ABAWORX DEBITOREN-SCHNITTSTELLE VERSION 2004

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1 A B A C U S B E S C H R E I B U N G ABAWORX DEBITOREN-SCHNITTSTELLE VERSION 2004 OKTOBER 2004/dhe Diese Unterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, auch die der Übersetzung, des Nachdrucks und der Vervielfältigung der Unterlagen, oder Teilen daraus, vorbehalten. Kein Teil der Unterlagen darf ohne schriftliche Genehmigung der ABACUS Research AG in irgend einer Form (Fotokopie oder ein anderes Verfahren), auch nicht für Zwecke der Unterrichtsgestaltung, reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Copyright 2004 by ABACUS Research AG, Kronbühl

2 1 INHALTSVERZEICHNIS INHALTSVERZEICHNIS 1 1 INHALTSVERZEICHNIS DIE DEBITOREN-SCHNITTSTELLE Einleitung Sinn und Zweck der Dokumentation Erklärungen Allgemein Das Daten-Ablaufschema Die Transaktionsarten Das Grundprinzip der Schnittstellenprüfung Ursache 1: Falsche Rundungen Ursache 2: Fehlende Konto-Informationen auf Positionen DEBITORENBUCHHALTUNG Definitionen im Programm 411 FIRMENSTAMM DIE FORMULAR EIGENSCHAFTEN Die Formular Eigenschaften Die Formular Eigenschaften - Definitionen Der Dokumenttyp Der Dokumenttyp - Definitionen DIE SCHNITTSTELLEN-FELDER Die Schnittstellenfelder & Feldtypen Die Dokumentfelder Die Detailfelder Die Freie Schnittstellenfelder BESCHREIBUNG DOKUMENTFELDER FELDTYP BOOLEAN (JA-/NEIN-FELD) Feld "Frei 1-4 (Boolean)" FELDTYP DATUM Feld "Belegdatum" Feld "FIBU-Datum" Feld "Frei 1-4 (Datum)" Feld "Mahndatum" Feld "Mehrwertsteuerdatum" FELDTYP FLIESSTEXT Feld "Belegart (DEBI)" Feld "Belegreferenz" Feld "Bemerkung" Feld "Frei 1-4 (Text)" Feld "Freier Gruppierungstext 1-3 (DEBI)" Feld "ISO-Code" Feld "Mahnverfahren (DEBI)" Feld "VESR-Code" GANZE ZAHL Feld "Belastungsweg (DEBI)" Feld "Frei 1-4 (Ganze Zahl)" Feld "Geschäftsbereich (DEBI)" Feld "Konditionsnummer" Feld "Kontaktpersonnummer" Feld "Kostengruppe (DEBI)" Feld "Mahnbereich (DEBI)" Feld "Mahnkontaktperson (DEBI)" Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 1

3 INHALTSVERZEICHNIS Feld "Skonto 1-3 (%)" Feld "Skonto 1-3 (Tage)" Feld "Verantwortlich (DEBI)" Feld "VESR-Verfahren" (Debi = VESR-Code) Feld "Zahlungsfrist" ZAHL Feld "Adressnummer" Feld "Betrag" Feld "Frei 1-4 (Nummer)" Feld "Freie Gruppierungsnummer 1-3 (DEBI)" Feld "FW Betrag" Feld "Kundennummer" Feld "Kurs" Feld "Lieferadressnummer" Feld "Mahnadresse (DEBI)" Feld "Porto" und "Verpackung" Feld "Rechnungsadressnummer" BESCHREIBUNG DETAILFELDER FELDTYP BOOLEAN (JA-/NEIN-FELD) Feld "Frei 1-4 (Boolean)" DATUM Feld "Frei 1-4 (Datum)" FLIESSTEXT Feld "Artikelnummer" Feld "Bemerkung" Feld " 1" und " 2" Feld "Frei 1-4 (Text)" Feld "Konsolidierungscode" Feld "Kurzbezeichnung" Feld "Mass-ID" Feld "MWST-Code" Feld "Tech. " GANZE ZAHL Feld "Frei 1-4 (Ganze Zahl)" Feld "Geschäftsbereich" Feld "Vertreter Ext" (Provisionsfeld 1) Feld "Vertreter Int" (Provisionsfeld 2) ZAHL Feld "Bruttopreis" Feld "Frei 1 4 (Nummer)" Feld "FW Betrag" Feld "Konto" Feld "Kostenstelle 1" und "Kostenstelle 2" Feld "Menge" Feld "Mengenrabatt" Feld "MWST-Betrag" Feld "MWST-Satz" Feld "Positionsbetrag" Feld "Sonderrabatt" Feld "Wiederverkäuferrabatt" DIVERSES Spezialfälle Die Übergabe der Sammelkonten und Sammelkostenstellen Zahlungskonditionen in die Debitorenbuchhaltung übergeben Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 2

4 INHALTSVERZEICHNIS Übersicht Fehlercodes in Schnittstellenrekapitulation Debi Fehler und Ursachen nach Fehlercode sortiert Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 3

5 2 DIE DEBITOREN-SCHNITTSTELLE DIE DEBITOREN-SCHNITTSTELLE Einleitung Sinn und Zweck der Dokumentation Diese Dokumentation beschreibt unter anderem die grundlegende Funktionalität der Schnittstelle und die notwendigen Einstellungen auf dem Formular. Ein weiterer Bestandteil dieser Dokumentation stellt die Beschreibung jedes einzelnen Schnittstellenfeldes inklusive Datenbankinformationen dar. Zudem soll das Thema "Fehlercodes" als Leitfaden zur Ermittlung von Fehlern und deren Behebung in der Debitorenschnittstelle dienen Erklärungen HINWEIS Unter diesem Abschnitt findet man weitere nützliche und wichtige Informationen. Unter anderem wird in diesem Abschnitt darauf hingewiesen, wenn für die Verwendung von gewissen Schnittstellenfeldern bestimmte Optionen lizenziert sein müssen oder nötige Einstellungen in der Debitorenbuchhaltung gemacht werden müssen. INFORMATION Unter diesem Abschnitt werden die datenbanktechnischen Informationen des jeweils Datenbankfeldes beschrieben. BEISPIEL Hiermit werden praxisorientierte Beispiele gekennzeichnet, welche die Ausführungen verständlicher machen. ACHTUNG Hinweise mit dem Vermerk "Achtung" beinhalten wichtige Informationen, uns sollten auf jeden Fall beachtet werden. Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 4

6 DIE DEBITOREN-SCHNITTSTELLE Allgemein Bild 1: Die Debitoren-Schnittstellen-Definition im Formular INFORMATION Damit die Rechnungsdaten von AbaWorX korrekt in die Debitorenbuchhaltung übergeben werden, muss die Schnittstelle auf dem Formular entsprechend eingerichtet werden. Es empfiehlt sich, die Schnittstelle von Anfang sorgfältig einzurichten und die Verbuchung vor der produktiven Verwendung gründlich zu testen und die übergebenen Daten in der Debitorenbuchhaltung genau zu prüfen. Auch nach einem Update auf eine neuere ABACUS Version sollte die richtige Verbuchung in die Debitorenbuchhaltung erneut überprüft werden. SONDERFALL FREMDWÄHRUNGEN IM ABAWORX Fremdwährungen können nur in Verbindung mit der Debitorenbuchhaltung im AbaWorX verbucht werden. AbaWorX mit der Option "Debitorenkontrolle" kann keine Fremdwährungen verarbeiten!! Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 5

