Effizientere Vereinsarbeit durch EDV-Unterstützung

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1 Effizientere Vereinsarbeit durch EDV-Unterstützung Seminararbeit 1.Führungskräfteausbildung für Blasmusikfunktionäre Nord 2007/2008 von DI(FH) Wolfgang Straßer Musikkapelle Hartkirchen 10. Mai 2008

2 1 Einleitung und Motivation Begriffsdefinition Software & EDV Arten von Software Einsatzmöglichkeiten Musikvereins-Verwaltungssoftware Personen- und Adressenverwaltung Verwaltung der Daten von Vereinsinternen Personen Verwaltung der Daten von Vereinsexternen Personen Inventarisierung von Vereinsgegenständen Wissensmanagement im Verein In der Theorie In der Praxis Gemeinsamer Kalender Kommunikation Newsletter-Funktionalität SMS Homepage Zielgruppen Problem Internet!? Datenaustausch Unterschiedliche Datenformate Verwendung von PDF Projektplanung Datensicherung und Datensicherheit Alternativen zu teuren Standardprogrammen Linksammlung Datensicherung PDF-Konverter Projektplanung mit Excel Projektmanagement Tools Wissensmanagement MindMap Programme Anwendungsprogramme W. Straßer: Effizientere Vereinsarbeit durch EDV-Unterstützung Seite 1

3 1 Einleitung und Motivation Der Bereich der Software und EDV dringt immer stärker in unser Leben ein. Nahezu jeder von uns hat schon fast täglich mit Computern zu tun. Sei es im Beruf, in der Freizeit oder auch im Zusammenhang mit einem unserer Hobbies der Blasmusik. Ob man im Terminkalender des Blasmusikverbandes den Termin für die Bezirksleitungssitzung kontrolliert, ein SMS mit dem Hinweis auf die ausgefallene Marschprobe erhält, oder das Protokoll der letzten Vorstandssitzung aus dem internen Bereich der Musikkapellen-Homepage herunterlädt es geht fast nichts mehr ohne EDV und Computer, auch im Vereinsbereich. Durch meine intensive (berufliche) Beschäftigung mit der EDV, insbesondere mit der Software Entwicklung in den letzten Jahren (man kann schon fast Jahrzehnte dazu sagen ) konnte ich zahlreiche Erfahrungen sammeln und teilweise auch Ansätze zur Effizienzsteigerung bei der EDV- Vereinsarbeit erkennen und vielleicht auch in den letzten Jahren in unserem Verein umsetzen. Dies konnte und kann ich im Rahmen meiner Funktionärstätigkeit als Schriftführer der Musikkapelle Hartkirchen, Bezirk Eferding, OÖ seit nunmehr mehr als 4 Jahren ausleben. Im Laufe der Seminars Führungskräfteausbildung des ÖBV wurde mir bewusst, wie wichtig eine effiziente Vereinsarbeit das Zusammenarbeiten in den Vereinen erleichtern kann und welch hohen Stellenwert dabei die EDV schon eingenommen hat. Wie es dann um die Auswahl der Themen der Seminararbeit ging, war es sehr schnell klar für mich: ich möchte meine beiden großen Hobbies miteinander vereinen: Computer und Blasmusik Nach einer allgemeinen Einführung in das Thema Software, möchte ich einige (in meinen Augen die wichtigsten) Anwendungsgebiete der EDV in der Vereinsarbeit genauer beleuchten. Als einen zentralen Punkt möchte ich den Begriff Wissensmanagement zuerst theoretisch und danach mögliche praktische Umsetzungsmöglichkeiten vorstellen. Nach dem brisanten Thema der Datensicherheit und sicherung schließe ich meine Arbeit mit einer kleinen Auswahl an in meinen Augen sinnvoll nutzbaren Programmen für die Vereinsarbeit. Ich hoffe, dass Sie/Du auf den folgenden Seiten einige interessante und hoffentlich sinnvolle Tipps zu einer effizienteren Vereinsarbeit in ihrem/deinem Verein findest. Viel Spaß beim Lesen! DI(FH) Wolfgang Straßer Im Mai 2008 PS: Die vorgestellten Programme stellen nur eine subjektive Auswahl meinerseits dar! Für Hinweise und Anmerkungen freue ich mich auf s an wolfgang.strasser@gmx.at! W. Straßer: Effizientere Vereinsarbeit durch EDV-Unterstützung Seite 2

4 2 Begriffsdefinition Software & EDV Wikipedia definiert den Begriff Software als alle nichtphysischen Funktionsbestandteile eines Computers bzw. eines jeden technischen Gegenstandes, der mindestens einen Mikroprozessor enthält. 1 Hält man sich den zweiten Teil der Definition vor Augen, so wird einem bewusst, dass überall rund um uns Software im Spiel ist. Sei es im Handy, in der digitalen Wetterstation, in der Digitalkamera oder im Auto. Daher ist es auch nicht verwunderlich, dass diese Technologie immer mehr Einfluss auf unser Leben nimmt und auch die Vereinsarbeit in den letzten Jahren verändert hat. Besonders der Bereich der Elektronischen Datenverarbeitung kurz EDV - hat einen wesentlichen Beitrag zu dieser Veränderung beigetragen. 2.1 Arten von Software Den Bereich der Software kann man anhand verschiedener Kriterien unterscheiden. Systemsoftware stellt eine Basis zum ordnungsgemäßen Funktionieren eines Computers zur Verfügung. Zu dieser Gruppe zählen Betriebssysteme wie Linux, MacOS, oder Produkte aus der Windows Familie. Den wirklichen Nutzen für den Benutzer stellt die Gruppe der Anwendungssoftware zur Verfügung. Zu dieser Gruppe zählen Programme zur Erstellung von Dokumenten, Listen, Programme, Fotobearbeitungsprogramme, Programme zum Datenaustausch und vieles mehr. In den kommenden Kapiteln wird mehrheitlich, fast ausschließlich, Software aus dieser Gruppe präsentiert. Ein weiterer Punkt, welcher im Bereich der Nutzung von Software nicht außer Acht gelassen werden darf ist die Frage nach dem Nutzungsrecht von Software. Generell gilt der Leitsatz, dass Software nicht verwendet werden darf, außer man hat entsprechende Nutzungsrechte (d.h. eine Lizenz), um diese Software auf dem eigenen Computer zu installieren und zu verwenden. Gerade dieser Punkt soll und darf auch besonders im Bereich der Vereinsarbeit nicht vernachlässigt werden. Daher wird in kommenden Kapiteln auch besonders auf freie, kostenlose oder kostengünstige Softwarepakete hingewiesen, welche einerseits die Vereinskasse nur minimal belasten und andererseits ein reines Gewissen schaffen! 1 (Zugriff am 4. April 2008) W. Straßer: Effizientere Vereinsarbeit durch EDV-Unterstützung Seite 3

