2. Beschaffung 2.1 Überblick

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1 Zweck und unktionen Eine Unternehmung muss zur Erstellung und Verwertung (Produktion und Absatz) ihrer Produkte verschiedene Güter einsetzen. Arbeitskräfte Betriebsmittel Werkstoffe Informationen, Know-How usw. Einen wichtigen Teilbereich an Tätigkeiten im betrieblichen Güterablauf bildet daher die Versorgung einer Unternehmung mit Einsatzgütern oder Produktionsfaktoren. Diese betriebliche unktion bezeichnet man als Beschaffung. Aufgabe der Beschaffung ist die Bereitstellung von (oft sehr heterogenen) Produktionsfaktoren nach Art und Menge zum Bedarfszeitpunkt. SS 06 olie 00 Zu den Beschaffungsfunktionen zählen dabei u.a. Anfragen Marktübersicht Lieferantenkontrolle Bestellungen Lieferungsüberwachung (Termine, Qualität...) Zahlungsanweisungen Einordnung der Beschaffung Werkstoffe Geld- und Kapitalmarkt Eigenkapital remdkapital Einlagen Entnahmen, Kredite Rückzahlungen, Gewinne Zinsen liquide Mittel Personal Anlagen Verwertung der Betriebsleistung Roh-,Hilfs- Betriebsst. Rechnungswesen inanzbereich Absatzmarkt Dispositiver aktor Elementar- aktoren Erstellung der Betriebsleistung unfertige Erzeugnisse fertige Erzeugnisse Güterbewegungen inanzbewegungen Beschaffungsmarkt Arbeitskräfte Betriebsmittel Betriebe Haushalte SS 06 olie 0 Steuern, Gebüh- Zuschüsse, ren, Beiträge Subventionen Staat Quelle: Wöhe 000, S.

2 Handlungstatbestände und Ziele der Beschaffung () SS 06 olie 0 SS 06 olie 03 Handlungstatbestände und Ziele der Beschaffung () Bestimmungsgrößen der Beschaffung Benötigte Materialien, Güter sollten in der richtigen Qualität den richtigen Mengen zum richtigen Preis am richtigen Ort zur richtigen Zeit bereitgestellt werden. Ziele Qualitätsziele hängen ab vom Einsatz und ihrer Verwendung können vorgegeben werden determinieren stark die Kosten Kostenziele Bezugskosten: Güterpreis Beschaffungsmenge bestellfixe Kosten i.a. unabhängig von Bestellmenge Lagerkosten Lagerraum, Lagerpersonal, Kosten der Kapitalbindung Transportkosten Kosten für Planung, Kontrolle, Durchführung

3 Handlungstatbestände und Ziele der Beschaffung (3) Liquiditätsziele ür die Beschaffung von Gütern müssen finanzielle Mittel bereitgestellt werden: Die Liquidität geht hier i.a. als Nebenbedingung ein Sicherungsziele Diese beziehen sich darauf, die Versorgung der Unternehmung mit den dazu notwendigen Einsatzgütern zu gewährleisten. Probleme dabei ergeben sich oft aufgrund: Zuverlässigkeit der Lieferanten Unsicherheiten im Produktionsablauf bzw. im Absatzbereich ehlmengen können dabei mehr oder weniger starke Auswirkungen haben: einfacher oder aufwendiger Ersatz Stopp der Produktion oder des Absatzes Opportunitätsverluste Ihre quantitative Bewertung ist nicht so einfach, manchmal sogar unmöglich. Bsp.: E-Commerce-Marktplätze und E-Procurement SS 06 olie 04 Handlungstatbestände und Ziele der Beschaffung (4) SS 06 olie 05 Beschaffungsmarketing, Beschaffungsmarktforschung Jeder Entscheidung über die Beschaffung von Produktionsfaktoren muss eine systematische Analyse der für den Betrieb wichtigen Gegebenheiten seiner Beschaffungsmärkte vorausgehen. Die systematische Erforschung der Beschaffungsmärkte wird entweder durch die eigene Marktforschungsabteilung durchgeführt oder ausgegliedert und dem Beschaffungsbereich gesondert zugeordnet. Daten sind zu sammeln über: das Leistungspotential der Partner die Angebotspalette Zuverlässigkeit der Anbieter Zusatzleistungen wie Verpackung, Transport, Montage,... Preise und inanzierungskonditionen Stand der neusten Technik etc. Seit geraumer Zeit setzt sich mehr und mehr die Erkenntnis durch, dass oft weniger auf der Absatzseite, sondern zunehmend auf der Beschaffungsseite noch große Margen liegen. Stichwort: Im Einkauf liegt der Gewinn!. Hinsichtlich des anzuwendenden Instrumentariums kommt die Palette der Methoden der Marktforschung zum tragen (siehe Kapitel.). Typisch für die Datensituation ist aber, dass ein guter Marktüberblick nur langfristig gewonnen werden kann. (-> Widerstände gegen elektr. BB-Märkte)