7 DIE DEBITOREN-SCHNITTSTELLE Das Daten-Ablaufschema Bild 2: Daten-Ablaufschema INFORMATION Das oben abgebildete Daten-Ablaufschema soll den Datenfluss bei einer Verbuchung aus AbaWorX in die Debitorenbuchhaltung graphisch veranschaulichen. Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 6

8 DIE DEBITOREN-SCHNITTSTELLE Die Transaktionsarten Bild 3: Die Transaktionsarten in der Datei DBD / DBO INFORMATION Die Transaktionsarten werden benötigt, um den Datensatz-Record in der Datei eindeutig zu definieren. Die Transaktionsarten in den Schnittstellendateien DBD und DBO setzen sich wie folgt zusammen: Transaktionsart "TA 10" = Belegkopfdaten aus der Datei WSD Transaktionsart "TA 20" = Detailpositionen aus der Datei WSP Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 7

9 DIE DEBITOREN-SCHNITTSTELLE Das Grundprinzip der Schnittstellenprüfung In erster Linie wird bei der Verbuchung geprüft, ob die Summe der einzelnen Positionen inklusive Mehrwertsteuer in der Datei WSP dasselbe Resultat wie die Beleggesamtsumme inklusive Mehrwertsteuer in der Datei WSD ergibt. Ist das nicht der Fall, so erscheint in der Schnittstelle ein Fehler, der darauf hinweist, dass Total Beleg-Betrag nicht gleich (in Leitwährung) Total Beleg-Betrag nicht gleich (in Belegwährung) Ursache 1: Falsche Rundungen In der Schnittstelle werden den Schnittstellenfeldern "BETRAG" bzw. "POSITIONSBE- TRAG" die entsprechenden Felder (inkl. Mehrwertsteuer) zugewiesen. Oft wird vergessen, die Positionsbeträge auf 5 Rappen zu runden, da diese meist im Beleg nicht sichtbar ausgegeben werden. BEISPIEL Position Betrag exkl. MWST Betrag inkl. MWST Falsche Rundung! Betrag inkl. MWST Richtige Rundung! 1. Position * 10.75* 2. Position * * Total exkl. MWST Mehrwertsteuer 8.35 Total inkl. MWST ** Differenz Verbuchung Ja * = Schnittstellenfeldzuweisung Positionsbetrag (Detailfelder) ** = Schnittstellenfeldzuweisung Betrag (Dokumentfelder) Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 8

10 DIE DEBITOREN-SCHNITTSTELLE Ursache 2: Fehlende Konto-Informationen auf Positionen Damit die Positionen korrekt in die Datei WSP gespeichert werden können, muss ein Konto auf der Position mitgegeben werden. Bild 4: Auf der 1. Position fehlt das notwendige Konto für die Verbuchung Das bedeutet, auf dem entsprechenden Artikel im Programm 31 ARTIKELSTAMM muss ein Konto hinterlegt oder im Beleg ein Wert im Feld "Konto" erfasst werden. Zudem muss das Feld "Konto" in der Schnittstelle zwingend zugewiesen werden. Die einfachste und schnellste Möglichkeit zu prüfen, ob alle Positionen übergeben wurden, befindet sich im Programm 195 DEBITORENSCHNITTSTELLE. Bild 5: Es werden nur die zwei Positionen mit hinterlegtem Konto angezeigt. Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 9

11 3 DEBITORENBUCHHALTUNG DEBITORENBUCHHALTUNG Definitionen im Programm 411 FIRMENSTAMM Bild 6: Definitionen "Transaktionen" im Programm 411 FIRMENSTAMM INFORMATION Wenn über die Debitorenschnittstelle Belege einlesen werden, müssen im Programm 411 FIREMENSTAMM unter "Schnittstellen" für alle Transaktionsarten die Beleg- und Zahlungsarten festlegen werden. Zuordnung Belege: Belegart welche den verschiedenen Belegtypen zugeordnet werden sollen Zuordnung Zahlungen: Zahlungsart welche den verschiedenen Belegtypen zugeordnet werden sollen Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 10

12 4 DIE FORMULAR EIGENSCHAFTEN DIE FORMULAR EIGENSCHAFTEN Die Formular Eigenschaften Bild 7: Die Formulareigenschaften INFORMATION Die Einstellungen unter dem Menüpunkt "Extras / Formular Eigenschaften" bilden die Grundlage für die Verbuchung in die Debitorenbuchhaltung und müssen unbedingt bei der Formulargestaltung berücksichtigt werden. Die genauen Definitionen der "Formular Eigenschaften" werden im Folgenden eingehend erklärt. Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 11

13 DIE FORMULAR EIGENSCHAFTEN Die Formular Eigenschaften - Definitionen Bild 8: Formular Eigenschaften Einstellungen DEFINITIONEN / BESCHREIBUNG Dokumenttyp Der Dokumenttyp wird im Programm 542 DOKUMENTTYPEN DEFINIEREN erfasst. Dieser Dokumenttyp verleiht dem Formular einen entsprechenden Charakter und definiert, ob es sich bei diesem Formular um eine "Auftragsbestätigung", eine "Offerte", eine "Rechnung", etc. handelt. Diese Einstellung spielt vor allem bei der Verbuchung eine wichtige Rolle. Der Dokumenttyp wird im Programm 11 DOKUMENTE BEAR- BEITEN mitgespeichert und ermöglicht eine Selektion auf den Dokumenttyp, was das Suchen nach Belegen unter Umständen erheblich erleichtert. Siehe auch Kapitel 2.3 Der Dokumenttyp Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 12

14 DIE FORMULAR EIGENSCHAFTEN 4 Debitoren-Belegart Die Debitoren-Belegart wird zuerst in der Applikation "Debitorenbuchhaltung" erfasst und steht anschliessend im Feld "Belegart" zur Verfügung. Wir empfehlen immer eine Belegart zu hinterlegen. Sobald Schnittstellenfelder mit dem Vermerk "(DEBI)" übergeben werden sollen, funktioniert dies erst, wenn eine Debitoren-Belegart hinterlegt wird! Ist das Feld "Debitoren-Belegart" inaktiviert und kann keine Belegart hinterlegt werden, so muss zuerst unter dem Menüpunkt "Extras Schnittstelle" die Einstellung auf "Nicht verbuchen" gesetzt werden. Mit dieser Einstellung wird unter "Extras Formular Eigenschaften" die Option "Debitoren-Belegart" wieder frei geben. ACHTUNG Muss diese Umstellung nur kurzfristig gemacht werden, um eine Belegart zu hinterlegen, muss die Schnittstellenzuweisung unbedingt nochmals geprüft werden. Durch Umstellen auf "Keine Verbuchung" können bereits gemachte en wieder verloren gehen! Teilnehmer (ESR) Sofern in einem Formular ein Einzahlungsschein mit VESR verwendet wird, muss ein Teilnehmer hinterlegt werden, welcher im Programm 522 VESR TEILNEHMERNUMMER definiert wird. Erst wenn ein Teilnehmer hinterlegt wird, stehen unter den "Konstanten-Feldern" die Optionen "ESR-Kodierzeile", "Referenznummer" und "Referenznummer mit 5er-Formatierung" zur Verfügung. HINWEIS Diese Konstanten ersetzen die früher (bis V2001) gebräuchlichen "Modulo"-Formeln in den Formularen und sollten wenn möglich bei Updates auf neuere Versionen entsprechend angepasst werden. Teilnehmer (IPI / IBAN) Sofern im Formular ein Einzahlungsschein mit IPI / IBAN verwendet werden soll, muss eine Definition hinterlegt werden, welche im Programm 523 IPI-IBAN-DEFINITIONEN definiert wird. Erst wenn eine Definition hinterlegt wurde, stehen unter den "Konstanten-Feldern" die Optionen "IPI / IBAN..." zur Verfügung. Das Programm 523 IPI-IBAN-DEFINITIONEN sowie die zugehörigen Konstanten stehen ab der Version 2004 zur Verfügung. Speicheroptionen Diese Optionen dienen als Vorgabe im Speicherdialog im Programm 11 DOKUMENTE BEARBEITEN. Es empfiehlt sich vor allem die "Verbuchungsvorgabe" zu aktivieren. Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 13