5 3 Einsatzmöglichkeiten Die Einsatzmöglichkeiten von Software im Bereich der Vereinsarbeit sind vielfältig, wenn nicht schon allumfassend. Nachfolgend werden einige Bereiche genauer beleuchtet, welche vor allem das tägliche Geschäft der Vereinsarbeit in Musikvereinen betreffen. Die nachfolgend erwähnten Softwarelösungen stellen nur eine rein subjektive Auswahl dar und die getroffenen Aussagen repräsentieren die Meinung des Autors! 3.1 Musikvereins-Verwaltungssoftware In den letzten Jahren hat es im Bereich der EDV-Musikverein-Mitgliederverwaltung in den einzelnen Landesverbänden unterschiedlich starke Bestrebungen und Entwicklungen gegeben. Eine per durchgeführte Befragung der zuständigen Landes-EDV-Referenten brachte eine sehr unterschiedliche Softwarelandschaft zu Tage. Insgesamt konnten Informationen über den Einsatz in fünf Bundesländer (Oberösterreich, Burgenland, Steiermark, Tirol, Vorarlberg) und der ÖBV Jugend ermittelt werden. Die entwickelten Lösungen unterscheiden sich teilweise grundlegend untereinander. Gemeinsamkeiten konnten in den zu verwaltenden Stammdaten ermittelt werden alle untersuchten Lösungen ermöglichen die Verwaltung von Vereins- und Mitgliederdaten, einige Lösungen bieten zusätzlich eine Verwaltung von Ausrückungen und/oder Fortbildungsdaten an. Der Bereich der Inventarisierung ist ebenfalls sehr unterschiedlich ausgeprägt vom Instrumenten-, Bekleidungs-, Vereins- bis zum Notenarchiv (teilweise mit automatischer AKM-Listengenerierung) reicht die Funktionspalette. In Bezug auf Unterstützung bei der Vereinskommunikation (siehe Kapitel 3.6) reicht die Unterstützung von SMS, , Serienbrieferstellung bis zu Etikettendruck-Funktionalitäten. Besonders hervorzuheben ist hierbei die Lösung des OÖBV, dessen Lösung zum Newslettersowie SMS-Versand in den Kapiteln und noch genauer analysiert wird. Die Angaben zum Verwendungsgrad der Vereinsverwaltungsprogramme wurden mit Werten zwischen 70% und einer flächendeckenden Verwendung angegeben. Die einzelnen Landesverbände stellen die Softwarelösungen großteils kostenlos den Mitgliedskapellen zur Verfügung. 3.2 Personen- und Adressenverwaltung Einen zentralen Punkt in der Datenverarbeitung von Musikkapellen stellt die Verwaltung von Personen- und Adressdaten dar. Besonders der Bereich der Verwaltung von Personendaten im Kontext von Musikvereinen muss im Gegensatz zu einer reinen Namens- und Adressenverwaltung um zahlreiche Aspekte erweitert werden. W. Straßer: Effizientere Vereinsarbeit durch EDV-Unterstützung Seite 4

6 Verwaltung der Daten von Vereinsinternen Personen Neben den reinen Personenstammdaten der MusikerInnen wie Namen, Geburtsdatum, Wohnort und Kontaktdaten können und müssen für einen nachhaltigen Informationsaufbau noch zahlreiche andere Informationen erfasst und dementsprechend gespeichert werden: (Musikalische) Ausbildung: privat oder in Musikschule, in welchem Zeitraum, welche Instrument, welche Lehrkraft, derzeitiger Status Instrument(e): welche Instrumente beherrscht der MusikerIn? Eintrittsdatum und Zeiten evtl. Pausen (z.b. durch Auslandsaufenthalt) Funktionärstätigkeiten mit Zeiträumen Erhaltene Auszeichnungen Besuch von Weiterbildungsveranstaltungen Die in Kapitel 3.1 vorgestellten Lösungen zur Musikverein-Datenverwaltung stellen für diese Daten geeignete Lösungen für eine zentrale Datenverwaltung zur Verfügung. Nachfolgende Abbildung zeigt einen Screenshot der für den OÖBV entwickelten Mitgliederverwaltung. Mittels dieser Lösung lassen sich umfangreiche Daten über MusikerInnen sowie deren musikalische Vergangenheit sehr komfortabel verwalten. Abbildung 1 - Mitgliederverwaltung des OÖBV ( Verwaltung der Daten von Vereinsexternen Personen Neben den Daten von Vereinsmitgliedern stellt die effiziente Verwaltung von vereinsexternen Personen (Organisationsvertreter, Sponsoren,..) einen wichtigen und nicht zu unterschätzenden Aufwand dar. Gerade der Kontakt zu und die Kommunikation mit Personen dieser Gruppe sind ein zentraler Punkt. W. Straßer: Effizientere Vereinsarbeit durch EDV-Unterstützung Seite 5

