Benutzerhandbuch Version September 2013 Onegov-Gever Morgen-Beidseitig.Docx

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1 Benutzerhandbuch Version September 2013

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3 Inhaltsverzeichnis 1. Übersicht OneGov GEVER Was ist OneGov GEVER? Funktionsbereiche Schlüsselelemente von OneGov GEVER Verein OneGov.ch Über diese Unterlagen 9 2. Mit Dossiers arbeiten Ein neues Dossier eröffnen Reiter Allgemein Reiter Ablage Reiter Sichtbarkeit Reiter Lebenszyklus Dossieransicht nach dem Speichern Ein Dossier bearbeiten Metadaten bearbeiten Deckblatt oder Geschäftsdetail ausdrucken Dossier-Eigenschaften anzeigen Einem Dossier Beteiligte hinzufügen Ein Dossier abschliessen und ablegen Ein Dossier wieder eröffnen und wieder ablegen Ein Dossier stornieren Wer hat Zugriff auf das Dossier der Reiter Info Wer hat wann, was gemacht der Reiter Journal Mit Dokumenten arbeiten Ein neues Dokument erstellen Ein Dokument heraufladen (importieren) Ein Dokument aus einer Vorlage erstellen Option: Ein Dokument mit DocuComposer / DocuGate erstellen Ein Dokument erstellen, das nur in Papierform vorhanden ist Dokumente mit Drag & Drop hinzufügen Dokumente bearbeiten (auschecken, einchecken) Nur Metadaten (Eigenschaften) bearbeiten Dokument auschecken und bearbeiten Dateitypen, die mit External Editor bearbeitet werden können Dokumente ohne External Editor bearbeiten Aufeinanderlegen von Dokumentversionen Dokumente ohne External Editor bearbeiten 37

4 3.4. Ausgecheckte Dokumente finden Anzeige beim Verlassen des Programms Mit der erweiterten Suche Dokumentenversionen Ansehen und Zurücksetzen Versionen im Originalformat herunterladen (ohne auszuchecken) Ein bestehendes Dokument einsehen (Lesemodus) Ein Dokument in den Papierkorb verschieben Ein Dokument kopieren Ein Dokument per versenden Eine im Dossier ablegen Eine importieren Eine gleichzeitig ins Dossier senden Drag & Drop Mail-Anhänge separat speichern Den -Titel anpassen Ein in OneGov GEVER abgelegtes erneut versenden Mit Subdossiers arbeiten Subdossiers eröffnen Subdossiers bearbeiten Dossiers mit Subdossiers abschliessen Regeln für den Abschluss von Dossiers mit Subdossiers Verschieben von Elementen aus dem Hauptdossier in Subdossiers Abschliessen und Ablegen Ein Subdossier wieder öffnen Suchen und Filtern Suchtypen Regeln und Operatoren für alle drei Suchtypen: Einfache Suche Suchen mittels Eingabe von Wortanfängen (Sofortsuche) Suchen mittels Eingabe von exakten Begriffen Erweiterte Suche Filtern Mit Tabellen arbeiten Allgemein Zeilen auswählen Spalten Spaltenbreite beeinflussen Spalten sortieren Spalten ein- und ausblenden 65 ONEGOV GEVER Benutzerhandbuch Seite 4/132

5 Spalten verschieben Nach Spalte gruppiert darstellen Einstellungen zurücksetzen Anzeige / Ausdruck von Einträgen über mehrere Seiten Mit Aufgaben arbeiten Eine Aufgabe erstellen Reiter Allgemein Reiter Erweitert Eine Unteraufgabe erstellen Übersicht über den typischen Aufgabenworkflow Eine empfangene Aufgabe als Verantwortlicher bearbeiten Aufgabe akzeptieren Aufgabe ablehnen Aufgabe neu zuweisen Mit den Aufgaben verknüpfte Dokumente (Verweise) bearbeiten Dokumente in einer Aufgabe Aufgabe erledigen Erledigte Aufgabe abschliessen oder überarbeiten Auflistung von Statusänderungen, Antworten und Dokumenten Mandantenübergreifende Zusammenarbeit Eine mandantenübergreifende Aufgabe erstellen Mandantenübergreifende Aufgaben bearbeiten Spezialfall mandantenübergreifende Zur Kenntnisnahme Spezialfall Delegieren Aufgaben überwachen (Pendenzenkontrolle) Persönliche Aufgabenkontrolle Zentrale Aufgabenkontrolle Mit Kontakten arbeiten Übersicht Reiter Lokal Reiter OGDS (OneGov Global Directory Service) Posteingänge erfassen und weiterleiten (Weiterleitungen) Funktion Posteingang Einen Posteingang erfassen Interne Posteingänge Posteingänge abschliessen Posteingänge neu zuweisen Mandantenübergreifende Posteingänge Den Posteingang erfassen Den Posteingang weiterleiten 108 ONEGOV GEVER Benutzerhandbuch Seite 5/132

