DMS für Dynamics NAV: Zetadocs for Microsoft Dynamics NAV Gängige papierbasierte Prozesse werden ganz einfach automatisiert und optimiert

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1 Vorteile des Einsatzes von Zetadocs for NAV Nie wieder eine ineffiziente Ablage und Suche nach Dokumenten. Die kostet, gemäß einer Gartner-Studie 15,00 pro Dokument und das Wiederfinden eines falsch abgelegten Belegs sogar 90,00. Nach einer Studie der Delphi Group kostet es ,00 einen traditionellen Aktenschrank zu füllen und 1.500,00 jährlich, ihn zu verwalten. Das können Sie mit Zetadocs wesentlich kostengünstiger haben. Sparen Sie knapp ,00 pro Jahr, indem Sie Dokumente pro Monat mit Zetadcos for NAV einfach und effizient per und Fax versenden. Erhöhen Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter um bis zu 30%, indem Sie Suchprozesse eliminieren, benötigte Dokumente schnell auffindbar machen und den parallelen Zugriff unternehmensweit sicherstellen. DMS für Dynamics NAV: Zetadocs for Microsoft Dynamics NAV Gängige papierbasierte Prozesse werden ganz einfach automatisiert und optimiert Zetadocs for NAV ist im Bereich Dokumenten-Management das Add-On für Microsoft Dynamics NAV. Zetadocs for NAV hilft Ihrem Unternehmen, zeitaufwändige papierbasierte Prozesse zu beseitigen/minimieren. Damit sparen Sie Kosten und können schneller auf Kunden reagieren. Zetadocs for NAV verbessert Ihre Arbeitsprozesse, indem Mitarbeiter ohne NAV-Zugang effizient in die ERP-Geschäftsprozesse eingebunden werden. mehr Mitarbeiter in die Bearbeitung von z. B. Kundenanfragen involviert und so die durchschnittliche Bearbeitungsdauer minimiert wird. Manager und Sachbearbeiter per über Genehmigungsanfragen informiert und diese dann online bearbeiten können. Dadurch werden Genehmigungen elegant und zeitsparend abgewickelt. für autorisierte Personen der parallele Zugang auf benötigte Informationen und Dokumente rund um die Uhr sichergestellt wird. der Aufwand für Ihre Betriebsprüfungen reduziert wird, da die vom Prüfer angeforderten Belege schnell und unkompliziert bereitgestellt werden. Das Add-On ist von Microsoft wegen seiner Verknüpfung mit SharePoint ausgewählt worden. Zetadocs for NAV kann mit SharePoint OnPremise (im Unternehmen installiert) und SharePoint OnLine (in der Cloud) zusammenarbeitet. Eine Lösung für Microsoft Dynamics NAV

2 Kostenersparnis, Serviceoptimierung und Umweltbewusstsein Papier wird nach wie vor für zahlreiche Geschäftsprozesse verwendet: Dokumente werden an Kunden und Lieferanten geschickt und Originale sowie Kopien werden zum späteren Nachschauen abgelegt. Zetadocs for NAV unterstützt Sie dabei, die gängigen papierbasierten Prozesse zu ersetzen und optimiert so die unternehmensinternen Abläufe. Finanzabteilung, Kundenservice und alle anderen operativen Teams können am Bildschirm produktiver arbeiten. Dadurch werden Zeit und Kosten eingespart. Gleichzeitig wird eine Verbesserung des Kundenservice erzielt. Höhere Effizienz: Arbeiten Sie produktiver. Durch das Erstellen, Versenden, Archivieren und Abrufen von Dokumenten sowohl automatisiert als auch elektronisch ermöglicht es Zetadocs for NAV den Finanz- und operativen Abteilungen, mehr Zeit für produktive und wertschöpfende Aufgaben aufzuwenden. Besserer Kundenservice: Reagieren Sie schneller auf Kundenanfragen. Mit Zetadocs for NAV können Sie einen verbesserten Service anbieten, da die Mitarbeiter keine Papierakten und Archive mehr durchsuchen müssen. Das Ergebnis: eine sehr zufriedenstellende und angenehme Erfahrung für den Kunden. Schnellere Audits: Erleichtern Sie die Einhaltung von betrieblichen und gesetzlichen Vorgaben Mit Zetadocs for NAV wird nicht nur ein einzelnes Dokument, z. B. eine Rechnung, sondern auch alle damit zusammenhängenden Angebote, Bestellungen, Lieferbelege und die gesamte Korrespondenz schneller und müheloser gefunden. Auf diese Weise können Verkaufs- und Einkaufstransaktionen ra-scher von Auditoren gefunden und überprüft werden, sodass gesetzlich vorgeschriebene Audits in kür-zerer Zeit und reibungsloser ablaufen. Elektronische Rechnungsstellung Senken Sie die Kosten und den Verwaltungsaufwand bei der Rechnungsstellung. Mit Zetadocs for NAV werden Rechnungen direkt in Microsoft Dynamics NAV automatisch personalisiert, geplant und erstellt, bevor dann die elektronische Batchübermittlung beginnt. Nach der Übermittlung werden die Rechnungen automatisch mit Indizes versehen und zusammen mit anderen Dokumenten, die sich auf den Kunden oder die Transaktion beziehen, archiviert. So können die Teams der Finanzabteilung effizienter arbeiten. Verfolgung von Liefernachweisen Die erfolgreiche Warenlieferung zu überprüfen, kann mit Schwierigkeiten verbunden sein. Unterschriebene Schriftstücke werden unter Umständen nicht immer korrekt abgelegt und die Arbeitszeit, die zum Lösen solcher Probleme benötigt wird, ist sowohl teuer als auch ineffizient genutzt. Zetadocs for NAV stellt mit einem Barcode versehene Lieferbestätigungen her, die der Empfänger unterschreibt. Danach werden die Bestätigungen als Batchverarbeitung in Microsoft Dynamics NAV eingescannt und zusam-men mit zugehörigen Dokumenten archiviert. Die PDF-/A-Archivierung in Microsoft SharePoint gewährleistet, dass die Dokumente einfach abrufbar sind, sodass die Problembehebung beschleunigt sowie der Kundenservice verbessert wird.

