Doxis4 Vertragsmanagement

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1 Fact Sheet Verträge mit Doxis4 managen Doxis4 Vertragsmanagement Executive Summary Das Doxis4 Vertragsmanagement verwaltet Verträge und die zugehörigen Vertragsunterlagen inklusive der entsprechenden Vertragsdaten (Laufzeiten, Fristen, Werte etc.). Somit wird eine qualifizierte Recherche nach laufenden wie auch bereits abgeschlossenen Verträgen gewährleistet. Der digitale Aktendeckel ist der zentrale Einstiegpunkt, dient als Informationscockpit und bietet einen Überblick über alle vertragsrelevanten Daten. Die integrierte Fristenverwaltung stellt sicher, dass keine vertragsrelevanten Termine in Vergessenheit geraten. Die automatische Erinnerung an Kündigungsfristen und eine übersichtliche Darstellung der jeweiligen Laufzeiten schafft Transparenz im Vertragswesen. Kumulierte Darstellungen sowie Exporte in Drittsysteme wie z.b. Microsoft Excel können mit wenigen Mausklicks erzielt werden.

2 Zusammenfassung Das Doxis4 Vertragsmanagement dient dem revisionssicheren Archivieren, Recherchieren, Verwalten und Überwachen von Vertragsunterlagen. Folgenden Leistungsumfang bietet das Doxis4 Vertragsmanagement: Einheitliche Verwaltung von Verträgen Automatische Vergabe der internen Vertragsnummer Verwaltung von befristeten und unbefristeten Verträgen Überwachung von Vertragsfristen Berücksichtigung von Mindestlaufzeiten Automatische Verlängerung von Laufzeiten Automatische Fristanpassungen Automatische Anpassung der Vertragsphase Automatische Anpassung des Gewährleistungsstatus Verwaltung interner und externer Ansprechpartner Ablage von Vertragsdokumenten Komfortable Suche nach Vertragsakten Komfortable Suche nach Vertragsdokumenten Automatische Benachrichtigungen Kalenderansicht zur Darstellung des Kündigungstermins Erstellen von Vertragsdokumenten über Dokumentvorlagen Bearbeitungshistorie von Vertragsakten und Vertragsdokumenten Vertragsdaten übersichtlich dargestellt Elektronische Vertragsakten Die Grundlage des Doxis4 Vertragsmanagements bilden elektronische Akten. Diese sind eine Art Container- Dokument. Sie dienen dazu, inhaltlich verwandte Informationen zusammenzufassen. Akten werden in Aktenklassen, einer Menge von ähnlichen Akten (hier Vertragsakten), untergliedert. Dokumente können dabei in verschiedenen Akten verlinkt sein (Mehrfachverknüpfung), auch wenn sie nur einmal abgelegt wurden. Um die Inhalte einer elektronischen Akte zu gliedern, hat diese eine interne Registerstruktur. Diese kann für eine Aktenklasse vordefiniert werden, sodass sichergestellt ist, dass auch hunderttausende von Akten immer die gleiche Struktur aufweisen im Unterschied zu chaotischen Ordnerstrukturen in Dateisystemen. Zentraler Einstiegspunkt: das Aktendeckblatt Als zentraler Einstiegspunkt zur Vertragsverwaltung dient der digitale Aktendeckel, auf welchem die Metadaten angezeigt werden. Dieser wird auch Aktendeckblatt genannt. Das Aktendeckblatt schafft Transparenz über die Abb. 1: Aktendeckblatt eines Vertrages Seite 2

