Attributname Beschreibung. Grunddaten der Materialwirtschaft. Name des Lernobjekts. FH Vorarlberg: Erne/Gasser

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1 Attributname Beschreibung Name des Lernobjekts Autor/en Zielgruppe Vorwissen Lernziel Beschreibung Dauer der Bearbeitung Keywords Grunddaten der Materialwirtschaft FH Vorarlberg: Erne/Gasser Wirtschaftsinformatik Beginner Nach Abschluss des Lernobjekts können Sie erklären, was Stammdaten sind und welche Daten im Materialstamm sowie im Lieferantenstamm vorkommen. Sie können die verschiedenen Sichtweisen auf die Daten des Materialstammes nennen. Das Lernobjekt gibt einen Überblick über den Materialstamm und dessen Bedeutung. Weiters wird der Lieferantenstamm genauer erläutert. Zudem werden die Stammdaten durch auf debite bezogene Beispiele veranschaulicht. 20 min Stammdaten, Materialstammdaten, Lieferantenstammdaten, Konditionen Erstellungsdatum März 2004 Benötigte Plugins -- Natascha Gasser M6_LO002 Grunddaten in der Materialwirtschaft Seite 1

2 1 Stammdaten Verschiedenste Abteilungen oder Mitarbeiter benötigen Informationen um Verträge abzuschließen oder Preise auszuhandeln. Mit bestimmtem Zugriffsrecht können sie sich die dementsprechenden Daten auch leicht zugänglich machen. Dies ist ein ganz normaler, alltäglicher Vorgang in einem Unternehmen. Damit dies alles so reibungslos abläuft und die Möglichkeit besteht ständig auf aktuelle Informationen zuzugreifen, sind Stammdaten in einem ERP-System vorhanden und auch notwendig. Diese Stammdaten sind in der betrieblichen Informationsverarbeitung wichtige Grunddaten eines Betriebes, die über einen gewissen Zeitraum nicht verändert werden: z.b. Artikelstammdaten, Kundenstammdaten, Lieferantenstammdaten. Alle Daten werden redundanzfrei und in alle Fachbereiche miteinfließend geführt. So ist es möglich, in allen Funktionen (Einkauf, Verkauf, Buchhaltung, ) die gleiche Aktualität und Verfügbarkeit zu erhalten. Doch Stammdaten sind nicht gleich Stammdaten. Es werden Kategorien gebildet und diese sind laut Laroque/Philippi [1] unter anderem folgende: Materialstammdaten Dies sind Daten zu Rohstoffen, Handelswaren, Halbfabrikaten und Fertigerzeugnissen. Lieferantenstammdaten Hier werden alle Informationen zu einem Lieferanten oder Kreditor in einem Lieferantenstammsatz hinterlegt. Das sind zum Beispiel Anschrift oder Bankverbindung des Lieferanten. Konditionen Konditionen werden benötigt um Preise zu gestalten. In den Konditionen sind aber nicht nur Preise sondern auch Zu- und Abschläge sowie Bezugsnebenkosten oder Rabatte enthalten. Materialgruppen Um besser zu verstehen welche Daten genau in einem Materialstamm hinterlegt werden ist nachfolgend eine Übersicht alle Materialarten abgebildet. In der Materialwirtschaft sind jedoch nur Rohstoffe, Hilfsstoffe, Betriebsmittel und Halbfabrikate von Bedeutung, was auch gleichzeitig der Grund dafür ist, dass anschließend nur diese genauer in Anlehnung an Kistner/Steven [2] beschrieben werden. Natascha Gasser M6_LO002 Grunddaten in der Materialwirtschaft Seite 2

3 Übersicht Materialarten Handelsware Dienstleistung Leergut Nichtlagermaterial Konfigurierbares Material Rohstoff Fertigerzeugnis Halbfabrikat Hilfs-/ Betriebsstoff Unbewertetes Material Material- arten Instandhaltungsbaugruppe Wettbewerberprodukt Verpackung Abb. 1: Übersicht Materialarten [3] Rohstoffe sind Stoffe, aus denen die erzeugten Güter großteils bestehen. Diese stammen direkt aus der Natur bzw. der Veredelungsgrad ist noch sehr niedrig. In debite ist dies beispielsweise das Holz, das für die Tischproduktion benötigt wird. Hilfsstoffe sind Stoffe, die wie die Rohstoffe auch direkt in das Produkt einfließen. Allerdings erfüllen sie nur eine Nebenfunktion. In Bezug auf debite wären dies die verwendeten Lacke oder Beizmittel, aber auch Schrauben oder Nägel. Natascha Gasser M6_LO002 Grunddaten in der Materialwirtschaft Seite 3

