführen können. Bei dieser Auswahl handelt es sich um Verknüpfungen zu Ihrer Arbeitsmappe für die jeweilige Aufgabe. Sie können die Arbeitsmappen jedoch auch direkt aus dem Navigationsmenü aufrufen. -4-

5 Personendatensatz anlegen Für jeden Autor, der Angehöriger der Universität Rostock ist, wird zunächst ein Personendatensatz angelegt. Mit diesem Datensatz werden alle seine Veröffentlichungen verknüpft. Wenn also vom Autor der Dissertation (i.d.r also Sie) noch keine Veröffentlichung auf RosDok vorliegt, müssen Sie zunächst einen Personendatensatz anlegen. Zur Überprüfung können Sie im Autorenindex nachschauen, den Sie über das Suchen -Menü erreichen. Zum Anlegen eines neuen Personendatensatzes öffnen Sie die Arbeitsmappe Personen und wählen den Link Neue Person anlegen. -5-

6 Ihre Berechtigung für diese Bearbeitungsvorgang gestartet. Aktion wird geprüft und ein neuer Im Bereich Meine Aufgaben können Sie nun einen neuen Personendatensatz erzeugen, den Sie anschließend weiter bearbeiten. Unter Meine verwalteten Personen sehen Sie Informationen zum Bearbeitungsstand Ihrer sich aktuell in Bearbeitung befindenden Personendatensätze. Wenn Sie den Personendatensatz für sich selbst anlegen, wählen Sie den entsprechenden Punkt aus. In diesem Fall wird der Datensatz mit den Informationen aus Ihrem Bibliotheksaccount gefüllt und Sie sparen sich dadurch etwas Arbeit. Mit der Auswahl von Neue Personendatensätze erzeugen. Person anlegen können Sie Anschließend haben Sie folgende Möglichkeiten: Wählen Sie nun das Symbol (Bearbeiten) um den Editor zu öffnen. -6- weitere

7 Bitte füllen Sie mindestens die mit (*) gekennzeichneten Felder aus. Alle weiteren Angaben sind freiwillig. Das Geburtsdatum wird benötigt, um die Daten mit der Personennamendatei (PND) der Deutschen Nationalbibliothek abzugleichen. Es wird nicht auf RosDok veröffentlicht. Im Unterfeld Linktitel des Eintrags zur Homepage kann festgelegt werden, wie der Link zur Homepage in der Detailansicht dargestellt werden soll. Unter Link geben sie die eigentliche Adresse der Homepage an. Die PND-Nummer ist der Schlüssel zum Datensatz des Autors in der Personennamendatei der Bibliotheken (PND). Sie wird durch eine/n Mitarbeiter/in der UB später nachgetragen. Mit Speichern oder Abbrechen gelangen Sie zurück zur Arbeitsmappe. Mit Auswahl des Symbols (Detailansicht) können Sie sich den Datensatz anzeigen lassen, wie er später auf RosDok dargestellt wird. Benutzen Sie die Zurück -Funktion Ihres Browsers, um zur Arbeitsmappe zurückzugelangen. Sie können den Datensatz erneut editieren oder den Vorgang noch abbrechen. Wenn die Autorendaten vollständig sind, wählen Sie den Link Personendaten an die Digitale Bibliothek senden aus. Der Datensatz wird zur Überprüfung an eine/n Mitarbeiter/in der UB geschickt und steht für die Auswahl in weiteren Datenmasken bereit. Ihre Arbeitsmappe Person ist leer. Sie können jetzt mit dem Einstellen der Dissertation beginnen. -7-

8 Einstellen der Dissertation Öffnen Sie die Arbeitsmappe Dissertationen und wählen Sie den Punkt Dissertation anmelden aus aus. Der Server generiert für Sie eine URN, die Sie bitte auf der ersten Seite Ihrer Arbeit integrieren. Mit weiter zur Arbeitsmappe gelangen sie zu Ihrer Arbeitsmappe zurück. An dieser Stelle können Sie die Arbeit auf dem Dokumentenserver RosDok unterbrechen, um die PDF-Datei Ihrer Arbeit zu erzeugen. Sie werden später an dieser Stelle fortfahren. Vorbereiten der Dateien Aufbau und Dateinamen Die Arbeit sollte aus einer Datei im PDF-Format bestehen, die Titelseiten, Inhaltsverzeichnisse, alle Kapitel, den Schluss und den Anhang enthält. Anhänge, die sich nicht in die Arbeit integrieren lassen (z.b. Zeichnungen, Pläne, Messreihen), wandeln Sie wenn möglich in ein allgemein lesbares Format um (pdf, txt,...) und geben sie in einer gepackten Datei im ZIP-Format ab. -8-