7 Leider stellen die einzelnen Vereinsverwaltungsprogramme für diesen Anwendungsfall keine oder nur sehr dürftige Unterstützung zur Verfügung. Daher müssen diese Adressen zwangsweise oft in anderen Programmen verwaltet werden. Sehr oft wird zu diesem Zweck eine Adressdatenbank, ein Kommunikationsprogramm (z.b. Microsoft Outlook), oder einfache Tabellen verwendet. Diese Datenbasis kann als Grundlage für die Erstellung von Serienbriefen oder Etikettendruck verwendet werden. Idealerweise können zusätzlich auch noch Anmerkungen (z.b. Geburtstage, Lieblingsplatz im Konzertsaal, wünscht NICHT begrüßt zu werden, wünscht mit genauem Titel begrüßt zu werden, etc..) zu diesen Personen gespeichert werden. Gerade mit diesen vermerkten Kleinigkeiten besteht die Möglichkeit, einen Eindruck bei diesen Personen zu hinterlassen. 3.3 Inventarisierung von Vereinsgegenständen Je höher die Mitgliederzahl eines Musikvereines wird, umso mehr Sachgegenstände werden vom Verein für die Mitglieder angekauft (Instrumente und Zubehör, Bekleidung, etc.). Um einen möglichst genauen Überblick über die dem Verein gehörenden Gegenstände zu erlangen, empfiehlt sich die Erstellung von Inventarlisten. Als einfachste Möglichkeit bieten sich für diesen Zweck einfache Tabellenlisten zur Erfassung an. Neben den Daten der einzelnen Gegenstände (Beschreibung, Kaufdatum, Preis,...) muss hier auch der aktuelle Besitzer / Entlehner bzw. Lagerort des Gegenstandes geführt werden. Umfangreichere Möglichkeiten bieten kleinere Datenbankanwendungen (z.b. in MS Access), welche z.b. eine Historisierung der Besitzverhältnisse, umfangreichere Auswertungsmöglichkeiten usw. bieten. Die in Kapitel 3.1 beschriebenen Musikvereins-Datenverwaltungs-Anwendungen bieten fast alle entweder fix in das Programm integrierte, oder optional zukauf bare Module zur Inventarisierung an. W. Straßer: Effizientere Vereinsarbeit durch EDV-Unterstützung Seite 6

8 3.4 Wissensmanagement im Verein Unser Wissen ist nicht vorhanden, wenn es nicht genutzt wird Igor Strawinsky ( ) Damit ein Verein möglichst gut funktioniert, d.h. die für den Vereinsalltag notwendigen Abläufe möglichst effektiv ablaufen, darüber haben sich schon viele Obmänner, Funktionäre und MusikerInnen den Kopf zerbrochen. Jede Fehlentscheidung, jeder Fehler, aber auch jedes Erfolgserlebnis haben als Teil zum kollektiven Vereinswissen beigetragen. Leider ist dieses Wissen sehr spärlich dokumentiert oder gar nur in den Köpfen von einzelnen Personen gespeichert. Dieses zentrale Problem wird in 2 in Kapitel 20 folgendermaßen definiert: Die Erkenntnis, dass wichtige Erfahrungen durch den Abgang von Schlüsselpersonen unwiderruflich verloren gehen oder es viel zu lange dauert, bis ein gleichwertiges Wissen wieder vorliegt, trifft alle Arten von Institutionen. Besonders die dramatische Zunahme an zur Verfügung stehenden Informationen stellt ein weiteres Problem des Wissensmanagement dar. Daraus folgend wird angemerkt, dass Menschen in Daten und Informationen ertrinken, aber nach relevantem, anwendbarem Wissen lechzen (siehe 3 ) In der Theorie Das Grundproblem des Wissensmanagement liegt darin, implizites Wissen (d.h. persönliches Wissen eines Menschen) in explizites Wissen (methodisch, systematisch aufbereitet und in Medien gespeichert) überzuführen. Erst die Überführung in explizites Wissen macht dieses Wissen für die Organisation (den Verein) verfüg- und nutzbar (vgl. 4 ). Die Autoren Probst/Raub/Romhardt definieren in Wissensmanagements. Die Beschreibung der einzelnen Bausteine folgt 2. 3 folgende acht Bausteine des Wissensidentifikation dient in erster Linie dem Lokalisieren der vorhandenen Fähigkeiten, Wissensträger und Netzwerken zwischen diesen. Sehr oft stellt sich hier das Problem, dass gerade diese Informationen und deren Informationsträger nicht bekannt sind. Wissenserwerb definiert die Zuführung von neuem Wissen aus externen Quellen wie z.b. Fachzeitschriften, Informationsveranstaltungen, neuen Mitgliedern etc. Unter Wissensentwicklung versteht man die Entwicklung derzeit nicht bestehender Fähigkeiten. Wissens(ver)teilung beinhaltet die Verteilung des vorhandenen Wissens auf die Vereinsmitglieder sowie die Sicherung und Weitergabe vergangener Erfahrungen. 2 René Riedl u.a.: Handbuch Vereinsmanagement, ISBN: , Linde Verlag, Gilbert Probst u.a.: Wissen managen (Wie Unternehmen ihre wertvollste Ressource optimal nutzen), ISBN: , Gabler Verlag, Ikujiro Nonaka und Hirotaka Takeuchi, Die Organisation des Wissens: Wie japanische Unternehmen die brachliegende Ressource nutzbar machen, ISBN: , Campus Fachbuch Verlag, W. Straßer: Effizientere Vereinsarbeit durch EDV-Unterstützung Seite 7

9 Wissenbewahrung beinhaltet die Auswahl des bewahrungswürdigen Wissens, dessen Speicherung sowie die immer wieder notwendige Aktualisierung dieses Wissens. Besonders der zyklischen Aktualisierung des Wissens kommt ein hoher Stellenwert zu. Die Wissensnutzung bedient sich des gesammelten Wissens zum Nutzen des Vereins. Nicht nur die Sammlung von Wissen ist entscheidend für das Wissensmanagement, sondern vor allem die Nutzung dieses Wissens! Wissensziele definieren die Zielsetzungen des Wissensmanagements für einzelne Kernprozesse im Vereinsleben. Die Wissensbewertung schließt den Kreislauf und ermöglicht somit eine zielgerechte Steuerung des Wissenskreislaufs innerhalb des Vereines. Die Zusammenhänge dieser Wissensmanagement-Bausteine werden in der folgenden Abbildung dargestellt: Abbildung 2 - Bausteine des Wissensmanagement (Quelle 2 ) In der Praxis Wie bereits im Theorieteil angemerkt, stellt das Wissensmanagement eine immer wichtigere Komponente im Vereinsmanagement dar. Besonders die Menge an Informationen, welche auf uns Funktionäre teilweise einprasselt muss gefiltert werden, und die wirklich relevanten - für den Vereinsbetrieb wichtigen - Wissensbrocken müssen identifiziert werden. Doch wann, wo und wie fängt man mit dem Sammeln von Wissen im Verein an? Welche Hilfsmittel können für diesen Zweck verwendet werden? Wann? Am besten noch heute. Je eher man mit dem Sammeln von Vereinswissen beginnt, desto eher kann man aus diesem Wissen auch einen Nutzen ziehen. Wo? Wie? Motivieren Sie möglichst alle Mitglieder im Verein, aktiv an der Wissensidentifikation und dem Wissenserwerb teilzunehmen. Besonders das Wissen der sogenannten alten Hasen, der langjährigen Mitglieder und aber auch der Ehrenmitglieder stellt einen unschätzbaren Wert dar. Deren implizites Wissen über Veranstaltungsvorbereitungen, W. Straßer: Effizientere Vereinsarbeit durch EDV-Unterstützung Seite 8