4 Betriebsstoffe sind Stoffe, die eingesetzt werden, damit die Betriebsmittel weiterhin zur Verfügung stehen. Im Falle von debite wäre das zum Beispiel Strom, der benötigt wird um sicherzustellen, dass die Maschinen auch arbeiten. Aber auch Schmiermittel oder Ersatzteile sind Betriebsmittel. Halbfabrikate sind Güter, die bereits bearbeitet worden sind. Dies können Zwischenprodukte oder Bauteile sein, sind jedoch keine Rohstoffe mehr und auch noch kein Endprodukt. Ein Beispiel für debite wären die Tischplatte oder die Holzbeine der Tische. [1] Vgl. Laroque/Philippi 2001, S. 149 f [2] Vgl. Kistner/Steven 1999, S. 236 [3] Vgl. Körsgen 2001, S. C2-2 Natascha Gasser M6_LO002 Grunddaten in der Materialwirtschaft Seite 4

5 2 Der Materialstamm Bereits vorhin wird erwähnt, dass unterschiedliche Abteilungen eines Unternehmens auf alle möglichen Daten zugreifen. Durch dieses Zugreifen auf die Daten kommt man bereits in Berührung mit dem Materialstamm, denn ein Teil der Informationen sind hier abgelegt. Aus diesem Grund ist der Materialstamm für ein Unternehmen von enormer Wichtigkeit, da er eine der bedeutendsten Informationsquellen darstellt. Die Daten in einem integrierten System sollten redundanzfrei und einmalig geführt werden. Der Stammsatz enthält Angaben über sämtliche Materialien, die ein Unternehmen beschafft, fertigt, lagert und verkauft. Für jedes Material wird im Materialstamm ein Stammsatz mit einer eindeutig identifizierbaren Materialnummer angelegt. Da unterschiedlichste Abteilungen mit dem Materialstamm arbeiten, gibt es verschiedene Sichten des Materialstamms: Verschiedene Sichten des Materialstamms und deren Inhalte Buchhaltung Disposition Einkauf Grunddaten Lagerung Prognose Qualitätssicherung Vertrieb Daten bezüglich der Preise Daten bezüglich der Materialbedarfsplanung, Dispositionsverfahren, Losgrößenverfahren und Sicherheitsbestand Gruppe der Einkäufer, Über- bzw. Unterlieferungstoleranzen Technische Informationen (Abmessungen usw.) Verpackungsmaße und Bedingungen für die Lagerung Daten zur Bedarfsvorhersage Informationen zur Materialprüfung Daten zum Verkauf und Versand Tab. 1: Verschiedene Sichten vom Materialstamm und deren Inhalte [4] Damit trotz der verschiedenen Sichten die Übersichtlichkeit erhalten bleibt, ist nachfolgend eine Abbildung dargestellt, die alle Sichten nochmals zusammenfasst: Natascha Gasser M6_LO002 Grunddaten in der Materialwirtschaft Seite 5

6 Abb. 1: Sichten des Materialstamms [5] Wie bereits erwähnt, arbeiten die verschiedensten Abteilungen mit dem Materialstamm. Deshalb ist es möglich den Zugriff auf die Sichten des Materialstammsatzes über die Berechtigungen, die dem jeweiligen Benutzer zugeordneten sind, einzuschränken. Dies verhindert, dass nicht zuständige Personen Materialstammdaten ändern. [6] Ein Beispiel dazu wäre, dass Einkäufer sich z.b. generell sämtliche Daten zu einem gewünschten Material anzeigen lassen können, ändern dürfen Sie jedoch nur einkaufsspezifische Daten. Analog dazu sind Disponenten nur befugt, direkt auf ihren Bereich bezogene Daten zu ändern. Beispiel 1: Entwicklung der Materialstammdaten für ein debite Produkt [4] Vgl. Laroque/Philippi 2001, S. 152 f [5] Vgl. Laroque/Philippi 2001, S. 155 [6] Vgl. Laroque/Philippi 2001, S. 154 f Natascha Gasser M6_LO002 Grunddaten in der Materialwirtschaft Seite 6