15 DIE FORMULAR EIGENSCHAFTEN Der Dokumenttyp Bild 9: Dokumenttypen definieren INFORMATION Dokumenttypen können im Programm 542 DOKUMENTTYPEN DEFINIEREN frei und unbeschränkt erfasst werden. Die Vergabe der Belegnummern kann über die Dokumenttypen gesteuert werden. Pro Dokumenttyp kann ein Belegnummern-Kreis definiert werden. Im Programm 11 BELEGE ERFASSEN besteht zudem die Möglichkeit, die Belege selektiert nach Dokumenttypen anzeigen zu lassen. Unter dem Menüpunkt "Extras Formular Eigenschaften" kann grundsätzlich jeder Dokumenttyp hinterlegt werden. Dieser wird aber standardmässig immer als Typ "Rechnung" erkannt und entsprechend in die Debitorenbuchhaltung verbucht. Problematisch wird dies vor allem dann, wenn ein Dokumenttyp eine Gutschrift und keine Rechnung darstellen soll. Bis zur Version 2003 stand nur der Dokumenttyp "GS" als Gutschrift zur Verfügung und wurde bei der Verbuchung in die Debitorenbuchhaltung als solche gehandhabt. Ab der Version 2004 steht im Programm 542 DOKUMENTTYPEN DEFINIEREN zusätzlich die Option "Ist eine Gutschrift (Negative Verbuchung)" zur Verfügung. Werden verschiedene Dokumenttypen für die Belegart "Gutschrift" erfasst, muss die Option "Erweitertes Beleg- und Zahlungswesen" installiert und lizenziert sein Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 14

16 DIE FORMULAR EIGENSCHAFTEN Der Dokumenttyp - Definitionen Bild 10: Die Dokumenttypen Die Definition DEFINITIONEN / BESCHREIBUNG Typ Beschreibung Der Typ kann alphanumerisch mit einem oder zwei Zeichen erfasst werden. Er muss eindeutig sein. Die Beschreibung des Dokumenttyps kann in den Sprachen Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch erfasst werden. Aktuelle Belegnummer Wird in diesem Feld eine Zahl erfasst, so definiert diese, ab welcher Zahl die Beleg-Nummer für diesen Dokumenttyp vergeben wird. Wird der Wert "0" eingetragen, so gilt für alle Dokumenttypen eine aufsteigende Belegnummerierung unabhängig vom Dokumenttyp. Verbuchen in... Diese Option definiert, ob ein Dokumenttyp verbucht wird oder nicht. Zum Beispiel wird die Aktivierung dieser Option bei einer Auftragsbestätigung keinen Sinn machen. Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 15

17 DIE FORMULAR EIGENSCHAFTEN 4 Ist eine Gutschrift Diese Option steht erst ab der Version zur Verfügung und erlaubt es, verschiedene Dokumenttypen als Gutschriften zu definieren. Bis zur Version 2003 wird nur der Typ "GS" beim Verbuchen als Gutschrift erkannt. Beschreibung Der Dokumenttyp kann in diesem Feld zu Informationszwecken näher beschrieben werden. Aktuelle Belegnummer In diesem Feld wird die nächste zu vergebende Belegnummer definiert. In diesem Fall wird keine Rücksicht auf den Dokumenttyp genommen, sondern unabhängig vom jeweiligen Formular die nächst höhere Belegnummer vergeben. Nummernkreise aktiviert Wird diese Option aktiviert, so wird die Beleg-Nummer im Speichern-Dialog des Programms 11 DOKUMENTE BEARBEITEN inaktiviert dargestellt und kann nicht manuell überschrieben werden. Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 16

18 5 DIE SCHNITTSTELLEN-FELDER DIE SCHNITTSTELLEN-FELDER Die Schnittstellenfelder & Feldtypen Bild 11: Detailfelder & Dokumentfelder in der Schnittstelle INFORMATION Die Schnittstellenfelder sind unterteilt in die Rubriken "Detailfelder" und "Dokumentfelder". Die Spezifikation wird im Folgenden noch genauer erklärt. Die Schnittstelle wird unter den Rubriken in verschiedene "Feldtypen" gegliedert. Zur Verfügung stehen folgende "Feldtypen": Boolean: Datum: Fliesstext: Ganze Zahl: Zahl: Ja/-Felder Datumsfelder Textfelder Ganze Zahlen ohne Nachkommastellen Zahlenfelder HINWEIS Die Typen der Schnittstelle bzw. des Formulars müssen zwingend übereinstimmen. Es ist zum Beispiel nicht möglich, ein Feld aus dem Formular mit Feldtyp "Fliesstext" einem Schnittstellenfeld Feldtyp "Zahl" zuzuweisen! Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 17

19 DIE SCHNITTSTELLEN-FELDER Die Dokumentfelder Bild 12: Die Dokumentfelder INFORMATION Die Rubrik "Dokumentfelder" beinhaltet alle Schnittstellenfelder, welche für die Verbuchung der Kundendaten bzw. Belegdaten notwendig sind. Die zuzuweisenden Formularfelder befinden sich NIE auf den Abschnitten "Details", sondern immer in den Abschnitten: Dokumentbeginn /-ende Seitenanfang / -ende Formularkopf /-fuss Seitenkopf / -fuss Seitentitel / -total Unter diesen Schnittstellenfeldern befinden sich unter anderem die Felder "Betrag", "Verpackung", "Porto", "Adressnummer", "Kurs", "Kundennummer", etc. Die Daten, welche diesen Schnittstellenfeldern zugewiesen werden, werden in die Datei WSD gespeichert. Sofern die Belege in die Debitorenbuchhaltung übergeben werden, so werden die Daten während des Verbuchungsvorgangs vorübergehend in die Datei DBO gespeichert. Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 18

20 DIE SCHNITTSTELLEN-FELDER Die Detailfelder Bild 13: Die Detailfelder INFORMATION Die Rubrik "Detailfelder" beinhaltet alle Schnittstellenfelder, welche für die Verbuchung auf Positionsebene notwendig sind. Die zuzuweisenden Formularfelder befinden sich immer auf den Abschnitten "Detail". Unter diesen Schnittstellenfeldern befinden sich unter anderem die Felder "Artikelnummer", "(Fibu-)Konto", "MWST-Code", "Positionsbetrag", etc. Es sollte darauf geachtet werden, dass die Schnittstellenfelder "Menge" und "Mass-ID" (Einheit) in jedem Formular zugewiesen werden. Andernfalls werden die "Mengen" in den Auswertungen15 DOKUMENTENLISTE und 35 AUSWERTUNGEN mit dem Wert "0.00" ausgegeben. Die Daten, welche diesen Schnittstellenfeldern zugewiesen werden, werden in die Datei WSP gespeichert. Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 19