10 Personenvorlieben (z.b. wünscht ein Sponsor beim Konzert NICHT namentlich erwähnt zu werden), Bräuche etc. sollte unbedingt in explizites Wissen transferiert werden, um auch in Zukunft und für die (Vereins-)Allgemeinheit verfügbar zu sein. Dieser Vorgang der Wissensidentifikation könnte durch den Einsatz von Interviews bzw. Diskussionsrunden mit diesen Wissensträgern erfolgen. Die Ergebnisse der Wissensidentifikation müssen vor dem Prozess der Wissensbewahrung noch kategorisiert bzw. gefiltert werden, um für den Verein relevantes Wissen von Informationen zu trennen. Zur Speicherung des identifizierten Wissens können unterschiedliche Methoden/Programme verwendet werden. Als sehr hilfreicher Ansatz hat sich der Einsatz von MindMaps bewährt. Eine ausführliche Definition dieser Methodik findet sich unter 5. Zusammenhänge zwischen Informationen werden bei dieser Methode grafisch mittels Verknüpfungen und Verzweigungen dargestellt. Neben dem Wissensmanagement wird diese Methodik auch sehr oft in der Projektplanung eingesetzt, um die notwendigen Schritte zur Zielerreichung und deren Zusammenhänge zu visualisieren. Die folgende Abbildung zeigt eine MindMap zur Planung bzw. das gesammelte Wissen über eine von unserem Verein durchgeführte Veranstaltung. Für die Erstellung von MindMaps gibt es zahlreiche spezialisierte Softwarelösungen; einige davon werden in Kapitel 6.6 angeführt. Abbildung 3 - MindMap zur Wissensdokumentation einer Veranstaltung 5 (Zugriff 6. Mai 2008) W. Straßer: Effizientere Vereinsarbeit durch EDV-Unterstützung Seite 9

11 Ebenso kann das identifizierte Wissen in Text-Dokumenten oder Tabellen festgehalten werden. Neben den eigentlichen Informationen sollte für diese Dokumente ein (automatisch generiertes) Inhalts- und / oder Stichwortverzeichnis zur Verfügung gestellt werden. Idealerweise werden zwischen einzelnen Informationsbrocken Verknüpfungen definiert, um die Zusammenhänge besser widerzuspiegeln. Als eine der besten Lösungen zur Wissensbewahrung bietet sich spezialisierte Wissensmanagement- Software an. Neben sehr hochspezialisierten und teuren, für den Vereinsbetrieb leider oft auch überfunktionalen, kommerziellen Programmpaketen gibt es auch im Shareware bzw. Open Source Umfeld einige Programme, welche zur Wissensverwaltung und Wissensdokumentation sensdokumentation durchaus geeignet sind. In Kapitel 6 werden einige dieser Lösungen angeführt. Leider noch nicht im Bereich der Blasmusik und der Vereinsführung präsent ist der Wissenstransfer durch sogenannte Web-Blog (Web-Log Logbuch, vgl. dazu 6 ). In anderen Wissensgebieten (z.b. Softwareentwicklung) ist diese Art von Wissensdokumentation schon zu einem festen Bestandteil geworden. Um einen möglichst großen Nutzen aus dem gesammelten Wissen ziehen zu können, muss das Wissen natürlich an die Mitglieder verteilt werden. Als mögliche Optionen bieten sich hierzu entweder ein interner Bereich innerhalb der Vereinshomepage, oder auch der kontinuierliche Versand von Wissens-Newslettern mit den gesammelten Wissensdokumenten an. Im Laufe der Zeit kann es nun durchaus sein, dass sehr viele Dokumente auf der Festplatte eines Benutzers angehäuft wurden und man zwar weiß, dass die benötigte Information irgendwo abgelegt ist, aber man genau dieses Dokument nicht findet. Zur Lösung dieses Problems bieten sich Desktopsuchmaschinen wie z.b. Google Desktop Search 7, Windows Desktop Search 8 oder Copernic Desktop Search 9 an. Diese Programme durchsuchen und indizieren den Inhalt (fast) aller Dateien auf der lokalen Festplatte und bieten eine ähnliche Suchfunktionalität wie richtige Internetsuchmaschinen. Durch die Eingabe von Stichwörtern werden die relevanten Dokumente in einer Ergebnisliste angeführt und können direkt aus dieser heraus geöffnet werden. Abbildung 4 - Ergebnisliste Desktop Suchmaschine 6 (Zugriff 6. Mai 2008) 7 (Zugriff 5. Mai 2008) 8 (Zugriff 5. Mai 2008) 9 search.softonic.de/ (Zugriff 5. Mai 2008) W. Straßer: Effizientere Vereinsarbeit durch EDV-Unterstützung Seite 10