7 Beispiel 1: Entwicklung der Materialstammdaten für ein Produkt in debite (Beistelltisch) Grunddaten Ausführung Stone: Buchentisch mit Steinplattenabdeckung 80cmx100cmx50cm (LängexBreitexHöhe), (produziert auf Auftrag) Tischbeine (4x): 5x8x50, Buche Tischplatte (1x): 80x100x4, Buche Steinplatte (1x) mit Befestigungselementen: 80x100x1 Verstrebungen (4x) Hilfs- und Betriebsstoffe: Schrauben, Schmiermittel für Maschinen Richtpreis: 1.800,-- Euro Zeichnungsnummer: A Einkauf Bezugsquellen: Werkstoff: Buchenholz, Preiskonditionen legt V&V vor, Holzlieferanten aus A Tischplatten und Tischbeine: eigen gefertigt Verstrebungen: Fa. Schmidt, Bruck/Mur Steinplatten und deren Befestigungselemente: Fa. Feuerstein, Villach Hilfs- und Betriebsstoffe: Baumarkt Bauknecht, Villach Über- bzw. Unterlieferungstoleranze: +/- 1 Woche (5 Arbeitstage) Disposition Programmorientierte Materialbedarfsermittlung: Bruttomaterialbedarf > Nettobedarfsermittlung Losgrößenverfahren: Andler'sche Losgrößenformel Sicherheitsbestand: Der Sicherheitsbestand ist die Verbrauchsmenge während der Wiederbeschaffungszeit plus 5% Zuschlag. Prognose Prognoseverfahren: Verbrauchsorientierte Materialbedarfsplanung Natascha Gasser M6_LO002 Grunddaten in der Materialwirtschaft Seite 7

8 Lagerung Lagerungsbedingungen: Das Holz wird trocken gelagert in einem eigen dafür errichteten Lagerhaus. Hilfs- und Betriebsstoffe sowie die Verstrebungen, Steinplatten und Befestigungselemente werden in einem anderen Lager aufbewahrt. Alles wird möglichst bedarfsgesteuert beschafft um hohe Lagerbestände und damit hohe Kapitalbindungskosten zu vermeiden. Verpackung: Schutzverpackung um mögliche Beschädigungen beim Transport zu vermeiden; Maße: 100x120x70cm Vertrieb Versand: gesetzliche Bestimmungen: Verpackung lt. Verpackungsverordnung Verladung: mittels Stapler Transportmittel: LKW Transporthilfsmittel: Euro Paletten (120x120x80) Auslieferung: optimale Auslastung des Transportmittels wird angestrebt Natascha Gasser M6_LO002 Grunddaten in der Materialwirtschaft Seite 8

9 3 Lieferantenstamm Auf der vorigen Seite wird dargestellt wie wichtig der Materialstamm und dessen Daten für ein Unternehmen sind. Doch nur die Daten des Materialstamms sind noch nicht ausreichend für einen Vertragsabschluss oder für Preisverhandlungen. Dafür wird zusätzlich ein Lieferantenstamm benötigt. Im Lieferantenstamm sind Informationen über die kreditorischen Geschäftspartner eines Unternehmens hinterlegt. Ein Kreditor kann dem Unternehmen in unterschiedlichen Rollen entgegentreten und zwar als: [7] Warenlieferant Rechnungssteller Zahlungsempfänger Lieferantenstammdaten enthalten folgende Informationen: Allgemeine Daten (Anschrift und Informationen zur Kommunikation mit dem Lieferanten) Zahlungsbedingungen Konditionen Bankverbindung Partnerrolle (Bestelladresse, Warenlieferant, Rechnungssteller) In der nachfolgenden Abbildung sind die verschiedenen Rollen, die ein Kreditor einnehmen kann, abgebildet. Zugleich sind die Abläufe dargestellt sowie die daraus resultierenden Informationen, die in einem Lieferantenstamm abgelegt werden: Natascha Gasser M6_LO002 Grunddaten in der Materialwirtschaft Seite 9

10 Einkauf Bank Zahlung Bestellung Kreditor Wareneingang Material Rechnung Rechungsprüfung Abb. 2: Die Rolle eines Kreditors [8] Die Informationen zu Lieferanten werden in einem Stammsatz hinterlegt, der durch eine eindeutige Nummer ("Schlüssel") identifiziert werden kann. Bei vielen operativen Vorgängen (z.b. Anfrage-, Angebots- und Bestellabwicklung, Rechnungsprüfung und erfassung, Zahlungsabwicklung) greift das System auf den Lieferantenstamm zurück. Beispiel 2: Entwicklung der Lieferantenstammdaten für das Beispielunternehmen debite [7] Vgl. Laroque/Philippi 2001, S. 183 [8] Vgl. IBM Corporation 2002, S. 55 Natascha Gasser M6_LO002 Grunddaten in der Materialwirtschaft Seite 10

