2 Konzeption und Ausprägung der Ledger

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1 Nicht mit Erfindungen, sondern mit Verbesserungen macht man Vergnügen. (Henry Ford) 2 Konzeption und Ausprägung der Das neue Hauptbuch umfasst die Funktionalitäten des klassischen Hauptbuchs, wurde darüber hinaus jedoch um Funktionalitäten der Speziellen erweitert, um so eine größere Flexibilität innerhalb des Hauptbuchs zu schaffen. Um diese Flexibilität zu verdeutlichen, ist folgende Analogie hilfreich: Stellen Sie sich die Bindung des neuen Hauptbuchs als einen dehnbaren Einband und die Kapitel des Buchs als vor. Im Gegensatz zu einem Buch mit starrem Einband lassen sich hier Kapitel leichter hinzufügen. Diese Möglichkeit der Aufnahme von neuen Kapiteln/n charakterisiert das neue Hauptbuch. Wenn die Kapitel/ letztlich zusammengefasst sind, ist das Resultat ein einziges dickes, fest gebundenes Buch. Flexibilität des Hauptbuchs Im Folgenden stellen wir zunächst die Ausprägung der sowie der gruppen dar. Anschließend gehen wir auf die Steuerung der verschiedenen Szenarios und der neuen Entität»Segment«sowie auf die Möglichkeit der Aufnahme von kundenspezifischen Feldern in den Kontierungsblock ein. 2.1 Ausprägung der Bereits in SAP R/3 gab es das Prinzip unterschiedlicher Bücher () für unterschiedliche Anforderungen: das klassische Hauptbuch (General 00) für legale Anforderungen, das UKV- ( 0F) für das Umsatzkostenverfahren, das Profit-Center- ( 8A) für Management- und Segmentberichterstattung und weitere Spezielle für multidimensionale, kundenspezifische Separierte Bücher 37

2 2 Konzeption und Ausprägung der Anforderungen. Ab Release SAP ERP reduziert sich die Anzahl dieser separierten Bücher, womit sich die Problematik der abgestimmten Zahlenwerke verringert. Dieser Abschnitt erläutert die Definition, Zuordnung und Bebuchung des führenden s und der nicht-führenden. Mehrere eignen sich, um unterschiedliche Rechnungslegungsvorschriften abzubilden. Der Einsatz von nicht-führenden n ermöglicht es auch, innerhalb eines Buchungskreises mit unterschiedlichen Geschäftsjahresvarianten zu arbeiten Basis der Standardsummentabelle FAGLFLEXT der Hauptbuchhaltung zum Speichern und zur Auswertung von Werten basieren auf einer Summentabelle. SAP empfiehlt Ihnen, die ausgelieferte Standardsummentabelle FAGLFLEXT zu verwenden (die Branchenlösung für das Public Sector Management nutzt FMGLFLEXT). Über den Customizing-Pfad Finanzwesen (neu) Grundeinstellungen Finanzwesen (neu) Bücher der Hauptbuchhaltung definieren legen Sie zunächst die fest, die Sie in der Hauptbuchhaltung verwenden möchten. Ein Blick auf die Datenbanktabelle in Abbildung 2.1 zeigt die standardmäßige Erweiterung der Datenstruktur dieser Tabelle. Im Gegensatz zur klassischen Hauptbuchhaltung beinhaltet die Tabelle FAGLFLEXT neue Felder, wie z.b. Profit-Center, Segment und Funktionsbereich. Kundenindividuelle Erweiterungen sind ebenfalls vorgesehen. Zusätzlich unterscheiden wir zwischen führendem und nicht-führenden n. 38

3 Ausprägung der 2.1 Klassisches Hauptbuch Summentabelle GLT0 Eine Auswahl der zur Verfügung stehenden Felder: Feld Kurzbezeichnung BUKRS RYEAR RACCT RBUSA... Buchungskreis Geschäftsjahr Kontonummer Geschäfts... SE11_OLD Neues Hauptbuch Summentabelle FAGLFLEXT Eine Auswahl der zur Verfügung stehenden Felder: Feld RYEAR RACCT COST_ELEM BUKRS RCNTR PRCTR RFAREA RBUSA SEGMENT Kurzbezeichnung... Geschäftsjahr Kontonummer Kostenart Buchungskreis Kostenstelle Profit-Center Funktionsbereich Geschäftsbericht Segment f. Seg.bericht SE11_OLD Abbildung 2.1 Summentabelle FAGLFLEXT Führendes Im neuen Hauptbuch gibt es pro Mandant ein führendes, das für alle Buchungskreise gültig ist. Eine wichtige Entscheidung ist, welche Rechnungslegungsvorschrift im führenden abgebildet wird. Diese Zuordnung kann nachträglich nicht deaktiviert werden. Sie können genau ein als führendes kennzeichnen (siehe Abbildung 2.2). SAP liefert im Standard das führende 0L aus. Ein führendes pro Mandant Führendes 0L Abbildung 2.2 Führendes definieren Analog dazu findet sich in Abbildung 2.3 das IAS- im Mandanten 800 als Beispiel für ein führendes für die Buchungskreise 1000, 2000, 3000 und

4 2 Konzeption und Ausprägung der Mandant 800 IAS- Führendes Buchungskreis 1000 Buchungskreis 2000 Buchungskreis 3000 Buchungskreis 4000 Abbildung 2.3 Führendes im Mandanten Die Definition des führenden s nehmen Sie im IMG über den folgenden Customizing-Pfad vor: Finanzwesen (neu) Grundeinstellungen Finanzwesen (neu) Bücher der Hauptbuchhaltung definieren. Rechnungslegungsvorschrift Integration der Nebenbücher Das führende wird in der Regel nach der Rechnungslegungsvorschrift geführt, nach der der Konzernabschluss erstellt wird. Kapitel 4, Parallele Rechnungslegung, gibt darüber noch detailliert Auskunft. Das führende ist mit allen Nebenbüchern integriert (siehe Abbildung 2.4). Beispiele finden sich zum einen in der Belegaufteilung durch die Integration mit der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung (FI-AP bzw. FI-AR), zum anderen in der Anlagenbuchhaltung (FI-AA), wo die Nachaktivierung von Skonto auf Anlagen in Echtzeit durchgeführt wird. Wenn die parallele Rechnungslegung mithilfe der Kontenlösung abgebildet wird, gibt es in der Regel genau ein das führende. Alternativ zur Kontenlösung steht Ihnen die lösung im neuen Hauptbuch zur Verfügung. 40