21 DIE SCHNITTSTELLEN-FELDER Die Freie Schnittstellenfelder Bild 14: Freie Felder in der Schnittstelle INFORMATION Die Werte in den Formularfeldern, welche den "Freien Schnittstellenfeldern" (Jeweils "Frei 1" "Frei 4") zugewiesen wurden, werden NICHT in die Debitorenbuchhaltung übergeben! Die in den Formularfeldern enthaltenen Werte, welche den "Freien Schnittstellenfelder" zugewiesen wurden, werden in die Datei WSD bzw. WSP gespeichert. Diese gespeicherten Werte können anschliessend in den Auswertungen von AbaWorX unter den Layoutdefinitionen ins Listenlayout eingefügt werden. Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 20

22 6 BESCHREIBUNG DOKUMENTFELDER BESCHREIBUNG DOKUMENTFELDER FELDTYP BOOLEAN (JA-/NEIN-FELD) Ein Feld mit Typ "Boolean" kann nur die Werte "1" oder "0" enthalten. Der Wert "1" steht für "Wahr" und "0" für Falsch. Diese Werte werden häufig in IF-Formeln verwendet, um Bedingungen zu setzen und entsprechend eine Ausgabe zu steuern. BEISPIEL Die Werte werden aus dem Beleg wie folgt in die Schnittstelle übergeben: 1 = per Rechnung 0 = per Nachnahme Nun wird eine Formel definiert, welche den Wert des Boolean-Feldes prüft und entsprechend den Wert "per Rechnung" bzw. "per Nachnahme" ausgibt. Die Formel würde dann wie folgt aussehen: If (Frei.X.Boolean = "1", "per Rechnung", "per Nachnahme") Feld "Frei 1-4 (Boolean)" Die Schnittstellenfelder "Frei X (Boolean)" müssen nicht zwingend zugewiesen werden. Diese Schnittstellenfelder werden ausschliesslich verwendet, um Werte zu übergeben, welche allenfalls in den Auswertungen von AbaWorX benötigt werden. Frei 1 (Boolean) Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 60 FREI1SW (1 Zeichen) Frei 2 (Boolean) Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 61 FREI2SW (1 Zeichen) Frei 3 (Boolean) Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 62 FREI3SW (1 Zeichen) Frei 4 (Boolean) Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 63 FREI4SW (1 Zeichen) Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 21

23 BESCHREIBUNG DOKUMENTFELDER FELDTYP DATUM Einem Schnittstellenfeld mit dem Typ "Datum" kann nur ein Formularfeld mit dem Typ "Datum" zugewiesen werden. Unterschieden werden dabei folgende Formularfelder: Eingabefeld mit Feldtyp Datum Bei einem normalen Eingabefeld mit Feldtyp "Datum" empfiehlt es sich, eine Vorgabeformel mit dem zu hinterlegen, damit beim Erstellen eines Beleges automatisch das aktuelle Systemdatum von Windows vorgeschlagen wird. Der über die Vorgabe berechnete Wert kann manuell überschrieben werden. Formelfeld mit Feldtyp Datum Es wird ein Datum aufgrund einer Formel berechnet. Dieses berechnete Feld kann nicht manuell überschrieben werden. Konstante "Datum" Das Konstantenfeld "Datum" gibt das Systemdatum von Windows aus. Dieses Feld kann nicht manuell überschrieben werden. HINWEIS Die oben aufgeführten Datumsfelder verhalten sich beim "Öffnen", "Speichern unter" und "Aktualisieren von Belegen" verschieden. Deshalb sollte bei der Wahl des Formularfeldes überlegt werden, was sich am besten eignet. Wenn zum Beispiel nachträglich die Schnittstelle bearbeitet werden muss, so sollten im Normalfall beim Aktualisieren der Belege nur die Werte nochmals in die Schnittstellendatei gespeichert werden, das Belegdatum aber sollte unverändert bleiben. Verhalten und Auswirkungen der verschiedenen Datumsfelder, wenn ein Beleg ursprünglich mit dem Datum gespeichert wurde: Aktion Eingabefeld Formelfeld Konstante Beleg erstellen Beleg öffnen & speichern Beleg speichern unter Belege aktualisieren ACHTUNG Bei einem normalen Eingabefeld mit Feldtyp "Datum" sollte eine Vorgabeformel mit dem hinterlegt werden. Ansonsten hätte das zur Folge, dass das Feld leer ist und somit einer Feldvalidierung nicht standhält. Das hat zur Folge, dass beim Erstellen eines neuen Belegs im Programm 11 DOKUMENTE BEARBEITEN die Fehlermeldung "In der Formel befindet sich ein Syntaxfehler" auftreten kann, da er im Datumsfeld keinen gültigen Wert finden kann. Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 22

24 BESCHREIBUNG DOKUMENTFELDER 6 Mehrwertsteuerabhängiges Datum Um den korrekten Mehrwertsteuersatz auf der Zeitachse anzeigen zu lassen bzw. diesen in die Debitorenbuchhaltung zu übergeben, muss auf dem Datumsfeld, welches den Mehrwertsteuersatz referenzieren soll, unter dem Kontextmenüpunkt "Objekt bearbeiten" folgende Einstellung vorgenommen werden: Bild 15: Definieren eines mehrwertsteuerabhängigen Datums Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 23

25 BESCHREIBUNG DOKUMENTFELDER Feld "Belegdatum" Das Belegdatum ist das Datum, welches auf der Rechnung oder der Gutschrift steht. Das Schnittstellenfeld "Belegdatum" muss zwingend einem Datumsfeld aus dem Formular zugewiesen werden. Bei diesem Feld kann es sich um ein gewöhnliches Eingabefeld, ein Formelfeld oder eine Konstante im Datumsformat handeln. Belegdatum Zwingend Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 15 DATUM (10 Zeichen) Speicherung in Datei DBO/DBD (TA-Nr. 10) Feld Nr. 40 KBD 32 (10 Zeichen) Ja Feldbezeichnung im Prog. 11 (Debi) Debi-Datum (Lasche Standard) Feld "FIBU-Datum" Aufgrund des Fibu-Datums wird der Beleg aus der Debitorenbuchhaltung in die Finanzbuchhaltung gebucht. OP-Listen und Belegjournale können in der Debitorenbuchhaltung aufgrund des Fibu-Datums ausgewertet werden. Wird dem Schnittstellenfeld "FIBU-Datum" nicht explizit ein Formularfeld mit dem Typ Datum zugewiesen, wird das "FIBU-Datum" automatisch mit dem Wert aus dem Feld "Belegdatum" abgefüllt. HINWEIS Wenn auf der Belegart im Programm 431 BELEGARTEN DEFINIEREN (Debitorenbuchhaltung) ein Vorschlag auf dem Fibu-Datum hinterlegt wurde (z.b. Vorschlag Ende Monat), so wird das ignoriert und das Fibu-Datum trotz Einstellungen mit dem Belegdatum abgefüllt. FIBU-Datum Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 43 FIBUDATUM (10 Zeichen) Speicherung in Datei DBO/DBD (TA-Nr. 10) Feld Nr. 37 KBD 29 (10 Zeichen) Ja Feldbezeichnung im Prog. 11 (Debi) FIBU-Datum (Lasche Standard) Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 24

26 BESCHREIBUNG DOKUMENTFELDER Feld "Frei 1-4 (Datum)" Die Schnittstellenfelder "Frei X (Datum)" müssen nicht zwingend zugewiesen werden. Diesen Schnittstellenfeldern können beliebige Datumsfelder aus dem Formular zugewiesen werden. Die übergebenen Werte können ausschliesslich im AbaWorX zu Auswertungszwecken verwendet werden, da diese nicht in die Debitorenbuchhaltung übergeben werden. Frei 1 (Datum) Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 64 FREI1D (10 Zeichen) Frei 2 (Datum) Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 65 FREI2D (10 Zeichen) Frei 3 (Datum) Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 66 FREI3D (10 Zeichen) Frei 4 (Datum) Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 67 FREI4D (10 Zeichen) Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 25