11 Beispiel 2: Entwicklung der Lieferantenstammdaten für das Beispielunternehmen debite (Beistelltisch) Lieferantennummer 3001 Fa. Schmidt, Gewerbestrasse 15, 8600 Bruck/Mur Tel.:03862/ Ansprechperson: Frau Humplinger Bestellung: mittels SAP (oder eventuell telefonisch bzw. per ) Zahlung per Banküberweisung Bankverbindung: Spareisen Bank Bruck/Mur, BLZ 37000, Konto-Nr Konditionen: 15% Rabatt auf alle Bestellungen Lieferung: Auslieferung der Ware durch die Fa. Schwarz Logistik, 5020 Salzburg Lieferantennummer: 3002 Fa. Feuerstein, Klagenfurter Strasse 33, 9500 Villach Tel.: 04242/ Ansprechperson: Herr Kreuz Bestellung: mittels SAP (oder eventuell telefonisch bzw. per ) Zahlung per Banküberweisung Bankverbindung Kärtner Vereinskasse Villach, BLZ 87500, Konto-Nr Konditionen: 10% auf alle Bestellungen; weitere 8% auf Bestellungen über 50 Stk. Lieferung: Selbstauslieferung der Ware Lieferantennummer: 3003 Baumarkt Bauknecht, Hauptstrasse 45, 8605 Kapfenberg Tel.: 03862/ Ansprechperson: Herr Niedermann Bestellung: telefonisch oder per Zahlung per Banküberweisung Bankverbindung: Bank Österreich Kapfenberg, BLZ 79000, Konto-Nr Konditionen: 20% auf alle Artikel Lieferung: Selbstauslieferung der Ware Lieferantennummer: 3004 Vetriebsgesellschaft V&V, Postfach 34566, Untersteinstrasse 87, 1000 Wien Tel.: 01/ Ansprechperson: Herr Neuhauser, Frau Grass Bestellung: mittels SAP (oder eventuell telefonisch bzw. per ) Zahlung per Banküberweisung Bankverbindung: Hybobank Österreich, BLZ 45577, Konto-Nr Konditionen: 10% auf Buchenholz Lieferung: Auslieferung durch die Spedition Damacher GesmbH., 1020 Wien Natascha Gasser M6_LO002 Grunddaten in der Materialwirtschaft Seite 11

12 4 Selbstkontrolle Zuordnungsübung Aufgabe 1: Ordnen Sie die untenstehende Begriffe dem richtigen Stoff zu: Holz Leim Tischbeine Ersatzteile Tischplatte aus Stein Schrauben Lösungsmittel zur Entfernung von Lackresten Rohstoff Hilfsstoff Halbfabrikat Betriebsstoff Halbfabrikat Hilfsstoff Betriebsstoff Multiple Choice Aufgabe 2: Welche Sichten gibt es im Materialstammsatz? Grunddaten (richtig) Einkauf (richtig) Kostenrechnung (falsch) Disposition (richtig) Controlling (falsch) Lagerung (richtig) Buchhaltung (richtig) Prognose (richtig) Marketing (falsch) Qualitätssicherung (richtig) Produktion (falsch) Vertrieb (richtig) Aufgabe 3: Welche Informationen enthalten Lieferantenstammdaten? Spezielle Daten (falsch) Allgemeine Daten (richtig) Zahlungsbedingungen (richtig) Grunddaten (falsch) Konditionen (richtig) Bankverbindung (richtig) Qualitätssicherung (falsch) Disposition (falsch) Partnerrolle (richtig) Lückentext Aufgabe 4: Sie haben in diesem Lernobjekt Informationen zu den Stammdaten erhalten. Vervollständigen Sie den nachfolgenden Text! Natascha Gasser M6_LO002 Grunddaten in der Materialwirtschaft Seite 12

13 Die Stammdaten sind in der betrieblichen -Antwort: Informationsverarbeitung wichtige - Antwort: Grunddaten eines Betriebes, die über einen gewissen Zeitraum nicht verändert werden: z.b. Artikelstammdaten, -Antwort: Kundenstammdaten, Lieferantenstammdaten. Alle Daten werden -Antwort: redundanzfrei und in alle Fachbereiche miteinfließend geführt. So ist es möglich, in allen Funktionen (Einkauf, Verkauf, Buchhaltung, ) die gleiche -Antwort: Aktualität und Verfügbarkeit zu erhalten. Natascha Gasser M6_LO002 Grunddaten in der Materialwirtschaft Seite 13

