Praxiswissen Qualitätsmanagement. Giselher Eichmüller, Ralph Meß

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1 Praxiswissen Qualitätsmanage Giselher Eichmüller, Ralph Meß Audit-Checklisten: Bereichs-/prozessbezogene Grundlisten als Leitfaden für die Auditierung eines integrierten Managesystemes für Qualität, Umwelt und Arbeitsschutz

2 Arbeitshilfen: Audit-Einkauf.doc Audit-Entwicklung-Konstruktion.doc Audit-Geschaeftsfuehrung.doc Audit-Logistik.doc Audit-Managebeauftragter.doc Audit-Marketing-Vertrieb.doc Audit-Produktion-Werktechnik.doc Audit-Stabsstelle-QUA.doc Audit-Werkschutz.doc Das Klammersymbol Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie. Detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. ISBN im Text verweist auf die entsprechende Datei im Anhang. by TÜV Media GmbH, TÜV Rheinland Group, Köln 2013 TÜV, TUEV und TUV sind eingetragene Marken. Eine Nutzung und Verwendung bedarf der vorherigen Zustimmung. Gesamtherstellung: TÜV Media GmbH, Köln 2013 Den Inhalt dieses E-Books finden Sie auch in dem Handbuch Der TÜV-Umweltmanage-Berater, TÜV Media GmbH, Köln. Die Inhalte dieses Werks wurden von Verlag und Autor nach bestem Wissen und Gewissen erarbeitet und zusammengestellt. Eine rechtliche Gewähr für die Richtigkeit der einzelnen Angaben kann jedoch nicht übernommen werden. Gleiches gilt auch für Websites, auf die über Hyperlinks verwiesen wird. Es wird betont, dass wir keinerlei Einfluss auf die Inhalte und Formulierungen der verlinkten Seiten haben und auch keine Verantwortung für sie übernehmen. Grundsätzlich gelten die Wortlaute der Gesetzestexte und Richtlinien sowie die einschlägige Rechtssprechung.

3 Seite 1 Normenbezug Unternehmensstruktur/ -prozesse Audit-Checklisten:Bereichs-/prozessbezogeneGrundlistenalsLeitfadenfür dieauditierungeinesintegrierten ManagesytemsfürQualität, UmweltundArbeitsschutz von GiselherEichmüllerundRalphMeß Einleitung/HinweisezurAnwendung Die Auditchecklisten sind ein Leitfaden, anhand dessen die Forderungen der Regelwerke DIN EN ISO 9001 Qualitätsmanagesysteme, DIN EN ISO und EMAS Umweltmanage - systeme und OHSAS Arbeitssicherheits- und Gesundheitsschutz-Managesysteme im Rahmen des kombinierten Audits für ein integriertes Managesystem verifiziert werden können. Die Auditchecklisten sind gegliedert in Anlehnung an die im TÜV-Umweltmanage-Berater im Beitrag dargestellte Unternehmensstruktur in die folgenden Unternehmensbereiche/-prozesse: Geschäftsführung Beauftragter der obersten Leitung für das Manage - system Stabsstelle QUA Qualitätssicherung Qualitäts- und Umweltbeauftragter in Personalunion Beauftragter für Abfall, Gewässerschutz und Gefahrgut TÜV Media GmbH Seite 1