27 BESCHREIBUNG DOKUMENTFELDER Feld "Mahndatum" Diesem Schnittstellenfeld kann ein speziell definiertes Mahndatum zugewiesen werden. Wird dem Schnittstellenfeld "Mahndatum" nicht explizit ein Formularfeld mit dem Typ Datum zugewiesen, wird das "Mahndatum" automatisch mit dem Wert aus dem Feld "Belegdatum" abgefüllt. Das Mahndatum bestimmt ab wann die Zahlungsfrist des Beleges beginnt und nicht, ab wann der Beleg zum Mahnen frei gegeben wird. BEISPIEL Ein Beleg wurde mit folgenden Daten erfasst: Beleg-Datum: Fibu-Datum: Mahndatum: Zahlungskonditionen: 30 Tage netto. Dieser Beleg wird somit erst ab dem 01. Dezember 2004 zur Mahnung freigegeben. HINWEIS Wenn auf der Belegart im Programm 431 BELEGARTEN DEFINIEREN (Debitorenbuchhaltung) ein Vorschlag auf dem Mahndatum hinterlegt wurde (z.b. Vorschlag Ende Monat), so wird das ignoriert und das Mahndatum trotz Einstellungen mit dem Belegdatum abgefüllt. Mahndatum Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 70 DEBI_MAHNDATUM (10 Zeichen) Speicherung in Datei DBO/DBD (TA-Nr. 10) Feld Nr. 41 KBD 33 (10 Zeichen) Ja Feldbezeichnung im Prog. 11 (Debi) Mahn-Datum (Lasche Erweitert) Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 26

28 BESCHREIBUNG DOKUMENTFELDER Feld "Mehrwertsteuerdatum" Das Schnittstellenfeld "Mehrwertsteuerdatum" muss nicht zwingend zugewiesen werden. Dieses Schnittstellenfeld wird ausschliesslich verwendet, um Werte zu übergeben, welche allenfalls in den Auswertungen des AbaWorX benötigt werden. Mehrwertsteuerdatum Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 85 MWSTDate (10 Zeichen) ACHTUNG Dieses Feld "Mehrwertsteuerdatum" hat keinen Einfluss auf die Zeitachse der Mehrwertsteuer. Das bedeutet, der Mehrwertsteuersatz wird nicht aufgrund dieses Datums an die Debitorenbuchhaltung übergeben. Siehe Kapitel 5.2 Feldtyp Datum Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 27

29 BESCHREIBUNG DOKUMENTFELDER FELDTYP FLIESSTEXT Einem Schnittstellenfeld mit dem Typ "Fliesstext" kann nur ein Formularfeld mit dem Typ "Fliesstext" zugewiesen werden Feld "Belegart (DEBI)" Die Belegart muss nicht zwingend zugewiesen werden. Im Normalfall wird diese unter den Formulareigenschaften fix hinterlegt und so in die Debitorenbuchhaltung übergeben. Möchte man auf dem Formular die Belegart variabel steuern, so muss ein entsprechendes Textfeld definiert werden und dieses dem Schnittstellenfeld "Belegart (DEBI)" zugewiesen werden. Die von ABACUS standardmässig definierten Belegarten sind wie folgt festgelegt: R RBAR G VOR ANZ SALD HINWEIS Rechnung Barfaktura Gutschrift Vortrag Rechnungen Anzahlung Schlussrechnung Damit weitere Belegarten definiert und verwendet werden können, muss die Option "Erweitertes Beleg- und Zahlungswesen" der Applikation "Debitorenbuchhaltung" installiert und lizenziert werden. Belegart (DEBI) evtl. auf Formular hinterlegen Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 69 DEBI_BELEGART (4 Zeichen) Speicherung in Datei DBO/DBD (TA-Nr. 10) Feld Nr. 31 KBD 23 (4 Zeichen) Ja Feldbezeichnung im Prog. 11 (Debi) Belegart (Kunde) Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 28

30 BESCHREIBUNG DOKUMENTFELDER Feld "Belegreferenz" Dem Schnittstellenfeld "Belegreferenz" kann ein Formularfeld mit dem Typ "Fliesstext" zugewiesen werden. Der Wert, welcher dem Schnittstellenfeld "Belegreferenz" zugewiesen wird, soll den Beleg in der Debitorenbuchhaltung etwas genauer beschreiben. Generell soll dieses Schnittstellenfeld dem Anwender ermöglichen für ihn relevante Informationen in die Debitorenbuchhaltung zu übergeben. Belegreferenz Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 87 BELREF (60 Zeichen) Speicherung in Datei DBO/DBD (TA-Nr. 10) Feld Nr. 57 KBD 46 (60 Zeichen) Ja Feldbezeichnung im Prog. 11 (Debi) Belegref. (Lasche Erweitert) Feld "Bemerkung" Dem Schnittstellenfeld "Bemerkung" kann ein Formularfeld mit dem Typ "Fliesstext" zugewiesen werden. Der Wert, welchem dem Schnittstellenfeld "Bemerkung" zugewiesen wird, soll den Beleg in der Debitorenbuchhaltung etwas genauer beschreiben. Generell soll dieses Schnittstellenfeld dem Anwender ermöglichen für ihn relevante Informationen in die Debitorenbuchhaltung zu übergeben. HINWEIS Im Programm 431 BELEGARTEN DEFINIEREN (Debitorenbuchhaltung) können Sie bestimmen, ob Sie den Text im Feld "Bemerkungen", welcher im Belegkopf eingegeben wird, automatisch auf den Positionstext übertragen lassen wollen. Damit weitere Belegarten definiert und verwendet werden können, muss die Option "Erweitertes Belegs- und Zahlungswesen" der Applikation "Debitorenbuchhaltung" installiert und lizenziert werden. Bemerkung Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 17 BEM (60 Zeichen) Speicherung in Datei DBO/DBD (TA-Nr. 10) Feld Nr. 36 KBD 28 (60 Zeichen) Ja Feldbezeichnung im Prog. 11 (Debi) Bemerkungen (Lasche Standard) Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 29

31 BESCHREIBUNG DOKUMENTFELDER Feld "Frei 1-4 (Text)" Die Schnittstellenfelder "Frei X (Text)" müssen nicht zwingend zugewiesen werden. Diesen Schnittstellenfeldern können beliebige Fliesstextfelder aus dem Formular zugewiesen werden. Die übergebenen Werte können ausschliesslich im AbaWorX zu Auswertungszwecken verwendet werden, da diese nicht in die Debitorenbuchhaltung übergeben werden. Frei 1 (Text) Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 48 FREI1A (50 Zeichen) Frei 2 (Text) Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 49 FREI2A (50 Zeichen) Frei 3 (Text) Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 50 FREI3A (50 Zeichen) Frei 4 (Text) Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 51 FREI4A (50 Zeichen) Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 30