6 9.4. Einen Posteingang aus einem anderen Mandanten bearbeiten Posteingang akzeptieren Posteingang durch Sekretariat weiterverarbeiten Mit Standardabläufen arbeiten Was ist ein Standardablauf Einen Standardablauf auslösen Dokumenten-Vorlagen verwalten Die Anwendungskomponente "Vorlagen" Verwendungszweck von Dokumenten-Vorlagen Eine neue Dokumenten-Vorlage erstellen Dokumenten-Vorlagen bearbeiten / löschen Der Rollenmanager Wozu dient der Rollenmanager? Bedienung Änderung der Berechtigungen bei einem Dossier Berechtigungen einschränken Berechtigungen erweitern Wiederherstellen von Berechtigungen auf Stufe Dossier Änderung der Berechtigungen bei einer Ordnungsposition 131 ONEGOV GEVER Benutzerhandbuch Seite 6/132

7 1. Übersicht 1.1. OneGov GEVER Was ist OneGov GEVER? ONEGOV GEVER ist eine Webanwendung zur Verwaltung dokumentengestützter Geschäfte. Mit ONEGOV GEVER werden alle geschäftsrelevanten Informationen bewirtschaftet, die bei der Erfüllung von Aufgaben empfangen, erstellt und bearbeitet werden. Es ist aber nicht nur ein Dokumenten- und Dossiermanagement-System, sondern stellt auch Funktionen für die Prozesssteuerung und Geschäftskontrolle bereit. Durch die systematische Informationsverwaltung ermöglicht ONEGOV GEVER eine nachvollziehbare und transparente Geschäftstätigkeit und gewährt dadurch Rechtssicherheit. ONEGOV GEVER entspricht der internationalen Norm zur Schriftgutverwaltung DIN-ISO-Standard Die vier zentralen Anforderungen an die Aktenführung (Zuverlässigkeit, Authentizität, Integrität und Benutzbarkeit der Unterlagen) werden somit erfüllt; der Informationspflicht gegenüber Bürgerinnen und Bürgern sowie anderen Organen wird nachgekommen Funktionsbereiche Die drei Funktionsbereiche Aktenführung (Records Management), Prozesssteuerung und Geschäftskontrolle werden in OneGov GEVER in eine einheitlichen Benutzeroberfläche integriert. Die Aktenführung umfasst die flächendeckende und systematische Aufzeichnung von Geschäften mit den dazugehörigen Prozessinformationen. So wird eine Übersicht über die laufenden Geschäfte möglich. Ebenso kann mit ONEGOV GEVER der Stand eines einzelnen Geschäfts aufgezeigt werden. ONEGOV GEVER dient als Ablage der geschäftsrelevanten Akten. Sie ist Basis für die elektronische Aktenführung und die elektronische Langzeitarchivierung. Die Aktenführung ist das Herzstück der elektronischen Geschäftsverwaltung, aber auf das Engste mit dem Prozessmanagement verknüpft. Die Prozesssteuerung erlaubt, Schritte eines Geschäfts zu definieren, Verantwortlichkeiten und Termine festzulegen, Schritte auszuführen und nachzuverfolgen. Auch können andere Amtsstellen an Geschäften beteiligt werden. Die Geschäftskontrolle ist wichtiger Teil von ONEGOV GEVER. Sie ermöglicht eine Statusübersicht über die Geschäfte und Aufgaben. Mittels integrierter Pendenzen-

