ANLEITUNG REGION VILLACH BUCHUNGSSYSTEM

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1 ANLEITUNG REGION VILLACH BUCHUNGSSYSTEM WEBCLIENT.0 Region Villach Tourismus GmbH 95 Villach-Landskron T: + (0)/ 00 0 F: + (0)/ office@region-villach.at

2 INHALTSVERZEICHNIS.0. EINSTIEG IN DAS SYSTEM.0. STAMMDATEN 5.. Allgemeine Daten 5 a.) Allgemein 5 b.) Adressen 5 c.) Zahlungseinstellungen 6 d.) Karten & Entfernungen 6 e.) Diverse Einstellungen 7.. Beschreibungen 7.. Bilder & Videos 8.. Ausstattung 9.0. PRODUKTE 0. Zimmertyp Details 0. Produktdetails.. Bilder Zimmer/Appartements.. Produktbeschreibung.. Ausstattungskriterien.0. VERFÜGBARKEITEN UND PREISE.. Standardeinstellungen a.) Preise (Endreinigung, Kurznächtigungszuschläge, ) b.) Saisonen (Standardsaisonen) 5.. Kalender 6 a.) Preise (alle Preisvorlagen) 6 b.) Anreiseregeln (Mindestaufenthalte) 8 c.) Zahlungs- und Stornorichtlinien 9 d.) Verfügbarkeiten 0.. Zeitraumwartung a.) Zeitraumwartung Anreiseregel b.) Zeitraumwartung Verfügbarkeiten (Schnellwartung aller Verfügbarkeiten)

3 .0. EINSTIEG IN DAS SYSTEM Sie erreichen das neue Wartungssystem unter Intern Zugangsdaten Benutzername: Passwort:

4 Neue Version öffnen Datenwartung Spätestens alle 7 Tage muss die Aktualität der Verfügbarkeiten bestätigt werden, ansonsten werden trotz freigemeldeter Kontingente keine verfügbaren Zimmer im Internet angezeigt. Hier wird die Vollständigkeit Ihrer Daten angegeben.

5 .0. STAMMDATEN In den Stammdaten werden Punkte wie Allgemeine Daten, Beschreibungen, Bilder & Videos, sowie die Ausstattung bearbeitet... ALLGEMEINE DATEN Unter den Stammdaten und dessen Unterpunkten werden Adressdaten, Zahlungseinstellungen, Kartenpositionen, Hotspots, sowie für den Gast relevante Links eingepflegt. a.) b.) c.) d.) e.) a.) ALLGEMEIN Ist via bearbeiten abänderbar. Via bearbeiten kann eingestellt werden, dass Sie zur bevorzugten Kommunikation (hier via ) zusätzlich ein SMS bekommen. Bitte beachten Sie die korrekte Eingabe der Telefonnummer ohne Leerzeichen und zugehöriger Ländervorwahl (z.b.: ) b.) ADRESSE Sie können via bearbeiten Ihre Adressdaten abändern. Sollten die Schlüsselhalter Adresse und die Objektadresse nicht dieselbe sein, können Sie diese hier ändern und ggf. eine zweite Adresse hinzufügen. 5

6 c.) ZAHLUNGSEINSTELLUNGEN Sollten Sie eine Anzahlung wünschen, sind im Bereich Zahlungseinstellungen Ihre Bankdaten zu hinterlegen. Land auswählen Stadt/Ort auswählen Bank auswählen Kontonummer/IBAN eingeben ÄNDERUNGEN SPEICHERN d.) KARTEN & ENTFERNUNG Kartenpositionen können Sie verändern, indem Sie den roten Pin bewegen und anschließend die Geokoordinaten speichern Entfernungen geben Sie via bearbeiten ein hier sind von der Region Villach schon Hotspots definiert worden. 6

7 e.) DIVERSE EINSTELLUNGEN Unter diverse Einstellungen können Sie für den Gast relevante Links einpflegen. Homepage Facebook Seite Region Villach Seite Diverse Aussichtspunkte Relevante Ausflugsziele Name: um was handelt es sich z.b.: Homepage Link z.b.: BESCHREIBUNGEN Unter dem Reiter Beschreibungen werden die Leistungsträger Beschreibung, die Leistungsträger Konditionen Beschreibung, sowie die Anreise Beschreibung erfasst (Erklärung siehe unten) Wichtig ist, dass UNTERKUNFTSBESCHREIBUNG angeklickt ist 7