3 Bearbeitung von Lieferantenrechnungen Verfolgen Sie Lieferantenrechnungen ordnungsgemäß und genehmigen Sie diese. Zetadocs hilft Ihnen, die Beziehungen zu Ihren Lieferanten zu schützen, indem die Eingangsrechnungen automatisch in Microsoft SharePoint hinterlegt werden. Mithilfe eines innovativen Systems aus Barcodeaufklebern ermöglicht Zetadocs for NAV die Batchverarbeitung von Eingangsrechnungen. Diese werden gescannt, sortiert und mit der zugehörigen Transaktion in Microsoft Dynamics NAV verknüpft. Das reduziert so-wohl den Papierverbrauch als auch den Bedarf an papierbasierten Archiven. Je nach Anforderung Sie wählen Ihre Zetadocs-Paket Zetadocs for NAV steht in fünf Paketen passend zu Ihren jeweiligen Anforderungen zur Verfügung Die Essentials -Produkte stellen die meistbenötigten Funktionskomponenten für die elektronische Ablage über Microsoft Dynamics NAV und den elektronischen Dokumentenversand aus Mircosoft Dynamics NAV zur Verfügung. Die Plus -Produkte bieten die Möglichkeit, Dokumentenerfassung und -versand kunden- oder branchenspezifisch anzupassen und weitgehend zu automatisieren. Zetadocs Express stellt Basisfunktionen der genannten Zetadocs-Editionen für Kunden, die NAV 2009 mit Role Tailored Client einsetzen und über einen Business Ready Enhancement Plan (BREP) verfügen, kostenfrei zur Verfügung. automatisiert, angepasst Capture Essentials Capture Essentials konfigurierbar, für Microsoft Batch Capture Essentials Capture Essentials Grundgerüst Zetadocs Express

4 Überblick über die Features

5 Features in Capture-Versionen Vorteile Zetadocs Express Capture Essentials Capture Plus Das Feature Drag & Drop ermöglicht es, s und Dateien mit Verknüpfungen zu NAV in SharePoint zu speichern. Der bildschirmbasierte Zugriff auf Dokumente verbessert den Kundenservice und reduziert die Anzahl benötigter papierbasierter Akten. x x x Mit den Workflows zur Dokumentengenehmigung können Dokumente auf dem Bildschirm mithilfe von SharePoint signiert werden. Das spart Zeit, ist einfacher und verhindert das versehentlich falsche Ablegen von Dokumenten. x x x Bei der Batchverarbeitung werden s, Dateien und gescannte Dokumente unter Verwendung von Mehrbenutzer- Dokumentenwarteschlangen verarbeitet. Effizienzsteigerung, Zeitersparnis und besserer Kundenservice. x x PDF/A-Konvertierung der Dokumente in das ISO- Standardarchivformat mit zusätzlichen benutzerdefinierten Metadaten. Gewährleistet den langfristigen Zugriff auf ein umweltfreundliches, elektronisches Archiv, das optimal an die Geschäftsbedingungen angepasst ist. x Automatische Archivierung der Dokumente, Batchsplitting anhand von Barcodeerkennung und OCR. Maximiert sowohl Zeitersparnis als auch Vorteile für den Kundenservice bei gleichzeitiger Verringerung der Abhängigkeit von Papier. x