8 verwaltung können Fristen und Termine kontrolliert werden. Die Geschäftskontrolle umfasst auch statistische Auswertungen Schlüsselelemente von OneGov GEVER ONEGOV GEVER ist eine standardisierte Open-Source-Lösung, die in Zusammenarbeit mit Fachleuten aus der öffentlichen Verwaltung und Privatwirtschaft entwickelt worden ist. Technisch basiert ONEGOV GEVER auf den neuesten Web-Technologien sowie zahlreichen weiteren Modulen aus der ONEGOV BOX. ONEGOV GEVER ist eine reine Weblösung. Sie kann mit herkömmlichen Browsern plattformunabhängig betrieben werden und unterstützt so die mobile Arbeitsweise. ONEGOV GEVER lässt sich über weite Strecken intuitiv bedienen, verschiedene Tools und Icons erscheinen vertraut. Jede/r Benutzer/in arbeitet mit einer personalisierten Benutzeroberfläche. ONEGOV GEVER ist mit beliebigen Betriebssystemen wie auch mit Office- Pakten kompatibel. Es zeichnet sich durch eine hohe Integrierbarkeit in die Umsysteme aus. Für die generelle Anbindung an Drittsysteme ist die standardisierte Dossierschnittstelle ech0039 vorgesehen. ONEGOV GEVER kann für einen einzelnen Mandanten bzw. eine Amtsstelle oder ein Organ eingesetzt werden, aber auch für beliebig viele Mandanten in grossen und arbeitsteilig gegliederten Verwaltungen. Die Applikation ist modular erweiterbar und kann so Kundenbedürfnissen angepasst werden. Initiale Lizenzgebühren für die Software entfallen, da ONEGOV GEVER unter der GNU General Public License GPL Version 2 der Schweizerischen Informatikkonferenz SIK 1 entwickelt worden ist. Das dem verwendeten Lizenzmodell zu Grunde liegende Copyleft ist Anreiz für eine wachsende Community rund um GEVER, die ihre Kompetenz dynamisch in die Weiterentwicklung des Produkts einbringen kann Verein OneGov.ch Der Verein OneGov.ch wurde 2012 in Zürich gegründet und hat in erster Linie den Zweck, eine Gemeinschaft zwischen mehreren Herstellern und Kunden zu bilden und zu fördern. Der Verein selber bürgt für die Qualität und die Unabhängigkeit des Lösungsbaukasten OneGov Box gegenüber den Herstellern und Kunden. Ziel ist es eine gleichberechtigte Partizipation an der Weiterentwicklung zu ermöglichen. Der Verein setzt sich zusammen aus Mitgliedern, dem Vorstand, einer Geschäftsstelle, einem Expertenausschuss und einer o- der mehreren Fachgruppen. Der Verein OneGov.ch fördert die Nutzung des Lösungsbaukastens OneGov Box in der Schweiz und angrenzendem Ausland, zertifiziert die zugehörigen 1 ONEGOV GEVER Benutzerhandbuch Seite 8/132

9 Software-Module, definiert und kontrolliert die Qualität und die Einhaltung von Standards, verbindet Nutzer und Entwickler und fördert und koordiniert Innovationen, Projekte und Weiterentwicklungen. ONEGOV GEVER ist eine der Lösungen, die auf der OneGov Box basieren und ist, wie alle übrigen Lösungen, ohne Lizenzkosten nutzbar. Die Lösung ist als Opensource Lösung über frei beziehbar. Die Lösung wurde im Auftrag des Kantons Zug in den Jahren durch die Firma 4teamwork AG in Bern entwickelt und wird seither von der OneGov-Gemeinschaft gepflegt und weiterentwickelt Über diese Unterlagen Diesen Unterlagen basieren auf den Schulungsunterlagen des Staatsarchivs des Kantons Zug, die dem Verein OneGov.ch freundlicherweise zur Verfügung gestellt wurden. Diese Unterlagen werden durch den Verein laufend erweitert und aktualisiert. ONEGOV GEVER Benutzerhandbuch Seite 9/132

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11 2. Mit Dossiers arbeiten 2.1. Ein neues Dossier eröffnen Um ein neues Dossier zu eröffnen, klicken Sie auf die Ordnungsposition, unter der das Dossier erfasst werden soll, und wählen Sie Hinzufügen Geschäftsdossier. Ein Dossier kann jeweils nur auf der untersten Gliederungsstufe des Ordnungssystems hinzugefügt werden, hier z.b. unter 1.2., aber nicht direkt unter 1 Die Erfassungsmaske ist in die vier Reiter Allgemein, Ablage, Sichtbarkeit, Lebenszyklus gegliedert. Der jeweils aktive Reiter ist grau hinterlegt. Obligatorische Felder sind mit einem roten Quadrat markiert Reiter Allgemein Für die Erfassung eines Geschäfts ist der Reiter Allgemein der wichtigste. In der Regel genügt es, diese Felder auszufüllen, allenfalls ist noch die Ablage zu ergänzen.