3 jeweiligen Verträge und stellt dem Bearbeiter alle vertragsrelevanten Daten, Dokumente und Fristen strukturiert auf einen Blick zur Verfügung. So ist er jederzeit und aktuell über Laufzeiten, Kündigungsfristen, Vertragsvolumina und weitere wichtige Vertragsdaten informiert. entscheiden kann. Der gesamte Lebenszyklus der Verträge von der Erstellung über eine Nachverhandlung bis hin zum Ablauf bzw. der Kündigung wird dokumentiert. Fristverwaltung Ein elementarer Bestandteil im Umgang mit Verträgen ist, dass Vertragsfristen transparent im Blick sind und überwacht werden können. Fristen können hierbei z.b. Widerrufsfristen, Rücktrittsfristen oder auch die termingerechte Anforderung vertragsrelevanter Unterlagen sein. Das Doxis4 Vertragsmanagement überwacht im Rahmen der Fristenverwaltung Termine und Fristen. Neben der reinen Terminüberwachung inkl. aktiver Benachrichtigung des zuständigen Bearbeiters bei Erreichen oder Überschreiten eines Termins, können auch weitere Aktionen mit den Terminen verknüpft werden. Wird z.b. ein vorgegebener Termin erreicht, wird automatisch eine Aktion ausgelöst. Dies kann eine automatische Vertragsverlängerung oder eben auch eine Benachrichtigung (Notifikation) sein, sodass der informierte Mitarbeiter eigenständig über nachfolgende Schritte Abb. 3: Angabe von Fristen im Doxis4 Vertragsmanagement In der Fristenverwaltung sind vordefinierte Regelwerke für die möglichen Vertragslaufzeittypen vorgesehen. Diese können mit verschiedenen Vertragsarten kombiniert werden. Bereits im Standard stehen unbefristete Verträge, befristete Verträge sowie Verträge mit befristeter Laufzeit und automatischer Verlängerung zur Verfügung. Wenn sich ein befristeter Vertrag mit automatischer Verlängerung verlängert, werden automatisch die neuen geltenden Kündigungsfristen etc. neu errechnet und gesetzt. Abb. 2: Kalenderansicht Kündigungsfristen des Doxis4 Vertragsmanagements Seite 3

4 Kalenderansicht stellt Termine dar Angelehnt an die Verwaltung von Terminen in z.b. Microsoft Outlook, steht auch im Doxis4 Vertragsmanagement eine Kalenderansicht zur Darstellung von Terminen und Fristen zur Verfügung. Ein schneller Überblick über anstehende Termine und Aufgaben ist so für den Bearbeiter gewährleistet. Komfortable Funktionen für einen schnellen Wechsel zwischen z.b. Tages-, Wochen- oder Monatsansicht stehen dabei zur Verfügung. Wiedervorlagen Eine komfortable Möglichkeit z.b. rollierende Termine zu verwalten, stellen Wiedervorlagen dar. Es kann z.b. ein Vertrag zu einem periodisch wiederkehrenden Termin beispielsweise dem ersten Werktag des folgenden Monats dem zuständigen Bearbeiter wieder vorgelegt werden. Des Weiteren können auch die Aufgaben im Rahmen des Vertragsmanagements auf Wiedervorlage gelegt werden z.b. die Anforderung vertragsrelevanter Unterlagen. Integrationsmöglichkeiten Das Doxis4 Vertragsmanagement bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Integration in bereits vorhandene Systeme. Dies können sowohl ERP- oder CRM-Systeme sein als auch z.b. Office-Anwendungen und Mailsysteme. Beispiel Office-Integration: Dokumentenvorlagen Eine der vielen Integrationsmöglichkeiten kann z.b. das Zusammenspiel zwischen Microsoft Office und Doxis4 sein. Über diese Integration ist es z.b. einfach möglich, die Word- Vorlagen in Doxis4 zu verwalten. Die Vorlagen können dabei Standardverträge, Schriftverkehr oder beliebige andere Texte sein. Der Umgang mit den Vorlagen ist denkbar einfach: Der Bearbeiter wählt im Doxis4 Vertragsmanagement eine Vorlage aus und gibt ggf. weitere Informationen (Indexdaten wie z.b. Vertragspartner und -gegenstand) ein. Doxis4 übergibt die Indexdaten an Microsoft Word, mischt diese in die Vorlage ein und der Bearbeiter kann wie gewohnt mit dem Textverarbeitungsprogramm arbeiten. Doxis4 