5 Ausprägung der 2.1 CO FI- BL FI- AA MM FI- AP IAS- Hauptbuch FI- AR SD Bilanz GuV... Abbildung 2.4 Integration der Nebenbücher mit dem führenden Es existiert also ein führendes, das (als Einziges) seine Werte standardmäßig in das Controlling bucht. Damit kann nur das führende eine Integration mit dem CO abbilden. CO empfängt lediglich Werte aus dem führenden. Nur mithilfe der Kontenlösung, die in Abschnitt bereits beschrieben wurde, besteht die Möglichkeit einer Abbildung von parallelen Bewertungsansätzen im CO. Bei der Integration in die Anlagenbuchhaltung (FI-AA) ist das Prinzip ähnlich: Der führende Bereich der Anlagenbuchhaltung (Bewertungsbereich 01) muss in das führende gebucht werden (siehe Abbildung 2.5). Integration von CO Integration von FI-AA Wir betrachten nun die Einstellungen, die Sie für das führende vornehmen müssen. In jedem Buchungskreis werden vom führenden automatisch die Einstellungen übernommen, die für die folgenden Parameter gelten: Währungen Geschäftsjahresvariante Buchungsperiodenvariante Im Folgenden stellen wir Ihnen diese drei Parameter ausführlicher vor. 41

6 2 Konzeption und Ausprägung der Anlage xy im Jahr 2007 Bestandswerte Abschreibungen Restbuchwert Konzern - rech. Bew Führendes IAS- Parallele Bewertung Abbildung 2.5 FI-AA Bewertungsbereich 01 bucht in das führende Währungen Neben der Transaktionswährung können drei zusätzliche (Haus-) Währungen im neuen Hauptbuch abgebildet werden. Das führende führt die (zusätzlichen) Hauswährungen, die dem Buchungskreis zugewiesen sind. Lassen Sie uns ein Beispiel betrachten: Das führende und Buchungskreis ABCD haben in Abbildung 2.6 eine Buchungskreiswährung (den japanischen Yen), eine Konzernwährung (hier den Euro als zweite Hauswährung) und im US-Dollar eine Hartwährung als dritte Hauswährung. Führendes Buchungskreis ABCD Buchungskreiswährung Konzernwährung Hartwährung JPY EUR USD 1. Hauswährung 2. Hauswährung 3. Hauswährung Abbildung 2.6 Führendes führt die zusätzlichen Hauswährungen 42

7 Ausprägung der 2.1 Über folgenden Customizing-Menüpfad werden die Währungen des führenden s definiert: Finanzwesen (neu) Grundeinstellungen Finanzwesen (neu) Bücher Währungen des führenden s definieren. Hier legen Sie die Währung fest, in der das führende geführt werden soll. Für jeden Buchungskreis können Sie folgende Einstellungen vornehmen: Währungen des führenden s Hauswährung 1 (als Buchungskreiswährung) Diese ist über die Einstellungen zum Buchungskreis festgelegt. Zusätzliche Hauswährungen Sie können eine oder bis maximal drei zusätzliche Hauswährungen definieren, die Sie pro Buchungskreis parallel zur ersten Hauswährung führen. Parallele Währungen Für die zusätzlichen Hauswährungen hinterlegen Sie pro Buchungskreis den Währungstyp und den Kurstyp (siehe Abbildung 2.7). Der Währungstyp gibt die»rolle«der parallel zu führenden Währung an. Wir unterscheiden zwischen folgenden Währungstypen: Währungstyp Buchungskreiswährung Konzernwährung Hartwährung Indexwährung Gesellschaftswährung Der Kurstyp legt fest, mit welchem im System hinterlegten Umrechnungskurs bei der Berechnung der zusätzlichen Betragsfelder gearbeitet wird. In unserem Beispiel in Abbildung 2.7 ist dies der Kurstyp»M Standardumrechnung zum Mittelkurs«. Für jedes Währungspaar können Sie verschiedene Wechselkurse hinterlegen, die durch den Kurstyp unterschieden werden. Die verschiedenen Wechselkurse können etwa für folgende Zwecke verwendet werden: Kurstyp für die Umrechnung Wechselkurse Bewertung Konvertierung Umrechnung Planung 43

8 2 Konzeption und Ausprägung der Abbildung 2.7 Zusätzliche Hauswährungen zum Buchungskreis Mittelkurs, Geldkurs, Briefkurs Ausgangswährung für die Umrechnung Sie können wie bei der ersten Hauswährung den Kurstyp M (Mittelkurs), G (Geldkurs), B (Briefkurs) oder einen beliebigen anderen Kurstyp verwenden. Für die bilanziellen Auswertungen stehen Ihnen also drei Hauswährungen zuzüglich einer Transaktionswährung zur Verfügung. In der klassischen Hauptbuchhaltung war dies nur mithilfe eines zusätzlichen Speziellen s möglich. Nach den Währungen als dem ersten Parameter zum führenden beschäftigen wir uns nun mit den beiden weiteren Einstellungen für das führende, mit der Geschäftsjahresvariante und der Buchungsperiodenvariante. Dort wird an das aus SAP R/3 bekannte dreistufige Variantenprinzip angeknüpft: 1. Variante definieren 2. Werte für die Variante festlegen 3. der Variante Objekte zuordnen 44