12 3.5 Gemeinsamer Kalender Leider ist es mit der Erstellung eines Jahresplanes am Anfang des Vereinsjahres nicht getan. Sehr oft kommen noch weitere Veranstaltungen und vor allem Proben zu den bereits bekannten hinzu. Um einerseits interessierte Personen aber vor allem die Mitglieder des Vereines darüber zu informieren und auf dem Laufenden zu halten, bedarf es einer zentralen Stelle, an welcher möglichst alle Termine publiziert werden. Entweder wird im Probelokal ein herkömmlicher Kalender geführt, in welchen alle Termine und Proben eingetragen werden. Leider hat dies den Nachteil, dass man als Musiker entweder immer in die Probe kommen muss um bei den Terminen up-to-date zu sein, oder extra ins Probelokal fahren muss, um die aktuellen Termine zu erfahren. Diese Lösung hat den Nachteil, dass diese Informationen nicht für die Zuhörer und Besucher der Veranstaltungen unserer Kapellen ersichtlich sind! In Zeiten des Internets kann diese zentrale Kalender-Pinnwand jedoch auch in die Vereinshomepage integriert sein. Entweder wird eine Kalenderfunktion direkt für die eigene Homepage entwickelt, oder man verwendet frei verfügbare Kalenderprogramme wie z.b. Google Calendar 10. Mit diesem Programm ist es möglich, einen zentralen Kalender anzulegen, innerhalb welchem die Termine für den Verein eingetragen werden. Es besteht ebenso die Möglichkeit, automatisiert Erinnerungen für Termine zu versenden und den Kalender in die eigene Homepage zu integrieren. Abbildung 5 - Google Calender in Bearbeitungsansicht Abbildung 6 - Google Calender in Homepage eingebettet 10 (Zugriff 5. Mai 2008) W. Straßer: Effizientere Vereinsarbeit durch EDV-Unterstützung Seite 11

13 3.6 Kommunikation Die elektronischen Kommunikationsmöglichkeiten ( s, SMS und auch Handytelefonie) wurden in den letzten Jahren zu immer wichtigeren Medien. Auch für die Vereinsinterne aber auch für die externe Kommunikation können diese Medien für eine einfache und rasche Verteilung von Information eingesetzt werden Nahezu jeder von uns hat eine, wenn nicht mehrere Adressen unter denen er elektronisch Post empfangen kann. Eines der Haupteinsatzgebiete von im Zuge der Vereinsführung ist sicherlich der Versand und die Verteilung von Dokumenten. Für eine effiziente Kommunikation sollten die folgenden Punkte einige Anhaltspunkte bringen: Aktualität der Mail-Adressen: Um das Medium möglichst effizient einsetzen zu können, ist eine aktuelle Liste an Mail-Adressen der Vereinsmitglieder, sowie aller weiteren Personen welche Vereinsmails bekommen sollen unumgänglich. Bei den Mitglieder des Vereinsvorstandes lässt sich dies noch relativ leicht erreichen, aber bei Vereinen mit 50 oder mehr MusikerInnen wird es für den EDV-Referenten immer schwieriger, alle Änderungen der Mailadressen mitzubekommen. So sollte im Idealfall jeder Musiker, jede Musikerin bei einer Datenänderung (Adresse, adresse, Handy-Nr) den EDV-Referenten benachrichtigen, damit dieser die Änderung zentral verwalten kann (sei es mithilfe einer Vereinsverwaltungsoftware wie in Kapitel 3.1 beschrieben oder z.b. in einer Excelliste). Diese Strategie verfolgen wir in unserem Verein schon seit einigen Jahren und die Motivation der einzelnen MusikerInnen, Datenänderungen mitzuteilen ist durch deren Bring-Schuld überdurchschnittlich hoch. Denn: es will ja jeder die aktuellsten Informationen der Musikkapelle per erhalten oder per SMS benachrichtigt werden. Verteilerlisten: Die im Laufe eines Musikjahres versandten s können sehr oft in bestimmte Empfängergruppen eingeteilt werden. Solche Gruppen können z.b. der Vereinsvorstand, die Registerführer, alle MusikerInnen oder auch externe Unterstützer sein. Zu diesem Zweck empfiehlt es sich, im jeweils verwendeten Programm sogenannte Verteilerlisten anzulegen. Der Einsatz von Verteilerlisten erleichtert die Kommunikation dahingehend, dass nicht jedesmal, wenn eine Mail an den Vorstand gesendet werden soll, die einzelnen Mitglieder des Vorstandes händisch als Empfänger hinzugefügt werden müssen (und im schlimmsten Fall eine oder mehrere Personen vergessen werden), sondern dass hier nur eine Mail mit der Verteilerliste als Empfänger versandt werden muss. HTML oder Text-Mails? Bei neueren Programmen wird standardmäßig beim Erzeugen einer neuen Mail-Nachricht die HTML-Formatierung für diese Nachricht definiert. Dadurch ist es möglich, den in der Mail enthaltenen Text mit Formatierungen und Bildern z.b. einem Corporate Design entsprechend zu formatieren. Leider wurden in den letzten Jahren zahlreiche Sicherheitslücken in Mailprogrammen und Betriebssystemen ausgenutzt und mittels manipulierten Bilddateien Schäden in Computersystemen angerichtet. Daraus folgend sind mittlerweile in zahlreichen Mailprogrammen Systeme integriert, welche W. Straßer: Effizientere Vereinsarbeit durch EDV-Unterstützung Seite 12

14 automatisiert das Herunterladen bzw. Anzeigen von Bilddateien verhindern. Eine solche blockierte Mail sieht folgendermaßen aus: Bei dieser Mail wird zwar der größte Teil des textuellen Inhaltes angezeigt, die generelle Präsentation leidet aber unter der automatischen Blockade der Bilddateien. Abbildung 7 - HTML-formatiere ohne enthaltenen Bildern Gottseidank kann man die in der Mail enthaltenen Bilder trotzdem anzeigen lassen. Die oben angezeigte Mail sieht mit geladenen Bildern folgendermaßen aus: So hat es sich der Absender erwartet! Eine layouttechnisch abgestimmte Mail, welche einen guten Eindruck hinterlässt. Abbildung 8 - HTML-formatiere mit enthaltenen Bildern Daher sollte vor dem Versand überlegt werden, welchen Inhalt mit welcher Aufmachung eine Mail beinhalten soll und ob man auch damit einverstanden ist, dass die versandte Mail ohne enthaltene Bilder nicht ideal formatiert bei den Empfängern ankommen wird. Soll z.b. die Einladung zu einem Konzert übersandt werden, so bieten sich eine kurze textuelle Einladung innerhalb der Mail und eine PDF-Version des Konzertprogrammes als Attachement an. Versand- und Empfangsbestätigungen: Standardmäßig bieten Nachrichten keine Kontrollmöglichkeit, ob die versandte Mail auch vom Empfänger wirklich geöffnet wurde. Zu diesem Zweck gibt es die Möglichkeit, Empfangsbestätigungen für einzelne Mails zu aktivieren. In diesem Fall bekommt der Absender eine Benachrichtigung (sofern der Empfänger der Benachrichtigung zustimmt), sobald der Empfänger die Mail in seinem Mailprogramm geöffnet hat. Ein mögliches Einsatzgebiet kann z.b. die mit der Einladung zur nächsten Vorstandssitzung sein. Wird bei dieser Mail die Empfangsbestätigung aktiviert, hat der Einladende eine Möglichkeit, zu kontrollieren wer von den anderen Vorstandsmitgliedern die Einladung bereits geöffnet hat. W. Straßer: Effizientere Vereinsarbeit durch EDV-Unterstützung Seite 13