12 Nachfolgend eine Beschreibung der verschiedenen Eingabefelder und Reiter. Nr. Feld Beschreibung 1 Titel Im Titel wird der Geschäftsinhalt kurz, prägnant und zusammenhängend beschrieben. Der Titel enthält die Kerninformationen zu einem Geschäft. Er sollte so gewählt werden, dass auch eine dritte Person versteht, worum es geht. Abkürzungen sind deshalb zu vermeiden. 2 Beschreibung Ausführliche Beschreibung des Geschäfts (fakultativ). Informationen, die im Titelfeld nicht Platz haben, können im Feld Beschreibung ergänzt werden. Die Gliederung erfolgt primär durch Satzzeichen. Absätze und Leerzeilen im Hinblick auf die digitale Archivierung bitte ganz vermeiden. Bei der Suche wird das Feld Beschreibung (wie die übrigen Textfelder) ebenfalls berücksichtigt; in der Dossierliste wird jedoch nur ONEGOV GEVER Benutzerhandbuch Seite 12/132

13 der Titel angezeigt. Die zentralen, identifizierenden Geschäftsinformationen müssen daher im Titelfeld enthalten sein. 3 Schlagworte Zusätzlich zu Titel und Beschreibung kann das Dossier mit Schlagworten versehen werden. 4 Beginn Das Beginndatum eines Geschäfts entspricht dem ersten Dokument eines Dossiers. Standardmässig wird in ONEGOV GEVER das aktuelle Tagesdatum vorgegeben. Das Datum kann auf zwei Arten angepasst werden: a) Mit Klick auf das Kalendersymbol öffnet sich ein elektronischer Kalender, mit dem das gewünschte Datum ausgewählt werden kann; das aktuelle bzw. gewählte Datum ist farbig markiert. b) Manuelle Eingabe des gewünschten Datums. z.b Ende Das letzte Dokument bestimmt das Enddatum eines Dossiers und zugleich das Jahr, in dem es abgelegt wird. Die Eingabe erfolgt analog zum Beginndatum. 6 Kommentar Das Feld Kommentar kann für Erläuterungen zum Dossier oder zum Dossierverlauf verwendet werden. 7 Federführend Federführend ist diejenige Person, die für die Führung des Dossiers verantwortlich ist. Federführend ist immer eine Person aus dem eigenen Mandanten. Standardmässig schlägt ONEGOV GE- VER im Feld Federführend die angemeldete Person vor. Änderung der Federführung: Im Textfeld werden mindestens 3 Buchstaben des Vor- oder Nachnamens oder das Kürzel eingegeben. Aus der darauf erscheinenden Liste wird die gewünschte ONEGOV GEVER Benutzerhandbuch Seite 13/132

14 8 Verwandte Dossiers Person mit Klick ausgewählt. Mit diesem Feld kann auf verwandte Dossiers verwiesen werden. a) Kennt man den Dossiertitel oder Bestandteile davon, wird der Text direkt ins Feld eingegeben. Darauf erscheint die in Frage kommende Liste, aus der das gewünschte Dossier ausgewählt werden kann. b) Kennt man den Dossiertitel nicht, klickt man auf "hinzufügen" und navigiert durch das Ordnungssystem. Mehrfachauswahl ist mit der Ctrl-Taste möglich. Die referenzierten Dossiers können unter den Eigenschaften eines Dossiers aufgerufen werden Reiter Ablage Die Felder unter diesem Reiter beziehen sich auf die Papierablage des Dossiers. Sie sind alle fakultativ. ONEGOV GEVER Benutzerhandbuch Seite 14/132

15 Nr. Feld Beschreibung 1 Ablage-Präfix Im Pulldown-Menü kann die Ablage ausgewählt werden, z.b. Amt, Leitung, Direktionssekretariat, Regierungsrat 2 Behältnisart Werte: Dossier, Ordner, Schachtel 3 Anzahl Behältnisse Anzahl Dossiers etc. 4 Behältnis- Standort Standort der Dossiers. Dieses Feld ist dann nützlich, wenn es für die Ablage mehrere Standorte gibt. 5 Aktenzeichen Aktenzeichen des Dossiers, das sich aus dem Kürzel des Mandanten, der Nummer der Ordnungsposition, unter der das Dossier abgelegt ist, und einer fortlaufenden Dossiernummer (bezogen auf die Ordnungsposition) zusammensetzt. 6 Früheres Aktenzeichen Wird ein Dossier von einer Ordnungsposition unter eine andere verschoben, wird in diesem Feld automatisch das frühere Aktenzeichen eingetragen Reiter Sichtbarkeit In den angezeigten Feldern sind bereits jene Werte eingetragen, die auf Stufe Ordnungsposition hinterlegt sind. Bei Bedarf können die Werte auf dieser Stufe verschärft, aber nicht abgeschwächt werden. ONEGOV GEVER Benutzerhandbuch Seite 15/132