4 Handlungstatbestände und Ziele der Beschaffung (5) In der laufenden, regelmäßigen Beschaffung stellen bisherige (gute) Erfahrungen mit Lieferanten eine wichtige empirische Komponente dar: Untersuchungen haben ergeben, dass bei Anschaffung neuer oder zum Ersatz bestimmter Güter die Mehrheit der befragten Unternehmen sich erst an bekannte oder befreundete irmen zu wenden pflegt. Eine solche Lieferantentreue ergibt sich aufgrund der Erfahrungen mit Eigenschaften des Gutes selbst, mit dem Kundendienst, mit Preis- und Zahlungskonditionen, mit der Lieferzeit und Zuverlässigkeit o.ä. Vor allem bei den Materialfaktoren wird der Preis das dominierende Element von Beschaffungsüberlegungen und Beschaffungsverhandlungen sein. Informationen über die Mitbewerber auf den Beschaffungsmärkten sind deshalb bedeutsam, weil diese um die Kapazitäten konkurrieren und insofern zu Beschränkungen der Beschaffungsmenge, zu zeitlichen Verzögerungen der Belieferung und zu höheren Beschaffungspreisen führen können. Bevor nun aber z. B. Material als input für die Produktion bestellt wird, muss man wissen, Wie viel - für einen Planungs- bzw. Bestellzeitraum - gebraucht wird. Das führt zum Problemkreis der => Materialbedarfsermittlung SS 06 olie 06 Instrumente zur Materialbedarfsvorhersage () Einteilung der Instrumente Während sich der Bedarf an Anlagen meist auf einzelne Investitionsprojekte bezieht ( ertigungs-, Absatz- und inanzplan), sind für den Bedarf an Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen sowie Waren folgende spezifischen Merkmale charakteristisch: große Zahl an benötigten Materialien hohe Bedarfsmengen, notwendige Lagerung ür ihre Erfassung sind spezielle Verfahren entwickelt worden: programmgebundene Verfahren verbrauchsgebundene Verfahren Basis dafür ist die Trennung der Bedarfsarten in Primärbedarf vorgegebener Bedarf an E für den Absatz Sekundärbedarf die bei der ertigung im Produktionsprozess benötigten Bestandteile an Rohstoffen, UE, Baugruppen etc. (zentrale Aufgabe der Materialvorhersage) Tertiärbedarf Verbrauch an Hilfs- und Betriebsstoffen SS 06 olie 07

5 Instrumente zur Materialbedarfsvorhersage () Programmgebundene Verfahren der Bedarfsplanung Ausgangspunkt Gegebener Primärbedarf an E und Teile des Sekundärbedarfs an UE, durch Produktionsprogramm art- und mengenmäßig festgelegt Aus dem Produktionsprogramm erhält man mit Hilfe von Stücklisten die benötigte Menge an input-material. (Stückliste = Verzeichnis, in denen die genaue strukturelle und mengenmäßige Zusammensetzung eines Produktes festgehalten ist), drei Grundformen Strukturstücklisten» Zusammensetzung des Enderzeugnisses aus allen Einzelteilen und Baugruppen wird über alle ertigungsstufen hinweg aufgezeigt. Aus ihnen geht hervor, wie viel ME an Einzelteilen und Baugruppen für eine ME des direkt übergeordneten Produkts (Baugruppe oder Endprodukt) erforderlich ist. Baukastenstücklisten» ür Baukastenstücklisten ist charakteristisch, dass sie lediglich die Zusammensetzung jeweils einer Baugruppe bzw. Endproduktes wiedergeben. Mengenübersichtsstücklisten» Die im folgenden behandelten Mengenübersichtslisten geben an, wie viel ME der verschiedenen Einzelteilen und Baugruppen erforderlich sind, um eine Erzeugniseinheit herzustellen. SS 06 olie 08 Instrumente zur Materialbedarfsvorhersage (3) Mit Hilfe eines GOZINTO-Graphen kann man sich, anschaulich die Stücklisten graphisch darstellen: Mit x: (vorgegebener) Vektor der Primärbedarfsmengen A: (bekannte) Stücklistenmatrix mit a ij = Bedarf von i bei einer Einheit von j (entspricht Direktbedarfsmatrix) r: (gesuchter) Vektor der Gesamtbedarfsmenge gilt: SS 06 olie 09