9 Ausprägung der 2.1 Das Variantenprinzip ist ein Verfahren, mit dem im System einem oder mehreren Objekten bestimmte Eigenschaften zugeordnet werden. Ein Beispiel hierfür ist das Arbeiten mit einer der drei folgenden Möglichkeiten: Variantenprinzip Geschäftsjahresvariante Buchungsperiodenvariante Feldstatusvariante Im Folgenden gehen wir auf die ersten beiden der drei Varianten genauer ein. Zunächst betrachten wir die Geschäftsjahresvariante für das führende. In der Geschäftsjahresvariante wird nicht festgehalten, ob eine Buchungsperiode offen oder geschlossen ist. Diese Daten werden in einer anderen SAP-Tabelle verwaltet; sie werden in der Buchungsperiodenvariante hinterlegt. Geschäftsjahresvariante Buchungsperioden Damit Geschäftsvorgänge verschiedenen Zeiträumen zugeordnet werden können, muss ein Geschäftsjahr mit Buchungsperioden definiert werden. Die Anzahl der Buchungsperioden sowie Anfang/Ende der Buchungsperioden und die Sonderperioden werden festgelegt. In der Geschäftsjahresvariante sind somit lediglich die Anzahl der Perioden und die Start- und Endtermine der einzelnen Perioden definiert. Das Geschäftsjahr wird auf diese Weise als Variante definiert, der Buchungskreis bzw. die Buchungskreise der Variante zugeordnet. Buchungsperiodenvariante Damit Belege nicht in falsche Buchungsperioden gebucht werden, können in der Buchungsperiodenvariante die betreffenden Buchungsperioden geschlossen bzw. die richtigen Buchungsperioden geöffnet werden. Das führende arbeitet mit der Geschäftsjahresvariante und der Buchungsperiodenvariante des Buchungskreises. Abbildung 2.8 zeigt die Zuordnung der einem Kalenderjahr entsprechenden Geschäftsjahresvariante zum IAS-. In Abbildung 2.9 ist die Zuordnung von Buchungsperiodenvariante 0001 zu verschiedenen n dargestellt. Die Zuordnung der Varianten erfolgt im Customizing unter Finanzwesen (neu) Grundeinstellungen Finanzwesen (neu) Bücher Zuordnung der Varianten 45

10 2 Konzeption und Ausprägung der Geschäftsjahr und Buchungsperioden. Ausnahmen zu diesem Prinzip finden Sie in Kapitel 3, Integration im Rechnungswesen. Geschäftsjahresvariante Nov. Okt. Sept Dez Aug. 07 Juli Jan Feb Mai Juni Mä rz Apr. IAS- Abbildung 2.8 Zuordnung der Geschäftsjahresvariante Buchungsperiodenvariante Var K von Konto bis Konto von Per 1 Jahr bis Per 1 Jahr von Per 2 Jahr bis Per 2 Jahr D K S S S IAS US-GAAP nach lokaler Rechnungslegung XYZ Abbildung 2.9 Zuordnung der Buchungsperiodenvariante Damit besteht eine generelle Freiheit bezüglich der Geschäftsjahresvariante und der Buchungsperiodenvariante für die, die lediglich (siehe SAP-Hinweis ) durch die Anwendung der Anlagenbuchhaltung eingeschränkt wird. 46

11 Ausprägung der 2.1 Eine Besonderheit in Bezug auf die offene und die geschlossene Buchungsperiode gibt es beim so genannten repräsentativen. Das repräsentative lässt sich als das Primus inter Pares- einer gruppe bezeichnen (in einer gruppe werden mehrere in Bezug auf Funktionen und Prozesse gleich zu behandelnde zusammengefasst). Wenn die Buchungsperiode des repräsentativen s offen ist, werden auch in allen anderen n der gruppe, zu der das repräsentative gehört, Buchungen vorgenommen, selbst wenn die Perioden dieser geschlossen sind. Das repräsentative ist Gegenstand von Abschnitt Nicht-führendes Die nicht-führenden werden als parallele Bücher zum führenden geführt. Parallele Bücher sind nicht notwendig, um die möglicherweise derzeit genutzten Summentabellen GLT0, GLFUNCT bzw. GLPCT abzubilden; diese können Sie im neuen Hauptbuch zukünftig in einem vereinen. Parallele Bücher werden immer als vollständige geführt, d.h., alle Buchungen ohne Bewertungsunterschiede sind in den Auswertungen für das führende und die nicht-führenden zu sehen. Vollständige Bewertungsbuchungen, die nur für eine spezifische Rechnungslegungsvorschrift gelten, erfolgen explizit in das jeweilig dafür vorgesehene. Wir greifen dies im Rahmen der Erläuterung zum Datenkonzept erneut auf. Parallele sind parallel geführte Bücher innerhalb eines Hauptbuchs; unterschiedliche Rechnungslegungsvorschriften, z.b. IAS/IFRS oder US-GAAP, lassen sich durch sie abbilden (siehe Abbildung 2.10). Parallele Bücher Die Definition der nicht-führenden (siehe Abbildung 2.11) nehmen Sie unter dem IMG-Pfad Finanzwesen (neu) Grundeinstellungen Finanzwesen (neu) Bücher der Hauptbuchhaltung definieren vor. 47

12 2 Konzeption und Ausprägung der IAS (führendes ) US-GAAP nach lokaler Rechnungslegung XYZ Nicht-führende Abbildung 2.10 ausprägung Abbildung 2.11 Nicht-führende definieren Aktivierung nichtführender Nicht-führende müssen Sie im Gegensatz zum führenden aber zusätzlich pro Buchungskreis aktivieren, und zwar unter dem IMG-Pfad Finanzwesen (neu) Grundeinstellungen Finanzwesen (neu) Bücher Nicht-führende definieren und aktivieren. In dieser IMG-Aktivität nehmen Sie für jeden gewünschten Buchungskreis folgende Einstellungen für die nicht-führenden vor (siehe Abbildung 2.12). Sie aktivieren mit dieser Einstellung das gewünschte nicht-führende pro Buchungskreis, in Abbildung 2.12 z.b. das nicht-führende L6. 48

