Ansatz oder Wirklichkeit?

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1 Ansatz oder Wirklichkeit? Herausforderungen und Regeln zur Kommunikation im Unternehmensprozess Praktische Ansätze Tendenzen und Potenziale Referent : Steffen Schaar, Mitglied der Geschäftsleitung The Quality Group

2 The Quality Group Zukunftsweisend Anbieter eines der führenden und zukunftsweisenden Informations- und Risikomanagement systemen (EIM-Enterprise Information Management) für alle Arten von Dokumenten und Vorgängen basierend auf modularen Bausteinen. Die TQG Product Suite LCM ist standardisiert und zeichnet sich durch hochgradige Integration in die ERP-Landschaft aus. Erfahrung Mehr als 25 Jahre Erfahrung bei der Einführung von Produkten und die ständigen Erweiterungen unseres Portfolios, getrieben durch die Entwicklungen der Unternehmen und Branchen, bringen Ihnen den Mehrwert bei der Einführung der Produkte mit der TQG. Standards setzend Technologisch standardisierte Lösungen und die zuverlässige, geprüfte und zertifizierte Integration mit SAP bieten Ihnen absolut sichere Abläufe und eine nachhaltige Abbildung Ihrer administrativen Unternehmensprozesse mit der TQG Product Suite LCM Ihr Nutzen ist unser Anspruch!

3 Produkt-Portfolio EIM Basis EIM AddOns Purchase Legal Real Estate Akten- und Vorgangsmanagement DMS- Dokument Management System Vertragsmanagement Wiedervorlagenmanage ment, Termine, Fristen Kontaktmanagement ComplianceManagement Administration Cockpit Reporting Business Intelligence Document Builder / Vertragserstellung Template Management In/Outputmanagement (OCR, Inbound, elektr. Signatur, ) IT Asset Management Service-TimeSheet Rating / Bewertungen Finanz Support Integration Gateways (Datenübernahmen,etc.) Best Practice - Pakete Lieferantenmanagement (-Portfolio, -vergleich, - ausschreibungsportal, - selbstauskunft, Spend Analysis, Beschaffungsakte) Materialgruppenmanagement Compliance Cockpit / Checkliste Zivilprozessakte / Gesellschaftsakte Lawyer Database Markenrecht / Markenakte Claims Reporting LCM LPO Management der komplette Legal Process Outsourcing Prozess LCM SRM Supplier Relationship Management (strategischer Einkauf) LCM eakte / WebAkte der komplette Vorgang in einem Dokument Einheiten und Immobilienverwaltung Mietvertrags/Inventarverwaltung Liegenschaftsverwaltung/Grundstücksakte Pachtverwaltung Kosten-/Leistungsabrechnung/Wertsicherung Mittelstandspakte go!lcm Akte Mittelstandspaket für Aktenverwaltung (5 User) go!lcm Contract Mittelstandspaket Vertragsverwaltung (5 User)

4 der Ansatz

5 Ansatz EIM - Enterprise Information Management ist die ganzheitliche Verwaltung aller Informationen im Unternehmen, unabhängig von Ort, Nutzer, Autor, erzeugendem System, Anwendung, Format, Device und Zeit. Information Lifecycle Management Enterprise Content Management Ressource Planning Governance-Risk-Compliance Management Infrastructure Data Warehousing Enterprise Search Output Management Business Intelligence Business Process Management BIM ECM LCM MES

6 Ansatz

7 Ansatz

8 Ansatz Daten Prozesse Lösungen Potenziale Menschen

9 in Wirklichkeit? Herausforderungen und Regeln im Unternehmensprozess

10 Herausforderungen und Regeln Vorgänge Vorgänge Vorgänge Vorgänge Akten Akten Akten Akten Product Suite LCM Schafft Verbindlichkeit durch Transparenz Dokumente Verträge Dokumente Verträge Integriert Verantwortung und Entscheidung in den Dokumenten- und Ablageprozess Archiv Verkürzt und optimiert Suchund Wiedervorlageprozesse Legt die Grundlage für den Einstieg in eine papierlose Administration Wiedervorlage Fristen Prozesse Mitarbeiter Kontakte Verantwortliche Kontakte Mitarbeiter

11 Herausforderungen und Regeln > 80% der wichtigen Informationen aus Verträgen, Angeboten, Dokumenten etc. liegen in unstrukturierten Texten verhandelte und dokumentierte Chancen aus Verträgen werden nur unvollständig wahrgenommen Fakt ist: Die Suche nach wichtigen Informationen nimmt pro Arbeitsplatz zwischen 10-30% der Arbeitszeit in Anspruch. Die Produktivität im Umgang und der Nutzung von Wissen stagniert. Die Risiken nehmen mit steigenden Anzahl von Compliance relevanten Vorgängen und Verträgen zu.