übernimmt dabei typische Dokumentenmanagement- Funktionen wie die Versionierung der Dokumente, die Verwaltung von Arbeitsversionen und auch das Konvertieren der Dokumente in Langzeitformate mit dem optionalen Doxis4 Renditon Server. Auswertungen lassen sich mit nur wenigen Mausklicks individuell erstellen. Eine Recherche z.b. nach Verträgen mit einem bestimmten Lieferanten gibt eine entsprechende Ergebnisliste (Treffermenge) zurück. Über die Verdichtung genannte Funktion von Doxis4 können dann aus der Treffermenge z.b. die Vertragsvolumina komprimiert dargestellt werden. Die zugehörigen Verträge sind aus dieser Verdichtung mit nur einem Mausklick aufrufbar. Funktionen wie das Gruppieren, Sortieren, Filtern und Zoomen stehen jederzeit in den Ergebnislisten zur Verfügung. Um Treffermengen außerhalb von Doxis4 z.b. in Microsoft Excel nutzen zu können, können die Ergebnisse (z.b. als CSV-Datei) exportiert werden. Einer weiteren Auswertung der Vertragsdaten steht damit nichts mehr im Wege. Grafische Auswertungen in Form von Reports stellt der optionale Doxis4 Reporting Service zur Verfügung. Dieser kann nahtlos in das Doxis4 Vertragsmanagement integriert werden. Die Reporte ermöglichen es, gezielt Daten auszuwerten und in grafischen Diagrammen darzustellen. Auch Durchlauf- und Bearbeitungszeiten lassen sich auf diesem Wege auswerten. Kontaktverwaltung Um das Doxis4 Vertragsmanagement auch unabhängig z.b. von einem CRM-System oder einer anderen Quelle mit den Daten der Vertragspartner nutzen zu können, stehen Funktionen für die Anlage und Verwaltung solcher Kontaktdaten zur Verfügung. Neben den internen Ansprechpartnern (z.b. fachlich verantwortliche Person) können auch die Anschrift sowie die zuständigen Mitarbeiter des Vertragspartners erfasst werden. Bereits vorhandene Daten aus Verzeichnisdiensten (z.b. Microsoft Active Directory) und Drittsystemen wie CRM oder einer Datenbank können in Doxis4 übernommen werden. Eine doppelte Pflege der Daten kann somit entfallen. Auswertung von Vertragsdaten Um eine kumulierte Sicht auf Vertragsdaten zu erhalten, stellt Doxis4 Vertragsmanagement umfangreiche Möglichkeiten zur Auswertung von Vertragsdaten zur Verfügung. Seite 4

5 verbindet den Design by Doing -Ansatz mit Doing by Design und ermöglicht es so z.b. auch, Ad-hoc-Workflows millionenfach ablaufen zu lassen. Der Einstieg ins BPM und seine Umsetzung wird mit Doxis4 erheblich vereinfacht und beschleunigt: Vom einfachen Start mit Postkörben (Routing) über den Einsatz des Doxis4 Task Management Service (Ad-hoc-Prozesse) hin zum Ausbau mit dem Doxis4 Process Management Service (Abbildung komplexer Prozessmodelle) bietet Doxis4 einen Bottom-Up - Ansatz vom Start weg produktiv oder einfach Instant-on. Da Doxis4 eine Plattform für alle Services ist nicht nur ECM oder nur BPM, profitieren beide Welten von gemeinsamen Metadaten und einheitlichen Services. Prozesse werden mit Akten verbunden, Dokumente mit Prozessen und natürlich auch beliebig umgekehrt. Selbstverständlich können Prozesse auch ohne Dokumente oder Akten ablaufen. Abb. 1: Kontaktverwaltung im Doxis4 Vertragsmanagement Mehrwerte mit dem Doxis4 Vertragsmanagement Prozess und Aufgabenverwaltung mit Doxis4 BPM Eine wichtige Voraussetzung beim Umgang mit Verträgen ist die Transparenz über Laufzeiten, Volumina, Ansprechpartner, Verantwortliche, Bearbeitungsschritte usw. Um diese Transparenz zu schaffen, steht