Lange Nacht der Verwaltung

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1 Lange Nacht der Verwaltung Softwaregestütztes Berichtswesen Ihre Unterlagen 1

2 Das Institut für Public Management Wir sind Partner und Dienstleister für den öffentlichen Sektor. Was sind unsere Ziele Entwicklung von praktikablen Lösungen mit Berücksichtigung der öffentlichen Spezifika Unterstützung der öffentlichen Institutionen bei der Implementierung Was wir bieten Beratung & Seminare Was uns ausmacht: Wir sind Teil von Forschung und Lehre! Wir lehren zu den Themen der Verwaltungsreform und öffentlichen Betriebswirtschaft. Wir zeigen Ihnen die Lösung! Wir nutzen bewährte Konzepte und Methoden und können auf Lösungen aus der Praxis zurückgreifen. Finanzbuchhaltung & Haushaltswesen Buchhaltung Haushaltsplanung und - steuerung Haushalsplanprüfung Bewertung und Bilanzierung Jahresabschlusserstellung Jahresabschlussanalyse Kommunaler Gesamtabschluss Beteiligungsmanagement Controlling & Berichtswesen Kosten- und Leistungsrechnung Kostenmanagement Investition und Finanzierung Produktziele und Kennzahlen Controllingsysteme Berichtswesen Vertragsmanagement Gestaltung der kommunalen Entwicklung Strategieorientierte Budgetanalyse Sanierungsberatung Leitbilder Benchmarking Demografischer Wandel Qualitätsmanagement Geschäftsprozessoptimierung Projektmanagement Aufbau Bürgerbüro 2

3 Ihre Ansprechpartner am IPM Strategien, Produkteziele, Kennzahlen, WiBe Christian Müller-Elmau Leiter, App. 45 Leitbilder, Kommunalsteuerung, Organisationsoptimierung Oliver Massalski App. 45 Konsolidierter Gesamtabschluss (KONSO- PRO und KONSO-KOMFORT ), Doppik Christoph Lehmitz App. 46 Beteiligungsmanagement, WiBe, Softwaregestütztes Berichtswesen, KLR Arndt Krischok App. 47 3

4 Ihre Ansprechpartner am IPM Bilanzanalyse, Prüfung strategische Leistungsfähigkeit Peter Harder App. 46 Kommunalfinanzierung, Schuldenmanagement, Haushaltskonsolidierung Heiko Keller App. 48 Wirtschaftlichkeitsberechnungen, Gebührenkalkulation Benjamin Wagner App. 46 Softwaregestütztes Berichtswesen, Gebührenkalkulation, KLR Michael Burkl App. 47 4

5 Lange Nacht der Verwaltung 2014 Agenda 1. Softwaregestütztes Berichtswesen Christian Müller-Elmau 2. Praxisvortrag - Haushaltsvollzugsbericht Arndt Krischok 3. Vorstellung einer Softwarelösung Michael Burkl 5

6 Lange Nacht der Verwaltung Softwaregestütztes Berichtswesen Christian Müller-Elmau 6

7 1. Softwaregestütztes Berichtswesen Kognitionsforschung zeigt Unterschiede zwischen beruflichem und privaten Interesse 7

8 1. Softwaregestütztes Berichtswesen Zur allgemeinen Rolle der Information im Führungsprozess Eine Information kann für einen Entscheider nur dann nützlich sein, wenn er sie verwerten kann. - Franken, Verhaltensorientierte Führung, 2010 Informationen werden für die Entscheidungsfindung dann umso bedeutender, wenn eine Vielzahl von zu berücksichtigenden Variablen die Operationalisierbarkeit des Entscheidungsproblems erschwert. Brauchlin, Probleme und Entscheidungen, 1990 Entscheider verfügen nur über eine begrenzte Kapazität zur Problemverarbeitung. Übersteigt der Lösungsaufwand die freie Verarbeitungsenergie, wird eine gute Entscheidung unmöglich. Cohen et al., Wahlverhalten,

9 1. Softwaregestütztes Berichtswesen Brauchen kommunale Führungskräfte Informationen? 9