8 LEISTUNGSTRÄGER BESCHREIBUNG Der Text sollte sich auf das Haus, die angebotene Infrastruktur, die Lage, sowie Besonderheiten beziehen. LEISTUNGSTRÄGER KONDITIONEN BESCHREIBUNG Beschreiben Sie hier, welche Leistungen im Preis inkludiert sind und auch welche zusätzlichen Leistungen gegen Aufpreis erhältlich sind. Beispiele: Wellnessbereich Benützung kostenlos, Tee, Fruchtsaft, Garage: Euro 5,- pro Tag (Hauptsaison 0.-), LEISTUNGSTRÄGER ANREISE BESCHREIBUNG In dieser Beschreibung informieren Sie über Ihre Checkin-/Checkout Regelung. Zusätzlich können Sie eine Wegbeschreibung erfassen, damit Gäste ohne Navi Ihr Haus leichter finden. Weisen Sie hier auch auf mögliche Verkehrsbehinderungen zu bestimmten Zeiten hin. Laut unserer Empfehlung sollten Leistungsträger Beschreibung und Leistungsträger Konditionen Beschreibung gemeinsam maximal 500 Zeichen betragen... BILDER & VIDEOS Unter dem Reiter Bilder & Videos können Sie mehrere Bilder zugleich hochladen, Ihr Logo einfügen, sowie Youtube Videos und 60 Panoramen hochladen. Beachten Sie bitte, dass Sie die Auswahl Leistungsträgerbilder angeklickt haben. Ideale Größe ist 0 x 768 Pixel Große Bilder werden automatisch vom Portal reduziert Angezeigt werden 5 Bilder Beschriftungen der Bilder sollten überprüft werden, denn diese werden dem Gast angezeigt Die Reihenfolge der Bilder können Sie einfach mittels <> Ziehen verschieben 8

9 Es können Bilder den Jahreszeiten entsprechend eingestellt werden, welche dann nur in den vorgesehenen Monaten angezeigt werden. Das können Sie ganz einfach in der Vorschau prüfen.. AUSSTATTUNG Unter dem Reiter Ausstattung können Sie aus sämtlichen Kriterien jene anhaken, welche für Ihren Betrieb passend sind Ausstattung Vermieter anklicken Alle aufklappen Kriterien auswählen Änderungen speichern 9

10 .0. PRODUKTE Unter dem Reiter Produkte sind die einzelnen Zimmer / Ferienwohnungen / Ferienhäuser / Suiten angelegt, welche bearbeitet werden können. Zimmertyp Anzahl der Zimmer inkl. m² Produktname Belegungseinstellungen Kalkulationstyp Um die Zimmertypen zu verändern/bearbeiten Details ZIMMERTYP DETAILS An dieser Stelle wird die Hardware des Zimmers oder des Appartements definiert: Um welchen Typ Unterkunft mit welcher Sanitärausstattung handelt es sich, wie groß ist sie und aus wie vielen Zimmern bzw. Schlafzimmern besteht sie. 0

11 PRODUKT DETAILS Hier definieren Sie den Produktname (wie das Zimmer/Appartement für den Gast ersichtlich sein soll; z.b.: große Ferienwohnung I mit Seeblick), die Belegungseinstellungen, sowie den Kalkulationstyp. Produktname für die Anzeige im Internet Unterkunftstyp: Zimmer/Appartement/Camping Minimal/Maximal Betten im Zimmer/Appartement Min./Max. Erwachsene Min./Max. Kinder Standardbelegungen Vollzahler: Wie viele Vollzahler muss es mindestens geben, damit die Kinderermäßigung zum Tragen kommt.. BILDER ZIMMER / APPARTEMENTS Hier können den einzelnen Produkten (Zimmer, Appartements, Ferienhäuser, etc.) Bilder zugeordnet werden.