15 Dateigrößen von Anhängen: Sehr oft werden s dazu verwendet, Dokumente oder andere Dateien an Empfänger zu versenden. In vielen Fällen sollte dies kein Problem darstellen. In manchen Fällen jedoch können bestimmte Dateien nicht versandt werden. Gründe dafür können z.b. Größenbeschränkungen für eingehende Mails oder eine bereits volle Mailbox eines Empfängers sein. Gerade Firmen- Konten unterliegen teilweise sehr restriktiven Einschränkungen, was die maximale Größe oder die Art von erlaubten Dateien als Anhängen betrifft. Müssen jedoch trotzdem solche Dateien ausgetauscht werden so gibt es einige Ausweichmöglichkeiten: o Konvertierung von Dokumenten in das PDF-Format. Mit diesem Format können fast alle Dokumente auf eine akzeptable Dateigröße verkleinert werden. o Hochladen der Dokumente / Dateien auf die Vereinshomepage und anschließend den Link zu diesen Dateien in der Mail verschicken. o Steht auf der vereinseigenen Homepage nicht genügend Speicherplatz zur Verfügung, so können Internetanbieter (z.b. file-upload.net 11 ) weiterhelfen, um Dateien wie in diesem Fall bis zu einer Maximalgröße von 100 MB [Stand Mai 2008] auszulagern, und danach den Link zu dieser Datei den Empfängern in der Mail mitzuteilen. Massen-Mails: Gerade vor Veranstaltungen der eigenen Musikkapelle möchte man möglichst viele Personen auf diese Veranstaltung aufmerksam machen. Sehr oft wird zu diesem Zweck einfach eine Mail mit der Einladung zum z.b. Konzert an alle (möglicherweise interessierten) Bekannten versandt. Hierbei ist aber zu beachten, dass laut Telekommunikationsgesetz 12 (TKG) [ 107] das Versenden von Massen-Mails.. zu Werbezwecken ohne vorherige Einwilligung des Teilnehmers unzulässig sind. Die im TKG beschriebenen Punkte sollten vor einer Versendung von Benachrichtigungsmails bedacht werden! Jedoch ist der Einsatz des Mediums nicht zu unterschätzen. Gerade die einfache Erreichbarkeit des Zielpublikums und günstige Art der Kommunikation zählen zu den Vorteilen von E- Mail. Ein Überblick über die Möglichkeiten von -Marketing findet sich unter Newsletter-Funktionalität Einige der in Kapitel 3.1 angeführten Vereinsverwaltungsprogramme bieten die Funktionalität, E- Mail Newsletter zu versenden. Der Vorteil dieser Funktionalität liegt darin, dass auf den hoffentlich aktuellsten Datenbestand zugegriffen wird und damit eine möglichst hohe positive Empfangsrate der Mails gegeben ist. Die Vereinsverwaltung der OÖ Blasmusikkapellen 14 bietet ein solches Newsletter Modul an. Anhand dieser Implementierung werden kurz die Möglichkeiten, sowie die Vor- und Nachteile eines solchen Systems erörtert (Zugriff am 1. Mai 2008) 12 (Zugriff am 1. Mai 2008) 13 (Zugriff am 25. April 2008) 14 (Zugriff am 1. Mai 2008) W. Straßer: Effizientere Vereinsarbeit durch EDV-Unterstützung Seite 14

16 Abbildung 9 - Newsletter hinzufügen Im nebenstehenden Bild ist die Erfassungsmaske für einen neuen Newsletter dargestellt. Eine Konfiguration des Absendernamens, sowie der Absenderadresse ist möglich (hier kann z.b. der Obmann, der EDV-Referent oder der Kapellmeister seine Kontaktdaten hinterlegen). Der eigentliche Inhalt der Newsletternachricht wird im zentralen Eingabefeld definiert. In diesem Fall wird eine HTML-formatierte Mail mit allen Vor- und Nachteilen (siehe oben) erzeugt. Mit der Option nach dem Hochladen alle Formatierungen entfernen kann auch eine Text-Mail versandt werden. Zusätzlich können noch bis zu drei Dateianhänge der Nachricht angehängt werden. Abbildung 10 - Auswahlmaske für Newsletterempfänger Nach der Erstellung und Definition des Inhaltes müssen die Empfänger der Nachricht ausgewählt werden. Nebenstehende Abbildung zeigt die Auswahlmaske der Nachrichtenempfänger. Hier können die Empfänger anhand bestimmter - in der Datenbank hinterlegter Kriterien eingeschränkt werden. Es ist z.b. eine Auswahl anhand der Funktion, der Instrumentengruppe, des Mitgliederstatus oder des Alters möglich. Ebenso besteht hier die Möglichkeit, bestimmte Interessensgruppen (ähnlich der weiter oben erwähnten Verteilerlisten) zu definieren und Nachrichten an diese zu senden. Als entscheidender Vorteil einer in die Vereinsverwaltungssoftware integrierten Newsletterfunktion ist klar die Integration und die Verwendung des aktuellsten Datenbestandes hervorzuheben. Dies W. Straßer: Effizientere Vereinsarbeit durch EDV-Unterstützung Seite 15

