Microsoft Sharepoint 2010 Foundation. Praxisbeispiele.

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1 Microsoft Sharepoint 2010 Foundation Praxisbeispiele

2 Microsoft SharePoint Funktionen und Einsatzgebiete Projekte & Aufgaben Webseite & Portale Integrationsportal Zusammenarbeit Projektmanagement Workflow Informationsfluss Genehmigungsverfahren Prozesse optimieren Cockpits,BI-Systeme Status Synchronisation Termine Automatische Information Managementsysteme Formulare Suchen und finden Einheitliche Datenstrukturen Benutzergruppen Berechtigungen Dokumente/Meta-Daten Kalender Wissensmanagement Diskussion/Umfragen Listen Datenstrukturen Microsoft Sharepoint SharePoint ist eine Webanwendung mit verschiedenen Anwendungsgebieten Zusammenarbeit Soziale Netzwerke: Intranetportal Dokumentenmanagement Geschäftsanwendungen Verwalten von Projekten, Koordination von Aufgaben persönliche Webseiten, Teamwebseiten, Blogs, Diskussionsgruppen Unternehmensinformations-, und Zusammenarbeitsplattform Versionsverwaltung, Metadaten, Suchfunktion Bibliotheken/Listen mit Workflows

3 Microsoft SharePoint Strukturen und Inhaltselemente Website Website Seite Seite Seite Seite Webparts Webparts Inhalte Inhalte Dokumentenbibliothek Listen Wiki Dokumentenbibliothek Listen Kalender Kalender Bildbibliotheken Bildbibliotheken Aufgabenlisten Aufgabenlisten Projektaufgaben Projektaufgaben Unter- Website Unter- Website Unter- Website Unter- Website Websites Webparts Listen Bibliotheken Workflows In Websites werden Inhalte strukturiert und dargestellt Container für Inhalte und Programme, Anzeige von Inhalten Enthalten Felder ( Spalten ); Datenstrukturen verwalten und erfassen Office-Dokumente ergänzt mit Metadaten/Sharepoint Feldern und der Möglichkeit einer Versionsverwaltung und Inhaltsgenehmigung Mit Sharepoint-Designer werden Informationsflüsse gesteuert und Funktionen ausgeführt

4 SharePoint - Projektmanagement SharePoint als Projektmanagement-Plattform Die Stärken von SharePoint liegen in der Vielfältigen Anwendungsgebieten gerade hier liegt der Vorteil für die Unterstützung der komplexen Aufgaben des Projektmanagements. SharePoint schafft Strukturen und Transparenz durch den Einsatz als Dokumentenmanagement-System und der Möglichkeit der Datenerfassungen in Listen. In Kombination mit Workflows zur Automatisierung von Informationsflüssen finden Sie hier beste Unterstützung für ein integriertes Projektmanagement. Praktische Einsatzgebiete von SharePoint: Standardisierte Projektdokumente Projektauftrag, Protokolle, Statusberichte Projekt-Genehmigungsverfahren Verwaltung von Projektdokumenten Workflows, Benachrichtigung bei Änderung von Dokumenten Projektplanung mit Projektaufgaben & GANTT-Diagramm Aufwandserfassung zu Projekten

5 SharePoint - Projektmanagement Einsatz von SharePoint in den verschiedenen Projektphasen Projektphase Projektdefinition und Initiierung Planung Implementierung Controlling Prozesse und Funktionen Standardisierte Vorlagen mit SharePoint Felder. Projektauftrag mit Feldern wie z.b. Projektbudget, Anfang- und Endzeitpunkt, Genehmigungs- bzw. Freigabeworkflow. Projektdokumente wie Kick-Off Präsentationen, Projektplanungen, etc. Projekte können strukturiert als Aufgaben- und Terminplanung in einer Aufgabenliste mit Darstellung als GANTT-Diagramm geplant werden. Sammelvorgängen und Aufgaben unterstützen die Strukturierung. Projektdokumente wie Protokolle, Statusberichte, Risikoberichte können strukturiert zu dem betreffenden Projekt abgelegt und anhand auch anhand von Schlagwortsuche wiedergefunden werden. Die Testphase kann mit Testpläne unterstützt werden in denen er Testfortschritt nachvollziehbar dokumentiert wird und in Abhängigkeit vom Status des Testelements automatisiert Nachrichten an die IT-Abteilung gesendet werden. Interne Aufwände oder Externe Rechnungsbeträge können zu Projekten erfasst werden. Über Auswertungen können Budget und Aufwand gegenübergestellt werden.