13 Ausprägung der 2.1 Abbildung 2.12 Einstellungen für nicht-führende Sie können vom führenden abweichende zusätzliche Währungen festlegen. Als erste Währung wird immer die Währung des führenden s, d.h. des entsprechenden Buchungskreises, übernommen. Für die mögliche zweite und dritte Währung eines nichtführenden s dürfen Sie nur Währungstypen verwenden, die Sie dem entsprechenden Buchungskreis schon für das führende zugeordnet haben. Währungen des nicht-führenden s Sie können eine vom führenden abweichende Geschäftsjahresvariante hinterlegen. Wenn Sie keine Geschäftsjahresvariante eingeben, wird automatisch die Geschäftsjahresvariante des Buchungskreises übernommen. Damit kann ein Buchungskreis mit unterschiedlichen Geschäftsjahresvarianten abgebildet werden, wenn z.b. das führende mit der Geschäftsjahresvariante K4 (Geschäftsjahr entspricht dem Kalenderjahr) und ein nicht-führendes mit Geschäftsjahresvariante V3 (ein von Kalenderjahr abweichendes Geschäftsjahr) arbeitet. Diese Möglichkeit gibt es nicht im klassischen Hauptbuch, lediglich in den Speziellen n steht diese Option ebenfalls zur Verfügung. Sie können sich neben einer abweichenden Geschäftsjahresvariante auch für eine vom führenden abweichende Buchungsperiodenvariante entscheiden. Das neue Hauptbuch bietet auch die Möglichkeit, die steuerliche Bewertung in einem separaten, nicht-führenden abzubilden. Wenn Sie diese Funktion nutzen möchten, sollten Sie (siehe auch SAP-Hinweis , Stand ) darauf achten, bei der Datenextraktion von DART das mit den steuerlichen Daten anzugeben. Voraussetzungen sind das Einspielen der Korrektur und Steuerliche Bewertung Datenextraktion von DART 49

14 2 Konzeption und Ausprägung der die manuellen Schritte, die in diesem Hinweis beschrieben werden. Wenn Sie die Korrektur einspielen wollen, müssen Sie zuvor die DART-Version 2.4 installiert haben. Das Selektionsbild des Extraktionsprogramms bietet Ihnen die Möglichkeit, ein auszuwählen, für das dann die Daten extrahiert werden. Wird im Selektionsbild nicht explizit ein ausgewählt, wird also kein abweichendes bzw. kein selektiert, wird immer das führende für die Auswertung ausgewählt. Sofern Sie im neuen Hauptbuch auch die Funktion der Bilanzierung auf Segmenten verwenden, kann es bei speziellen Belegen zu einer Belegaufteilung kommen, um einen Saldo-null-Ausgleich innerhalb der Segmente zu erreichen. Bei diesen Belegen werden spezielle Verrechnungskonten bebucht. Da diese Verrechnungskonten zwar bei DART mitselektiert werden, nicht aber die technischen Belegzeilen aus der Belegaufteilung, kommt es zu einer Differenz in den Kontrollsummen. Diese Differenz kann ignoriert werden, sofern sich die Summe der Differenzen zu null saldiert. Die Differenzen werden jeweils zwischen Positionssumme und Kontensaldo ausgewiesen, ergeben in Summe aber im Normalfall den Wert Datenkonzept Konzeption des neuen Hauptbuchs Durch die größere Flexibilität des neuen Hauptbuchs ist es besonders wichtig, das neue Hauptbuch selbst und das mit seiner Einführung verbundene Projekt so zu konzipieren, dass das neue Hauptbuch im Rahmen seiner Möglichkeiten alle Ihre betriebswirtschaftlichen und technischen Anforderungen erfüllen kann. Sowohl die abzubildenden Szenarios und damit Felder als auch die Anzahl der Einzel- und Summensätze je Tabelle und je sind Schlüsselfaktoren für ein erfolgreiches und tragfähiges Konzept. 0L Die Tabellen BKPF (Belegkopf) und BSEG (Belegzeilen/-position) siehe Abbildung 2.13 finden sich mit leicht geänderten Funktionalitäten auch im neuen Hauptbuch wieder. Zusätzliche Felder sind z.b.: gruppe in BKPF Segment in BSEG 50

15 Ausprägung der 2.1 Einzelbewegungen spiegeln sich in den drei folgenden Tabellen: BKPF (Belegkopfdatei) Tabellen BKPF und BSEG BSEG (Belegsegmentdatei führend) BSEG_ADD (Belegsegmentdatei nicht führend) Betrachten wir die Verwendung der Tabellen. Belege, die für das führende relevant sind, werden in den Tabellen BKPF und BSEG fortgeschrieben (siehe Abbildung 2.13). Detail Belegkopf BA Belegkopf BKPF Zusätzliche Felder: RLDNR LDGRP Konto Position 1/ BS Belegzeilen/ Belegposten Zusätzliche Felder: Segment Betrag Steuerkennz. Zusatzangaben Geschäftsbereich Kostenstelle Text... Abbildung 2.13 Tabellennamen Belegkopf und Belegposition Belege ohne Bewertungsdifferenzen werden in alle gebucht (siehe Abbildung 2.14). Gibt es keine Bewertungsunterschiede, bleibt also das Feld -Gruppe bei der Buchung leer, wird in alle gebucht. Die Belegkopfdaten BKPF und die Belegzeilen in der BSEG werden fortgeschrieben. Das Feld RLDNR im Belegkopf (siehe Abbildung 2.15) kennzeichnet mit dem Wert Initial, dass dieser Beleg für alle relevant ist. gruppe Feld RLDNR Wird nun aber ausschließlich in das führende gebucht, wird in BKPF noch die Information des s abgelegt. Das Feld RLDNR im Belegkopf kennzeichnet mit dem Wert 0L in Abbildung 2.16 folglich, dass dieser Beleg ausschließlich für das führende gilt. 51