12 Klicken Sie auf Bilder & Videos Klicken Sie Zimmer/Appartements Bilder an und wählen Sie einen Zimmer/Wohnungstyp aus Klicken Sie auf Feld und wählen Sie die gewünschten Fotos aus.. PRODUKTBESCHREIBUNG Hier beschreiben Sie Ihre einzelnen Zimmer/Wohnungstypen. bearbeiten =.. AUSSTATTUNGSKRITERIEN Ausstattungsmerkmale der Zimmer /Appartements können hier definiert werden. Klicken Sie auf Ausstattung Klicken Sie Ausstattung Produkt an und wählen Sie einen Zimmer/Wohnungstyp aus Klicken Sie auf Alle zeigen und wählen Sie dann dem Zimmer/Appartementtyp entsprechende Ausstattungsmerkmale aus Speichern Sie die Änderungen

13 .0. VERFÜGBARKEITEN & PREISE Unter dem Reiter Verfügbarkeiten & Preise sind die einzelnen Zimmer/Appartements/ Ferienhäuser hinterlegt, welche nun mit folgenden Punkten bearbeitet werden sollen/müssen: Preise Verfügbarkeiten Mindestaufenthalte Zahlungsbedingungen Endreinigung Kinderermäßigungen.. STANDARD EINSTELLUNGEN Im Reiter Standardeinstellungen können Sie die Kinderermäßigungen einstellen, die Endreinigung vordefinieren, die Kurznächtigungszuschläge errechnen, sowie Standardsaisonen einstellen. a) b) 5

14 a.) PREISE Basispreis Hier können via bearbeiten folgende Zusatzkosten eingetragen werden: Endreinigung Bettwäsche Aufenthaltsdauer abhängige Preise Hier können via bearbeiten Kurznächtigungszuschläge und Langaufenthaltsabschläge definiert werden Kurznächtigungszuschlag Langaufenthaltsabschlag Verpflegung Hier können via bearbeiten Standardverpflegungen eingestellt werden, sowie zusätzliche Verpflegungsoptionen. Z.B.: Sie bieten standardmäßig Frühstück an, der Gast hat aber auch die Option gegen einen Aufpreis die Halbpension auf zu buchen.

15 Kinderermäßigung Hier können via bearbeiten Kinderermäßigungen eingepflegt werden. Kinderermäßigungen zählen nur bei einer Preisberechnung pro Person/Tag zb.:0 bedeutet,99 Jahre 5 Ermäßigungen Hier können via bearbeiten Angebote wie Gratis Nacht-, Last Minute-, Frühbucher-, sowie eigene Ermäßigungen eingetragen werden b.) SAISONEN Im Reiter Saisonen können Zeiträume definieren und zusammenfassen, in denen Sie denselben Preis verwenden. Dies erleichtert Ihnen die Zeitraumwartung in den einzelnen Zimmertypen. 5

16 .. KALENDER Im Reiter Kalender werden Vorlagen für Preise, Mindestaufenthalte, und Stornobedingungen erstellt. Hier werden auch die Verfügbarkeiten gewartet a.) b.) a.) PREISE Im Kalender den Reiter Preise anklicken. Zimmertyp auswählen, für welchen Sie die Preise definieren wollen. Klicken sie auf + Neue Vorlage erfassen, um eine Preisvorlage zu definieren. Vorlagenname eingeben (z.b.: Hauptsaison Name der zu definierenden Saison eingeben Farbe für die Saison definieren Klicken sie auf Neue Vorlage erfassen 6

17 Kontrollieren Sie die Preisberechnung (Basispreis/Person/Nacht oder Basispreis/Einheit/Nacht/inkl. Oder exkl. Nächtigungstaxe/Verpflegung) Geben sie die richtige Personenanzahl ein, um den Preis zu berechnen Beispiele: Doppelzimmer zur Einzelnutzung (Preis/Person/Nacht) Ferienhaus (Preis/Einheit/Nacht) Das heißt Personen ist der Preis 75 Personen ist der Preis/Person 50 (gesamt 00) Das heißt Personen ist der Preis 00 (pro Einheit) Personen ist der Preis/Einheit 50 (=wenn Personen in der Wohnung/Haus sind) Nachdem Sie die Änderungen speichern, können Sie noch den Kurznächtigungszuschlag oder die Verpflegung bearbeiten 7

18 b.) ANREISEREGELN Hier werden die Mindestaufenthalte, sowie die Anreise- und Abreisetage definiert. Anreiseregeln anklicken Klicken Sie auf + Neue Vorlage erfassen Mindestaufenthalt 5 Nächte Name für die Vorlage eingeben Farbe für die Vorlage definieren Vorlage speichern Um den Standard von einer Nacht zu verändern bearbeiten Die gewünschten Mindestaufenthaltsnächte eingeben Anreisetage anklicken Speichern der Vorlage 8