32 BESCHREIBUNG DOKUMENTFELDER Feld "Freier Gruppierungstext 1-3 (DEBI)" Die Schnittstellenfelder "Freier Gruppierungstext X (DEBI)" müssen nicht zwingend zugewiesen werden. Diesen Schnittstellenfeldern können beliebige Fliesstextfelder aus dem Formular zugewiesen werden. HINWEIS Es sollte darauf geachtet werden, dass die übergebenen Werte mit den Definitionen der Auswahllisten in den Gruppierungsfeldern der Debitorenbuchhaltung übereinstimmen. Diese Auswahllisten können im Programm 11 BELEGE BU- CHEN (Debitorenbuchhaltung) auf den Feldern "Bel-Gr. X" über die Tasten $ und % oder im Programm 4171 GRUPPIERUNG erfasst bzw. mutiert werden. Freier Gruppierungstext 1 (DEBI) Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 80 FGRPNRA (10 Zeichen) Speicherung in Datei DBO/DBD (TA-Nr. 10) Feld Nr. 35 KBD 27 (10 Zeichen) Ja Feldbezeichnung im Prog. 11 (Debi) Bel-Gr. A (Lasche Erweitert) Freier Gruppierungstext 2 (DEBI) Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 81 FGRPNRB (10 Zeichen) Speicherung in Datei DBO/DBD (TA-Nr. 10) Feld Nr. 55 KBD 44 (10 Zeichen) Ja Feldbezeichnung im Prog. 11 (Debi) Bel-Gr. B (Lasche Erweitert) Freier Gruppierungstext 3 (DEBI) Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 82 FGRPNRC (10 Zeichen) Speicherung in Datei DBO/DBD (TA-Nr. 10) Feld Nr. 56 KBD 45 (10 Zeichen) Ja Feldbezeichnung im Prog. 11 (Debi) Bel-Gr. C (Lasche Erweitert) Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 31

33 BESCHREIBUNG DOKUMENTFELDER Feld "ISO-Code" Dem Schnittstellenfeld "ISO-Code" sollte vorzugsweise das Feld "Währungsvorschlag" aus dem Objektbaum "Debitoren Kundenstamm" zugewiesen werden, welches vorgängig ins Formular eingefügt wurde. Selbstverständlich besteht auch die Möglichkeit ein Eingabefeld mit Typ "Fliesstext" zu definieren und die benötigten Währungen als Auswahlliste zu hinterlegen. Der Nachteil an dieser Variante ist, dass die Auswahlliste separat von der Währungstabelle "gewartet" werden muss, da keine dynamische Verbindung zur Währungstabelle besteht. HINWEIS Achten Sie darauf, dass der Kunde in der jeweiligen Währung eröffnet wurde. Diese Einstellungen werden im Programm 21 KUNDENSTAMM (AbaWorX) bzw. im Programm 31 KUNDENSTAMM (Debitorenbuchhaltung) unter der Lasche "Währung" gemacht. Aktivieren Sie die Option "Mehrere Währungen erlauben" und definieren Sie einen Vorschlagswert. ISO-Code Zwingend bei Fremdwährungsformularen Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 18 ISO_CD (3 Zeichen) Speicherung in Datei DBO/DBD (TA-Nr. 10) Feld Nr. 29 KBD 21 (3 Zeichen) Ja Feldbezeichnung im Prog. 11 (Debi) ISO-Code (Lasche Standard) Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 32

34 BESCHREIBUNG DOKUMENTFELDER Feld "Mahnverfahren (DEBI)" Auf dem Schnittstellenfeld "Mahnverfahren (DEBI)" kann die ID eines Mahnverfahrens, welches im Programm 458 MAHNVERFAHREN (Debitorenbuchhaltung) definiert wurde, übergeben werden. HINWEIS Achten Sie darauf, dass Sie nur Werte (Mahnverfahren-ID) übergeben, welche im Programm 458 MAHNVERFAHREN (Debitorenbuchhaltung) auch tatsächlich erfasst wurden. Das übergebene Mahnverfahren übersteuert das auf der Belegart hinterlegte Mahnverfahren! Damit Mahnbereiche geführt werden können, muss die Option "Erweitertes Mahnwesen" der Debitorenbuchhaltung installiert und lizenziert sein Mahnverfahren (DEBI) Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 71 DEBI_MAHNVERF (4 Zeichen) Speicherung in Datei DBO/DBD (TA-Nr. 10) Feld Nr. 32 KBD24 (5 Zeichen) Ja Feldbezeichnung im Prog. 11 (Debi) Mahnverf. (Lasche Erweitert) Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 33

35 BESCHREIBUNG DOKUMENTFELDER Feld "VESR-Code" Dem Schnittstellenfeld "VESR-Code" wird die im Programm 522 VESR TEILNEHMER- NUMMER (AbaWorX) definierte Referenzzeile zugewiesen. Dieses Schnittstellenfeld muss nur zwingend zugewiesen werden, wenn mit ESR- Einzahlungsscheinen gearbeitet wird und die Zahlungen in der Debitorenbuchhaltung automatisch abgeglichen werden sollen. HINWEIS Achten Sie darauf, dass Sie die Referenzzeile aus dem Quittungsabschnitt (Konstante: "Referenznummer" ohne 5er-Formatierung) übergeben, da nur diese in der Debitorenbuchhaltung abgeglichen werden kann. Die elektronischen Dateien, welche von der Bank zugestellt werden, enthalten die Referenznummer ohne Leerzeichen! Da die Daten der Bank mit den Daten der Debitorenbuchhaltung genau übereinstimmen müssen, dürfen die in die Debitorenbuchhaltung übergebene Referenzzeile ebenfalls keine Leerzeichen enthalten. VESR-Code Zwingend, wenn Zahlungen abgeglichen werden Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 38 VESR (27 Zeichen) Speicherung in Datei DBO/DBD (TA-Nr. 10) Feld Nr. 34 KBD 26 (27 Zeichen) Ja Feldbezeichnung im Prog. 11 (Debi) VESR-Nr (Lasche Erweitert) Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 34

36 BESCHREIBUNG DOKUMENTFELDER GANZE ZAHL Einem Schnittstellenfeld mit dem Typ "Fliesstext" kann nur ein Formularfeld mit dem Typ "Fliesstext" zugewiesen werden Feld "Belastungsweg (DEBI)" Dem Schnittstellenfeld "Belastungsweg (DEBI)" kann ein Formularfeld vom Typ Zahl zugewiesen werden. Der Belastungsweg wird im Normalfall auf einem Kunden im Programm 21 KUNDEN- STAMM (AbaWorX) bzw. 31 KUNDENSTAMM (Debitorenbuchhaltung) erfasst. Ein entsprechender Vorschlag kann unter der Option "Zahlstelle" auf dem Kunden hinterlegt werden. Wird ein Wert in die Schnittstelle aus dem AbaWorX übergegeben, so wird der auf dem Kunden hinterlegte Vorschlagswert übersteuert. HINWEIS Wird ein Wert übergeben zu welchem kein Belastungsweg gefunden wird, so geschieht folgendes: 1. Der Beleg wird trotz Fehlermeldung in der Schnittstelle an die Debitorenbuchhaltung übergeben 2. Im Kundenstamm wird automatisch ein neuer Belastungsweg ohne Bankverbindung erstellt. Es empfiehlt sich, die entsprechenden Belege und Kunden auf ihre Richtigkeit hin zu prüfen. Belastungsweg (DEBI) Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 76 DEBI_BELASTWEG (2 Zeichen) Speicherung in Datei DBO/DBD (TA-Nr. 10) Feld Nr. 14 KBD 06 (2 Zeichen) Ja Feldbezeichnung im Prog. 11 (Debi) Belast-Weg (Lasche Erweitert) Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 35

37 BESCHREIBUNG DOKUMENTFELDER Feld "Frei 1-4 (Ganze Zahl)" Die Schnittstellenfelder "Frei X (Ganze Zahl)" müssen nicht zwingend zugewiesen werden. Diesen Schnittstellenfeldern können beliebige Zahlenfelder aus dem Formular zugewiesen werden. Die übergebenen Werte können ausschliesslich im AbaWorX zu Auswertungszwecken verwendet werden, da diese nicht in die Debitorenbuchhaltung übergeben werden. Frei 1 (Ganze Zahl) Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 56 FREI1I (8.0 Zeichen) Frei 2 (Ganze Zahl) Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 57 FREI2I (8.0 Zeichen) Frei 3 (Ganze Zahl) Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 58 FREI3I (8.0 Zeichen) Frei 4 (Ganze Zahl) Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 59 FREI4I (8.0 Zeichen) Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 36