12 Herausforderungen und Regeln Die Risiken nehmen zu! Grund: die steigende Anzahl von Compliance relevanten Vorgängen und Verträgen Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften Inhaltliche Risiken in Verträgen, Akten, Dokumenten Verträgen/Dokumente nicht wiederfindbar Versäumnisse von Fristen, Terminen, Verträgen Mangelhafter Bearbeitungs- und Freigabeprozess Lange Durchlaufzeiten, kein Vertragscontrolling Bilanz- und Revisionssicherheit gefährdet

13 Herausforderungen und Regeln Ca. 45 Prozent der Manager geben an, dass ihre Organisation in den Bereichen Strategie, Informationsintegration und Risikosowie Chancenmanagement nicht effizient genug ist. *) Wie können wir die richtigen Dinge tun, wenn wir die Inhalte der Verträge nicht kennen?**) Über die gesamte Finanzagenda hinweg werden zwei Aufgaben besonders viel Gewicht beigemessen *: Informationsintegration und Risikomanagement Die Finanzabteilung braucht übergreifende integrierte Informationen sowohl aus dem Finanz- als auch aus dem operativen Bereich* Ich brauche für nachhaltige Entscheidungen ein integriertes Berichtswesen mit einem umfassenden Informationsmanagementsystem (CEO) Business-Performance messen/überwachen Beteiligung an der Entwicklung der Unternehmensstrategie Informationsintegration im Unternehmen vorantreiben Unternehmensrisiken absichern/managen/reduzieren Kostensenkungen im Finanzwesen vorantreiben Compliance-Programme und interne Kontrollen ausbauen *) Bei der Internationalisierung ist Vertragsmanagement nicht nur ein heißes Compliance-Thema sondern entscheidend dafür, ob Unternehmen ihre Ziele erreichen **) *) Insights from the Global Chief Financial officer Study The New Value Integrator IBM April 2010: The Study is based on conversations with more than 1900 CFOs worldwide **) How Excellent Contract Management Can Improve your Business Success BearingPoint: Survey Contract Management 2010

14 in Wirklichkeit! Praktische Ansätze

15 Praktische Ansätze Vertrauen ist gut - Vertragen ist besser vertragen - dokumentieren - wiederfinden nahezu jede unternehmerische Entscheidung basiert auf einer vertraglichen Vereinbarung oder mündet in eine vertragliche Vereinbarung. Vertragsmanagement ist in der Praxis das Fundament für betriebswirtschaftliches Handeln einer Organisation! es ist eine globale Organisationsaufgabe!

16 Praktische Ansätze Compliance- und Risikoprozesse mit LCM erfolgreich steuern! Regeln definieren Kommunizieren und Motivieren Verbessern und entwickeln Wissen Handeln Erfolg sichern!

17 in Wirklichkeit! Tendenzen und Potenziale

18 Tendenzen und Potenziale schafft Verbindlichkeit durch Transparenz integriert Verantwortung in den Dokumenten- und Ablageprozess verkürzt und optimiert Such- und Wiedervorlageprozesse Grundlage für den Einstieg in die papierlose Administration

19 Tendenzen und Potenziale E R P E I M Die Zukunft gestalten heißt: Unternehmensdaten Informationsprozesse Transaktionsgesteuertes Standard ERP Starke integrative Admin-Bausteine (FI,CO,SD,MM,..) Best Practice Ansatz für administrative Prozesse Abdeckung der administrativen Prozesse Übergreifende Compliance-Sicherstellung durch transparente Informationsflüsse Aufdeckung von Einsparungs-und OrganisationsPotenzialen Anwenderfreundliches AddOn zum ERP- System

20 E C M Enterprise Information Management Tendenzen und Potenziale Business Intelligence (Enterprise Cockpit) Legal Einkauf IT Compliance F&E Personal Input Management Business Process Management Output Management Dokumenten Management System

21 E C M Enterprise Information Management Tendenzen und Potenziale Business Intelligence (Enterprise Cockpit) Legal Einkauf IT Compliance F&E Prozess-orientiert: Workflow Termine, Vorgänge Aktentypen, Verträge Marken Anwenderfreundlichkeit Personal Fachbereichs-Wissen Prozess-Wissen Verknüpfungs-Wissen Input Management Busniness Process Management Dokumenten Management System Output Management IT- orientiert: Dateien,Dokumente Technologisch In/Out Zugriffssicherheit Mengenorientiert ablegen, finden

22 Tendenzen und Potenziale schafft nachhaltige Transparenz der Informationen steigert messbar die Informations- und Prozessqualität reduziert die Kosten (> 30 % Zeitersparnis/Abt.) verbessert die Leistungsfähigkeit in der Organisation Standardisiert und beschleunigt die Prozesse

23 Tendenzen und Potenziale Rechtsabteilung Einhaltung gesetzlicher Vorschriften im Vertragswesen Revision Verbesserung der Audit- Fähigkeit über existierende Verträge, und Transparenz aller Vertragsprozesse Einkauf Dokumentation der Ausschreibung, Erstellung und Abwicklung von Verträgen mit Lieferanten. Geschäftsleitung (CEO) Aufbau und Optimierung des internen Kontrollsystems (IKS), sowie Kostenreduzierungen auf Basis eingeschränkter und kalkulierbarer Vertragsrisiken. Controlling aktive Risikobewertung in Anlehnung an existierende Vertragsverhältnisse

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