6 SharePoint IT-Organisation SharePoint unterstützt die IT-Organisation Eingehende Anrufe von Anwender wegen IT-Problemen oder Fragen, telefonische Anfragen nach Berechtigungsvergaben dies gehört zum Alltag der IT- Abteilung. Gerade hier jedoch sind oftmals Aufgaben zu bewältigen, die eine hohe Konzentration erfordern. Ständige Unterbrechungen führen zu dem sogenannten Sägezahneffekt : Mit SharePoint können durch strukturierte Erfassung, Workflows und Genehmigungsverfahren diese Arbeiten besser in den Tagesablauf eingeplant werden. Praktische Einsatzgebiete von SharePoint: Trouble-Ticket-System mit automatischer Informationsmail an den Anwender bei Erledigung der Aufgabe Nebeneffekt : Problemlösungen werden dokumentiert und dienen als Wissensdatenbank Berechtigungsanforderung mit Genehmigungsverfahren Dokumentenverwaltung z.b. von Pflichtenheften und Modifikationsanforderungen Abteilungskalender

7 SharePoint IT-Organisation Problemmeldung Lösungsdokumentation durch IT Automatisches Mail an Anwender Einsatz von SharePoint in den verschiedenen Aufgabengebieten der IT Aufgabe Projekte Systembetreuung Dokumentation Organisation Prozesse und Funktionen Projektanforderungen, Projektaufgaben, Projektplanung, Projektdokumente: Pflichtenheft/Lastenheft Problemmanagement: Trouble Ticket System mit Dokumentation der Problemlösungen ( Wissensdatenbank ) und Mail an den Anwender bei Status gelöst. Berechtigungsanforderung und Genehmigung von Berechtigungen durch die Abteilung - Umsetzungsinformation per automatischer Mail an den Anforderer Dokumentenmanagement für Systemdokumentation, Schulungsunterlagen, Change-Management: Anforderungsmanagement Kalender, Aufgabenlisten

8 SharePoint Organisationssysteme Organisationshandbuch - QM-Handbuch Organisationshandbuch - QM-Handbuch Die Dokumentation von Prozessen wird nicht nur durch eine QM-Zertifizierung erforderlich. Auch die Einführung einer neuen ERP-Software macht es oft erforderlich die Prozesse strukturiert zu erfassen. Sharepoint als Teamplattform und Dokumenten-Management- System unterstützt hierbei die strukturierte Erfassung von Dokumenten. Formulare können in Word, Excel oder PowerPoint als Vorlage erstellt werden und insbesondere in Word die Sharepoint-Felder in das Word- Dokument integriert werden. Praktische Einsatzgebiete von SharePoint: Formulare und Vorlagen für unterschiedliche Dokumente wie z.b.: Richtlinien, Arbeits- und Organisationsanweisungen, Verfahrensanweisungen, etc. Strukturierung von Dokumenten anhand hinterlegter Prozesse. Suche von Inhalten anhand von Schlagworten Freigabeverfahren Berechtigungssteuerung (Änderung/Lesen)