38 BESCHREIBUNG DOKUMENTFELDER Feld "Geschäftsbereich (DEBI)" Die Geschäftsbereiche können Sie im Programm S32 GESCHÄFTSBEREICHE definieren. Die Geschäftsbereiche können nur dann erfasst werden, wenn Sie die Option "Geschäftsbereiche" im Programm S31 MANDANT-INFORMATION und im Programm 411 FIRMENSTAMM (Debitorenbuchhaltung) aktiviert haben. Auf dem Schnittstellenfeld "Geschäftsbereich (DEBI)" kann ein Formularfeld mit dem Typ Zahl zugewiesen werden. HINWEIS Der in der Schnittstelle übergebene Geschäftsbereich übersteuert den auf dem Kunden hinterlegten Geschäftsbereich. Damit die Geschäftsbereiche definiert und verwendet werden können, muss die Option "Geschäftsbereiche" in der Debitorenbuchhaltung installiert und lizenziert werden Geschäftsbereich (DEBI) Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 73 DEBI_GBEREICH (6.0 Zeichen) Speicherung in Datei DBO/DBD (TA-Nr. 10) Feld Nr. 43 KBD 35 (8.0 Zeichen) Ja Feldbezeichnung im Prog. 11 (Debi) Gesch-Ber. (Lasche Standard) Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 37

39 BESCHREIBUNG DOKUMENTFELDER Feld "Konditionsnummer" Dem Schnittstellenfeld "Konditionsnummer" kann ein Formularfeld mit dem Typ Zahl zugewiesen werden. HINWEIS Die in der Schnittstelle übergebene Konditionsnummer übersteuert die auf dem Kunden bzw. auf der Belegart hinterlegte Konditionsnummer. Wird eine Konditionsnummer übergeben, welche im Programm 415 ZAH- LUNGSKONDITIONEN der Debitorenbuchhaltung nicht vorhanden ist, so wird der Wert nicht in die Debitorenbuchhaltung übergeben, sondern die auf dem Kunden hinterlegte Kondition übernommen. Konditionsnummer Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 22 KOND_NR (4.0 Zeichen) Speicherung in Datei DBO/DBD (TA-Nr. 10) Feld Nr. 16 KBD 08 (4.0 Zeichen) Ja Feldbezeichnung im Prog. 11 (Debi) Kondition (Lasche Erweitert) Feld "Kontaktpersonnummer" Dem Schnittstellenfeld "Kontaktpersonnummer" kann ein Formularfeld mit dem Typ Zahl zugewiesen werden. Dieser Wert wird nicht in die Debitorenbuchhaltung übergeben, sondern steht anschliessend lediglich zu Auswertungszwecken im AbaWorX zur Verfügung. Kontaktpersonnummer Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 7 AKP_NR (4.0 Zeichen) Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 38

40 BESCHREIBUNG DOKUMENTFELDER Feld "Kostengruppe (DEBI)" Die Verwendung und Verbuchung der Kostenstellen-Gruppen sind möglich, wenn im Programm 411 FIRMENSTAMM (Debitorenbuchhaltung) unter den Eingabe-Optionen die Funktion "KST-Gruppe führen" aktiviert wurde. Bild 16: Einstellungen in den Firmenstammdaten Kostengruppen führen Dem Schnittstellenfeld "Kostengruppe (DEBI)" kann ein numerisches Formularfeld zugewiesen werden. HINWEIS Wird eine Kostenstellen-Gruppen-Nummer übergeben, welche im Programm 11 BELEGE ERFASSEN (Debitorenbuchhaltung) in der F4-Liste noch nicht besteht, so wird der in der Schnittstelle übergebene Wert zurück gewiesen. Der Beleg kann nicht verbucht werden. Die in der Schnittstelle übergebene Kostenstellen-Gruppen-Nummer übersteuert, die auf dem Kunden bzw. auf der Belegart hinterlegte Kostenstellen-Gruppen- Nummer. Kostengruppe (DEBI) Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 74 DEBI_KOSTENGRP (8.0 Zeichen) Speicherung in Datei DBO/DBD (TA-Nr. 10) Feld Nr. 18 KBD 10 (12.0 Zeichen) Ja Feldbezeichnung im Prog. 11 (Debi) Kostengrp. (Lasche Erweitert) Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 39

41 BESCHREIBUNG DOKUMENTFELDER Feld "Mahnbereich (DEBI)" Mahnbereiche werden verwendet, wenn innerhalb der Firma mehrere Personen oder Organisationseinheiten für das Mahnwesen zuständig sind. Der Mahnbereich kann zum Beispiel einer Sparte, einem Vertriebsweg, einer Verkaufsorganisation oder einem Geschäftsbereich entsprechen. Die Steuerung der Mahnungen erfolgt dann getrennt nach Mahnbereichen. Die entsprechenden Selektionsmöglichkeiten um entsprechende Mahnläufe auszuführen, befinden sich im Programm 241 MAHNLAUF ERSTELLEN (Debitorenbuchhaltung). Dem Schnittstellenfeld "Mahnbereich" kann ein numerisches Formularfeld zugewiesen werden. Die Verwendung und Verbuchung der Mahnbereiche sind möglich, wenn im Programm 411 FIRMENSTAMM (Debitorenbuchhaltung) unter den Eingabe-Optionen die Funktion "Mahnbereich führen" aktiviert wurde. Bild 17: Einstellungen in den Firmenstammdaten Mahnbereich führen Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 40

42 BESCHREIBUNG DOKUMENTFELDER 6 HINWEIS Wird ein Mahnbereich übergeben, welche im Programm 11 BELEGE ERFASSEN in der F4-Liste (Debitorenbuchhaltung) noch nicht besteht, so wird der in der Schnittstelle übergebene Wert zurück gewiesen. Der Beleg kann nicht verbucht werden. Der in der Schnittstelle übergebene Mahnbereich übersteuert die auf dem Kunden bzw. auf der Belegart hinterlegte Mahnbereich. Damit Mahnbereiche geführt werden können, muss die Option "Erweitertes Mahnwesen" der Debitorenbuchhaltung installiert und lizenziert sein. Mahnbereich (DEBI) Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 72 DEBI_MAHNBER (6.0 Zeichen) Speicherung in Datei DBO/DBD (TA-Nr. 10) Feld Nr. 42 KBD 34 (8.0 Zeichen) Ja Feldbezeichnung im Prog. 11 (Debi) M-Bereich (Lasche Erweitert) Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 41