für das Doxis4 Vertragsmanagement optional das Doxis4 Task & Process Management zur Verfügung. Flexibel agieren, ohne die Kontrolle zu verlieren: Doxis4 gibt jederzeit umfassend Auskunft über die Prozessschritte, den Verbleib von Dokumenten und Informationen. Die zuständigen Mitarbeiter erhalten zu bearbeitende Verträge und Vertragsdokumente über Arbeits- bzw. Postkörbe. Die Postkörbe sind dabei in Doxis4 integriert und stellen sicher, dass nachvollziehbar ist, wer wann welche Aufgabe oder welchen Vertrag erhalten hat. Die Verteilung über andere Groupwaresysteme wie Microsoft Outlook mit Nachteilen wie Schattenablagen, CC-Mails oder unkontrollierter Weiterverteilung von Verträgen kann damit entfallen. Die Workflow-Funktionalitäten gewährleisten, dass zu jeder Zeit die Bearbeitungsschritte im Zusammenhang mit Verträgen nachvollziehbar sind und bleiben. Ist eine der Doxis4 vereint auf einer hybriden Technologieplattform BPM (Business Process Management) und ECM (Enterprise Content Management): Dokumente, Vorgänge und Akten bilden die Brücke zwischen den prozesszentrierten und inhaltszentrierten Ansätzen. Gleichermaßen bietet Doxis4 die Mög-lichkeit, strukturierte und Ad-hoc- Prozesse abzubilden auch in Kombination. Hybride Prozesse erleichtern dem Anwender die tägliche Arbeit. Doxis4 Abb. 2: -Benachrichtigung über ein neues Dokument Seite 5

6 Abb. 3: Recherche in Indexwerten nach Vertragstyp und Wirksamkeit Aufgaben im Workflow (z.b. die Freigabe eines Vertrages) abgeschlossen, kann auch im Nachhinein jederzeit nachvollzogen werden, wer die Aufgabe wann erledigt hat. Ein weiterer Vorteil ist die Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter: Auf einen Blick ist erkennbar, wer der geeignete Ansprechpartner ist, wo der Vertrag zurzeit zur Bearbeitung liegt oder wer für Fragen bei einer Verlängerung oder Kündigung zuständig ist. Mithilfe der optionalen Doxis4 BPM Services kann das Doxis4 Vertragsmanagement um individuelle Aufgabenlisten sowie Prozessdefinitionen jederzeit erweitert werden. Abonnement Service Jederzeit auskunftsfähig zu sein und zeitnah über Änderungen informiert zu werden, bildet das Rückgrat bei der Arbeit mit Verträgen. Der integrierte Abonnement Service informiert den Bearbeiter über Ereignisse innerhalb einer oder mehrerer Vertragsakten. Ereignisse können dabei die Änderung eines Dokuments oder die Änderungen kompletter Inhalte einer Vertragsakte sein. Ein Abonnement stellt die Benachrichtigung per dar. Aus der heraus hat der Empfänger direkten Zugriff auf das abonnierte Objekt (Akte, Dokument, Vorgang). Verschiedene Arten von Abonnements können erstellt werden: Sowohl eigene als auch administrativ (global) erstellte. Akten-Historie Wer hat wann welche Änderung an einem Vertrag oder Vertragsdokument vorgenommen? Diese Frage beantwortet der optionale Doxis4 Audit Trail Service. Dazu protokolliert der Service alle Aufrufe und Bearbeitungen am Informationsobjekt (z.b. an Dokumenten, Akten, Vorgängen), um Einsichtnahmen und Änderungen nachvollziehbar zu machen. Es lassen sich verschiedene Audit-Kategorien aktivieren und konfigurieren, sodass festgelegt werden kann, ob überhaupt und wie granular der Audit-Trail erfolgen soll ausgenommen sind hierbei Änderungen am Doxis4 Audit Trail Service selbst: diese werden immer protokolliert. Retention Management Ein wichtiger Punkt im Rahmen des Managements von Verträgen ist der