17 setzt aber eine aktive und gewissenhafte Verwendung dieser Software voraus. Auch die Selektion anhand der Funktion oder der Instrumentengruppe steigert die Einsatzmöglichkeiten dieser Lösung (z.b. zur Benachrichtigung einzelner Instrumentengruppen zur Registerprobe). Im Falle der für den OÖBV entwickelten Softwarelösung ergibt sich aus meiner Sicht folgender Nachteil: Da die Software zur Verwaltung von Mitgliedern der Kapellen ausgelegt ist, ist keine Datenspeicherung von externen Personen (außer unterstützenden Mitgliedern) und somit auch kein Newsletterversand an diese Zielgruppe über dieses Modul möglich SMS Österreich liegt im internationalen Vergleich bezüglich der Handydichte in den Toprängen. Dieser Umstand hat sicher dazu geführt, dass immer mehr (Musik-)Vereine in den letzten Jahren die Benachrichtigung der Mitglieder über SMS (Short Message Service) eingeführt haben. Der praktische Vorteil dieser Art von Verständigung offenbart sich vor allem bei kurzfristigen Benachrichtigungen. So kann z.b. die krankheitsbedingte Absage einer Probe oder die Benachrichtigung für ein Begräbnis direkt auf die Handys der Empfänger versandt werden. Die Softwarelösung des OÖBV bietet auch für diese Art der Benachrichtigung ein Modul. Dieses Modul erlaubt den Versand von SMS Nachrichten anhand der gleichen Kriterien wie das Newsletter- Modul. Zusätzlich ist eine Auswahl von Musikern (Handynummern) aus einer Liste, aber auch die manuelle Eingabe von Handynummern zum direkten Versand möglich. Als Nachteil dieser Lösung ist anzumerken, dass die Empfänger nicht direkt an den Absender antworten können. Es muss daher jeder versandten Nachricht noch hinzugefügt werden, an wen eine eventuelle Antwort zu senden (z.b. Zu- oder Absage für Veranstaltung). Es gibt auch einige kommerzielle Internetanbieter (z.b. sms.at 15 ), welche den Versand von Massen - SMS zur Verfügung stellen. Teilweise stellen auch die Telekom-Anbieter Funktionalitäten zum SMS- Versand für ihre Kunden zur Verfügung. Leider ist bei diesen Angeboten teilweise die Anzahl der verfügbaren SMS-Nachrichten beschränkt und es kann auch vorkommen, dass die Priorität beim Versand bei Gratisanbietern heruntergesetzt wird. Das hat zur Folge, dass SMS-Nachrichten tlw. stark zeitverzögert ankommen. Werden solche externen Lösungen verwendet, ergibt sich der Nachteil, dass neben einer zentralen Datenbasis der Vereinsmitglieder auch das Adressbuch dieser Lösung möglichst synchron gehalten werden muss. Hilfestellung bietet dabei die teilweise vorhandene Adressen Import-Möglichkeit der SMS-Anbieter (Zugriff 1. Mai 2008) W. Straßer: Effizientere Vereinsarbeit durch EDV-Unterstützung Seite 16

18 3.7 Homepage In erster Linie präsentiert sich ein Musikverein durch musikalische Auftritte und Leistungen der Öffentlichkeit. In den letzten Jahren hat sich aber auch immer mehr der Trend verstärkt, im Internet mit einer Vereinshomepage präsent zu sein Zielgruppen Die Aufgabe einer Homepage sollte in erster Linie dem Informationstransport dienen. Dieser Informationstransport kann unterschiedliche Empfänger (Zielgruppen) haben: Interessierte Personen, welche mehr über die Kapelle erfahren möchten (Chronik, Vorstandsinformationen, Termine über Auftritte, Fotos) Obmänner anderer Vereine oder Institutionen, welche Kontaktadressen für eine Veranstaltungsbuchung benötigen Eltern, welche Informationen über die Jugendarbeit des Vereines einholen möchten und auch gleich die Ansprechpartner kontaktieren möchten Sponsoren, welche sich vor einer Spende noch über den Verein informieren möchten Ein Musiker einer anderen Kapelle, welcher den Namen der Marketenderin erfahren möchte, welche er am letzten Musikfest kennengelernt hat.. Mitglieder der Kapelle, welche eine Übersicht über die geplanten Veranstaltungen bekommen möchten, welche in Foren miteinander über brisante Themen miteinander diskutieren möchten, Vorstandsmitglieder, welche die Protokolle der letzten Vorstandssitzungen lesen möchten Usw Wie man sieht, geht die Aufgabe einer wirklich nutzbaren Homepage weit über die reine, kurze Vereinsvorstellungsseite hinaus. Einen wirklichen Erfolg einer Homepage kann man nur damit erzielen, wenn möglichst viele, wenn nicht alle Zielgruppen damit serviciert werden können. Sinnvollerweise sollte die Bearbeitung und Aktualisierung der Homepage nicht an eine Person alleine vergeben sein. So kann es durchaus sein, dass durch den Einsatz eines Content Management Systems (CMS) auch unterschiedliche Redakteure definiert werden, welche einzelne Teile der Homepage bearbeiten dürfen. Ebenso kann der Zugriff auf bestimmte Teile der Homepage durch die Kombination Benutzername und Passwort abgesichert werden, um damit vereinsinterne Informationen entsprechend schützen zu können. Als wichtigster Grundsatz für eine Homepage gilt: Nur eine aktuelle Homepage ist eine gute Homepage! Sicher ist die Nachbericht über das vergangene Herbstkonzert lesenswert, aber auch die aktuell bevorstehende Marschwertung im Juni sollte sich wenn möglich auf der Homepage wiederfinden. Daher der Hinweis: Sollte eine permanente Aktualisierung der Homepage nicht möglich sein, so sollte dies dementsprechend vermerkt werden! Problem Internet!? Sehr oft werden innerhalb einer Vereinshomepage Fotogalerien von Ausrückungen und Veranstaltungen der Öffentlichkeit präsentiert. Unter diesen Fotos findet man immer wieder einige, welche bei genauerer Betrachtung und Hinterfragung des Bildinhaltes für die gezeigten Personen W. Straßer: Effizientere Vereinsarbeit durch EDV-Unterstützung Seite 17