14 5 Glossar Bezugsnebenkosten: Kosten, die der Besteller neben den reinen Materialkosten zu tragen hat. Man unterscheidet zwischen: Frachtkosten Zollkosten neutralen Kosten (z.b. Verpackung, Versicherung oder ähnliches) [9] Dispositionsverfahren: Verfahren, das den prinzipiellen Ablauf der Planung für ein Material festlegt. [10] Kreditor Unter Kreditoren werden Gläubiger alle Art verstanden. In der Kreditorenbuchhaltung wird dieser Begriff verwendet um die finanziellen Verpflichtungen gegenüber den Kreditnehmern (Lieferanten) zu bezeichnen. [11] Losgrößenverfahren: Verfahren im Rahmen der Disposition, das dazu dient, die Bestell- und Fertigungsmengen (Losgrößen) zu berechnen. [12] Materialbedarfsplanung: Materialbedarfsplanung ist nötig, um die laufende Versorgung kostenoptimal zu gewährleisten, also weder einen Mangel an Einsatzmaterial und daraus resultierende Stillstands- und Leerlaufkosten noch einen hohen Bestand mit den sich daraus ergebenden Kapitalbindungs- und Lagerhaltungskosten zu erhalten. [13] Redundanzfrei: Redundanzfrei bedeutet, dass gleiche Information nicht mehrmals vorhanden sind, sie sind einzigartig. [14] Sicherheitsbestand: Menge, die immer am Lager sein soll, um unerwartet hohen Bedarf im Eindeckungszeitraum befriedigen zu können. Die Aufgabe des Sicherheitsbestands besteht darin, die Gefahr der Entstehung von Fehlmengen zu vermindern. [15] Überlieferungstoleranz: Vom Benutzer festgelegter Wert, der ausdrückt, um wie viel Prozent die gelieferte Menge die beschaffte überschreiten darf, damit das System die Lieferung noch akzeptiert. [16] Unterlieferungstoleranz: Vom Benutzer festgelegter Wert, der ausdrückt, um wieviel Prozent die gelieferte Menge die beschaffte unterschreiten darf, damit das System die Lieferung noch akzeptiert. [17] Natascha Gasser M6_LO002 Grunddaten in der Materialwirtschaft Seite 14

15 [9] SAP-Bibliothek-Glossar 2004 [10] SAP-Bibliothek-Glossar 2004 [11] Vgl. Zasterbox 2004 [12] SAP-Bibliothek-Glossar 2004 [13] Schneck 1998, S. 493 [14] Vgl. GLOSSAR.de 2004 [15] SAP-Bibliothek-Glossar 2004 [16] SAP-Bibliothek-Glossar 2004 [17] SAP-Bibliothek-Glossar 2004 Natascha Gasser M6_LO002 Grunddaten in der Materialwirtschaft Seite 15

16 6 Literaturverzeichnis GLOSSAR.de (2004): ARCHmatic-Glossar und lexikon. Online im Internet: m (Download: ) IBM Corporation in Zusammenarbeit mit enycon (2002): Überblick SAP R/3. Im Rahmen der Vorlesung Anwendung Betrieblicher Standardsoftware an der Universität Kaiserslautern, Lehrstuhl für Betriebsinformatik und Operations Research. Teil 2. Vorlesung Anwendung Betrieblicher Standardsoftware and der Universität Kaiserslautern. Kistner, Klaus-Peter; Steven, Marion (1999): Betriebswirtschaftlehre im Grundstudium 1. Produktion, Absatz, Finanzierung. 3. Aufl. Heidelberg: Physica. Körsgen, Frank (2001): SAP-Fallstudien. Köln. Laroque, Stefan; Jens Philippi (2001): SAP R/3 - Materialwirtschaft. 1. Aufl. München: Addison-Wesley. SAP (2004): SAP-Bibliothek-Glossar. Online im Internet: frameset.htm (Download: ) Schneck, Ottmar (1998): Lexikon der Betriebswirtschaft. Über 3000 grundlegende und aktuelle Begriffe für Studium und Beruf. 3. Aufl. München: C.H: Beck. Zasterbox (2004): Wirtschaftsauskünfte - Bonitätsprüfungen Kreditmanagement/Forderungsmanagement. Online im Internet: Forderungsmanagement/Kreditoren/Kreditoren.html/cms/lexikon/op/content/tid/816 (Download: ) Natascha Gasser M6_LO002 Grunddaten in der Materialwirtschaft Seite 16