6 Instrumente zur Materialbedarfsvorhersage (4) Im ersten Schritt werden die Daten des Gozinto - Graphen in die Direktbedarfsmatrix A überführt. Stehen nur über der Hauptdiagonalen von A Koeffizienten verschieden von Null, darin liegt eine sogenannte einfache Produktionsstruktur vor: keine Zyklen, topologische Sortierung der Materialen möglich. Ansonsten liegt komplexere Produktionsstruktur vor. Im zweiten Schritt ist die Matrix T = E A zu bilden, die auch technologische Matrix genannt wird (E = Einheitsmatrix). Die im dritten Schritt zu bildende invertierte Technologiematrix T - wird Gesamtbedarfsmatrix genannt. asst man die Primärbedarfsmengen im Spaltenvektor x zusammen, so folgt aus: r = A r + x r = (E A) x = T x Man kann dann für jeden vorgegebenen Vektor an Primärbedarfsmengen die dazu notwendigen input-mengen r einfach ermitteln. SS 06 olie 0 Instrumente zur Materialbedarfsvorhersage (5) Beispiel (GOZINTO-Graph) Graph R Z R 3 Z 3 Z 3 R 3 Direktbedarfsmatrix A von R R R 3 3 Z Z Z 3 3 nach R R R 3 Z Z Z 3 SS 06 olie

7 Instrumente zur Materialbedarfsvorhersage (6) Technologiematrix T = E A R R R 3 Z Z Z 3 R R R 3 Z - -3 Z - - Z Gesamtbedarfsmatrix T (zur Berechnung von r= T x) nach von R R R 3 Z Z Z 3 8 R 8 R R Z 4 4 Z 8 Z 3 3 SS 06 olie Instrumente zur Materialbedarfsvorhersage (7) ABC-Analyse zur Entscheidungsfindung in der Beschaffung Bei der Vielzahl von Gütern, ist es i.a. nicht möglich, alle Beschaffungsprozesse mit derselben Genauigkeit zu planen. Dafür liefert eine ABC-Analyse Hinweise: Idee: Oft stellt eine relativ kleine Zahl an bereitzustellenden Güterarten einen großen Anteil am Gesamtwert der Beschaffungsgüter dar, z.b. SS 06 olie 3

8 Instrumente zur Materialbedarfsvorhersage (8) Beispiel SS 06 olie 4 Instrumente zur Materialbedarfsvorhersage (9) Verbrauchsgebundene Verfahren zur Materialbedarfsermittlung Ausgangspunkt Ex post Analyse des Bedarfs der einzelnen Materialarten liegt vor. Hypothesen über weiteren Verlauf in Abhängigkeit eines gegebenen Produktionsprogramms liegen vor. Prognoseverfahren Mittelwertbildung, gleitende Durchschnitte, exponentielles Glätten usw. Meldebestand und Sicherheitsbestand sind festgelegt. Einsatz für geringwertige Materialien, Massenteile etc. SS 06 olie 5

