PeopleSoft HCM bei der Deutschen Bahn AG Ein Erfahrungsbericht

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1 Foto: HFS 6 Foto: HFS 6 Foto: Jens Meisert Foto: Jens Meisert PeopleSoft HCM bei der Deutschen Bahn AG Ein Erfahrungsbericht DB Mobility Logistics AG Service Center Personal Oliver Fix, PeopleSoft National

2 Service Center Personal bei der DB AG HR-Dienstleistungen aus einer Hand Entgeltabrechnung und Personalkostenerstattung (Beamte) Aufgaben Bereitstellung der Personalsysteme für den Konzern Einführung von Systemlösungen im HR-Bereich für den Gesamtkonzern Konzernweite Personalprozesse unterstützen und optimieren Personalbetreuung für standardisierte HR-Prozesse (Shared Services) 2

3 Service Center Personal bei der DB AG Portfolio der zentralen Personalsysteme ASES (Taris) Zeitwirtschaft und automatisierte Zeiterfassung mittels Konzernausweis etime Zeitwirtschaftssystem, Planung des Personaleinsatzes PeopleSoft Personalmanagementsystem zur Unterstützung prozessorientierter Personalarbeit CRM HR Helpdesk eakte HR-Systeme DB Personalportal MIP (DWH) Aufbereitung, Analyse und Auswertung der Personaldaten mit Business Objects PAISY Entgeltabrechnung, Personalkostenabrechnung TravelLine Berechnung und Zahlung der Reisekosten PAIBUC Entgeltbuchhaltung On Demand Elektronische Archivierung von Daten 3

4 Personalsysteme bei der DB AG Historie PAISY Einführung der Entgeltabrechnung PeopleSoft Upgrade auf HCM 8.8 als echte webbasierte Lösung ÖPDV Einführung örtliche Personendatenverarbeitung PeopleSoft Einführung als führendes Personalmanagementsystem PeopleSoft Upgrade auf HCM ff. 4

5 PeopleSoft bei der DB AG Mengengerüste über 300 Change Requests pro Jahr über User 750 concurrent User 150 Rollen Änderungen im Personalstamm pro Tag Mitarbeiterstammsätze täglich 600 Reports Tätigkeitsschlüssel 784 Komponenten 1147 Pages eigene Tabellen 5

6 Personalmanagement bei der DB AG mit Personalbeschaffung Personalentwicklung Personaladministration Personalanpassung 6

7 Personaladministration in PeopleSoft Die Basis des Personalmanagement in PeopleSoft HCM Personaladministration Personalverwaltung (Stammdatenerfassung und pflege) Einstellung Mitarbeitertransfer Sozialplan Vertragsdaten, Betriebliche Altersversorgung und Direktversicherung Beamtendaten vom BEV Schwerbehinderungsdaten Firmeneigentum Jahresabschlussvergütung/-leistung und Einkommensentwicklung Altersteilzeit/Vorruhestand Rückstellungen Kartenmanagement Bestellung, Bearbeitung und Erstellung von Ausweisen und Karten Erstellung von unpersonalisierten Zutrittskarten Bilddatenbank für alle Mitarbeiter mit Konzernausweisen Erfassung von Zutritts- und Zeiterfassungsdaten Fahrvergünstigungen Erfassung und Bearbeitung von Fahrvergünstigungen Berechtigungsausweis, Gutscheine für pers. Freifahrten, Auslandsfreifahrten 7

8 Personalentwicklung Überblick über die Instrumente Personalentwicklung Kompetenzmanagement ❶ Planung, Auslastungsoptimierung und Monitoring von sicherheitsrelevanten Pflichtschulungen ( FIT) ❷ Erfassung von Qualifikationsdaten, Zuordnung zu Qualifikationsprofilen sowie Soll/Ist-Abgleiche (Tauglichkeiten, Prüfungen, Kurse, Einsätze) ( NAQ) ❸ Qualifikationen und Nachweisen (Schule, Studium, Ausbildungen, Sprachen, Prüfungen, Tests, Kurse ❹ Entwicklungsplanung dokumentiert die Personal- und Führungskräfteentwicklung im Rahmen der gültigen Konzernbetriebsvereinbarung ❺ Kompetenzgespräche ❻ Maßnahmenplanung Mitarbeiter-Führungsgespräche Bildungsbudgetplanung Nachfolgeplanung 8

9 Projekterfahrungsbericht Einführung HRMS Produktbeurteilung Sehr gute und integrierte Kernprozesse in der Personaladministration, Time & Labour Hohe Flexibilität bei der Anpassung vorhandener Funktionalitäten sowie der Einfache Programmierung von Eigenentwicklungen Fehlende lokale gesetzliche Anforderungen im System Mangelhafte Übersetzungen in der Anwendung Prozesse sehr am US-Markt ausgerichtet Etablierungsgrad Geringe Marktdurchdringung aufgrund starker inländischer Konkurrenz Keine deutschen Referenzen in dieser Größenordnung Produktsupport Verfügbarkeit deutschsprachiger Berater Deutschsprachiger Hersteller-Support noch nicht etabliert Lokale gesetzliche Erfordernisse wurden nicht zeitnah geliefert Reengineering v. Prozessen Projekttreiber Systemkonsolidierung und harmonisierung Imitation von alter Systematik Strikter Change Control-Prozess Selbstdisziplin beim Customizing 9

10 Projekterfahrungsbericht Einführung HRMS Produktbeurteilung Neue Möglichkeiten mit neuer technischer Basis (PeopleTools) Sinnvolle Ergänzung von HR mit der Einführung des Enterprise Portals Neue Prozesse insb. im Bereich Personalentwicklung Verstärkter Einsatz von ESS und MSS Etablierungsgrad Größerer Bekanntheitsgrad Zahlreiche Referenzen von großen bzw. global operierenden Unternehmen User Communities (RUG) Lessons Learned Kein standardisiertes Upgrade-Vorgehen aufgrund Vielzahl von Customizations Neue Webtechnologien bedeuten gleichzeitig auch neue Risiken Höhere Komplexität der Anwendung erfordert stringente Prozesse in der QS Umsetzung von CI-Vorgaben zwar wünschenswert aber nicht praktikabel 10

11 PeopleSoft HCM bei der Deutschen Bahn Ausblick Phase 1 Einführung Recruiting 9.1 Phase 2 PeopleTools Upgrade Phase 3 Applikationsupgrade HCM Einführung ELM 11

12 Projekttreiber Beweggründe für das Upgrade Technologische Zwänge Integration Prozesse Kosten / TCO PeopleSoft 9.1 IT- Strategie Organisation HR- Initiativen Usability 12

13 Projekterfahrungsbericht Upgrade HRMS 9.1 Produktbeurteilung Deutliche Verbesserung in der Usability Erweiterung von Portalfunktioniltäten in der HR-Anwendung Neue Prozesse im Bereich Personalentwicklung Auslieferung von projektunterstützenden Tools Hohe Konfigurierbarkeit Integrierte Dokumenterzeugung im Recruiting Teilweise dürftige oder falsche Übersetzungen Fehlendes Transportwesen Herausforderungen Verlagerung der Aufgaben des Systemintegrators Verlust der Robustheit der Anwendung Integrationen zu anderen PeopleSoft-Produkten/Systemen Standardisierung von hochgradig modifizierten Systemen 13

14 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit 14