4 Fachkraft für Arbeitssicherheit Arbeitsmedizinischer Dienst (extern) Vertrieb/Marketing Entwicklung/Konstruktion Einkauf/Logistik Produktion/Werktechnik Verwaltung/Personalwesen Grundsätzliche Gesichtspunkte In den Auditchecklisten sind den zu auditierenden Unternehmensbereichen/-prozessen die Fragen zugeordnet, die sich aus den jeweils zutreffenden prozess- bzw. eleebezogenen Anforderungen der vorgenannten Normen/Regelwerke bzw. aus der Managesystem-Dokuation (z.b. Hand - buch, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Arbeitsplatz- und Stellenbeschreibungen) ergeben, mit beispielhaften Hinweisen zur Umsetzung/Anwendung, zu Dokuen/Aufzeichnungen und zu Kennzahlen. Bei der Nutzung der Auditchecklisten sind die folgenden Gesichtspunkte zu berücksichtigen: die besondere Stellung des Beauftragten der obersten Leitung als Mitglied des Führungskreises des Unternehmens, die durchgängige Anwendung von Verfahrensbeschreibungen für die Qualitäts-, Umwelt- und Arbeits-/Gesundheitsschutz-Manageelee, der differenzierte Anspruch an die Darlegung der Prozesse und der Abläufe in der Dokuation in Abhängigkeit von den unternehmensinternen Bedingungen, d. h. vom Grad der Kompliziertheit der Prozesse und Verfahren sowie von dem Grad der Qualifikation des Personals, von dessen Fähigkeiten und Fertigkeiten, klare Festlegungen zu den Funktionen, die innerhalb der gesamten Organisationsstruktur auf das Managesys - tem bezogen sind, d. h. eindeutige Festlegungen zu den Verantwortlichkeits- und Kommunikationslinien sowie TÜV Media GmbH Seite 2

5 Seite 3 die Auditierung der Unternehmensprozesse entlang der Prozessorientierung der Normen. Zeile1 Zeile2 Die Auditcheckliste ist in Abhängigkeit von den unternehmensspezifischen Gegebenheiten u.a. bezüglich der Branche, der Größe des Unternehmens, der Komplexität der Prozesse, der Qualifikation des Personals, der Kundenanforderungen, der Umweltauswirkungen sowie des Risikopotentials angemessen anzuwenden bzw. zu modifizieren, und es sind darüber hinausgehende erforderliche Feststellungen, Befragungen und Überprüfungen ggf. einzubeziehen. HinweisezuAufbauundInhaltsowiezumAusfüllender Auditcheckliste Die Checkliste ist durchgängig nach dem folgenden Schema aufgebaut: Die Zeile 1 enthält den zu auditierenden Unternehmensbereich/-prozess Die Spalten der Zeile 2 enthalten die Überschriften/Themen: Lfd. : laufende Nummer der Frage Frage: Auditfrage Doku: Eintrag des zutreffenden Handbuchkapitels, der Verfahrens- bzw. Arbeitsanweisung etc. Auditnotizen: Eintrag der Auditaufzeichnungen zur betieblichen Vorgehensweise/Anwendung des Managesystems TÜV Media GmbH Seite 3

6 Normkapitel/ Elee Umsetzung Dokuation Kennzahlen B: Bewertung: Eintrag der Ergebnis-Bewertung Es bedeuten die Bewertungen: 1 = erfüllt Die Normforderungen und ihre Umsetzung sind eindeutig nachvollziehbar. 2 = grundsätzlich erfüllt/akzeptabel Vorbeugend wirkende Nachbesserungen sind zweckmäßig. 3 = nicht erfüllt Wesentliche Nachbesserungen am Manage - sys tem und/oder bei dessen Anwendung sind erforderlich. Es ist ein Abweichungsbericht zu erstellen. Die Zeilen Normkapitel/Ele enthalten die Bezeichnung des Norm-/Regelwerk-Elees bzw. -Kapitels mit Numerierung. Dabei steht Q für ISO 9001, U für ISO und A für OHSAS Die Zeile Umsetzung/Anwendung enthält Hinweise zur Interpretation und beispielhafte Aktivitäten. Die Zeile Dokue/Aufzeichnungen enthält Hinweise auf erforderliche beispielhafte Dokue/Aufzeichnungen. Die Zeile Kennzahlen enthält Beispiele von Möglichkeiten für Kennzahlen. TÜV Media GmbH Seite 4