9 Instrumente zur Materialbedarfsvorhersage (0) Anmerkung Bei den zur Klasse A gehörenden Materialarten wird die Beschaffung sehr genau geplant und kontrolliert: Die Bedarfsmengen, i.a. gewonnen aus einer programmgebundenen Planung, werden in optimale Bestellmengen transformiert. Wenn technisch möglich und ökonomisch sinnvoll auch» Einzelbeschaffung im Bedarfsfall () oder» einsatzsynchrone Anlieferung: KANBAN System (3) Bei B und C Gütern wird oft auf das Prinzip der Vorratshaltung () zurückgegriffen, i.v. mit verbrauchsgebundenen Prognosen. Die Umsetzung in optimale Bestellmengen erfolgt immer dann, wenn sich ökonomisch der damit verbundene Aufwand lohnt. () - () - (3) nennt man auch die grundsätzlich möglichen Materialbereitstellungsprinzipien. Nach erfolgter ABC-Analyse ist somit die Entscheidung über die Art der Planungsaktivitäten bei der Beschaffung gefallen, z.b. ausgerichtet auf alle Materialien, die nach Beschaffung in der Produktion verbraucht werden, zwischenzeitlich also dem Umlaufvermögen zuzurechnen sind. Entscheidungen über die Beschaffung langlebiger Produktionsfaktoren () werden in I (Kapitel Investitionsrechnung) behandelt. SS 06 olie 6 Bestimmung der optimalen Bestellmenge () Grundmodell zur Bestimmung der optimalen Bestellmenge Nach der Ermittlung des Materialbedarfs ist zu überlegen, in welchen Teilmengen der z.b. jährlich anfallende Bedarf eingekauft und gelagert werden soll, mit dem Ziel, die damit zusammenhängenden Kosten zu minimieren. ür das im folgenden kurz dargestellte sog. Grundmodell geht man von einem mengenunabhängigen Einkaufspreis aus. Die eingekaufte Gütermenge wird auf Lager gelegt, der Lagerabgang erfolgt gleichmäßig, pro Bestellung fallen Bestellfixkosten k fix an. Zur Bestimmung der optimalen Bestellmenge x opt sind die folgenden Arbeitsschritte erforderlich: Ermittlung der jährlichen Bedarfsmenge D Ermittlung des Stückpreises p Ermittlung der bestellfixen Kosten k fix, (das sind z. B. Kosten für Telefonate, Einholung/Prüfung der Angebote, Zusendungs-, Annahmekosten) Ermittlung des Lager- und Zinskostensatzes b, bezogen auf das durchschnittlich im Lager gebundene Kapital SS 06 olie 7

10 Bestimmung der optimalen Bestellmenge () Das liefert für den jährlichen Bezugszeitraum T folgende Kosten: SS 06 olie 8 Die jährlichen Kosten der einzukaufenden Gütermenge ergeben sich als Produkt aus Jahresbedarf und Stückpreis: D p Bezeichnet x die unbekannte Bestellmenge, so stellt der Quotient D/x die Bestellhäufigkeit dar. Das liefert für die (Gesamt-)Bestellkosten: D k fix x Wegen des gleichmäßigen Lagerabgangs folgt für die jährlichen Zins- und Lagerkosten: p x b Bestimmung der optimalen Bestellmenge (3) Begründung: Der durchschnittliche Lagerbestand entspricht bei gleichmäßigen Lagerzu- und abgängen der halben Bestellmenge x. Lagerbestand Bestellmenge x Durchschnittlicher Lagerbestand 0 t t 3t Zeit SS 06 olie 9

11 Bestimmung der optimalen Bestellmenge (4) Beispiel: Bestimmung der optimalen Bestellmenge im Grundmodell SS 06 olie 0 Bestimmung der optimalen Bestellmenge (5) Die Gesamtkosten pro Jahr belaufen sich somit auf: ür die Bestimmung der optimalen Bestellmenge wird die. Ableitung nach x gebildet dkg D P b = k fix + dx x Nullsetzen ergibt K G = D P + k x opt = fix D P b x + x D k P b fix Da die zweite Ableitung größer als Null ist, weist die unktion an der Stelle ein Minimum auf. Damit hat man dann, im einfachsten all, kostenminimale Bestellmengen bestimmt. SS 06 olie Verallgemeinerungen optimale Bestellmenge bei Rabattstaffelungen optimale Bestellmengen unter Nebenbedingungen optimale Bestellmengen bei Unsicherheit usw.