6 Zetadocs Capture Zetadocs Capture Essentials umfasst die elektronische Archivierung von Eingangsdokumenten, s und Faxen für den schnellen und effizienten Zugriff in Microsoft Dynamics NAV auch mit einem standortbasierten SharePoint 2010-Server. Die erweiterte Version Capture Plus enthält zusätzliche Features, um dies zu automatisieren und anzupassen. Die Capture Add-Ons unterstützen außerdem die OCR- und Barcodeverarbeitung. Die Vorteile von Zetadocs Capture: Erfassen Sie schnell und einfach eingehende Dokumente, s und Faxe mit sofortiger Übertragung an einen zentralen, geschützten Speicherort. Reduzieren Sie die Kosten von Dokumentenablage und -aufrufe. Vermeiden Sie Ablagefehler und Dokumentenverlust durch sichere, wiederherstellbare elektronische Ablage. Verbessern Sie die Effizienz im Einkauf und Verkauf und anderen Genehmigungsprozessen. Erleichtern Sie die Einhaltung betrieblicher oder gesetzlicher Vorgaben. Reduzieren Sie Ihren ökologischen Fußabdruck durch die Digitalisierung von Papier im Posteingang und durch die Vermeidung von -Ausdrucken. Zetadocs for NAV Capture ermöglicht eingehende s, Faxe oder gescannte Dokumente elektronisch in Microsoft Dynamics NAV zu speichern. So wird ein schneller Zugriff auf die Dokumente gewährleistet.

7 Zetadocs Delivery Zetadocs Delivery Essentials ermöglicht Ihnen die elektronische Übermittlung und automatische Archivierung von Dokumenten und Berichten aus Microsoft Dynamics NAV. Delivery Plus liefert außerdem Komponenten für eine vollständige Automatisierung und Anpassung der Dokumentenerstellung und des Übermittlungsprozesses. Die Delivery Add-Ons unterstützen weiter Faxfunktionen sowie die Verarbeitung von sehr umfangreichem Dokumentenvolumen. Die Vorteile von Zetadocs Delivery: Eliminieren Sie die Kosten, die durch Ausdruck und Briefversand von kaufmännischen Belegen entstehen. Veranlassen Sie Ihre Kunden zu schnellerem Rechnungsausgleich durch den zeitgerechten elektronischen Versand von OPOS-Listen. Archivieren Sie ausnahmslos jedes versandte Dokument korrekt, sicher und elektronisch. Reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand von Papierkopien. Versenden Sie Dokumente im von Ihren Kunden bevorzugten Format, per oder Fax, bei Bedarf auch als Papierausdruck. Personalisieren Sie Dokumente für Ihre Kunden für die optimale Wirkung in deren Posteingang. Versenden Sie Dokument auf Basis professioneller Designvorlagen, mit automatisch und immer korrekt eingebundenen Anlagen wie AGB, Konditionen etc. Reduzieren Sie Ihren ökologischen Fußabdruck durch die Vermeidung von Papier beim Versand von Dokumenten und Belegen. Zetadocs for NAV Delivery ermöglicht es elektronische Dokumente schnell und effizient aus Microsoft Dynamics NAV heraus zu versenden. Außerdem werden Kosten von Druck-, Verpackungs-und Buchungsbelege gesenkt.

8 Software für den Mittelstand: ERP, ECM, CRM und BI aus einer Hand amball business-software ist ein international tätiges Systemhaus und gehört als Gold Certified Partner zu den TOP-Partnern von Microsoft Business Solutions. Im Rahmen eines Full-Service-Konzeptes berät und betreut amball seine Kunden in den Bereichen Enterprise Resource Planning, Business Intelligence, Customer Relationship Management und Enterprise Content Management. Geschäftsschwerpunkt ist die Implementierung der ERP-Software Microsoft Dynamics NAV (Navision) im Mittelstand. Unsere Branchen-Software wird von erfahrenen Mitarbeitern mit entsprechender Branchenexpertise betreut. Als Dienstleister kennen wir die Anforderungen des Mittelstands und bieten folgende Leistungen: Eine für den Mittelstand optimierte Projektmethodik Projektmanagement Prozessberatung, Lösungs-Design Implementierung der Software Installation der Infrastruktur Customer Service Schulungen Weitere Informationen Wenn Sie sich bei Ihrer Archivierung auf kompetente Unterstützung verlassen möchten, rufen Sie uns an oder senden Sie uns eine . Wir setzen uns umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen. Aufgrund der langjährigen Erfahrungen unserer Berater und mit Hilfe unserer Beratungsmethodik definieren wir gemeinsam mit den Kunden deren Sollprozesse und schaffen so die Basis für eine erfolgreiche Softwareeinführung. Wir wissen, dass es für den Unternehmenserfolg ganz entscheidend ist, wie effizient die eingesetzte Informationstechnologie genutzt wird. Um dies zu gewährleisten, bieten wir ein auf die individuellen Anforderungen abgestimmtes Schulungsprogramm an. Nach der Inbetriebnahme werden Sie durch unseren Customer Service betreut. Unsere kompetenten Mitarbeiter stehen Ihnen zu vertraglich vereinbarten Reaktionszeiten mit Rat und Tat zur Seite. Unser Ziel ist Ihr Erfolg! amball business software Nordostpark D Nürnberg Telefon +49 (0)911/ Telefax +49 (0)911/ Internet

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