19 c.) ZAHLUNGS-/STORNOREGELN Im Reiter Zahlungs-/Stornoregeln können Sie je nach Saison unterschiedliche Zahlungsbedingungen einstellen. z.b.: in der Hauptsaison verlangen Sie eine Garantierte Buchung mit Kreditkarte, in der Vor und Nachsaison, muss der Gast keine Anzahlung leisten und auch keine Kreditkarte angeben. Org. Standard Keine Garantie/Keine Zahlung Der Gast muss weder eine Anzahlung leisten, noch seine Kreditkarte angeben. Org. Standard Anzahlung LT Der Gast leistet innerhalb von Tagen eine Anzahlung von 0% an den Betrieb. Die Bankdaten müssen von Ihnen ins System eingegeben werden, damit diese Einstellung getroffen werden kann und der Gast die Daten nach der Buchung bekommt. Org. Standard - Garantie Der Gast gibt seine Kreditkarte an. Diese wird lediglich als Garantie verwendet und nicht belastet. 9

20 d.) VERFÜGBARKEITEN Im Reiter Verfügbarkeiten können Sie die einzelnen Zimmertypen freischalten, bzw. sperren Klicken Sie im KALENDER auf Verfügbarkeiten Wählen Sie den zu bearbeitenden Zimmertyp aus (z.b.: Ferienhaus Sonnblick) Markieren Sie den gewünschten Zeitraum, in dem Sie ein Zimmer/Appartement freischalten/sperren wollen Feld erscheint in dem Sie Verfügbarkeiten setzen auf anklicken und in weiterer Folge die 5 Einheiten auf 0 (=gesperrt) oder z.b.: (=eine freie Einheit) setzen. Klicken Sie auf Änderungen speichern und schließen 0

21 .. ZEITRAUMWARTUNG Die Zeitraumwartung verwenden Sie, wenn Sie Ihre Preise und Anreisebestimmungen von den Saisonen abhängig machen. z.b.: Sie haben mehrere Zimmer Kategorien und mehrere Saisonen (welche schon vorher über die Standardeinstellungen auf Seite 5 angelegt wurden). 5

22 5 Klicken Sie im Reiter Zeitraumwartung auf Saisonen und wählen Sie eine Saison aus (z.b.: Zwischensaison) Wählen Sie ein Produkt aus, welches Sie bearbeiten wollen (z.b.: Doppelzimmer); es können aber auch alle anderen Produkte in derselben Saison bearbeitet werden. Klicken Sie auf Preise Klicken Sie auf Bitte Vorlage wählen Klicken Sie die zur Saison zugehörige Preisvorlage an und wiederholen Sie diesen Vorgang bei allen anderen Zimmertypen und Saisonen a.) ZEITRAUMWARTUNG ANREISEREGLN Die Zeitraumwartung kann auch in Verbindung mit den Mindestaufenthalten verwendet werden: 5 5 Klicken Sie im Hauptreiter Zeitraumwartung an und danach Anreiseregeln Wählen Sie eine Saison aus, der Sie eine Anreisevorlage zuweisen wollen Klicken Sie allen gewählten Produkten zuweisen an, wenn die Vorlage (=Mindestaufenthalt) alle Produkte betrifft Klicken Sie auf je Produkt zuweisen, wenn die Vorlage (=Mindestaufenthalt) nur bestimmte Produkte betrifft Wählen Sie eine Vorlage aus (z.b.: Mindestaufenthalt Nächte) Speichern Sie Ihre Einstellungen

23 b.) ZEITRAUMWARTUNG VERFÜGBARKEITEN ( = SCHNELLWARTUNG ALLER VERFÜGBARKEITEN) Klicken Sie im Hauptreiter Zeitraumwartung an und danach Verfügbarkeiten Wählen Sie einen Zeitraum aus, in dem Sie für alle Produkte Ihre Kontingente freischalten bzw. sperren wollen Geben Sie den Wert ein, wie viel freigeschalten werden soll (z.b.: = ein freies Kontingent; 0 = keine Zimmer/Appartements frei) Speichern Sie die Änderungen