19 kein positives Image transportieren. Gerade in Zeiten eines (allumfassenden) Internetarchivs 16 muss schon im Vorfeld mit den Verantwortlichen des eigenen Interauftrittes darauf geachtet werden, dass nur positive Bilder im Internet zur Verfügung gestellt werden. Auch an die berufliche Zukunft der vielleicht noch jugendlichen Mitglieder sollte bei Veröffentlichungen auf der Vereinshomepage geachtet werden. Immer mehr Personalverantwortliche nutzen das Internet, um sich im Vorfeld über potentielle neue Mitarbeiter zu informieren 17, Datenaustausch Sehr oft müssen Daten (Dokumente, Protokolle, Listen, Bilder) zwischen den einzelnen Mitgliedern des Vereinsvorstandes oder allen Vereinsmitgliedern ausgetauscht werden. So wird z.b. das Protokoll der letzten Vorstandssitzung vom Schriftführer an die Vorstandsmitglieder, oder die Einladung zum Musikerausflug an alle MusikerInnen übersandt Unterschiedliche Datenformate Gerade bei solchen Standarddokumenten kann sich sehr oft ein Problem ergeben, wenn einzelne Mitglieder unterschiedliche Programme (z.b. Microsoft Word oder OpenOffice Writer) oder im schlimmsten Fall unterschiedliche Version desselben Programmes verwenden. Das kleinste Problem stellen hier Layout-Probleme beim Öffnen der Datei in unterschiedlichen Programmen dar. In manchen Fällen jedoch ändert sich mit einer neuen Version eines Programmes auch die Art der Abspeicherung in den Dateien und diese Änderungen bewirken, dass sich diese Dokumente nicht mehr mit älteren Programmversionen öffnen lassen. Gottseidank liefert in diesem Fall der Hersteller sehr oft eine Software-Aktualisierung für ältere Programmversionen aus, damit auch diese das neue Format verstehen (zumindest lesen können). Es ist also von Zeit zu Zeit vom EDV-Verantwortlichen im Verein abzuklären, mit welchen Programmversionen die einzelnen Mitglieder arbeiten und ob der Datenaustausch in der derzeit verwendeten Version auch funktioniert Verwendung von PDF Sehr oft ist es für den Empfänger von Dokumenten gar nicht notwendig, oder es ist nicht erwünscht, dass Änderungen an den ihm übersandten Dokumenten vorgenommen werden (z.b. an Protokollen). Für solche Dokumente empfiehlt sich der Einsatz bzw. die Erstellung von sogenannten PDF- Dokumenten. PDF steht in diesem Fall für Portable Document Format und ist ein von der Firma Adobe Systems entwickelter Dateiformat-Standard 19. Der Vorteil dieses Formates ist der, dass sich PDF-Dokumente standardmäßig nicht bearbeiten lassen bzw. auch sehr gute Möglichkeiten zur Sicherung des Inhaltes bieten. Es kann z.b. ein Passwort zum Öffnen, zum Speichern oder zum Drucken der Datei vergeben werden. 16 Reischl Gerald, Die Google Falle, ISBN , Ueberreuter Verlag, (Zugriff 5. Mai 2008) 18 (Zugriff 4. Mai 2008) 19 zugegriffen am 27. April 2008 W. Straßer: Effizientere Vereinsarbeit durch EDV-Unterstützung Seite 18

20 Zur Erzeugung von PDF-Dateien aus unterschiedlichen Datenquellen (Bildern, Dokumenten, etc.) sind spezielle Programme notwendig. Diese Programme übernehmen die Konvertierung der Quelldaten in eine oder mehrere PDF-Dateien. Die erzeugten PDF-Dateien entsprechen inhaltlich sowie layout-technisch den Quelldaten. Sehr oft installieren sich diese Programme als zusätzlicher Drucker, an welchen danach die jeweiligen Dokumente geschickt werden. Ergebnis solcher Druckaufträge sind keine Papierausdrucke, sondern die erzeugten PDF-Dokumente. Das Flaggschiff unter den Programmen zur PDF-Erzeugung ist Adobe Acrobat, welches einerseits mit umfangreichen Funktionen punkten kann, aber andererseits mit einem Preis von mehreren hundert Euro eher nicht für alle Musikvereine im Budgetrahmen liegt. Gottseidank gibt es für diesen Zweck bereits einige kostenlose, oder sehr günstige Ausweichmöglichkeiten. So bieten die Programme FreePDF XP, PDF Creator oder Office-Programme (OpenOffice oder auch MS Office) die Möglichkeiten, PDF-Dateien zu erzeugen. Links auf die o.a. Programme finden Sie in Kapitel Projektplanung Eine wohlüberlegte und durchdachte Planung und Kontrolle von Projekten wird auch im Umfeld der Musikkapellen immer wichtiger. Immer umfangreicher werden z.b. die Auflagen, welche bei Veranstaltungen bereits im Vorfeld bedacht bzw. in die Wege geleitet werden müssen. Aber auch die Koordination, zeitliche Abstimmung und Planung der einzelnen Aufgabenbereiche (z.b. Küche, Ausschank, Presse im Vorfeld / nach der Veranstaltung, Aufbau / Abbau, ) bedarf immer mehr Hirnschmalz, um ein möglichst effektives und effizientes Ergebnis zu erreichen. Auf die theoretischen Hintergründe und praktischen Empfehlungen bezüglich Projektmanagements in der Blasmusik werde ich im Folgenden nicht eingehen, sondern möchte auf die Seminararbeit 20 von Christian Hollinger verweisen. Einige bereits während der Seminarreihe vorgestellte Programme zur Unterstützung der Projektplanung möchte ich jedoch in den folgenden Absätzen kurz anführen: Microsoft Project 21 : Dieses professionelle Software-Tool unterstützt die Projektplanung von Anfang bis zum Ende. Seien es eine Aufgaben- oder Meilensteinplanung, die Definition der verfügbaren Ressourcen und deren (Ver-)Planung für einzelne Aufgaben.., all diese Anforderungen können durch dieses Programmpaket abgedeckt werden. Als Nachteile dieser Software können einerseits der relativ hohe Preis (einige hundert Euro), aber auch der sicher nicht zu unterschätzende Einarbeitungsaufwand genannt werden. Gerade vor Einsatz dieses Produktes sollte genau abgeklärt werden, ob man eine solche Menge an Funktionen für die Projektplanung im Musikverein wirklich benötigt! 20 Christian Hollinger, Projektmanagement in der Blasmusik Der Organisationshelfer, Abschlußarbeit ÖBV- Führungskräfteseminar 2007/08, Turnus NORD (Zugriff 5. Mai 2008) W. Straßer: Effizientere Vereinsarbeit durch EDV-Unterstützung Seite 19