10 1. Softwaregestütztes Berichtswesen Brauchen kommunale Führungskräfte Informationen? Ziele und Kennzahlen als Grundlage der HH-Planung, Steuerung und Kontrolle erfordern systematisch erfasste Informationen zu Leistungsmenge, -qualität und -wirkung integrierte Fach- und Ressourcenkompetenz erfordert umfassendere Berichterstattung über den dezentralen Leistungsvollzug als zentrale Führungsspitze steigende Anforderungen der Bürger erfordern transparentere und partizipativere Entscheidungsabläufe abnehmende Loyalität der Staatsbediensteten erfordert neue Führungsstile 10

11 1. Softwaregestütztes Berichtswesen Überblick zu kommunalen Führungsinformationen 11

12 1. Softwaregestütztes Berichtswesen Unterschiedliche Entwicklungsstände zum Berichtswesen MS Excel Berichtswesen in Excel, Ausdruck als.pdf Bereitstellen von.xls &.pdf via Web MS Excel mit Datenbank Berichtswesen aus relationalen & multidimensionalen Datenbanken Schreibender DB-Zugriff via Web auf Planungs- & Controllingdaten Produkte Monate Wert Produkt 1 Jan 100 Produkt 2 Mär 300 Produkt 1 Mär 140 Produkt 3 Jan 900 Produkt 2 Feb 350 Produkt 3 Feb 1100 Produkt 2 Feb 950 Produkt 1 Feb 120 Alle Kommunen Wenige Kommune Wenige Kommunen Sehr Wenige Kommunen Durchgängige Analytik Technische Erweiterbarkeit Geringe Wartungsintensität durch Web-Frontend Produkte Monate Wert Produkt 1 Jan 100 Produkt 2 Mär 300 Produkt 1 Mär 140 Produkt 3 Jan 900 Produkt 2 Feb 350 Produkt 3 Feb 1100 Produkt 2 Feb 950 Produkt 1 Feb 120 Anbindung heterogener Produktivsysteme aller Art Abbildung komplexer Zusammenhänge Performantes Ad-hoc-Reporting dank OLAP 12

13 1. Softwaregestütztes Berichtswesen Modell der optimalen Datenintegration Ihr HKR-System (SAP R3 / KIRP etc. / weitere Datenquellen) Sammeln aktueller Einzelinformationen zentrale, einheitliche Datenbasis Regelmäßige Verteilung standardisierter Informationen Einzelstatistiken Ad-hoc-Analyse / Beantworten spontan aufgeworfener Fragestellungen Produkte Monate Wert Produkt 1 Jan 100 Produkt 2 Mär 300 Produkt 1 Mär 140 Produkt 3 Jan 900 Produkt 2 Feb 350 Produkt 3 Feb 1100 Produkt 2 Feb 950 Produkt 1 Feb 120 Excel Datenquellen Datenimport Datenhaltung Analyse & Planung 13

14 1. Softwaregestütztes Berichtswesen Berichte der Verwaltung richten sich nach innen oder außen Externe Adressaten Politik Öffentlichkeit Andere Behörden Banken Bericht Bericht Bericht Bericht Interne Adressaten Verwaltungsführung Bürgermeister + Dezernate Ämter/Sachgebiete Budgetverantwortliche Produktverantwortliche Kostenstellenverantwortliche Mitarbeiter 14

15 1. Softwaregestütztes Berichtswesen Hoher Regelungsgrad der pflichtigen Berichte -Grundlage Zeitraum Struktur Inhalte unterjähriger Haushaltsvollzugsbericht gem. 20 GemHVO (Doppik) Halbjährlich Nein Nein Berichte zum Jahresabschluss gem GemHVO (Doppik) Jährlich gem GemHVO (Doppik) gem GemHVO (Doppik) Konsolidierungsbericht gem GemHVO (Doppik) Jährlich gem GemHVO (Doppik) gem GemHVO (Doppik) Sonderberichte gem. 20 GemHVO (Doppik) Nein Nein Fallbezogen 15

16 1. Softwaregestütztes Berichtswesen Geringer Regelungsgrad der pflichtigen Berichte Berichte für die Verwaltungsleitung (BM + Dezernenten) Berichte für die Amtsleitung Zeitraum Struktur Inhalte Berichte für die Sachgebietsleitung Berichte für Untersachgebiete/ Abteilungen 16