7 Audit-Geschaeftsfuehrung.doc Auditcheckliste GrundlistezurAuditierungeinesintegriertenManagesystems nachiso9001,iso14001/emas,ohsas18001 Seite 1 von 10 VerpflichtungderLeitung(Q-5.1/U-4.2,4.4.1/A4.2,4.4.1) 1.1 Ist die Einführung und Wirksamkeit des Managesystems für Qualität, Umwelt, Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz durch die aktive Beteiligung der obersten Leitung bezüglich strategischer Ziele Firmenausrichtung Analyse Bewertung Personalpolitik Organisation Kommunikation Vorbildfunktion nachweislich? Umsetzung/Anwendung Festlegen der Politik und Zielsetzungen Vermittlung der Bedeutung der Kundenforderungen, gesetzlicher und behördlicher Vorgaben und sonstiger Forderungen Teilnahme an Verbesserungsprojekten Erkennen der Prozesse Bereitstellung von Strukturen, Ressourcen und Mitteln Bewertungsmethoden einführen Dokue/Aufzeichnungen Darstellung der Politik Zielverfolgungsaktivitätenpläne Investitionspläne Personalentwicklungspläne Kundenzufriedenheitsanalysen Organigramm Delegationsschreiben Betriebsvereinbarungen Bericht des Managebeauftragten Managereview TÜV Media GmbH Seite 5

8 Seite 2 von 10 Kennzahlen Erfüllungsgrad der Zielvorgaben Monetäre Kennzahlen (Umsatz, Rendite, Gewinn, Verlust) Kundenorientierung(Q-5.2/U /A ) 1.2 Werden die Erfordernisse und Erwartungen von Kunden, interessierten Parteien und der Gesellschaft bezüglich der Produkteigenschaften, Umweltaspekte, Arbeitssicherheit, Service, Preis, Lebenszykluskosten und Produkthaftung nachweislich ermittelt und bewertet? Ermittlung der Kundenzufriedenheit Ermittlung und Bewertung der Aus- wirkungen der Prozesse und entsprechender Schutz Umsetzung/Anwendung Partnerschaft zu Lieferanten aufbauen Offene Kommunikation und Information Dokue/Aufzeichnungen Kundenzufriedenheitsanalyse Marktanalyse Analyse sonstiger Anliegen Kundenzufriedenheitsindex Personalentwicklungsindex Umwelt- und Arbeitsschutzkennzahlen Produktspezifikation Umweltprüfung, Umweltaspekte, Umweltprogramm Risikoanalyse/-bewertung/-programm bzgl. Arbeitssicherheit Kennzahlen Kundenzufriedenheitsindex Reklamationsentwicklung Entwicklungen Managesystemkosten Produktlebenszyklus Produktionsrisiko Umweltaspekte Arbeitssicherheit TÜV Media GmbH Seite 6

9 Seite 3 von 10 Qualitäts-,Umwelt-undArbeitsschutzpolitik(Q-5.3/U-4.2/A-4.2) 1.3 Existiert eine von der obersten Leitung verabschiedete und unterzeichnete Qualitäts-, Umwelt- und Arbeitsschutzpolitik? 1.4 Ist die Politik nach Art und Umfang den Qualitätserwartungen und -erfordernissen, den Umweltaspekten und den Arbeitsschutzrisiken der Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen angemessen? 1.5 Enthält die Politik die Verpflichtung zur kontinuierlichen Leistungsverbesserung? 1.6 Zielt die Politik auf die Vermeidung bzw. Verringerung von Umweltbelastungen und Arbeitsschutzrisiken unter Anwendung der wirtschaftlich vertretbaren besten verfügbaren Technik? 1.7 Enthält die Politik die Verpflichtung zur Einhaltung geltenden Rechts? 1.8 Bildet die Politik den Rahmen für die Festlegung und Fortschreibung der Zielsetzungen und Einzelziele? 1.9 Wird die Politik regelmäßig überprüft und, falls erforderlich, angepasst? 1.10 Wurden die Mitarbeiter über die Politik informiert und auf ihre Pflichten hingewiesen? 1.11 Ist die Politik für die Öffentlichkeit zugänglich? TÜV Media GmbH Seite 7