16 Beispiele: In diesem konkreten Fall kann statt Nicht klassifiziert der Wert Vertraulich gewählt werden. Jedoch kann der Öffentlichkeitsstatus nicht auf öffentlich gesetzt werden Reiter Lebenszyklus In den Feldern des Reiters Lebenszyklus werden jene Werte angezeigt, die bei der korrespondierenden Ordnungsposition hinterlegt sind Dossieransicht nach dem Speichern ONEGOV GEVER Benutzerhandbuch Seite 16/132

17 Nr. Feld Beschreibung 1 Blauer Balken Anzeige des im Titelfeld eingetragenen Textes (Geschäftstitel) 2 Byline In der Byline befinden sich weitere zentrale Informationen zum Dossier. Federführung Federführender Sachbearbeiter, federführende Sachbearbeiterin Status Bei der Eröffnung eines Dossiers wird automatisch der Status In Bearbeitung gesetzt. Weitere Status-Werte sind: Abgeschlossen, Storniert. Sie können bei entsprechenden Rechten über Weitere Aktionen ausgewählt werden. Beginn Beginn-Datum Ende Ende-Datum (wird erst angezeigt, wenn eingetragen) Laufnummer Aktenzeichen Ablagenummer Fortlaufende Dossiernummer (unabhängig davon, ob es sich um ein Dossier oder um ein Subdossier handelt) Das Aktenzeichen eines Dossiers setzt sich aus folgenden Elementen zusammen: Kürzel Mandant, Nummer der Ordnungsposition, Dossierzähler unterhalb der Ordnungsposition. In unserem Beispiel: SKA-ARCH 1.2 / 5 Diese wird erst angezeigt, wenn nach Abschluss des Dossiers eine Ablagenummer vergeben worden ist. -Adresse Über die -Adresse des Dossiers können beliebige E- Mails in ONEGOV GEVER importiert werden. 3 Bearbeitungsmöglichkeiten Unterhalb der Byline stehen verschiedene Bearbeitungsmöglichkeiten und Aktionen zur Verfügung. 4 Reiter des Dossiers Die Inhalte des Geschäfts sind unter verschiedenen Dossierreitern abgelegt. Der standardmässig eingeblendete Reiter Übersicht zeigt die neusten Inhalte der Reiter Subdossier, Dokumente, Aufga- ONEGOV GEVER Benutzerhandbuch Seite 17/132

18 ben und Beteiligungen an. Ausserdem zeigt er den Text im Feld Beschreibung an, sofern dieses Feld ausgefüllt wurde. Der Reiter Journal listet auf, wer wann welche Aktionen auf Stufe Dossier durchgeführt hat. Unter dem Reiter Info können die Zugriffsberechtigungen überprüft werden Ein Dossier bearbeiten Metadaten bearbeiten Klickt man auf Bearbeiten, öffnet sich die Dossiermaske, und die Eigenschaften (Metadaten des Dossiers) können bearbeitet werden Deckblatt oder Geschäftsdetail ausdrucken Über Aktionen kann das Deckblatt oder das Geschäftsdetail gedruckt werden Dossier-Eigenschaften anzeigen ONEGOV GEVER Benutzerhandbuch Seite 18/132