9 Für die Dateinamen wird folgende Form empfohlen: <Typ der Arbeit>_<Nachname>_<Jahr> also z. B. Dissertation_Mustermann_2007.pdf und evtl. Dissertation_Mustermann_2007.zip Anforderungen an das Dateiformat Die Archivierung Ihrer Arbeit erfolgt im PDF-Format. Dazu ist es notwendig, dass die Arbeit in dieses Format konvertiert wird. Damit die Arbeit langfristig archiviert werden kann, sollten Sie folgende Regeln beachten und Ihr Programm zur Erzeugung der PDF-Datei entsprechend konfigurieren: l alle benutzen Schriften müssen in die Datei integriert werden l alle Bilder müssen in die Datei integriert werden l keine Verschlüsselung / Passwortschutz auch nicht für Teilfunktionen, wie Drucken oder Kopieren l interne Komprimierung nur im ZIP-Format Diese Beschränkungen sind notwendig, damit Ihre Arbeit auch in den nächsten Jahren noch lesbar ist und eventuell in neue, zukünftige Formate konvertiert werden kann. Bevorzugen Sie Programme, die PDF/A-1b als Ausgabeformat unterstützen. Das ist ein ISO-normiertes PDF-Format für die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente. Mit dieser Option sind automatisch alle oben angegebenen Regeln erfüllt. Erzeugung der PDF-Dateien Für die Generierung von PDF-Dateien stehen verschiedene Programme zur Verfügung. Diese installieren sich in der Regel als zusätzlicher Drucker, die anstelle eines Ausdrucks eine PDF-Datei erzeugen. In Ihrer Textverarbeitung wählen Sie dann diesen Drucker aus und drucken die Arbeit wie gewohnt. Sie werden aufgefordert einen Dateinamen einzugeben (siehe oben), um die PDF-Datei abzuspeichern. Erzeugung einer PDF-Datei aus Microsoft Word mit Adobe Acrobat Die Vorgehensweise soll an dieser Stelle beispielhaft mit diesen Programmen demonstriert werden, da sie im Rechenzentrum zur Verfügung stehen. -9-

10 1) Öffnen Sie Ihr Dokument Wenn Sie Ihre Arbeit zu Hause mit einer anderen Version von Microsoft Word verfasst haben, überprüfen Sie noch einmal alle Seitenumbrüche. Erfahrungsgemäß kann es dabei zu Problemen kommen. Wenn Sie hier Änderungen vornehmen, vergessen Sie nicht, auch das Inhaltsverzeichnis zu aktualisieren. Jetzt haben Sie außerdem die letzte Gelegenheit, die URN in die Arbeit zu integrieren. 2) Wählen Sie den Adobe PDF Drucker aus Öffnen Sie dazu Drucken-Dialog (Menü: Datei -> Drucken oder <Strg>-P) und wählen Sie anschließend den Drucker Adobe PDF aus. 3) Stellen Sie den Ausgabemodus PDF/A-1b ein. Dazu öffnen Sie (durch Anklicken von Eigenschaften ) den Adobe PDF Eigenschaften Dialog und wählen Adobe PDF- Einstellungen aus. Wählen Sie anschließend PDF/A-1b 2005 (CMYK) aus und ändern Sie gegebenenfalls das Papierformat auf A4. Jetzt können Sie den Dialog mit OK schließen

11 4) Erzeugen Sie die PDF-Datei Sie gelangen zurück in den Drucken-Dialog und können mit dem Erzeugen der PDF-Datei beginnen. Der Vorgang wird mit dem Anklicken von OK gestartet. Es öffnet sich der Speichern-Dialog. Wählen Sie hier das Zielverzeichnis aus und vergeben Sie einen Dateinamen nach den oben beschriebenen Regeln