16 2 Konzeption und Ausprägung der bei der Belegerfassung nicht angegeben: Buchung in alle definierten Hauptbuch- Transaktionen: z.b. Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Zahlung A (IAS) (führendes ) B (US-GAAP) C (lokales Recht) Abbildung 2.14 Buchung in alle BKPF BUKRS BELNR GJAHR RLDNR LDGRP BSTAT BSEG BUKRS BELNR GJAHR BUZEI BSEG_ADD BUKRS BELNR GJAHR BUZEI Buchung in alle Abbildung 2.15 Keine Bewertungsunterschiede, Buchung in alle BKPF BUKRS BELNR GJAHR RLDNR0L LDGRP BSTAT BSEG BUKRS BELNR GJAHR BUZEI BSEG_ADD BUKRS BELNR GJAHR BUZEI Buchung ins führende Abbildung 2.16 Bewertungsunterschied Buchung nur in das führende 0L Wir werfen nun einen Blick auf die Belegstruktur in dem Fall, in dem zusätzliche verwendet werden. Tabelle BSEG_ ADD: Buchungen in zusätzliche Die Tabelle BSEG_ADD (siehe Abbildung 2.17) wird nur fortgeschrieben, wenn zusätzliche verwendet werden und dabei die zu buchenden Belege für das führende nicht relevant sind. BSEG_ADD enthält überdies jedoch keine Belegaufteilungsinformation. Die Tabelle ist diesbezüglich nicht von Relevanz. 52

17 Ausprägung der 2.1 Detail Belegkopf BA Belegkopf BKPF Zusätzliche Felder: RLDNR LDGRP Konto Position 1/ BS Betrag Steuerkennz. Zusatzangaben Geschäftsbereich Kostenstelle Text... Belegzeilen/ Belegposten BSEG_ADD Zusätzliche Felder: Segment Für führendes nicht relevant, nur für Buchungen in ein oder mehrere zusätzliche Abbildung 2.17 BSEG_ADD für Buchungen in zusätzliche Durch eine einheitliche Buchungstransaktion, die lediglich durch das Feld zur Angabe des s (oder präzise formuliert, der gruppe)»angereichert«wird (siehe Abbildung 2.18), erfolgt nun explizit bei der Buchung die Angabe, welches mit der Buchung gefüllt werden soll. gruppe bei der Belegerfassung angegeben: Buchung nur in das angegebene Transaktion: Bewertungsbuchungen, Periodenabschlussbuchungen A (IAS) (führendes ) B (US-GAAP- ) C (lokales Recht) Abbildung 2.18 Buchung in ein Das Feld RLDNR im Belegkopf kennzeichnet mit dem Wert L6 in unserem Beispiel in Abbildung 2.19, dass dieser Beleg für das nichtführende L6 gilt. In diesem Fall werden Werte ausschließlich 53

18 2 Konzeption und Ausprägung der in die Tabelle BSEG_ADD geschrieben. Die Tabelle BSEG wird nicht gleichzeitig gefüllt. BKPF BSEG BUKRS BELNR GJAHR RLDNR LDGRP BSTAT L6 L BUKRS BELNR GJAHR BUZEI BSEG_ADD BUKRS BELNR GJAHR BUZEI Buchung in L6 Abbildung 2.19 Bewertungsunterschied Buchung in nicht-führendes L6 Prinzip des führenden s Transaktionen FB50L/FB01L: Berechtigungen Sie sehen, dass ein zusätzliches nicht automatisch zusätzlich gespeicherte Belege bedeutet. Bei identischen Wertansätzen ist die Speichertechnik nach dem Prinzip des führenden s sehr wirtschaftlich ein Vorteil gegenüber der Kontenlösung. Unabhängig davon gestalten sich Auswertungen so, als ob jeweils ein vollständiges Buch selektiert wird. Im Hintergrund werden Belege über die drei Tabellen eingesammelt und als einheitlich dargestellt. In der im Standard ausgelieferten Summentabelle FAGLFLEXT werden einzelne Buchungen für spätere Auswertungen verdichtet dargestellt. Mit der entsprechenden Berechtigung für die Buchungstransaktionen (etwa»fb50l Sachkontenbeleg für gruppe erfassen«, Enjoy-Transaktion, oder»fb01l Allgemeine Buchung für gruppe«) sind nur die Experten mit entsprechendem fachlichem Hintergrundwissen auszustatten, so dass nur diese Buchungen in entsprechende vornehmen können. Betrachten wir, wie sich das System bei Buchungen in Sonderperioden verhält, wenn Sie innerhalb des neuen Hauptbuchs zusätzlich zum führenden noch (mindestens) ein weiteres verwenden möchten und dieses mit einer abweichenden Geschäftsjahresvariante, die Sonderperioden enthält, ausgestattet ist. Sonderperioden Falls in eine Sonderperiode gebucht wird und die aus dem Buchungsdatum ermittelte Periode die letzte»normale«periode des Geschäftsjahres ist, dann wird beim zusätzlichen ebenfalls in eine Sonderperiode gebucht. Die erste Sonderperiode der Geschäftsjahresvariante des führenden s wird dabei in die erste Sonderperiode der Geschäftsjahresvariante des nicht-führenden s überführt, die zweite in die 54