19 Wählt man die Aktion Eigenschaften anzeigen werden sämtliche Metadaten des Dossiers angezeigt. Referenzierte Dossiers können von hier aus direkt ausgewählt werden Einem Dossier Beteiligte hinzufügen In ONEGOV GEVER werden vier Dossier-Rollen unterschieden. Obligatorisch ist nur die Rolle Federführung. Die übrigen Rollen können fakultativ zu Dokumentationszwecken vergeben werden. Dossier-Rolle Erläuterung Federführung Verantwortliche(r) SachbearbeiterIn, führt das Dossier, ist für die Vollständigkeit des Dossierinhalts verantwortlich. Mitwirkung Interne oder externe Beteiligte, die an der Durchführung des Geschäfts aktiv beteiligt sind. Schlusszeichnung Besondere Form der Mitwirkung. Kenntnisnahme Keine aktive Beteiligung am Geschäft, erhaltene Dokumente dienen lediglich der Information. - Federführend ist immer eine Person aus dem eigenen Mandanten. - Weitere Beteiligte können aus demselben oder aus anderen Mandanten stammen. Externe Beteiligte können ebenfalls ausgewählt werden, vorausgesetzt sie sind un-ter dem Anwendungsbereich Kontakt erfasst. - Eine Beteiligung hat keine Zugriffsrechte auf das Dossier zur Folge. ONEGOV GEVER Benutzerhandbuch Seite 19/132

20 Während die Federführung direkt in der Eingabemaske des Dossiers eingegeben wird, werden die übrigen Beteiligungen über Hinzufügen Beteiligung hinzufügen oder über den Dossier-Reiter Beteiligungen ergänzt. Zunächst wird die gewünschte Person ausgewählt: Danach wird ihr eine Rolle zugewiesen und die Beteiligung mit Erstellen bestätigt Ein Dossier abschliessen und ablegen Dossiers abschliessen können nur Personen mit Sekretariatsrechten bzw. speziell berechtigte Sachbearbeiter/innen. Bei den übrigen Berechtigungsgruppen erscheint diese Aktion nicht. Wählen Sie die Aktion Abschliessen: ONEGOV GEVER Benutzerhandbuch Seite 20/132

21 Darauf erscheint folgendes Formular: Nr. Feld Beschreibung 1 Ablage-Präfix Im Pulldownmenü kann eine Ablage ausgewählt werden, z.b. Amt, Leitung, Direktionssekretariat, Regierungsrat. 2 Ende ONEGOV GEVER schlägt als Ende-Datum das Datum des jüngsten Dokuments im Dossier vor (sofern Dokumente im Dossier vorhanden sind). Dieses Datum kann mit dem Kalender angepasst werden. (Das Ende-Datum kann auch direkt im Geschäftsdossier über Bearbeiten eingetragen werden.) 3 Ablage-Jahr Das Ablage-Jahr entspricht dem Jahr, in dem das jüngste Dokument des Dossiers erstellt wurde. ONEGOV GEVER schlägt das Ablagejahr automatisch vor, sofern im Dossier Dokumente vorhanden sind; ansonsten muss es manuell eingetragen werden. ONEGOV GEVER Benutzerhandbuch Seite 21/132

22 4 Aktion Beim Abschliessen kann zwischen zwei Aktionen gewählt werden: - Abschliessen und Ablagenummer vergeben: Beim Speichern wird das Dossier in den Status Abgeschlossen gesetzt und die Ablagenummer automatisch vergeben. Pro Ablage wird eine eigene Nummernserie geführt. Aufbau der Ablagenummer: Mandantenbezeichnung (1), Ablage (2), Ablagejahr (3), Laufnummer (4) - Nur abschliessen (keine Ablagenummer vergeben): Das Dossier wird in den Status Abgeschlossen gesetzt, ohne dass eine Ablagenummer vergeben wird. Mit dem Speichern werden die Informationen in der Byline angepasst: Regeln für den Abschluss eines Dossiers: Alle Dokumente müssen eingecheckt sein Alle Aufgaben müssen abgeschlossen sein. Im Status Abgeschlossen können Dossiers nicht mehr bearbeitet werden Ein Dossier wieder eröffnen und wieder ablegen Dossiers wieder eröffnen können nur Personen mit Sekretariatsrechten bzw. Sachbearbeiter/innen mit entsprechender Berechtigung. Um ein Dossier wieder zu reaktivieren wählen Sie Aktionen Wieder öffnen. Dadurch wird der Status wieder In Bearbeitung gesetzt, und das Dossier kann weiterbearbeitet werden. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen im Dossier vor und wählen Sie Aktionen Abschliessen. ONEGOV GEVER Benutzerhandbuch Seite 22/132