17 1. Softwaregestütztes Berichtswesen Haushaltsvollzugsbericht als Prüfstein eines guten Berichtswesens trotz Gesetzespflicht kaum Vorgaben Gestaltungsspielraum Ausgangspunkt: Informationsbedarf der Politik Leitbild: Moderne / Neue Verwaltungssteuerung Aufgabe der Politik - mehr Was - weniger Wie Entwicklung der - Ergebnis-Rechnung - Investitionen - EK-Positionen - Prognosen statt Ist- Werte + Konzentration auf Kontengruppen - Produkte/Teil-HH nur bei Abweichung Entwicklung der - Mengenziele - Wirkungsziele - Qualitätsziele - Darstellung der strategischen Entwicklung - Produktkennzahlen nur bei Abweichung einfache und medienbruchfreie Bereitstellung von (e)berichten 17

18 1. Softwaregestütztes Berichtswesen Kostenvergleich zu Berichtswesenlösungen Personalkosten für zentrales Controlling/Berichtswesen Personalkosten für Zuarbeiten in drei Fachbereichen Abschreibung für BW-Software über 5 Jahre Berichtswesen in Word/Excel Berichtswesen mit einer leistungsfähigen Software 1,0 Mitarbeitende = ,5 Mitarbeitende = *0,5 Mitarbeitende = *0,25 Mitarbeitende = / 5 Jahre = Softwarepflegekosten pro Jahr Gesamtkosten pro Jahr

19 Lange Nacht der Verwaltung Praxisvortrag - Haushaltsvollzugsbericht Arndt Krischok 19

20 2. Praxisvortrag Eckdaten der Gemeinde Stahnsdorf: südwestlich von Berlin Landkreis Potsdam-Mittelmark seit 2001 Einheitsgemeinde (davor Amt) Einwohner: Doppikumstellung in 2011 Verwaltung gegliedert in 3 Fachbereiche 20

21 2. Praxisvortrag Vorgehen im Projekt: 1. Bestimmung des Steuerungs- und Informationsbedarfs 2. Prüfung der Ausgabemöglichkeiten der Finanz- und Ergebnisdaten des örtlichen HKR-Systems 3. Datenvalidierung und Abgleich mit dem Vorsystem 4. Ermittlung der nicht-monetären Daten (Bevölkerungsentwicklung) 5. Bestimmung von Berichtsumfang und -inhalten 6. optische Gestaltung und Format des Berichts 7. (manuelle) Eingabe der Prognosen 21

22 2. Praxisvortrag Gliederung des Haushaltsvollzugsberichtes: 1. Ergebnis- und Finanzüberblick 2. Übersicht Erträge 3. Übersicht Aufwendungen 4. Gesamt-investive Zahlungen 5. Maßnahme Horthaus Heinrich-Zille-Schule 6. Maßnahmen Tiefbau 7. Bevölkerungsentwicklung 8. Fazit 22

23 2. Praxisvortrag Potenziale für die künftige Gestaltung des Haushaltsvollzugsberichtes: Erläuterungen zu den Abweichungen (Kommentare) Berichte über Ziele-Kennzahlen, Eigenkapitalentwicklung, Liquiditätsentwicklung, Kreditstand 23

24 Lange Nacht der Verwaltung Vorstellung einer Softwarelösung Michael Burkl 24

25 3. Vorstellung einer Softwarelösung CP Suite als modulares System für die Steuerung Ihrer Kommune 25

26 3. Vorstellung einer Softwarelösung Der Corporate Planner und seine Planungsfunktionen 26

27 3. Vorstellung einer Softwarelösung Mit dem Corporate Planner schnell und einfach Analysen starten 27

28 3. Vorstellung einer Softwarelösung Standardisierte Berichte mit dem Corporate Planner zielgruppengerecht aufbereiten 28

29 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Wir freuen uns, Sie auch wieder bei der nächsten Langen Nacht der Verwaltung am begrüßen zu können. Institut für Public Management am Institut für Prozessoptimierung und Boxhagener Straße 119 T: +49-(0) Informationstechnologien GmbH Berlin F: +49-(0) M: W: 29