Tag der offenen Tür nach dem Motto. Checkliste für einen reibungslosen Ablauf

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1 Tag der offenen Tür nach dem Motto. Checkliste für einen reibungslosen Ablauf Das Event Tag der offenen Tür oder Tag der offenen Praxis ist ein wichtiges Marketinginstrument, um den Bekanntheitsgrad, die Außenwirkung und Image der Praxis zu verbessern. Vorbereitung Maßnahmen Was? Zuständig Wer? Fertig bis Erledigt am Ziel der Was wollen wir erreichen? Bekanntheitsgrad der Praxis Praxisinhaber Veranstaltung steigern Zielgruppe festlegen, die angesprochen werden soll. Praxisinhaber Mitarbeiter in Teamsitzung informieren und einbinden Praxisinhaber Brainstorming zu Ablauf der Veranstaltung alle Termin und Motto festlegen Praxisinhaber und Team z.b. Frühlingsputz, Kirschblütenfest, Sommerfest, Herbstaktion, Winterspaß Termin festlegen auf Ferien, Feiertage etc. achten Praxisinhaber Etat festlegen Praxisinhaber 6 Monate Veranstaltungsablauf planen Organisationsteam Aktionen: z.b. Kinder Zahnpasta anrühren, Gas- Luftballons mit Absenderkarten, Tombola etc. Aufgabenverteilung Praxisinhaber Freiwillige vor Groben Ablaufplan erstellen Organisationsteam Werbung, Presse, Print Brainstorming alle

2 3 Monate Corporate Identity-Konzept auf Aktion abstimmen Kleidung, Print, Give-aways auswählen und bestellen. Soll das Programm durch Vorträge oder z.b. humoristische Vorträge Praxisfotos für Einladung Banner von Grafiker entwerfen lassen mit Praxislogo, Wimpel, Fahnen Apotheken im Umkreis ansprechen für einen Info- Gesundheitsstand mit Proben z.b. Traubenzucker etc. Sticker bestellen, die die Teilnehmer tragen, um festzustellen, dass auch alle zahlenmäßig erfasst wurden Hinweis des Events auf der Homepage Hinweis auf das Event in der laufenden Post durch Aufkleber oder Eindruck auf Briefpapier Zielgruppe festlegen: Adresslisten von Patienten, Bekannten etc. Angehörige der Mitarbeiten, Ehrengäste, Bürgermeister, Gemeinderat, Bankpartner, Depotmitarbeiter, lokale Presse, lokaler Rundfunk, Apotheker erstellen Warum sollen Patienten eigentlich zu uns kommen? Kontakt zu Rundfunk herstellen, ob Interesse an Reportage besteht Anzeige in lokaler Presse mit Informationen zum Event Veranstaltungsablauf festlegen Kinderspielecke, Kinderbetreuung, Kinder-TV, Hüpfburg Luftballons mit Aufdruck bestellen Praxisinhaber, Organisationsteam

3 Kinder- und Erwachsenenprogramm z.b. Zauberer, Pantomime, Marionettentheater Lieferanten ansprechen auf Give-aways und Sponsoring z.b. Depots, Implantathersteller, Industrie etc. Bewirtung, i.d.r. regionale Händler auswählen Technik planen, Musikbeschallung, Mirophon, Lautsprecher, Beamer etc. Werbemaßnahmen planen Mögliche Parkplatzprobleme lösen, ggf. Sondergenehmigung einholen Aktionschecklisten erstellen 4-6 Wochen Einladungen mit Rückantwortkarten versenden, per Post oder , Anfahrtsplan Pressemeldungen und ggf. Pressetexte erstellen Fotos der Praxis für Presse bereithalten, Praxisdarstellung, zahnärztliches Dienstleistungsprogramm Bewerbung Persönliche Einladung per Brief, Plakat, Inserat, Rundfunk, TV Für Kinder und Erwachsene Getränke, Catering, Gläser, Geschirr etc. bestellen Namensschilder anfertigen und überprüfen lassen Personalverantwortlichkeiten und Einsatzpläne und einen Springer benennen. Fotograf buchen, professionelle Bilder