23 Falls sich das Ablagejahr nicht verändert hat, wählen Sie Abschliessen und die existierende Ablagenummer verwenden. Andernfalls wählen Sie Abschliessen und Ablagenummer neu vergeben. Einmal gelöschte Ablagenummern stehen nicht mehr zur Verfügung Ein Dossier stornieren Wurde ein Dossier versehentlich eröffnet, kann es mit Aktionen Stornieren storniert werden. Stornierte Dossiers können nicht mehr bearbeitet werden. Personen mit Sekretariatsrechten bzw. Sachbearbeiter/innen mit entsprechender Berechtigung können stornierte Dossiers wieder aktivieren (Aktionen Aktivieren) Wer hat Zugriff auf das Dossier der Reiter Info Unter dem Reiter Info ist ersichtlich, welche Gruppen auf das Dossier Zugriff haben. Klickt man auf eine Gruppe, werden die Mitglieder angezeigt. Die Berechtigungen werden auf Stufe Ordnungsposition vergeben und von dort auf die korrespondierenden Dossiers vererbt Wer hat wann, was gemacht der Reiter Journal Unter dem Reiter Journal wird angezeigt, wer wann welche Veränderungen am Dossier vorgenommen hat. Das Journal dient der Nachvollziehbarkeit. Es kann nicht bearbeitet werden. ONEGOV GEVER Benutzerhandbuch Seite 23/132

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25 3. Mit Dokumenten arbeiten 3.1. Ein neues Dokument erstellen Das Menü Hinzufügen bietet drei Möglichkeiten an, um ein neues Dokument zu erzeugen: 1. Dokument heraufladen (importieren) 2. Dokument aus Vorlage erstellen 3. Dokument mit DocuComposer erstellen Alternativ können Dokumente mit Drag & Drop hinzugefügt werden Ein Dokument heraufladen (importieren) Auf die Dokumenten-Erfassungsmaske gelangen Sie, indem Sie Hinzufügen Dokument wählen. Die Erfassungsmaske ist in die beiden Reiter Allgemein und Sichtbarkeit gegliedert; der jeweils aktive Reiter ist grau hinterlegt. Obligatorische Felder sind mit einem roten Quadrat markiert Reiter Allgemein

26 Nr Feld Beschreibung 1 Titel Kerninformationen zum Dokument. Abkürzungen und Codes sollten vermieden werden, damit die Information für Dritte ebenfalls verständlich ist. Das Titelfeld lässt bei der Eingabe zwei Varianten zu: Der Titel wird manuell eingegeben: Die angehängte Datei übernimmt den eingegebenen Titel automatisch. Es wird kein Titel eingegeben: Der Titel der angehängten Datei wird automatisch ins Titelfeld übertragen. Dateiname und Titel werden immer miteinander synchronisiert, auch bei einer späteren Änderung des Titels. ONEGOV GEVER Benutzerhandbuch Seite 26/132

27 2 Beschreibung Erläuterungen, Ergänzungen zum Dokumentinhalt 3 Schlagworte Zusätzlich zu Titel und Beschreibung können Schlüsselwörter vergeben werden. 4 Fremdzeichen Aktenzeichen des Absenders 5 Dokumentdatum Datum, an dem das Dokument erstellt wurde (nicht zu verwechseln mit dem Datum der Erfassung, das automatisch vergeben wird). 6 Eingangsdatum Datum, an dem das Dokument eingetroffen ist 7 Ausgangsdatum Datum, an dem das Dokument versandt wurde 8 Dokumenttyp Bericht, Antrag, etc. 9 Autor Verfasser des Dokuments 10 Datei Mit Klick auf Durchsuchen wird der Explorer geöffnet, und die gewünschte Datei kann hinzugefügt werden. 11 In Papierform aufbewahrt 12 Verwandte Dokumente Gibt an, dass das Dokument in Papierform aufbewahrt wird. Pro Mandant kann eingestellt werden, ob der Standardwert "in Papierform aufbewahrt" gesetzt werden soll oder nicht. Mit diesem Feld kann auf verwandte Dokumente verwiesen werden. Kennt man den Dokumenttitel oder Bestandteile davon, wird der Text direkt ins Feld eingegeben. Darauf erscheint die in Frage kommende Liste, aus der das gewünschte Dokument ausgewählt werden kann. Kennt man den Dokumenttitel nicht, klickt man auf Hinzufügen und navigiert durch das Ordnungssystem ONEGOV GEVER Benutzerhandbuch Seite 27/132