Umgang mit Aufbewahrungsfristen. Die Aufbewahrungsfristen für Unternehmen werden hauptsachlich in zwei Rechtsgrundlagen geregelt, dem Steuerrecht und dem Handelsrecht. Im Bereich des Steuerrechts werden die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenordnung (AO) geregelt, im Bereich des Handelsrechts enthält das Handelsgesetzbuch (HGB) entsprechende Vorschriften für Kaufleute. Es gibt aber auch Aufbewahrungsfristen aus anderen Rechtsgebieten, so insbesondere zum Beispiel aus dem Arbeitsrecht, dem Sozialversicherungsrecht oder dem Produkthaftungsgesetz. Darüber hinaus gibt es hierzu eine Vielzahl anderer Regularien in Bezug auf Aufbewahrungsfristen (z.b. GoBD (ehemals GoBS und Wir empfehlen Ihnen zur weiteren Information die Fact Sheets: Doxis4 Task & Process Management Doxis4 Archiv Service Seite 6

7 GDPdU). Auch für aktive Verträge kommt den Aufbewahrungsfristen gemäß Aufbewahrungsrichtlinien für archivierte Verträge eine hohe Bedeutung zu. Über das Doxis4 Vertragsmanagement werden Wir empfehlen Ihnen zur weiteren Information die Fact Sheets: Doxis4 DMS Service Doxis4 wincube Doxis4 Records & Relationship Service Doxis4 Rendition Service Doxi4 Fulltext Service entsprechend diese Aufbewahrungsfristen definiert. Basis kann dort der Archivbereich (wo ist das Dokument abgelegt) oder die Dokumentart (z.b. Kaufvertrag, Leasingvertrag oder Korrespondenz) sein. Über Regeln lassen sich minimale wie auch maximale Aufbewahrungsfristen definieren, die von Doxis4 überwacht werden. Mit dem Ablauf einer Aufbewahrungsfrist werden je nach hinterlegter Regel die archivierten Objekte logisch gelöscht (d.h. die Dokumente werden über normale Mechanismen nicht mehr gefunden) oder physikalisch zur Löschung freigegeben. Um eine versehentliche Löschung von Dokumenten zu verhindern, bietet Doxis4 individuell einsetzbare Sperrmechanismen. Diese verhindern das Löschen, auch wenn eine Aufbewahrungsfrist erreicht wurde dies ist z.b. sinnvoll, wenn ein nicht abgeschlossener Rechtsstreit anhängig ist, die Vertragsdokumente jedoch gemäß der Aufbewahrungsfrist gelöscht würden. Recherche in Verträgen und Vertragsakten Auskunftsfähigkeit kann auch als Schlagwort im Zusammenhang mit der Recherche in und nach Vertragsdaten genannt werden. Ziel einer Suche ist es, schnell und effizient Verträge und Vertragsunterlagen im Doxis4 Vertragsmanagement zu finden. Der Anwender kann dafür eine einfache Suche über Indexwerte wie z.b. Vertragspartner oder auch eine Suche im Inhalt der Dokumente (Volltext) ausführen. Dabei können beide Arten der Suche miteinander kombiniert werden, sodass eine Suche nach Verträgen mit einem bestimmten Geschäftspartner und einem definierten Vertragsinhalt problemlos möglich ist. Doxis4 nimmt den Anwender bei seiner Suche an die Hand und unterstützt ihn mit Folgesuchen und Vorschlagswerten bei der Suche. Doxis4 Vertragsmanagement-Highlights Vertragsmanagement zur sicheren und vollständigen Aufbewahrung von Vertragsinhalten. Transparenz über den gesamten Vertragsvorgang von der ersten Anfrage über Angebote und abgeschlossene Verträge bis hin zu Veränderungen und Auflösung. Minimierung von Risiken, die durch Verlust, fehlende Vertragskenntnisse oder unkontrollierte Verlängerung entstehen. Frühzeitige Hinweise auf Termine und Fristen. Standort- und abteilungsübergreifender Zugriff auf Verträge, deren Austausch und Bearbeitung. Individuelles Berechtigungskonzept, das