43 BESCHREIBUNG DOKUMENTFELDER Feld "Mahnkontaktperson (DEBI)" Wenn Sie die Mahnung an eine bestimmte Person im Betrieb senden wollen, können Sie diese Kontaktperson in die Debitorenbuchhaltung übergeben. Dem Schnittstellenfeld "Mahnkontaktperson (DEBI)" kann ein numerisches Formularfeld zugewiesen werden. HINWEIS Wird eine nicht bestehende Mahnkontaktperson übergeben, so wird der in der Schnittstelle übergebene Wert zurück gewiesen. Der Beleg kann nicht verbucht werden, da die entsprechende Kontaktperson nicht gefunden werden konnte. Verwenden Sie daher wenn möglich als Kontakt-Nummern-Feld das Datenbankfeld "Kontaktnummer" aus der Tabelle "Kontaktpersonen". Damit lassen sich solche Schnittstellenfehler vermeiden. Die in der Schnittstelle übergebene Mahnkontaktperson übersteuert die auf dem Kunden hinterlegte Mahnkontaktperson. Die Mahnkontaktperson kann nur übergeben werden, wenn die Applikation "AD- RESSVERWALTUNG" installiert und lizenziert ist. Mahnkontaktperson (DEBI) Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 84 DEBI_MAHNAKP (8.0 Zeichen) Speicherung in Datei DBO/DBD (TA-Nr. 10) Feld Nr. 46 KBD38 (12.2 Zeichen) Ja Feldbezeichnung im Prog. 11 (Debi) Kontaktp. (Lasche Erweitert) Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 42

44 BESCHREIBUNG DOKUMENTFELDER Feld "Skonto 1-3 (%)" Die Schnittstellenfelder "Skonto X (%)" müssen nicht zwingend zugewiesen werden. Diesen Schnittstellenfeldern können beliebige Zahlenfelder aus dem Formular zugewiesen werden. Die übergebenen Werte können ausschliesslich im AbaWorX zu Auswertungszwecken verwendet werden, da diese nicht in die Debitorenbuchhaltung übergeben werden. Siehe Kapitel Zahlungskonditionen in die Debitorenbuchhaltung übergeben Skonto 1 (%) Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 27 SKONTO1P (4.0 Zeichen) Skonto 2 (%) Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 28 SKONTO2P (4.0 Zeichen) Skonto 3 (%) Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 29 SKONTO3P (4.0 Zeichen) Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 43

45 BESCHREIBUNG DOKUMENTFELDER Feld "Skonto 1-3 (Tage)" Die Schnittstellenfelder "Skonto X (Tage)" müssen nicht zwingend zugewiesen werden. Diesen Schnittstellenfeldern können beliebige Zahlenfelder aus dem Formular zugewiesen werden. Die übergebenen Werte können ausschliesslich im AbaWorX zu Auswertungszwecken verwendet werden, da diese nicht in die Debitorenbuchhaltung übergeben werden. Siehe Kapitel Zahlungskonditionen in die Debitorenbuchhaltung übergeben Skonto 1 (Tage) Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 24 SKONTO1T (4.0 Zeichen) Skonto 2 (Tage) Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 25 SKONTO2T (4.0 Zeichen) Skonto 3 (Tage) Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 26 SKONTO3T (4.0 Zeichen) Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 44

46 BESCHREIBUNG DOKUMENTFELDER Feld "Verantwortlich (DEBI)" Als Verantwortlicher wird im Normalfall ein interner Mitarbeiter übergeben. Zur Verfügung stehen die erfassten Mitarbeiter in den Programmen 451 MITARBEITER DEFI- NIEREN (Adressverwaltung), 4175 VERANTWORTLICHE DEFINIEREN (Debitorenbuchhaltung) und 4171 VISUMSVERANTWORTLICHE DEFINIEREN (Kreditorenbuchhaltung). HINWEIS Das Feld "Verantwortlicher" in Programm 21 KUNDENSTAMM (AbaWorX) kann erst verwendet werden, wenn die Option "Erweiterte Beleg- und Zahlungsarten" der Debitorenbuchhaltung installiert und lizenziert ist und wenn im Programm 411 FIRMENSTAMM (Debitorenbuchhaltung) die Option "Verantwortliche führen" aktiviert wurde. Bild 18: Einstellungen in den Firmenstammdaten Verantwortliche führen Der in der Schnittstelle übergebene Verantwortliche übersteuert den auf dem Kunden hinterlegten Verantwortlichen. Wird ein nicht bestehender Mitarbeiter übergeben, so wird der in der Schnittstelle übergebene Wert zurück gewiesen. Der Beleg kann nicht verbucht werden, da der entsprechende Mitarbeiter nicht gefunden werden konnte. Verantwortlich (DEBI) Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 75 DEBI_VERANTW (4.0 Zeichen) Speicherung in Datei DBO/DBD (TA-Nr. 10) Feld Nr. 45 KBD37 (12.2 Zeichen) Ja Feldbezeichnung im Prog. 11 (Debi) Verantwort. (Lasche Standard) Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 45

47 BESCHREIBUNG DOKUMENTFELDER Feld "VESR-Verfahren" (Debi = VESR-Code) Das VESR-Verfahren hat in der Debitorenbuchhaltung Einfluss auf die Verwendung des VESR in den Mahnungen. Dem Schnittstellenfeld "VESR-Verfahren" kann ein numerisches Formularfeld zugewiesen werden. HINWEIS Der Feldwert "VESR-Verfahren" kann erst verwendet und verbucht werden, wenn die Option "Erweiterte Beleg- und Zahlungsarten" der Debitorenbuchhaltung installiert und lizenziert ist. Das in der Schnittstelle übergebene VESR-Verfahren übersteuert das auf dem Kunden hinterlegte VESR-Verfahren. VESR-Verfahren Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 86 VESRVERFAHREN (4.0 Zeichen) Speicherung in Datei DBO/DBD (TA-Nr. 10) Feld Nr. 60 KBD49 (4.0 Zeichen) Ja Feldbezeichnung im Prog. 11 (Debi) VESR-Code (Lasche Erweitert) Feld "Zahlungsfrist" Das Schnittstellenfeld "Zahlungsfrist" muss nicht zwingend zugewiesen werden. Diesem Schnittstellenfeld kann ein beliebiges numerisches Feld aus dem Formular zugewiesen werden. Die übergebenen Werte können ausschliesslich im AbaWorX zu Auswertungszwecken verwendet werden, da diese nicht in die Debitorenbuchhaltung übergeben werden. Siehe Kapitel Zahlungskonditionen in die Debitorenbuchhaltung übergeben Zahlungsfrist Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 23 FRIST (4.0 Zeichen) Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 46

48 BESCHREIBUNG DOKUMENTFELDER ZAHL Einem Schnittstellenfeld mit dem Typ "Zahl" kann nur ein Formularfeld mit dem Typ "Zahl" zugewiesen werden Feld "Adressnummer" Im Normalfall ist die Adressnummer des Debitors gemeint. Als Kundenadresse gilt im Allgemeinen der Debitor bzw. die Mahnadresse. HINWEIS In älteren Formularen kann es vorkommen, dass in der Schnittstelle kein spezifisches Formularfeld zugewiesen wurde. In diesem Fall wird der Feldwert aus dem Feld "Adressnummer" aus der Tabelle "Kundenadresse" übernommen, sofern dieses Feld irgendwo im Formular vorhanden ist. Diese Adresse wird dann auch automatisch als Mahnadresse übernommen. Kontrollieren Sie bitte die Schnittstellenzuweisungen. Es empfiehlt sich ein Formularfeld dem Schnittstellenfeld "Adressnummer" zuzuweisen! Adressnummer Empfehlenswert Speicherung in Datei WSD Feld Nr. 6 ADR_INR (10.0 Zeichen) Speicherung in Datei DBO/DBD (TA-Nr. 10) Feld Nr. 21 KBD13* (12.0 Zeichen) Ja* Feldbezeichnung im Prog. 11 (Debi) Kundenadr. (Lasche Erweitert)* * Wird keine Rechnungsadresse in die Debitorenbuchhaltung übernommen, so wird die Adressnummer in die Schnittstelle übergeben, andernfalls hat die Rechnungsadressnummer Priorität. Beschreibung Schnittstelle AbaWorX-Debitoren Seite 47