9 SharePoint Organisationssysteme Risikomanagement (RKM) Internes Kontrollsystem (IKS) Risiko- und Kontrollsystem in Sharepoint Die durch den Gesetzgeber geforderten und jährlich durch den Wirtschaftsprüfer hinterfragten Verfahren zu IKS und RKM können durch den Einsatz von Sharepoint unterstützt werden. Neben dokumentierten Prozessen (siehe Organisationssysteme) sind Kontrollverfahren zu beschreiben und Kontrollen zu dokumentieren. Der COSO Cube zeigt die Dimensionen des IKS/RKM. Neben der Abbildung des Verfahrens im Sharepoint ist die Einführung eines IKS/RKM auch eine organisatorische Aufgabe. Praktische Einsatzgebiete von SharePoint: Erfassung von Risiken, Risiko-bewertung, Kontrollverfahren, -rhythmen und Kontroll-verantwortlichen (und weiteren Feldern zur RKM/IKS Systematik) Zuordnung zu Prozessen Dokumentation von Kontrollen Erfassung von Maßnahmen zu Risikopunkten Monitoring der Kontrollen durch Auswertung der Kontrolldokumentation Verwaltung von Dokumenten wie Auditprotokolle, Projekt- und Schulungsdokumente und Präsentationen zum IKS

10 SharePoint Genehmigungsverfahren Beispiel: Bestellanforderungen Genehmigungsverfahren am Beispiel von Bestellanforderungen Formular in Office in Kombination mit individuellen Workflows schaffen viele Möglichkeiten Papierfluss in Informationsfluss umzuwandeln. Der einfachste Workflow ist dabei die Benachrichtigungsfunktion, die von jedem Benutzer selbst eingerichtet werden kann. Genehmigungsworkflows und auch weitere Funktionen und Informationsflüsse wie E- Mail-Versand können mit dem kostenlosen Sharepoint-Designer erstellt werden. Praktische Einsatzgebiete von SharePoint: Genehmigungsverfahren für Bestellanforderungen Urlaubsanträge Reiseanträge / Reisekostenabrechnung Genehmigungspflichte Organisationsdokumente (AuO s) Projektanträge / Investitionsanträge Freigabe- und Prüfverfahren (Lieferanten-, Kundenreklamationen, Vertragsprüfung, Genehmigung von Ausbuchung von Forderungen, u.v.m.)

11 SharePoint Genehmigungsverfahren Beispiel: Bestellanforderungen Bestellanforderung Genehmigung Einkaufsaufgabe erledigen Fallbeispiel eines Genehmigungsverfahrens Prozess Bestellanforderung erfassen Beschreibung Ein Vertriebsmitarbeiter benötigt neuen Laptop. Es wird eine Bestellanforderung erfasst. Da er keine Bestellberechtigung hat, muss der Abteilungsleiter Vertrieb die Bestellanforderung genehmigen. Genehmigen Der Abteilungsleiter ist berechtigt bis zu einem Betrag von Anforderungen zu genehmigen. Er sieht die zu genehmigenden Anforderungen in seinem Genehmigungsvorrat. Er kann sich Benachrichtigungen einstellen und bekommt so eine Mail über die zu genehmigende Anforderung. Einkaufsaufgabe Feedback an Anforderer Erst nach der Genehmigung bekommt der Einkauf eine Einkaufsaufgabe zugeordnet und sieht die Anforderung. Wenn er den Einkaufsprozess beginnt und Anfragen an den Lieferanten stellt oder Alternativ zum Zeitpunkt der Bestellerfassung im ERP-System, markiert er die Aufgabe als erledigt. Sobald der Einkauf die Aufgabe als erledigt markiert, erhält der Anforderer eine Mail über die Einleitung des Bestellprozesses.