12 Starten Sie den Konvertierungsvorgang (Anklicken von Speichern ). Anschließend wird die Datei erzeugt und das entstandene PDF-Dokument zur Kontrolle geöffnet. Wenn Sie Ihre Arbeit in das PDF-Format konvertiert haben und eventuell die Anhänge wie oben beschrieben aufbereitet haben, können Sie auf RosDok fortfahren. Abgabe der Dissertation / Habilitation Teil 2 Melden Sie sich zunächst wieder mit Ihrem Bibliotheksaccount auf RosDok an und öffnen Sie die Arbeitsmappe Dissertation (im Navigationsmenü links). Jetzt haben Sie die folgenden Optionen: Dokument hochladen Halten Sie Ihre PDF-Datei bereit und wählen Sie das Symbol öffnenden Maske können Sie Ihre Datei auf den Server laden. Mit gelangen Sie zurück zur Arbeitsmappe In der sich

13 Wenn Sie einen Anhang veröffentlichen möchten, wiederholen Sie den Vorgang für die zuvor generierte Zip-Datei, indem Sie erneut das Symbol Dokument hochladen auswählen. Wenn Sie noch Änderungen an einer Datei vorgenommen haben, löschen Sie die Datei vom Server (mit dem Funktionssymbol ) und laden Sie sie erneut hoch. Metadaten erfassen Nun geben Sie die Metadaten (bibliographische Daten) für Ihre Arbeit ein. Öffnen Sie dazu den Editor über das Symbol

14 Mit den Funktionssymbolen können Sie zusätzliche Eingabefelder generieren. Zum Beispiel, wenn Sie Untertitel und Übersetzungen des Titels oder eine weitere DDC-Klassifikation eingeben möchten. Falls Sie nicht der Autor der Dissertation sind, benutzen Sie das Funktionssymbol über Index auswählen, um einen Autor aus dem Index auszuwählen

15 Bitte vergeben Sie auch eine DDC-Kategorie. Auf die Bedeutung der DDC wurde bereits an früherer Stelle eingegangen. Mit Auswählen wird der Klassifikationsbrowser geöffnet. Durch Anklicken des Symbols können Sie tiefer liegende Hierarchiestufen öffnen. Wählen Sie den Eintrag, der dem Inhalt ihrer Arbeit am Nächsten entspricht. Das Abstract sollten Sie in einem einfachen Texteditor vorformulieren und per Kopieren-Einfügen in die Eingabemasken übernehmen. Wenn Sie Texte aus LaTEX kopieren, passen Sie bitte die Sonderzeichen (Umlaute,...) an. Verwenden Sie pro Schlagwort ein Eingabefeld. Falls notwendig generieren Sie weitere Eingabefelder mit dem Symbol. Nachdem alle Metadaten erfasst sind, wählen Sie Arbeitsmappe zurückzukehren., um zur Die Eingaben werden automatisch geprüft. Sollten Sie einen Eintrag vergessen haben oder ein Fehler aufgetreten sein, bleibt der Editor geöffnet und das Feld wird markiert. Korrigieren Sie das Problem und speichern Sie die Daten erneut ab

16 Abgabeformular ausdrucken Die Metadaten sind vollständig und die Dateien hochgeladen? - Dann können Sie jetzt das Abgabeformular ausdrucken. Das Abgabeformular geben Sie bitte zusammen mit den Pflichtexemplaren in der Universitätsbibliothek ab. Wählen Sie das Symbol aus. Das Abgabeformular öffnet sich in einem neuen Fenster. Sie können es über das Menü Datei -> Drucken ausdrucken. Danach können Sie das Fenster wieder schließen. Daten absenden Sie haben es geschafft! Beenden Sie den Vorgang, indem Sie die Daten an die Bibliothek absenden. Ihre Arbeitsmappe ist dann leer. Die Daten werden durch eine/n Mitarbeiter/in überprüft und nach Eingang des Abgabeformulars für die Öffentlichkeit freigeschaltet. Noch Fragen? Für Fragen zum Abgabeprozess wenden Sie sich an: Frau Schumacher (Hochschulschriftenstelle) Tel. 8637, dissertationen.ub@uni-rostock.de Für technische Fragen (z.b. Erzeugung von PDF-Dateien) wenden Sie sich an: Herrn Stephan (Digitale Bibliothek) Tel. 8625, digibib.ub@uni-rostock.de Persönliche Beratung: jeden Donnerstag Uhr in der UB Rostock, BB1, Albert-Einstein-Straße 6 (nach tel. Vereinbarung)

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