28 Die referenzierten Dokumente werden in den Dokumenteigenschaften angezeigt und können von dort aus direkt angeklickt werden Reiter Sichtbarkeit Bei den Feldern Klassifikation, Datenschutzstufe und Öffentlichkeitsstatus werden jene Werte angezeigt, die bereits auf Stufe Dossier bzw. Ordnungsposition hinterlegt sind. Bei Bedarf können die Werte auf Dokumentstufe noch verschärft, aber nicht gelockert werden. Beispiel: Statt "Nicht klassifiziert" kann "Vertraulich" oder "Geheim" gewählt werden Ein Dokument aus einer Vorlage erstellen Über Hinzufügen Dokument ab Vorlage werden die Dokumentvorlagen aufgerufen. ONEGOV GEVER Benutzerhandbuch Seite 28/132

29 Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus und tragen Sie den Dokumenttitel ein. Nach dem Speichern wird im Hintergrund die Dossierhülle mit den Metadaten erstellt und danach das Dokument mit EXTERNAL EDITOR 2 geöffnet. Für die Dauer der Bearbeitung vergibt EXTERNAL EDITOR dem Dokument einen temporären Dateinamen (rw Dokumentenlaufnummer), der nach dem Einchecken wieder verschwindet: Speichern und schliessen Sie die Datei nach dem Bearbeiten und checken Sie die Datei ein. Weitere Angaben zum Ein- und Auschecken finden Sie in Kapitel Der EXTERNAL EDITOR ist eine Hilfsanwendung, die ein Dokument aus ONEGOV GE- VER herunterlädt, als lokale Kopie auf dem PC des Benutzers speichert und diese mit der zugehörigen Anwendung (z.b. WORD) öffnet. Der EXTERNAL EDITOR prüft diese Kopie regelmässig auf Änderungen und schreibt diese nach ONEGOV GEVER zurück. ONEGOV GEVER Benutzerhandbuch Seite 29/132

30 Option: Ein Dokument mit DocuComposer / DocuGate erstellen Falls die Vorlagenverwaltungssoftware DOCUCOMPOSER oder deren Nachfolger DOCUGATE der Firma Leuchter AG installiert und konfiguriert ist, können Dokumente in ONEGOV GEVER sehr einfach über diese Vorlagenverwaltung erzeugt werden. Wählen Sie Hinzufügen Dokument mit DocuComposer. Füllen Sie die Erfassungsmaske aus, wie unter Abschnitt 3.1 beschrieben; klicken Sie anschliessend auf Erstellen. Wählen Sie aus dem DOCUCOMPOSER- Fenster die gewünschte Vorlage (Hinweis: Wenn DOCUCOMPOSER bereits geöffnet ist, muss das Fenster aus der Task-Leiste geholt werden). Grundsätzlich funktioniert die Bedienung von DOCUCOMPOSER genau gleich wie ausserhalb von ONEGOV GEVER. Folgende Hinweise sollten jedoch beachtet werden: Die Datei muss im Filesystem zwischengespeichert werden. Nach dem Zwischenspeichern kann das Dokument geschlossen werden. Darauf checkt der Browser das Dokument automatisch ein. Hierauf kann das Dokument erneut ausgecheckt und in ONEGOV GEVER bearbeitet werden. Wenn das Dokument versehentlich nicht zwischengespeichert worden ONEGOV GEVER Benutzerhandbuch Seite 30/132

31 ist, erscheint beim Schliessen folgender Hinweis: Klicken Sie Ja, um das Dokument im Filesystem zwischenzuspeichern. (Wenn Sie das Dokument nicht speichern möchten, klicken Sie Nein. Schliessen Sie Word und wählen Sie die Option Nicht speichern. Auf diese Weise wird das Dokument verworfen und nicht in ONEGOV GEVER zurückgeschrieben) Ein Dokument erstellen, das nur in Papierform vorhanden ist Mit Hinzufügen Dokument wird die Dokumentmaske aufgerufen und wie unter 3.1 beschrieben ausgefüllt. Der Unterschied zu einem elektronischen Dokument besteht lediglich darin, dass keine Datei heraufgeladen wird. Dokumente ohne Datei sind am Icon erkennbar. Es dient als Stellvertreter für Dateien, die lediglich in Papierform vorhanden sind: Soll nachträglich eine elektronische Datei hinzugefügt werden z.b. weil man einen Brief inzwischen eingescannt hat kann dies über Metadaten bearbeiten ausgeführt werden Dokumente mit Drag & Drop hinzufügen ONEGOV GEVER Benutzerhandbuch Seite 31/132