10 Seite 4 von 10 Umsetzung/Anwendung Festlegen der Unternehmenspolitik und -zielsetzungen unter Berücksichtigung von Niveau und Art der Erfolgsfaktoren Personalentwicklung Erwartungen interessierter Parteien benötigten Ressourcen Umweltaspekten Arbeitsschutzaspekten dem Grad der erwarteten/gewünschten Kundenzufriedenheit Dokue/Aufzeichnungen Darstellung der Politik Managehandbuch Informationsnachweise Audits Kennzahlen Kundenzufriedenheitsindex BWL-Kennzahlen Zielerreichungsgrad Umweltkennzahlen Planung(Q-5.4/U-4.3/A-4.3) 1.12 Sind die Ergebnisse der Umweltprüfung (EMAS) bzw. der Ermittlung und Bewertung der relevanten Umweltaspekte/-auswirkungen sowie der Gefährdungsermittlung und Risikobewertung bezüglich der Arbeitssicherheit bekannt? 1.13 Sind die relevanten gesetzlichen und anderen Forderungen an die Organisation bekannt? Mitarbeiterentwicklungsplan Bericht des Beauftragten Managereview Mitarbeiterzufriedenheit Reklamationsrate Ressourcenbewertung Arbeitsschutzkennzahlen TÜV Media GmbH Seite 8

11 Seite 5 von Sind messbare Qualitäts-, Umweltund Arbeitsschutz-Ziele festgelegt, bekannt gemacht und bewertet (z.b. anhand von Kennzahlen)? 1.15 Sind Programme zur wirksamen Erfüllung der Ziele festgelegt? Umsetzung/Anwendung Festlegung, Bekanntmachung und Bewertung von messbaren Zielen und Programmen auf der Grundlage der Politik und der Analyse und Bewertung der Qualitäts-, Umwelt- und Arbeitsschutzaspekte Dokue/Aufzeichnungen Ergebnisse der Ermittlung und Bewertung der Qualitäts-, Umwelt- und Arbeitsschutzaspekte Bericht über die Umweltprüfung (EMAS) Qualitäts-, Umwelt- und Arbeitsschutzziele und Programme zur Zielerreichung Kennzahlen Investitionsindex Amortisationsindex Zielvorgaben und Zielerreichungsgrade Qualitäts-, Umwelt- und Arbeitsschutz- Prozesskennzahlen Verantwortung,BefugnisundKommunikation(Q-5.5/U-4.1/A-4.1) 1.16 Sind die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Befugnisse des Personals, das leitende, ausführende, prüfende und unterstützende Tätigkeiten im Rahmen des Managesystems ausführt, definiert, dokuiert und vermittelt? TÜV Media GmbH Seite 9

12 Seite 6 von Ist ein Beauftragter (oder mehrere) der obersten Leitung bestellt und ist sichergestellt, dass er mit der besonderen Verantwortung und Befugnis für die Einführung, Umsetzung und Aufrechterhaltung des Managesystems ausgestattet ist und bzgl. dieser Aufgabe unabhängig ist? 1.18 Sind die gesetzlich erforderlichen Beauftragten bestellt? 1.19 Liegt ein Organisationsschema mit allen Organisationseinheiten und Funktionsträgern für das Managesystem vor? 1.20 Engagieren sich die Führungskräfte persönlich aktiv für die kontinuierliche Verbesserung der Qualitäts-, Umwelt- und Arbeitsschutz-Leistung? 1.21 Sind geeignete Kommunikationsprozesse eingerichtet? Umsetzung/Anwendung Zuordnung von eindeutigen Verantwortungsbereichen Ernennung/Bestellung der(s) Manage-Beauftragten und der gesetzlich erforderlichen Beauftragten Prozessimpleierung für die interne und externe Kommunikation (z.b. Einrichtung von Ausschüssen, Arbeitskreisen, Berichtswesen etc.) Dokue/Aufzeichnungen Managehandbuch Verfahrensanweisungen Organigramm/Aufbauorganisation Statusberichte TÜV Media GmbH Seite 10

13 Seite 7 von 10 Dokue/Aufzeichnungen Stellen-/Funktionsbeschreibungen Anforderungsprofile Statistische Auswertungen Kommunikationsdokue Rundschreiben Systemanalysen Auditberichte Besprechungsprotokolle Zeitschriften Audiovisuelle u. elektronische Medien Kennzahlen Erfüllungsgrade von Eingaben/Beschwerden Leistungsbeurteilung Arbeitnehmer Arbeitsplatzbeschreibung externe Interessengruppen Beurteilung KVP-Prozess Kontakte zu externen Interessenbzw. Vorschlagswesen gruppen ManagevonRessourcen(Q-6/U-4.4.1/AG-4.4.1) 1.22 Werden die erforderlichen Mittel und Ressourcen zur Verwirklichung der Strategien, Erreichung der Ziele und für die Überwachung und Verbesserung des Managesystems ermittelt, festgelegt und bereitgestellt? Umsetzung/Anwendung Ermittlung und Bereitstellung der benötigten Mittel und Ressourcen für Personalentwicklung, Infrastruktur, Arbeitsumgebung, Technik, Finanzen, Information, Umsetzung/Anwendung Kommunikation, Lieferantenentwicklung, Produktentwicklung, Umweltschutz, Arbeitsschutz Dokue/Aufzeichnungen Investitionspläne für die vorgenannten Aspekte Entwicklungspläne Managebewertung TÜV Media GmbH Seite 11