unkontrollierten Zugriff auf Verträge unterbindet. Erstellung von Verdichtungen und Auswertungen. Revisionssichere Speicherung, sowie optionales Rendering in sichere Formate (TIFF oder PDF/A). Übersichtliche und umfassende Übersicht für Metadaten und Dokumentenordner durch Aktendeckblatt. Umfangreiche Dokumentenmanagement-Funktionen (Versionierung, Arbeitsversionen, Check-out/-in usw.) Wiedervorlagefunktion und Fristenverwaltung. Freigabe- und Bearbeitungsprozesse über Workflow. Optional: Flexible Auswertungsfunktionen über definierbare Reports Integrationsmöglichkeit in bestehende Anwendungen (z.b. Fachanwendung oder Microsoft Office) Einordnung im Produktportfolio Die Doxis4 Vertragsverwaltung gehört zu den Doxis4- Lösungen der Doxis4 iecm-suite und ist ein Baustein der Doxis4-Plattform. Seite 7

8 Abb. 4: Einordnung im Doxis4 Produkt Portfolio Technische Voraussetzungen Doxis4 CSB 3.0 Termine und Fristen Verwaltung von Dokumentvorlagen Doxis4 wincube 7.0 Product Scorecard Doxis4 Vertragsmanagement Nutzen Sie unsere Product Scorecards, um Ihre Anforderungen einfach mit den Leistungsmerkmalen der Doxis4 iecm-lösungen abzugleichen. Doxis4 Vertragsmanagement Fristenüberwachung mit automatischer Anpassung der Fristen bei Vertragsverlängerungen Automatische Benachrichtigung zu wichtigen vertragsrelevanten Terminen Automatische Folgeaktionen bei Fristerreichung Benachrichtigungsdienst (Abonnement) per E- Mail bei Fristerreichung oder Änderung an Dokumenten/Akten/Vorgängen Kalenderansichten schaffen Übersicht über Auswertungen und Verdichtungen (mit direktem Absprung auf zugehörige Verträge) Umfangreiche Verwaltung von Kontaktdaten inkl. Abgleich mit vorhandenen Datenbanken/ Systemen Verwaltung der Prozesse und Aufgaben (z.b. Genehmigungsprozesse) Übersicht über Aufgaben durch Arbeit mit Postkörben auch über bereits erledigte Aufgaben Nachvollziehbarkeit durch Abbildung einer kompletten Historie (sowohl für Dokumente als auch für Akten) von der Erstellung bis zur Kündigung Umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten für Aufbewahrungsfristen Sperrmechanismen verhindern unbeabsichtigtes Löschen von Dokumenten/Akten Integrierte Suche nach Indexdaten und Seite 8

9 Volltextsuche kombinierbar Vorkonfigurierte Vertragslaufzeiten, automatische Vertragsverlängerungen Aktendeckel mit allen wichtigen Vertragsdaten Wiedervorlagen von einzelnen Vorgängen Erstellung von individuellen Prozessen und Aufgaben Nutzung von Dokumentenvorlagen Verdichtung für Auswertungen und Exportfunktionen Kontaktdatenverwaltung Abbildung interner Freigabeprozesse Aktenbezogene Rechtevergabe auf Basis von Gruppen und Rollen Sicherheit durch revisionssichere Archivierung Hinweis zum Dokument Das vorliegende Fact Sheet bezieht sich auf die Produktversion V 3.00 des Doxis4 Vertragsmanagements. Herausgeber SERgroup Holding International GmbH Joseph-Schumpeter-Allee 19 D Bonn Tel: info@ser.de Internet: Deutschland: info@ser.de Österreich: office@ser.at Schweiz: info@ser.ch Technische Änderungen, Irrtümer und Druckfehler vorbehalten. Alle Warenzeichen sind eingetragene Warenzeichen ihrer Eigentümer. Aussagen über gesetzliche, rechtliche und steuerliche Vorschriften gelten als nicht verbindlich. Alle Angaben im Prospekt sind als annähernd zu betrachten. Änderungen in Konstruktion und Lieferumfang bleiben vorbehalten. (V03.00, D) SERgroup Holding International GmbH Seite 9