19 Ausprägung der 2.1 zweite usw.; falls die Sonderperioden im zusätzlichen nicht ausreichen, wird in die letzte verfügbare Sonderperiode gebucht. Sie haben im Buchungskreis und damit auch im führenden die Geschäftsjahresvariante K4 (siehe Abbildung 2.20), Perioden wie Kalendermonate und zusätzlich vier Sonderperioden. Im zusätzlichen haben Sie eine Geschäftjahresvariante mit 53 Perioden wie Kalenderwochen und zusätzlich zwei Sonderperioden. Falls Sie nun eine Buchung in Periode 13 buchen (Buchungsdatum ), wird diese im zusätzlichen in Periode 54 gebucht; die Perioden 14, 15 und 16 werden in Periode 55 überführt. Hätten Sie allerdings im zusätzlichen eine verschobene Geschäftsjahresvariante (etwa V3 wie in Abbildung 2.21), würde diese Buchung nicht in eine Sonderperiode überführt werden, da das Buchungsdatum nicht in die letzte normale Periode (12) der Geschäftsjahresvariante V3 fällt, sondern in die Periode 9. offen Abbildung 2.20 Sonderperioden in Geschäftsjahresvariante K4 55

20 2 Konzeption und Ausprägung der Dez. Jan. Nov. 08 Okt Feb. Mä rz Sept Aug. 04 Juli 01 Apr Mai Juni offen Beginn: 1. April 2007 Ende: 31. März 2008 Abbildung 2.21 Kalenderjahrabweichende Geschäftsjahresvariante V Änderungen an Definition und Zuordnung der Feste Bewertungssicht SL/Profit-Center- vs. im New GL Revisionspflicht Während Sie neue nicht-führende hinzufügen können, ist es unzulässig, die Definition der von führend auf nicht-führend und umgekehrt zu ändern. Das führende repräsentiert wie in Abschnitt erläutert gegenüber anderen Anwendungen (Controlling, Anlagenbuchhaltung etc.) die feste Bewertungssicht. Im Unterschied zum Speziellen oder dem Profit-Center- sind nachträgliche Änderungen in den n des neuen Hauptbuchs nicht geplant. Es besteht Revisionspflicht. Diese hat zur Folge, dass man sich vor Änderungen im Customizing (nicht nur) des neuen Hauptbuchs über die möglichen betriebswirtschaftlichen Auswirkungen im Hinblick auf bereits gebuchte Belege eingehend Gedanken machen muss. Es sind Stand Februar 2007 keine Migrationswerkzeuge vom»neuen Hauptbuch zum neuen Hauptbuch«vorhanden. Die Wichtigkeit einer gut überlegten Konzeption kann deshalb nicht häufig genug betont werden! gruppe definieren Für jedes, das Sie anlegen, wird automatisch eine gleichnamige gruppe generiert. Sie können die Bezeichnung der gruppe ändern, die vom übernommen wurde. 56

21 Ausprägung der 2.1 Bei einer gruppe handelt es sich um eine Zusammenfassung von n für die gemeinsame Verarbeitung in den Funktionen und Prozessen der Hauptbuchhaltung. Um das Arbeiten in den einzelnen Funktionen der Hauptbuchhaltung zu erleichtern, können Sie eine beliebige Anzahl von n in einer gruppe zusammenfassen. Durch die Bildung gemeinsamer gruppen kann mehr als ein bei einer Buchung angesprochen und mit Werten bebucht werden. Ein Beispiel ist eine Buchung in gruppe B, die die beiden»ias-«und»us-gaap-«mit Werten fortschreibt (siehe Abbildung 2.22). Zusammenfassung beliebiger Buchung mittels gruppe IAS- nach lokaler Rechnungslegung US-GAAP- XYZ Abbildung 2.22 Buchung in die gruppe B Sind z.b. IAS/IFRS und US-GAAP in vielen Fällen hinsichtlich der Bewertung identisch, so bietet sich dort eine gemeinsame gruppe an. Über das repräsentative einer gruppe ermittelt das System beim Buchen die Buchungsperiode und prüft, ob die Buchungs- Repräsentatives 57

22 2 Konzeption und Ausprägung der periode geöffnet ist. Ist die Buchungsperiode für das repräsentative geöffnet, bucht das System in alle der gruppe. Bei der Fortschreibung der relevanten werden jedoch jeweils deren Geschäftsjahresvarianten verwendet. Vorsicht ist geboten, um Missverständnisse zu vermeiden: Es sei hier nochmals wiederholt, was in Bezug auf die Buchungsperiodenvariante schon für das repräsentative erläutert wurde: Wenn die Buchungsperiode des repräsentativen s offen ist, werden auch in allen anderen n der gruppe Buchungen vorgenommen, selbst wenn die Perioden dieser geschlossen sind. In dieser IMG-Aktivität definieren Sie Ihre gruppen über den folgenden Customizing-Pfad: Finanzwesen (neu) Grundeinstellungen Finanzwesen (neu) Bücher -Gruppe definieren (siehe Abbildung 2.23). Abbildung 2.23 gruppe definieren Folgende Optionen in der Konfiguration gilt es zu unterscheiden: Führendes als repräsentatives Wenn in der gruppe das führende enthalten ist, dann muss das führende immer als repräsentatives gekennzeichnet sein. Kennzeichnung des repräsentativen s Wenn in der gruppe das führende nicht enthalten ist, dann müssen Sie eines der als repräsentativ kennzeichnen (siehe Abbildung 2.24). Enthält die gruppe nur ein, dann ist dies auch das repräsentative. 58