4 Tag der offenen Tür ins Internet stellen ggf. Bedienungen organisieren Gewinnkarten, Karten für Luftballons drucken Sind alle Give-aways und Printsachen im Haus? Ggf. Erste Hilfe-Kräfte organisieren, z.b. im Sommer. 2 Wochen Erinnerung an wichtige Personen versenden Endgültigen Zeitplan erstellen Cateringunternehmen an Termin erinnern Abfallbehältnisse besorgen Tombola Anzahl und Art der Gewinne festlegen Tombola-Box besorgen (Geschenk-Box) Kontrolle der Aktionschecklisten Besondere Reinigung der Praxis vor und nach der Veranstaltung organisieren Überprüfen, ob alle Drucksachen, Give-aways im Haus 1 Woche Rücklauf der Zusagen überprüfen, Anzahl feststellen in Excel-Liste eintragen VIP s, die sich nicht gemeldet haben persönlich anrufen und Termin bestätigen lassen

5 Presse anrufen zur Anzeigenkontrolle Zeitplan überprüfen nach Generalprobe Rundfunk anrufen an Reportage erinnern Rücksprache mit Musikern, Catering, Dienstpersonal, Behörden etc. ob alles pünktlich geregelt ist Teamsitzung zur Generalprobe, alle Checklisten abarbeiten Technik prüfen, ob alles funktioniert 2 Tage Praxis auf Sauberkeit, Personal auf Vollständigkeit und einheitliche Kleidung überprüfen, Praxisdekoration, Tischdecken, Servietten etc. ggf. Zelt, Pavillon aufbauen, Bestuhlung Hinweisschilder Ausgang, Toilette, Privatbereich, Parkplatz anbringen Einsatzpläne überprüfen und mit jedem Mitarbeiter durchgehen Getränke anliefern lassen mit Kühlschränken Tische, Bänke, Stehtische anliefern lassen Catering-Hardware anliefern lassen Am Vortag Info-Material auslegen Einsatzplanung durchgehen, ggf Springer benennen Abarbeitung aller Checklisten Alle zum Frisör

6 Aktionstag 2 Stunden vor Beginn Anwesenheit aller Mitarbeiter feststellen Kleidung, Make-up, Fingernägel, etc. Zeitplanung nochmals durchsprechen Funktionstüchtigkeit aller technisch erforderlichen Gräte überprüfen Praxisinhaber für Gespräch freihalten Praxispersonal nicht nur als Bedienung einsetzen Catering Speisen und Getränke auf Vollständigkeit überprüfen, Warm-Kalt, Abtransport gebrauchtes Geschirr während der Veranstaltung gewährleisten. Veranstaltungsaktionen zeitlich genau ausführen Durchführung Praxismanagerin überprüft regelmäßig alle Abläufe Infomappen persönlich übergeben Besucherzahl durch Teilnehmerliste feststellen Nach dem Event Das Praxisteam loben für Einsatzbereitschaft und Erfolg Kritische Analyse und Fehleranalyse, was können wir das nächste Mal besser machen. Mitarbeiter für den Einsatz entlohnen, z.b. zum gemeinsamen Essen einladen Gutschein für Partner, der auf den Tag der Aktion auf seine Partnerin verzichten musste. Dank an wichtige Besucher z.b. Bürgermeister etc.

7 Nach dem Event Pressemitteilung an die lokale Presse mit Fotos Fotos ins Internet stellen Zeitungsartikel sammeln und mit Fotos im Wartezimmer präsentieren. Broschüre mit Fotos zusammenstellen und an wichtige Teilnehmer versenden Wer hat Preisausschreien oder Ballonweitflug gewonnen? Kosten der Veranstaltung sammeln und auflisten Nachkalkulation