12 SharePoint Qualitätsmanagement Sharepoint im Qualitätsmanagement Die Dokumentationsanforderungen gerade im Bereich des Qualitätswesens sind sehr hoch. Vom QM- Handbuch über Verfahrensanweisungen bis hin zur Dokumentation von Kontrollen und Mängelberichten ist hier ein ausgeprägtes Formularwesen vorzufinden. Bei der Verwaltung der Formulare leistet die Eigenschaft des Dokumentenmanagementsystems von Sharepoint gute Dienste. Die Verwendung von Sharepoint- Datenfeldern in Wordformularen strukturieren und erlauben Reklamationsstatistiken und Auswertungen (auch mit Datenverbindungen) in Excel die wiederum im Sharepoint abgelegt werden können. Praktische Einsatzgebiete von SharePoint: QM-Handbuch verwalten mit Vorlagen für Verfahrensanweisung und weiterer Dokumente Vorlagen für 8D-Reports Formulare für Mängelberichte mit Workflows Auswertungen anzeigen / verwalten Maßnahmenverfolgung aus 8D-Report

13 SharePoint Qualitätsmanagement Workflow Formulare WE / QM erfasst Mängelbericht Workflow an EK, FI QM entscheidet über Verwendung (Verschrottung, Rücklieferung, Nacharbeit) Workflow an EK, FI Belastungsanzeige Prozessunterstützung im Qualitätswesen Prozess Zertifizierungen 8D Reports Reklamationsabwicklung Auswertungen Beschreibung QM-Handbuch: Vorlagen für Handbuch und Verfahrensanweisungen, Dokumentenmanagemtsystem mit Versionsverwaltung und Inhaltsgenehmigung Formular fü 8D Report und Verfolgung von Maßnahmen in einer referenzierten Maßnahmenliste Vorlagen für Mängelberichte und Reklamationsschreiben an Lieferanten, Statusgesteuerte Workflow an Finanzbuchhaltung und EInkauf Über Excel können die Sharepoint Felder als Basis für einer Reklamationsstatistik dienen; Auswertungen können als Exceldatei im Sharepoint in einer Dokumentenbibliothek verwaltet werden.

14 SharePoint meets ERP Beispiel: Mahnvorschlagsliste ERP-Daten in Kombination mit Sharepoint Funktionalität Beispiel Mahnwesen In vielen Unternehmen gehört es zu den regelmäßigen Aufgaben des Vertriebs, die Mahnvorschlagsliste der Debitorenbuchhaltung zu prüfen und diejenigen Rechnungen zu markieren, die bereits mit dem Kunden in Klärung sind und nicht gemahnt werden sollen. Durch Einlesen von ERP-Daten in Microsoft Sharepoint*) können OP-Listen als Datenblatt bereitgestellt und im Sharepoint durch den Vertrieb bearbeitet werden: durch einfaches anklicken wird markiert, welche Positionen nicht gemahnt werden sollen und ein Hinweis zur Begründung eingetragen. Somit hat die Debitorenbuchhaltung jederzeit Einblick, welche Mahnungen erstellt werden können. Praktische Einsatzgebiete von SharePoint:*) Automatische Datentransfers und Auswertungen und Cockpit-Darstellungen mit dem Excel-basierten BI-System factos: Mahnvorschlagsliste mit OP-Daten aus ERP-System und Bearbeitung in Sharepoint Kontrolle der Vollständigkeit von Abliefernachweisen mit Rechnungsdaten aus dem ERP-System Absatz- und Bestandplanung mit Erfassung Absatzprognose und Upload der Stammdaten ins ERP *) Datentransfer mit dem BI-System factos :

15 Microsoft Sharepoint Foundation 2010 Praxisbeispiele Die dargestellten Beispiele sind in der Praxis einsetzbare Anwendungen und als vereinfachte Modelle auf unserem gehosteten Sharepoint abgebildet. Gerne präsentieren wir Ihnen diese praxisorientierten Sharepoint- Lösungen in einem persönlichen Präsentationstermin. Rufen Sie uns an oder kontaktieren Sie uns per Mai! Microsoft Windows, Office, Excel, Sharepoint und Outlook sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den USA und / oder andere Länder. und Fotos: / oder istockphoto.com andere Länder. Fotos: istockphoto.com Sergey Nivens/ Sergey Nivens/ mikdam. mikdam