23 Szenarios 2.2 Prüfung der Auswahl des repräsentativen s Enthält die gruppe mehr als ein, dann erfolgt die Prüfung, ob das repräsentative einer gruppe korrekt ausgewählt wurde, erst beim Buchen über die Geschäftsjahresvariante des Buchungskreises. Geschäftsjahresvariante des repräsentativen s Wenn in allen n der gruppe eine abweichende Geschäftsjahresvariante zum Buchungskreis hinterlegt ist, dann können Sie ein beliebiges als repräsentativ kennzeichnen. Wenn für eines der der gruppe dieselbe Geschäftsjahresvariante wie für den Buchungskreis hinterlegt ist, dann muss dieses als repräsentativ gekennzeichnet sein. Abbildung 2.24 Kennzeichnung des repräsentativen s 2.2 Szenarios Nachdem wir in den vorhergehenden Abschnitten einige prinzipielle Einstellungen zur definition vorgenommen haben, finden Sie in den folgenden Abschnitten die verschiedenen Szenarios näher betrachtet Definition und Zuordnung von Szenarios zu n Mithilfe von Szenarios können Sie festlegen, welche Felder eines s fortgeschrieben werden sollen. Abbildung 2.25 zeigt von SAP ausgelieferte Szenarios. Es können keine eigenen Szenarios zusätzlich definiert werden, wohl aber lassen sich kundeneigene Felder nutzen zu dieser Möglichkeit folgen Details in Abschnitt 2.3. Szenarios 59

24 Index A Ableitung des Segments 71 Abrechnung von Aufträgen 35 Abschreibungslauf 130 Abstimmarbeiten 18, 34 Abstimmledger 23, 113 Accounting-Schnittstelle 17 Account-Kreis 158 aktiver (Beleg-)Split 174 Aktivierungsdatum 213 Aktivierungsversionen 135 Anlage im Bau (AiB) 129 Anlagenabgang mit Erlös 131 Anlagenbuchhaltung (FI-AA) 40, 133 Anlagenzugang 128 Anlagevermögen 127 Anpassungs-/Abstimmbuchungen 36 Architektur des neuen Hauptbuchs 26 archivierte Belege 244 Asset Explorer 130 Aufteilungsverfahren 179 Aufwandskonto 36 B BAdI FAGL_DERIVE_SEGMENT 33, 75, 236 FAGL_MIGR_SUBST 236, 261 FAGL_UPLOAD_CF 236 Basiskomponente DMIS 225 BDIFF-Logik 245 Beleganzeige 80 Belegaufteilung 26, 34 Aktivierung 197 Belegaufteilungsmerkmale 34 Belegaufteilungsregel 196 Belegerfassung 76 Belegsimulation 80 Expertenmodus 179 Berechtigungen 92 Berichte 26 Betriebsstoffe 138 Bewertungsbereich 158 Bewertungsbereich 01 der Anlagenbuchhaltung 128 Bewertungsdifferenzen 51 Bewertungslauf 148 Bewertungsvariante 143 BI Business Content 84 Bilanz 20 Branchenlösungen 31 branchenspezifische Felder 31 Briefkurs 44 Bruttoverfahren 120 Buchungskreiswährung 42 Buchungsperiode 45 Buchungsperiodenvariante 41, 44 Buchungsprotokoll 156 Buchungsschlüssel 76 Buchungsstoff 213 Business Add In (BAdI) BAdl Business Consolidation 19 Business Planning 19 C Cash Generating Unit 272 Compliance 17 Corporate Governance 25 Corporate Performance Management (CPM) 19 D DataSource 0FI_GL_ SEM_BCS_10 84 Datenbankindizes für Summentabellen 95 Datenbanktabelle 31, 38 Datenextraktion von DART 49 Datenkonzept 176 Datensicherung 92, 255 Datenstruktur 26, 31, 38 Datenübernahme aus der Hauptbuchhaltung 84 Debitorenbuchhaltung (FI-AR) 40 Defaultkontierung

25 Index Definition Szenarios 59 Deltabuchungstechnik 129 Divisionen 66 DMIS 226 E Echtzeitintegration 34 Echtzeitintegration von CO in FI 26 Effizienzgewinn 16, 17 Einzelabschluss 28 Enjoy-Transaktionen 98 Entität Segment 32 Erfassungssicht 62, 177 Erfassungsvarianten 98 Ergebnis- und Marktsegmentrechnung 24 Ergebnisrechnung (CO-PA) 24 Erlös- und Kostencontrolling 24 Erweiterung des Kontierungsblocks 90 Europäische Union (EU) 27 Expertenmodus 178 Extraktion 84 F Fast Close 25 Feldstatus 76 Feldstatusgruppe 76 Feldstatusvariante 78 Fertigerzeugnisse 141 feste Bewertungssicht 56 FIFO 139 Financial Accounting 16 Financial Supply Chain 17 Financial Supply Chain Management (FSCM) 17 Flexibilität 37 Forderungsbewertung 145 Forderungskorrektur 149 Fragmentierung 25, 36 Fremdleistung 128 Fremdwährungsbewertung 145, 151, 154, 245 führendes 39 Funktionsbereich 21, 31, 38, 87 G Geldkurs 44 Gemeinkostencontrolling (CO-OM) 24 General Gesamtkostenverfahren 21 Geschäftsbereich 21, 32 Geschäftsbereichsbilanz 66 Geschäftsjahresvariante 38, 41, 44 Gesellschaftswährung 43 Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KontraG) 18 Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) 20 Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Umsatzkostenverfahren 19 Governance 17 Greenfield-Approach 271 H Hartwährung 42 Hauptbuchsicht 62 Simulation 178 Hauswährungen 42 heterogene -Welt 25 Hilfsstoffe 138 I IFRS 125 Indexwährung 43 InfoProvider 0FI_GL_10 84 Innenauftrag 128 Integration CO 41 Integration Nebenbücher 40 International Accounting Standards (IAS) 27 International Accounting Standards Board (IASB) 27 International Financial Reporting Standards (IFRS) 27 internationale Rechnungslegung 28 internationale Rechnungslegungsvorschriften 70 Inventurkalkulation 141 K Kalkulationsschema 141 klassische Summentabelle (GLT0) 31 klassisches Hauptbuch 19, 37 Konsolidierungsbewegungsart 19,