14 Seite 8 von 10 Kennzahlen Investitionsindex Amortisationsindex Kapitalbindungskosten Entwicklung Betriebsmittel Lagerkapazitäten Managebewertung(Q-5.6/U-4.6/A-4.6) 1.23 Wird das Managesystem in Bezug auf seine Leistung, Angemessenheit, Wirksamkeit, Verbesserungspotential und Änderungsbedarf in festgelegten Intervallen bewertet (z.b. anhand von Kennzahlen)? 1.24 Werden die für die Bewertung notwendigen Informationen gesammelt und der obersten Leitung zur Verfügung gestellt? 1.25 Werden bei der Bewertung alle relevanten Prozesse und Elee des Managesystems betrachtet? 1.26 Ist aus der Bewertung die Veranlassung von Korrekturmaßnahmen nachweislich? 1.27 Enthält die Bewertung Aussagen zu grundsätzlicher Eignung des Managesystems, evtl. notwendiger Änderung der Unternehmenspolitik und -ziele, Zielerreichungsstand Qualifikationsindex Personalentwicklung Lieferanten Qualitäts-, Umwelt-, Arbeitsschutzkosten TÜV Media GmbH Seite 12

15 Seite 9 von 10 Fortschreibung der Ziele und des Qualitäts-, Umwelt- und Arbeitsschutzprogramms, Kundenzufriedenheit, Einhaltung geltenden Rechts und sich ggf. abzeichnender rechtlicher Änderungen und Änderung sonstiger Rahmenbedingungen mit Bedeutung für die Organisation, besonderen Ereignissen mit Qualitäts-, Umwelt- und Arbeitsschutzrelevanz (z.b. Notfälle, Unfälle etc.), Entscheidungen und Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung der Wirksamkeit des Managesystems und seiner Prozesse und Produkte sowie Bedarf an Mitteln und Ressourcen? 1.28 Werden die Ergebnisse der Bewertung und die daraus ableitbaren Maßnahmen dokuiert? Umsetzung/Anwendung AufbereitungallerverfügbarenrelevantenDatenzu Auditergebnissen Kundenzufriedenheit Produktqualität/-konformität Markttendenzen Prozessqualität/-konformität Lieferantenentwicklung Korrektur- und Folgemaßnahmen voran- Vorbeugemaßnahmen gegangener Reviews Umweltaspekten Arbeitsschutzaspekten TÜV Media GmbH Seite 13

16 Seite 10 von 10 BewertunginBezugauf Eignung Angemessenheit Ressourcenbedarf Wirksamkeit Verbesserungspotential Änderungsbedarf FestlegungvonZielenundMaßnahmeninBezugauf Leistungsziele für Produkte und Prozesse Umweltverträglichkeit Leistungsverbesserung des Unternehmens Arbeitsschutz Marketing und Produktstrategien Dokue/Aufzeichnungen Managereview Kundenzufriedenheitsanalysen Prozessanalysen Risikoanalysen Qualitätsplanung/-programm Umweltprogramm Kennzahlen Umsatz, Gewinn, Verlust Investitionen Kosten/Nutzen-Vergleich Einsparungspotentiale Kundenzufriedenheitsindex Ressourcenbedarf Benchmarking-Ergebnisse Auditberichte Maßnahmenberichte Zielverfolgungsplan Arbeitsschutzprogramm Prozessleistung Prozesskosten Umweltaspekte Arbeitsschutzaspekte TÜV Media GmbH Seite 14