26 Index Konsolidierungssystem 19 Konsolidierungsvorbereitungsledger 19, 81 Konstante 190 Kontenfindung 150, 154 Buchungsschema 161 Sachkonten 161 Kontenlösung 40, 87 Kontierungsblock 23, 32 Kontierungsfeld 22, 32 Konzernabschluss 28, 40 Konzernwährung 42 Kostenart 31, 36 Kostenrechnungskreis 90 Kostenstelle 31 Kostenstellen Standardhierarchie 90 Kostenstellenart 90 Kostenstellenrechnung 89 Kreditorenbuchhaltung (FI-AP) 40 kundeneigene Felder 31, 36, 90 kundenspezifische Kontierungsfelder 90 Kurstyp 43 L gruppe 51, 56, 164 lösung 31, 40 vergleich 252 legale Berichte 16 Leistungsverrechnungen 35 LIFO 139 Lizenzschlüssel 224 M Management Accounting 16 Management- und Segmentberichterstattung 19 Management-Berichte 16 Managementberichterstattung 37 Managementkonsolidierung 81 manuelle Umbuchungen im CO 35 Massenänderungstransaktion 265 Materialkalkulation 144 Mehrdimensionalität 36 Mehrerlös 131 Migration FAGL_MIG_FICHAN 264 FAGL_MIG_FICHAT 265 FAGL_MIG_OPITEMS 256 FAGL_MIG_SIM_SPL 266 FAGL_SPLINFO 261, 263, 269 FAGLFLEXA 263, 269 FAGLFLEXT 263, 269 GCAC 208 GLFUNCT 221 GLPCT 222 GLT0 221 GLT3 221 RFAGL_SWAP_IMG_OLD 207 Migrationsdatum 213 Migrationsjahr 214 Migrationsplan 227 Migrationswerkzeuge 56 Mindererlös 131 Mittelkurs 44 Mussfeld 188 N Nachlaufkosten 118 nicht-führendes 47 NMI_CONT 226 Nullsaldo 188 O Oberflächen 27 ODS-Objekt 85 OP-geführte Konten 214 Organisationsebenen 70 P Pakete 227 Paradigmenwechsel im Rechnungswesen 36 parallele Bewertungsansätze 41 parallele Konten 28 parallele 25 parallele Rechnungslegung 25, 125 Partnergesellschaft 81 Partner-Profit-Center 84 passiver (Beleg-)Split 175 pauschalierte Einzelwertberichtigung 145,

27 Index Performance 95 Performance Measurement 19 periodische Arbeiten 202 periodische Bestandsbuchung 132 periodische Verrechnungen (Umlage/Verteilung) 35 Phase Phase Phasenmodell der Migration 213 Plandatenerfassung 105 Planintegration 108 Positionstyp 183 Produktkostencontrolling 24 Profit-Center 31, 32, 38 Profit-Center-Konsolidierung 83 Profit-Center- 19 Profit-Center- ( 8A) 37 Profit-Center-Rechnung (EC-PCA) 24, 69 Programm SAPLFSKB 98 projektbasierte Migration 220 R Rechnungslegungsvorschrift 40 Remote-Cube 84 Rentabilitätskennzahlen 69 Reporting-Anforderungen 17 repräsentatives 47, 57 Return on Investment (ROI) 69 Revisionspflicht 56 Risikofaktoren 18 Risikokontrolle 16 Risikomanagement 17 Rohstoffe 138 Rückstellungen 162 Rückstellungsgitter 81 Rückstellungsspiegel 168 S Saldenanzeige 27 Saldovorträge 258 Saldovortragskonten 30 SAPF SAPF Sarbanes-Oxley Act 18 Segment 31, 38 Segmentberichterstattung 26, 32, 37, 70 Segmentbilanzen 173 sekundäre Kostenart 104 SEM-BCS 81 Sender- und Empfängergeschäftsbereich 68 servicebasierte Migration 219 Sonderhauptbuchvorgänge 198 Sonderperioden 45, 54 Sparten 66 Spezielle (FI-SL) 19, 23, 37 Staging-InfoProvider 84 Standardpreis 137, 141 Standardsummentabelle FAGLFLEXT 31, 38 steuerliche Bewertung 49 Strategy Management 19 Substitutionen 88 Summentabelle FMGLFLEXT 38 Summentabelle GLFUNCT 47 Summentabelle GLPCT 47 Summentabelle GLT0 47 Szenario Geschäftsbereich 66 Szenario Konsolidierungsvorbereitung 81 Szenario Kostenstellen-Fortschreibung 89 Szenario Profit-Center- Fortschreibung 68 Szenario Segmentierung 70 Szenario Segmentierung (FIN_SEGM) 66 Szenario Umsatzkostenverfahren 86 Szenarios 59 T Tabelle BKPF (Belegkopf) 50 Tabelle BSEG (Belegzeilen/-position) 50 Tabelle BSEG_ADD 51, 52 Tabelle V_FAGL_SEGM_PRCT 74 Total Cost of Ownership (TCO) 25 Transaktion FAGLCOFITRACEADMIN 115 Transaktion FB01L 54 Transaktion FB50L 54 Transaktion KALC 23, 113 transaktionaler SEM-BCS-InfoProvider 84 Transaktionen 26 Transaktionswährung 42 Transformation in Financials 16 Transparenz 16,

28 Index U UKV- 19 UKV- ( 0F) 37 Umlagen 103 Umlagerung 193 Umlaufvermögen 137 Umsatzkostenledger 21, 86, 87 Umsatzkostenverfahren 21, 86 unspezifische Buchung 185 Unternehmenscontrolling 24 US-GAAP 125 V Validierung 68, 214 Variantenprinzip 44 Vererbung 192 Verkehrszahlen 21 Verrechnungskonto 190 Verrechnungszeilen 175 Verteilungen 103 vollständige 47 Vorratsbewertung 137 W Währungen 41 Währungstyp 43 Wandel 16 Wechselkurse 43 Wertberichtigungsschlüssel 146, 149 Wertermittlung 139 Wertpapierbewertung 155 Z Zuordnung von Szenarios 59 Zusatzkontierungen 78 Zuverlässigkeit